Verdiepingstraining Accountancy geavanceerd trainingshandleiding

Verdiepingstraining accountancy geavanceerd 1

Verdiepingstraining Accountancy geavanceerd trainingshandleiding

De producten van Exact worden continue ontwikkeld en voorzien van nieuwe functionaliteiten. Houdt u er rekening mee dat de trainingsmaterialen hierdoor ook continue veranderen. Geprinte of lokaal opgeslagen versies kunnen dus verouderd zijn.



Basistraining boekhouden. Deze training is bedoeld voor personen die als accountant werken in Exact Online Accountancy Geavanceerd. U leert hoe u administraties kan onderhouden en beheren, de accountancy tools gebruiken, U gaat de gemakken van het samenwerken met de ondernemer via de Exact Online Starter te ontdekken. Verder leert u hoe u met kostenanalyse, budgetten en Valuta kunt inzetten.

Doelstellingen 

U kent de samenwerkingsvormen binnen Exact Online



U kent het accountancycenter



U kunt template administraties aanmaken en beheren



U kent de verschillende accountancy tools



U kunt Continuous monitoring indicatoren opzetten en effectief inzetten



U kent de werking van Scan en herken



U kunt MAIL2EOL instellen en gebruiken in een administratie



U kunt boekingen verrijken met kostenenplaatsen en of kostendragers



U kunt budgetteren binnen Exact



U kent de starter functionaliteiten

Er is veel aandacht en zorg besteed aan de in deze handleiding opgenomen beschrijvingen, opdrachten, oefeningen en verklaringen. Exact Trainingen kan echter niet aansprakelijk gesteld worden voor enige schade, in welke vorm dan ook, die zou kunnen voortvloeien uit het gebruik van de in dit boekwerk opgenomen informatie of aanwijzingen. © 2013 Exact Software Nederland B.V. Niets aan deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere manier dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Exact Software Nederland B.V., gevestigd te Delft. Wij hopen dat deze uitgave goed wordt ontvangen en dat de gebruikers opmerkingen, die tot verbetering leiden, aan ons kenbaar willen maken.

Release:

N.v.t.

Versiedatum:

11-11-2015

Versie:

11



Inhoudsopgave 1 Samenwerken met de klant

9

1.1 Samenwerkingsvormen

9

1.2 Accountancycenter

9

2 Template administraties

13

2.1 Template aanmaken

13

2.2 Methode definiëren

14

2.3 Gekoppelde administraties bijwerken

15

2.4 De template gebruiken

15

3 Accountancy Tools

17

3.1 Financieel procesmanagement

17

3.2 Liquiditeitsoverzicht

17

3.3 Managementinformatie

17

3.4 Stamgegevens

18

3.5 Administratiebeheer: Transacties

18

3.6 Administratiebeheer: BTW-aangifte

18

3.7 Administratiebeheer: ICP-aangifte

19

4 Overzichten

21

4.1 Financiële overzichten/ relatie overzichten

21

4.2 Batchverslagen

21

4.3 overzicht vergelijk financiele periode

22

4.4 Overzicht BTW-aansluiting

22

5 Continuous Monitoring

23

5.1 Indicator types

23

5.2 Het instellen van een nieuwe indicator

24

5.3 Administratie monitor

24

5.4 Signalen

25


6 Accountancy instellingen

27

6.1 Algemeen

27

6.2 electronische aangifte

27

6.3 accountant

27

6.4 scan service

27

7 Scan service

29

7.1 digitale brievenbus

29

7.2 Het proces

29

7.3 Boekingstemplate

31

8 Mail2eol 8.1 mail adressen genereren 9 Artikelen

33 33 35

9.1 Instellingen

35

9.2 Artikelgroepen

36

9.3 Artikelen

36

9.4 Artikelprijzen

39

10 Exact Online Starter

43

10.1 Cockpit Exact Online Starter

43

10.2 Relaties toevoegen

43

10.3 Documenten uploaden

44

10.4 Facturen aanmaken

44

10.5 Lay-out selecteren

47

10.6 Proefafdruk maken

47

10.7 Verkoopfacturen afdrukken

48

10.8 Aangifte bekijken

50

10.9 Betalingen Verrichten

51


11 Kostenanalyse

53

11.1 Kostenplaats

53

11.2 Kostendrager

54

11.3 Kaarten

56

11.4 Resultaten

56

11.5 Rapport Analytische waarden

56

12 Budgetten

59

12.1 Budgetscenario

59

12.2 Overzicht budgetscenario

60

13 Valuta

63

13.1 Administratie in andere standaardvaluta

63

13.2 Overzicht Wisselkoersen

63

13.3 Wisselkoersen aanmaken

64

13.4 Onderhoud Valuta

65

13.5 Dagboeken in vreemde valuta

65

13.6 Valuta herwaarderen

68



1 Samenwerken met de klant Een Accountants- boekhoudkantoor staat in nauw contact met zijn cliënten als adviseur over boekingen, aangiften en investeringen. Of de klant nu zelf boekt of dit overlaat aan het Accountants- boekhoudkantoor. Met Exact Online kunt u in één systeem goed samenwerken.

1.1 Samenwerkingsvormen Exact Online onderscheidt 4 samenwerkingsvormen tussen accountants en hun cliënten: 1.

Traditioneel: De cliënt levert zijn financiële stukken periodiek aan bij het Accountantsboekhoudkantoor die de gegevens daarna invoert in de administratie.

2.

Exact Online Starter: De cliënt levert zijn financiële stukken periodiek aan bij het Accountants- boekhoudkantoor die de gegevens daarna invoert in de administratie. De cliënt krijgt een eigen gebruikersnaam en wachtwoord als Exact Online Starter en kan meekijken in de administratie en ook financiële stukken aanleveren via de Exact Online starter.

3.

Exact Online Starter + facturatie: De cliënt levert zijn financiële stukken periodiek aan bij het Accountants- boekhoudkantoor die de gegevens daarna invoert in de administratie. De cliënt krijgt een eigen gebruikersnaam en wachtwoord als Exact Online Starter en kan meekijken in de administratie en ook financiële stukken aanleveren via de Exact Online, daarnaast kan de cliënt via zijn inlog facturen aanmaken en verwerken.

4.

Eigen abonnement: De cliënt heeft zijn eigen Exact Online abonnement aangeschaft en koppelt de accountant/boekhouder aan zijn licentie zodat deze mee kan kijken en kan corrigeren waar nodig.

1.2 Accountancycenter Het accountancy center is de plek in Exact Online waar (potentiele cliënten op zoek gaan naar hun (eventueel nieuwe) accountant. Cliënten kiezen vanuit het accountancy center voor om hun administratie(s) te koppelen aan een accountant.

1.2.1 Accountany center profiel Elke kantoor met Exact Online kan zijn eigen profiel aanmaken via [ G E B R U I K E R S NA A M , M I J N EXACT

ONLINE,

ACCOUNTANCY

C E NT E R ]. In dit accountancy profiel profileert een

accountantsboekhoudkantoor zichzelf en geeft aan welke diensten hij levert, in welke regio het kantoor ligt en bij welke type bedrijven zijn sweetspot ligt. Als het kantoor zijn certificeringen behaalt is dit ook te zien in het accountancy profiel als een klant een accountant boekhouder zoekt.


1.2.2 Het koppelen van de accountant Een klant kan een accountant koppelen tijdens het aanmaken van zijn eerste administratie of daarna. Dit is te vinden via het menupad [ G E B R U I K E R S NA AM , K O P P E L N U M I J N ACCOUNTANT].

Na op “koppel nu mijn accountant” te klikken opent het accountancy center en kan een accountant gezocht worden op naam en/of op plaats

Kiest de client [ W E R K S A M E N ] dan kiest hij daarna welke werkzaamheden hijzelf uitvoert en welke werkzaamheden de accountant overneemt van de Client.


Nadat de Client de samenwerking afrondt, krijgt het accountantsboekhoudkantoor een bericht in zijn werkstroom dat de client de koppeling wilt maken. Dit verzoek kan goed of afgekeurd worden. Als deze stappen zijn doorlopen zal na maximaal 24 uur de administratie gekoppeld zijn en kan de administratie vanuit de licentie van de accountant/ boekhouder geopend worden.



2 Template administraties Template administraties kunnen gebruikt worden voor de basis inrichting van nieuwe administraties en kunnen worden aangemaakt in Exact Online. Deze zijn gebaseerd op een bestaande administratie in een Accountancy Geavanceerd licentie. Door de template wordt aan deze administraties een gespecificeerd aantal stamgegevens of instellingen verschaft. De templates worden meestal gebruikt door accountants en stellen hen in staat om een leidraad te zijn voor de manier waarop de gekoppelde administraties van de klanten worden gevoerd. Wanneer de accountant de moederadministratie bijwerkt (hun eigen administratie), dan zullen de cliënt administraties automatisch worden bijgewerkt of op een bepaald punt worden gespecificeerd door de klant. Het proces kan ook worden gebruikt om fouten die de klant per ongeluk maakt te identificeren en repareren. Templates kunnen ook nuttig zijn voor klanten met grote aantallen administraties en voorkomen dat ze helemaal opnieuw moeten beginnen telkens wanneer er een nieuwe wordt aangemaakt. Nieuwe administraties zijn gebaseerd op dezelfde stamgegevens, wat boeken vele malen sneller maakt. Slechts één template kan worden aangemaakt per administratie.

2.1 Template aanmaken Ga naar [ACCOUNTANCY, ALGEMEEN, TEMPLATE, TEMPLATE DEFINIËREN]. Open de pagina Template definiëren. Er verschijnt een lijst van onderwerpen die de template moet gaan bevatten. Verplaats de onderwerpen welke u wenst te gebruiken van links naar rechts en kies voor Bewaren. De stamgegevens in deze onderwerpen in de huidige administratie zullen stamgegevens aanmaken in de nieuw gekoppelde administraties.


2.2 Methode definiëren Als de onderdelen toegevoegd zijn aan de template kunt u de methode voor uitwisseling bepalen. Ga hiervoor naar: [ACCOUNTANCY, ALGEMEEN, TEMPLATE, METHODE DEFINIËREN]. De methode bepaalt hoe de gekoppelde administraties welke het geselecteerde template onderwerpen gebruiken, worden bijgewerkt. U heeft de volgende opties:

2.2.1 Eenmalig kopiëren tijdens aanmaken administratie Met deze methode wordt de data eenmalig gekopieerd waarna de gekopieerde data handmatig kan worden aangepast en bewerkt. Er is geen controle meer of de stamgegevens in de toekomst zullen gaan afwijken.

