Vernieuwingskracht voor duurzaam werven. Een handreiking voor vrijwilligerszorgorganisaties

Vernieuwingskracht voor duurzaam werven Een handreiking voor vrijwilligerszorgorganisaties

Vrijwilligers gezocht voor vrijwilligerszorg Deze handreiking richt zich op het vinden van vrijwilligers voor de vrijwilligerszorg zoals die wordt georganiseerd door organisaties voor Vrijwillige Thuishulp, Buddyzorg, Vriendendiensten en Georganiseerde Burenhulp. Vrijwilligers vinden voor de vrijwilligerszorg is een kunst, zeker in deze tijd. Door de komst van de Wet maatschappelijk ondersteuning (Wmo) in 2007 zijn gemeenten tegenwoordig lokaal verantwoordelijk voor informele zorg. Gemeenten mogen zelf bepalen hoe zij het Wmo-budget verdelen over de negen prestatievelden. Dit is van invloed op prestatieveld vier: mantelzorg en vrijwilligerswerk. Daardoor kan het beroep op zorgvrijwilligers groter worden. Ook de gevolgen van de pakketmaatregel AWBZ heeft invloed op de vrijwilligerszorg. Steeds vaker wordt een beroep gedaan op vrijwilligerszorg om gaten, die als gevolg van de maatregel zijn ontstaan, op te vullen. Daarbij werken mensen langer en werken vrouwen meer, waardoor zij minder tijd beschikbaar hebben voor vrijwilligerswerk. Ook ontbreken sociale netwerken vaker door de individualisering van de maatschappij en willen mensen zich minder lang binden.

Tip Algemene basiskennis over het werven van vrijwilligers en diverse systematieken staan in vele handboeken en op websites. Daarvoor verwijzen we u naar de literatuurlijst achterin deze handreiking.

Veel organisaties hebben dan ook moeite om vrijwilligers te vinden voor contacten met kwetsbare mensen. Het aantal wachtenden die ondersteuning zo hard nodig heeft, wordt daardoor steeds groter. En toch zijn er organisaties die weinig problemen hebben met het vinden van geschikte vrijwilligers. Is het een kwestie van geluk hebben of spelen andere factoren een rol? Wat is het geheim van een succesvolle werving? Op basis van literatuur en goede voorbeelden van vrijwilligersorganisaties wil Mezzo u deze handreiking bieden om de vernieuwingskracht in uw organisatie te vergroten. U kunt nieuwe wegen ontdekken voor succesvolle werving van geschikte vrijwilligers voor de vrijwilligerszorg. Mezzo hoopt dat u nieuwe ideeën krijgt en kansen ziet om nieuwe vrijwilligers te werven, passend bij uw eigen organisatie.

Vernieuwingskracht duurzaam werven

|

3

4

|


Inhoud 1. Vrijwilligerszorg en wachtlijsten

6

2. Vernieuwingskracht voor duurzaam werven

12

3. Aandachtspunten bij werven van nieuwe vrijwilligersgroepen

22

4. Aan de slag

27

5. Meer weten?

29


|

5

1. Vrijwilligerszorg en wachtlijsten Bij Mezzo zijn de volgende vrijwilligerszorgorganisaties aangesloten: Vrijwillige Thuishulp, Buddyzorg, Vriendendiensten en Georganiseerde Burenhulp. Een kenmerk van deze organisaties is dat vrijwilligers worden ingezet bij veelal thuiswonende mensen in kwetsbare situaties, waarbij ‘meedoen’ aan de samenleving centraal staat. Vrijwilligerszorg biedt zogenaamd een-op-eencontact. Zorgvrijwilligers worden zorgvuldig geworven, geselecteerd en begeleid. Ook het matchen van vrijwilliger en cliënt gebeurt zorgvuldig. Vier vormen van vrijwilligerszorg: • Vrijwillige Thuishulp biedt praktische hulp of steun aan cliënten. De doelgroep bestaat uit mensen met een beperking die bijvoorbeeld niet alleen thuis kunnen blijven, een hobby met een ander willen delen of gezelschap willen. • Buddyzorg biedt sociaal- emotionele steun aan cliënten bij het omgaan met hun ziekte, het vergroten van hun zelfstandigheid en/of hun leefwereld. De doelgroep bestaat uit mensen met een chronische en/of levensbedreigende aandoening, zoals HIV/aids, kanker, multiple sclerose of niet-aangeboren hersenletsel. • Vriendendienst biedt cliënten vriendschappelijk contact met een ‘maatje’. De doelgroep bestaat uit mensen die psychische of psychiatrische problemen hebben of hebben gehad. Samen kunnen ze bijvoorbeeld gezellige, sportieve, culturele of recreatieve activiteiten ondernemen. • Vrijwilligers van Georganiseerde Burenhulp doen praktische klusjes in en om het huis en/of bieden persoonlijk contact of gezelschap. Dit kan zowel eenmalig als regelmatig zijn.

