23 mei 2006, nummer 3
23 May 2006, no. 3
Verhuizingen en veranderingen
Moves and changes Dear TU Delft colleagues,
Beste medewerkers van de TU Delft, Inherent aan een veranderende organisatie en meer centraal georiënteerde processen is de behoefte aan nieuwe huisvesting. Bij veel domeinen is dit voorjaar dan ook sprake geweest van een min of meer ingrijpende herhuisvesting. De vergelijking met een verhuizing en verbouwing in de privé-sfeer dringt zich al snel op: een roerige, rommelige fase waarvan men zich, als men er middenin zit, afvraagt waarom eraan begonnen is, omdat het soms voelt als een stap achteruit. Maar, als het stof eenmaal is neergedaald, komt het besef dat vooruitgang is geboekt en dat de nieuwe situatie beter is. Zo verloopt het ook binnen de ondersteunende diensten van de TU Delft: herhuisvesting resulteert in een verhoogde kwaliteit van werken – hetgeen uiteindelijk de hele TU Delft ten goede komt! Behalve de verhuizingen zijn er tal van andere ontwikkelingen en veranderingen die het melden waard zijn. Over een aantal van deze tussentijdse veranderingen kunt u meer lezen in deze 3e OOD Nieuwsbrief.
A changing organisation and more centralised processes inevitably create a need for new accommodation. This spring, many domains have found themselves in the throes of a relocation process. It reminds you of the time you moved house or called in the builders for renovations: a period of upheaval and turmoil, that makes you wonder what on earth you were thinking of, because there are times – when you’re in the thick of things – that it feels more like a step back than a step forward. Only when the dust has settled do you realise that progress has been made and the new situation is an improvement. This is exactly what has happened at the TU Delft Support Services: relocation has raised the quality of the work – ultimately benefiting the whole university! Meantime, countless other changes and developments have been taking place. We have selected a few for this third issue of the SSOP Newsletter.
- - Work in progress - - - Work in progress - In de rubriek “Work in progress” belichten we per domein van de Universiteitsdienst ontwikkelingen en veranderingen in de dienstverlening tijdens de overgangsfase. BIBLIOTHEEK ============ In het kader van de OOD zijn onderstaande contactpersonen benoemd voor de facultaire vestigingen van de Bibliotheek TU Delft. BK: dhr. Ad Bercht mw. Mandy Zwartjens CT: mw. Trudy van der Heijden mw. Cecile Hulst DelftChemTech: mw. Tonny Dersjant dhr. Bart Kurpershoek EWI: dhr. Matthias Vis
The ‘Work in progress’ section reports changes and developments in each domain of the Campus Services during the transitional phase. LIBRARY ============ The following people have been appointed contact persons for the faculty branches of TU Delft Library. Architecture (BK): Ad Bercht Mandy Zwartjens Civil Engineering (CT): Trudy van der Heijden Cecile Hulst DelftChemTech: Tonny Dersjant Bart Kurpershoek Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EWI): Matthias Vis Hanneke Knotter
mw. Hanneke Knotter dhr. Ton Haanappel IO: dhr. René van der Baars L&R: mw. Elly Zwagemaker dhr. Marcel van Adrichem dhr. Marco Koene TBM: mw. Karen van Busschbach mw. Olga Pruim Ook op andere plekken binnen de Bibliotheek zijn medewerkers gestart in een nieuwe functie of met andere werkwijzen. Het kan daarom voorkomen dat de dienstverlening niet altijd even vlekkeloos verloopt. Wij vragen hiervoor uw begrip. Uiteraard doen we er alles aan om u zo goed mogelijk van dienst te zijn. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, dan verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met de Klantenservice of de accountmanager voor de bibliotheek van uw faculteit of instituut. Klantenservice Telefoonnummer: 015 – 27 85678 Faxnummer: 015 – 27 85706 Nieuw e-mailadres:
[email protected]
