VERA AUTONOOM PROVINCIEBEDRIJF

JAARVERSLAG 2014

VERA AUTONOOM PROVINCIEBEDRIJF 24 april 2015

2

VOORWOORD Het jaarverslag van Autonoom Provinciebedrijf VERA is een overzicht van onze werking, dienstverlening en activiteiten. De structuur van dit jaarverslag is gebaseerd op de kernwoorden in onze taakstelling: samenwerken – kennis delen – dienstverlening aan besturen. Daarnaast staan we ook stil bij VERA als organisatie en de cijfers. 2014 was voor VERA een jaar van optimalisatie en vereenvoudiging, maar ook een jaar met ambitie. VERA helpt lokale besturen om hun ambities waar te maken Het Vlaams regeerakkoord 2014-2019 formuleert heel wat uitdagingen voor de lokale besturen op vlak van ICT en digitale dienstverlening: “Tegen 2020 kunnen alle administratieve transacties tussen overheid en burgers, lokale besturen en ondernemingen langs digitale weg.” Doel van dit alles is efficiëntiewinst en een sterke dienstverlening, maar het is duidelijk dat dit een hele uitdaging vormt voor de lokale besturen. VERA wil de lokale besturen helpen om hun ambities waar te maken. Mede daarom hebben we in september een tevredenheidsmeting georganiseerd over VERA. Daaruit bleek dat 94% van de besturen VERA aanbeveelt bij collega’s en 40% van de besturen een verdere uitbreiding van onze diensten wenst. Input waarmee we in 2015 graag aan de slag gaan en een helder antwoord op willen formuleren. Het jaar in vogelvlucht Samenwerken loont! De lokale besturen hebben in 2014 dankzij onze raamcontracten zowel budget als tijd bespaard: maar liefst € 562.000 en 913 werkdagen. Niet verwonderlijk dus dat onze samenwerkingsverbanden blijven groeien, zowel in aantal als doelgroep. Met de oprichting van de Virtuele Centrumstad ADD-ICT (in het Pajottenland) en de toetreding van politiezones en intercommunales tot bestaande samenwerkingsverbanden, telden we einde december reeds 113 lokale besturen. Eén van de vele samenwerkingsprojecten is zelfs uitgegroeid tot een nieuwe succesvolle dienstverlening: informatieveiligheid. VERA heeft immers jarenlange praktische ervaring met de werking van de lokale besturen van binnenuit en kan ook hier schaalvoordelen bieden.

3

Blik vooruit Ook 2015 zal een jaar vol uitdagingen zijn: we verzamelden heel wat nuttige tips en concrete vragen in onze tevredenheidsenquête. Input waarmee we in 2015 graag aan de slag gaan en een helder antwoord op willen formuleren. In 2015 blijven we ook de besturen ontmoeten, op individuele basis en gezamenlijk via verschillende infomomenten, maar ook onder de vorm van een Avond voor Beleid. Eén tip uit de enquête was immers om duidelijker en helder te communiceren en ons aanbod overzichtelijk te presenteren. Een uitdaging die we graag aangaan! VERA wil de lokale besturen helpen om hun ambities waar te maken, ook in 2015. Daarom blijven wij inzetten op onderlinge samenwerking, maar ook op individuele ondersteuning van besturen. Het is ook onze ambitie om een brug te slaan tussen wat Vlaanderen aanbiedt en hoe de lokale besturen daarmee aan de slag kunnen. Kortom, VERA blijft een organisatie in beweging die ernaar streeft de best mogelijke dienstverlening te brengen naar onze lokale besturen.

We wensen u veel leesplezier.

Véronique Janssens

Tie Roefs

Directeur

Voorzitter

4

INHOUD VOORWOORD DEEL 1: VERA IN 2014 1.1. Wat denken besturen nu echt van VERA? 1.1.1. De resultaten 1.1.2. Wat kan VERA nog meer doen? 1.2. Een blik op de toekomst DEEL 2: SAMENWERKEN LOONT! 2.1. Verbreding en verdieping van de samenwerkingsverbanden 2.1.1. Verbreding van de samenwerkingsverbanden 2.1.2. Verdieping van de samenwerkingsverbanden 2.2. ADD-ICT, het nieuwe samenwerkingsverband van het Pajotttenland 2.3. De projecten van 2014 2.3.1. Afgeronde samenwerkingsprojecten in 2014 2.3.2. Nieuwe projecten in 2014 2.4. Besparingen voor lokale besturen2 2.4.1. Tijdsbesparing 2.4.2. Financiële besparing DEEL 3: INZETTEN OP KENNISDELING 3.1. VERA informeert 3.1.1. Infodag multifunctionals 3.1.2. Infodag digitale handtekening 3.1.3. Infodag hostd ICT-kennisplatform & digitaal vergaderen 3.1.4. Infodag in- en outdoor wifi & connectiviteit 3.2. VERA informeert samen met de provincie 3.2.1. Opleiding i.s.w.m. PIVO - IT-beheerder, skills voor de toekomst 3.2.2. GIS-samenwerkingsverband 3.3. VERA rond de tafel 3.2.1. VERA aan tafel bij verschillende overheden 3.2.2. VERA aan tafel bij lokale overheden 3.4. News@VERA 3.4.1. Digitale nieuwsbrief 3.4.2. Papieren nieuwsbrief 3.4.3. vera.be 3.4.4. virtuelecentrumsteden.be 3.4.5. TOPdesk: het nieuwe IT-forum 3.4.6. Productfolder Informatieveiligheid DEEL 4: DIENSTVERLENING@BESTUREN 4.1. Servicedesk VERA 4.1.1. Hosted ICT-kennisplatform – TOPdesk 4.1.2. Hosted mail 4.1.3. Servicedesk connectiviteit 4.2. Diensten op maat van de lokale besturen

3 7 8 9 10 11 12 12 13 14 15 17 17 21 24 24 25 27 27 27 28 29 30 31 31 32 32 32 33 35 35 35 36 37 38 38 39 39 39 40 41 41

5

4.2.1. Hands-on consultancy 4.2.2. Projectconsultancy 4.2.3. Informatieveiligheid: een nieuwe VERA-dienst 4.3. Diensten die VERA niet langer ondersteunt 4.3.1. DAAS 4.3.2. e-Raden 4.4. Platform Welzijn en Gezondheid DEEL 5: VERANKERING IN DE PROVINCIE 5.1. Raad van bestuur 5.2. Directiecomité 5.3. Beleids- en beheerscyclus (BBC) DEEL 6: VERA in cijfers 6.1. VERA-organisatie 6.2. VERA-medewerkers 6.3. Financiering 6.3.1. Subsidiëring 6.3.2. Omzet 6.4. Balans 6.4.1. Commentaar bij de balans 6.5. Resultatenrekening

41 42 43 44 44 44 45 46 46 47 48 50 50 50 52 52 53 54 56 62

6

DEEL 1: VERA IN 2014 Met meer dan 14 jaar ervaring bij de lokale besturen van Vlaams-Brabant en specifiek sinds 2011 als facilitator en projectleider voor de Virtuele Centrumsteden, heeft VERA veel kennis opgedaan m.b.t. e-government. Er is al een lange weg afgelegd, maar we stellen vast dat er toch nog veel werk op tafel ligt en de uitdagingen groot blijven. Als autonoom provinciebedrijf begeleiden en adviseren we gemeenten, OCMW’s, intergemeentelijke verenigingen en politiezones in Vlaams-Brabant. VERA streeft daarbij naar een optimale, zorgeloze digitale werking zodat informatica voor de lokale besturen niet langer een last, maar een hulp en hefboom is. Want de wereld verandert razendsnel, ook op het vlak van overheidsdienstverlening. Vooral lokale besturen merken dat tegenwoordig quasi iedereen online is en dit op elk moment van de dag. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor de burger, de verenigingen en het bedrijfsleven. En deze drie doelgroepen verwachten een moderne dienstverlening: zij willen de kanalen gebruiken die ze gewend zijn. Ze bellen, mailen, surfen, bestellen en betalen immers al jaren online. Maar de druk komt ook van binnen de overheid zelf. De gemeenten staan als eerste in de rij om nieuwe ideeën van de Vlaamse en de federale overheid toegeschoven te krijgen. Zowel in het Vlaamse als het federale regeerakkoord zijn er heel wat uitdagingen vervat voor de lokale besturen op vlak van e-government. Hoe ze die kunnen uitvoeren en implementeren in hun organisatie moeten ze vaak zelf ontdekken. Zo worden lokale besturen tegen wil en dank de achilleshiel van het e-governmentbeleid in ons land. Steeds meer moeten doen zonder een toename van de middelen of de nodige ondersteuning is op termijn onhoudbaar. Veel gemeenten hebben dan ook moeite om grip te houden op hun ICT-infrastructuur en de ondersteuning van ICT. Het besef groeit bij gemeenten dat ICT één van de aspecten van bedrijfsvoering is die zich prima leent voor intensieve vormen van samenwerking. Lokale besturen leveren immers in se dezelfde dienstverlening naar de burgers toe. Samenwerken kan hier een oplossing zijn want het in stand houden van gemeentelijke informatievoorzieningen vraagt aanzienlijke budgetten. Bewustmaking, voorlichting, dialoog en visievorming zullen de komende jaren dus centraal blijven staan. Het moet de eerste doelstelling van VERA blijven om te zoeken naar samenwerkingsvormen die de besturen maximaal engageren op het vlak van ICT en e-government, bij voorkeur met een visie op de langere termijn.

7

Om de uitdaging ten gronde aan te pakken moeten de besturen samen met VERA ambitieuzer durven zijn. We moeten onze eilandmentaliteit achterwege laten en bruggen bouwen. We werken al intensief samen onder de vorm van kennisdelen, maar dat is onvoldoende om de vele uitdagingen in de toekomst, aan te kunnen aanpakken. Schaalvoordelen worden pas echt gecreëerd als besturen durven middelen samen te leggen en ook effectief het beheer van de IT-omgeving samen aanpakken. Vanuit VERA willen we graag de besturen ondersteunen en stimuleren om steeds verder te stappen op dit continuüm van samenwerken. Uiteraard zal de snelheid waartegen de verschillende besturen deze weg afleggen, verschillend zijn. VERA vindt het dan ook belangrijk een dienstenaanbod uit te werken dat past bij de verschillende besturen en voor de verschillende gradaties van samenwerken.

1.1.

WAT DENKEN ONZE BESTUREN NU ECHT OVER VERA?

In september 2014 stuurden we een vragenlijst uit naar alle besturen van Vlaams-Brabant, in het totaal 300 respondenten (en niet enkel naar de 85% die reeds

Wat is de rol van de Virtuele Centrumsteden in de toekomst?

samenwerkt met VERA). Via deze tevredenheidsmeting wilden we een momentopname maken van de stand van zaken en een scherper zicht krijgen op de behoeftes van de toekomst, met vragen als: 

 

Hoe kan VERA de komende jaren de lokale besturen van Vlaams-Brabant Hoe kan VERA de lokale besturen de best de best mogelijke dienstverlening mogelijke dienstverlening (blijven) (blijven) bezorgen? bezorgen? Hoe bekend zijn we en welk imago hebben we? Wat doen we goed en wat kunnen we nog verbeteren?

Waarom werkt u met VERA?

8

Het was voor het eerst sinds de koerswijziging van onze organisatie dat

106 deelnemers

dergelijke vragen gesteld zijn aan de lokale besturen. De resultaten zullen input

12,5 %

zijn voor het beleid van de komende jaren.

25,5 %

22 % 40 %

Secretaris IT-verantwoordelijke Beleidsverantwoordelijke Andere

1.1.1. DE RESULTATEN

In een eerste reeks vragen peilden we naar het imago van VERA:  

Hoe ervaren de besturen VERA? Welke kenmerken schrijven ze toe aan onze dienstverlening?

De adjectieven die het hoogste scoren zijn deskundig, onpartijdig en behulpzaam / klantvriendelijk. Dit sluit mooi aan bij de manier waarop we ons willen profileren. Enkele citaten ondersteunen dit:

“De dienstverlening van VERA is correct afgestemd op de behoeften van de lokale besturen: aanvullende diensten en hoge graad van deskundigheid. VERA helpt besturen doorheen het complexe ICT-beleid.” “We kunnen bij VERA altijd beroep doen op hun expertise. Als wij zelf niet meer weten hoe we iets moeten aanpakken, geven de experten van VERA raad zelfs "off the record", meestal op maat van ons bestuur. Eender of het nu gaat over technische of functionele vragen.“ 94% van de besturen zou VERA aanbevelen bij collega’s: een resultaat waar we erg trots op zijn! Onze werking rond Virtuele Centrumsteden en samenwerkingsprojecten wordt erg gewaardeerd en gezien als een juiste wending. Ook onze individuele dienstverlening

9

naar de besturen toe wordt positief geëvalueerd: kortom ons aanbod sluit aan bij de noden die leven bij onze besturen.