6

|


Oorzaken van wachtlijsten Meer dan 15.000 mensen zijn vrijwilliger bij een vrijwilligerszorgorganisatie. Mezzo schat de totale hulpvraag van deze vorm van zorg op 40.000 à 50.000 mensen per jaar. De organisaties voor vrijwilligerszorg kampen daarom ook geregeld met wachtlijsten omdat de vraag naar hulp groter is dan het aanbod en de toeloop van nieuwe zorgvrijwilligers daarbij achterblijft. Eén van de redenen dat de wachtlijst toeneemt is dat cliënten steeds beter de weg weten te vinden naar organisaties voor vrijwilligerszorg. Dit komt door betere bekendheid via media, ketenpartners en beleidsmakers. Een andere reden die ten grondslag ligt aan de wachtlijsten is het tekort van zorgvrijwilligers. Maar wat zijn daar de oorzaken van? Oorzaken toenemende vraag: • De Wmo stimuleert de participatie van alle burgers en legt de uitvoering daarvan bij gemeenten. Gemeenten zijn verantwoordelijk in het scheppen van voorzieningen waarbij burgers onder andere gestimuleerd worden iets voor de ander te betekenen, bijvoorbeeld als vrijwilliger. Alleen is het Wmo-budget hiervoor niet vast gelegd waardoor per gemeente de keuzes over hoe dit budget ingezet wordt, sterk kan verschillen. Dit is van invloed op prestatieveld 4 uit de Wmo. • Vanuit de overheid wordt er een stevig beroep gedaan op de eigen verantwoordelijkheid van de burger. Bij het oplossen van problemen wordt zoveel mogelijk de eigen kracht van mensen benut waardoor ze minder vaak een beroep hoeven te doen op de formele zorg. Daarnaast moet de zorg en ondersteuning zo dicht mogelijk bij de mensen georganiseerd worden en kleinschalig aanwezig zijn. • Mensen krijgen minder of korter formele zorg dan enkele jaren geleden. Hierdoor krijgen organisaties het verzoek de ondersteunende begeleiding van bijvoorbeeld mensen met psychiatrische problematiek over te nemen van beroepskrachten omdat deze begeleiding niet meer uit de AWBZ betaald wordt. • Mensen wonen steeds vaker verder bij familie en vrienden vandaan waardoor het eigen netwerk minder gemakkelijk is in te zetten voor zorgtaken. Daarnaast zien we steeds meer eenpersoonshuishoudens. • De gemiddelde leeftijd van mensen neemt toe en daardoor ook de vraag naar (vrijwilligers)zorg.


|

7

Tip Mezzo heeft in samenwerking met enkele lidorganisaties en gemeenten in 2009 de basisfuncties ‘intensieve vrijwilligerszorg in de samenleving’ gepubliceerd. Een van de basisfuncties is: Verbreiden, Pr & Marketing. Een gemeente heeft dus een ondersteunende of wellicht zelfs een voorwaardenscheppende rol bij publiciteit. U kunt de gemeente er op attenderen dat zij bijvoorbeeld in lokale bladen een vaste rubriek plaatsen over de vrijwilligerszorg.

8

|


Oorzaken afnemend aantal vrijwilligers: • Meer mensen, met name vrouwen, nemen deel aan het arbeidsproces. Hierdoor staat de beschikbare tijd om vrijwilligerswerk te kunnen doen onder druk. • Door de verhoging van de AOW-leeftijd staat het aantal potentiële vrijwilligers mogelijk binnenkort onder druk. • Het huidige geregistreerde vrijwilligersbestand is veelal eenzijdig en bestaat voor het grootste deel uit mensen boven de 60 jaar, dus het vrijwilligersbestand vergrijst. • Door de toenemende complexiteit en zwaarte van de vragen, worden er ook meer eisen gesteld aan vrijwilligers en wordt het moeilijker om de juiste vrijwilliger te vinden.


|

9

Praktijk

Wat is bekend over werving van vrijwilligers?

Continue aandacht ‘Door continu op allerlei verschillende manieren met PR en werving bezig te zijn lukt het ons steeds weer om aan nieuwe vrijwilligers te komen. Wij proberen op diverse manieren, op verschillende tijdstippen in het nieuws te komen om onze naamsbekendheid te vergroten én nieuwe vrijwilligers te werven. Want vaak zeggen mensen: “Ik had al eerder iets gehoord of gelezen over jullie en wilde dat even laten bezinken. Toen ik onlangs weer opnieuw over jullie hoorde, was het tijd om contact met Horizon op te nemen”. ‘

Of iemand vrijwilliger wordt bij een bepaalde organisatie in de zorg, heeft over het algemeen een directe relatie met de affiniteit van de vrijwilliger met de doelgroep. Voorafgaand aan het vrijwilligerschap zijn veel vrijwilligers al op directe of indirecte wijze in contact geweest met de doelgroep, of hebben ze er zelf toe behoord. Daarom werkt werving van potentiële vrijwilligers in kringen van de doelgroep relatief goed. Wat ook goed werkt is mensen persoonlijk benaderen. Organisaties voor vrijwilligerszorg noemen in hun top vier van wervingsbronnen.2 1. Landelijke wervingscampagne Schitterende Mensen (21%) 2. Eigen wervingsactiviteiten (17%) 3. Aandacht in de media (16%) 4. Via-via ( 13%)

‘In Mariënberg hebben we gezocht naar vrijwillige buurtcoördinatoren. Toen dat gelukt was zijn zij mensen huis aan huis gaan bezoeken om vragen te inven tariseren én vrijwilligers te werven. Die kleinschalige aanpak waarbij mensen persoonlijk zijn benaderd, werkte goed. We hebben maar liefst 75 vrijwilligers geworven en 15 hulpvragers.’

Stichting Horizon Limburg

Ina Hoogsteder – Dekker, directeur Stichting Vrijwillige Thuiszorg Overijssel

2

10

|


Bron: Branchemonitor Ondersteuning Informele Zorg 2008/2009

Wervingscirkelmethode

Tip

Om een wervingsplan op te stellen maken een aantal organisaties gebruikt van de wervingscirkelmethode. De cirkel bestaat uit vijf stappen die u kunt doorlopen om een wervingscampagne systematisch op te zetten. Start met het doel. Meer informatie over de wervingscirkel kunt u vinden in het webdossier www.mezzo.nl/werven.