Ton Haanappel Industrial Design Engineering (IO): René van der Baars Aerospace Engineering (L&R): Elly Zwagemaker Marcel van Adrichem Marco Koene Technology, Policy & Management (TBM): Karen van Busschbach Olga Pruim People are getting used to new jobs and new working methods in other parts of the Library as well, so you may find that some services may not be running as smoothly as you would like. Please be patient. We will, of course, do everything we can to assist you. If you have questions or comments please contact Customer Services or the library account manager for your faculty or institute. Customer Services Phone: 015 – 27 85678 Fax: 015 – 27 85706 New e-mail address:
[email protected] Joet Halmos account manager for BK, EWI, IO, OTB, TBM
mw. Joet Halmos Accountmanager BK, EWI, IO, OTB, TBM
Jeroen Rombouts account manager for 3mE, CiTG, L&R, TNW
dhr. Jeroen Rombouts Accountmanager 3mE, CiTG, L&R, TNW
Wilma van Wezenbeek account manager for EWI and TNW (as of 1 June)
mw. Wilma van Wezenbeek Accountmanager EWI en TNW (m.i.v. 1 juni) DEMO ============ De website www.demo.tudelft.nl is in de lucht. Hier vindt u voortaan alle informatie over de Dienst Elektronische en Mechanische Ontwikkeling. Naast algemene informatie en info over producten en diensten vindt u hier ook duidelijke instructies over hoe u DEMO kunt inschakelen of u nu medewerker, student, externe óf technostarter bent. F&C ============ De medewerkers F&C van het hoofdgebouw en de medewerkers van de financiële administraties van de faculteiten zijn inmiddels verhuisd naar de 5e verdieping van de faculteit CiTG, Stevinweg 1. Dit betekent dat het Shared Service Center officieel van start is gegaan. Het SSC is bereikbaar via 88622. Meer informatie over
EMSD ============ www.demo.tudelft.nl goes live. Here you will find all sorts of information about the Electronic & Mechanical Support Division (DEMO in Dutch). Besides general info on products and services, the site explains clearly how to call in the EMSD no matter whether you are a staff member, a student, an external customer or a technostarter. F&C ============ The F&C staff who used to work in the main building and the financial staff at the faculties have moved to the fifth floor of the Faculty of Civil Engineering & Geo-sciences (CiTG) at Stevinweg 1. This means that the Shared Service Centre is now officially up and running. You can reach the SSC at 88622. For more information surf to www.tudelft.nl/startSSCFC. To ease the transition to the new F&C
het SSC kunt u vinden op www.tudelft.nl/startSSCFC. Om de overgang naar de nieuwe F&Corganisatie zo soepel mogelijk te laten verlopen zijn er op de diverse TU-locaties servicepunten ingericht. De medewerkers van deze servicepunten kunnen u helpen met uw F&C-gerelateerde vragen. U hoeft hiervoor dus niet naar de 5e verdieping van CiTG te komen. Hieronder volgt een overzicht met locatie, telefoonnummer en openingstijden. Faculteit/Dienst Locatie/kamer Tel. Openingstijden: dagen tijden ----------------------------------------------------------3ME/IO 8F-1-15 83003 ma-vr 09-12u
structure, service points have been set up at various TU sites. The staff at these service points can help you with any F&C questions, so there’s no need to go all the way to the fifth floor of CiTG. The table below shows the sites, phone extensions and opening times. Faculty/Service Site/room Tel. Open: days times ----------------------------------------------------------3ME/Industrial Design Engineering (IO) 8F-1-15 83003 Mon.- Fri. 09-12h. Architecture (BK) 13.08 83363
Mon.- Fri.
09-11h.
Civil Engineering & Geo-sciences (CiTG) 3,62 88855 Mon.- Fri. 09-11h. Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science (EWI) LB 02.010 85303 Mon.-Fri. 09-11h.
Bouwkunde 13.08
83363
ma-do
09-11u
CiTG 3,62
Aerospace Engineering (L&R) 7.01 87932 Mon.-Thurs. 08.30-10.30h.
88855
ma-vr
09-11u
OTB Research Institute 0.230 87934 Mon.-Fri.
09-11h.
EWI LB 02.010
85303
ma-vr
09-11u
L&R 7.01
Technology, Policy & Management (TBM) A.2.180 88053 Mon.-Fri. 09-12h.
87932
ma-do
08.30-10.30u
Applied Sciences (TNW-BIO) 82373 Mon.-Fri.
Morning
Applied Sciences (TNW-TN) C104 82476 Mon.-Fri.
09-11h.
Applied Sciences (TNW-DCT) 0046 82644 Mon.-Fri.
09-11h.
Applied Sciences (TNW-RID) 0.1.300 86816 Mon.-Fri.
09-11h.
TUD Library (UD-BTUD) 018 85659 Mon.-Fri.
