-‐ Algemene Voorwaarden/ Versie 2.0; oktober 2014-‐
Artikel 1; Begripsbepalingen 1 Aangetekend Mailen®: omvat het als bewezen en rechtsgeldig verzenden van mails, het gedurende 7 jaar na de verzending bewaren van de hash codering over deze mails in een adequaat beveiligde omgeving waardoor de authenticiteit bewaard blijft alsmede het ter beschikking stellen hiervan aan zowel Klant als Ontvanger. 2 Algemene voorwaarden: De onderhavige algemene voorwaarden van Aangetekend Mailen®, versie 2.0. 3 Aanvullende leveringsvoorwaarden: De algemene leveringsvoorwaarden van Aangetekend Mailen®, versie 1.0. 4 AM-‐server: de hard-‐ en software die (virtueel) gekoppeld wordt aan de bestaande mail cliënt van de Klant. 5 Credit: één mail naar één geadresseerde via Aangetekend Mailen® staat gelijk aan één credit. Handtekening retour vragen kost, bij daadwerkelijke ondertekening, een additionele credit. 6 De dienst: Aangetekend Mailen®. 7 Geautoriseerd email adres: het emailadres die vanuit Klant is aangeleverd aan Leverancier voor autorisatie tot het gebruik van de dienst; 8 Gebruiker: person(en) die verantwoordelijk zijn voor het gebruik van het geautoriseerde email adres voor de dienst Aangetekend Mailen® die met de tussenkomst van de dienst correspondentie verstuurd aan de Ontvanger. 9 Gebruiksfase: de periode dat Aangetekend Mailen® operationeel is binnen het bedrijfsproces bij de Klant. 10 Implementatie: het proces om de AM-‐server voor Klant specifiek in te regelen, te implementeren en operationeel te krijgen. 11 Implementatiefase: periode waarin de Implementatie plaatsvindt. Deze periode gaat van start na ondertekening van deze Overeenkomst en betreft de periode voor het inregelen en implementeren van de AM-‐server gekoppeld aan (bestaande) infrastructuur van de Klant. 12 Klant: afnemer van de dienst Aangetekend Mailen® ten behoeve van inzet in zijn of haar bedrijfsproces, zie ook Opdrachtgever. 13 Kosten voor gebruik: Vaste en variabele kosten voor het gebruik van Aangetekend Mailen® overeengekomen tussen Partijen in de offerte. 14 Leverancier: Aangetekend Bellen B.V. 15 Licentie: het recht van de Klant om gedurende de Gebruiksfase Aangetekend Mailen® door middel van de AM-‐server tegen betaling van de kosten voor gebruik in te zetten voor bedrijfsspecifieke behoeftes binnen het eigen bedrijfsproces. 16 Mailclient: een computerprogramma van de klant dat gebruikt wordt voor het schrijven, versturen en ontvangen van e-‐mail. 17 Non Disclosure Agreement (NDA): door de Klant te ondertekenen document waarin geheimhoudingsverplichting van de Klant inzake het in licentie nemen van Aangetekend Mailen® door de Klant, nader wordt geregeld.