1.1.2. WAT KAN VERA NOG MEER DOEN? Naast een positieve waardering van ons huidig dienstenaanbod, zijn er ook vragen voor de toekomst. 40% van de besturen vraagt een verdere uitbreiding van onze diensten – alvast een mooie uitdaging voor 2015. Onze besturen zien de toekomstige rol van VERA als volgt: •

Neutrale, objectieve partij voor hun organisatie: als provinciaal steunpunt hebben we een unieke positie in het landschap. We hebben geen eigen producten en kunnen dus een volledig neutrale positie innemen. Op die manier kunnen we advies geven op maat van het bestuur los van commerciële belangen.

•

VERA moet een brugfunctie invullen tussen de lokale en hogere overheid: als VERA investeren we ook veel in overleg met de hogere overheid en proberen we de besturen hierover zo goed mogelijk in te lichten via onze nieuwsbrieven voor ICT-verantwoordelijken, maar ook voor beleidsmensen. We voorzien ook regelmatig infomomenten en berichten hierover op de verschillende overlegmomenten met onze besturen.

•

Inzetten op informatiedoorstroming en kennisdeling: niet alleen informatiedoorstroming van de hogere overheid, ook kennisdeling tussen de besturen is belangrijk. Zorgen dat de beste praktijken worden gedeeld is een kerntaak van VERA.

•

Inzetten op samen-ICT-doen bij lokale besturen: volstaat de huidige vrijblijvende vorm van samenwerken of zullen de voordelen van samenwerken nog meer tot uiting komen wanneer we evolueren naar een meer formele vorm van samenwerken?

Afhankelijk van het type van bestuur en de al of niet aanwezigheid van een ITverantwoordelijke zien we vooral de vraag naar individuele ondersteuning naar boven komen. VERA kan dan ook een kwaliteitsvolle dienstverlening aanbieden vanuit de rol van neutraal ICT-steunpunt en zo onafhankelijke ondersteuning en advies verlenen. Vorm geven aan deze individuele ondersteuning en afstemmen op de behoeften van onze besturen is een opdracht die we in 2015 graag opnemen.

10

1.2.

EEN BLIK OP DE TOEKOMST

Vanuit VERA geloven we ook dat –als besturen het hoofd willen bieden aan de komende uitdagingen– samenwerken het enige antwoord is. Ook in het nieuwe Vlaamse regeerakkoord wordt deze oplossing duidelijk naar voren geschoven. Vanuit dit standpunt willen we als VERA in 2015 ook stappen zetten in de richting van een verregaande samenwerking met de lokale besturen en hen nog meer ontzorgen van hun verantwoordelijkheden met betrekking tot hun IT-omgeving. Deze visie is niet alleen ontstaan vanuit de hoofden van VERA-medewerkers , maar is ook gevoed door input van secretarissen, beleidsmensen en IT-verantwoordelijke via onze tevredenheidsenquête.

Legende: VCS = Virtuele Centrumstad – SWP = Samenwerkingsproject – RC = Raamcontract – VC = Veiligheidsconsulent

11

DEEL 2: SAMENWERKEN LOONT! 2.1. VERBREDING EN VERDIEPING VAN DE SAMENWERKINGSVERBANDEN Vanuit de Virtuele centrumsteden krijgen we volop signalen dat samenwerken loont! Niet alleen wat betreft kostenefficiëntie (de grote besparingen die een bestuur doet door af te nemen van onze raamcontracten), maar ook omdat samenwerken zorgt voor een verhoging van de professionaliteit: de ICT-verantwoordelijke kan zijn kennis vlot delen met anderen en beste praktijken worden uitgewisseld tussen besturen. Door samen te werken bespaar je ook tijd: projecten worden samen uitgewerkt met andere besturen en zo wordt ook de inspanning gedeeld.

12

2.1.1. VERBREDING VAN DE BESTAANDE SAMENWERKINGSVERBANDEN Eind 2013 waren er 90 besturen toegetreden tot één van de 7 samenwerkingsverbanden. In de loop van 2014 kwam er niet alleen de Virtuele Centrumstad ADD-ICT uit de regio van het Pajottenland bij, er sloten ook nog andere besturen aan bij de reeds bestaande virtuele centrumsteden. Naast gemeenten en OCMW’s werden ook intercommunales zoals Haviland, IGO, Interza en Inconvo en politiezones zoals KASTZE, AMOW, Grimbergen, PAJOT, KLM, Tienen/Hoegaarden lid van onze samenwerkingsverbanden. Deze verbreding wijst erop dat ook deze besturen de voordelen van samenwerken zien en graag afnemen van de interessante raamcontracten die werden gesloten met de leveranciers.

Politiezones lijken misschien atypisch binnen onze samenwerkingsverbanden gezien hun specifieke werking, maar ook zij hebben nood aan IT-apparatuur. Dus zijn die raamcontracten ook voor hen relevant. Het lijkt erop dat deze trend zich in 2015 verder zet en dat we nog meer besturen zullen verwelkomen in onze virtuele centrumsteden.

13

Eind 2014 waren er reeds 113 lokale besturen lid van onze samenwerkingsverbanden!

2.1.2. VERDIEPING VAN DE BESTAANDE SAMENWERKINGSVERBANDEN

Naast een verbreding van onze samenwerkingsverbanden zagen we in 2014 ook een verdieping van het samenwerken in de Virtuele centrumsteden: naast het samen schrijven van raamcontracten, worden er nu eveneens gezamenlijke platformen opgericht zoals het ICT-Kennisplatform en een oplossing voor het monitoren van de ICT-omgeving

van de besturen. Deze 2 projecten zijn alleen maar succesvol als de verschillende besturen echt samenwerken en gegevens delen. Vooral wat betreft het ICT-Kennisplatform is deze samenwerking erg actief: er nemen reeds 26 besturen deel aan dit uitwisselingsplatform. Sommige besturen hebben in 2014 ook te kennen gegeven dat ze op een hechtere

manier willen samenwerken. Deze vraag wordt opgevolgd en mogelijk geconcretiseerd in 2015. Besturen geven immers aan dat ze geloven dat de voordelen van samenwerken nog sterker zullen zijn wanneer de samenwerkingsverbanden evolueren naar een meer formele samenwerkingsvorm.

14

2.2. ADD-ICT, HET NIEUWE SAMENWERKINGSVERBAND IN HET PAJOTTENLAND De Virtuele Centrumstad ADD-ICT is het achtste samenwerkingsverband en verenigt de

gemeenten en OCMW’s van Affligem, Bever, Drogenbos, Herne, Galmaarden, Gooik, Pepingen, Linkebeek, Lennik, Roosdaal en Ternat. Ook de intercommunale Haviland en de politiezones Pajottenland en Rode maken deel uit van deze cluster. Hoe hebben we deze nieuwe samenwerking tot stand gebracht? Een eerste stap was om alle partijen te benchmarken op een achttal domeinen, gaande van informatieveiligheid, over IT-infrastructuur tot aankoopbeleid. Hierdoor konden de besturen zich op een objectieve manier met elkaar vergelijken. Dit gebeurde aan de hand van een beproefde vragenlijst die we reeds bij een tachtigtal besturen hebben gebruikt: de samenwerkingsscan. Op 4 november werden in Galmaarden de resultaten van deze oefening toegelicht aan de besturen van deze samenwerking.

De resultaten van de oefening leidden tot een reflectiemoment bij deze lokale besturen. Het was immers duidelijk dat er dringend actie moest worden ondernomen voor bepaalde zaken. VCS ADD-ICT heeft het voordeel dat VERA al 7 virtuele centrumsteden heeft opgestart en zij meteen de vruchten kunnen plukken van de eerdere inspanningen

15

en raamcontracten die zijn afgesloten. Er is dus snel rendement dankzij ons reeds bestaande portfolio van afgewerkte samenwerkingsprojecten.

Luc Deneyer, burgemeester van Bever, bij de lancering van ADD-ICT: “De resultaten van de recente regioscreening in

opdracht van de gouverneur motiveren ons nog verder te kijken. Technologie biedt de mogelijkheid om vanop afstand te werken, waarom moet een gemeente nog eigen infrastructuur hebben?”

Secretaris en ICT-verantwoordelijke van Bever, Ann Sevenoo: “Ik ben het aanspreekpunt voor alle problemen,

maar ik kan gelukkig rekenen op mijn man die in de ITsector werkt. Wel zijn wij volledig afhankelijk van onze ‘huisleverancier’ en kunnen moeilijk vergelijken met andere leveranciers. We zijn gelukkig wel tevreden over de dienstverlening van onze leverancier, maar het zou toch gemakkelijker zijn te werken op hetzelfde platform en met dezelfde toepassingen als de andere besturen. Zo kunnen we kennis delen en ook onze ambtenaren zouden er baat bij hebben.”

16

2.3. DE PROJECTEN VAN 2014 2.3.1. AFGERONDE SAMENWERKINGSPROJECTEN IN 2014 1. ICT-kostenoptimalisatie (VCS Noord) Uit de samenwerkingsscans bleek dat veel besturen aanvankelijk moeite hadden om hun exacte financiële kost voor ICT in te schatten. Dit had te maken met een onvolledige inventaris van de aanwezig hardware en software en de weinig transparante aanpak van sommige leveranciers. Einddoel was het optimaliseren van de ICT-uitgaven. Vier besturen analyseerden samen met VERA de exacte kosten voor hun ICT. Dit gebeurde aan de hand van vragenlijsten voor diensthoofden, ICT- en financieel verantwoordelijken. We gebruikten uittreksels uit de boekhouding om de gegevens aan te vullen en te staven. Aan de hand van deze gegevens voerde VERA een individuele en een overkoepelende analyse uit. Resultaat: VERA heeft voor elk bestuur een individueel rapport opgesteld met adviezen en aandachtspunten om kosten te drukken. Dit rapport is bij de besturen voorgesteld. De cijfers van de vier besturen zijn ook naast elkaar gelegd en opgenomen in een overkoepelend rapport. Deze conclusies zijn voorgesteld op het adviescomité.

2. Bestuurlijk extranet (VCS Hageland) Naar aanleiding van nieuwe decretale bepalingen over digitale communicatie met de gemeenteraad of raad voor maatschappelijk welzijn moeten lokale besturen op zoek naar een platform dat deze digitale communicatie kan ondersteunen. Dit platform moet het mogelijk maken voor besturen om op een beveiligde en gestructureerde manier documenten online te plaatsen en te delen tussen bepaalde groepen personen. Zo kan het bestuur onder meer stukken en verslagen van zijn raden verspreiden. VERA bood in het verleden e-Raden aan voor de online verspreiding van documenten. Hiervoor werd in overleg met de besturen al gezocht naar een alternatief. Er werd besloten om de bestaande e-Raden klanten mee te betrekken in de werkgroep

17

‘bestuurlijk extranet’ en met hen op zoek te gaan naar een raamcontract voor een nieuwe oplossing, in het beheer van een externe leverancier. Resultaat: De werkgroep werd in de loop van 2014 stopgezet. De voorstellen die de werkgroep ontvangen had waren te duur en er waren al betere alternatieven beschikbaar via bestaande kanalen.

3. Digitaal vergaderen (VCS Luchthaven) Bij sommige besturen reiken de ambities al verder dan enkel het online verdelen en beheren van agenda’s en verslagen. Voor hen ging VERA samen met een werkgroep van besturen op zoek naar de beste oplossing voor digitale vergaderingen. De oplossing moest hen ondersteunen bij de voorbereiding van besluitvormingsdossiers, het agenderen van dossiers, het mogelijk maken van papierloos vergaderen, het genereren van vergaderdocumenten, en het koppelen met databanken en andere toepassingen. Negen leveranciers dienden een offerte in. Alle offertes werden bekeken met de werkgroep. Leveranciers werden ook uitgenodigd voor onderhandelingen en om demo’s te geven van hun oplossing. Resultaat: De raamovereenkomst is gegund aan de firma Schaubroeck. Daarbij werden kortingen onderhandeld voor besturen die afnamen via het raamcontract. Even relevant was echter de vergelijkende studie van de verschillende oplossingen en de goede kennisdeling in de werkgroep. In 2014 bleef de projectleider de koppeling van de module aan bestaande software opvolgen en houdt hiervoor nauw contact met de besturen en de leveranciers. Intussen nemen al 13 besturen af via dit raamcontract.

18

4. Wireless access points (VCS Luchthaven) Enkele besturen uit VCS Luchthaven maar ook daarbuiten waren op zoek naar een alternatief voor vaste verbindingen om bijlocaties met elkaar te verbinden. Ook indoor draadloze verbindingen (wifi) moesten mogelijk zijn. De offertes werden gebaseerd op realistische casestudies gemaakt bij 3 lokale besturen in Vlaams-Brabant. Het moest de mogelijkheid bevatten om een volledig draadloze infrastructuur uit te bouwen, zowel binnen als tussen verschillende locaties. Resultaat: Dit raamcontract bestaat uit 2 percelen: de aankoop, installatie en mogelijk beheer van indoor access points en randapparatuur en de aankoop van outdoor punt-totpunt verbindingen met bijhorende randapparatuur. Perceel 1, het indoor draadloos netwerk en de bijhorende randinfrastructuur is gegund aan Data Unit en perceel 2, het outdoor draadloos netwerk (site to site) met alle bijhorende componenten en bekabelingswerken, is gegund aan Schaubroeck. Intussen werden al meer dan 300 access points afgenomen van het raamcontract.