09-11h.
Technical support (UD-DTO) LB.01.900 82572 Mon.-Fri.
09-12h.
OTB 0.230 TBM A.2.180
87934 88053
ma-vr ma-vr
09-11u 09-12u
TNW–BIO 82373 TNW–TN C104 TNW–DCT 0046 TNW–RID 0.1.300
82476 82644 86816
ma-vr ma-vr ma-vr ma-vr
ochtend 09-11u 09-11u 09-11u
UD-BTUD 018
85659
ma-vr
09-11u
UD-DTO LB.01.900
82572
ma-vr
09-12u
ma-vr
ophalen post 09u.
UD-CSA/FD/VG bij CSA n.v.t.
FMVG ============ OOD Verhuizingen Voor veel domeinen is nieuwe huisvesting noodzakelijk, enerzijds vanwege de verkoop van het hoofdgebouw en anderzijds omdat door het inrichten van meer centraal georiënteerde processen de “oude“ huisvesting niet meer aansluit bij de nieuwe organisatie. Met de oplevering en inhuizing van de 5e etage van CiTG voor BMO, P&O en F&C afgelopen maand zijn we nu in de afrondende fase terecht gekomen voor wat betreft de herhuisvesting van de
UD-CSA/FD/VG at CSA n.a.
Mon.-Fri. collect post 09h.
REFM ============ SSOP relocations Many domains are in need of new premises, first because of the sale of the main building, and second, because the ‘old’ premises were out of sync with the more centralised processes of the new organisation. Last month the fifth floor of the CiTG Building was handed over and kitted out for Strategic & Management Support (BMO), HRM and F&C. This brings us into the closing phase of the relocation programme for TUDelft support services. The new occupants of the fifth floor say they are very happy with their new accommodation! Thanks to the hard work of many REFM employees, the relocation is so far on schedule. All that remains is the handover of the new premises for Education & Student Affairs. Once this has been arranged and the interior is ready,
ondersteuners van de TU-Delft. De nieuwe bewoners van de 5e etage zijn naar eigen zeggen erg tevreden! Tot nu toe is dankzij de inspanning van vele FMVG medewerkers de planning van de OOD-herhuisvesting gehaald. Rest nog de oplevering van de nieuwe locatie voor O&S. Zodra deze in orde is gebracht en er kan worden ingehuisd zal als laatste ook het centrale deel van FMVG gaan verhuizen. Mekelpark Binnenkort gaan de voorbereidende werkzaamheden voor de herinrichting van het Mekelpark van start. Onder grote belangstelling heeft op 16 mei jongstleden een Mekelpark-informatiebijeenkomst voor medewerkers en studenten plaatsgevonden. Meer informatie over het Mekelpark kunt u vinden op: www.mekelpark.tudelft.nl. Een virtuele tour over de vernieuwde campus kunt u maken op: virtual.tudelft.nl. Hebt u vragen of suggesties, mail dan naar:
[email protected]. Organisatieverbetering FMVG is constant bezig met het verbeteren van de organisatie. Dat doen we niet alleen door de marktconformiteit te monitoren, maar ook door met de medewerkers een verbeteringstraject door te maken. Recent is een traject gestart voor het middenkader, dit zijn de medewerkers die direct aan de managers rapporteren en medewerkers die binnen FMVG een spilfunctie hebben. Het resultaat van het verbetertraject binnen FMVG moet zijn dat wij beter communiceren over en reageren op zaken die voor de klant van belang zijn. SSC ICT ============ De implementatie van de OOD heeft ertoe geleid dat een decentrale aanpak van ICT diensten vanuit het Shared Service Centre ICT (SSC ICT) wordt omgezet naar een geconcentreerde aanpak. Dit betekent dat jarenlang bestaande patronen, gewoonten en gebruiken op het terrein van e-mail, print-services en fileservices zullen veranderen. De doelstellingen van het SSC ICT zijn: - gestandaardiseerde producten en diensten, naast gespecialiseerd maatwerk; - uniforme ondersteuning; te bereiken via centrale backoffices en decentrale frontoffices (servicepunten); - optimale toegankelijkheid en beschikbaarheid van de ICT hulpmiddelen; - efficiënt beheer en onderhoud; - verantwoorde kosten van de ICT dienstverlening. Sinds november 2004 wordt binnen het SSC ICT aan het FOBO-project gewerkt. Het
the core of REFM will be the last to relocate. Mekelpark The preparations for the redesign of Mekelpark are due to begin soon. On 16 May an informative session on Mekelpark for staff and students met with considerable interest. More information is available on: www.mekelpark.tudelft.nl. For a virtual tour of the renewed campus go to: virtual.tudelft.nl. Please mail questions or suggestions to:
[email protected]. Organisational improvements REFM is constantly making improvements to the organisation. It does so not only by monitoring market-compliance, but also by implementing improvement programmes with the staff. Recently a programme was started for middle management, i.e. the people who report direct to the managers and those who hold pivotal positions at REFM. The aim of these programmes is to improve communication and to sharpen the response to matters that are important to the customer. SSC ICT ============ The implementation of the SSOP means that the decentralised approach to ICT services from the Shared Service Centre ICT (SSC ICT) will have to make way for an integrated approach. Entrenched patterns, customs and routines in e-mail, print and file services will be replaced by new processes. The aims of the SSC ICT: - standardised as well as customised products and services; - uniform support via central back offices and local front offices (service points); - optimal access to and availability of the ICT tools; - efficient management and maintenance; - responsibly priced ICT services. Since November 2004 the SSC ICT has been working on the FOBO project. This project will create a back office environment for the years ahead, which will be able to supply the whole university with file-print and groupware services. Now that the designand-build phase is complete, the moment has come for FOBO to serve its first clients. After careful consideration, a decision has been taken to migrate Applied Sciences (TNW). The migration project has been christened ITT (ICT Transition TNW). Meantime, a lot of time and energy is being invested in other transitions at TU Delft. The SSC ICT is pursuing a two-pronged strategy so that the rest of the TUD will not have to wait until the migration of TNW is complete.
FOBO-project is opgezet om voor de komende jaren een Backoffice omgeving te creëren die de file-print en groupware services kan leveren voor de hele TU. Na een fase van ontwerpen en bouwen is nu het moment aangebroken waarin de eerste klanten door FOBO gefaciliteerd kunnen worden. Na zorgvuldige afweging is gekozen voor een start met de migratie van de faculteit TNW naar FOBO. Het project heeft de naam ITT gekregen, ICT Transitie TNW. Naast deze transitie wordt er ook hard gewerkt aan andere transities binnen de TU. Het SSC ICT volgt hiermee een twee sporenbeleid waarmee zij wil bereiken dat de hele TU niet hoeft te wachten op de transitie van TNW. Voor meer informatie over de verandering in dienstverlening kunt u een folder opvragen bij het secretariaat ICT, e-mailadres
[email protected] of telefoonnummer 88808. M&C ============ Een van de belangrijkste onderdelen van de directie M&C, het wetenschapscommunicatie-team (WTC), is compleet. De Public Affairs functie is ingevuld en de laatste van drie adviseurs voor de Delft Research Centres is aangetrokken. Het WTC kan nu op volledige kracht de schat aan wetenschappelijke ontwikkelingen aan de TU Delft ontsluiten in de richting van de diverse stakeholders van de TU Delft. De TU Delft is overigens de enige universiteit in Nederland met een dergelijk WTC. Verder vindt eind deze maand (mei) de verhuizing plaats van de redactie van Delta naar de Bibliotheek, waar de overige medewerkers van de directie M&C al zitten. O&S ============ De TU Delft wordt een steeds belangrijker speler op de internationale onderwijsmarkt. Sinds de invoering van de BaMa-structuur is de instroom van internationale masterstudenten jaarlijks met sprongen gestegen. Voor de opvang van en dienstverlening aan internationale studenten is er nu een centraal International Office dat faciliterend werkt voor de faculteiten. Het samenbrengen van de verschillende werkzaamheden in één sectie leidt tot nieuwe initiatieven: - de toelatingsprocedures voor uitwisselingsstudenten zijn gestroomlijnd. Aan de faculteiten zijn verschillende letters of acceptance ter beschikking gesteld, zoals die al wat langer gebruikt worden in het geval van masterstudenten. Het gaat om verschillende varianten, voor EU en nonEU, voor visumplichtigen en niet-
Pamphlets explaining the changes to the services are available from the ICT secretarial department. Send an e-mail to