Besteed bij een wervingsactie altijd aandacht aan goede opvang en introductie van de nieuwe vrij willigers die zich melden. Ergens nieuw binnenkomen is voor iedereen even wennen. Daarnaast is het belangrijk in te spelen op wat iemand leuk vindt om te doen.

Waar wilt u vrijwilligers voor werven?

Hoe gaat u het organiseren?

organisatie/ budget Waar zitten de vrijwilligers? Via welke weg bereikt u ze?

doel

middel

doelgroep boodschap

Welk type vrijwilliger zoekt u?

Wat wilt u vragen? Wat hebt u te bieden?


|

11

praktijk Naar de beursvloer ‘De hele organisatie moet creatief zijn. Niet alleen voor het werven van vrijwilligers maar ook met het positioneren van de organisatie in de gemeente. Op de zogenaamde beursvloer wisselen ondernemingen en organisaties in een ongedwongen sfeer onderling diensten en goederen uit. Ondernemers tonen zo hun maat schappelijke betrokkenheid en wij als organisatie kunnen hulp krijgen in menskracht en middelen die wij als vrijwilligersorganisatie nodig heb ben.’ Op www.beursvloer.com vindt u meer informatie over de beursvloer. Ina Hoogsteder – Dekker, directeur Stichting Vrijwillige Thuiszorg Overijssel

12

|


2. Vernieuwingskracht voor duurzaam werven Een organisatie die op zoek is naar kansrijke ideeën is een nieuwsgierige organisatie die zich vragen stelt. We doen dit al jaren zo, maar kan het ook slimmer? Wat zijn nieuwe behoeften van cliënten waar we op kunnen inspelen? Wie kunnen we inspireren om deze hulpvraag te beantwoorden? Hoe kunnen we de werving van vrijwilligers verbeteren en vernieuwen? De bron van deze nieuwsgierigheid en permanente verbeteren vernieuwingskracht ligt niet alleen in de structuren, processen en strategieën van uw organisatie. Het is een resultaat van gedrag van medewerkers, vrijwilligers en leidinggevenden die hun kennis, creativiteit en betrokkenheid richten op verbetering en vernieuwing. Belangrijk hierbij is dat uw organisatie ruimte biedt voor mensen met creatieve ideeën en hiervoor open staat. Als mensen die betrokken zijn bij uw organisatie in staat en bereid zijn om het eigen werk vanaf een zekere afstand te bekijken en daar de gelegenheid voor krijgen, bouwt de vernieuwingskracht zich op. In zo’n klimaat ontstaan vaak de nieuwe kansrijke ideeën om vrijwilligers te werven. Organisaties die voldoende vrijwilligers vinden, hebben vaak met elkaar gemeen dat zij: 1. een duidelijk vrijwilligersbeleid hebben. 2. duidelijke afspraken hebben over de taken van vrijwilligers. 3. goede scholing en/of begeleiding aan de vrijwilligers bieden. 4. het onderhouden van de persoonlijke contacten met de vrijwilligers centraal stellen. 5. actief netwerken. 6. continu aandacht besteden aan het werven van nieuwe vrijwilligers. 7. creatief zijn.


|

13

Tip

Stappenmodel voor het ontwikkelen van vernieuwingskracht

Vraag aan elke medewerker in uw organisatie of hij/zij een (kleine) stap kan bedenken waardoor de organisatie één nieuwe vrijwilliger krijgt. 100 ideeën van 1 manager zijn minder waard zijn dan 1 idee van 100 medewerkers. Kortom, de essentiële kennis en creativiteit voor vernieu wing is op de werkvloer te vinden.

Stap 1: Betrokkenheid creëren: willen Stap 2: Creativiteit ontwikkelen: nieuwe kansen, oplossingen en toekomst zien Stap 3: Van denken naar doen: uitvoeren

Stap 1. Betrokkenheid creëren: willen Voor het vinden en benutten van kansrijke ideeën om vrijwilligers te werven geldt: hoe meer mensen erbij betrokken zijn, hoe beter. Maak gebruik van de creativiteit, ideeën, kennis, netwerken, ervaringen van medewerkers, (potentiële) vrijwilligers en geïnteresseerden.

‘PR moet vervlochten zijn in je takenpakket. Wij hebben een vast PR-overleg in de organisatie. Als je succesvol wilt zijn, dan is hiervoor geen tijd hebben geen optie!’ Elly Weel, directeur Steunpunt Zorg voor Welzijn West-Friesland

14

|


De druk van het dagelijkse werk kan ervoor zorgen dat er te weinig tijd, prioriteit en aandacht is om na te denken over mogelijkheden om vrijwilligers te werven. Uit diverse onderzoeken is ook gebleken dat het vooral gebrek aan tijd is die de vernieuwingskracht en creativiteit belemmert. Dus organiseer die tijd en geef het prioriteit. Plan een bijeenkomst, verbind er een etentje of andere leuke activiteit aan en zorg ervoor dat er tijd is om vrij te denken over kansrijke ideeën. U kunt bijvoorbeeld tijdens werkoverleggen structureel tijd besteden aan het onderwerp waarvoor u nieuwe ideeën wilt verzamelen. Daarbij is kennis over het onderwerp en motivatie om met ideeën te komen belangrijk. Nieuwe ideeën moeten gehoord, opgepikt en uitgewerkt worden. Is er hulp om een idee verder te krijgen? Ook hiervoor moet tijd beschikbaar zijn. Om te kunnen oogsten, moet u eerst investeren. Naast tijdgebrek kunnen ook de volgende barrières vernieuwing en creativiteit in de weg staan: gebrek aan lef, korte termijn denken, ego-effect, vastgeroeste gedachten en gewoonten, angst voor het onbekende, bedrijfsblindheid en de houding dat alles wat je zelf niet hebt bedacht eigenlijk niet goed kan zijn. Probeer te ontdekken of bij u in de organisatie één van deze drempels prominent speelt, en besteed daar met uw medewerkers en vrijwilligers aandacht aan.