2.2.2 Bijwerken vanuit template administratie Hierbij worden de stamgegevens bijgehouden in de template-administratie. In de gekoppelde administraties kunnen de stamgegevens en instellingen dan niet meer bewerkt worden. Aanpassingen in de template administratie kunnen in batch doorgevoerd worden naar gekoppelde administraties.

2.2.3 Laat de gebruiker zelf synchroniseren Bij deze methode bepaald de gebruiker zelf of en wanneer de stamgegevens bijgewerkt moeten worden vanuit de template. Wanneer wijzigingen worden gemaakt in de template administratie dan wordt dit aan de gebruiker kenbaar gemaakt via een melding. Deze kan dan zelf de stamgegevens bijwerken indien wenselijk. U kunt ook bepalen of de template wel of niet zichtbaar is voor klanten door het gebruik van de selectievakken in de kolom Beschikbaar voor mijn cliënten.


De optie beschikbaar voor mijn cliënten is altijd te activeren. Deze optie kan echter enkel gedeactiveerd worden wanneer de template bij geen enkele externe klant gekoppeld is. Een uitzondering hierop is wanneer de methode 'Eenmalig kopiëren tijdens aanmaken administratie' voor alle onderwerpen gebruikt is aangezien met deze methode geen koppeling bestaat tussen de template-administratie en de gekoppelde administraties. Bepaalde onderwerpen zijn met elkaar verweven zijn waardoor methodes of onderwerpen automatisch kunnen wisselen van methode. Bij het instellen van de methode wordt dit visueel duidelijk gemaakt.

2.3 Gekoppelde administraties bijwerken Wanneer een template is vastgelegd en de methode is bepaald voor het doorgeven van de template is het mogelijk de gekoppelde administraties bij te werken voor administraties waarbij de methode 'Bijwerken vanuit de template' als werkwijze gekozen is. Ga hiervoor naar: [ACCOUNTANCY, ALGEMEEN, TEMPLATE, GEKOPPELDE ADMINISTRATIES BIJWERKEN]. Houd er rekening mee dat het bijwerken van de gekoppelde administraties langer kan duren als dit grotere hoeveelheden gegevens worden. Naast het bijwerken van alle gegevens is het ook mogelijk om per onderwerp bij te werken. Als de template nieuwe of gewijzigde gegevens bevat zal in een knop 'Template' verschijnen om de wijzigingen door te voeren.

2.3.1 Template controle Er zijn diverse controles aanwezig om per onderwerp te controleren of de template overeenkomt met de gekoppelde administratie(s). Handmatig selecteert u het onderwerp wat u wilt controleren. Ga hiervoor naar: [ACCOUNTANCY, ALGEMEEN, TEMPLATE, CONTROLE] De kolom Ontbrekend toont de missende gegevens. Door op het getal in de kolom ontbrekend te klikken worden de details getoond. Door op de snelkoppeling 'Kopiëren' te klikken kunnen de missende gegevens naar de gekoppelde administratie gekopieerd worden. De kolom Verschil toont de stamgegevens die verschillen tussen de template administratie en de gekoppelde administratie. Door op de snelkoppeling 'Repareren' te klikken worden de geselecteerde gegevens aan elkaar gelijk gemaakt. Niet alle verschillen kunnen soms worden gerepareerd, omdat niet alle stamgegevens mogen worden aangepast. De kolom Niet gekoppeld toont de stamgegevens waartussen geen koppeling bestaat tussen de template administratie en de gekoppelde administratie. De kolom Extra toont de stamgegevens die wel bestaan in de gekoppelde administratie, maar niet in de template administratie.

2.4 De template gebruiken Wanneer een administratie voor het eerst wordt geopend, is het mogelijk om te kiezen voor de Optie: Ik wil de administratie opzetten met behulp van een standaardinrichting. Hier worden naast de standaard templates van Exact, ook de gedefinieerde templates van de accountant


getoond. Dit geld voor zowel administraties binnen de licentie van de accountant, als voor klanten die gekoppeld zijn aan een accountant.


3 Accountancy Tools In het menupad [ A C C O U N T A N C Y , B E H E E R , B E H E E R , . . ] zijn er controles te vinden van alle gekoppelde administraties. Wordt er wel geboekt? Is de btw aangifte definitief? Worden er relaties of stamgegevens aangemaakt en door wie? Deze functies zijn enkel beschikbaar in het abonnement: Accountancy Geavanceerd.

3.1 Financieel procesmanagement [ A C C O U N T A N C Y , B E H E E R , B E H E E R , P R O C E SM A NA G E M E NT O V E R Z I C H T ] .

In het overzicht wordt per administratie per periode getoond of alle transacties, inclusief btw transacties, verwerkt zijn. In de kolom Transacties wordt er een rode stip getoond wanneer er nog steeds transacties zijn die verwerkt moeten worden. Wanneer alle transacties zijn verwerkt dan zal er een groene stip worden getoond. In de kolom Btw-aangifte wordt de status van de btw-aangifte getoond. Met een stip wordt aangegeven hoeveel tijd er nog is tot de deadline voor het verzenden van de btw-aangifte naar de Belastingdienst: Geen stip -- U heeft nog meer dan 10 dagen voor de deadline. Gele stip -- U heeft nog minder dan 10 dagen voor de deadline. Rode stip – De deadline is reeds verstreken. Wanneer de status voor de btw-aangifte 'Aanmaken' is dan zal de btw-aangifte worden aangemaakt wanneer u klikt op deze link. Wanneer de btw-aangifte al is aangemaakt en u klikt op de link dan zal het btw-aangifte verzoek worden getoond.

3.2 Liquiditeitsoverzicht [ACCOUNTANCY, BEHEER, BEHEER, LIQUIDITEITSOVERZICHT]. In het overzicht per administratie wordt de liquiditeit voor elke dag in de komende 30 dagen in een grafiek getoond. Onder in het scherm wordt een overzicht getoond met de gedetailleerde informatie betreffende de liquiditeit. Deze gedetailleerde informatie toont op een dagelijkse basis de betalingen die gedaan moeten worden (Crediteuren), de betalingen die ontvangen gaan worden (Debiteuren) en het (berekende) saldo van de vlottende activa.

3.3 Managementinformatie [ A C C O U N T A N C Y , B E H E E R , B E H E E R , L I Q U I D I T E I T SO V E R Z I C H T ] .


De managementinformatie pagina toont een aantal webparts die helpen de status van uw bedrijf in de gaten te houden en zowel uw bedrijf als de bedrijven van uw clienten te beheren. Gebruik de informatie die door de webparts wordt aangegeven om uw bedrijfsstrategieën te ontwikkelen of om gebieden te identificeren, die extra aandacht nodig hebben. Hieronder staan enkele voorbeelden van de beschikbare informatie voor het Beheerinformatie overzicht: •Statistieken met betrekking tot de groei van uw klantenbestand, •Een overzicht van de klanten die toegang hebben tot hun bedrijfsadministratie, •Een overzicht van de sectoren waarin uw klanten actief zijn en hoe groot deze sectoren zijn ten opzichte van uw totale klantenbestand, •Gebruiksstatistieken voor artikelen waaraan gebruikskosten verbonden zijn, zoals de scanservice of salaristransacties.

3.4 Stamgegevens [ A C C O U N T A N C Y , B E H E E R , B E H E E R , S T AM G E G E V E N S] .

Wanneer u meerdere administraties beheerd toont dit overzicht in welke administratie stamgegevens zijn toegevoegd en/of gewijzigd. Vanuit het overzicht kan gelijk worden doorgeklikt naar de gewijzigde gegevens door op het aantal te klikken.

3.5 Administratiebeheer: Transacties [ A C C O U N T A N C Y , B E H E E R , B E H E E R , T R A N S AC T I E S ] .

Wanneer u meerdere administraties in uw beheer heeft toont dit overzicht per administratie, verdeeld per periode of er boekingen te verwerken zijn. Door op het icoon - 'Te verwerken' of 'Verwerkt' - te klikken worden direct de betreffende boekingen getoond. Groene vink – Alle boekingen in deze periode zijn verwerkt Geel uitroepteken – Er zijn te verwerken boekingen in deze periode Rood kruis – Geen boekingen in deze periode aanwezig

3.6 Administratiebeheer: BTW-aangifte [ A C C O U N T A N C Y , B E H E E R , B E H E E R , B T W - AA NG I F T E ] .

Wanneer u meerdere administraties in uw beheer heeft is het praktisch om de status te kunnen monitoren van de BTW aangiftes. Dit overzicht toont per administratie de status van de BTWaangiftes waardoor in 1 oogopslag duidelijk is welke aangiftes zijn bevestigd door de


Belastingdienst. Per periode, per administratie kan er doorgezoomd worden om de BTW aangifte te bekijken en/of aan te maken.

3.7 Administratiebeheer: ICP-aangifte [ A C C O U N T A N C Y , B E H E E R , B E H E E R , I C P - A A NG I FT E ] .

Wanneer u meerdere administraties beheert of wilt controleren, kan het veel tijd besparen om een overzicht van de status van de ICP-aangiftes in alle administraties te hebben. Een dergelijk overzicht is beschikbaar. Het overzicht is als een cockpit waar u inzicht krijgt in de status van alle ICP-aangiftes in alle administraties. Het is een interactief overzicht van waaruit u een ICP-aangifte kunt genereren als dat nog niet eerder is gebeurd en waar u een al aangemaakte ICP-aangifte kunt openen. Er zijn filters beschikbaar om een specifieke selectie van uw verschillende administraties op te halen.



4 Overzichten Met deze overzichten is het mogelik om een klant goed te advisereren en waar mogelijk bij te sturen.

4.1 Financiële overzichten/ relatie overzichten Het is in Exact mogelijk zelf overzichten te maken van de ingevoerde data in de verschillende dagboeken. Dit kan via het menupad [ AC C O U N T A NC Y , AL G E M E E N , O V E R Z I C H T E N , F I N A N C I E E L ] Deze verslagen zijn te bouwen als lijst, matrix (draaitabel) en grafiek. Deze

overzichten zijn optioneel beschikbaar te maken voor andere gebruikers en cliënten.

Een zelfde soort overzicht kan gebouwd worden op relaties, waar zitten de omzetten, welke sector scoort de hoogste omzet etc.