[email protected] or call 88808. M&C ============ One of the key elements of Marketing & Communication – the Academic Communication Team (WCT) – is now complete. The Public Affairs position has been filled and the last of the three advisors to the Delft Research Centres has been appointed. The WCT can now forge ahead with its mission to alert the various stakeholders to the wealth of scientific developments at TU Delft. TU Delft is the only university in the Netherlands to have such a team. At the end of this month (May) the Delta editorial team will follow the other M&C members and move to their new address at the Library. E&SA ============ TU Delft is becoming an increasingly important player on the international education market. Since the introduction of the BaMa system, the inflow of international master students has taken a quantum leap. A central international office has been set up to support foreign students and to work in a facilitating capacity for the faculties. The integration of tasks is generating new initiatives: - The admission procedures for exchange students have been streamlined. Standard letters of acceptance – including those that have been used for master students for some time – have been placed at the disposal of the faculties. These letters differ according to whether the student comes from inside or outside the EU and whether he/she needs a visa. It is now possible for TUD to apply for the entry visa. This procedure is cheaper and faster. - The revised version of the International Students Guide is due out in June. The ISG is intended for master and exchange students, but PhD-ers may also find it useful. Students can use it upon arrival and throughout their stay in Delft. It will be followed in August with separate brochures for each faculty with details of the courses and faculty-specific information. - Support is being arranged for courses which are ‘going international’ or have already ‘gone international’ within the Erasmus Mundus partnership (NanoScience, Economics and Management of Infrastructure Networks) or elsewhere (Applied Geophysics, Urbanism). - A guide has been developed for applying
visumplichtigen. De mogelijkheid wordt nu geboden om het inreisvisum door de TU te laten aanvragen. Dat is goedkoper en gaat sneller. - in juni komt de geheel herziene International Students Guide uit, bedoeld voor gebruik direct na aankomst en tijdens het verblijf in Delft. De gids heeft masteren exchange-studenten als doelgroep, en kan ook nuttig zijn voor Ph.D.’ers. In augustus komen daar per faculteit aparte brochures met opleidings- en faculteitsspecifieke informatie achteraan. - er wordt ondersteuning verleend aan opleidingen die ‘internationaal gaan’, of dat nu in het verband van ‘Erasmus Mundus’ is (NanoScience, Economics and Management of Infrastructure Networks) is, of daarbuiten (Applied Geophysics, Urbanism). - er is een subsidiewijzer voor het aanvragen van bijdragen uit mobiliteitsfondsen ontwikkeld. Zie www.tudelft.nl/buitenland. Ook is daar sinds kort het aanbod van zomer-cursussen in het buitenland te vinden, evenals ervaringen van Delftse studenten met een studieverblijf in het buitenland. SSC O&S nieuws - Op 9 mei jl. is een gewijzigde versie van DCI (Digitale Cijfer Invoer) in gebruik genomen. De suggesties die de docenten afgelopen periode hebben aangeleverd zijn hierin zoveel mogelijk verwerkt. - Gewerkt wordt aan het inrichten van gebruikersgroepen voor alle onderwijssystemen te weten: IRIS, TAS, SIS, DCI, Volg+, Sensor, Etude/Sonate en Blackboard. Binnenkort worden docenten en studenten benaderd voor deelname.
[Colofon]
De OOD Nieuwsbrief is een uitgave van de dienst Marketing & Communicatie van de TU Delft. De OOD Nieuwsbrief verschijnt elke 6 weken en is in het leven geroepen om medewerkers van de TU Delft informatie te verschaffen over de voortgang in de transitiefase naar een nieuwe organisatie. E-mail redactie:
[email protected]
for a grant from mobility funds. More information can be found on www.tudelft.nl/buitenland. Recently, this website has also featured summer courses abroad and reports by Delft students who are studying abroad. SSC E&SA news - On 9 May a revised version of DCI (Digital Number Entry) came into use. The suggestions from the teaching staff have been transposed as far as possible into the new version. - User groups are currently being set up for all the teaching systems, namely: IRIS, TAS, SIS, DCI, Volg+, Sensor, Etude/Sonate and Blackboard. Staff and students will be invited to participate in the near future.
[Colophon]
The SSOP Newsletter is a publication of the Marketing & Communications of Delft University of Technology. The SSOP Newsletter is published every six weeks and was created to keep TU Delft staff informed of the progress in the transitional phase to a new organisation. Editorial email address:
[email protected]
