20152016
VERENIGINGENBOEK
Waar studenten en sport samenkomen 0
Voorwoord Voor jullie ligt het verenigingenboek 2015-2016. Dit verenigingenboek bevat allerlei informatie die nuttig is voor jullie als bestuurders van een studentensportvereniging. Hierin kunnen jullie lezen wat FOSST doet en vooral wat zij voor jullie kan betekenen. Als eerst willen wij mededelen dat we sinds vorig jaar over zijn gegaan op een digitaal sportabonnement, waardoor wij dus niet meer mogen spreken over sportkaarthouders. Vanaf nu zullen wij het woord ‘abonneehouders’ gebruiken, waarmee wij doelen op de studenten, alumni en werknemers van zowel Tilburg University, Fontys en Avans die zich hebben verbonden met het sportcentrum door een abonnement aan te schaffen. Het verenigingenboek begint met een samenvatting van het beleid van FOSST. Hierin zullen we ook de organisatiestructuur van FOSST nader bespreken. Vervolgens zal in het tweede hoofdstuk onze relaties worden beschreven. Wij hebben verschillende interne, zoals de SSV’s en het Sports Center, maar ook externe partijen zoals Tilburg University, Avans en Fontys zijn belangrijke relaties. Daarna zal hoofdstuk 3 de dienstverlening van FOSST beschrijven. De faciliteiten en PR- middelen komen naar voren, maar ook de doelstelling van de verschillende evenementen van FOSST. Hierin is ook de evenementenkalender voor het jaar 2015-2016 opgenomen (hoofdstuk 4). Ook wordt ingegaan op de verschillende ondersteunings-, en subsidiemiddelen die verenigingen bij FOSST of via FOSST kunnen aanvragen (hoofdstuk 5). Veel informatie die jullie hier kunnen lezen is ook te raadplegen op de website www.fosst.nl. Wij raden jullie aan om hier regelmatig eens op te kijken voor actuele ontwikkelingen en informatie met betrekking tot activiteiten. Rest ons nog om jullie succes te wensen met het besturen van jullie studenten sportvereniging. Hopelijk kan dit verenigingenboek hierbij een steun zijn. Als er vragen en/of problemen zijn binnen je vereniging, schroom dan niet om voor een oplossing of advies FOSST te raadplegen. Dagelijks Bestuur FOSST 2015-2016
1
Inhoudsopgave ................................................................................................................................................................ 0 Waar studenten en sport samenkomen ................................................................................................ 0 ................................................................................................................................................................ 0 Voorwoord .............................................................................................................................................. 1 1. FOSST .................................................................................................................................................. 4 1.1
Doelstellingen ......................................................................................................................... 4
1.1.1.
Statutaire doelstellingen ................................................................................................. 4
1.1.2.
Speerpunten.................................................................................................................... 4
1.2
Structuur ................................................................................................................................. 4
1.2.1
Het bestuur ..................................................................................................................... 4
1.2.2
Openingstijden bestuurskamer....................................................................................... 5
1.2.3
Raad van Toezicht ........................................................................................................... 5
1.3
Commissies ............................................................................................................................. 5
1.3.1
Activiteitencommissie ..................................................................................................... 6
2 Relaties ................................................................................................................................................. 7 2.1
3
De SSV’s................................................................................................................................... 7
2.1.1
Voordelen voor SSV’s ...................................................................................................... 7
2.1.2
Voordelen FOSST............................................................................................................. 8
2.1.3.
Verplichtingen SSV’s....................................................................................................... 8
2.1.4
Erkenning door FOSST ..................................................................................................... 9
2.2
Het Sports Center.................................................................................................................... 9
2.3
Stichting Hart van Brabantloop............................................................................................. 10
2.4
Externe relaties ..................................................................................................................... 10
2.4.1
Organisatie van de Tilburg Introduction Program ........................................................ 10
2.4.2
Studenten Sport Nederland (SSN)................................................................................. 10
2.4.3
Studentenfracties (SAM en Front) ................................................................................ 10
2.4.4
Hogescholen Fontys & Avans ........................................................................................ 10
2.4.5
Tilburgse Sportraad (TSR).............................................................................................. 11
2.4.6
Studentenraad .............................................................................................................. 11
2.4.7
Gemeente Tilburg ......................................................................................................... 11
DIENSTVERLENING ........................................................................................................................ 12 3.1
Faciliteiten............................................................................................................................. 12
3.1.1
Verenigingenkamer ....................................................................................................... 12 2
3.1.2
Vergaderruimte ............................................................................................................. 12
3.1.3
Postvakjes ..................................................................................................................... 12
3.1.4
Standaardbegroting voor SSV’s..................................................................................... 12
3.1.5
Afdrukken en printen ................................................................................................... 12
3.1.6
Procedure Introductietrainingen .................................................................................. 13
3.2
PR middelen .......................................................................................................................... 13
3.2.1
Website ......................................................................................................................... 13
3.2.2
Posterplaatsen op Tilburg University ............................................................................ 13
3.2.3.
Publicatiemogelijkheden HBO instellingen ................................................................... 14
3.2.4
Narrowcasting ............................................................................................................... 14
3.2.5
Verenigingsgesprekken .................................................... Error! Bookmark not defined.
4. Evenementen .................................................................................................................................... 15
5.