Praktijk Behouden van vrijwilligers ‘De basis van het vrijwilligersbeleid is het behoud van de vrijwilliger die je in huis hebt. We vinden het persoonlijk contact heel belangrijk. Elke buddy heeft één contactpersoon. Daarbij organiseren we etentjes, thema-middagen en terugkom avonden, sturen kaarttjes en zorgen ervoor dat een buddy kennis maakt met alle medewerkers. Ook met mij. Eén keer in het jaar voeren we een jaargesprek. Dan staat altijd op de agenda of ze iemand kennen die ook vrijwilliger zou willen worden. En we vragen of we gebruik kunnen maken van hun netwerk.’ Wim van Polanen, PR en voorlichter, Buddy Netwerk Den Haag


|

15

Praktijk

Stap 2. Creativiteit ontwikkelen: nieuwe kansen, oplossingen en toekomst zien

Campagne opzetten ‘We ontwikkelen één keer in de drie jaar een nieuwe wervingscampagne. Hiervoor zoeken we geld via allerlei fondsen. Voor die campagne gebrui ken we driehoeksborden door de hele stad. Die bordenactie ondersteu nen we verder met nieuwsberichten, posters, folders etc. Zo krijgen we de meeste toename van vrijwilligers. Het opzetten van de campagne start met een brainstorm waarin ook de buddies meedenken.’

Waardevolle ideeën zijn overal te vinden Een belangrijke bron voor het opdoen van ideeën is goed kijken en luisteren naar wat anderen doen. Welke trends ziet u bij andere organisaties? Wat is daarvan bruikbaar? Deze informatie verzamelt u via internet, kranten, vakbladen, collega’s, vrijwilligers, externe contacten, financiers, werkbezoeken, etc. Hoe groter uw netwerk, hoe meer verschillende contacten en hoe meer kans op nieuwe invalshoeken. Als organisatie zou u er eigenlijk trots op moeten zijn dat iets niet zelf is ontwikkeld. Beter goed gestolen dan slecht bedacht of zoals Picasso zei: slechte kunstenaars kopiëren de grootste stelen.

Wim van Polanen, Pr en voorlichting, Buddy Netwerk Den Haag

16

|


Het creatieve proces U kunt zelf aan de slag om met behulp van verschillende soorten technieken uw denken alle kanten op te bewegen. Zo kunt u snel ideeën genereren. Met de volgende stappen doorloopt u op een gestructureerde manier het creatieve proces: vraagstelling formuleren, divergeren en convergeren. 1. Vraagstelling formuleren: formuleer het probleem of de vraag zo scherp mogelijk. Verzamel van tevoren feiten, want als u de feiten niet kent bent u aan het speculeren. Een stelling bestaat uit één zin en is actief geformuleerd, zet aan tot denken en maakt energie los. U kunt ook starten met een hoe- of bedenkvraag. Bij een hoe-vraag ligt de focus op de manier waarop het doel moet worden bereikt. Bijvoorbeeld: hoe werven we binnen één maand twee nieuwe vrijwilligers? Bij een bedenk-vraag is het eindresultaat de focus. Bijvoorbeeld: bedenk een manier om de bovenste drie cliënten van de wachtlijst binnen twee maanden te helpen. De stelling kunt u herformuleren en verder aanscherpen door de 5W-hulpvragen toe te passen: wie, wat, waar, wanneer en waarom. Ook kunt u de vraag voorleggen aan een potentiële vrijwilliger.

2. Divergeren: in deze stap staat het vinden van zoveel mogelijk oplossingen voor de vraag centraal. Hiervoor worden bewust speciale methodieken gebruikt. De vraag wordt vaak niet rechtstreeks aangepakt. Het uitgangspunt is om het van een andere kant te bekijken. U kunt de technieken op bladzijde 18 gebruiken om te divergeren. 3. Convergeren: start in deze fase met het clusteren van ideeën om structuur aan te brengen in de veelheid van ideeën. Doe dit zoveel mogelijk samen met de deel nemers, zodat tijdens het clusteren de eerste discussies al tot stand kunnen komen. Maak vervolgens een selectie van de ideeën aan de hand van een aantal criteria, zoals kansrijkheid, uitvoerbaarheid, risico’s, hoe warm loop je ervoor. Ook kunt u een selectie maken door de mening van de deelnemers te peilen door middel van het plakken van stickers. Het resultaat van deze fase is een korte lijst met ideeën en actiepunten.

Verschil tussen divergeren en convergeren Divergeren

Convergeren

Verbreden Alternatieven zoeken Kwantiteit Oordeel uitstellen Dialoog Trial and error Loslaten Chaotisch Intuïtie

Focussen Selecteren Kwaliteit Kiezen Discussie Mikken Grijpen Ordenend Logica

Tip Ervaring kan een keerzijde hebben. Door ervaring kunnen mensen op een eenzijdige manier gaan kijken en blind zijn voor de nieuwe kansen. Een manier om afstand te nemen is buitenstaanders in te schakelen bij bijvoorbeeld een brainstorm. Deze buitenstaanders zijn niet emotioneel betrokken en leveren een frisse kijk.

