De bedrijfscode van JNW makelaars.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
Inleiding Toepasselijkheid Toezichthouder Integer handelen Onrechtmatig handelen Nieuwe medewerkers Cliëntenonderzoek Betrokkenheid bij privétransacties in vastgoed. Vastleggen gegevens Geschenken/giften Nevenactiviteiten Media Geheimhoudingsplicht Clean Desk Policy Melding van overtredingen en klokkenluiderregeling Sancties Compliance programma Onvoorziene gevallen Inwerkingtreding
19.
Actuele versie
Versie 1.5, d.d. 1-1-2013
Pagina 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5 5
5
1
De bedrijfscode van JNW makelaars. Inleiding JNWmakelaars streeft naar verdere professionalisering waarbij zorgvuldigheid, scholing, integriteit en maatschappelijk verantwoord ondernemen kernbegrippen zijn. Partners, directie en medewerkers worden op deze wijze meer bewust van wat in het algemeen wel en niet als wenselijk gedrag in de vastgoedsector en binnen JNW makelaars moet worden beschouwd. Wij verplichten ons tot een correcte omgang met derden, zoals opdrachtgevers leveranciers en andere bedrijven en organisaties waarmee wij een zakelijke relatie hebben. We gaan er vervolgens van uit dat ook zij naar redelijkheid de normen en waarden van onze bedrijfscode actief aanhangen. JNWmakelaars zal geen bedrijfsactiviteiten ondernemen waarbij sprake is van buitenwettelijke of criminele voorwaarden, intenties of relaties. Wij zijn lid van de NVM als brancheorganisatie en onderwerpen ons aan de aldaar geldende voorwaarden, normen en tuchtrecht. Al onze taxateurs zijn tevens gecertificeerd door de stichting VastgoedCert. JNWmakelaars is adequaat verzekerd tegen beroepsaansprakelijkheid.
1. Toepasselijkheid De bedrijfscode geldt voor partners, directie en voor alle medewerkers van JNW makelaars. Alle huidige medewerkers en partner hebben deze code onderschreven en inmiddels schriftelijk geaccepteerd. Voor alle nieuwe medewerkers wordt een extra artikel in de arbeidsovereenkomst opgenomen waarin de bedrijfscode van toepassing wordt verklaard. 2. Toezichthouder De partners benoemen een toezichthouder. Deze houdt niet alleen toezicht op de naleving van de bedrijfscode, maar functioneert ook als adviseur binnen het bedrijf. De toezichthouder vervult een vertrouwensfunctie en neemt dus de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht met betrekking op de onder zijn aandacht gebrachte zaken. Ten tijde van de verdere uitwerking en het verder tot uitvoering brengen van deze code is de heer Hans Nadorp benoemd tot toezichthouder. Uiterlijk 31 december 2013 zal er een opvolger worden benoemd. Bij de benoeming van die toezichthouder worden diens taken en bevoegdheden verder vastgelegd en bekend gemaakt.
Versie 1.5, d.d. 1-1-2013
2
3. Integer handelen Deze bedrijfscode heeft alleen effect als deze voldoende is verankerd in processen, cultuur en beleid. Op deze wijze krijgt de code handen en voeten in het handelen van alle dag. De partners, directie en de medewerkers zijn verplicht te handelen naar de regels die zijn opgenomen in de bedrijfscode. Dit betekent dat zij zich zorgvuldig, integer en maatschappelijk verantwoord zullen gedragen. 4. Onrechtmatig handelen De directie en de medewerkers dienen zich te onthouden van gedragingen die strijdig zijn met het mededingingsrecht evenals alle andere strafbare gedragingen die betrekking hebben op de relatie met opdrachtgevers en concurrenten. Dit betreft ondermeer omkoping en valsheid in geschrifte. 5. Nieuwe medewerkers Voor alle nieuwe medewerkers zullen aangepaste eisen van toepassing zijn. Er zal uitgebreider onderzoek worden gedaan naar (arbeid-)verleden en betrouwbaarheid ondermeer door een aangepast referentieonderzoek en het doen opvragen van een verklaring omtrent het gedrag. Voor alle huidige partners en medewerkers zal deze verklaring omtrent het gedrag eveneens aan het arbeidsdossier worden toegevoegd. 6. Cliëntenonderzoek De partners, directie en medewerkers conformeren zich aan de Wet voorkoming witwassen en financiering terrorisme (Wwft). Reeds thans vindt er onderzoek plaats naar de identiteit en betrouwbaarheid. De aan de invulling van het cliëntenonderzoek nader te stellen eisen dienen verder te worden uitgewerkt en ingevoerd. 7. Betrokkenheid bij privétransacties in vastgoed. Mede ter voorkoming van zelfs de schijn van belangenverstrengeling dienen de partners, directie en medewerkers af te zien van privétransacties met relaties van JNW makelaars. De privétransacties met relaties van JNW makelaars moeten altijd gebaseerd zijn op een objectieve vaststelling van prijs en tegenprestatie. Onder transacties wordt verstaan het verwerven, ontwikkelen, vervreemden of participeren. Het voornemen tot het verrichten van privétransacties met relaties van JNW makelaars dient ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de toezichthouder. 