4.2 Batchverslagen Financiële rapporten en verslagen kunnen één voor één gemaakt worden per administratie. Wanneer u meerdere administraties beheert kan het opvragen per administratie tijdrovend worden. Exact Online biedt de mogelijkheid om alle rapporten van een administratie in één keer aan te vragen en centraal te beheren. De rapporten worden aangemaakt in PDF, MS Excel en/of MS Word formaat.


4.3 overzicht vergelijk financiele periode Het overzicht Vergelijk financiële periodes geeft u de mogelijkheid om de transacties welke zijn geregistreerd op specifieke grootboekrekeningen te vergelijken over verschillende periodes. Dit maakt het mogelijk om trends te identificeren en mogelijke fouten in de administratie eruit te lichten. Een groot verschil in een omzetrekening tussen twee opeenvolgende kwartalen kan doen lijken dat er een sterk verminderde verkoop is, maar het kan ook zijn dat de transacties niet correct zijn ingevoerd.

4.4 Overzicht BTW-aansluiting In het overzicht BTW aansluiting kan gecontroleerd worden of in een administratie de aangegeven bedragen corresponderen met de ingevoerde financiële boekingen in de administratie. Hiervoor is ook de optie [ V I E R K A N T SC O N T R O L E ] beschikbaar.


5 Continuous Monitoring Continuous monitoring geeft u de mogelijkheid om indicatoren in te stellen. Ga hiervoor naar: [ A C C O U N T A N C Y , C O N T I N U O U S M O NI T O R I NG , C O N T I NU O U S M O NI T O R I NG ] .

Wanneer u een indicator instelt dan zullen wijzigingen in de data worden bekeken. Op het moment dat de gemonitorde data zijn gewijzigd zal de indicator ervoor zorgen dat er een controle wordt ingesteld op de conditie welke u hebt gespecificeerd. Indien die controle aangeeft dat de drempelwaarde is overschreden dan verschijnt een signaal in het Overzicht Signalen en in de Administratie monitor.

5.1 Indicator types De volgende indicator types zijn op dit moment beschikbaar: Btw-aangifte deadline: Dit type monitort de deadline voor het verzenden van de btw-aangiftes. De kleur wordt geel wanneer de deadline minder dan 10 dagen is en rood wanneer de deadline is gepasseerd en de btw-aangifte nog niet verzonden is. Saldo grootboekrekening per boekjaar: Dit type monitort het saldo van een grootboekrekening per boekjaar. Gebruik deze optie voor een grootboekrekening welke een saldo dient te hebben van EUR 0,00. Gebruik van dagboeken: Dit type geeft u de mogelijkheid om te zien of de juiste combinatie van dagboek en grootboekrekening is gebruikt. De indicator zal een signaal afgeven wanneer er een verkeerde combinatie is gebruikt. Afwijkend geboekt bedrag: Dit type monitort een grootboekrekening voor bedragen die afwijken van het normale bedrag. Gebruik deze indicator bijvoorbeeld om uw kosten voor een extreem hoog bedrag te monitoren. Liquiditeit: Dit type monitort de liquiditeit en geeft het laagste saldo aan gebaseerd op de bekende boekingen. Deze indicator geeft geen waarschuwingen met als basis een drempel, maar toont steeds het laagste saldo. Verschil resultaat in percentage: Dit type monitort omzet, kosten of resultaat in schil met een vorige periode, jaar of budget. Het verschil wordt getoetst aan de hand van een ingegeven percentage dat een controle percentage representeert.


Afwijkende BTW code gebruikt: Dit type monitort of er een andere BTW-code wordt gebruikt in een boeking dan in de stamgegevens van een grootboekrekening is vast gelegd.

5.2 Het instellen van een nieuwe indicator Wanneer u een nieuwe indicator aan wilt maken gaat u naar [ AC C O U NT A NC Y , C O N T I N U O U S M O N I T O R I N G , I N D I C A T O R E N ] en klik op Nieuw. U kunt nu een nieuwe indicator instellen: 1.

Kies het type indicator welke u wilt aanmaken uit de lijst van beschikbare indicatortypes.

2.

Selecteer de grootboekrekening wanneer deze optie beschikbaar is. De beschikbaarheid is afhankelijk van het indicatortype. Wanneer de optie grootboekrekening niet beschikbaar is kan een andere optie worden geselecteerd.

3.

Kies in welke situatie de indicator deze grootboekrekening of optie dient te controleren.

4.

Specificeer de drempelwaarde voor de indicator.

5.

Stel de ernst van het signaal in.

Bewaar de nieuwe indicator door te klikken op Bewaren. U zult zien dat de nieuwe indicator onmiddellijk de stand van zaken controleert. De afbeelding met de status wordt getoond voor de huidige status. Tevens zult u de huidige situatie zien van het gemonitorde onderwerp en de drempel. Wanneer u klikt op de huidige situatie dan zoomt u door naar het onderwerp welke door de indicator wordt gevolgd.

5.3 Administratie monitor De pagina Administratie monitor geeft u de mogelijkheid om snel te zien of er signalen van een waarschuwing of fout zijn afgegeven voor uw administraties. U kunt dit overzicht openen via [ A C C O U N T A N C Y , C O N T I N U O U S M O NI T O R I NG , A D M I NI ST R AT I E M O N I T O R ]

Wanneer er geen signaal is welke een probleem aangeeft dan zal er een groen teken te zien zijn met een markering en de tekst OK (x indicatoren), waar x het aantal indicatoren in de administratie is. Wanneer u klikt op de link zoomt u door naar de administratie en worden de individuele indicatoren voor die administratie getoond. Wanneer één of meer indicatoren worden gewijzigd in een waarschuwing of een fout dan zal de meest ernstige status voorrang krijgen. Dus indien er twee waarschuwingen zijn (gele indicator) en een fout (rode indicator) in een administratie dan zal er op de pagina Administratie monitor de rode indicator en fout status te zien zijn. Wanneer u klikt op de link zal de pagina Overzicht: Indicatoren verschijnen. Hier kunt u de individuele indicatoren zien. Telkens wanneer een kwestie wordt opgelost zal de indicator op de pagina Administratie monitor worden bijgewerkt zodat de volgende status in volgorde van ernst te zien zal zijn.


5.4 Signalen Op deze pagina worden alle signalen getoond welke zijn aangemaakt door de indicatoren. U kunt een filter instellen om het aantal getoonde signalen in het overzicht te beperken. U kunt dit overzicht openen via [ A C C O U N T A N C Y , C O N T I N U O U S M O NI T O R I NG , SI G N AL E N]

Met de knop Negeren kunt u (tijdelijk) een signaal onderdrukken, zodat u geen meldingen zult krijgen van bijgewerkte data. Met de knop Activeren zet u het signaal weer aan. Wanneer u klikt op één van de hyperlinks in de kolom Indicator kunt u de indicator zien welke hoort bij het gekozen signaal. Wanneer u de indicator hebt geopend dan klikt u op het aantal in de kolom Signalen om de signalen te zien welke werden gegenereerd door die indicator.



6 Accountancy instellingen Bij de instellingen [ N A A M A D M I N I S T R A T I E , I N ST E L L I NG E N] zijn er op de verschillende tabbladen verschillende instellingen die uniek zijn voor een accountancy advanced abonnement.

6.1 Algemeen In het tabblad algemeen is het mogelijk de classificaties van de administratie vast te leggen zodat administraties later gemakkelijk en eenvoudig gefilterd kunnen worden in de verschillende accountancy tools. De administratie classificaties zijn in te richten via [ NA AM AD M I N I S T R AT I E , ST A M G E G E V E N S , I N ST E L L I N G E N , C L A S SI FI C A T I E S: A D M I NI ST R AT I E ] .

6.2 electronische aangifte

Wanneer de BTW- Aangifte en of loonaangifte via Exact naar belastingdienst verzonden worden vindt het beheer van de beveiligingsinstellingen in dit tabblad plaats. Als accountant kan je hier ook aangeven welke administraties gebruik mogen maken van de PKI certificaten.

6.3 accountant

In dit tabblad is vast te leggen wie er financieel eindverantwoordelijk is binnen de licentie van deze administratie. Eventueel is ook vast te leggen wie er voor het salaris gedeelte verantwoordelijk is. Tevens wordt hier bepaald wat de starter kan zien en of hij met meerdere artikelen mag factureren.

6.4 scan service

In het tabblad scanservice is vast te leggen wat er naar de scanservice wordt gestuurd, alleen de facturen die via de inlog van Exact Online starter worden geüpload of ook de foto’s die worden


gemaakt met de iphone/ android app. En in welk inkoopboek/ verkoopboek de foto’s geboekt moeten worden.


7 Scan service De scanservice van Exact Online is een geïntegreerde service waarmee u inkoop- en verkoopfacturen automatisch kunt omzetten in een boekingsvoorstel. Het systeem doet dat met document imaging en slimme scansoftware. De service heeft ook een handmatige controle om (bijna) alle geüploade facturen en bonnen in een boekingsvoorstel om te kunnen zetten. Met de scanservice kunt u direct boekingen in Exact Online aanmaken omdat alle facturen aan boekingen zijn gekoppeld. De functionaliteit Continuous monitoring brengt u ook op de hoogte van eventuele afwijkingen. U kunt één factuur uploaden of meerdere facturen in batches uploaden. Een batch kan bestaan uit verschillende bestanden die tegelijk worden geüpload of één bestand met meerdere documenten. Als u meerdere documenten in één keer uploadt, ontvangt u voor elk individueel document wel een apart bericht in de digitale brievenbus.

7.1 digitale brievenbus Digitale brievenbussen geven u de mogelijkheid om berichten uit te wisselen tussen gebruikers van Exact Online, zonder het systeem te verlaten. Alle berichten worden bewaard in een Exact Online database en zijn toegankelijk voor de gebruiker wiens adres is gespecificeerd door degene die het bericht verzonden heeft. Elke Exact Online administratie kan meerdere digitale brievenbussen hebben die kunnen worden afgegeven aan andere gebruikers. Meestal worden de brievenbussen gebruikt om te communiceren tussen de gebruiker en de accountant. Voor scan en herken is een digitale brievenbus noodzakelijk. Een nieuwe digitale brievenbus aanmaken     

Ga naar Gebruikersnaam > Mijn Exact Online > Mijn relatiegegevens en klik in de sectie Mijn digitale brievenbussen op de hyperlink Toevoegen. Voer een e-mailadres in voor de digitale brievenbus. Voer een omschrijving in. Dit veld is niet verplicht, maar het kan helpen om meerdere brievenbussen uit elkaar te houden. Koppel de digitale brievenbus aan uw administratie in Exact Online. Klik op Bewaren.