5. Hosted ICT-Kennisplatform (VCS Luchthaven) De IT-verantwoordelijken van VCS Luchthaven hadden nood aan een interne helpdesk om de vragen van hun collega’s op te volgen. Om de efficiëntie te verhogen, moest dit via een ticketingsysteem gebeuren. Toen bleek dat deze vraag bij verschillende besturen terugkeerde, besloot men er een lastenboek voor op te stellen, met hulp van VERA. De software is een hosted platform dat onder meer ondersteuning van de ICT-helpdesk mogelijk maakt via een kennisdatabank en een ticketingsysteem. Daarnaast laat het platform het beheer toe van de ICT-inventaris, van de contracten en de onderhoudscontracten. Het stelt de besturen ook in staat een gedeelde helpdesk mogelijk te maken en informatie te delen.

19

Resultaat: VERA treedt op als aankoopcentrale en centrale beheerder. De lokale besturen nemen een ‘abonnement’, dat goedkoper wordt naarmate het aantal deelnemende besturen toeneemt. Begin 2014 stapten er 7 besturen in het concept. Tegen december 2014 waren er al 26 besturen ingestapt. Door de toename van het aantal besturen zakt ook de jaarlijkse bijdrage, de meeste besturen hebben een gemiddelde besparing kunnen realiseren van 30% tot 40% van hun oorspronkelijke kost voor dit product.

6. Opvolging raamcontract Beheers- en Beleidscyclus (BBC) Na het raamcontract voor BBC in 2012 waarbij VERA optrad als opdrachtencentrale, bleef VERA aanspreekpunt voor informatie over dit raamcontract en de opvolging ervan. Begin 2014 bleken OCMW’s die gebruik maakten van de BBC-oplossing van Cipal en die daarnaast gebruik maakten van het sociaal pakket (Winsoc) van de firma Schaubroeck problemen hadden met de koppeling tussen beide programma’s. Omdat afstemming tussen de verschillende partijen noodzakelijk bleek, bracht VERA hen rond de tafel. Mogelijke oplossingen werden afgetoetst op de bruikbaarheid ervan voor de besturen. We hebben meermaals dergelijke overlegmomenten ingericht om de vooruitgang nauwgezet op te volgen en gevraagd om een testomgeving op te zetten. Zo kon de werking van de nieuwe versies van beide softwarepakketten worden uitgetest vooraleer deze uit te rollen naar de actieve omgeving van de klanten. Resultaat: Dankzij de testomgeving en de frequente overlegmomenten onder begeleiding van VERA in 2014, zijn vele fouten in de softwarepakketten aangepast. Vanaf 2015 zullen de betrokken besturen zelf verder overleggen met de leveranciers.

20

2.3.2. NIEUWE PROJECTEN IN 2014 1. Monitoring (VCS Brabantse Kouters) In 2014 heeft een werkgroep van lokale besturen, samen met VERA een lastenboek opgesteld voor een lokaal monitoringsysteem voor IT-componenten (computers, servers, printers,…) en dataverbindingen. De oplossing zal gebruikt worden om neutraal de werking van de verschillende ICT-componenten te controleren en steeds een overzicht te behouden over de algemene IT-infrastructuur. In oktober 2014 is er gekozen voor een lokale leverancier,

Better Acces, die zelf de ontwikkeling op maat kon doen van de software. Deze monitoringtool zal o.a. een upgrade worden van de huidige Servicedesk Connectiviteit en zal dus de besturen zelf in staat stellen hun ICT-omgeving in kaart te brengen en te bewaken. Resultaat: Monitoring is een tool om de performante werking en de stabiliteit van de ICTomgeving constant op te volgen. In steeds complexer wordende ICT-omgevingen door combinaties van lokale infrastructuur, applicaties en hosted/cloud oplossingen, is het belangrijk om snel en efficiënt te vinden waar een probleem zich zal voordoen (proactief) of waar het zich voordoet (reactief). Met dit project volgen we ook de richtlijnen die de

Leidraad organisatiebeheersing van de Vlaamse Overheid schrijft in hoofdstuk 10. De oplevering van de oplossing wordt verwacht voor maart 2015. Wegens het vertrouwelijke karakter van deze oplossing (gegevens over de stabiliteit van ICTomgevingen), heeft VERA samen met de werkgroep besloten dit te organiseren als een aankoopcentrale i.p.v. opdrachtencentrale.

2. Raamcontract websites (VCS Groene Rand) Vanuit samenwerking Groene Rand werd in april 2014 een werkgroep opgericht om de mogelijkheden van een webbeheer tool te onderzoeken. In een vragenlijst vooraf werd gepolst naar de ervaringen van de leden met hun huidige website en de vereisten voor een nieuwe. Deze antwoorden vormden de basis voor het lastenboek.

21

Het lastenboek voorziet een hedendaagse website, die kan worden beheerd door verschillende medewerkers en via verschillende redactiestappen. De belangrijkste parameters zijn makkelijk beheer, integratie met de productencatalogus voor besturen, geïntegreerde linken met sociale media en het optimaal gebruik op mobiele toestellen (responsive website). Een ander belangrijk aandachtspunt is de mogelijkheid om elke site een eigen look & feel te geven. Resultaat: De gunning wordt in februari-maart 2015 verwacht.

3. Raamcontract IP-telefonie Verschillende besturen signaleerden de nood voor een nieuwe telefooncentrale. Dat is echter een erg technisch en complex dossier. Vandaar hun vraag voor bijstand aan VERA. Voor de aankoop of huur van een nieuwe telefooncentrale kijkt een bestuur nu automatisch naar Voice over IP: telefoneren via het internet of een ander IP-netwerk. Hierdoor wordt telefonie mogelijk op datanetwerken en is nog slechts één infrastructuur nodig. Het lastenboek voorziet 2 percelen: de lokale installatie van een VoIP, met integratie van de centrale binnen het netwerk van het bestuur of in een datacenter naar keuze en een hosted aanbod van een VoIP waarbij de centrale als een dienst wordt aangeboden aan het bestuur. Voor elk perceel worden 2 cases uitgewerkt: een bestuur zonder bijlocaties, niet aangesloten op het Infrax netwerk en een bestuur met een grote bijlocatie, aangesloten op het Infrax-netwerk. Resultaat: De gunning wordt in februarimaart 2015 verwacht.

22

4. Procesanalyse (Londerzeel en Grimbergen) Zowel Londerzeel als Grimbergen hebben meegewerkt als pilootgemeente aan dit voortraject. Het was de bedoeling om de informatiestromen in kaart te brengen en de dienstverlening efficiënter te maken. Londerzeel had veel applicaties wat de ITarchitectuur onoverzichtelijk maakte en Grimbergen werkte voornamelijk met papieren documenten. VERA heeft de bestaande situatie geanalyseerd om het kluwen van databanken, koppelingen en applicaties te ordenen en uit te tekenen van de ideale architectuur voor de IT-omgeving. Dezelfde gegevens werden op verschillende plaatsen en verschillende manieren bewaard. Updates gebeurden niet altijd even consequent in deze databanken. De IT-omgeving en interne organisatie is vaak een weerslag van de lokettenzaal en de verschillende applicaties zijn meestal ook niet op elkaar afgestemd. Bovendien wordt veel informatie nog manueel overgetypt of op papier bewaard. Resultaat: VERA maakte een rapport met de bevindingen en suggesties om dat aan te pakken. VERA heeft ook een nieuwe IT-architectuur uitgetekend a.d.h.v. TOGAF: The Open Group Architecture Framework. Bovenaan staat de organisatie: wat zijn de kerntaken, welke diensten en producten leveren we, wat is onze cultuur,… Om de organisatie optimaal te laten draaien, zijn er processen. Om die processen te ondersteunen zijn er data en applicaties nodig. Tenslotte is er de technologie (servers, laptops,…). Eerst moet dus de organisatie zelf worden geanalyseerd. Het eindresultaat van dit proces is het opstellen van één centrale databank, die door iedereen kan worden geraadpleegd en geüpdatet.

23

2.4. BESPARINGEN VOOR ONZE LOKALE BESTUREN2 Besparingen in het kwadraat: in tijd én geld. Besturen hoeven dankzij VERA geen medewerkers in te zetten voor de verplichte maar tijdrovende procedure die elk raamcontract voorafgaat: het opstellen van lastenboeken, opvolgen van offertes en gunningen. En besturen kunnen profiteren van enorme schaalvoordelen die vooral voor kleinere spelers sterk doorwegen. “Eendracht maakt macht”, dat geldt zeker ook bij onderhandelingen met leveranciers.

2.4.1. TIJDSBESPARING

Elk project wordt bij VERA begeleid door een technisch geschoolde projectleider met jaren ervaring. Dit staat borg voor een scherp inzicht en efficiënte werkwijze. De tijdsbesteding per project kan sterk verschillen naargelang het onderwerp, de werkgroep en de gevolgde procedure. Maar voor elk project noteren we nauwgezet alle tijdsbestedingen: voorafgaande interne vergaderingen, opzoekwerk, overleg met de werkgroep, opvolging van leveranciers, terugkoppeling en opvolging van de besturen die gebruik maken van het raamcontract,…. Omdat bij elk VERA-project meerdere besturen betrokken zijn, kruipt er vanzelfsprekend meer tijd in besprekingen en coördinatie. Er zijn immers meer spelers en voorwaarden om rekening mee te houden. Anderzijds boeken onze mensen wel tijdswinst doordat ze meer ervaring hebben met dergelijke dossiers. Rekening houdend met deze factoren komen we op de volgende ruwe schatting die de lokale besturen hebben bespaard qua tijd dankzij de coördinatie van VERA: -

Project ICT-kostenoptimalisatie Noord: o projectleider Hans Hubin o gemiddeld 6 dagen per bestuur o 3 besturen zijn doorgelicht o totaal = 3 * 6 = 18 werkdagen

24

-

-

-

Project digitaal vergaderen: o gunning einde 2013 - afname in 2014 o projectleider Hans Hubin o 15 werkdagen/bestuur o 13 besturen maken gebruik van dit raamcontract o totaal = 13 * 15 (gemiddeld) = 195 werkdagen Project indoor & outdoor draadloos netwerk: o projectleider Stefan Wuyts o 20 werkdagen/bestuur o 9 besturen maken gebruik van dit raamcontract o totaal = 9 * 20 (gemiddeld) = 180 werkdagen Project hosted ICT-kennisplatform (= TOPdesk): o gunning einde 2013 - afname in 2014 o projectleider Stefan Wuyts o 20 werkdagen/bestuur o 26 besturen maken gebruik van dit raamcontract o totaal = 26 * 20 (gemiddeld) = 520 werkdagen

VERA heeft voor de besturen die gebruik maken van de raamcontracten 913 werkdagen bespaard! Dat is gemiddeld 17,9 werkdag per bestuur dat gebruik maakt van een raamcontract.

2.4.2. FINANCIËLE BESPARING

“Vermenigvuldigen door te delen”

Deze slogan geldt des te meer voor de financiële voordelen van samenwerken. De besturen besparen dankzij onze Virtuele Centrumsteden niet alleen omdat ze zelf geen medewerkers moeten inzetten voor die projecten, maar ook dankzij de schaalvoordelen. Bij onderhandelingen weegt een mogelijk contract voor –ruwweg- 120 multifunctionals een pak zwaarder dan eentje voor 5 exemplaren van dezelfde printers. Dit kleine voorbeeld illustreert de hele filosofie van onze samenwerkingsverbanden: tijd en kennis delen en voordelen accumuleren. In 2014 hebben we ook een aantal projecten afgesloten waarvoor we geen harde kortingen kregen, maar wel meer diensten en opties voor dezelfde prijs. Digitaal vergaderen is daar een goed voorbeeld van. Bovendien zorgt de blijvende opvolging door de projectleider van nieuwe koppelingen en updates van de software ook voor ‘winst’ bij de besturen.

25

Voor de volgende projecten kunnen we zwart op wit de besparingen staven: -

-

-

-

Project indoor & outdoor draadloos netwerk: o 126 access points o 9 besturen o € 29.003 Project ICT-materiaal: o Laptops & opties:  216 laptops & randapparatuur  31 besturen  € 39.386 o Pc’s en schermen:  678 pc’s en schermen  35 besturen  € 92.111 o Tablets:  68 tablets  10 besturen  € 8.347 o Thin clients:  70 thin clients  4 besturen  € 7.193 Project multifunctionals: o 157 multifunctionals o 31 besturen o € 380.568 Project hosted ICT-kennisplatform: o 26 softwarelicenties – via een samenaankoop formule o 26 besturen o € 6.017 (na reeds een besparing van € 16.003 in 2013!)

In totaal hebben we in 2014 maar liefst € 562.625 bespaard voor onze besturen!