8. Vastleggen gegevens Alle transacties die de directie en de medewerkers namens het bedrijf aangaan, worden op de juiste wijze vastgelegd in de administratie volgens de daarvoor geldende procedures die inzichtelijk en controleerbaar zijn. De interne accountant heeft inzicht in alle relevante dossiers en andere stukken. 9. Geschenken/giften Relatiegeschenken worden uitgewisseld om de goede verstandhouding te verstevigen. De schijn moet worden vermeden dat ze als tegenprestatie voor een bepaalde dienst worden gezien. Een geschenk mag dan ook nooit de onafhankelijkheid of de vrijheid van de ontvanger aantasten. Gelet hierop mogen waardebonnen, cheques, geld, kostenvergoedingen en dergelijke met een waarde van méér dan € 250, - niet aangeboden of aangenomen worden. Versie 1.5, d.d. 1-1-2013
3
Relatiegeschenken moeten binnen redelijke grenzen blijven: of ze nu worden gegeven of ontvangen. Uitnodigingen voor niet-zakelijke activiteiten behoeven overleg met de partners. Wanneer een partner, directielid of een medewerker door een relatiegeschenk in verlegenheid wordt gebracht, meldt hij dit aan de toezichthouder, die vervolgens bepaald hoe er vervolgens gehandeld dient te worden. 10. Nevenactiviteiten Alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de toezichthouder mogen partners en/of medewerkers betaalde of onbetaalde nevenactiviteiten verrichten waarvan de uitoefening mogelijk in conflict kan komen met de belangen van het bedrijf. 11. Media Het verstrekken van informatie aan of het geven van interviews aan de media en het verstrekken van publiciteit (persberichten, advertenties e.d.) geschiedt uitsluitend na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de partners. 12. Geheimhoudingsplicht Medewerkers zijn verplicht tot volledige geheimhouding tegenover derden over alle vertrouwelijke bedrijfsaangelegenheden voor zover dit niet in strijd komt met een wettelijke plicht tot openbaarmaking. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van het dienstverband van kracht. Deze geheimhoudingsplicht is adequaat in de bestaande arbeidsovereenkomsten vastgelegd. De directie kan schriftelijk ontheffing verlenen. 13. Clean Desk Policy In relatie met de hiervoor omschreven geheimhouding waakt een ieder ervoor, dat bedrijfsgeheimen dan wel informatie waarvan het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs kan worden vermoed, in ieder geval buiten de werktijden of bij afwezigheid zorgvuldig en bij voorkeur op een afgesloten plaats worden bewaard. 14. Melding van overtredingen en klokkenluiderregeling Wanneer een medewerker op de hoogte is van een overtreding van de bedrijfscode door andere medewerkers van het bedrijf, dan dient hij dit te melden aan de toezichthouder. Uitlokking tot overtreding moet eveneens worden gemeld. De melding wordt vertrouwelijk behandeld en privacy wordt gegarandeerd. Er is hiervoor een aparte klokkenluiderregeling die als bijlage bij deze code is aangehecht. 15. Sancties Onze bedrijfscode is niet vrijblijvend. De werkgever zal bij overtreding van deze bedrijfscode tot sancties overgaan die, afhankelijk van de ernst van het geval, kunnen variëren van berisping, schorsing, boete, ontslag of tot ontslag op staande voet. 16. Compliance programma Een compliance programma heeft als doel de directie en de medewerkers ten volle vertrouwd te maken met de werking van de bedrijfscode en de naleving van de in de bedrijfscode opgenomen voorschriften te verzekeren.
Versie 1.5, d.d. 1-1-2013
4
Er wordt ten minste eens per half jaar een bijeenkomst gehouden waarbij ondermeer consequenties van overtredingen worden besproken, de toezichthouder verslag doet van zijn bevindingen en eventuele wijzigingen en/of aanvullingen van onze bedrijfscode worden toegelicht. De partners, directie en de medewerkers zijn verplicht om aan het compliance programma deel te nemen. Voor 2013 wordt er een vergadering belegd in de maanden april en november. 17. Onvoorziene gevallen Wanneer een bepaalde gedraging niet in deze code is beschreven, maar mogelijk wel in strijd is met de geest van de bedrijfscode, beslist de toezichthouder over de toepasselijkheid van de code en adviseert hij de werkgever zo nodig tot sancties over te gaan. 18. Inwerkingtreding Deze bedrijfscode van JNW makelaars treedt in werking met ingang van 1 januari 2012 en kan worden gewijzigd indien ontwikkelingen binnen JNW makelaars of op het terrein van wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven. 19. Actuele versie Deze versie van de bedrijfscode van JNW makelaars is op kleine punten gewijzigd en is in werking getreden op 1 januari 2012..
Versie 1.5, d.d. 1-1-2013
5