7.2 Het proces Upload de factuur of bon in pdf- of TIFF-formaat. Zie Documenten naar de scanservice uploaden. Via [ D O C U M E N T , SC A N SE R V I C E ]


Het boekingsvoorstel wordt aangemaakt en weergegeven op de pagina van de scanservice in Exact Online. Het kan tot 24 uur duren tot de gegevens zijn verwerkt. Tijdens het weekend kan het verwerken van documenten langer duren. Het voorstel wordt in XML-formaat verzonden. Exact Online kan alle boekingsgegevens hieruit ophalen. Controleer het boekingsvoorstel. Plaats de muisaanwijzer op het kwaliteitspictogram als het aangeeft dat de scan niet volledig voltooid is. U kunt dan zien wat het probleem is. Voer de gescande gegevens in Exact Online in. U kunt meerdere voorstellen selecteren en invoeren.

Het boekingsvoorstel kan 4 statussen hebben:    

Volledig herkend Gedeeltelijk gereeds(details onbekend) Ongereed Wacht nog op verwerking

In de instellingen van de administratie administratie [ N A A M A D M I NI S T R AT I E , I N ST E L L I NG E N , SC A N SE R V I C E ] is in te stellen dat volledig herkende facturen direct bij herkenning worden

geboekt.

De betaling van de scanservice vind plaats naar gebruik. Als een boekingsvoorstel niet voldoet, kan een document opnieuw naar de scanservice worden verzonden om het opnieuw te laten scannen. In dat geval wordt de nieuwe scan niet in rekening gebracht.


7.3 Boekingstemplate Met templates kunt u een dataset opgeven die automatisch wordt toegepast op elke financiële boeking die aangemaakt is met behulp van de betreffende template. Zodra u een template aangemaakt hebt, kunt u gemakkelijk een boeking aanmaken. U hoeft alleen maar de betreffende template te selecteren en de klant of leverancier, de factuurdatum en het totale bedrag van de transactie op te geven. Alle andere benodigde informatie voor het aanmaken van een boeking wordt automatisch voor u toegevoegd. Met de template kunt u het transactietotaal opsplitsen in zoveel vooraf bepaalde regels als u nodig hebt. Een regel kan een deel van een bedrag van een boeking zijn, een vast bedrag of leeg zijn. In dit laatste geval wordt de regel automatisch gevuld met het resterende deel, zodra alle andere regels in mindering zijn gebracht. Vervolgens geeft de template op welk dagboek en welke grootboekrekening voor elke regel gebruikt moeten worden en wijst hij een btw-code toe om het btw-bedrag voor elk deel van de transactie te berekenen. De boekingstemplate is te vinden onder [ N A A M A D M I N I ST R A T I E , S T A M G E G E V E NS , FI N A NC I E E L , B O E K I NG ST E M P L A T E ]

7.3.1 Wat zijn boekingtemplates? Boekingtemplates bevatten verdelingsgegevens over het dagboek, de betalingsconditie, de valuta en de grootboekrekening, die toegepast kunnen worden op het boekingsbedrag om de relevante boekingen automatisch aan te maken. Ook is het mogelijk een boekingsbedrag te verdelen over meerdere regels, waarbij elke regel zijn eigen grootboekrekening en btw-code heeft.

7.3.2 Hoe kan een template mij helpen? Met templates kunt u ingewikkelde financiële transacties zo makkelijk mogelijk verwerken. Als u bijvoorbeeld veel webshoptransacties boekt met creditcard- en webportalkosten, kunt u een template aanmaken die de afzonderlijke boekingen voor u maakt. Geef een regel op voor het vaste vergoedingsbedrag voor de portal, een regel met een relatief gewicht voor de creditcardkosten en een regel voor de resterende omzet. Zodra dit ingesteld is, hoeft u alleen de totale kosten van de transactie in te voeren, de template te koppelen en te verwerken. Vervolgens worden er drie afzonderlijke boekingen automatisch voor u aangemaakt.

7.3.3 Hoe werkt de berekeningswijze van het bedrag? U hebt de volgende opties om het bedrag toe te wijzen dat vastgelegd is in elke regel van de boeking die met behulp van de template aangemaakt is: Als u Geen vaste waarde selecteert, vult de template de boekingsregel automatisch met het totaalbedrag dat weergegeven wordt in de kopregelsectie van de boeking (zoals het totaalbedrag van de transactie).


Als de template meer dan een regel heeft, zal een regel met Geen vaste waarde gevuld worden met het resterende bedrag uit de kopregelsectie. Dit gebeurt nadat de berekeningen van de andere regels voltooid zijn. Als u meerdere regels met Geen vaste waarde hebt, zal het resterende bedrag toegewezen worden aan de eerste regel en blijven de overige regels leeg. Als u Vast bedrag selecteert, krijgt de regel automatisch een vast bedrag toegewezen, ongeacht het totaal in de kopregelsectie. Als het vaste bedrag het totaal uit de kopregelsectie overschrijdt, zal in de volgende regels een negatief bedrag weergegeven worden. Als u een regel met vast bedrag aanmaakt, moet er ten minste één regel in de template zijn voor het resterende deel van het bedrag uit de kopregel. Templates zijn niet bedoeld voor vaste boekingen met vaste waarden. Met de regels Relatief gewicht kunt u verhoudingen aangeven voor de verdeling van het bedrag in de kopregelsectie. Als u bijvoorbeeld twee regels aanmaakt waarbij de eerste regel als relatief gewicht 1 heeft en de tweede als relatief gewicht 3, zal het totaalbedrag in de kopregelsectie verdeeld worden in vier gelijke delen. Eén deel zal toegewezen worden aan regel 1 en drie delen aan regel 2. De formule voor de berekening van het bedrag voor een regel met een gewicht kan er als volgt uitzien: Bedrag = (Gewicht van de regel/Totaal van de gewichten van de regels) * (Bedrag in de kopregelsectie van de boeking - Totaal aantal regels met een vast bedrag)


8 Mail2eol Om u te helpen uw financiële gegevens te beheren, kunnen facturen, ontvangsten en documenten direct naar Exact Online gemaild worden. Zo is het mogelijk om snel informatie in Exact Online in te voeren en de gegevens die u nodig hebt op één plek bewaren. Als u een e-mail naar een contactpersoon verzendt of een e-mail ontvangt, is deze door te sturen naar Exact Online. De e-mail wordt vervolgens opgeslagen als document en automatisch gekoppeld aan de relatie of de contactpersoon. Uw inkoop- en verkoopfacturen worden naar de digitale brievenbus verzonden. Als u de Scanservice gebruikt, worden de facturen en ontvangsten die u naar Exact Online stuurt eerst gescand voor u ze in uw digitale brievenbus ontvangt. Dat helpt bij het automatisch invoeren van gegevens in Exact Online.

8.1 mail adressen genereren In de digitale brievenbus is het mogelijk 3 door Exact Online genereerde emailadressen te koppelen voor verschillende soorten gegevens.   

Inkoopfacturen Verkoopfacturen CRM documenten

Aan deze genereerde e-mailadressen is het mogelijk een selectief aantal mailadressen te selecteren die e-mail mogen doorsturen naar deze door exact genereerde e-mailadressen. Dit kan door op de omschrijving van het document type te klikken. Bijvoorbeeld [INKOOPFACTUUR]

Naar gelang de opties die aan of uitstaan in de scanservice instellingen (paragraaf 6.4) zal de mail direct doorgestuurd worden naar de digitale brievenbus of naar scan en herken.



9 Artikelen In Exact Online zijn artikelen belangrijk voor de facturatie. Alle facturatie vindt plaats met artikelen, of er nu fysieke artikelen worden gefactureerd of uren, diensten etc.

9.1 Instellingen Op het moment dat u de stamgegevens heeft aangemaakt, kunt u de instellingen van de administratie invoeren of wijzigen. Deze instellingen zijn o.a. terug te vinden via [ ‘ N A AM A D M I N I S T R A T I E ’ , I N S T E L L I N G E N ] . In de instellingen vindt u verschillende tabbladen, elk

tabblad bevat specifieke instellingen gerelateerd aan het betreffende proces.

9.1.1 Tabblad Financieel

Het tabblad financieel bevat de instellingen voor de financiële administratie. Een aantal van deze instellingen hebben tevens betrekking op de facturatie administratie.

9.1.1.1 Dagboeken Hier geeft u aan welke dagboeken standaard gebruikt worden bij bepaalde transacties. Voor facturatie definieert u hier het dagboek waarin alle boekingen met betrekking tot artikel transacties worden aangemaakt. Hierin worden alleen boekingen gemaakt waarbij de eigenschap [ V O O R R A A D ] aangevinkt staat bij een artikel.

Het is alleen mogelijk om een dagboek van het type Memoriaal te kiezen. Hier geeft u aan welke dagboeken standaard gebruikt worden bij bepaalde transacties. Voor facturatie definieert u hier het dagboek waarin alle boekingen met betrekking tot artikel transacties worden aangemaakt. Het is alleen mogelijk om een dagboek van het type Memoriaal te kiezen. Naast een memoriaal


voor de financiële administratie adviseren wij u voor de overzichtelijkheid en terugzoekbaarheid een apart memoriaal dagboek te definiëren voor artikel transacties.

9.2 Artikelgroepen Artikelgroepen zijn de link tussen facturatie en de financiële administratie. U kunt ook geen artikel aanmaken zonder een artikelgroep te koppelen. Verder kunnen [ A R T I K E L G R O E P E N ] gebruikt worden voor rapportage en selectie doeleinden. Zo kunt u bijvoorbeeld een verkoopanalyse of een grootboekrekening opvragen gebaseerd of gegroepeerd op artikelen of artikelgroepen. Belangrijk: in een Accountancy en klant premium licentie wordt er enkel gebruik gemaakt van de omzet rekening. Voorraadbeheer kan niet toegepast worden. Hiervoor heeft uw klant een logistieke oplossing nodig van Exact Online.

9.2.1 Artikelgroep aanmaken Artikelgroepen kunnen aangemaakt worden via [ ‘ N A AM A D M I NI ST R AT I E ’ , ST AM G E G E V E N S , ARTIKELEN, ARTIKELGROEPEN].

In de artikelgroep bepaalt u op welke grootboekrekeningen het systeem dient te boeken wanneer u een actie uitvoert in het facturatie gedeelte zoals het afdrukken van een verkoop factuur.