4.1
Evenementen FOSST ............................................................................................................. 16
4.2
Evenementen SSV ................................................................................................................. 16
4.3
Evenementen Besturen ........................................................................................................ 16
4.4
Evenementen Internationaal ................................................................................................ 16
4.5
Open Studenten Competitie ................................................................................................. 16
4.6
Extern .................................................................................................................................... 17
4.6.1
NSK’s ............................................................................................................................. 17
4.6.2
GNSK.............................................................................................................................. 17
4.6.3
Batavierenrace .............................................................................................................. 17
Subsidies ....................................................................................................................................... 18 5.1
NSK/GNSK subsidies .............................................................................................................. 18
5.2
Garantieregeling organisatie interne toernooien ................................................................. 18
5.3
Subsidieregeling organisatie toernooien .............................................................................. 18
5.4
Subsidieregeling externe toernooien.................................................................................... 18
5.5
Gemeentelijke subsidies ....................................................................................................... 18
5.6
Subsidies vanuit de bond ...................................................................................................... 19
5.7
FOSST draagt bij 5.8 Kledingbeleid 5.9 Bestuursbeurzen .................................................. 19
5.10
Het Sports Center.................................................................................................................. 20
Bijlage 1
Afkortingen ....................................................................................................................... 21
3
1. FOSST FOSST is het overkoepelende orgaan van 23 studenten sportverenigingen (SSV’s). Daarnaast behartigen wij de belangen van ongeveer 7.000 abonneehouders, promoten wij sport in algemene zin en organiseren wij gedurende het jaar diverse evenementen.
1.1
Doelstellingen
1.1.1. Statutaire doelstellingen Het bevorderen van de sportbeoefening door studenten in al zijn verschijningsvormen. Het bevorderen van de lichamelijke vorming van studenten aan Tilburg University en aan de Tilburgse HBO-instellingen.
Het in het algemeen behartigen van de sportieve belangen en alles wat daarmee in de breedste zin des woord van dienst kan zijn voor de studenten aan TiU en de Tilburgse HBO-instellingen.
1.1.2. Speerpunten Ieder jaar stelt FOSST een aantal speerpunten op, waar dat jaar extra aandacht aan besteed zal worden. Dit jaar heeft FOSST de volgende speerpunten:
1.2
Continuering van het vergroten van de naamsbekendheid De internationalisering verder doorzetten Het met elkaar betrokken laten raken van de SSV’s/het SC met Tilburgse Studieverenigingen De toegankelijkheid van FOSST verbeteren De saamhorigheid tussen SSV’s bevorderen Het bereiken van een duidelijke taakverdeling tussen FOSST en het SC
Structuur
Om de structuur van FOSST toe te lichten zullen het bestuur, de Raad van Toezicht en de verschillende commissies worden besproken. 1.2.1 Het bestuur Het bestuur van FOSST is verantwoordelijk voor alle activiteiten die door FOSST worden ontplooid. Naast belangenbehartiging van de abonneehouders, is FOSST verantwoordelijk voor de ondersteuning van de verschillende SSV’s en het organiseren van verschillende activiteiten en evenementen. Voor taakomschrijving, verwijzen wij u naar het huishoudelijke regelement. De vijf bestuursleden van dit jaar zijn: Voorzitter Mark Klein Haneveld
[email protected] 06-39853323 Coördinator Sport Benoît Hendriks
[email protected]
06-39493824
Secretaris Frank van Casteren
[email protected] 06-46230696 PR-functionaris Niek de Jonge
[email protected] 06-53344990
Penningmeester Robbert van Riel
[email protected] 06-83897145
4
1.2.2 Openingstijden bestuurskamer Om post op te halen of de bestuursleden van FOSST te spreken, kun je altijd langs komen op de bestuurskamer. De openingstijden van de kamer zijn: Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag
12:00 – 22:00 10:00 – 17:00 12:00 – 22:00 10:00 – 17:00 Op afspraak
Het kan natuurlijk een keer voorkomen dat wij allen een afspraak ergens anders hebben en de FOSST kamer niet geopend is tijdens bovenstaande tijden. Om te voorkomen dat er dingen hierdoor vergeten worden, maak een afspraak voor de echt belangrijke dingen! Op momenten dat het OSC Futsal plaatsvindt is er ook altijd een bestuurslid in het sportcentrum aanwezig dat je kunt aanspreken wanneer je vragen of opmerkingen hebt. Tijdens de wekelijkse vergadering (maandag van 11.00 uur tot 13.00 uur) is de FOSST kamer dicht. Voor vragen of het openen van de verenigingenkamer kan deze vergadering onderbroken worden. 1.2.3 Raad van Toezicht Het bestuur van FOSST wordt gecontroleerd door de Raad van Toezicht (RvT). De belangrijkste taken zijn: Toezicht houden op het functioneren van het bestuur Goedkeuring jaarplan FOSST Goedkeuring begroting en realisatie FOSST Kascontrole De leden van de RvT 2015-2016 zijn: Voorzitter: Vertegenwoordiger gebonden sportkaarthouder: Vertegenwoordiger ongebonden abonneehouders: Vertegenwoordiger Sports Center: Vertegenwoordiger Fontys: Vertegenwoordiger FiCo: Oud-bestuurslid:
Hans van Dijk Tim Donckers Jessica Oude Weernink Hans van den Heuvel Mathieu Onderdijk Patricia van der Kammen Patricia Hermans
Voor een uitgebreid overzicht van de procedures rondom de RvT, zoals benoeming en zittingstijd, wordt verwezen naar het Huishoudelijk Reglement.
1.3
Commissies
FOSST heeft dit jaar twee commissies onder zich; de Activiteitencommissie en de PR-commissie. In de eerste commissie, onder bestuursleden ook wel liefkozend de AC genoemd, zit de Coördinator Sport als voorzitter. De PR-commissie heeft de PR-functionaris als voorzitter. Voor meer informatie over commissiewerk bij FOSST kan contact worden opgenomen met de Coördinator Sport.
5
1.3.1 Activiteitencommissie De activiteitencommissie draagt zorg voor de promotie en organisatie van de activiteiten en evenementen van FOSST. De activiteitcommissie, onder leiding van de Coördinator sport, bestaat dit jaar uit 5 personen. 1.3.2 PR-commissie De PR-commissie maakt al het promotiemateriaal voor FOSST en voor door FOSST georganiseerde evenementen. De PR-commissie maakt ook promotiemateriaal (narrowcasting en posters) voor SSV’s, mail hiervoor de PR-functionaris. De PR-commissie bestaat dit jaar uit 3 personen.
