Vereniging City of Wesopa BELEIDSPLAN 2010 -2015
februari 2010
Vereniging City of Wesopa Herengracht 23 1382 AG Weesp tel.: 0294 – 45 80 93 fax: 0294 – 45 80 94 e-mail:
[email protected] website: www.wesopa.nl
Inhoudsopgave
1 Algemeen.................................................................................................................................3 1.1 Historische schets..............................................................................................................3 1.2 Het gebouw.......................................................................................................................3 1.3 Gebruik beleidsplan..........................................................................................................3 1.4 Organisatiestructuur..........................................................................................................3 2 Missie.......................................................................................................................................4 3 Verzorgingsgebied en doelgroep..............................................................................................4 4 Jaarverslag................................................................................................................................4 5 Programmering.........................................................................................................................4 6 Huisgroepen.............................................................................................................................5 7 Vrijwilligersbeleid...................................................................................................................6 8 Beleid vaste medewerkers........................................................................................................6 9 Scholing...................................................................................................................................6 10 Financiën................................................................................................................................7 11 Marketing en publiciteit ........................................................................................................7 12 Veiligheid...............................................................................................................................8 13 Accommodatie en verbouwing.............................................................................................8 ....................................................................................................................................................8 15 Samenwerking met andere (culturele) organisatie.................................................................8
Beleidsplan 2010-2015
pag.2 van 8
1 1.1
Algemeen Historische schets
Het theater City of Wesopa is 20 jaar geleden opgericht. In een bestaand bioscoopgebouw daterend uit 1950, dat na halverwege de jaren zeventig werd gebruikt als papieropslag en als kantoor van het opbouwwerk, werd een theater gerealiseerd Het theater bevindt zich midden in het schilderachtige stadscentrum van Weesp, aan het water en op loopafstand van het station. 1.2
Het gebouw
Het theatergebouw heeft één theaterzaal op de begane grond met een foyer ook op de begane grond. Deze zaal heeft een capaciteit van 230 sta-plaatsen of 125 zitplaatsen. De zaal wordt multifunctioneel gebruikt. Activiteiten zijn o.a. toneel, film, cabaret, kindervoorstellingen, muziek, repetities huisgroepen (toneel en zang), vergaderingen. Op beperkte schaal worden er culturele evenementen en tentoonstellingen georganiseerd.. Op de eerste verdieping bevindt zich een regiekamer/projectieruimte die gedeeltelijk de zaal in steekt. Langs een separate ingang is een horecagelegenheid op de tweede verdieping bereikbaar, afgescheiden van de rest van het gebouw. Deze horecagelegenheid werd voor de verbouwing van de begane grond tijdens en na de voorstelling als foyer gebruikt. Deze ruimte wordt nu gebruikt voor de verhuur. 1.3
Gebruik beleidsplan
Het beleidsplan heeft tot doel richting te geven voor de komende 5 jaar. Om te kunnen vaststellen wat er van het beleid in de praktijk is gebracht zal jaarlijks een jaarplan worden opgesteld. In het jaarverslag zal worden aangegeven welke resultaten zijn geboekt. Het uit het beleidsplan voortvloeiende jaarplan zal dus meetbare doelen stellen. Om zoveel mogelijk mensen te stimuleren het beleidsplan te lezen en als instrument te gebruiken wordt de tekst zo bondig mogelijk gehouden. Voor verdere informatie zal worden verwezen naar aangehechte of voor iedereen op ons kantoor beschikbare documenten. Algemeenheden die verband houden met de statuten zullen dan ook worden vermeden in deze tekst door verwijzing naar de statuten*) en het Burgerlijk Wetboek 2: rechtspersonen, art. 3 t/m 48 (verenigingsrecht)*) . 1.4
. Organisatiestructuur
De theaterorganisatie is van de bodem af opgebouwd door vrijwilligers. De organisatie is uitgegroeid tot een bedrijf met 85 vrijwilligers en één betaalde medewerkers (I/D-baan). Het theater is sfeervol door de aard van het gebouw, maar vooral door de medewerker. Een diverse groep mensen die toch een aantal gezamenlijk kenmerken heeft. Ze zijn publieksgericht, vriendelijk, praktisch, maatschappelijk betrokken, houden van cultuur, amusement en gezelligheid. De Vereniging City of Wesopa (VCoW) is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van alle theateractiviteiten. Het bestuur bestaat uit zeven mensen die ook meedraaien met uitvoerende diensten. De organisatie is verdeeld in zeven disciplines: kantoor, techniek (theatertechniek en facilitaire diensten), programmering, kassa/publieksbegeleiding, horeca, film en huisgroepen.