9.3 Artikelen Artikelen zijn de basis voor facturatie gedeelte van Exact Online. Na het aanmaken van de artikelgroep, kunt u artikelen toevoegen.

9.3.1 Artikelen aanmaken gaat u naar [ V E R K O O P , A R T I K E L E N , A R T I K E L E N A A NM A K E N ] . U komt in het volgende scherm:


9.3.1.1 Sectie Algemeen In de sectie [ A L G E M E E N ] kunt u onder andere de artikelcode en omschrijving invoeren. Tevens kunt u eventueel een extra omschrijving invoeren, dit is extra informatie die u zowel voor interne informatie kunt gebruiken als externe. U kunt dit veld bv. afdrukken op lay-outs. Daarnaast koppelt u hier de artikelgroep en geeft de kostprijs van het artikel in. De kostprijs is de prijs waartegen de voorraad in de financiële administratie gewaardeerd wordt.

9.3.1.2 Prijzenbeheer In de sectie [ P R I J Z E N B E H E E R ] kunt u de verkoopprijs, BTW-code: Verkoop en de eenheid ingeven van het artikel.

Let op! Binnen Exact Online kunnen BTW-codes op 3 niveaus ingegeven worden, op relatieniveau, artikelniveau en grootboekrekeningniveau.


Relatieniveau is leidend. Bij het aanmaken van een verkoopfactuur wordt er eerst gekeken of er bij de relatie een specifieke BTW code gekoppeld staat (denk aan buitenlandse relatie). Als er geen BTW code bij de relatie gekoppeld staat wordt er gekeken of er bij het artikel een BTW code gekoppeld staat. Zo niet kijkt Online of er bij de grootboekrekening (afkomstig van de artikelgroep) een BTW code gekoppeld staat. Indien er ook bij de grootboekrekening een code gekoppeld staat blijft de kolom code leeg in de verkoopfactuur. U dient handmatig de BTW code te selecteren. 9.3.1.3 Verkoopprijzen toevoegen Als het artikel opgeslagen is kunt u op de kaart nog toekomstige verkooprijzen, verkoopprijzen met gebaseerd op een andere eenheid en prijsafspraken toevoegen.

Klikt u op [ N I E U W E T O E V O E G E N ] om toekomstige prijzen, prijzen voor een andere eenheid (denk hierbij aan een prijs per stuk maar ook een prijs per doos) en prijsafspraken. U hoeft hierdoor geen nieuw artikel aan te maken tegen een andere eenheid. Let op! Deze prijswijzigingen gaan per artikel. U kunt ook gemakkelijk verkoopprijzen bijwerken vanuit het overzicht [ A R T I K E L P R I J Z E N ] 9.3.1.4 Sectie Eigenschappen 

D E E L B A A R : Hier kunt u aangeven of aantal ook in decimalen ingegeven kunnen

worden, dus bv 0,5. Vinkt u dit veld niet aan dan kunt u alleen hele aantallen voeren van bv Verkooporders of Verkoopfacturen. 

V E R K O O P : Als u dit artikel wilt kunnen verkopen dient u deze eigenschap aan te

vinken. 

V O O R R A A D : Als u voorraad van dit artikel wil bijhouden dient u dit veld aan te vinken.

Als u ‘voorraad’ heeft aangevinkt zal het systeem automatisch journaalposten aanmaken in de financiële administratie bij het open afboeken van aantallen van dit artikel. Het aantal vermenigvuldigt met de kostprijs bepaalt de waarde van de op- of afboeking. B E L A N G R I J K : In een accountancy licentie of premium licentie wordt er geen

volledig voorraadbeheer toegepast. Hiervoor heeft u klant een logistieke oplossing van Exact Online nodig. Daardoor wordt voorraad vaak niet toegepast. 

W E B W I N K E L : Dit veld kan worden gebruikt indien u klant bv. een koppeling gaat

maken of heeft met webwinkel software.


9.3.1.5 Sectie Status Onder [ ST A T U S] bepaalt u of het artikel actief is. Een actief artikel kan gebruikt worden in facturen en/of overzichten. Een artikel is actief als de A C T I E F V A N A F datum kleiner, of gelijk is aan de datum van vandaag. Wanneer u een A C T I E F T O T datum invoert is het artikel vanaf deze datum non-actief en niet meer te gebruiken in de administratie.

LET OP: bij het aanmaken van een nieuw artikel wordt als A C T I E F V A N A F de eerste dag van de maand van invoer ingevuld. Deze kunt u uiteraard wijzigen. 9.3.1.6 Sectie Opmerkingen In dit veld kunt u een grote hoeveelheid tekst invoeren. Dit is extra tekst die u zowel voor interne informatie kunt gebruiken als externe. Deze tekst kunt u bv. op een lay-out opnemen door het veld [ N O T I T I E S] toe te voegen aan de lay-out. Indien u het veld [K O P I E E R O P M E R K I N GE N ] aan vinkt zal de tekst bij het invoeren van dit artikel bij een factuur worden gekopieerd naar het notitieveld in de artikelregel.

9.4 Artikelprijzen Artikelprijzen kunnen gemakkelijk bijgewerkt worden vanuit het overzicht [ AR T I K E L P R I J Z E N ] . Gaat u naar [ V E R K O O P , A R T I K E L E N , A R T I K E L P R I J Z E N ] . U komt in het volgende scherm:


9.4.1 Artikelprijzen toevoegen In het overzicht Artikelprijzen kunt u artikelprijzen toevoegen. Klikt u hiervoor op de knop [N I E U W ]. U komt in het volgende scherm:

9.4.1.1 Sectie Algemeen In de sectie [A L G E M E E N ] kunt u via het vergrootglas een artikel selecteren en de eenheid waarvoor deze verkooprijs geldt.

9.4.1.2 Sectie prijzen In de sectie [P R I J Z E N ] kunt u de verkoopprijs ingeven tegen eventueel een vreemde valuta.


Let op! Hiervoor dient u te beschikken over de module Valuta en de wisselkoersen ingericht te hebben. 9.4.1.3 Sectie Status In de sectie [S T A T U S ] bepaald u vanaf wanneer deze verkoopprijs acties is. Een verkoopprijs is actief als de A C T I E F V A N A F datum kleiner, of gelijk is aan de datum van vandaag. Wanneer u een A C T I E F T O T datum invoert is de verkoopprijs vanaf deze datum non-actief.

9.4.1.4 Sectie Korting op basis van standaard verkoopprijs In de sectie [ K O R T I N G O P B A SI S V A N ST A N D A A R D V E R K O O P P R I J S ] toont het systeem de verhouding met nieuwe prijs tegen de standaard prijs. Eventuele korting/toeslag wordt getoond.

9.4.1.5 Sectie prijsafspraak In de sectie [P R I J S A F S P R A A K ] kunt u aangeven dat de verkoopprijs alleen geldt voor de koppelde relatie. Vinkt u prijsafspraak aan en kiest u vervolgens de relatie.

9.4.2 Prijzen bijwerken In het overzicht [ A R T I K E L P R I J Z E N ] kunt u een selectie maken van artikelen waarvoor u een verkoopprijswijziging voor wilt doorvoeren. Na de selectie klikt u op de knop [ P R I J Z E N BIJWERKEN]

en u komt in het volgende scherm:


U kunt de prijzen op twee manieren bijwerken; Handmatig bewerken of met percentage bijwerken. 9.4.2.1 Ingangsdatum De ingangsdatum is de datum waarop de nieuwe verkoopprijs actief zal zijn in de administratie. Let op! Geef eerst de ingangsdatum aan alvorens u op de knop [V E R W E R K E N ] klikt. Maakt u daarnaast voor de zekerheid een back-up van uw administratie. 9.4.2.2 Handmatig prijzen bijwerken Met deze methode is de kolom [V E R K O O P P R I J S: N I E U W ] bewerkbaar. U kunt handmatig de nieuwe verkoopprijzen aangeven. Klikt u na het invullen op de knop [ V E R W E R K E N ]. Let op! Geef eerst de ingangsdatum aan alvorens u op de knop [ V E R W E R K E N ] klikt. Maakt u daarnaast voor de zekerheid een back-up van uw administratie. 9.4.2.3 Met percentage prijzen bijwerken Met deze methode kunt u met een percentage de verkoopprijzen wijzigen. U kunt hier een positief/negatief percentage invullen. De nieuwe verkoopprijzen worden direct berekend a.d.h.v. het percentage. De kolom [V E R K O O P P R I J Z E N: N I E U W ] is niet te bewerken. Belangrijk bij het bijwerken d.m.v. een percentage is de afrondingsmethode. U kunt kiezen uit 4 methodes voor afronding van de verkooprijzen. Zie onderstaande afbeelding:

Na het selecteren klikt u op de knop [ V E R W E R K E N] . Let op! Geef eerst de ingangsdatum aan alvorens u op de knop [ V E R W E R K E N ] klikt. Maakt u daarnaast voor de zekerheid een back-up van uw administratie.


10 Exact Online Starter Binnen een Accountancy Geavanceerd licentie kan de accountant een gebruiker aanmaken van het type Exact Online Starter. Deze gebruiker komt in twee varianten. Inclusief of exclusief facturatie. Dit type gebruiker is geschikt voor de ondernemer die mee wil kijken in de administratie maar niet wilt boeken. Uw accountant regelt de administratie en aangiftes. Maar u als ondernemer kijkt alleen mee of factureert eventueel zelf. Het verschil tussen beide type gebruikers is dat de een kan factureren en de andere niet. Tevens is het mogelijk om betalingen te doen via de Rabobank met de Exact Online Starter inclusief facturatie. Qua overige opties en overzichten is de inrichting gelijk.

10.1 Cockpit Exact Online Starter U heeft met een Exact Online Starter een eigen omgeving. U ontvangt van uw accountant de inloggegevens en kan dan real-time de informatie opvragen. Als u inlogt, opent het volgende scherm:

10.2 Relaties toevoegen U kunt wanneer u gebruik maakt van de Exact Online Starter, zelf relaties aanmaken. Dit kan op 3 manieren: Handmatig, Zoek een bedrijf op basis van naam en adres en via postcode. Importeren van relaties is via de Exact Online Starter niet mogelijk. U dient het bestand in CSV/Excel aan uw accountant aan te leveren. Als via de Exact Online Starter op het plusje volgende scherm:

wordt geklikt achter [ R E L A T I E S ] komt u in het


10.3 Documenten uploaden U kunt zelf via de Exact Online Starter documenten uploaden zoals facturen en bonnen en bankafschriften.