6
2 Relaties 2.1
De SSV’s
FOSST is er onder andere om de belangen van de SSV’s te behartigen. Studentensportverenigingen dragen bij tot de sociale binding van sporters met het Sports Center en de kwaliteit van het sportaanbod. Het is daarom belangrijk dat FOSST op de hoogte is van de ontwikkelingen binnen de verenigingen en de eventuele problemen die spelen binnen de verenigingen, om op deze wijze gezelligheid en kwaliteit te kunnen blijven uitdragen en garanderen. Om de problemen bij de verenigingen te kunnen vaststellen, streven wij naar een goede communicatie onderling. Het doel is om zo veel mogelijk betrokken te zijn bij de verenigingen. Hiervoor zijn er gedurende het jaar diverse contactmogelijkheden, zoals de kennismakingsgesprekken, ALV’s, voorzittersoverleggen, besturenmiddagen en diverse andere evenementen. 2.1.1 Voordelen voor SSV’s Een vereniging heeft de volgende belangen om aangesloten te zijn bij FOSST: FOSST zorgt voor de belangenbehartiging bij verschillende instanties: Tilburg University/ Het Sports Center, Gemeente, Studentenraad, Tilburgse Sport Raad (TSR), Studenten Sport Nederland (SSN), SAM en Front. Deze instanties zullen in §2.3 besproken worden. De informatievoorziening naar de verenigingen toe wordt voornamelijk door FOSST verzorgd (verenigingenboek, verenigingennieuwsbrief, website). FOSST kan het volgende voor een vereniging betekenen:
FOSST heeft de mogelijkheid om de vereniging van kleding te voorzien.
FOSST verdeelt de bestuursbeurzen over de bij hen aangesloten verenigingen.
FOSST kan subsidie aan een vereniging verstrekken (zie hiervoor §3.4).
FOSST kan promotiestukjes aangeleverd door verenigingen plaatsen in de Univers en Punt (krantjes van respectievelijk Tilburg University en Avans Hogescholen) en op Fontys Online.
Verenigingen kunnen zich in een groter verband presenteren. Gebruik mogen maken van de door FOSST geboden faciliteiten zoals computers, printer en kluisjes (zie hiervoor §3.1). Het organiseren van evenementen ten behoeve van studenten sportverenigingen. Ondersteuning bij het besturen.
7
2.1.2 Voordelen FOSST FOSST heeft ook belang bij het aangesloten zijn van verenigingen. De volgende belangen zijn te onderkennen:
De verenigingen creëren een breed draagvlak voor FOSST en stimulering van breedtesport onder studenten. Er is contact (en dus informatie) met de abonneehouders via de verenigingen. Ondersteuning van de verenigingen bij de activiteiten die FOSST organiseert. De besturen en commissies van verenigingen kunnen als kweekvijver fungeren voor het bestuur en commissies van FOSST.
Bij FOSST aangesloten SSV’s (anno 2015) SSV Sport SSV Avalon Waterpolo Gepidae Braga Schaatsen Hyperion Camelot Handbal Lacoste Cave ne Cadas Paardrijden Lancelot Chikara Budosporten Melmac DanceNation Dansen Merlijn De Meet Wielrennen Parcival Underpar Golf Tigers
Sport Volleybal Tafeltennis Tennis Squash Korfbal Voetbal Atletiek Lacrosse
SSV Pendragon Saltare Sauron SHOT Spartacus Tarantula Tilsac
Sport Basketbal Turnen Badminton Hockey Fitness & krachttraining Rugby Klimmen
2.1.3. Verplichtingen SSV’s Verenigingen moeten ieder jaar aan bepaalde voorwaarden voldoen willen ze onder FOSST blijven vallen. Deze voorwaarden zijn te vinden in het Huishoudelijk Reglement (zie website). FOSST heeft daarnaast ook enkele verplichtingen naar de verenigingen toe. De verschillende regelingen zijn allemaal in het Huishoudelijk Reglement opgenomen, maar hieronder zullen enkele zaken worden opgenoemd. Verplichtingen van de verenigingen naar FOSST toe:
Bij wijzigingen van de gegevens van de verenigingsbestuurders, dit doorgeven aan de secretaris van FOSST (
[email protected] /
[email protected] ).
Aanwezigheid bij de kennismakingsgesprekken met FOSST.
De begroting en realisatie ieder jaar mailen naar de penningmeester van FOSST (
[email protected]).
Doorgeven aan FOSST wanneer er een ALV plaatsvindt, zodat FOSST hierbij aanwezig kan zijn.
Binnen 5 werkdagen of voor de gestelde deadline reageren op de nieuwsbrief en andere mails van FOSST.
Deelname aan de eerste besturendag.
Verder ziet FOSST graag dat verenigingen:
Deelnemen aan de besturenmiddagen. 8
Aanwezig zijn bij voorzittersoverleggen.
Met problemen naar FOSST komen zodat zij mee kunnen denken en helpen met het vinden van oplossingen.
2.1.4 Erkenning door FOSST Om als vereniging door FOSST erkend te worden dient er aan onderstaande criteria te worden voldaan. Deze criteria staan ook vermeld in het Huishoudelijk Reglement.
2.2
De sport of groep sporters organiseren naast het programma van het Sports Center activiteiten die zowel wel als niet gerelateerd aan de sport kunnen zijn om de individuele sporter meer te betrekken. De statuten dienen o te voldoen aan de voorwaarden in het BW. o in overeenstemming te zijn met de doelstellingen van FOSST. Het bestuur dient te bestaan uit tenminste 3 personen die de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester bekleden. De vereniging dient bij haar oprichting uit tenminste 15 leden te bestaan. De vereniging (in oprichting) dient een bestuurs- en ledenlijst voor te leggen aan FOSST. Toezeggingen onder voorbehoud worden buiten beschouwing gelaten bij vaststelling van het aantal leden. Het 5 jarenplan dient in overeenstemming te zijn met het 5 jarenplan van FOSST.