Beleidsplan 2010-2015
pag.3 van 8
2
Missie
Onze missie is niet gewijzigd sinds de oprichting van het theater. Binnen ons verzorgingsgebied willen we een kwalitatief goed aanbod aan theateractiviteiten bieden. Als onze activiteiten wegvallen is er geen vergelijkbaar aanbod binnen de regio. Dit betekent dat men deze vorm van cultuur buiten de regio (b.v Amsterdam of Hilversum) moet zien te vinden. We richten ons op een breed publiek. Voor specialisatie op een specifieke programmering, bijvoorbeeld voornamelijk toneel of cabaret is het bedieningsgebied te klein. Voor extra onderdelen waar een kleinere doelgroep voor bestaat, zoals dans, is de doelgroep in deze regio eveneens te klein, buiten het feit dat het theatergebouw ook beperkingen heeft in podium en decorruimte.
3
Verzorgingsgebied en doelgroep
Ons theater heeft een regiofunctie die zich uitstrekt van Weesp (18.000), Muiden (4.900), Muiderberg (1.700), Nigtevecht (2.800), Nederhorst den Berg (5.100) en Driemond (1.500), samen een gebied met 34.000 inwoners. Het is het enige theater in dit gebied en vervult naar onze mening een significante maatschappelijke rol op cultureel, recreatief en educatief gebied. De bezoekers vertegenwoordigen een representatieve afspiegeling van de bevolking met uitzondering van een aantal groepen. We richten daarom ons op verbreding van het publiek met name op jongeren (leeftijd 12-20), allochtone groepen en ouderen. Daarnaast stellen wij ons ten doel het ook voor minder draagkrachtigen mogelijk te maken voorstellingen te bezoeken. Ons prijsbeleid is daar op gericht; de maximum toegangsprijs van € 20,= wordt ook in deze beleidsperiode zoveel mogelijk gehandhaafd.
4
Jaarverslag
Van de realisatie van de in het beleidsplan opgenomen doelen en doelstellingen zal in het jaarverslag melding worden gedaan. Hierdoor wordt het jaarverslag een document waarin verantwoording wordt afgelegd voor het gevoerde beleid maar ook over de wijze waarop het jaarplan is uitgevoerd. Hiervoor is een jaarplan nodig waarin de helder is aangegeven welke doelen er voor dat jaar worden gesteld. Dit jaarplan is afgeleid van het beleidsplan waarin de geformuleerde doelstellingen voor een periode van 5 jaar zijn geformuleerd.
5
Programmering
In grote lijnen willen we voortgaan op de ingeslagen weg. We streven naar een programmering die tot doel heeft in een zo breed mogelijk aanbod te voorzien. Daarom een mix van: populaire, toegankelijke voorstellingen die volle zalen trekken jong talent dat op doorbreken staat ruimte voor vernieuwende theatermakers aandacht voor theatermakers van allochtone afkomst We willen graag de programmering verder verbreden en een nog groter publiek aanspreken. Dat kan door het programmeren van bekende(re) artiesten. Knelpunten daarbij zijn de hoge kosten die bekende artiesten vragen en de beperkingen van het gebouw (o.a. geluidshinder, artiestenvoorzieningen, grootte en inrichting van de zaal en van het speelvlak) Ons beleid is: sympathiek overkomen en daardoor steeds korting krijgen de prijs drukken door try out voorstellingen te boeken.