Deze facturen en bonnen kunnen gemakkelijk omgezet worden in een inkoopboeking of een verkoopboeking. Het bankafschrift in PDF wordt gekoppeld aan een bankboeking. U kunt de facturen, bonnen en bankafschriften uploaden via het upload icoon

. Deze documenten

komen direct uit in de Digitale Brievenbus binnen de licentie. Vanuit de digitale brievenbus kan uw accountant de facturen en bonnen omzetten in een boeking.

10.4 Facturen aanmaken De Exact Online Starter inclusief Facturatie kan via deze omgeving zelf facturen aanmaken. De Exact Online Starter kan op het plusje volgende scherm:

klikken achter [V E R K O O P F AC T U R E N ]. U komt in het


10.4.1 Bedrijfslogo uploaden Bij het aanmaken van de verkoopfactuur kan er per factuur bepaald worden of er wel of geen logo toegevoegd wordt. Denk aan briefpapier welke al een logo bevat of een verkoopfactuur die verstuurd wordt via e-mail waarin. Via de knop [U P L O A D U W B E D R I J FSL O G O ] kunt u handmatig een logo toevoegen aan de verkoopfactuur.

10.4.2 Relatie selecteren Bij het aanmaken van een verkoopfactuur kan via het vergrootglas een relatie gekozen worden. Indien de relatie nog niet in de administratie aanwezig is kunt u via de knop [ N I E U W ] direct een nieuwe relatie toevoegen.


10.4.3 Artikelen selecteren Onderin kunnen de artikelregels ingevoerd worden.

10.4.3.1 Aantal In het veld aan [A A N T A l] kunnen de aantallen ingegeven worden. Let op! Indien de eigenschap [D E E L B AA R ] bij het artikel niet is aangevinkt kunnen er geen decimalen ingeven worden zonder dat het systeem deze afrond, dit kan alleen uw accountant voor u instellen). 10.4.3.2 Artikel In het veld [A R T I K E L ] toont het systeem automatisch het [AR T I K E L V O O R F AC T U R A T I E ]. Echter, wanneer u enkele artikelen wilt gebruiken kan uw accountant in de administratie meerdere artikelen toegevoegen. Let op! Artikelen toevoegen kan alleen de accountant. Als er meer artikelen toegevoegd zijn kunt u via het drop down veld kiezen uit de artikelen. 10.4.3.3 Prijs In het veld [P R I J S ] kunt u zelf handmatig een prijs ingeven. Let op!De prijs die in het artikelonderhoud is meegegeven wordt niet meegenomen. 10.4.3.4 BTW Het veld [B T W ] is een drop down veld. Aan de hand van artikelinrichting toont het systeem de gekoppelde BTW code die uw accountant heeft ingesteld. Indien nodig kan de cliënt handmatig een andere BTW code selecteren.

10.4.4 Bedrijfsgegevens aanpassen Bij het aanmaken van de verkoopfacturen kunnen uw bedrijfsgegevens aangepast worden. Indien u met uw muis over het veld heen schuift verschijnt de optie [W I J Z I G E N ]. Hierdoor kunt u aanpassen of aanvullen. Let op! De bankgegevens en het e-mail adres kan niet gewijzigd worden. Dit kunt u vragen aan uw accountant.


10.4.5 Factuur gegevens wijzigen Bij Factuurgegevens kunnen onderdelen zoals type factuur, factuurdatum en betalingsconditie aangepast worden.

10.5 Lay-out selecteren Onder de knop [ N I E U W ] ziet u de naam van de huidige lay-out. U kunt op de naam klikken om een selectie te maken tussen de beschikbare lay-outs. Zie afbeelding hieronder:

Let op! U kunt zelf geen lay-outs aanpassen. Neem hiervoor contact op met uw accountant.

10.6 Proefafdruk maken U kunt op het “oogje” klikken om een proefafdruk te zien van uw verkoopfactuur. Klikt u op het volgende icoontje:


10.7 Verkoopfacturen afdrukken Verkoopfacturen kunnen op twee manieren verstuurd worden via de Exact Online Starter; via de email of per post.

10.7.1 Verstuur via e-mail Als de factuur volledig ingevuld is en deze dient digitaal verstuurd te worden naar de klant dan klikt u op de knop [V E R S T U U R V I A E - M A I L ].

Via de knop [V E R ST U U R V I A D E E - M AI L ] komt u in het volgende scherm:


Via dit scherm heeft u de mogelijkheid om de gegevens van de ontvanger te wijzigen. Denk hierbij aan de naam en ook e-mail adres. Daarnaast kan ook de e-mail tekst naar wens aangepast worden. Als alles ingegeven/aangepast is kunt u op de knop [V E R Z E ND E N ] klikken. Als de verkoopfactuur verzonden is komt u in het bevestigingsscherm:

Hier ziet u dat de status van de verkoopfactuur aangepast is naar [ V E R Z O N D E N ]. Via dit scherm kan de verkoopfactuur alsnog opgeslagen worden als PDF, kopie aanmaken voor een andere relatie of opnieuw verstuurd worden naar de relatie.

10.7.2 Afdrukken en versturen Als de factuur volledig ingevuld is en deze via de post wilt versturen dient u op de knop [A F D R U K K E N E N V E R ST U R E N ] te drukken. Let op! De verkoopfactuur is hiermee direct definitief geboekt in de financiële administratie.

Indien er gekozen is voor [A F D R U K K E N E N V E R S T U R E N ] komt u in een tussenscherm waarin de verkoopfactuur afgedrukt of gedownload kan worden. Let op! Met downloaden wordt de verkoopfactuur op de computer/laptop gedownload waarop u op dat moment werkzaam bent. Daarnaast is het nog steeds mogelijk om deze verkoopfactuur digitaal te versturen naar de relatie via de knop [V E R S T U U R V I A E - M A I L ].


10.7.3 Bewaren als concept U kunt de verkoopfactuur als concept opslaan indien u deze niet direct naar de klant wilt versturen. De verkoopfactuur is niet definitief maar staat in de administratie als zijnde [ C O NC E P T ] factuur. 10.7.3.1 Concept facturen opvragen In uw omgeving staan alle verzonden verkoopfacturen en conceptverkoopfacturen in het overzicht [V E R K O O P F A C T U R E N ]. Hiervoor dient u achter [ V E R K O O P F AC T U R E N ] op het volgende icoontje te klikken:

In het overzicht [V E R K O O P F A C T U R E N ] kan via de [F A C T U U R S T AT U S ] gemakkelijk gefilterd worden op alle concept facturen. Door vervolgens op aanmaak datum te klikken komt u weer in de verkoopfactuur welke aangepast en definitief afgedrukt/verzonden kan worden.

10.8 Aangifte bekijken Aangiftes die de accountant aanmaakt kunnen door u direct bekeken worden. Indien de btwaangifte nog via de site van de belastingdienst ingevoerd mag worden kunt u het biljet direct overnemen. In uw omgeving dient achter [A A N G I F T E N ] op het volgende icoon geklikt te worden:

U komt in het overzicht [B E L A ST I N G E N A AN G I FT E S ]. Hier kunt u op document klikken. Het biljet opent en kan ook afgedrukt worden.


10.9 Betalingen Verrichten Het is mogelijk om de opdracht tot betaling van uw ingeboekte inkoopfacturen via Exact Online naar uw Rabobankrekening te sturen. Daar zal de betaling nog wel geaccordeerd moeten worden. Om een betaling te kunnen verrichten gaat u naar de optie [ I NK O O P F AC T U R E N ] aan de rechterkant van uw beeldscherm

Hier krijgt u een lijst van de inkoopfacturen die geboekt zijn en dus betaald kunnen worden.

Wanneer er op 1 van de ingeboekte inkoopfacturen klikt, krijgt u het volgende scherm.


Wanneer u op de knop [B E T A L E N V I A B AN K ] klikt wordt de betaalopdracht naar de bank toegestuurd. LET OP! Daar zal de betaling nog wel geaccordeerd moeten worden met de random reader.


11 Kostenanalyse Soms is het niet voldoende om alleen een grootboekrekening aan een boeking te koppelen, maar moet het nog verder verdeeld worden naar: afdeling, vervoersmiddel, Personeelsleden. Hiervoor kan dan een kostenplaats of kostendrager voor gebruikt worden.

11.1 Kostenplaats Een kostenplaats is een locatie. Kostenplaatsen kunnen bijvoorbeeld landen, steden, vestigingen of afdelingen zijn binnen een bedrijf. Binnen Exact Online is er een overzicht beschikbaar van alle kostenplaatsen. Hier kunt u ook direct kostenplaatsen wijzigen of aanmaken.

11.1.1 Aanmaken kostenplaats Gaat u naar [F I N A N C I E E L , K O S T E N P L A A T S , O N D E R H O U D ]. Onderstaand een voorbeeld van het scherm:

Via de knop [N I E U W ] kunt u een nieuwe kostenplaats toevoegen. U komt in het volgende scherm:

U kunt een zelf een code + omschrijving ingeven. Het veld code is alfanumeriek met een max van 8 tekens. 11.1.1.1 Kostenplaatsen vernummeren Als een kostenplaats aangemaakt is kunt u de code niet meer vanuit het onderhoud wijzigen. Hiervoor dient u de kostenplaatsen te vernummeren. Ga naar [F I N A N C I E E L , K O S T E N P L A A T S, O ND E R H O U D ]. Vinkt u de kostenplaatsen aan welke u wilt vernummeren en klik vervolgens op de knop [V E R NU M M E R ]. Vul in het veld [ N I E U W : C O D E ] een nieuwe code is en klik vervolgens op nieuw op de knop [V E R N U M M E R ].


11.2 Kostendrager Een kostendrager is een subdivisie binnen een kostenplaats. Dit kunnen projecten, producten, diensten, medewerkers, teams of afdelingen zijn. Binnen Exact Online is er een overzicht beschikbaar van alle kostendragers. Hier kunt u ook direct kostendragers wijzigen of aanmaken.

11.2.1 Aanmaken kostendrager Gaat u naar [F I N A N C I E E L , K O ST E N D R AG E R S , O N D E R H O U D ]. Onderstaand een voorbeeld van het scherm:

Via de knop [N I E U W ] kunt u een nieuwe kostendragers toevoegen. U komt in het volgende scherm:

U kunt een zelf een code + omschrijving ingeven. Het veld code is alfanumeriek met een max van 8 tekens.