Het Sports Center
De afdeling het Sports Center van Tilburg University is verantwoordelijk voor het sportrooster. Verder beheert zij de accommodatie, de materialen en zorgt zij dat er trainers en docenten zijn om de verschillende sporten te leiden. De belangen van FOSST bij het Sports Center zijn de volgende:
Ondersteuning van de organisatie bij evenementen van FOSST. Advisering op verschillende (beleids-)gebieden. Het Sports Center levert de accommodatie, lessen, trainingen en materialen voor de sporten. Het Sports Center vormt voor FOSST het eerste aanspreekpunt op Tilburg University.
Omgekeerd heeft het Sports Center natuurlijk ook belangen bij FOSST
FOSST fungeert als centraal aanspreekpunt voor de doelgroepen van het Sports Center, namelijk de verenigingen en de abonneehouders, en heeft daarmee een signaleringsfunctie. Organiseren van evenementen, waardoor de aantrekkingskracht van het Sports Center van Tilburg University wordt verhoogd. FOSST draagt mede bij aan goed georganiseerde verenigingen, die op hun beurt bijdragen aan de aantrekkelijkheid van het Sports Center. Ondersteuning op beleidsmatig en operationeel vlak.
9
Het Sports Center heeft politiek belang bij een goed georganiseerd FOSST. FOSST komt namelijk op voor de belangen van de studentensport en het Sports Center bij de verschillende organen van Tilburg University. FOSST promoot de sporten die op het Sports Center worden aangeboden.
De relatie met het Sports Center is erg belangrijk voor FOSST. Er wordt veel samengewerkt om het aanbod van studentensport in Tilburg op een hoog niveau te houden. Tevens wordt veel samengewerkt met het Sports Center op het gebied van promotie van de studentensport in Tilburg.
2.3
Stichting Hart van Brabantloop
De Stichting Hart van Brabantloop is sinds 2014 een financieel onafhankelijke organisatie. Hiervoor was het een commissie van FOSST. De controle op de activiteiten zal nog wel door FOSST worden uitgevoerd. De stichting bestaat uit acht bestuursleden, die de jaarlijkse Hart van Brabantloop organiseren. Dit is een estafetteloop door de omgeving van Tilburg waar jaarlijkse ongeveer 100 teams aan deelnemen.
2.4
Externe relaties
Een essentieel onderdeel van de belangenbehartiging van FOSST is het contact met externen. FOSST heeft een breed scala aan externe contacten. Hieronder zullen enkel de contacten worden vermeld die voor de SSV’s van belang kunnen zijn. 2.4.1 Organisatie van de Tilburg Introduction Program Omdat de Introductieweek de belangrijkste week is voor SSV’s om nieuwe leden te werven is het contact met de organisatie van de TOP van wezenlijk belang. Gedurende het jaar zal er regelmatig contact zijn tussen beide partijen om elkaar op de hoogte te houden van de plannen en mogelijkheden rondom dit evenement. De SSV’s zullen gedurende het jaar op de hoogte gehouden worden van de mogelijkheden door FOSST. 2.4.2 Studenten Sport Nederland (SSN) Studenten Sport Nederland is een overkoepelende organisatie waar vrijwel alle sportraden in heel het land zijn aangesloten. Zij trachten de studentensport in Nederland te verbeteren en te stimuleren. Daarnaast ondersteunen zij de organisatie van NSK’s, het GNSK en de Batavierenrace. FOSST is lid sinds oktober 2007. Wanneer je als vereniging een NSK wilt organiseren, dan kun je dit aanvragen via FOSST. 2.4.3 Studentenfracties (SAM en Front) Met SAM en Front is er contact over zaken die de gehele studentenpopulatie aangaan. Zij hebben ingangen op de Universiteit en kunnen dringende zaken meenemen in de Universiteitsraad. De Universiteitsraad is het hoogste overlegorgaan op de Universiteit waar studenten zitting in hebben. Wanneer er zaken zijn die onder de aandacht van het College van Bestuur gebracht moeten worden, kan er contact opgenomen worden met SAM en Front. Andersom kunnen zij zaken bij FOSST aankaarten die spelen op sportgebied waar FOSST meer invloed op heeft. 2.4.4 Hogescholen Fontys & Avans Tilburg kent naast Tilburg University ook een aantal HBO instellingen waar een groot aantal abonneehoudende studenten aan studeren. Voor FOSST is het belangrijk om de belangen van deze
10
studenten ook zo goed mogelijk te vertegenwoordigen evenals de studentensport op deze instellingen te promoten. 2.4.5 Tilburgse Sportraad (TSR) De TSR is beleidsmaker en belangenbehartiger van sport in de gemeente Tilburg. FOSST beschikt over een zetel in deze raad om zo de belangen van de Tilburgse studenten te behartigen. Deze zetel wordt op het moment bezet door Max van Veen, het hoofd van het Sports Center, omdat wij onze stem niet verloren wilden laten gaan. 2.4.6 Studentenraad Sinds 27 februari 2011 beschikt Tilburg ook over een studentenraad. In deze studentenraad zijn alle studentenverenigingen (SOTS), TiGeAK en de HBO-instellingen vertegenwoordigd. FOSST zal hierbij aansluiten als sport op de agenda staat. De studentenraad zal tot doel hebben het contact met gemeente Tilburg te onderhouden en hier de studentenbelangen te behartigen. 2.4.7 Gemeente Tilburg Diverse sportevenementen vinden in het centrum van Tilburg plaats. Sommige worden door FOSST georganiseerd, zoals de Hart van Brabantloop. Daarnaast nemen SSV’s deel aan competities en toernooien. Hierbij vertegenwoordigen zij het Sports Center, Tilburg University en de stad Tilburg. De gemeente heeft in 2010 de nota ‘Tilburg studentenstad’ aangenomen. Het is wenselijk dat er een evenement genaamd ‘Studentengames’ komt, dat door studenten georganiseerd wordt. FOSST zal kijken hoe aan deze wens invulling gegeven kan worden. 2.4.8 TiGeAk TiGeAk is de overkoepelende organisatie voor alle, aan Tilburg University verbonden, studentinitiatieven. Zij behartigen de belangen van de studenten-, studie en studentensportverenigingen bij de universiteit. Net zoals de studentenfracties hebben zij diverse ingangen bij de universiteit. Het verschil met de fracties is echter dat TiGeAk zich op verenigingen richt en de fracties op de studenten in het algemeen. Wat goed is voor de studenten, hoeft niet altijd goed te zijn voor de verenigingen. FOSST kijkt daarom goed naar de aard van het probleem en besluit aan de hand daarvan per onderwerp specifiek met wie zij in zee gaan.
