Bedrijfscode PMeijer Augustus 2014
PMeijer / Molenwerf 32 / 1911 DB / Uitgeest Postbus / 1920 AA / Akersloot / 0251 27 82 78
[email protected] / pmeijer.nl
Bedrijfscode Het hanteren van een bedrijfscode is in de hedendaagse maatschappij de gewoonste zaak van de wereld. Zowel binnen de overheid als in het bedrijfsleven. Ook de meeste van onze professionele opdrachtgevers, zoals gemeenten, projectontwikkelaars en woning corporaties, hanteren een bedrijfscode. Met deze code wordt de buitenwereld duidelijk gemaakt, dat de betrokken organisatie op een integere, transparante en fatsoenlijke manier zaken wil doen en dat die organisatie daar ook op afgerekend mag worden. Een bedrijfscode is een uiting van modern en professioneel ondernemerschap die ook past bij PMeijer. Met deze bedrijfscode wordt beoogd directie en medewerkers meer bewust te maken van integer handelen door vast te leggen wat in het algemeen wel en niet als wenselijk gedrag moet worden beschouwd. De bedrijfscode bestaat uit 15 artikelen.
Artikel 1. Toepasselijkheid De directie verstrekt de bedrijfscode aan alle medewerkers. De bedrijfscode geldt voor de directie en voor alle medewerkers van het bedrijf. De bedrijfscode heeft betrekking op het algemene beleid en op de onderdelen; Kwaliteitszorg volgens de ISO 9001 norm; Richtlijnen vanuit het VCA** systeem Uitgangspunten MVO ( maatschappelijk verantwoord ondernemen)
Artikel 2. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen De directie heeft nadrukkelijk beleidsdoelstellingen in de omgang met personeel en omgeving geformuleerd die de uitgangspunten van MVO waarborgen en waar directie en alle medewerkers zich aan dienen te houden. PMeijer voert haar zakelijke activiteiten eerlijk, integer en open uit met respect voor mensenrechten en de belangen van onze werknemers, onze klanten, onze onderaan nemers en onze leveranciers. Professionaliteit, openheid, onderling vertrouwen en integriteit zijn hierbij onze kernwaarden. Corruptie is onverenigbaar met de bedrijfswaarden van PMeijer en iedere vorm van betrokkenheid bij corruptie of omkoping van medewerkers binnen PMeijer is ontoelaatbaar en verboden. PMeijer onderschrijft de principes van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens. Eveneens worden rechtmatige belangen van degenen waarmee wij relaties onderhouden gerespecteerd. Bij het werven, aannemen en promoveren van werknemers baseren wij ons uitsluitend op de kwalificaties en vaardig heden die nodig zijn voor het werk dat uitgevoerd moet worden. Tijdens deze processen mag er geen sprake zijn van discriminatie. PMeijer zet zich in ter voorkoming van discriminatie op het werk en om een veilige werkomgeving te bieden aan zowel onze werknemers als aan derden die onze werk zaamheden bezoeken.
Artikel 3. Toezichthouder De directie benoemt een toezichthouder. Deze houd niet alleen toezicht op de naleving van de bedrijfscode, maar functioneert ook als adviseur binnen het bedrijf. Bij de benoeming van de toezichthouder worden diens taken en bevoegdheden vastgesteld en bekend gemaakt.
Taken en bevoegdheden toezichthouder 1. Toezichthoudende taak a. De toezichthouder ziet er in de eerste plaats op toe dat de directie en de medewerkers de verplichting nakomen die uit de bedrijfscode voortvloeien b. Het toezicht op de nakoming van de verplichting dat de administratie van het bedrijf aan bepaalde eisen voldoet. c. Wat deze toezichthoudende zaken betreft is de directie gebonden aan het oordeel dat de toezichthouder daarover geeft.
2. Meldpunt Een tweede belangrijke taak is dat de toezichthouder in een aantal gevallen als meldpunt fungeert. Komt een melding bij hem binnen dan worden zijn bevoegdheden van belang. Soms heeft de toezichthouder namelijk de mogelijkheid om zelf een beslissing te nemen naar aanleiding van de melding. In andere gevallen kan hij dat echter niet en is zijn bevoegdheid beperkt tot het geven van een advies aan de directie.
Werkwijze toezichthouder In het algemeen geldt dat de toezichthouder een vertrouwensfunctie vervult en daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht neemt met betrekking tot de onder zijn aandacht gebrachte zaken. Die zorgvuldigheid brengt met zich mee dat hij meldingen van overtredingen van de bedrijfscode schriftelijk dient vast te leggen. Om de vertrouwensfunctie van de toezichthouder te onderstrepen is bepaald, dat meldingen van klachten vertrouwelijk worden behandeld en dat de privacy van de melder wordt gegarandeerd. Dat betekend dat de naam van de melder wel door de toezichthouder wordt genoteerd, maar niet word doorgegeven aan derden. Niet aan de directie, maar ook niet op degene op wie de melding betrekking heeft.
Artikel 4. Integer Handelen De directie en de medewerkers zijn verplicht te handelen naar de regels die zijn opgenomen in de bedrijfscode en de onder artikel 1 genoemde onderdelen. Dit betekend dat zij zich zorgvuldig, integer, en maatschappelijk verantwoord zullen gedragen. Hierbij willen wij uitdrukkelijk kenbaar maken dat hieronder de ook inhoudelijke bouwtechnische zaken, als bewust foutief uitvoeren van werkzaamheden, wordt verstaan.