11.2.1.1 Kostendrager vernummeren Als een kostendrager aangemaakt is kunt u de code niet meer vanuit het onderhoud wijzigen. Hiervoor dient u de kostendrager te vernummeren. Ga naar [F I N A N C I E E L , K O S T E N D R A G E R S , O N D E R H O U D ]. Vinkt u de kostendragers aan welke u wilt vernummeren en klik vervolgens op de knop [V E R N U M M E R ]. Vul in het veld [N I E U W : C O D E ] een nieuwe code is en klik vervolgens op nieuw op de knop [V E R N U M M E R ].


11.2.2 Onderhoud Kostenplaats/drager Gaat u naar [F I N A N C I E E L , K O ST E N P L A AT S / K O ST E N D R AG E R , O ND E R H O U D ] en klikt u op de code of de omschrijving van een kostenplaats/drager. Hier kunt u via het onderdeel [M O N I T O R ] direct de transacties bekijken en een grafiek voor de omzet en kosten inzien. 11.2.2.1 Monitor: transacties Via de knop [T R A N S A C T I E S ] komt u op de kaart van de kostenplaats/drager. Hier ziet u de geboekte transacties. Dit overzicht kunt u net zoals de grootboekkaarten aanpassen om bijvoorbeeld gerichter te vergelijken of transacties op te vragen. 11.2.2.2 Monitor: ‘Grafiek: Omzet’ Via de knop [G R A F I E K : O M Z E T ] kunt u de omzet opvragen in grafiekvorm. 11.2.2.3 Monitor: ‘Grafiek: Kosten’ Via de knop [G R A F I E K : K O S T E N ] kunt u de kosten opvragen in grafiekvorm.

11.2.3 Kostenplaats/drager gebruiken Kostenplaatsen kunt u gebruiken in elk type dagboek. Echter, voordat u de boeking maakt dient u via de knop [A A N P A S SE N ] de kolommen te activeren. Hier kunt u kostenplaatsen en kostendrager afzonderlijk van elkaar activeren. 3.1.3 Kostenplaats verplichten In de onderhoud van een grootboekkaart kunt u grootboekrekening het onderdeel [K O ST E N A N A L Y SE ] inzetten. Hier kunt u instellen of een kostenplaatsen/dragers verplicht, optioneel of niet ingevult dient te worden. Indien u kiest voor [N E E ] kan er geen kostenplaats/drager gebruikt worden in combinatie met deze grootboekrekening De optie [O P T I O N E E L ] zorgt ervoor dat u bij het boeken de kostenplaats/drager kunt ingeven maar dat u ook de boeking kunt opslaan zonder een geselecteerde kostenplaats/drager. De optie [V E R P L I C H T ] zorgt ervoor dat u verplicht bent een kostenplaats/drager in te geven bij het boeken. U kunt de boeking anders niet opslaan. Daarnaast kunt u ook voor de kostenplaats/drager een standaard ingeven. Deze standaard is een voorstel dat getoond wordt in de boeking.


11.3 Kaarten Dit overzicht kunt u net zoals de grootboekkaarten aanpassen om bijvoorbeeld gerichter te vergelijken of transacties op te vragen.

11.3.1 Kas/Bank regels uitsluiten In het overzicht kaarten krijgt u alle transacties in beeld waar de kostenplaats/drager aan gekoppeld staat. Hier vallen ook eventuele bank/kas boekingen in. U kunt de bank- en kasregels uitsluiten van het overzicht door te klikken op de knop [ A AN P A SSE N ] rechtsboven in het scherm. U kunt u de optie [M O E D E R C L A SS I F I C AT I E ] aanvinken en klikken op [B E W A R E N ]. In de kaart van de kostenplaats/drager selecteert u vervolgens [ W I N ST - & V E R L I E S R E K E N I N G ] + Actualiseren.

11.4 Resultaten In dit overzicht kunt u van de kostenplaatsen/dragers de geboekte omzet en het behaalde resultaat zien. U kunt via het vergrootglas op regelniveau doorklikken om de behaalde omzetten, kosten en resultaten eventueel in te zien per periode en daarnaast te vergelijken met vorig boekjaar.

11.5 Rapport Analytische waarden Als u gebruikt maakt van analytische gegevens waaronder kostenplaatsen en kostendragers kan het waardevol zijn hiervan een rapport te genereren. Gaat u naar [ FI N A NC I E E L , K O S T E N P L A A T SE N / K O ST E N D R A G E R S , A N AL Y T I SC H E W AA R D E N ]. U komt in het volgende

scherm:

In dit overzicht kunt u in .pdf, .XLS en .DOC een rapport opvragen van de waarden. Dit eventueel inclusief detailinformatie.

11.5.1 Rapport opvragen voor ontbrekende kostenanalyse 1: Vul niets in bij de velden Grootboekrekening, Kostenplaatsen & Kostendragers bij de sectie [T R A J E C T ].


2: Selecteer de juiste periode/datum en zet een markering bij [ NA B O E K E N ] indien u ook de onverwerkte boekingen wilt tonen in het overzicht. 3: Bij [N I V E A U 1 ] groepeert u op Kostenplaats/Drager en bij [NI V E AU 2 ] groepeert u op [G R O O T B O E K R E K E N I N G ] 4: Zet een markering bij de optie [D E T AI L S ]. 5: Klik op genereren. Nadat het rapport gegenereerd is kunt u het openen. De getoonde transacties zijn gesorteerd op grootboekrekening. Er is ook een sectie waarin alle transacties worden getoond waaraan geen kostenplaatsen zijn gekoppeld.



12 Budgetten Budgetten zijn geschatte ontvangsten en uitgaven. Deze maakt u aan om uw cashflow te kunnen inschatten en beheren. De resultaten van de gebudgetteerde bedragen neemt u mee in uw financiële beslissingen. Alvorens u de budgetten kunt invoeren dient u een budgetscenario aan te maken.

12.1 Budgetscenario Scenario's dient u aan te maken met het oogpunt op de budgettering. Budgetten zijn geschatte ontvangsten en uitgaven en maakt u aan om uw cash flow te kunnen inschatten en beheren. U plant immers de uitgaven en misschien zelfs wel de ontvangsten in en kunt deze planning meenemen in financiële beslissingen. U kunt de geplande budgetten vergelijken met de werkelijke uitgaven en inkomsten in de balans.

12.1.1 Budgetscenario aanmaken Gaat u naar [F I N A N C I E E L , B U D G E T T E N, B U D G E T SC E N A R I O ’ S ] en klikt u op de knop [NI E U W ]. U komt in het volgende scherm:

12.1.1.1 Code In dit veld geeft u de code in van de budgetscenario. De code kan een letter of een cijfer zijn of een combinatie van beide. 12.1.1.2 Omschrijving Hier geeft u de omschrijving in van de budgetscenario. Dit kan een woord, woorden of een zin zijn die uitleg geeft over wat de budgetscenario inhoudt. 12.1.1.3 Boekjaar (Vanaf) In dit veld vult u het boekjaar in vanaf wanneer het scenario geldt.


12.1.1.4 Boekjaar (T/M) In dit veld vult u het boekjaar in tot en met wanneer het scenario geldt.

12.2 Overzicht budgetscenario In dit overzicht staan alle aangemaakte budgetscenario’s en/of heeft u de mogelijkheid om een nieuwe scenario aan te maken. Gaat u naar [F I N A N C I E E L , B U D G E T T E N , B U D G E T SC E N AR I O ’ S ] en u komt in het volgende scherm:

12.2.1 Budgetscenario Bewerken In het scherm [O V E R Z I C H T B U D G E T SC E N A R I O ] ziet u een lijst van de aanwezige scenario’s. U kunt op de [C O D E ] of de [O M SC H R I J V I NG ] klikken van een scenario. U komt in het volgende scherm:

In dit scherm kunt u handmatig de velden aanpassen. Daarnaast heeft u ook de mogelijkheid om het scenario te verwijderen. Klikt u op de knop [V E R W I J D E R E N ].

12.2.2 Budget per scenario invoeren Gaat u naar [F I N A N C I E E L , B U D G E T T E N, A A NM AK E N ]. U komt in het volgende scherm:


Klikt u bij [SC E N A R I O ] op het vergrootglas

om een budgetscenario te selecteren. Indien u

deze niet eerst aangemaakt heeft dient u dit via de knop [N I E U W ] eerst aan te maken. U komt in het volgende scherm:

In dit scherm ziet u 4 knoppen. Middels de knop [B E W E R K E N ] kunt u de geschatte ontvangsten en uitgaven ingeven. Indien u de ontvangsten en uitgaven ingegeven heeft kunt u op de knop [B E W A R E N ] klikken. Tip! U kunt een budget ook importeren via CSV/Excel.

12.2.3 Budget vergelijken met Balans U kunt de geplande budgetten vergelijken met de werkelijke uitgaven en inkomsten in het overzicht van de [B A L A N S ]. Gaat u naar [FI N AN C I E E L ,

G R O O T B O E K R E K E NI NG E N,

B A L A N S/ W I N S T & V E R L I E S R E K E N I NG ].

In dit geval kiest u [B U D G E T ] in het veld [V E R G E L I J K E N M E T ] + Actualiseren.



13 Valuta Binnen Exact Online is er een overzicht van alle geregistreerde wisselkoersen beschikbaar. Om met vreemde valuta te werken in Exact Online dient u de wisselkoersen eerst te definiëren.

13.1 Administratie in andere standaardvaluta U kunt de standaardvaluta van de administratie, indien nodig, wijzigen. Een belangrijke voorwaarden is wel dat er nog niet in de administratie geboekt is. Het aanpassen van de standaardvaluta gaat als volgt: Gaat u naar [A D M I N I ST R A T I E N A A M , O ND E R H O U D ] en klikt u op [B E W E R K E N ]. In het veld [V A L U T A ] kunt u middels het vergrootglas een andere standaardvaluta selecteren. Let op. U begint met de handeling de administratie opnieuw! Zie onderstaande melding:

Indien u voor [N E E ] kiest gaat u weer terug naar de administratie. Indien u voor [ J A ] kiest kunt u de wizard doorlopen voor het opnieuw inrichten van de administratie.