26

DEEL 3: INZETTEN OP KENNISDELING 3.1. VERA INFORMEERT

3.1.1. INFODAG MULTIFUNCTIONALS Datum: 24/01/2014 in het gemeentehuis van Grimbergen – 33 deelnemers Doelpubliek: IT-verantwoordelijken & secretarissen Het raamcontract multifunctionals is opgesteld voor de huur/aankoop en het onderhoud van multifunctionals en printers met optioneel een online beheersysteem. De overeenkomst is samengesteld op basis van eenheidsprijzen en bevat ook de verbruiksproducten (toners en drums). De gunning omvat 10 typen multifunctionals, 2 netwerkprinters en een beheerssysteem. Winnaar van het raamcontract is Canon. Gemeente Grimbergen lichtte samen met VERA het traject van het raamcontract toe. Grimbergen treedt immers op als opdrachtencentrale voor dit raamcontract en heeft het project geïnitialiseerd. Nadien heeft Canon de verschillende types voorgesteld.

3.1.2. INFODAG DIGITALE HANDTEKENING Datum: 10/02/2014 in het Provinciehuis Leuven – 85 deelnemers Doelpubliek: IT-verantwoordelijken & secretarissen De studiedag digitale handtekening trok 85 medewerkers van lokale besturen. Dit gaf duidelijk aan dat dit onderwerp bij veel besturen leeft. VERA heeft geen raamcontract opgesteld voor dit project, maar analyseerde de reeds bestaande gratis en commerciële

27

tools voor. De focus lag tijdens deze infodag op de gratis oplossingen van de Vlaamse

overheid (het digitaal tekenplatform) en de federale overheid (eID –Digital Signing Service van FEDICT). Beide overheden hebben hun eigen gratis platform voorgesteld. Nadien heeft Filip

Boudrez, stadsarchivaris van stad Antwerpen, toegelicht hoe de digitale handtekening is geïmplementeerd binnen alle Antwerpse stadsdiensten. Hierbij kwamen niet alleen de technische vereisten aan bod, maar vooral ook het organisatorische proces. Zij hebben immers gefocust op ‘wat moet er echt ondertekend worden’ versus ‘wat mag weg’ (en heeft dus geen digitaal alternatief nodig). Nadien kwam ook Johan Vandendriessche, auteur van De elektronische handtekening aan bod. Deze jurist benadrukte de wettelijke kant van de zaak. Hij overliep de verschillende soorten digitale handtekeningen en hun functies. In de namiddag werden workshops georganiseerd met enerzijds de klassieke leveranciers Cipal, Cevi, Remmicom en Schaubroeck en anderzijds de Vlaamse en federale overheid. Topic? Hoe kunnen de gratis oplossingen geïntegreerd worden met de commerciële toepassingen. Na de infodag bleek duidelijk dat er honger was naar meer. Daarom heeft projectleider Hans Hubin in april-mei een enquête opgesteld rond dit onderwerp. Er werd gepeild naar het beschikbare budget, de doelstellingen, de documenten die in aanmerking kwamen,…

28

Als vervolg op de enquête stelde Hans een overzichtelijke vergelijking op van alle toepassingen en features van niet alleen de gratis, maar ook de commerciële oplossingen.

3.1.3. INFODAG HOSTED ICT-KENNISPLATFORM & DIGITAAL VERGADEREN Datum: 13/03/2014 in Kessel-Lo, KVK – 52 deelnemers Doelpubliek: IT-verantwoordelijken & secretarissen Het raamcontract ‘Hosted ICT-kennisplatform’ biedt een hosted cloudplatform dat onder meer ondersteuning van de ICT-helpdesk mogelijk maakt via een kennisdatabank en een ticketingsysteem. Daarnaast laat het platform het beheer toe van de ICT-inventaris, van de contracten en de SLA’s. Het stelt de besturen ook in staat een gedeelde helpdesk mogelijk te maken en informatie te delen. Winnaar van het raamcontract is TOPdesk. VERA lichtte het traject van het raamcontract toe: welke accenten zijn er gelegd voor de offerte, hoe is de selectie verlopen,… Gemeente Zaventem maakte deel uit van de werkgroep en lichtte toe waarom ze gekozen hebben voor TOPdesk. Nadien heeft TOPdesk tijdens een demosessie de mogelijkheden van de software getoond.

Het raamcontract ‘Digitaal Vergaderen’ is opgesteld voor de aankoop van software die een bestuur in staat stelt om bv. de Gemeenteraad, de OCMW-Raad, het College van Burgemeester en Schepenen of het Vast Bureau volledig digitaal uit te werken. Online stemmen, werken met agendapunten en integratie met andere software hoort daarbij. De software ondersteunt de voorbereiding van dossiers voor besluitvorming en het opmaken van een agenda voor de werking van het bestuur. De software maakt ook volledig papierloos vergaderen mogelijk en genereert digitaal raadpleegbare en doorzoekbare documenten.

29

Winnaar van het raamcontract was

Schaubroeck met de toepassing eNotulen. VERA lichtte het traject van het raamcontract toe: welke accenten zijn er gelegd voor de offerte, hoe is de selectie verlopen,... Nadien heeft Schaubroeck eNotulen voorgesteld en kwam de gemeente Zaventem getuigen. Zij waren één van de eerste afnemers van het pakket en hadden net de implementatie achter de rug.

3.1.4. INFODAG IN- EN OUTDOOR WIFI & CONNECTIVITEIT

Doelpubliek: IT-verantwoordelijken & secretarissen Datum: 19/11/2014 in het Provinciehuis Leuven – 54 deelnemers Er werd een algemene infodag 'connectiviteit' georganiseerd over de lopende projecten. Eerst werd de servicedesk connectiviteit nog eens voorgesteld door VERA. Het aantal effectieve gebruikers van deze dienst was immers al gegroeid tot 39 besturen! De stand van zaken over de SLA’s, aantal tickets… schepte een duidelijk beeld van de meerwaarde. De uitbreiding van de dienst in 2015 werd aangekondigd. Daarna volgde het raamcontract ‘draadloos netwerk en randinfrastructuur’. Dit raamcontract bestaat uit 2 percelen: de aankoop, installatie en beheer van indoor access points en randapparatuur & de aankoop van outdoor punt-tot-punt verbindingen met bijhorende randapparatuur. Het biedt dus de mogelijkheid om een volledig draadloze infrastructuur uit te bouwen, zowel binnen als tussen verschillende locaties.

Data Unit, winnaar van perceel 1, lichtte hun oplossing voor indoor draadloos netwerk en de bijhorende randinfrastructuur toe. Daarna was het de beurt aan Schaubroeck, winnaar van perceel 2, outdoor draadloos netwerk. In de namiddag kwamen de 3 grote dienstenleveranciers Proximus, Infrax en Telenet aan bod. Zij lichtten een tip van de sluier i.v.m. hun toekomstige producten en mogelijkheden.

30

3.2. VERA INFORMEERT SAMEN MET DE PROVINCIE 3.2.1. OPLEIDING I.S.M. PIVO – IT-BEHEERDER: SKILLS VOOR DE TOEKOMST

Het project ‘opleidingstrajecten’ in VCS Noord maakte duidelijk dat er nood was aan een algemene opleiding voor de ICT-verantwoordelijken van de lokale besturen. In deze nieuwe opleiding, die VERA en PIVO samen organiseren, worden een aantal relevante ICTthema’s overlopen. Er komen ook niet-technische vaardigheden aan bod. Dit geeft de cursist een overzicht van de belangrijke begrippen, concepten en leidraden zoals ITIL, COBIT, TOGAF, … Deze opleiding brengt de ICT-verantwoordelijken deze niet-technische vaardigheden bij die vaak minder gekend zijn bij de lokale besturen: -

IT-beheerder: ‘De all-round ICT-expert bij een lokaal bestuur’, inzoomen op de meerwaarde en taken van een IT-beheerder.

-

Methodieken: Waarom werken met methodieken? Een introductie tot ITIL, Cobit, Prince2, TOGAF, ...

-

ITIL: begrippen zoals service management, service strategy, service design, service transition, service operation, continual service improvement,...

-

Leidraad organisatiebeheersing Vlaamse Overheid: wat zegt de leidraad (11 thema’s) en hoe is deze informatie samengesteld, hoe deze omzetten naar ICT, verdere toelichting van de 5 delen binnen hoofdstuk 10 ICT,...

-

ICT-architect: hoe bepaal je een strategie en beheer je budgetten, hoe diensten en processen uitwerken,...

-

ICT-projectleider: taken zoals plannen, beheren, controleren en evalueren, specifieke tips bij ICT-overheidsopdrachten en onderhandelingen,...

-

ICT-systeembeheerder: delegeren, rapportering en monitoring, beveiliging, verbeteren en communiceren over de hele lijn, ..

De opleiding beslaat 2 dagen. In 2014 is de opleiding één keer in het Provinciehuis in Leuven doorgegaan en één keer in het PIVO in Asse/Zellik. De opleiding was telkens volzet. In 2015 is deze opleiding opnieuw gepland.

3.2.2. GIS-samenwerkingsverband VERA ondertekende in juni 2014 een samenwerkingsovereenkomst voor GISondersteuning aan de lokale besturen met de verschillende partners binnen Vlaams-

31

Brabant: Provincie Vlaams-Brabant, Interleuven en Haviland. Via een goede samenwerking rond GIS kunnen we de blijvende noden bij lokale besturen op een optimale manier beantwoorden vanuit het samenwerkingsverband. VERA neemt de rol op van adviseur in ICT-aangelegenheden bij de implementatie van GIS-projecten.

3.3. VERA ROND DE TAFEL VERA heeft een brugfunctie tussen de verschillende lokale besturen onderling en naar de hogere overheden toe. Dat staat ook duidelijk beschreven in onze missie. VERA treedt op als klankbord voor gemeenten, OCMW’s en politiezones en verdedigt hun belangen bij verschillende organen.

3.3.1. VERA AAN TAFEL BIJ VERSCHILLENDE OVERHEDEN

Stuurgroep Lokaal eGovernment Het e-governmentlandschap in Vlaanderen en België is in volle evolutie. Steeds meer overheidsinstellingen op federaal, regionaal en lokaal niveau zetten schuchtere of grote stappen om meer informatie-uitwisseling tussen overheden en met burgers, verenigingen en ondernemingen, elektronisch te laten verlopen. De verschillende ontwikkelingssnelheden van de verschillende overheden creëerden de afgelopen jaren steeds meer een behoefte tot een gedeelde visie op e-government en duidelijke afspraken tussen de e-governmentspelers. In de Stuurgroep Lokaal eGovernment zitten alle betrokken partijen rond de tafel, ook VERA. Deze Stuurgroep komt een 8-tal keer per jaar samen en behandelt diverse thema’s zoals: digitaal handtekenen, informatieveiligheid, archiefbeheer, … Coördinatiecomité Vlaamse Dienstenintegrator Het coördinatiecomité steunt initiatieven om de samenwerking rond elektronisch

gegevensverkeer en de vertrouwelijke behandeling van persoonsgegevens te bevorderen, zowel op operationeel als strategisch gebied. Zo maakt het coördinatiecomité strategische keuzes voor een gemeenschappelijk beleid over de aanmaak, het beheer, de uitwisseling, het gebruik en het herbruik van de gegevens die de verschillende instanties nodig hebben voor de uitvoering van hun taken over de verschillende instanties heen.

32

Het coördinatiecomité schept de kaders voor onder andere het Vlaams-lokaal egovernmentlandschap. Het coördinatiecomité startte op begin 2014. De directeur van VERA is plaatsvervangend lid ter vertegenwoordiging van VVP en woont regelmatig de vergaderingen bij.

3.3.2. VERA AAN TAFEL BIJ DE LOKALE OVERHEDEN

Volgens onze missie is het de taak van VERA om “…de lokale besturen van Vlaams-

Brabant {te ondersteunen} door het coördineren van samenwerking bij de invoering van e-government. VERA maakt overleg, samenwerking en kennisdeling mogelijk om te voorkomen dat besturen apart dezelfde trajecten moeten doorlopen.” Hoe doen we dat? Door onze samenwerkingsverbanden en de bijhorende overlegorganen. Stuurgroep Elk bestuur dat lid is van een virtuele centrumstad vaardigt een lid af naar de stuurgroep. Dit is het uitvoerend beleidsorgaan dat in theorie tweemaal per jaar bij elkaar komt en waarin elk deelnemend bestuur één stem heeft. De stuurgroep bepaalt de strategie van het samenwerkingsverband en neemt de belangrijke beslissingen. VERA woont de vergaderingen van de stuurgroep bij zonder stemrecht en modereert deze. In 2014 hebben we een overleg gehad met STAD, Noord en ADD-ICT. In de andere samenwerkingen hebben we vooral bilaterale vergaderingen georganiseerd.

33

Adviescomité Het adviescomité bestaat uit ambtenaren van de deelnemende besturen en medewerkers van VERA. Het adviescomité adviseert en informeert de stuurgroep technisch en praktisch i.v.m. de behoeftes op het werkterrein en de wenselijkheid van bepaalde oplossingen. Op zijn beurt is het adviescomité een brug tussen het beleid (de stuurgroep) en de IT-ers (IT-overleg). Het is het ideale forum om te polsen wat er leeft bij de besturen. Welke projecten mogelijk zijn (voldoende draagkracht binnen de besturen hebben) en welke oplossingen eventueel van andere overheden kunnen worden overgenomen.