Versie 2.0
18 Offerte: opgave van prijs en leveringscondities voor afname van de Dienst door Klant. Na ondertekening is de offerte de Overeenkomst. 19 Ontvanger: de persoon of instantie waarmee Klant via de Gebruiker van het Geautoriseerde emailadres met tussenkomst van Aangetekend Mailen® een mail correspondentie voert dan wel wil voeren. 20 Opdrachtgever: degene die handelt in uitoefening van beroep of bedrijf met wie Leverancier een Overeenkomst aangaat/is aangegaan voor de levering van de dienst, waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn. 21 Overdrachtsformulier: Het formulier waarin Partijen overeenkomen dat de Implementatie is afgerond, de Site Acceptance Test succesvol is voltooid en de Gebruiksfase aanvangt. 22 Overeenkomst: de afspraken zoals vastgelegd in de offerte na ondertekening door de Opdrachtgever, voor de levering van de Dienst door Leverancier. 23 Service Desk: de eerstelijns servicedesk van technisch partner TriOpSys B.V. die de Klant tijdens kantooruren kan benaderen in geval van technische en functionele vragen over Aangetekend Mailen. 24 Site Acceptance Test (SAT): Test vindt plaats na de Implementatiefase van AM-‐ server binnen het bedrijfsproces van de Klant en vormt de toets om het functioneren van AM-‐server na de Implementatiefase te demonstreren. Deze toets wordt bij acceptatie afgerond met het versturen van de eerste succesvolle Aangetekende Mail naar leverancier; 25 SSL certificaat: voor de beveiliging van de AM-‐server en mail verbinding met Klant. 26 Technisch partner leverancier: TriOpSys B.V. Artikel 2; Algemene bepalingen 2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van de dienst, Aangetekend Mailen®. 2.2 In geval van strijdigheid tussen bepalingen uit de Overeenkomst, de Algemene Voorwaarden en de Aanvullende Leveringsvoorwaarden geldt de volgende rangorde: 1 de Offerte/Overeenkomst; 2 de Aanvullende Leveringsvoorwaarden; 3 de Algemene Voorwaarden; 2.3 De toepasselijkheid van eventuele inkoop-‐ of andere voorwaarden van Klant en/ of van derden wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Ondertekening of (stilzwijgende) acceptatie door Leverancier van documenten van Klant en/of derden waarop zulke algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard, geldt nimmer als aanvaarding daarvan. 2.4 Overeenkomsten, alsmede wijzigingen daarop, komen tot stand: a door en op de datum van ondertekening door beide partijen Artikel 3; Aansprakelijkheid 3.1 Aanbieder aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor enige directe dan wel indirecte schade, waaronder mede begrepen gevolgschade, gederfde omzet en winst, verlies van gegevens en immateriële schade, voortvloeiend uit het gebruik van
Versie 2.0
de Dienst door Gebruiker of door derden en voor alle mogelijke gevolgen daarvan. Onder schade wordt ook begrepen storingen bij de registratie van mailverkeer, gepland onderhoud alsmede netwerkproblemen. 3.2 Gebruiker en Ontvanger vrijwaren Aanbieder voor alle aanspraken van derden ter zake van vergoeding van schade, kosten en/of rente, verband houdende met het gebruik van de Dienst. 3.3 In geval van overmacht, waaronder in ieder geval wordt verstaan storingen in de mail-‐infrastructuur, binnenlandse onlusten, mobilisatie, oorlog, stremming in het vervoer, staking, uitsluiting, bedrijfsstoornissen, stagnatie in toelevering, brand, overstroming, in-‐ en uitvoerbelemmeringen, embargo, overheidsmaatregelen, ziekte van personeel en in het geval dat de Aanbieder door zijn eigen leveranciers, ongeacht de reden daartoe, niet tot levering in staat wordt gesteld waardoor nakoming van deze overeenkomst redelijkerwijs niet van de Aanbieder kan worden gevergd, zal de uitvoering van de Dienst worden opgeschort, alles zonder enige aansprakelijkheid voor Aanbieder voor daaruit voortvloeiende schade. 3.4 De vorige leden van dit artikel zijn niet van toepassing indien en voor zover de desbetreffende schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van de Aanbieder. 3.5 Aanbieder is niet aansprakelijk voor aanspraken van Ontvanger of derden die gebaseerd zijn op de stelling dat het op verzoek van Gebruiker gevoerde Aangetekend Mailverkeer, op welke andere manier dan ook, in strijd met de wet is. Artikel 4; Gebruik dienst algemeen 4.1 Gebruiker en Ontvanger dienen zich te onthouden van ongeoorloofd gebruik van de Dienst dat in strijd is met enigerlei wetgeving en dienen zich te gedragen conform hetgeen door de Aanbieder en derden mag worden verwacht van een zorgvuldig gebruiker van de Dienst 4.2 Indien Gebruiker en/of Ontvanger eventuele fouten of onvolkomenheden in de Website, het mail verkeer, de programmatuur of andere betrokken materialen aantreft, dient Gebruiker deze onverwijld onder de aandacht van de Aanbieder te brengen. 4.3 De Aanbieder zal ondersteuning bieden bij het gebruik van de Dienst, doormiddel van: de eerstelijns servicedesk van haar Technisch leverancier, de Website of vanuit eigen organisatie. Aanbieder zal zich inspannen om vragen adequaat en binnen een redelijke termijn (2 werkdagen) te beantwoorden. Beantwoording kan in algemene zin of persoonlijk plaatsvinden. 4.4 De Aanbieder zal zich binnen redelijke termijn (2 werkdagen) inspannen om de juistheid en de actualiteit van de van Aanbieder zelf afkomstige en aan de Gebruiker ter beschikking gestelde informatie zo optimaal mogelijk doen te zijn. 4.5 De Aanbieder is gerechtigd om haar verplichtingen jegens Gebruiker op te schorten wanneer hij of zij in strijd handelt met de Overeenkomst dan wel deze Algemene Voorwaarden, op welke wijze dan ook, zonder dat de Aanbieder tot enige schadevergoeding is gehouden.
