Verbetertraject beheersing grondexploitaties & Optimalisatie Vastgoed Stand van zaken
Commissie Ruimte, Verkeer en Wonen, 2 februari 2015
Agenda Onderwerpen 1. – – – – – – –
Verbetertraject beheersing grondexploitaties Terugblik Aanleiding Resultaten Audit Opdracht: Verbetertraject beheersing grondexploitaties Stand van zaken Vervolg Resultaat
– – – – – – –
Optimalisatie Vastgoed Vastgoedbedrijf (doelen en taakstelling) Achtergrond Resultaten onderzoek Vastgoed Opdracht Stand van zaken Vervolg Resultaat
2.
3.
1
Vragen
Verbetertraject beheersing grondexploitaties
Terugblik 2004-2008 • 2004 – Black box • 2005-2010 – ‘Sanering’ – Technopolis – Röntgenweg – Poptahof – Bedrijvenschap – Tanthof – Besluitvormingsproces – Projectmatig werken • 2008 – ‘De crisis’
3
Achtergrond Aanleiding audit Aanleiding • Gemeente Delft anticipeert actief op de aanhoudende vastgoedcrisis door herijking ruimtelijke ontwikkelingsstrategie • Ondanks jaarlijkse herijking van grondexploitaties bleek uit externe second-opinion dat kosten op te laag niveau waren geraamd • Voor gemeente Delft aanleiding om een audit op het proces grondexploitaties te laten uitvoeren met als kernvraag: In hoeverre wordt het proces van grondexploitaties in voldoende mate beheerst en zijn er in het proces voldoende garanties ingebouwd waardoor de grondexploitaties zich blijven bewegen binnen de vastgestelde inhoudelijke en financiële kaders?
4
Resultaten Audit Conclusie en aanbevelingen Deloitte Real Estate Conclusie • Inrichting, uitvoering en herziening van grondexploitaties onvoldoende beheerst • In proces niet voldoende garanties (‘key controls’) ingebouwd dat grondexploitaties zich blijven bewegen binnen de door de raad vastgestelde inhoudelijke en financiële kaders
Aanbevelingen • Invulling geven aan interne controle, meer structuur en diepgang door ‘countervailing power’ • Risicomanagement uitvoeren als onderdeel van het proces • Invulling geven aan ‘vier-ogen-principe’ en geen zelfcontrole • Stel ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever (en daarmee college en raad) in staat om te sturen door tijdig en expliciet keuzes voor te leggen • Vastleggen eenduidige werkwijze (wie, wat, wanneer, en hoe)
5
Opdracht Verbetertraject beheersing grondexploitaties Ondersteun en adviseer de gemeente Delft bij het daadwerkelijk doorvoeren van de verbeterpunten conform de bevindingen uit de rapportage van Deloitte Real Estate ‘Audit proces grondexploitaties gemeente Delft – Aanbevelingen voor verbetering beheersing grondexploitaties, 1 mei 2014’ om te komen tot een structureel betere beheersing van de grondexploitaties. Doelstelling is een betere beheersing van de grondexploitaties (‘in control’): • • • • •
Sturen op risico’s Vooraf informeren Werken met scenario’s (geen puntschatting) Organiseren van ‘countervailing power’ Interne audits en jaarlijkse externe audit
Betere beheersing sluit verliezen op projecten niet uit, maar wel eerder in beeld!
6
Verbetertraject beheersing grondexploitaties Uitgangspunten procesbeschrijvingen (TVB) Projectleider/-management integraal verantwoordelijk voor project dus ook voor grondexploitatie(s)
Vastgoed verantwoordelijk voor (t)MPG Verantwoordelijkheid Vastgoed voor (financiële) resultaat Grondbedrijf Versterken positie Control op portefeuilleniveau Onderscheid tussen rol Vastgoed en teamlid (planeconoom) Steekproefsgewijze toetsing op proces door audit Borgen toetsende rol BEA in processen (grondexploitatie en (t)MPG) Functiescheiding afdelingshoofd – ambtelijk opdrachtgever
7
Verbetertraject beheersing grondexploitaties Werkgroepen hebben procesbeschrijvingen opgesteld voor o.a. • • • • • •
Actualisatie grondexploitatie(s) (financiële beheersing op projectniveau) Opstellen (t)MPG (financiële beheersing en sturing op portefeuilleniveau) Risicomanagement (beheersing risico’s) Opdrachtstructuur Programma’s & Projecten en Ingenieursbureau Informatievoorziening (spelregels en format) Formats opgesteld voor verslaglegging controle op grondexploitatie door • BEA • Audit • Format opgesteld voor Voortgangsrapportage
Toegevoegde ‘key controls’ en ‘checks & balances’: • Functiescheiding Vastgoed (projectplaneconoom en planeconoom Vastgoed) • Duidelijk rolverdeling Control en BEA, en aanhaking/borging in proces om ‘countervailing power’ te kunnen bieden • Positionering Audit (onafhankelijke rol, buiten de reguliere processen) • Verbetering risicomanagement • Jaarlijkse externe audit
8
Vervolg Verbetertraject beheersing grondexploitaties Vervolgstappen
Uitvoering gemeente (advisering Deloitte) Uitvoering Deloitte Uitvoering Gemeente en Deloitte tezamen
Maand
Actualisatie van grondexploitaties
Risicoanalyse Opstellen MPG Processen toepassen (simulatie in praktijk) Coaching on the job Evalueren Processen aanscherpen Processen vastlegging in Uitwerkingsplan
9