Beleidsplan 2010-2015
pag.4 van 8
Toch zal uiteindelijk ook ons budget per voorstelling omhoog moeten. We kiezen er niet voor om een hoger budget per voorstelling te krijgen door veel minder voorstellingen te boeken omdat we van mening zijn dat continuïteit erg belangrijk is voor een theater dat vaste grond aan de voeten wil hebben in een gemeenschap. We blijven goede programma’s programmeren. Daarbij doen we een keus uit wat voor een theater als de City haalbaar en betaalbaar is. In het seizoen wordt zoveel mogelijk maandelijks een vaste cyclus van voorstellingen geprogrammeerd. Vier filmavonden (donderdagavond) Een toneelvoorstelling Een cabaretvoorstelling Twee kindervoorstellingen (woensdagmiddag) Een concert/ muziekavond Een jongeren jamsessie We willen graag naast de al bestaande muziekfestivals (blues, jazz en folk) elk jaar een aansprekend theaterachtig festival binnen de muren van ons theater. Het is moeilijk om een jonger publiek naar de City te trekken. Voor wat betreft de muziek is de geluidshinder een duidelijk knelpunt dat we graag opgelost zien. Wat de andere voorstellingen betreft is gebleken dat een goede samenwerking met en inzet van de scholen (Casparus College) onontbeerlijk is. We willen graag meer actieve inbreng van de scholen bewerkstelligen. Eén van de instrumenten hiervoor is de “Jamsessie” : onder begeleiding van een muziek docent kunnen jeugdige musici (in de dop) hun muzikale kwaliteiten vertonen en zich samen met anderen verder bekwamen in hun muziek. Het opdoen van podiumervaring is hierbij van grote waarde. Toegang voor deelnemers en toeschouwers is gratis. Conclusie: Het doel is het artistieke niveau af te stemmen op de capaciteit van onze zaal. Wel met voldoende maatschappelijke en artistieke waarde, zonder elitair te worden, dus geschikt voor een voldoende breed publiek.
6
Huisgroepen
Het is het bestuur veel waard om het bestaan van de huisgroepen te continueren en met deze huisgroepen producties te ontwikkelen die de toets de kritiek kunnen doorstaan en naadloos passen in de programmering van de City. Momenteel zijn er vier theatergroepen: The City Singers (zang) City Bende jeugd (toneel) Mix City voor jongeren vanaf 12 jaar(toneel) Paleis Wesopa theater groep voor volwassenen. Iedere groep moet een eigen begroting opstellen en die bewaken. Het doel is dat de huisgroepen optreden in de City en dat de voorstellingen van goede kwaliteit zijn. Kortom: weliswaar amateurtoneel, maar met een professionele houding en onder professionele leiding. Een nauwere samenwerking van de huisgroepen met het bestuur van de Vereniging City of Wesopa is noodzakelijk. De regisseurs van de toneelgroepen dienen hun plannen te toetsen aan de mening van het Bestuur en met hen plannen te ontwikkelen. Er is één centrale coördinator van de theatergroepen in heb bestuur die helderheid kan brengen in de samenwerking van het bestuur met de theatergroepen.
Beleidsplan 2010-2015
pag.5 van 8
7
Vrijwilligersbeleid
In het verleden is gekozen voor het uitgangspunt om met vrijwilligers te werken. Voor een deel ingegeven door het kostenaspect maar er bestond ook een visie op het werken met vrijwilligers. Deze visie omvatte de volgende bestanddelen: werken aan persoonlijke groei van de vrijwilliger, het bieden van sociale contacten en het werken aan het welbevinden van de vrijwilliger. Tevens kan het stimuleren van vrijwilligers door bestuursleden en coördinatoren als meerwaarde worden omschreven. Het vinden van voldoende vrijwilligers is een constante bron van zorg. Gestreefd wordt om uit de beroepswereld van Personeel & Organisatie een deskundige vrijwilliger te werven die zich in hoofdzaak gaat richten op het “vinden en binden” van vrijwilligers. Van belang is om nieuwe vrijwilligers goed te laten integreren met bestaande vrijwilligers, immers continuïteit is van het grootste belang. Hiertoe zijn al een aantal activiteiten ontplooid, zoals een groeps-inwerkavond en een kennismakingsfeest. Speciale activiteiten, waaronder een jaarlijks terugkomend vrijwilligersfeest, krijgen een vaste plaats in het programma. Ook de voordelen van het tijdelijk werken op projectbasis voor bijvoorbeeld grote evenementen, de organisatie van een cultuurdebat of het maken van een behoefte-inventarisatie voor scholen moet nog verder worden besproken en uitgewerkt in het beleidsplan. Door het her beoordelen en verder uitwerken van een vrijwilligersbeleid kan structureel gewerkt worden aan bovengenoemde doelstellingen, kan de voortgang jaarlijks worden getoetst en verantwoording worden afgelegd in het jaarverslag.