Versie 2.0
Artikel 5; Werking Aangetekend Mailen® 5.1 Gebruiker bepaalt wanneer een mail via Aangetekend Mailen® wordt verzonden. De notificatie mail zorgt voor wederzijdse acceptatie of weigering van de mail correspondentie. 5.2 Over de Aangetekende mailcorrespondentie stelt de Aanbieder via het Dashboard een biljet ter beschikking waarmee alle bepalende informatie omtrent transport van de Aangetekende Mail kan worden aangetoond. Ontvanger krijgt van aanbieder in de Notificatiemail de hashcodering waarmee de echtheid tot over zeven jaar via de website kan worden aangetoond. Aan het opvragen van de echtheid zijn geen kosten verbonden. 5.3 De Aanbieder zal ten behoeve van zowel Gebruiker als Ontvanger de hashcodering over de mailcorrespondentie minimaal 7 jaar bewaren of zo lang de overeenkomst loopt. Gedurende deze periode is het biljet voor Gebruiker beschikbaar via het Dashboard. De Ontvanger kan via de website en het bewaarde biljet de hashcodering verifiëren. Hieraan kunnen kosten worden verbonden welke afhankelijk zijn van de wijze van opvraging. Zonder de ter beschikking gestelde hashcodering is geen verificatie over de mail correspondentie mogelijk. 5.4 Mocht de Aanbieder een sterk vermoeden krijgen via derden dan wel tot het besef komen dat de mailcorrespondentie in strijd is met de wet, dan heeft de Aanbieder eenzijdig het recht, doch niet de plicht, om zonder voorafgaande bekendmaking aan de Gebruiker en/of de Ontvanger de mailcorrespondentie te verwijderen of de toegang daartoe te blokkeren. De Aanbieder hoeft hierover met Gebruiker en/of Ontvanger geen overleg te voeren. In geen geval is de Aanbieder aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit dergelijk handelen. Aanbieder zal zich evenwel omtrent de beoordeling of Aangetekend Mailcorrespondentie eventueel strijdig is met de wet uiterst terughoudend opstellen. Artikel 6: Onderhoud, storingen en overmacht 6.1 Aanbieder zal zich inspannen om een zo groot mogelijke beschikbaarheid van de Dienst aan te bieden. 6.2 De Aanbieder heeft het recht om de Dienst en/of de Website of gedeelten daarvan met voorafgaande bekendmaking tijdelijk buiten gebruik te stellen ten behoeve van onderhoud, aanpassing of verbetering van de Website, de bijbehorende programmatuur of andere faciliteiten. De Aanbieder zal een dergelijke buitengebruikstelling zo veel mogelijk buiten de reguliere kantooruren om laten plaatsvinden en (potentiële) gebruikers en in geval van gepland en noodzakelijk correctief onderhoud, tijdig via de Website op de hoogte stellen van de geplande buitengebruikstelling. 6.3 De Aanbieder is echter nooit aansprakelijk tot schadevergoeding voor schade in verband met zodanige buitengebruikstelling. Het bepaalde in artikel 2 en artikel 3 is onverkort van toepassing. 6.4 De Aanbieder heeft het recht de Dienst en de Website en de daarbij gebruikte programmatuur van tijd tot tijd aan te passen om de functionaliteit te verbeteren en om eventuele fouten te herstellen. Indien een aanpassing leidt tot een aanzienlijke
Versie 2.0