11
3
DIENSTVERLENING
FOSST verleent diensten aan de SSV’s op verschillende manieren. Zo stellen wij kantoorfaciliteiten en promotionele middelen ter beschikking aan de studenten sportverenigingen. Meer hierover is te lezen in dit hoofdstuk.
3.1
Faciliteiten
FOSST biedt verschillende faciliteiten aan om het besturen van een studentensportvereniging zo eenvoudig mogelijk te maken. Deze faciliteiten mogen slechts voor verenigingszaken worden gebruikt. Een overzicht van de faciliteiten volgt hieronder. 3.1.1 Verenigingenkamer De verenigingenkamer bevindt zich op de eerste verdieping van het Sports Center (ruimte O108). In deze verenigingenkamer staan verschillende faciliteiten waar gebruik van kan worden gemaakt, zoals computers, een scanner en een bank. Op een van de computers is Davilex aanwezig en op een andere is Adobe Creative Suite beschikbaar. Als je niet zeker weet om welke computer het gaat, vraag het even. Om te printen moet je nog steeds op de FOSST kamer zijn. Het is handig om hier een afspraak voor te maken. 3.1.2 Vergaderruimte Er zijn in het nieuwe Sports Center in principe drie vergaderzalen die gereserveerd kunnen worden door te mailen naar
[email protected] of te bellen naar het Sports Center (013-466 3010). Daarnaast is het ook mogelijk om de verenigingenkamer te huren als de andere vergaderzalen vol zijn. Mail hiervoor naar de secretaris (
[email protected] /
[email protected] ). De reserveringen van de verenigingenkamer zijn te zien in een google agenda. Je abonneert je op deze agenda via deze link; https://www.google.com/calendar/embed?src=8rqn4b379k6fi16hm87446nfgo%40group.calendar.g oogle.com&ctz=Europe/Amsterdam 3.1.3 Postvakjes In de verenigingenkamer is voor iedere vereniging een postvakje aanwezig. Hier legt FOSST correspondentie van externen en berichten van FOSST in het vakje van jouw vereniging. Het is noodzaak dat je het postvakje regelmatig leegt (lees: minstens elke week). Indien je een pinpas verwacht te ontvangen, geef dat dan aan! Wij zullen deze namelijk niet op de verenigingenkamer leggen, maar bij ons op de kamer. 3.1.4 Standaardbegroting voor SSV’s SSV’s kunnen een standaardbegroting bij FOSST opvragen, die ze kunnen gebruiken om een begroting op te stellen. Deze standaardbegroting is ook te vinden op de website van het Sports Center. De penningmeester van FOSST kan worden benaderd wanneer een vereniging hulp nodig heeft bij het maken van de begroting. 3.1.5 Afdrukken en printen Iedere vereniging heeft het recht om voor €15,- A3 kopieën per kalenderjaar op kosten van FOSST te laten afdrukken. Het afdrukken wordt door de vereniging zelf geregeld, waarna de bonnetjes bij FOSST gedeclareerd kunnen worden. Het declaratieformulier dat hiervoor gebruikt kan worden, is te vinden op de website van FOSST. Zorg ervoor dat je het declaratieformulier nog in hetzelfde kalenderjaar inlevert. Naast deze A3 afdrukken mogen er ieder jaar 300 printjes gemaakt worden op 12
de FOSST kamer. Om te printen moet je op de FOSST kamer zijn. Wij houden ook bij hoeveel jullie geprint hebben. Na deze 300 gratis printjes kun je nog wel gewoon bij ons op de kamer printen, maar worden de kosten hiervoor 3 cent per printje. 3.1.6 Procedure Introductietrainingen Omdat niet alle studenten in september in Tilburg komen studeren en niet alle verenigingen al trainen in september, bieden wij de mogelijk om 2 extra (buiten de Kick Off Weeks om) introductietrainingen aan te vragen. Hier zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden, bijvoorbeeld dat je 2 maanden van te voren moet beginnen met promoten. Denk daar dus goed aan als je hiervan gebruik wilt maken. De volledige procedure inclusief aanvraagformulier vind je op de website van FOSST (SSV’s Documenten).
3.2
PR middelen
FOSST biedt de studenten sportverenigingen diverse mogelijkheden waarmee zij zichzelf kunnen promoten, leden kunnen werven of evenementen kunnen aankondigen. Een overzicht volgt hieronder. 3.2.1 Website Op de website van FOSST staan alle websites van SSV’s vermeld en SSV’s hebben ook de mogelijkheid om open evenementen via de website te promoten. Alle evenementen die in samenwerking met FOSST georganiseerd worden zullen uiteraard op de website vermeld worden. Om het stijgende aantal internationale studenten goed te informeren is de website ook Engelstalig beschikbaar. Wil je iets vermeld hebben op de site, laat het dan weten via
[email protected]. Voor verenigingen die een website willen is het mogelijk om deze tegen een klein bedrag via FOSST aan te schaffen. 3.2.2 Posterplaatsen op Tilburg University FOSST heeft mogelijkheden tot publiceren op posterruimtes op Tilburg University. Hier mogen behalve FOSST alle aan FOSST gelieerde studentensportverenigingen publicaties hangen. Let op: ook voor studenten sportverenigingen geldt dat zij enkel op het publicatiebord van FOSST of het cluster sport mogen publiceren. Elders op de campus posters ophangen is verboden. We houden deze posterplekken graag netjes en daarom aan jullie de vraag om het volgende te doen:
Zorg dat niet alleen jouw poster er mooi bij hangt, maar ga ook zorgvuldig om met andermans poster Indien er geen ruimte is voor je poster, haal dan poster weg van een evenement dat al geweest is Is een evenement geweest, maar is er nog voldoende plaats, laat de poster dan hangen, zodat de poster in ieder geval zorgt voor de promotie van de vereniging die de activiteit organiseert Zie je posters hangen van activiteiten die niets met sport te maken hebben, haal deze dan weg en hang ze bij de juiste posterplek of gooi ze in de prullenbak. Mail daarnaast ook naar TiGeAk, zodat er wat van gezegd kan worden.