Januari
Februari
Maart
April
Resultaat verbetertraject beheersing grondexploitaties Wat verandert er voor u als raadslid • Verbeterde informatievoorziening via kwartaalrapportage en (t)MPG onder meer door te werken met bandbreedtes of scenario’s per project • Inzicht in risico’s • Niet alleen rapportage met gerealiseerde opbrengsten en kosten, maar juist ook inzicht in toekomstperspectief (+ financiële vertaling) • Verdere transparantie Informatievoorziening aan raad via (komende 6 maanden)
• MPG 2015, inclusief verwerking – Resultaten Audit grondexploitatie Voorhof Noord West – Advies grondopbrengsten Harnaschpolder • Second-opinion Harnaschpolder
10
Optimalisatie Vastgoed
Vastgoedbedrijf Doelen Gemeentelijk vastgoedbedrijf is opgericht in 2006 met als doel(en) • Eénduidig gecentraliseerd gemeentelijk vastgoedbedrijf • Adequaat onderhoud en beheer • Exploitatie inzicht
12
Vastgoedbedrijf Taakstelling 2006-2010: Structurele besparing van € 600.000
2010: Incidentele afroming van € 3.000.000
13
Achtergrond Aanleiding verbetertraject Vastgoed Aanleiding • Gemeente Delft heeft net als vele gemeenten een bezuinigingstaakstelling, ook op het huisvestings- en vastgoeddomein. • In 2011 heeft gemeente Delft voor het verkleinen van gemeentelijk vastgoedbezit een strategie uitgewerkt (‘Kaders en uitgangspunten vastgoedmanagement gemeente Delft’: portefeuilleplan). • Tevens zijn er, lopende het traject, aanvullende bezuinigingstaakstellingen vastgesteld die het domein raken. • Voor gemeente Delft aanleiding om onderzoek uit te laten voeren om inzicht te krijgen in: 1. De voortgang van de verkleining van de vastgoedportefeuille én de wijze waarop die verkleining zich vertaalt naar besparingen. 2. De efficiency en effectiviteit van het management van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. • Onderzoek is uitgevoerd door Brink Management Advies
14
Resultaten onderzoek Vastgoed Conclusies en aanbevelingen Brink Management Groep Conclusies • Gemeente Delft beschikt over een professionele vastgoedmanagementorganisatie • Vastgoed onderzoekt en effectueert mogelijkheden voor verkleining/optimalisatie van de vastgoedportefeuille op een proactieve en professionele wijze • Planvorming voor verkleining/optimalisatie van de portefeuille vindt overwegend op objectniveau plaats • Planvorming vastgoed vindt niet altijd integraal/gemeentebreed plaats (vastgoedexploitatie en beleidsmatig) Aanbevelingen • Investeren in structurele verbetering relatie Vastgoed en Samenleving • Rolopvatting en taakverdeling vastgoedmanagement helder en eenduidig herdefiniëren • Gemeentelijke richtlijnen m.b.t. verkoop vastgoed heroverwegen • Financiële spelregels herzien afgestemd op herziene rol- en taakdefinitie • Gehanteerde huurprijssystematiek overwegen 15
Opdracht Verbetertraject Vastgoed “Ondersteun en adviseer de gemeente Delft bij het daadwerkelijk doorvoeren van de verbeterpunten conform de bevindingen uit de rapportage ‘Gemeente Delft – Efficiency vastgoed: Onderzoek naar de efficiency van het gemeentelijk vastgoed(management)’ d.d. 7 juli 2014”. Gemeente Delft heeft overzicht ‘Clustering en prioritering van aanbevelingen onderzoek ‘Efficiency Vastgoed’ inclusief mogelijke vervolgstappen’ opgesteld. Daarin focus op:
(B.) Optimalisatie verdeling van taken en verantwoordelijkheden op het gebied van vastgoed(management) (D.) Optimalisatie uitgangspunten vastgoedexploitatie
16
Stand van zaken Verbetertraject Vastgoed In werkgroepverband (Samenleving, Vastgoed en Financiën) zijn 2 ‘kaderstellende’ notities opgesteld:
• Rollen en verantwoordelijkheden Samenleving en Vastgoed bij Vastgoed(management)
• Voorstel herziening financiële spelregels op het gebied van Vastgoed(management) – Verevening van voor- en nadelen beleidsmaatschappelijk vastgoed via Algemene Dienst – Betere borging gemeentebrede belang en minder discussie tussen Samenleving en Vastgoed – Invulling aan principe ‘de lusten en de lasten’ en meer transparantie – Eerst simulatie op vastgoedportefeuille voor berekening financiële consequenties voor Algemene Dienst
17
Vervolg Optimalisatie Vastgoed Vervolgstappen
Uitvoering gemeente (advisering Deloitte) Uitvoering Deloitte Uitvoering Gemeente en Deloitte tezamen
Maand
Vaststellen notities in GMT
Opstellen procesbeschrijvingen Doorrekening financiële effecten AD Processen toepassen door simulatie Implementatie Coaching on the job Evalueren Vastlegging processen
18
Januari
Februari
Maart
April
Mei
Resultaat Optimalisatie Vastgoed Wat verandert er voor u als raadslid? • Meer inzicht in vastgoedportefeuille en integrale afweging binnen portefeuille • Inzicht in meerjarige financiële effecten van ontwikkelingen binnen portefeuille • Betere integrale maatschappelijke en financiële afweging mogelijk • Versterking financiële beheersing van vastgoedportefeuille
19
Vragen?