wijziging in de functionaliteit, zal de Aanbieder (potentiële) gebruikers daarvan op de hoogte stellen door middel van de Website. 6.5 Geen van de partijen is gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien hij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht, zoals mede gedefinieerd in artikel 3.3 van deze voorwaarden. Artikel 7; Verwerking van persoonsgegevens en verplichtingen uit de wet ter zake. 7.1 De Aanbieder respecteert de privacy van alle gebruikers van de Dienst en draagt er zorg voor dat persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens worden verwerkt. 7.2 De data die wordt uitgewisseld door gebruik van de Dienst wordt bewaard in een ISO27001 gecertificeerd data center. 7.3 Gebruiker c.q. Ontvanger heeft recht op inzage en correctie van persoonsgegevens die op hem of haar betrekking hebben. 7.4 De Aanbieder houdt algemene bezoekgegevens bij. Hieronder vallen gegevens zoals het IP-‐adres van de computer die een pagina op de Website opvraagt, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt. 7.5 De Aanbieder maakt gebruik van zogenaamde cookies. Een cookie is een klein bestandje dat met pagina’s van de Website wordt meegezonden, zodat verschillende opvragingen van pagina’s van Website kunnen worden gecombineerd en het gedrag van gebruikers kan worden geanalyseerd. Het gebruik van cookies kan worden geweigerd door Gebruiker, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de Website kan beperken. 7.6 Aanbieder zal de onder 7.3 en 7.4 bedoelde gegevens niet aan derden verstrekken. 7.7 Partijen zijn verplicht elkaar over en weer alle medewerking te verlenen teneinde de andere partij in staat te stellen zijn verplichtingen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) na te komen. Artikel 8; Wijzigingen van de voorwaarden 8.1 De Aanbieder heeft het recht om deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen of aan te vullen met nieuwe voorwaarden. Deze wijzigingen of aanvullingen treden in werking dertig dagen na publicatie daarvan op de Website. Wijzigingen van ondergeschikt belang gaan altijd met onmiddellijke ingang in. 8.2 Als Gebruiker een gewijzigde of aangevulde voorwaarde niet wilt accepteren, zal deze binnen deze dertig dagen de overeenkomst schriftelijk opzeggen bij Aanbieder via
[email protected] dan wel Aangetekend Bellen B.V. , Bankaplein 3, 2585 EV, Den Haag. 8.3 Eventuele door Gebruiker aangedragen voorwaarden of uitzonderingen maken geen deel uit van de overeenkomst, tenzij dat schriftelijk tussen Gebruiker en de Aanbieder vastgelegd is. 8.4 De Aanbieder is gerechtigd om deze overeenkomst en al haar rechten en verplichtingen die hieruit voortvloeien, over te dragen aan een derde die de Dienst van haar overneemt. Artikel 9; Slotbepalingen
Versie 2.0
9.1 Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. 9.2 Voor zover door de regels van dwingend recht niet anders wordt voorgeschreven, zullen alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van deze voorwaarden worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter te ‘s-‐ Gravenhage. 9.3 Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig blijkt te zijn, tast dit niet de geldigheid van de gehele overeenkomst aan. Partijen zullen in dat geval ter vervanging (een) nieuwe bepaling(en) vaststellen, waarmee zoveel als rechtens mogelijk is aan de bedoeling van de oorspronkelijke overeenkomst en algemene voorwaarden gestalte wordt gegeven. 9.4 Onder “schriftelijk” valt in deze voorwaarden ook e-‐mail, mits de identiteit en integriteit van de email voldoende vaststaat en deze voldoet aan de ‘schriftelijkheidseis’. 9.5 Als de Aanbieder een bericht stuurt, geldt de door Aanbieder ontvangen of opgeslagen versie van dat bericht als de authentieke versie, tenzij Gebruiker kan aantonen dat deze versie niet authentiek is.
Versie 2.0