13
De plaatsen waar de posterplaatsen te vinden zijn: Gebouw C: Tegenover de trap tussen CZ6 en CZ8. Gebouw D: Er is een algemene posterplek tussen DZ7 en DZ8 Gebouw P: Bij PZ50 en in de gang van kantine naar dictatenmagazijn en copyshop. Ook is er een algemene posterplek bij PZ42 Gebouw G: Begane grond, rechterzijde. Daarnaast is er een algemene posterplek op de eerste verdieping in de gang naar K. Mensa: De wand aan de kant van de spoelkeuken en een algemene posterplek tegenover de Top Croque. 3.2.3. Publicatiemogelijkheden HBO instellingen Ook zijn er bij Fontys en Avans mogelijkheden tot het ophangen van posters en het insturen van publicaties voor op de narrowcasting. Voor het ophangen van posters en voor het publiceren op de narrowcasting kun je mailen naar
[email protected]. De secretaris gaat dan toestemming vragen bij de desbetreffende instelling. Stuur wel vast je narrowcasting afbeelding mee, dan kan het sneller geregeld worden! Voor zowel Fontys en Avans zijn de afmetingen 1920x1080. Ook goed om te weten is dat er niet puur voor ledenwerving narrowcasting bij Avans geplaatst mag worden. Promotie voor open evenementen mag natuurlijk wel, ook al zit daar een stukje ledenwerving in. Het gaat vooral over algemene narrowcasting over een vereniging, zoals het filmpje van TilSAC dat nu op de narrowcasting van het Sports Center draait. Het plaatsen van algemene narrowcasting mag wel bij het Sports Center en Fontys. 3.2.4 Narrowcasting In het sportcentrum zijn beeldschermen te vinden waarop promotie-uitingen te zien zijn. Wil je hier als vereniging gebruik van maken, dan kun je een bestand aanleveren in JPEG van het formaat 1920 bij 1000. Zorg dat de tekst niet op de onderste 35 pixels staat, dit kan wegvallen door het TiU logo en de klok. Een filmpje stuur je in als .h264 of .MPEG4 bestand, het bevat geen geluidsspoor, duurt maximaal 1 minuut en is van het formaat 1280x720. Stuur dit naar
[email protected]. Hou er rekening mee dat sponsoren wel in beeld mogen komen maar het doel van het filmpje het promoten van de vereniging is en niet deze bedrijven.
14
4. Evenementen Eén van de hoofddoelstellingen van FOSST is het bevorderen van de studentensport in Tilburg. Dit wordt naast het ondersteunen van de verenigingen en het behartigen van de belangen van de abonneehouders ook bereikt door de organisatie van diverse clinics, toernooien en evenementen door FOSST gedurende het hele collegejaar. De evenementen van FOSST richten zich op verschillende doelgroepen, namelijk de recreatieve studentensporter en de competitieve studentensporter. De doelstelling die wordt gehanteerd bij het kiezen van evenementen, is dat de evenementen een aanvulling dienen te vormen op het lesprogramma van het Sports Center en de activiteiten van de verenigingen. Daarbij wordt gestreefd naar het bereiken van verschillende doelgroepen in de verschillende takken van sport. De verschillende evenementen zullen hieronder beschreven worden. Allereerst zal een schema worden gegeven met de verschillende activiteiten en de datum waarop ze plaats vinden, waarna de verschillende soorten evenementen verder zullen worden toegelicht. Evenement
Datum
FOSST activiteiten Kroegensportavond
2 december 2015
FOSST biercantus
maart 2016
Carnavals volleybaltoernooi 4 februari 2016 Pubquiz
n.n.b.
Wedstrijd Willem II
n.n.b.
American sports
n.n.b.
Introductieweek
Augustus 2016
Hart van Brabantloop
september 2016
Gala
Juni/juli 2016
Activiteiten in samenwerking met SSV’s Racketlon
3 november 2015
Besturen constitutieborrel
13 oktober 2015
Besturendag I
22 oktober 2015
Besturendag II
Mei 2015
bestuurswissel
September 2016
Internationaal TOP week winter edition
11-15 januari 2016
Open studenten competities OSC Futsal
Februari, oktober
Extern Batavierenrace
23 april 2015
GNSK
17, 18, 19 juni 2016
NSK’s
Zie website SSN
Studenten Wintersport
4 t/m 8 februari 2015 15
4.1
Evenementen FOSST
Evenementen georganiseerd door FOSST zelf zijn evenementen die georganiseerd zijn met het doel om de abonneehouders een aanbod te geven in sportieve, ludieke en ontspannen sportevenementen of om de sport in Tilburg te promoten.
4.2
Evenementen SSV
Evenementen in samenwerking met de SSV’s betreft evenementen of clinics die er specifiek zijn om de SSV te promoten en hun sport onder de aandacht te brengen van de abonneehouders. De organisatie van deze evenementen wordt gedaan door FOSST in samenwerking met de betreffende SSV. De SSV’s moeten hier een actieve rol in spelen. Wil je als SSV een activiteit organiseren in samenwerking met FOSST (en eventueel een andere vereniging), dan kun je contact opnemen met de coördinator sport (
[email protected]).