8
Beleid vaste medewerkers
De City wordt niet alléén gerund door vrijwilligers, we hebben één medewerker, die aangesteld is vanuit een vroegere Instroom-Doorstroombaan. Hierdoor is er meer continuïteit gewaarborgd. Deze gesubsidieerde arbeidsplaats is in de politiek onderwerp van gesprek.. Tot onze spijt, want wij kunnen alleen blijven draaien met een nagenoeg fulltime inzetbare medewerker. Als de City deze arbeidsplaats zelf volledig zou moeten betalen, dan zou dat het theater veel te duur maken. We hebben echter goede hoop dat de gemeente Weesp er alles aan zal blijven doen om deze arbeidsplaats te behouden voor de City.
9
Scholing
In 2010 zijn 9 medewerkers worden getraind (en gecertifieerd) als BHV hulpverlener. Deze training dient jaarlijks te worden herhaald om de geldigheid van de certificaten te waarborgen. De training vloeit voort uit de Arbowetgeving De medewerkers techniek volgen bijscholingscursussen. Via deze opleidingen proberen we de medewerkers iets te bieden dat hen ook meer kansen geeft op doorstroming buiten de City, want binnen de City kunnen we dat niet bieden. De vaste medewerkers worden gecoördineerd door vrijwilligers. Dat is geen probleem als de coördinator alles van het betreffende vakgebied afweet of in staat is via het gesprek in de vergadering van het kantoor of de techniekgroep te komen tot een heldere, goede werkwijze. We besteden voor deze medewerkers ook aandacht aan op het gebied van personeelsbeleid: er worden o.a. functioneringsgesprekken gevoerd.
Beleidsplan 2010-2015
pag.6 van 8
10 Financiën Het vaststellen van de jaarrekening en de begroting is een verantwoordelijkheid van de leden van de Vereniging City of Wesopa. Met de programmering groepsleden wordt een budget vastgesteld waar deze leden verantwoordelijk voor zijn. Tevens wordt er met de coördinatoren(regisseurs) van de huisgroepen een begroting vastgesteld. Met de horecagroep, de techniekgroep en het kantoor zal worden overlegd om te komen tot een meerjarig investeringsplan om de kwaliteit van de dienstverlening bij de voorstellingen en de verhuringen te verbeteren. De ingezette weg betreffende sponsoring zal worden voortgezet. Er zal gepoogd worden de relatie met bedrijven in Weesp en omgeving te versterken door hen niet alleen een bepaalde hoeveelheid geld te laten doneren, maar ook anderszins te betrekken bij de City. Denk hierbij aan de constructie met de Rabobank, waarbij de bank een speciale voorstelling kan “adopteren” ten behoeve van een door hen gekozen doelgroep. Maatschappelijk ondernemen is niet alleen een terrein waarop bedrijven zich zullen begeven. Ook de City zal zich op dit gebied actief bewegen om cultuur een steviger plaats te geven bij de mensen, de bedrijven en instellingen in Weesp en omgeving.
11 Marketing en publiciteit Publiciteit wordt voor een deel verspreid over de verschillende disciplines en voor een deel vanuit kantoor verzorgd. Door toename van initiatieven en evaluaties van verschillende publiciteitsonderdelen, wat op zich toe te juichen is, dreigt er langs elkaar heen gewerkt te worden. Mensen worden soms verast door activiteiten, waardoor er dubbel werk gedaan wordt of mensen teleurgesteld zijn dat activiteiten niet tot hun recht komen. Doel van de publiciteit is: het stimuleren van het theaterbezoek aan de City, het bevorderen van de naamsbekendheid van de City in het algemeen, Door een betere coördinatie kan veel arbeid worden bespaard, arbeid die elders kan worden ingezet. Een planmatige aanpak dient te worden bevorderd. Inzet van middelen dient weloverwogen te geschieden, mogelijk rendement dient te worden ingeschat. Zo mogelijk moeten middelen worden ontwikkeld om resultaten te kunnen meten. Betere afstemming van activiteiten door oprichting van een werkgroepje voor periodiek overleg. Bijvoorbeeld afstemming van de informatie verstrekt in jaarlijks programmaboekje, website, maandladders en via e-mail-service. Kan tevens dienen als platform voor de beoordeling c.q. stimulering van vormgeving. Een goed ontworpen en consequent toegepaste huisstijl bevordert het imago en de naamsbekendheid. Overige promotiemiddelen zijn de kabelkrant (tekstpagina’s op de lokale televisie) en wekelijkse persberichten in plaatselijke regionale kranten. Folders en flyers van optredende gezelschappen worden wekelijks in het theater gelegd, in vitrines in de stad opgehangen en meegestuurd met mailings aan leden en bezoekers die zich daar voor hebben opgegeven. Jaarlijks wordt een programma krant uitgegeven die huis-aan-huis in Weesp en omgeving wordt verspreid. Jaarlijkse presentaties zoals de verenigingenmarkt tijdens het Sluis en Bruggenfeest dienen goed te worden voorbereid en uitgevoerd, gericht op een actieve benadering van het publiek. Speciale aandacht verdient ook onze website: www.wesopa.nl. Gebleken is dat hier steeds meer gebruik van wordt gemaakt. Mogelijkheden tot uitgebreidere benutting zullen worden onderzocht.