In het webdossier www.mezzo.nl/werven kunt u meer informatie en voorbeelden vinden over divergeren en convergeren.


|

17

18

|


Divergeer techniek

Werkwijze

Associatieve plaatjes

Zoek een willekeurig plaatje, combineer dat met kernwoorden en synoniemen uit de vraag, en associeer vrijuit. Gebruik de associaties om nieuwe oplossingen te verzinnen.

Brainstorming

Deelnemers wisselen ideeën uit, die allemaal worden genoteerd. Alle ideeën zijn goed! Vermijd ja-maar.

Brainwriting

Deelnemers schrijven op papier hun ideeën op. Papieren worden steeds doorgeschoven.

Metaplan

Met de groep verzamelen en clusteren van individueel geschreven reacties op een vraag, eventueel gevolgd door uitwerking van een aantal deelaspecten.

Mindmapping

Schrijf/teken de vraag of probleemstelling in het midden van een papier. Schrijf alle associaties op, gebruik hierbij verschillende kleuren. Associeer vervolgens weer verder op deze sleutelwoorden.

Negatief brainstormen

Spiegel de vraag, ga negatief denken en bedenk oplossingen. Spiegel vervolgens de negatieve oplossingen tot ideeën voor de oorspronkelijke vraag.

Trendanalyse

Scan een paar weken alle media (ook bijv. Donald Duck) op nieuwe ontwikkelingen, verwachtingen en analyses. Knip alle berichten uit die ook maar iets met het thema te maken hebben. Gebruik die als input bij bijvoorbeeld een brainstorm.

Vindplaatsenmatrix

Methode waarbij deelnemers zich verplaatsen in bijvoorbeeld een nieuwe doelgroep om zo beweegredenen en vindplaatsen te achterhalen.

Stap 3. Van denken naar doen: uitvoeren

Tip

Met stap 2 kunt u een aantal ideeën en actiepunten uitwerken om aan de slag te gaan. In deze stap geven we hier een vervolg aan. Daarbij komen vragen aan de orde als: Wie neemt de leiding over het proces rond het werven van zorgvrijwilligers? Moet het idee eerst verder worden uitgewerkt? Wie kan erbij helpen? Het is belangrijk om in deze fase te blijven communiceren over de voortgang, zodat iedereen de stand van zaken weet en creatief kan blijven meedenken. En als het idee tot uitvoering komt, vier dan uw succes.

‘Jij Bedankt’ is een wervingscam pagne voor vrijwilligers en is in 2010 gestart op de vrijwilligersmarkt in het winkelcentrum van Schalkwijk. Vijftien organisaties werkten hier aan mee met behulp van subsidie van de provincie Noord-Holland om nieuwe zorgvrijwilligers te werven. Diverse kranten hebben ‘Jij Bedanktstukjes’ geplaatst en er waren dagelijks radiospotjes te horen op een lokale zender. ‘Jij Bedankt’ is daarbij actief op Hyves, Facebook, LinkedIn, You Tube en Twitter. Deze acties leverden voor ‘Jij Bedankt’ nieuwe zorgvrijwil ligers op. Bekijk hun website op www.jijbedankt.nl.

Act

Kwaliteit

Leidt het idee niet direct tot het gewenste resultaat? Geef dan niet op en blijf proberen en verbeteren. Een eenvoudig hulpmiddel om systematisch te werken aan verbetering is de Plan – Do – Check – Act- cyclus. Na het opstellen van een plan om het idee uit te voeren, volgt de werkelijke uitvoering. Tijdens het uitvoeren wordt gemonitord en geëvalueerd. Op basis daarvan stuurt u bij en verankert u de activiteit. Hierbij geldt de KISS-regel: Keep It Short and Simple. Slaagt u erin de ideeën in kleinere, haalbare stappen te vertalen dan is de kans groter dat u daadwerkelijk de zaak in gang kunt zetten. Bij de uitvoering kunt u zich ook afvragen of u de werving alleen moet uitvoeren, of dat u kunt samenwerken met andere lokale organisaties en/of gemeenten.

Check

Plan Do

Voordurende verbetering

Borging

Tijd 1. Plan: ontwikkel beleid, werk doet uit en plan activiteiten. 2. Do: voer plannen en activiteiten uit. 3. Check: meet resultaten, vergelijk doelen, trek conclusies. 4. Act: borg en formuleer verbeterpunten.


|

19

Tips voor het werven van vrijwilligers: • Laat een vrijwilliger die enthousiast is vertellen aan andere potentiële vrijwilligers hoe leuk het werk is. • Laat vrijwilligers tijdens feestelijke bijeenkomsten een introducé meenemen. • Plaats een vacature in de vacaturekrant met een duidelijke omschrijving van wat u als organisatie verwacht en wat een vrijwilliger van uw organisatie mag verwachten. • Plaats maandelijks een krantenartikel over de vrijwilliger van de maand en koppel dit aan vacatures binnen uw vrijwilligers organisatie. • Plaats de vacatures op de nieuwe digitale goed bezochte ontmoetingsplatforms voor bijvoorbeeld ouderen of jongeren. • Zorg dat zittende vrijwilligers positief zijn over hun vrijwilligerswerk. • Bouw een goed contact op met lokale pers. Stuur zelf artikelen in met mooie foto’s. • Richt op open dagen een vrijwilligers-stand in en laat vrijwilligers enthousiast deelnemen aan de promotieactiviteiten. • Zorg ervoor dat als vrijwilligers stoppen, ze op een goede manier weggaan. U kunt denken aan onder andere een kort evaluatiegesprek en een bedankje.