IT-overleg Er is ook een apart overleg die de technische mensen per samenwerking samenbrengen. Deze vergadering is op vraag van de IT-ers zelf georganiseerd, soms samen met andere samenwerkingen om ervaringen uit te wisselen en te peilen naar gezamenlijke projecten. Zo is er op vraag van VCS Groene Rand zelfs drie keer een overleg met VCS Noord georganiseerd in 2014.

34

3.4. NEWS@VERA 3.4.1. DIGITALE NIEUWSBRIEF De digitale nieuwsbrief is in de eerste plaats een kanaal om het nieuws van VERA als organisatie te verspreiden naar de besturen. De nieuwsbrief is vrij technisch en handelt voornamelijk over lopende of afgesloten projecten. De doelgroepen zijn vrij divers: gaande van ICT-ers en secretarissen over communicatieverantwoordelijken tot mandatarissen. Ofwel: van een erg technisch profiel naar een beleids- en strategisch profiel. Daarom werd alvast beslist om in 2015 twee nieuwsbrieven te maken: een technische versie voor ICT-ers en secretarissen en een strategische versie voor mandatarissen en secretarissen. In 2014 is er een e-nieuws verstuurd in maart en juni via het mailplatform van vera.be. De nieuwsbrief wordt nadien ook gepubliceerd op vera.be in de rubriek ‘community’ en zijn dus ook online te raadplegen. Het bereik is 450 personen.

3.4.2. PAPIEREN NIEUWSBRIEF

De papieren nieuwsbrief van VERA wordt in eerste instantie gebruikt om de lokale besturen aan bod te laten komen. Het blad verschijnt 2 keer per jaar, nl in mei en november. De nieuwsbrief wordt intern gemaakt, i.s.w.m. een redactieraad die bestaat uit vier leden: gemeentesecretaris Dirk Stoffelen, OCMW-secretaris Marc Leemans, korpschef Marc Hellinckx en de communicatieverantwoordelijke van VERA. De redactieraad functioneert vooral als klankbord: wat leeft er binnen de verschillende lokale besturen, wie werkt aan een interessant project en wat is nodig in de toekomst?

35

In 2014 is het concept herwerkt en kwamen er vooral projecten aan bod. De strategie en toekomstplannen van VERA werden op 16 pagina’s toegelicht. De oplage bedraagt 500 exemplaren.

3.4.3. VERA.BE

De huidige website vera.be is verouderd en aan vernieuwing toe in 2015. De eerste stappen hiervoor zijn reeds gezet in 2014. We hebben een analyse gemaakt van de huidige inhoud en functies en de wensen voor de toekomst. De site bestaat momenteel uit 5 rubrieken: over VERA, diensten, infoloket, community en contact. Elke rubriek heeft nog een aantal subrubrieken. De nieuwsitems worden rechtstreeks op de homepagina gepubliceerd en blijven nadien raadpleegbaar in het archief. 2 onderdelen van de huidige site hebben een zeer specifieke functie binnen VERA als ‘mini’ platform voor kennisdeling: het infoloket en de FAQ.

Infoloket Het ‘infoloket’ is een pagina op vera.be die vroeger gebruikt werd als aankondigingsbord. Tot 2013 had VERA een vrij uitgebreid productaanbod. Problemen, grote updates of tijdelijke onbeschikbaarheden werden via dit medium aangekondigd. Aangezien VERA nu alleen nog hosted mail en servicedesk

36

connectiviteit als VERA-product aanbieden, wordt dit automatisch minder gebruikt. FAQ? Er is een uitgebreide FAQ op vera.be, rubriek infoloket over 'Hosted mail 2010', de nieuwe versie van e-mail en kalenders van Colt. De FAQ is opgedeeld in 3 grote rubrieken: praktische handleidingen voor systeembeheerder, tips en tricks van en voor ICT-ers en handleidingen voor eindgebruikers. Het zijn druk geconsulteerde pagina’s met meer dan 3.000 views.

3.4.4. VIRTUELECENTRUMSTEDEN.BE

Het samenwerkingsplatform wil de communicatie binnen en tussen de samenwerkingsverbanden faciliteren en dit ook ‘visualiseren’. Het platform toont immers niet alleen de verschillende verbanden maar bevat ook een lijst met de verschillende deelnemende personen van de verschillende besturen. Om toegang te krijgen tot het platform moet het bestuur eerst toetreden tot Virtuele Centrumsteden en daarna een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekenen. Een bezoeker heeft slechts volledige toegang tot de centrumstad waarvan hij lid is en beschikt over een

persoonlijk profiel. Dit maakt ook direct messaging tussen de verschillende leden onderling mogelijk. Het belangrijkste onderdeel van dit platform zijn de

overzichten per project en samenwerkingsverband, waar alle details van de raamcontracten worden gecentraliseerd. Deze informatie is enkel beschikbaar voor de leden want bevat alle voorwaarden en financiële gegevens. Er hoort ook een afgeschermd online archief met documentatie over de samenwerking bij.

37

3.4.5. TOPDESK: HET NIEUWE IT-FORUM

Het hosted ICT-kennisplatform is een echte kameleon. Behalve de ticketing, opvolging van contracten, inventarisbeheer en dergelijke meer, biedt het ook een kennisplatform. Een massa gegevens en kennis is er opgeslagen op een handig doorzoekbare manier. Bovendien is er ook een forum waar ICT-ers tips en advies kunnen uitwisselen. Omdat het een afgeschermde omgeving ‘tussen gelijken’ is, groeide het in de loop van 2014 uit tot een echt forum waar ICT-ers elkaar bijstaan met raad en advies voor allerlei praktische problemen en strategische vraagstukken. In die mate zelfs, dat dit forum de taak van het meer openbare forum op virtuelecentrumsteden.be grotendeels heeft overgenomen. Hoe werkt het? Enkel de ICT-ers van de besturen die via VERA een TOPdesk-licentie hebben, kunnen zich aanmelden op het forum. Binnen deze afgeschermde omgeving kunnen zij ervaringen en tips uitwisselen. Zie ook pag. 39.

3.4.6. PRODUCTFOLDER I NFORMATIEVEILIGHEID

Om bekend te maken dat VERA een nieuwe dienst aanbood, namelijk informatieveiligheid, werd een voor het eerst een productfolder gemaakt. Deze dubbele A5 legt uit wat het informatieveiligheid eigenlijk is en waarom het belangrijk is, wat de troeven van VERA zijn en welke de verschillende stappen van de offerte zijn.

38

DEEL 4: DIENSTVERLENING@BESTUREN VERA kan als neutraal ICT-steunpunt een niche in de markt invullen, nl. onafhankelijk advies leveren en kwaliteitsvolle dienstverlening aanbieden. Deze dienstverlening gebeurt door een multidisciplinair team. Voor een optimale ondersteuning van de ICT van een lokaal bestuur is immers een breed gamma aan competenties nodig: operationeel beheer, project management, helpdeskfunctie, ICT-architect, strategisch adviseur,… Een hele uitdaging om deze allemaal te verenigen in één persoon. Daarom stelt VERA een team ter beschikking dat helemaal vertrouwd is met de werking van de lokale besturen: afhankelijk van de vraag van het bestuur zetten we dé expert in die beschikt over de juiste vaardigheden en kennis.

4.1. SERVICEDESK VERA ‘Servicedesk VERA’ is een brede paraplu waaronder alle dienstverlening van VERA valt: -

Dienstverlening Kenniscentrum: de betalende diensten van VERA Dienstverlening Virtuele centrumsteden: de gratis diensten van VERA (zie pag. 10 t.e.m. 24) Interne helpdesk: ondersteuning van de VERAmedewerkers zelf

4.1.1. HOSTED ICT-KENNISPLATFORM - TOPDESK Op 1 maart 2014 heeft VERA besloten om [email protected] en [email protected] samen te voegen tot [email protected]. Deze samenvoeging tot één contactpunt is veel meer dan louter een naamsverandering. VERA heeft op dat moment immers gekozen om in te stappen in het hosted ICT-kennisplatform TOPdesk en zo een algemeen overzicht te krijgen van de volledige ondersteuning, over de drie dienstverleningen heen. TOPdesk is een hosted platform dat onder meer ondersteuning van de ICT-helpdesk mogelijk maakt via een kennisdatabank en een ticketingsysteem. Daarnaast laat het platform het beheer toe van de ICT-inventaris, van de contracten en de SLA’s. Het stelt de besturen ook in staat een gedeelde helpdesk mogelijk te maken en informatie te delen. VERA heeft dit project voorgefinancierd. Elk bestuur dat toetreedt, neemt een ‘abonnement’ en draagt zo bij tot de kostendeling.

39

Begin 2014 zijn 7 besturen ingestapt in dit concept. Tegen einde 2014 waren er reeds 26 besturen. De groep besturen is goed voor 1.500 mogelijke melders van ICT-problemen. Door de exponentiële groei van het aantal besturen zakt ook de jaarlijkse bijdrage. De meeste besturen hebben een gemiddelde besparing kunnen doen van 30% tot 40% van hun oorspronkelijke kost voor dit product. Enkele cijfers (maart-december 2014): - 848 geregistreerde vragen i.v.m. de betalende diensten: Hosted mail, Helpdesk connectiviteit, IT-beheerder en projectconsultancy - 279 vragen en opdrachten i.v.m. onze raamcontracten en gratis dienstverlening via Virtuele Centrumsteden - 209 vragen en opdrachten i.v.m. interne IT-zaken: interne helpdesk, updates software, aankopen,…

De servicedesk behandelt gemiddeld 120 tickets per maand.

4.1.2. HOSTED MAIL Hosted mail is een samenwerkingsproject voor lokale besturen en wordt gecoördineerd door VERA. Wij nemen de rol op van een eerstelijns helpdesk voor gebruikersvragen, het onderhouden van de contacten tussen de besturen en COLT en het organiseren van gebruikersoverleg. Enkele cijfers: 80 besturen gebruiken Hosted mail van COLT en hebben in totaal 4.198 mailboxen, voor een totaal van 3,3 TB aan mail. De beschikbare capaciteit is momenteel 3,5 TB. De helpdesk hosted mail is goed voor 47% van het aantal individuele tickets bij de servicedesk. Dit is 30% van alle geregistreerde vragen en meldingen.

40

4.1.3. SERVICEDESK CONNECTIVITEIT De servicedesk connectiviteit werd in 2012 op vraag van de lokale besturen opgestart om hen te begeleiden bij het beheer van hun netwerk. De belangrijkste taken zijn het opvolgen van de kwaliteit van netwerkverbindingen, kennis over netwerken verzamelen en beheren, problemen aankaarten bij leveranciers en een aanspreekpunt vormen voor medewerkers van lokale besturen. 36 besturen nemen de diensten van deze servicedesk af via een kostendelende formule. Dit is de huidige statuspagina voor VERA:

4.2. DIENSTEN OP MAAT VAN DE LOKALE BESTUREN 4.2.1. HANDS-ON CONSULTANCY Een medewerker van VERA neemt tijdelijk de rol van lokale ICT-verantwoordelijke op. Hij wordt de vertrouwenspersoon van het bestuur, ondersteunt de plaatselijke medewerkers, onderhoudt het netwerk, zorgt voor de hardware en software, onderhandelt met de leveranciers en helpt meedenken over mogelijkheden om ICT beter in te zetten. Deze oplossing wordt vaak gebruikt door kleinere besturen die geen voltijds ICTpersoneel nodig hebben of door een bestuur dat tijdelijk geen informaticus heeft. Momenteel zijn wij actief bij: o OCMW Kraainem

41

o o o o o o

OCMW Roosdaal Gemeentebestuur Boortmeerbeek Gemeentebestuur Holsbeek OCMW Holsbeek Gemeentebestuur Ternat Gemeentebestuur Londerzeel

4.2.2. PROJECTCONSULTANCY De VERA-medewerker neemt een welomlijnde taak op zich, bijvoorbeeld omdat de lokale ICT-verantwoordelijke al voltijds bezet is. Een andere mogelijkheid is dat de lokale ICTverantwoordelijke onvoldoende vertrouwd is met een bepaald domein van informatica. VERA wordt soms ook aangesteld om een neutrale rol te spelen, bijvoorbeeld bij het uittekenen van de samenwerkingsmogelijkheden tussen een gemeente en een OCMW, of om een gedetailleerde analyse te maken van de ICT-omgeving. Op basis daarvan worden de verbeterpunten in kaart gebracht: quick wins, relatief eenvoudige verbeteringen op korte termijn en suggesties voor beleidsbeslissingen die betrekking hebben op de lange termijn. -

-

Politiezone BRT: ICT-advies bij nieuwbouw wijkkantoor (toegangscontrole, camerabewaking, internet, …) Gemeentebestuur Rotselaar: lastenboek serververnieuwing en onderhandelingen Gemeentebestuur Opwijk: lastenboek serververnieuwing en onderhandelingen OCMW Machelen: behoeftenanalyse OCMW Kampenhout: behoeftenanalyse Gemeentebestuur Geetbets: lastenboek serververnieuwing en onderhandeling Gemeentebestuur Bekkevoort : advies bij nieuwbouw en vernieuwing serverpark, advies notulensysteem Gemeentebestuur Wemmel: advies op lastenboek servers, advies bij netwerkproblemen Gemeentebestuur Zoutleeuw: advies nieuw gemeentelijk administratief centrum Gemeentebestuur Steenokkerzeel: advies serveromgeving - als ICT-architect Gemeentebestuur Drogenbos: opmaak lastenboek consultancy en begeleiding onderhandelingen Social: project begeleiding mailmigratie Stadbestuur Aarschot: advies bij facturatiescanning Provinciaal Bibliotheek Systeem (PBS): analyse netwerken bibliotheken van Kortenberg, Zemst, Sint-Genesius-Rode, Kapelle-op-den-bos, Galmaarden en Keerbergen

42

Geert Deroover, financieel beheerder gemeentebestuur Rotselaar over de ICT-begeleiding door VERA bij de overheidsopdracht voor de serververnieuwing.