4.3
Evenementen Besturen
FOSST organiseert jaarlijks ook een aantal evenementen speciaal voor de besturen van de SSV’s. Deze evenementen moeten de onderlinge eenwording van besturen bevorderen, een goede relatie met FOSST stimuleren en zorgen dat de besturen goed geïnformeerd zijn over de gang van zaken op en om het Sports Center. FOSST zal dit jaar trachten de besturen veel te laten participeren en het programma interessant te maken voor de besturen.
4.4
Evenementen Internationaal
Naast activiteiten voor de Nederlandse student, is FOSST actief voor de internationale student in Tilburg. FOSST organiseert in samenwerking met de TOP organisatie een avond in de TOP week winter edition en een deel van het programma voor internationale studenten tijdens de reguliere TOP week. FOSST streeft ernaar de internationale studenten een zo goed beeld te geven van de sporten die het Sports Center te bieden heeft, daarom is het van belang dat zoveel mogelijk SSV’s aanwezig zijn om hun sport te promoten.
4.5
Open Studenten Competitie
FOSST organiseert de open studenten competitie (OSC). Iedereen in het bezit van een sportkaart kan deelnemen aan deze competitie. Er wordt al een aantal jaar OSC Futsal vorige jaren ook Squash georganiseerd. Ben je als vereniging geïnteresseerd in het opstarten van een OSC in jouw tak van sport, neem dan contact op met de penningmeester (
[email protected]).
16
4.6
Extern
Externe evenementen betreffen de sportactiviteiten die door een externe partij georganiseerd worden. FOSST stimuleert deelname hieraan door informatie over deze evenementen te verstrekken via haar promotiekanalen. Voor deze externe evenementen heeft FOSST als doel om deelname vanuit Tilburgse studenten te stimuleren door onder andere subsidie te verlenen op het inschrijfgeld (GNSK, NSK’s) en universiteitsteams af te vaardigen. 4.6.1 NSK’s FOSST probeert SSV’s te stimuleren om een NSK te organiseren. SSV’s kunnen bij FOSST een aanvraag indienen om een NSK te organiseren door middel van het invullen van het aanvraagformulier dat op de website van SSN te vinden is. Als FOSST akkoord is met het plan zal de aanvraag naar SSN worden verzonden. Als er geen dergelijk kampioenschap gepland staat in dat jaar en als de datum niet samenvalt met andere evenementen zal SSN in de meeste gevallen het NSK toekennen aan de vereniging. Om het organiseren van NSK’s te bevorderen, ondersteunt FOSST de desbetreffende SSV’s financieel en organisatorisch. SSN verzorgt medailles, posters en programmaboekjes. De deelname aan NSK’s wordt door FOSST ook gestimuleerd door andere NSK’s te promoten en door de helft van het deelnamegeld als subsidie aan de vereniging uit te keren. 4.6.2 GNSK Het GNSK is naast de Batavierenrace het grootste evenement van het jaar. Er is de afgelopen jaren een stijgende lijn ingezet in het aantal teams en het niveau van deze teams. Deze trend zal doorgezet worden. Het GNSK zal in Groningen plaatsvinden en er zal worden getracht om in iedere sport een zo goed mogelijk team af te vaardigen m.b.v. het inzetten van topsporters. Het GNSK team hoeft dus niet het eerste team van een SSV te zijn, wanneer studenten bij burgerverenigingen op een hoger niveau spelen zullen deze worden gepolst voor het GNSK team. Het streven is om minimaal vijf Tilburgse teams in de top drie van hun sport te laten eindigen. 4.6.3 Batavierenrace De Batavierenrace is het grootste studentensportevenement van Nederland. Ieder jaar doen ongeveer 350 teams van 25 lopers mee aan de estafette wedstrijd. Er is een apart universiteitsklassement, waarbij veel prestige te behalen is. FOSST zal de leiding van het universiteitsteam van Tilburg op zich nemen.
17
5.
Subsidies
Voor verenigingen zijn er een aantal mogelijkheden om subsidies aan te vragen en extra inkomsten te genereren. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de mogelijke subsidies en de plaats waar deze kunnen worden aangevraagd. Wanneer je als vereniging in aanmerking wilt komen voor een subsidie, kun je een aanvraag het beste in overleg met de penningmeester van FOSST indienen, omdat deze op de hoogte is van de diverse regelingen en criteria voor de subsidieaanvragen.
5.1
NSK/GNSK subsidies
Bij deelname aan een NSK of GNSK door een studentensportvereniging of een individuele sportkaarthouder kan de sporter 50% van het zuivere inschrijfgeld (dus geen overnachtingen, maaltijden etc.) vergoed krijgen door FOSST. Het maximum te vergoeden bedrag is €20, - per persoon. Het aanvraagformulier is te vinden op de website van FOSST.
5.2
Garantieregeling organisatie interne toernooien
FOSST verstrekt een garantiesubsidie van maximaal 230 euro wanneer een toernooi, georganiseerd door een studentensportvereniging en gehouden in het Sports Center, eventueel verlies draait. Wanneer je als vereniging een toernooi wilt organiseren, kun je bij FOSST een begroting indienen. Indien het balanstotaal van de begroting (exclusief de huur van de gesubsidieerde accommodatie) onder de 1350 euro is, hoeft de begroting alleen door het bestuur goedgekeurd te worden. Als het balanstotaal meer dan 1350 euro bedraagt, dan moet zowel het bestuur als de Raad van Toezicht van FOSST zijn goedkeuring verlenen. De begrotingen dienen aangeleverd te worden volgens de standaardbegroting van FOSST, die te vinden is op de website van FOSST. De richtlijnen die het bestuur / Raad van Toezicht hanteert om begrotingen te beoordelen zijn opgenomen in Hoofdstuk 11, paragraaf 1 van het Huishoudelijk Reglement.