20

|


Het Verwey-Jonker Instituut heeft deze tips via vragenlijsten verza meld voor de werving van vrijwilligers voor onder andere welzijn en zorg. Dit is een selectie van alle tips. (Zie rapport ‘Leren van elkaar’ in de literatuurlijst in de bijlage)

Overige tips: • Zorg ervoor dat een bericht dat u uitzet een nieuwsfeit bevat, actueel is en er een verhaal in zit. • Zoek de juiste toon voor verschillende doelgroepen. Voor sommige doelgroepen klinkt bijvoorbeeld het woord ‘vrijwilliger’ als een stoffig en oudbollige term. U kunt mensen beter aanspreken op gevoel, kwaliteiten en talenten. Humor werkt hierbij vaak goed. • Zorg voor makkelijke en leesbare teksten zodat elke doelgroep het begrijpt. • Stem wervingsideeën af met andere regionale of landelijke acties. • Maak gebruik van social media zoals Twitter, Hyves, Facebook, MSN en LinkedIn. • Maak vacatures zo taakgericht mogelijk. Niet iedereen hoeft overal inzetbaar te zijn. Bekijk voorbeelden van oproepen op de website www.schitterendemensen.nl.


|

21

Praktijk Stagiairs MBO en HBO ‘We halen veel stagiairs MBO en HBO binnen. Het loopt zo storm, dat we daar nu een stop op hebben. Bij binnenkomst krijgen ze eerst een korte cursus ‘persoonlijk presentatie’, waarin ze leren wat professioneel ge drag is en hoe je jezelf presenteert. Dan gaat deze groep naar scholen en bedrijven om presentaties over het werk van de organisatie te houden. Omdat ze zelf enthousiast zijn over het werk, brengen zij de boodschap van binnenuit, maar ze zijn geen profs. Dat verlaagt drempels en le vert vrijwilligers op. We onderhouden ook zelf contacten met het bedrijfsle ven, presenteren en zijn bijvoorbeeld lid van de ondernemersverenigingen. Ook dan nemen we studenten mee.’ Elly Weel, directeur Steunpunt Zorg voor Welzijn West-Friesland

22

|


3. Aandachtspunten bij werven van nieuwe vrijwilligersgroepen Om aan de slag te gaan met het werven van nieuwe vrijwilligersgroepen vindt u in deze handreiking al veel aangrijpingspunten. Zo komen nieuwe groepen vrijwilligers niet vanzelf uw kant op. U kunt niet alleen op een mooie folder of persbericht vertrouwen. Actief het gesprek aangaan met de doelgroep is belangrijk. Verdiep u in de motieven en achtergronden van de nieuwe groep. Hiervoor kunt u op diverse manieren aan de slag: via uw netwerk, via uw huidige contacten, met een creatieve techniek en eventueel in samenwerking met andere organisaties. Hieronder vindt u per doelgroep enkele aandachtspunten.

Stagiairs / jongeren Contacten die jongeren met elkaar hebben, verlopen voor een groot deel via social media zoals MSN, Facebook, Hyves, Twitter en LinkedIn. Jongeren lijken minder geïnteresseerd in kleinschalig, persoonlijk en fysiek sociaal contact. Als er al behoefte is aan activiteiten in groepsverband, dan hebben ze vaak geen behoefte aan vaste vergaderdata. Het inzetten van social media is dan een goed middel om in contact te komen en te blijven met jongeren. Spreek jongeren daarbij aan met ‘je’ in plaats van ‘u’. Een (extra) hulpmiddel bij het werven van jongeren kan een beloning zijn. Welke beloning? Vraag het jongeren zelf. Enkele voorbeelden zijn: kortingssysteem, ruilhandel, eenmalige vergoeding of actie, specifieke activiteiten voor jongeren, vrijwilligersverkiezingen, studiepunten voor school, EVC-certificaat of een training op maat.

Vanaf 2007 zijn verschillende scholen begonnen met maatschappelijke stage. Maar vanaf schooljaar 20112012 moet iedere leerling die instroomt in het voortgezet onderwijs een maatschappelijke stage lopen van 30 uur. Dit biedt kansen voor uw organisatie. Meer weten over maatschappelijk stage? Mezzo heeft hiervoor een toolkit ontwikkeld en is te vinden in het webdossier www.mezzo.nl/mas. Hier kunt u bijvoorbeeld informatie vinden hoe u deze doelgroep kunt werven.

Allochtonen Voor het succesvol werven en binden van vrijwilligers is het noodzakelijk dat zij zich thuis voelen bij een organisatie. Aandacht voor omgangsvormen en culturele diversiteit is bij allochtone vrijwilligers een specifiek aandachtspunt. Dit vraagt misschien om een aanpassing in uw wervingsstrategie. De ervaring leert dat ook voor deze groep mond tot mond reclame het beste werkt. Schakel daarvoor bij voorkeur allochtone coördinatoren en studenten in die via hun eigen netwerken naar vrijwilligers op zoek gaan. Vindplaatsen zijn bijvoorbeeld een vrouwencentrum, moskee, basisscholen en zelforganisaties. Ontdek ook voor deze groep welke media ze lezen. Samenwerking met allochtone organisaties blijkt ook goed te werken. Zoek naar de alliantie en investeer in langdurige samenwerkingsrelaties. Dit zorgt ervoor dat u de goede toon kunt aanslaan en door gezamenlijke projecten ook op de goede plekken kunt komen.