“VERA heeft ons op een neutrale en professionele manier geholpen met het maken van een goed onderbouwd ICT-technisch lastenboek. VERA had eerder reeds een ICTbehoefteanalyse gemaakt op basis van de leidraad organisatiebeheersing van de Vlaamse Overheid en kon hierdoor ook rekening houden in het bestek met een aantal van de aanbevelingen. Tot op het laatste hebben we samen met VERA onderhandelingen gevoerd met de kandidaat leveranciers. Nu de gunning, levering en installatie achter de rug is, hebben wij met het lastenboek en contract opnieuw alles in handen om de ICT-omgeving te bewaken.”

4.2.3. INFORMATIEVEILIGHEID: EEN NIEUWE VERA-DIENST Deze nieuwe dienst is ontstaan op vraag van de lokale besturen. De besturen in de samenwerking STAD waren immers al lang op zoek naar versterking voor informatieveiligheid. Bovendien legt de hogere overheid al jaren op dat de lokale overheden een concreet plan moeten opstellen. Reden genoeg dus om na enkele besprekingen in de werkgroep van samenwerkingsverband STAD een overheidsopdracht uit te schrijven voor veiligheidsconsultancy. VERA besloot actief mee te dingen naar deze overheidsopdracht omdat wij jarenlange praktische ervaring hebben met de werking van lokale besturen. We kennen de werking en de uitdagingen van de besturen van binnenuit. Zo kunnen de besturen op hun beurt genieten van schaalvoordelen want de uitdaging van het bestuur in gemeente a lijkt vaak erg op dat in gemeente b. VERA stelt een tweeledige aanpak voor om de besturen zo veel mogelijk vrijheid te bieden in de afname op het raamcontract. Deel 1 is een minimale afname en bestaat uit 3 fases. Dit volstaat om het bestuur wettelijk te laten voldoen aan de wettelijke regels. Deel

2 is een optionele vierde fase, waarbij VERA het bestuur verder begeleidt en ondersteunt in het continue werken aan en verbeteren van hun informatieveiligheid. De minimale afname (deel 1) is tegen een vast bedrag terwijl de afname van fase 4 (deel 2) afhankelijk is van de hoeveelheid ondersteuning waarop het bestuur beroep wenst te doen. Medewerkers van VERA hebben zich in de loop van 2014 verder gespecialiseerd in informatiebeveiliging. Zo hebben twee personen verschillende opleidingen gevolgd om er voor te zorgen dat de organisatie een zo breed mogelijk zicht heeft op het veld van informatieveiligheid.

43

Einde december hadden er maar liefst

22 lokale besturen gegund aan VERA: 11 gemeentes, 9 OCMW’s en 2 politiezones! De interesse is zo groot dat stad Tienen, die optreedt als opdrachtencentrale, de termijn om de gunning toe te wijzen verlengd heeft van 31/12/2014 naar 30/06/2015.

4.3. DIENSTEN DIE VERA NIET LANGER ONDERSTEUNT 4.3.1. DAAS DAAS (desktop as a service) verwijst naar het netwerkmodel waarbij een organisatie de server, data en toepassingen naar een datacenter verhuist in plaats van het in lokaal beheer te onderhouden. De werkstations binnen de organisatie kunnen dan worden vervangen door lichtere modellen, die slechts contact onderhouden met het datacenter waarop alle zware computertaken worden afgehandeld. In 2013 werd samen met AMOW besloten om de DAAS-dienstverlening door VERA stop te zetten. In juni 2014 heeft de politiezone AMOW een alternatief gevonden en heeft VERA het contract hosted services met COLT opgezegd conform de contractvoorwaarden.

4.3.2. E-RADEN e-Raden is een oplossing voor het verspreiden en beheren van documenten binnen een bestuur. Dit wordt vaak gebruikt voor het verspreiden van agenda’s en verslagen voor bijvoorbeeld de gemeenteraad of de OCMW-raad. In 2013 werd in overleg met een werkgroep besloten om deze oplossing te vervangen. Dit werd opgenomen in het samenwerkingsproject ‘Bestuurlijk Extranet’. In 2014 deed VERA een oproep bij alle lokale besturen om de behoeften in kaart te brengen. Om tot een succesvol project te komen, hadden wij minimum 10 deelnemende besturen vooropgesteld. In april 2014 stelden we vast dat we dit minimumaantal niet haalden en werd beslist het project stop te zetten.

44

4.4. PLATFORM WELZIJN EN GEZONDHEID Op vraag van het provinciebestuur startte VERA in 2012 met de projectleiding van het “Platform Welzijn en Gezondheid”, een gemeenschappelijk project van de 5 Vlaamse provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie in Brussel. De provincie VlaamsBrabant is de coördinerende overheid. VERA werkt voor het Platform Welzijn en Gezondheid in opdracht van de provincie Vlaams-Brabant en levert de leidend ambtenaar. Na de oplevering van de opdracht worden deze contracten overgedragen aan de deelnemende partijen: de provincies, de VGC en het Huis voor Gezondheid. VERA neemt in dit project ook de rol op van projectleider. In juli 2014 is de nieuwe website live gegaan, na uitvoerige testen onder begeleiding van de leidende ambtenaar van VERA. Deze vernieuwde website is toegankelijk via de portalen www.zorgzoeker.be en www.desocialekaart.be. Naast een nieuwe look & feel, is er ook een vernieuwde zoekmachine volgens de laatste technologieën toegevoegd en een sterk intuïtieve back-end. Verder zijn er ook koppelingen met de authentieke databanken van de Vlaamse (VKBO en CRAB) en Brusselse overheid (Urbis). De coördinator van VERA heeft de administratieve begeleiding van deze aansluitingsprocedures op zich genomen. Hetzelfde verhaal kunnen we vertellen over het Uniek Dossier. Dat is het dossier dat moet worden ingediend om het Platform te koppelen met eHealth, de centrale databank met medische gegevens. Deze laatste koppeling moet nog worden afgewerkt in 2015. Na het live gaan in juli 2014 startte de waarborgperiode van 6 maanden waarin de ontwikkelaar elke bug gratis moest herstellen. Ook deze opvolging en testen van de oplossingen is uitgevoerd door VERA. In de loop van 2015 loopt de waarborg af en zal het project volledig worden overgedragen aan de 5 Vlaamse provincies, de VGC en Huis voor Gezondheid.

45

DEEL 5: VERANKERING IN DE PROVINCIE De werking van VERA als autonoom provinciebedrijf wordt geregeld door de statuten als oprichtingsakte (beslissing van de Provincieraad van 30 mei 2000) en de beheersovereenkomst. De geldende statuten zijn conform de provinciewet, die ondertussen vervangen werd door het provinciedecreet. In oktober 2013 werden de statuten vernieuwd, net als de beheersovereenkomst. Naast een vernieuwing van de statuten en de beheersovereenkomst heeft VERA ook een goedgekeurd Meerjarenplan 2014-2019 conform het decreet BBC. Dit Meerjarenplan is goedgekeurd door de provincieraad en bevat ook het goedgekeurde budget voor 2014.

5.1. RAAD VAN BESTUUR De raad van bestuur bepaalt het beleid van VERA dat door het directiecomité wordt uitgevoerd, binnen de grenzen van de beheersovereenkomst die met de provincie wordt gesloten. De raad van bestuur is krachtens de statuten (artikel 10) samengesteld uit minimaal 9 en maximaal 15 leden, waarvan evenveel provincieraadsleden als er erkende fracties zijn in de provincieraad. Elke erkende fractie is in de raad van bestuur van VERA vertegenwoordigd door één provincieraadslid, met een aantal stemmen in verhouding tot de sterkte van de fractie in de provincieraad. Sinds 7 januari 2014 is er een nieuwe samenstelling van de raad van bestuur: de gedeputeerde voor Informatica mevrouw Tie Roefs is voorzitter van de Raad van Bestuur. mevrouw Ann Schevenels neemt de rol op van ondervoorzitter en de heer Jo Declercq is verslaggever-secretaris. De raad van bestuur geeft blijk van grote betrokkenheid en geeft mee richting aan de toekomst van VERA. Als organisatie appreciëren we het actieve meedenken en het open kunnen uitwisselen van ideeën met de bestuurders.

Voorzitter (gedeputeerde) 1ste vertegenwoordiger CD&V 2de vertegenwoordiger Open VLD

Effectief Effectief Plaatsvervangend Effectief Plaatsvervangend

Mevr Tie Roefs Mevr Anne Sobrie Dhr Kris Poelaert Mevr Ann Schevenels Dhr Joël Vanderelst

46

3de vertegenwoordiger sp.a 4de vertegenwoordiger Groen 5de vertegenwoordiger N-VA 6de vertegenwoordiger Vlaams Belang 7de vertegenwoordiger UF

Effectief Plaatsvervangend Effectief Plaatsvervangend Effectief Plaatsvervangend

Dhr Jo De Clercq Mevr Martine Lemonnier Dhr Luc Debraekeleer Mevr. Bernadette Stassens Dhr Erik Rennen Mevr. Katleen D'Haese

Effectief Plaatsvervangend Effectief Plaatsvervangend

Effectief Plaatsvervangend

Dhr. Willy Smout Dhr. Jan Laeremans Dhr. Philippe Thiéry Dhr. Fréderic Petit Dhr Eric Goubin Dhr Leo Van Audenhove Mevr Véronique Janssens Samenwerkingscoördinator

Effectief Plaatsvervangend

Mevr Patricia Willems Directeur Informatica

1ste deskundige 2de deskundige Vertegenwoordiging VERA Vertegenwoordiging Provincie

Vergaderingen van de raad van bestuur in 2014: 7 januari, 21 januari, 25 februari, 18 maart, 20 mei, 24 juni, 30 september, 21 oktober, 25 november en 16 december.

5.2. DIRECTIECOMITÉ Het directiecomité is samengesteld uit de directeur van VERA, die het directiecomité voorzit, de directeur informatica van de provincie en dhr. Luc Robijns. Krachtens de statuten bestaat het directiecomité minimaal uit 3 personen en maximaal uit 5 personen waarvan minimaal één afgevaardigde van VERA en één afgevaardigde ambtenaar van de provinciale administratie. De leden van het directiecomité worden benoemd door de raad van bestuur, maar moeten geen bestuurders zijn (statuten, artikel 35). Leden van het Directiecomité Véronique Janssens Directeur VERA (voorzitter) Marc Vervloet Directeur informatica provincie Luc Robijns Deskundige Plaatsvervangende leden van het Directiecomité Carl Possemiers Samenwerkingscoördinator VERA Patricia Willems Directeur ondersteuning provincie

47

Vergaderingen van het directiecomité: 22 januari, 26 februari, 12 maart, 3 april, 30 april, 10 juni, 8 september, 14 oktober, 4 december.