Beleidsplan 2010-2015
pag.7 van 8
12 Veiligheid Het veiligheidsbeleid is onder te verdelen in veiligheid tijdens calamiteiten en tijdens dagelijkse werkzaamheden (ARBO-omstandigheden). Het ontruimingsplan is herzien een aangepast na de verbouwing. De ARBO-omstandigheden zijn op een aantal punten niet ideaal. Dit hangt samen met de constructie van het gebouw. Het gebouw van de City of Wesopa moet voor iedere aanwezige te allen tijde op veilige wijze te verlaten zijn. Arbeidsomstandigheden dienen te voldoen aan wettelijke eisen. Waar mogelijk dient verdere verbetering te worden verwezenlijkt. De City is verplicht een gebruiksvergunning te hebben en heeft die van de Gemeente ook gekregen. In de documenten voor de gebruiksvergunning*) zijn alle voorzieningen m.b.t. de brandveiligheid opgenomen. Hierin zijn opgenomen o.a. het ontruimingsplan met vluchtroutes en tekeningen van het gebouw met veiligheidsvoorzieningen. Deze documenten zullen tevens dienen als controle en informatie. Jaarlijks zal er voor alle medewerkers een ontruimingsoefening dan wel informatieavond worden georganiseerd. Voor wat betreft de arbeidsomstandigheden zijn wij voor een groot deel afhankelijk van wat de mogelijkheden zijn tot aanpassing van het gebouw c.q. de aanschaf van technische hulpmiddelen. Wij hebben de beschikking over een professionele Arbo-adviseur die als vrijwilliger deze taak op zich heeft genomen
13 Accommodatie en verbouwing Al jaren functioneert het door vrijwilligers gerunde theater City of Wesopa tot grote tevredenheid van alle Weespers. In 2011 zijn de volgende bouwkundige aanpassingen gerealiseerd:
De inrichting is van entree, garderobe en kassaruimte is getransformeerd tot een open en publieks vriendelijke ontvangst ruimte, inclusief theater café.
De artiestenvoorzieningen liggen ongunstig t.o.v. het podium: een nieuwe ruimte, voorzien van douches en toiletten, is gerealiseerd.
De theaterzaal is goed toegankelijk gemaakt voor mindervaliden, de nieuwe foyer is op de begane grond en is goed toegankelijk gemaakt. De oude foyer op de tweede verdieping blijft voor deze groep volledig onbereikbaar. In het nieuwe theater café is een mindervaliden toilet geplaatst. De ingang aan de Herengracht heeft een rolstoel helling gekregen.
Het realiseren van deze aanpassingen werd slechts ten dele gefinancierd door de eigenaar van het gebouw. Gerichte sponsorwerving en fondswerving acties waren de noodzakelijke extra middelen bijeen moeten brengen. Door deze acties is de inrichting gefinancierd.
15 Samenwerking met andere (culturele) organisatie
Noord-Hollands overleg kleine theaters (NOKT) Periodiek overleg en uitwisseling van ideeën, vooral gericht op programmeringsaspecten. Bibliotheek en boekhandel In het kader van de Kinderboekenweek worden gezamenlijke activiteiten georganiseerd. Filmcircuit Van oudsher wordt er in een filmcircuit met, in dit geval Soest,gezamenlijk films geprogrammeerd en gehuurd. Ander theaters Uitwisseling van huisgroepen (toneel). Hier gaat het om ‘Theater Achterom’ te Hilversum
Beleidsplan 2010-2015
pag.8 van 8