‘Om allochtone vrijwilligers te vinden, moet u netwerken en allochtone contacten opbouwen. Creëer daarom stages voor deze groep, ga naar feestjes en ga naar de moskee bij bepaalde gelegenheden. Via het bouwen aan de relatie krijgt u mensen binnen. Voor nieuwe doelgroepen geldt immers dat je eerst moet deugen.’ Elly Weel, directeur Steunpunt Zorg voor Welzijn West-Friesland


|

23

Praktijk

Werkende mannen en vrouwen

Maatschappelijke betrokkenheid ‘Veel vrijwilligersorganisaties hebben geen geld om een reclamebureau in te huren om een campagne uit te voeren. Toch krijgen wij het elke keer weer voor elkaar. Een bureau wil vanuit maatschappelijk oogpunt veelal een aantal uur per jaar voor niks bijdragen aan een maatschap pelijk doel. Maar ook iemand die afstudeert op de kunstacademie is in dit soort opdrachten geïnteresseerd. Ik kom aan deze ideeën en contacten door de kranten en lokale berichten goed te lezen. Wat gebeurt er in de stad, een dorp of wijk? Ik heb voortdurend de antenne uit en zoek steeds naar kansen.’

Het werven van werkende mannen en vrouwen voor vrijwilligerswerk kunt u doen via werkgevers. Via presentaties of wervingsacties in bedrijven boort u een nieuwe doelgroep aan. Ook voor deze specifieke groep zoekt u naar de juiste aanspreektoon.

Wim van Polanen, PR en voorlichter, Buddy Netwerk Den Haag

24

|


Daarbij vinden steeds meer bedrijven dat zij een deel zijn van de maatschappij en voelen zich daar ook verantwoordelijk voor. Bedrijven die naar meer streven dan alleen winst maken, zoeken dan ook manieren om hun maatschappelijke betrokkenheid te kunnen verwezenlijken. Dit doen zij door bijvoorbeeld hun medewerkers uit te nodigen deel te nemen aan een vrijwilligersdag: Steun één dag een goed doel en de directie schenkt je één extra vrije dag. Maar ook door intensievere vormen van vrijwilligerswerk te promoten en te faciliteren.

Geleid vrijwilligerswerk Organisaties krijgen steeds meer te maken met mensen die door de (lokale) overheid gestimuleerd of zelfs min of meer gedwongen worden om zich als vrijwilliger verdienstelijk te maken. Bijvoorbeeld in sociale activeringsprojecten, inzet vanuit sociale werkvoorzieningen en taakstraffen. Dit valt onder de noemer geleid vrijwilligerswerk. Geleid vrijwilligerswerk in combinatie met vrijwilligerszorg roept vragen op. Zijn coördinatoren deskundig genoeg om deze groepen te begeleiden? Wat betekent dit voor de continuïteit? Komen deze vrijwilligers wel opdagen en komen ze vaak genoeg om in de behoeften van cliënten te voorzien? Tegelijkertijd biedt het ook kansen om met deze groepen in zee te gaan, omdat: • uw bestand van potentiële vrijwilligers groter wordt. • ze meer tijd hebben. • ze gedeelde ervaringen met cliënten hebben. • het bijdraagt aan de persoonlijke ontwikkeling en zelfredzaamheid van de cliënt en de vrijwilliger. • een ervaren vrijwilliger een duo-maatje kan krijgen. Dit is een nieuwe uitdaging voor een vrijwilliger, maar tegelijkertijd kan men elkaar afwisselen, van elkaar leren en kan het minder intensief zijn. Daarnaast kunt u ze ook betrekken bij het ‘creatieve proces‘, want hoe groter uw netwerk, hoe meer verschillende contacten, hoe meer kans op nieuwe invalshoeken.

Mensen met een beperking U kunt ook denken aan werving van vrijwilligers met een beperking. Veel van de kansen die hierboven worden genoemd, kunnen ook voor deze groep vrijwilligers gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan E-buddies. Deze vrijwilliger komt niet geregeld bij de cliënt langs, maar onderhoudt contact via de computer. Dit kan op verschillende manieren, denk aan: chatten, e-mailen of skypen. Dit stelt de vrijwilliger die bijvoorbeeld rolstoelgebonden is in staat om ‘iets voor een ander te betekenen’, zonder dat er rekening hoeft te worden gehouden met de afstand tussen de woonplek van beiden.


|

25

26

|


4. Aan de slag In veel organisaties van vrijwilligerszorg zijn voorbeelden te vinden van creatieve manieren om vrijwilligers te werven. In deze handreiking heeft u daarvan een selectie kunnen lezen. Maar er zijn nog veel meer manieren van werven. Daarom sporen we u graag aan om samen met anderen in uw organisatie te zoeken naar voorbeelden, te netwerken en aan de slag te gaan met creatieve technieken, zodat u zelf de kansrijke ideeën vindt om vrijwilligers te werven. Gaandeweg ontstaat dan steeds meer creatieve vernieuwingskracht voor duurzaam werven in uw organisatie. Een mooi gezegde dat hierbij aansluit luidt: Geef iemand een vis en hij heeft eten voor één dag. Leer iemand vissen en hij heeft eten voor heel zijn leven. Mezzo nodigt u van harte uit om uw eigen creatieve ideeën, tips en ervaringen met anderen te delen in het webdossier www.mezzo.nl/werven. Op deze manier kunt u ontdekken hoe anderen het aanpakken en organiseren. Zo leert u van elkaar. Mail uw input naar [email protected]. Mezzo zorgt ervoor dat het geplaatst wordt en dat het webdosier actueel blijft. In het webdosier vindt u onder andere meer informatie over de wervingscirkel, divergeer- en convergeertechnieken, social media en interessante links naar websites. Neem ook een kijkje op www.schitterendemensen.nl om verschillende oproepen van organisaties te zien en zelf gratis een oproep te plaatsen. Mezzo wenst u veel plezier en succes met het zoeken naar de vernieuwingskracht voor duurzaam werven in uw organisatie!