5.3. BELEIDS- EN BEHEERSCYCLUS (BBC) Vanaf Januari 2014 volgt VERA de beleids- en beheerscyclus en voert naast een vennootschapsboekhouding ook een BBC boekhouding. In oktober 2013 keurde de Provincieraad de volgende beleidsdoelstellingen voor de periode 2014-2019 voor VERA goed: Doelstelling 1: VERA begeleidt de lokale besturen op het vlak van samenwerking aan informatica en bouwt een ICT-kenniscentrum uit voor de lokale besturen van Vlaams-Brabant

AP1: VERA beheert de Virtuele Centrumsteden samenwerkingsverbanden A1: De samenwerkingsbeheerders coördineren overleg en kennisdeling over ICT voor alle lokale besturen die zijn toegetreden tot de Virtuele Centrumsteden en begeleiden de lokale besturen bij het opstellen van strategische ICT-plannen A2: De samenwerkingsbeheerders identificeren mogelijkheden tot verdere samenwerking, maken deze samenwerkingsprojecten mogelijk, en organiseren studiedagen voor de lokale besturen van Vlaams-Brabant

AP2: VERA leidt ICT-projecten A3: Het projecten team coördineert en leidt ICT-samenwerkingsprojecten en zorgt voor de uitvoering van opdrachten uit samenwerkingsprojecten op vraag van één of meer lokale besturen

AP3: VERA bouwt een ICT-kenniscentrum A4: Het ICT-kenniscentrum beheert de afgeronde samenwerkingsprojecten en zorgt voor de uitbouw en het beheer van een ICT-kennisplatform voor de lokale besturen A5: Het ICT-kenniscentrum biedt de lokale besturen consultancy aan met het oog op de totstandkoming en uitvoering van ICT-beleid, bij de implementatie van oplossingen en bij de optimalisatie van interne processen voor de implementatie

48

Doelstelling 2: VERA leidt of ondersteunt specifieke ICT-projecten op vraag van de provincie Vlaams-Brabant

AP4: VERA leidt of ondersteunt specifieke ICT-projecten A6: VERA leidt het interprovinciaal project ‘Platform Welzijn en Gezondheid’ (PWG) A7: VERA leidt interprovinciaal project ‘Provinciaal bibliotheeksysteem’ (PBS) Doelstelling 3: VERA voert een efficiënt beleid en beheert zijn interne werking

AP5: VERA voert een efficiënt beleid en bouwt een interne werking uit die de beleidsuitvoering ondersteunt en controleert A8: VERA bepaalt zijn beleid in samenspraak met het provinciebestuur van de provincie Vlaams-Brabant en de lokale besturen van Vlaams-Brabant A9: VERA beheert zijn financiën, personeel en organisatie om de uitvoering van het beleid op een efficiënte manier mogelijk te maken A10: VERA onderzoekt de mogelijkheid om Europese subsidiering aan te vragen om zijn werking te ondersteunen en doet dit in overleg met het provinciebestuur van de provincie Vlaams-Brabant

49

DEEL 6: VERA IN CIJFERS 6.1. VERA-ORGANISATIE In 2014 waren er een aantal factoren die nopen tot een aanpassing van het organogram om een optimale afstemming te bekomen met het takenpakket van VERA. Dit organogram omvat een aantal verschuivingen en vereenvoudigingen maar houdt geen verhoging in van het aantal VTE.

DIRECTIE

Kantoorbeheerder Communicatie- & netwerkverantwoordelijke

KENNISCENTRUM

PROJECTEN

(5VTE)

(4VTE)

Strategie-adviseur

Programmamanager

SAMENWERKING (4VTE) Samenwerkingscoördinator

De basisstructuur van het organogram blijft vanzelfsprekend de taakstelling weerspiegelen, zoals opgenomen in de Statuten en Beheersovereenkomst van VERA: (1) Kennisverzameling, -ontsluiting en -deling (2) Netwerkvorming en -ontwikkeling (3) Faciliteren en coördineren (4) Opnemen van specifieke opdrachten

6.2. VERA-MEDEWERKERS Onze medewerkers zijn cruciaal voor het realiseren van onze doelstellingen. Daarom hechten we bij VERA veel belang aan het investeren in mensen en een aangename werkomgeving. In 2014 zijn er 2 vacatures gepubliceerd voor VERA: de vacaturetekst was bewust kort en dynamisch en drukte het karakter van onze organisatie uit. Door een vlotte job omschrijving wilden we zo veel mogelijk kandidaten aanspreken. Een opdracht die ons

50

gelukt is: we vonden 2 nieuwe, dynamische medewerkers. Voor de selectieprocedure werkt VERA samen met een extern selectiebureau. Naast het aantrekken van de juiste medewerkers, vinden we het ook belangrijk te investeren in opleiding en vorming. In 2014 was er vooral aandacht voor training in project management-skills en hebben 2 medewerkers zich ook gecertifieerd als Veiligheidsconsulent. Daarnaast hebben we onze teamleads een extra vorming gegeven rond het voeren van functionerings- en evaluatie gesprekken. In januari 2014 zijn er een aantal verschuivingen geweest bij de VERA-medewerkers zoals kan worden opgemerkt in onderstaande tabel: Personeelsinvulling in 2014     Freddy Deprez Algemeen directeur Véronique Janssens (1) Algemeen directeur Carl Possemiers (2) Samenwerkingscoördinator Stefan Wuyts ICT-Strategie Adviseur Bjorn Bernaerts Programma manager Jessica Troch (3) Organisatiedeskundige Kris Banken ICT-consultant Gert Nijs ICT-consultant Stijn Quaghebeur (4) Projectverantwoordelijke Kristof Brams Projectverantwoordelijke Hans Hubin Projectmedewerker Bart Beuten Senior Projectverantwoordelijke Johan Soons ICT analist Margot Schepens Samenwerkingsbeheerder Luc Claesen Samenwerkingsbeheerder Ilse Van Mello (5) Samenwerkingsbeheerder Christine Perdieus Kantoorbeheerder Rob Van Puffelen (6) Communicatieverantwoordelijke Ilse Vervloesem (7)

Communicatieverantwoordelijke

2012 2013 2014 1 0,46 1 1 1 0,6 1 1 1 1 1 0,5 0,67 0,92 0,33   1 1

0,33 0,8 1 1 1 0,6 1 1 0,5 1 1

  0,9 0,8 1 1 0,77 1 1 0,47 1 1

  1 1 0,79

  1 1

  0,3   0,85 0,8 1 0,17

    0,17 14.48 13.87 12.38

(1) Per 1 jan 2014 is V.J. aangesteld als directeur van VERA (2) C.P. werkt deeltijds sinds 1 jan 2014 (3) J.T. heeft sinds 1 mrt 2014 haar tewerkstellingspercentage verhoogt tot 0.8 (4) S.Q. heeft sinds sept 2014 40% politiek verlof (5) I.V.M. is sinds sept 2014 in dienst als Samenwerkingsbeheerder (ter vervanging van V.J.) (6) R.P. heeft in jan 2014 zijn ontslag ingediend bij VERA, hij heeft VERA verlaten op 28 feb 2014 (7) I.V. is sinds nov 2014 in dienst als Communicatieverantwoordelijke (ter vervanging van R.P.)

51

6.3 FINANCIERING VERA ontvangt subsidies van het provinciebestuur in de vorm van een basissubsidie projectsubsidies voor onder meer het Platform Welzijn en Gezondheid (+/- € 165.435 ontvangsten in 2014). Daarnaast neemt VERA zelf initiatieven waarbij financiële participatie van de lokale besturen wordt georganiseerd. In 2014 stijgt de reserve met €102.145. Deze reserve laat VERA toe in de komende jaren verdere dienstverlening uit te bouwen voor de lokale besturen.

Basissubsidie Andere subsidies Omzet Financiële opbrengsten Naar/uit reserve Beschikbare reserve Sociale reserve Eigen vermogen

2010 2011 2012 2013 2014 1.403.500 1.431.570 1.473.328 1.487.573 1.180.000 19.793 22.158 27.750 241.428 165.435 642.354 661.320 637.653 410.066 334.418 1.781 2.668 398 4.885 2.314 2.067.428 2.117.716 2.139.129 2.143.952 1.682.167 -228.214 -2.476 -23.801 171.770 102.145,76 244.914 307.293 281.016 452.786 554.931,77 62.639 307.553 304.817 281.016 452.786 554.931,77

6.3.1. SUBSIDIËRING De basissubsidie bedroeg in het afgelopen jaar € 1.180.000. De subsidie wordt sinds 2014 jaarlijks met 2% verminderd de komende 5 jaren In 2014 is er ook een eenmalige inhouding van € 170.000 gebeurd.

52

6.3.2. OMZET De omzet is in 2014 verder gedaald door het stoppen of afbouwen van enkele producten en diensten: zoals VERA-web en Hosted Services. In 2014 zijn er wel reeds inkomsten gehaald uit nieuwe dienstverlening die is aangeboden aan de lokale besturen: Veiligheidsconsulent en Servicedesk. We merken dat besturen steeds meer beroep doen op VERA voor individuele ondersteuning: de stijging in een aantal anderen consultancydiensten zijn hier een voorbeeld. In 2015 zal er verder worden ingezet op deze individuele ondersteuning aan lokale besturen: de resultaten van 2014 geven aan dat hieraan een grote behoefte is en VERA door de lokale besturen wordt gezien als een neutrale en betrouwbare partner om deze behoeften in te vullen.

Consultancy Hands-on consultancy Projectconsultancy Veiligheidsconsulent Servicedesk (connectiviteit) Consultancy diensten van derden Connectiviteit PubliLink Content Management AgendaWeb Hosted Mail Mailrelay VERAweb (DSH, e-Raden) Andere Hosted Services (DAAS) TOTAAL

2010 80.519 -

183.531 74.688 55.100 115.742 118.163 14.610 642.354

2011 49.878 9.558

2012 15.500 47.717 30.190

2013 36.174 32.404

20.352

44.107

63.080

2014 49.225 33.519 12.925 20.040 35.233

178.697 149.583 58.439 41.126 16.313 69.662 84.496 151.946 145.534 152.184 11.382 8.550 107.589 89.896 71.545 21.116 15.730 8.408 9.927 30.344 43.308 52.921 21.364 661.321 637.653 410.066 334.418

53

6.4. BALANS

BALANS NA RESULTAATSVERDELING

CODES

BOEKJAAR

BOEKJAAR

2014

2013

ACTIVA Vaste activa

20/28

396 466,10

430 181,78

I.

Oprichtingskosten

20

0,00

0,00

II.

Immateriële Vaste Activa

21

14 666,67

0,00

III.

Materiële Vaste Activa

22/27

381 120,69

429 651,78

A.

Terreinen en gebouwen

22

354 773,20

389 515,44

B.

Installaties, machines en uitrusting

23

13 759,78

21 659,29

C. D.

Meubilair en rollend materieel Leasing en soortgelijke rechten

24

12 587,71

18 477,05

25

0,00

0,00

E.

Overige materiële vaste activa

26

0,00

0,00

F.

Vaste activa in aanbouw en vooruitbetaling

27

0,00

0,00

IV.

Financiële Vaste Activa

A.

Belangen in rechtspersonen

B.

Vorderingen en effecten

C.

Borgtochten betaald in contanten Vlottende activa

28

678,74

530,00

280

0,00

0,00

281/5

148,74

0,00

288

530,00

530,00

29/58

705 070,79

783 010,47

V.

Vorderingen op meer dan één jaar

29

0,00

0,00

A.

Werkingsvorderingen

290

0,00

0,00

B.

Overige vorderingen

291

0,00

0,00

C.

Vorderingen wegens subsidies

292

0,00

0,00

VI.

Voorraden

3

0,00

0,00

VII. A.

Vorderingen op ten hoogste één jaar Werkingsvorderingen

40/41

102 827,21

116 540,32

40

54 895,45

70 230,47

B.

Overige vorderingen

41

47 931,76

46 309,85

VIII.

Geldbeleggingen

50/53

0,00

0,00

IX.

Liquide middelen

54/58

589 174,63

646 359,37

X.

Overlopende rekeningen

490/1

13 068,95

20 110,78

20/58

1 101 536,89

1 213 192,25

TOTAAL DER ACTIVA

54

BALANS NA RESULTAATSVERDELING

CODES

BOEKJAAR

BOEKJAAR

2014

2013

PASSIVA Eigen middelen

10/15

554 931,77

452 786,01

I.

Kapitaal

10

0,00

0,00

III.

Herwaarderingsmeerwaarden

12

0,00

0,00

IV.

Gemeentelijke bijdrage in de werking en de aflossingen

13

0,00

0,00

V.

Gecumuleerd resultaat

14

554 931,77

452 786,01

VI.

Investeringssubsidies / schenkingen

15

0,00

0,00

16

0,00

0,00

Voorzieningen voor Risico's en Kosten VII.

Voorzieningen voor risico's en kosten

16

0,00

0,00

A.

Pensioenen en soortgelijke verplichtingen

160

0,00

0,00

B.

Voorzieningen voor belastingen

161

0,00

0,00

C.

Grote herstellings- en onderhoudswerken

162

0,00

0,00

D.

Overige risico's en kosten

163/9

0,00

0,00

17/49

546 605,12

760 406,24

Schulden VIII.

Schulden op meer dan één jaar

A.

Financiële schulden

17

298 094,46

322 004,20

170/4

298 094,46

322 004,20

1. Leasingschulden en soortgelijke

172

0,00

0,00

2. Kredietinstellingen

173

0,00

0,00

174

298 094,46

322 004,20

3. Overige leningen B. Werkings- en handelsschulden

175

0,00

0,00

176/7

0,00

0,00

Borgtochten ontvangen in contanten

178

0,00

0,00

E.

Overige schulden

179

0,00

0,00

IX. A.

Schulden op ten hoogste één jaar Schulden op meer dan één jaar, die binnen het jaar vervallen

42/48 42

239 231,96

262 344,74

23 909,74

22 996,11

B.

Financiële schulden

43

0,00

0,00

430/8

0,00

0,00

C.