Artikel 5. Onrechtmatig handelen
Artikel 8. Reizen, deelname seminars e.d.
De directie en medewerkers dienen zich te onthouden van; Gedragingen die strijdig zijn met het Europese en Nederlandse mededingingsrecht Gedragingen op grond waarvan een aannemer ingevolge artikel 24, sub c t/m g van Richtlijn 93/37/EEG kan worden uitgesloten van deelname aan een aanbesteding Andere strafbare gedragingen in het verkeer met opdrachtgevers en concurrenten.
Goedkeuring vooraf door de directie is vereist bij deelnemen aan reizen op uitnodiging van derden of het laten vergezellen door een partner op zakenreizen. Uitnodigingen voor seminars, voordrachten, lezingen e.d. worden bij de directie gemeld. De directie bepaalt vervolgens of en door wie PMeijer word vertegenwoordigd. Voor persoonlijke uitnodigingen in de relatiemarketingsfeer ( theatervoorstellingen, voetbalwedstrijden, golftoernooien etc) hangt het van de aard en omvang af of dit wel of niet gemeld moet worden. De medewerker heeft hier de vrijheid om zelf te bepalen of de uitnodiging in strijd is met de bedrijfscode. Als de medewerker twijfelt of de uitnodiging nu wel of niet moet worden aanvaard is advisering van directie altijd mogelijk.
Artikel 6. Vastleggen van gegevens Alle transacties die de directie en de medewerkers namens het bedrijf aangaan, worden op de juiste wijze vastgelegd in de administratie volgens de daarvoor geldende procedures ( zie handboek ISO 9001), die inzichtelijk en controleerbaar dienen te zijn.
Artikel 7. Geschenken/giften Relatiegeschenken worden uitgewisseld om de goede verstandhouding te verstevigen. De schijn moet altijd worden vermeden dat ze als tegenprestatie voor een bepaalde dienst worden gezien. Een geschenk mag dan ook nooit de onafhankelijkheid of de vrijheid van de ontvanger aantasten. Gelet hierop mogen cheques, geld, kostenvergoedingen etc. niet aangeboden of aangenomen worden. Relatiegeschenken moeten binnen redelijke grenzen blijven; of ze nu worden gegeven of ontvangen Wanneer de directie of een medewerker door een relatiegeschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij dit aan de toezichthouder, die vervolgens bepaald hoe gehandeld dient te worden. Geschenken met een tegenwaarde van meer dan € 100,- moeten in elk geval gemeld worden.
Artikel 9. Gedragingen in het maatschappelijk verkeer Van de directie en medewerkers van PMeijer mag worden verwacht dat de gedragingen en de uitingen in het maatschappelijk verkeer in overeenstemming zijn met de kwaliteit van het beleid dat PMeijer bij al haar prestaties nastreeft. Niet alleen geldt dit voor dagelijkse werkzaamheden, doch ook voor de contacten met de overheidsinstellingen, opdrachtgevers, leveranciers, onderaannemers en voor gebruik van gebruiksmiddelen (o.a. bedrijfswagens, materieel, computers e.d.)
Artikel 10. Bedrijfsmiddelen Op diverse plaatsen binnen de onderneming zijn bedrijfs middelen buiten werktijd in beheer van de werknemers (o.a. bedrijfswagens, computers, mobiele telefoons, gereedschappen etc). Het beheer van deze middelen kan nooit leiden tot oneigenlijk gebruik, verhuur, in bruikleen geven aan anderen etc.
Artikel 11. Onafhankelijkheid Aan de toezichthouder wordt gemeld of familieleden, vrienden van de directie en werknemers van PMeijer werkzaam zijn op beslisfuncties bij opdrachtgevers, leveranciers en onderaannemers. De toezichthouder zal bepalen, zo nodig in overleg met de directie, hoe ter zake zal worden gehandeld.
Artikel 12. Nevenactiviteiten Alleen met schriftelijke toestemming vooraf van de toezicht houder mogen medewerkers een betaalde of onbetaalde nevenfunctie aanvaarden, waarvan de uitoefening mogelijk in conflict kan komen met de belangen van PMeijer
Artikel 13. Geheimhoudingsplicht Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden van alle vertrouwelijke bedrijfsaan gelegenheden voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. De geheimhoudings plicht blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. De directie kan schriftelijk ontheffing verlenen.
Artikel 14 melding van overtredingen Wanneer een medewerker op de hoogte is van overtreding van de bedrijfscode door andere medewerkers van het bedrijf, dan dient hij dit te melden aan de toezichthouder. Uitlokking tot overtreding moet eveneens worden gemeld. De melding wordt vertrouwelijk behandeld en de privacy word gegarandeerd.
Artikel 15. Sancties De sancties hebben betrekking op de omschreven in- en externe gedragsregels. Om naleving hiervan te waarborgen zullen werknemers van PMeijer allereerst sociale controle op elkaar uitoefenen. Als de sociale controle tekort heeft geschoten zal een sanctie worden opgelegd. Bij overtreding van deze bedrijfscode zal tot sancties overgegaan worden die, afhankelijk van de ernst van het geval, kunnen variëren van berisping, schorsing, ontslag tot ontslag op staande voet. De directie van PMeijer wil, door zich te conformeren aan deze bedrijfscode, uitstralen dat zij een betrouwbare partij is met integere medewerkers. M. Jacobs Directeur/eigenaar