5.3
Subsidieregeling organisatie toernooien
FOSST heeft de mogelijkheid om 3 toernooien per jaar te subsidiëren. Het gaat dan om grote, meerdaagse toernooien. Een aanvraag indienen kan bij de penningmeester of via
[email protected]. Indien je aanvraag wordt geaccepteerd ontvang je een bedrag van 250 euro.
5.4
Subsidieregeling externe toernooien
Voor deelname aan externe toernooien stelt FOSST een subsidie ter beschikking, mits de aanvraag hiervoor voldoet aan de voorwaarden uit het Huishoudelijk Reglement, zoals genoemd in Hoofdstuk 11, paragraaf 2. Het aanvraagformulier is te vinden op de website van FOSST. Deze aanvraag moet in het begin van het kalenderjaar gedaan worden voor alle toernooien in datzelfde kalenderjaar.
5.5
Gemeentelijke subsidies
Indien je in aanmerking wilt komen voor gemeentelijke subsidies, kun je het beste contact opnemen met de penningmeester van FOSST. Een mogelijk te gebruiken subsidie voor een SSV is de subsidie voor kleinschalige sportevenementen. Om hiervoor in aanmerking te komen dient men deze subsidie voor 1 december (voor de eerste helft van het volgende jaar) of voor 1 juni (voor de tweede helft van dat jaar) aan te vragen. Deze subsidies dienen aangevraagd te worden bij FOSST. Wij krijgen 2 maal per jaar subsidie van TSR (en dus via de gemeente) en deze mogen wij verdelen over de SSV’s.
18
De volgende links bevatten informatie over de gemeentelijke subsidies. De eerste twee links kunnen je opgang helpen. Daarnaast staat er een derde link, deze is handig indien jullie leden hebben die graag een opleiding tot trainer willen volgen. De vierde link leidt naar informatie die misschien niet direct van toepassing is op studentensportverenigingen, maar het is altijd handig om te weten. 1. http://www.tilburg.nl/fileadmin/files/inwoners/subsidies/sport_vrije_tijd/sportevenemente n_kleinschalig.pdf 2. http://www.tilburg.nl/fileadmin/files/inwoners/subsidies/sport_vrije_tijd/sportevenement. pdf 3. http://www.tilburg.nl/fileadmin/files/inwoners/subsidies/zorg_ondersteuning/deskundighei dsbevordering2014.pdf 4. http://www.tilburg.nl/fileadmin/files/inwoners/subsidies/sport_vrije_tijd/vernieuwend__sp ortbeweegaanbod_sportverenigingen_volwassenen2014.pdf
5.6
Subsidies vanuit de bond
Voor sommige SSV’s is het mogelijk om financiële ondersteuning te verkrijgen bij de landelijke of studenten sportbond. Hiervoor dient contact opgenomen te worden met de desbetreffende bond.
5.7
FOSST draagt bij
Twee jaar geleden is FOSST begonnen met FOSST draagt bij. Voor FOSST draagt bij kunnen verenigingen een plan indienen hoe zij het eventueel te winnen prijzengeld zouden gebruiken om studentensport in Tilburg te stimuleren. De twee beste plannen worden ieder jaar aangekondigd tijdens het FOSST gala en de desbetreffende verenigingen ontvangen dan tot maximaal €1000, - om dit plan te realiseren.
5.8
Kledingbeleid
Vorig jaar is een nieuw kledingbeleid ontwikkeld. Ieder jaar zal op basis van het aantal abonneehoudende en competitie spelende leden, de mate van slijtage van kleding, aantal wedstrijden en prijs van de kleding, een bedrag worden toegekend aan iedere vereniging. Het kledingbeleid is te vinden op de website van FOSST en de budgetten per vereniging worden jaarlijks aan de verenigingen bekend gemaakt via e-mail.
5.9
Bestuursbeurzen
Het cluster sport heeft jaarlijks 264 beurzen te verdelen voor studenten van Tilburg University. Deze beursmaanden worden verdeeld over het bestuur van FOSST, roeicoaches van Vidar, de stichting HvB en de besturen van de SSV’s. De Fontys studenten moeten hun verantwoording voor 1 maart aanleveren en de universitaire studenten voor 1 augustus. De Fontys studenten krijgen van FOSST bericht wat ze aan moeten leveren, dit is afhankelijk van het beleid van de Fontys FOS commissie. Meer informatie over de verdeling voor Tilburg University studenten is te vinden op http://www.tilburguniversity.edu/nl/studenten/verbreding/bestuurlijk-actief/bestuursbeurzen/ .
19
5.10 Standaardsubsidie SSV Sinds dit jaar verdeelt FOSST ook een standaard subsidie op basis van drie elementen. Het eerste element is het beleid, het tweede de ledenlijst en het derde is een prestatiecontract. Aan het begin van het collegejaar nodigt FOSST iedere vereniging uit voor een gesprek om de elementen te toelichten en het prestatiecontract te ondertekenen. Bij deze uitnodiging wordt ook het prestatiecontract meegestuurd. Voor meer informatie over de mogelijkheden en criteria, stuur een mail naar
[email protected].
20
Bijlage 1
Afkortingen
ALV
Algemene ledenvergadering
BW
Burgerlijk Wetboek
ESN
Erasmus Student Network
FOSST
Federation of Student Sports Tilburg
GNSK
Grote Nederlandse Studenten Kampioenschappen
HBO
Hoger Beroeps Onderwijs
HvB
Hart van Brabantloop
NSK
Nederlands Studenten Kampioenschap
OSC
Open studentencompetitie
OSSO
Overkoepelende Studenten Sport Organisatie
PR
Public Relations
RvT
Raad van Toezicht
SAM
Studenten Aan de Macht
SC
Sportcentrum
SSN
Studentensport Nederland
SSV
Studentensportvereniging
TiGeAk
Tilburgse gezamenlijke activiteitencommissie
TOP
Tilburg Orientation Program
TSR
Tilburgse Sportraad
21