Ontvangen vooruitbetalingen en tijdelijk werkkapitaal

D.

1. Kredietinstellingen C.

2. Overige leningen Werkings- en handelsschulden

D.

Diverse schulden : ontvangen voorschotten

E.

Schulden met betrekking tot belastingen, bezoldigingen en sociale lasten

439

0,00

0,00

44

85 730,11

142 564,58

46 45

0,00

0,00

124 801,06

96 784,05

1. Belastingen

452/3

636,22

656,15

2. Bezoldigingen met sociale lasten

454/9

124 164,84

96 127,90

47/8

4 791,05

0,00

492/9

9 278,70

176 057,30

10/49

1 101 536,89

1 213 192,25

F

Overige schulden

X.

Overlopende rekeningen TOTAAL DER PASSIVA

55

6.4.1. COMMENTAAR BIJ DE BALANS 1. Vaste activa De netto-boekwaarde van de vaste activa bedroeg € 396.466,10 per 31/12/2014. Tijdens het boekjaar 2014 werd er € 30.395,71 geïnvesteerd. Deze investeringen betroffen voor €22.000 immateriële vaste activa (project monitoring) en voor het saldo investeringen op het vlak van interne IT (laptops en wifiI). De afschrijvingen van het boekjaar bedroegen €.260,13. De financieel vaste activa stegen met € 148,74 (aandeel Jobpunt Vlaanderen) en betreffen verder enkel betaalde waarborgen. 2. Vlottende activa

Handelsvorderingen Het openstaand bedrag aan handelsvorderingen eind 2014 bedraagt € 54.895,45 in vergelijking met € 70.230,47 eind 2013. Er werden geen waardeverminderingen geboekt wegens oninbare vorderingen.

Overige vorderingen Onder de overige vorderingen komt hoofdzakelijk enerzijds een bedrag voor van €24.674,64 vordering op de Vlaamse overheid voor het 3de en 4de kwartaal 2014 ingevolge de detachering van een VERA-medewerker en anderzijds € 23.091,54 aan RSZ voorschot voor het eerste kwartaal 2015.

Geldbeleggingen en liquide middelen De liquide middelen zijn in 2014 gedaald: € 589.174,63 tegenover € 646.359,27 per 31/12/2013. Dit heeft voornamelijk te maken met de daling van de schulden (- 56K) en met het feit dat VERA in 2013 reeds voor € 175.622 aan subsidies ontving (vnl. Platform Welzijn en Gezondheid), die qua opbrengsten overgedragen werden naar 2014). Deze daling van de schulden en van de overlopende rekeningen werd echter ook voor een groot stuk gecompenseerd door de positieve cash flow van +/- 166K die VERA in 2014 heeft gerealiseerd.

Overlopende rekeningen Onder de overlopende rekeningen op het actief van de balans komen over te dragen kosten voor ten belope van € 10.607,50. De over te dragen kosten betreffen facturen ontvangen in 2014, maar die geheel of gedeeltelijk betrekking hebben op 2015 en waarvan de kost daarom werd overgedragen naar 2015.

56

Daarnaast komen er in 2014 in deze rubriek ook nog verkregen opbrengsten voor ten belope van € 2.461,45. Eind 2014 betreft dit de nog te ontvangen subsidie voor bibliotheekbeleid voor prestaties personeel (€ 1.468,44) en de nog te ontvangen intresten m.b.t. 2014 op de ING-spaarrekening (€ 993,01).

3. Eigen vermogen VERA sloot 2014 af met een overschot van het boekjaar van € 102.145,76 tegenover een overschot van € 171.769,93 eind 2013. Krachtens de statuten van VERA kan de raad van bestuur over de bestemming van dit resultaat beslissen. Beslist werd het bedrag van het overschot toe te voegen aan de beschikbare reserves van VERA, die daardoor stijgen van €452.786,01 naar € 554.931,77.

4. Schulden

Schulden op meer dan een jaar In de rubriek financiële schulden komt een bedrag voor van € 298.094,46. Dit is het gedeelte van de lening bij ING in het kader van de aankoop van het gebouw op de Remysite (lening van € 500.000 aangegaan in 2005 over een periode van 20 jaar) dat niet vervalt in 2015. Het in 2015 af te lossen kapitaalgedeelte van deze lening komt voor onder de rubriek schulden op meer dan één jaar die binnen het jaar vervallen (€23.909,74).

Handelsschulden De bedragen opgenomen in deze rubriek betreffen hoofdzakelijk facturen van de maand december 2014 (openstaand bedrag per 31/12/2014: € 63.107,71 tegenover € 107.050,99 eind 2013). De te ontvangen facturen ten belope van € 22.622,40 hebben betrekking op prestaties van 2014, maar die pas in 2015 werden gefactureerd.

Schulden m.b.t. belastingen en sociale lasten De rubriek omvat vooral de voorziening voor het vakantiegeld van de werknemers (€118.725,43) en de btw-schuld ten gevolge van de btw-aangifte van het vierde kwartaal 2014.

Overlopende rekeningen In deze rubriek komen, naast een heel beperkt bedrag aan toe te rekenen kosten €148,958, over te dragen opbrengsten voor, dit zijn opbrengsten die betrekking hebben op 2015, maar die in 2014 ontvangen werden. Wat de subsidies betreft, gaat het om

57

€5.594,54 van de subsidie Bednet die overgedragen werd naar 2015. Vorig jaar kwam in deze voornamelijk de ontvangen subsidie voor het platform Welzijn en Gezondheid voor ten belope van € 176.057,30).

Belastingschulden Op het passief van de balans komt er slechts een voorziening of schuld voor directe belastingen voor ten belope van € 207,59. Dit betreft de geraamde rechtspersonenbelasting op het voordeel van alle aard van de firmawagen (voor 2 aanslagjaren). Hoewel er momenteel nog steeds een lacune in de wetgeving bestaat, waardoor het statuut van autonome provinciebedrijven (vennootschapsbelasting of rechtspersonenbelasting) niet zo duidelijk is, heeft VERA steeds aangiftes in de rechtspersonenbelasting ingediend. In de loop van 2012 vond er overigens ook een controle plaats door de fiscale administratie en werd de onderworpenheid van VERA aan rechtspersonenbelasting dan wel vennootschapsbelasting onderzocht en werd de toepassing van de rechtspersonenbelasting weerhouden.

58

6.5. RESULTATENREKENING RESULTATENREKENING Werkingsopbrengsten en geproduceerde vaste activa Werkingsopbrengsten 1. Werkingsopbrengsten 2. Recuperatie specifieke kosten sociale dienst B. Voorraadwijzigingen C. Geproduceerde vaste activa D. Interne facturatie E. Andere opbrengsten

CODES 70/74 70 700/7-9 708 71 72 73 74

2014 1 732 736,32 334 417,58 334 417,58 0,00 0,00 0,00 0,00 1 398 318,74

2014 1 743 438,08 342 820,00 342 820,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1 400 618,08

II. A.

60/64 60 600/7 608 609 61 610/7-9 618 62

1 618 647,05 173 102,02 173 102,02 0,00 0,00 322 260,39 322 260,39 0,00 1 061 314,81

1 759 752,79 170 840,00 170 840,00 0,00 0,00 417 618,85 389 651,45 27 967,40 1 168 843,94

I. A.

1. 2. 3. B. 1. 2. C. D.

Werkingskosten Verbruikte goederen en verstrekte diensten Aankoop goederen Specifieke kosten sociale dienst Voorraadwijzigingen Diensten, diverse leveringen en interne facturatie Leveringen en diensten Interne facturatie Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen Afschrijvingen en waardeverminderingen op oprichtingskosten, immateriële en materiële vaste activa

E. F. G. H.

Waardeverminderingen op voorraden en vorderingen Voorzieningen voor risico's en kosten Andere werkingskosten Als herstructureringskosten geactiveerde werkingskosten (-)

630 631/4 635/7 640/8 649

64 260,13 0,00 -2 625,60 335,30 0,00

0,00 0,00 0,00 2 450,00 0,00

III.

Werkingsresultaat

70/64

114 089,27

-16 314,71

IV. A. B. C.

Financiële opbrengsten Opbrengsten uit financiële vaste activa Opbrengsten uit vlottende activa Overige financiële opbrengsten

75 750 751 752/9

2 313,75 0,00 2 272,21 41,54

750,00 0,00 750,00 0,00

V. A. B. C.

Financiële kosten Kosten van schulden Waardeverminderingen op vlottende activa andere dan bedoeld onder II.E. Andere financiële kosten

65 650 651 652/9

14 257,26 13 022,76 0,00 1 234,50

15 753,16 13 021,64 0,00 2 731,52

VI.

Resultaat van de gewone activiteiten

70/65

102 145,76

-31 317,87

VII. A.

Uitzonderlijke opbrengsten Terugneming van afschrijvingen en van waardeverminderingen op immateriële en materiële vaste activa

76

0,00

0,00

B. C. D. E.

Terugneming van waardeverminderingen op financiële vaste activa Terugneming van voorzieningen voor uitzonderlijke risico's en kosten Meerwaarden bij de realisatie van vaste activa Andere uitzonderlijke opbrengsten

760 761 762 763 764/9

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

66

0,00

0,00

660 661 662 663 664/8 669

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

7/66 6/76

102 145,76 102 145,76 0,00 102 145,76 0,00

-31 317,87 0,00 -31 317,87 0,00 -31 317,87

790 690

0,00 0,00

0,00 0,00

791 792 794

0,00 0,00 0,00

0,00 0,00 0,00

691 692 694

0,00 0,00 0,00

0,00 0,00 0,00

693 793

-102 145,76 0,00

0,00 0,00

VIII. Uitzonderlijke kosten A. Uitzonderlijke afschrijvingen en waardeverminderingen op oprichtingskosten, op immateriële en materiële vaste activa B. C. D. E. F.

Waardeverminderingen op financiële vaste activa Voorzieningen voor uitzonderlijke risico's en kosten Minderwaarden bij de realisatie van vaste activa Andere uitzonderlijke kosten Als herstructureringskosten geactiveerde uitzonderlijke kosten (-)

IX. A.

Resultaat van het boekjaar Te bestemmen positief resultaat (+) Te bestemmen negatief resultaat (-) Positief resultaat van het boekjaar (+) Negatief resultaat van het boekjaar (-) Overgedragen resultaat a. Gecumuleerd overschot van het vorige boekjaar (+) b. Gecumuleerd tekort van het vorige boekjaar (-) Onttrekking aan het kapitaal, de reserves, en de gemeentelijke bijdrage Onttrekking aan het kapitaal Onttrekking aan de reserves Onttrekking aan de gemeentelijke bijdrage Toevoeging aan het kapitaal, de reserves, en de gemeentelijke bijdrage Toevoeging aan het kapitaal Toevoeging aan de reserves Toevoeging aan de gemeentelijke bijdrage Over te dragen resultaat Over te dragen bonus (-) Over te dragen negatief resultaat (+)

1. 2.

B. 1. 2. 3. C. 1. 2. 3. D. 1. 2.

59

6.5.1. COMMENTAAR BIJ DE RESULTATENREKENING 1. Bedrijfsopbrengsten De bedrijfsopbrengsten bedragen € 1.732.736,32 tegenover € 2.196.093,80 vorig jaar. Deze daling is grotendeels te verklaren door de gedaalde inkomsten uit subsidies in vergelijking met 2013 (zowel de algemene provinciale subsidie (1.180K tegenover 1.473K). als de subsidie ontvangen in het kader van het Platform voor Welzijn en Gezondheid (161K tegenover 240K). Ook de ‘externe’ omzet van Vera is gedaald in 2014 (van 410K eind 2013 naar 334K eind 2014. Deze daling is het gevolg van de weggevallen inkomsten uit Digitaal Sociaal Huis (in 2013 was dit nog 70K aan inkomsten). 2. Bedrijfskosten De bedrijfskosten daalden van € 2.011.563,09 in 2013 naar€ 1.618.647,05 in 2014. Dit heeft voor het grootste gedeelte te maken met de daling van de kosten van diensten en diverse goederen (van 506K naar 322K). Meer dan de helft van deze daling is het gevolg van de gedaalde kosten voor projecten (PWG). Verder daalden ook de kosten ICT intern en de kosten van ICT-diensten. De rubriek van de kosten van bezoldigingen en sociale lasten daalde met 94K (12,38 VTE’s in 2014 tegenover 13,87 in 2013) en de rubriek van de verbruikte goederen en diensten daalde ten gevolge van de weggevallen kosten van document management system (74K) en de lagere kosten voor hosted services (37K). De overige kosten situeren zich nagenoeg op hetzelfde niveau als in 2013.

3. Financiële resultaten De financiële opbrengsten bedroegen in 2014 € 2.313,75 terwijl de financiële kosten €14.257,26 bedroegen.

4. Uitzonderlijke resultaten Er waren zowel in 2014 als in 2013 geen uitzonderlijke resultaten. Rekening houdend met al deze elementen eindigt het boekjaar met een te bestemmen winst van het boekjaar van € 102.145,769 tegenover € 171.769,93 vorig jaar.

60