|

27

Samenvatting van de handreiking in een mindmap

Medewerkers

Wie

Vrijwilligers

Voorbeelden Internet

Potentiële vrijwilligers

Netwerken

Collega’s

Ideeën vinden

Trends

Anderen

2. Creativiteit

1. Betrokkenheid Voorwaarden Tijd

Prioriteit

Kennis

Anderen

Vakbladen

Ontwikkelen vernieuwingskracht

Creatief proces VRAAG 1 zin

Barrières slechten

CONVERGEREN Stickermethode

Feiten

Selecteren

Hoe-vraag Bedenk-vraag

3. Uitvoering Samenwerking overwegen Leider P-D-C-A

DIVERGEREN

Volharden

Blijven communiceren

plan-do-check-act

Vieren

KISS

Associatieplaatjes Brainstorm Brainwrite

Mindmap Metapan

Trendanalyse Vindplaatsanalyse 28

|


5. Meer weten? Literatuur • • • • • • • • • •

Allochtonen en vrijwilligerswerk. Eindrapport. J. Klaver, E. Tromp en R. Oude Ophuis. Regioplan Beleidsonderzoek Amsterdam. 2005. Assistent Vrijwilligersbeleid. Hulpmiddel bij het maken van vrijwilligersbeleid. Huis voor de Zorg, Sittard. 2006. Basisboek vrijwilligersmanagement: werven, sturen en motiveren / Willem-Jan de Gast (red.), Ronald Hetem (red.), Ina Wilbrink (red.) Bussum, Coutinho, 2009. - ISBN: 9789046901090 Dagelijks innoveren. Praktische adviezen voor een kansgerichte organisatie. Jeff Gaspersz. Pearson Education Benelux, 2009. ISBN: 978-90-430-1728-2 Een warm nest of een geoliede machine. Hoe Het Buitenhof en de Zonnebloem vrijwilligers vinden en binden. Marcel Hoogenboom, Trudie Knijn, Malika Saber. Movisie. 2010. Handleiding ‘Beloning jongeren in de informele zorg”. Net-Werk Vrijwilligershulp Zuid-Kennemerland, Else-Marije Boss en Annette van den Bosch, 2008. Leren van Elkaar: nieuwe en huidige vrijwilligers. Werving en behoud van vrijwilligers in volksgezondheid, welzijn en sport. Tussenrapportage. Mei 2010. Verwey-Jonker instituut. Onderzoek: inzet oudere vrijwilligers vergt beter beleid. Artikel Zorg en Welzijn door Martin Zuithof. 12 november 2009. Op zoek naar weerkaatst plezier. Samenwerking tussen mantelzorgers, vrijwilligers, professionals en cliënten in de multiculturele stad. Evelien Tonkens, Jennifer van den Broeke en Marc Hoitink. Nicis Institute, april 2008. Uitwerking basisfuncties. Intensieve vrijwilligerszorg in de samenleving. Publicatie Mezzo, augustus 2009.


|

29

• Vrijwilligerswerk Vertaald. Intercultureel communiceren bij de werving van vrijwilligers. R. van Duifhuizen. Civiq. 2005. • Werken met methodieken binnen de intensieve vrijwilligerszorg. Een handreiking voor Vrijwillige Thuishulp, Vriendendiensten, Buddyzorg. Uitgave van Mezzo. • Ze zijn geweldig! Maar waarom eigenlijk? Praktijkverhalen en motieven van jongeren die zich vrijwillig inzetten. Bridges Karr en A. vanden Bosch. Movisie. 2008.

Websites • • • • • • • •

30

|


www.mezzo.nl www.beursvloer.nl www.ikwordmaatje.nl Organisaties kunnen zich aanmelden met oproepen en vrijwilligers kunnen zoeken naar contacten. www.jijbedankt.nl www.movisie.nl/jongerenactief www.schitterendemensen.nl Vergelijkbaar met website ikwordmaatje, maar dan specifiek voor buddyzorg, vrijwillige thuishulp en vriendendiensten. www.symbio6.nl Website met veel voorbeelden en oefeningen voor creativiteit, inclusief een online cursus creativiteit. www.zorgbetermetvrijwilligers.nl Diverse informatie over vrijwilligers bij een zorgorganisatie.

Colofon Opdrachtgever en eindredactie: Mezzo, Bunnik Redactie: Jeanet Bouw, Edificare, Utrecht Fotografie: Theo Scholten, Driejuni, Doorn Vormgeving: Diet Rademaker Grafisch Ontwerp, Utrecht Drukwerk: Koninklijke Drukkerij Em. de Jong, Baarle Nassau Het project is financieel mede mogelijk gemaakt door: - Johanna Kinderfonds - NSGK voor het gehandicapte kind - Skanfonds - Revalidatiefonds


|

31

Mezzo

Postbus 179 3980 CD Bunnik T 030 659 22 22 F 030 659 22 20 [email protected] www.mezzo.nl

Vernieuwingskracht voor duurzaam werven

D49 05 11 001

Vrijwilligers vinden voor de vrijwilligerszorg is een kunst, zeker in deze tijd. Daar liggen verschillende oorzaken aan ten grondslag. Maar er zijn organisaties die weinig problemen hebben met het vinden van geschikte zorgvrijwilligers. Is het een kwestie van geluk hebben of spelen andere factoren een rol? Wat is het geheim van een succesvolle werving? En wat moet u daarvoor doen? Daar gaat Mezzo in deze handreiking op in.

Vernieuwingskracht voor duurzaam werven. Een handreiking voor vrijwilligerszorgorganisaties

Recommend Documents