13.2 Overzicht Wisselkoersen In dit overzicht ziet u alle aangemaakte valuta binnen uw administratie. Gaat u naar [ FI NA NC I E E L , V A L U T A , W I S SE L K O E R SE N ]. U komt in het volgende scherm:


13.2.1 Wisselkoers administratie In het overzicht [WI S SE L K O E R SE N ] kunt u nieuwe valuta toevoegen met daarbij de wisselkoers. Echter, het is ook mogelijk om de wisselkoersen van een andere administratie binnen uw licentie te gebruiken. In het overzicht Wisselkoersen kunt u bij het filter [Wisselkoers administratie] een keuze maken. Zie onderstaande afbeelding:”

Indien u de keuze [G E B R U I K D E W I S SE L K O E R SE N V A N D E H U I D I G E A D M I NI ST R AT I E ] selecteert dan zijn de wisselkoersen zoals aangemaakt in de huidige administratie leidend. Indien u de keuze [G E B R U I K D E W I S SE L K O E R SE N V AN D E A D M I NI ST R AT I E ] selecteert dan kunt u een keuze maken uit administraties. U kunt middels het vergrootglas een keuze maken. Dit betreft enkel administraties waar u toegang toe heeft. De wisselkoersen zoals aangemaakt binnen de gekozen administratie worden gebruikt.

13.3 Wisselkoersen aanmaken Gaat u naar [F I N A N C I E E L , V A L U T A , W I S SE L K O E R SE N ] en klikt u op de knop [NI E U W ]. U komt in het volgende scherm:

13.3.1 Valuta In het veld [V A L U T A ] selecteert u via het vergrootglas de valuta

13.3.2 Datum In het veld [D A T U M ] geeft u de ingangsdatum(Koersdatum) van de wisselkoers in.

13.3.3 Wisselkoers In het veld [W I S SE L K O E R S ] voert u de wisselkoers van de valuta in. In het overzicht wordt de standaard valuta altijd ten opzichte van de vreemde valuta getoond. Bijvoorbeeld 1 euro = 1, 30720 USD


13.4 Onderhoud Valuta Nieuwe koersen toevoegen voor een bestaande valuta of een wisselkoers toevoegen kan via het overzicht [W I SSE L K O E R SE N ]. In dit overzicht klikt u op de code van de Valuta. U komt in het onderhoud van de Valuta. In het onderhoud van de Valuta kunt u de valuta [ B E W E R K E N ] maar ook [T O E V O E G E N ]

13.4.1 Valuta Bewerken Klikt u in het onderhoud Valuta op de knop bewerken. U komt in het volgende scherm:

De code, omschrijving en valutasymbool zijn niet te wijzigen. Bij de sectie [ P R E C I S I E ] kunt u zien welke afronding gebruikt wordt. De precisie van prijzen kunt u eventueel wijzigen.

13.4.2 Valuta Wisselkoersen toevoegen In het onderhoud Valuta kunt u een nieuwe wisselkoers toevoegen. De knop [T O E V O E G E N ] bevind zich aan de rechterkant van uw scherm.

Klikt u op [T O E V O E G E N ]. U komt in het volgende scherm:

U kunt in dit scherm een nieuwe wisselkoers ingeven voor de geselecteerde valuta op koersdatum.

13.5 Dagboeken in vreemde valuta U kunt in de dagboeken een andere valuta soort instellen of werken met meervoudige valuta of wisselkoersen. Voorwaarde hiervan is dat de wisselkoersen eerst ingericht zijn.


Let op! Indien er boekingen gemaakt zijn in het dagboek dan kunt u de standaard valuta niet wijzigen van het dagboek. Gaat u naar [A D M I N I ST R A T I E N A A M , S T AM G E G E V E N S, FI N ANC I E E L , D AG B O E K E N ]. Klikt u op de code of op de omschrijving van het dagboek waarin u wilt werken met vreemde valuta. U komt in het onderhoud dagboek. Zie onderstaande voorbeeld van een verkoopboek:

Indien u beschikt over de valuta module binnen uw licentie kunt u in de sectie [ V AL U T A ] Valuta en wisselkoers instellen.

13.5.1 Valuta Indien er nog niet geboekt is in dit dagboek dan kunt u bij [V AL U T A ] via het vergrootglas een keuze maken uit de ingerichte vreemde valuta. U past met deze actie de standaardvaluta van het dagboek aan.

13.5.2 Variabele: Valuta Indien u [V A R I A B E L E : V A L U T A ] activeert in een dagboek kunt u bij het boeken met meervoudige valuta werken.


Let op! In het kas- en bankboek kunt u niet met meervoudige valuta werken. Voorbeeld: onderstaand afbeelding toont een verkoopdagboek waarin alleen de optie [V A R I A B E L E : V A L U T A ] is geactiveerd. Bij het veld [W I S SE L K O E R S ] is een keuze menu beschikbaar waarmee u kunt wisselen tussen verschillende valuta.

De Factuurdatum en/of transactiedatum in een boeking zijn bepalend voor de getoonde wisselkoers. Het systeem kijkt naar koersdatum van de valuta. Wisselkoersen zijn met deze instelling niet handmatig aan te passen.

13.5.3 Variabele: Wisselkoers Variabele: Wisselkoers is enkel aan te geven in het dagboek indien u [ V A R I AB E L E : V A L U T A ] aangevinkt heeft of wanneer het dagboek in een andere standaard valuta aangemaakt is. Indien u de optie [V A R I A B E L E : W I S SE L K O E R S ] activeert in een dagboek kunt u bij het boeken met meervoudige wisselkoersen werken.


Voorbeeld: onderstaand afbeelding toont een verkoopdagboek waarin alleen de optie [V A R I A B E L E : V A L U T A ] en [V A R I AB E L E : W I S SE L K O E R S ] is geactiveerd. Bij het veld [W I S SE L K O E R S ] is een keuze menu beschikbaar waarmee u kunt wisselen tussen verschillende valuta. Het veld dat de wisselkoers aangeeft is bewerkbaar.

De Factuurdatum en/of transactiedatum in een boeking tonen een voorstel van de wisselkoers. Het systeem kijkt naar koersdatum van de valuta. Wisselkoersen zijn met deze instelling handmatig aan te passen tijdens het boeken.

13.6 Valuta herwaarderen Diverse landen, zowel binnen als buiten de EU, hebben een munteenheid zonder vaste wisselkoers ten opzichte van de Euro. Bij een herwaardering wordt de waarde van vorderingen (debiteurenposten), schulden (crediteurenposten) en banksaldi in vreemde valuta opnieuw gewaardeerd tegen de lokale valuta. Op balansopmaakmoment behoort de actuele waarde in de balans en verlies- en winstrekening zichtbaar gemaakt te worden. De herwaarderingsfunctionaliteit draagt zorg voor de juiste journaalposten. Ga naar [F I N A N C I E E L , V A L U T A , H E R W A A R D E R I NG ]. U komt in het volgende scherm:


Let op! U kunt alleen boekingen herwaarderen die verwerkt zijn. In het overzicht [V A L U T A – H E R W A A R D E R I NG ] dient u een dagboek te selecteren waarin de herwaardering in verwerkt mag worden. Klik hiervoor bij [D A G B O E K ] op het vergrootglas. Let op! In het gekozen memoriaaldagboek dienen de opties: Variabele: Valuta & Variabele: Wisselkoers aangevinkt te zijn.

13.6.1 Gemiddelde koers De gemiddelde koers zoals aangegeven in Online is niet een gemiddelde van alle koersen. De gemiddelde koers is een berekende koers gebaseerd op de bedragen en de koers. Het komt erop neer dat de berekende koers gekoppeld is aan de koers uit de periode waarin er het meest geboekt is. Voorbeeld: Huidige koers: 1,60 Boeking 1 =100 USD tegen wisselkoers 1,50 = 66,67 EUR Boeking 2 = 50 USD tegen wisselkoers 1,60 = 31,25 EUR = 150 USD

= 97,92 EUR

De gemiddelde wisselkoers wordt berekend uit het totaal ingeboekte euro bedrag delen door het dollar bedrag: 150

/

97,92 = 1,53186 De berekende koers is: 1,53186. Deze ligt ook het dichts bij koers 1,50 omdat hier het meest geboekt is. De herwaardering wordt berekend: 97,92 EUR * 1.53186 = 149,99973 USD En opnieuw geboekt tegen de huidige wisselkoers: 149,99973 USD / 1,60 = 93,75 EUR Hierbij is de herwaardering – 4,17 EUR

Let op! Een herwaardering is onomkeerbaar en niet mogelijk te wijzigen. Hierdoor raden wij aan altijd een back-up te maken van de administratie alvorens u een herwaardering uitvoert.


13.6.2 Herwaardering grootboekrekeningniveau Om een herwaardering op grootboekniveau uit te voeren zijn een aantal stamgegevens verplicht: 

De instelling 'Herwaardering: Valuta' moet zijn aangevinkt in het grootboek onderhoud.



De boekingen waarvoor de grootboekrekening is gebruikt moeten worden verwerkt.



Het grootboek 'Valuta koersverschillen' moet van het type 'Winst & Verlies' zijn en moet zijn gekoppeld in de grootboekkoppelingen in de instellingen.



Er dienen boekingen met een vreemde valuta aanwezig te zijn op de herwaarderingsdatum, waarvan de gemiddelde wisselkoers afwijkt van de werkelijke wisselkoers.

13.6.3 Herwaardering Klantniveau/te vorderen Om een herwaardering op klantniveau uit te voeren zijn een aantal stamgegevens verplicht: 

De boekingen waarin een debiteur is gebruikt moeten worden verwerkt.







13.6.4 Herwaardering Leveranciersniveau/Te betalen Om een herwaardering op leveranciersniveau uit te voeren zijn een aantal stamgegevens verplicht: 

De boekingen waarin een crediteur is gebruikt moeten worden verwerkt.







13.6.5 Herwaardering aanmaken Ga naar [F I N A N C I E E L , V A L U T A , H E R W A A R D E R I NG ]. Selecteer bij [D AG B O E K ] via het vergrootglas een memoriaaldagboek. Bij sectie [O V E R Z I C H T ] kunt u een niveau selecteren waarop u de herwaardering kunt uitvoeren.


Maak een selectie. Vervolgens komt er in het overzicht een voorstel herwaardering te staan op basis van het niveau. U kunt een regel aanvinken en hierna op de knop [V E R W E R K E N ] klikken. Let op! Een herwaardering is onomkeerbaar en niet mogelijk te wijzigen. Hierdoor raden wij aan altijd een back-up te maken van de administratie alvorens u een herwaardering uitvoert

Verdiepingstraining Accountancy geavanceerd trainingshandleiding

Recommend Documents