vele handen maken licht werk
Inhoudsopgave 1
Informatie Search & Screen
4
1.1
Trial
5
1.2
Procedures Search & Screen
6
2
Database optimalisatie
7
3
Reactiefilter
8
4
Kwaliteitsbewaking
9
5
Succes Story’s
10
Informatie Search & Screen
L
ease-een-Recruiter is de eerste Nederlandse offshore Recruitment Process Outsourcing (oRPO) onderneming die een deel van uw recruitmentproces kan overnemen. Lease-een-Recruiter werkt niet per vacature maar onze E-recruiters worden ingehuurd voor een bepaalde periode. Lease-een-Recruiter is gespecialiseerd in juist dié taken die recruiters veel tijd kosten, zoals het het zoeken naar CV’s en de gevonden kandidaten controleren op beschikbaarheid. Search & Screen is een van de onderdelen van Leaseeen-Recruiter. Deze dienst is er in drie vormen; Light, middle en Heavy. Search & Screen light neemt de search op de jobboards over van de opdrachtgever. Middle heeft additioneel de benadering van kandidaten. De E-recruiters van Lease-een Recruiter zullen de gevonden kandidaten telefonische benaderen om deze te controleren op beschikbaarheid en bereidwilligheid. Bij heavy worden ook telefonische interviews afgenomen om de kandidaten op geschiktheid te screenen. Search & Screen light, middle en heavy is een dienst die voor elke organisatie van meerwaarde kan zijn. Focus & continuïteit Hoe vaak kunt u ongestoord een hele of halve dag searchen? Uit de praktijk blijkt dat de meeste recruiters tijdens het searchen regelmatig onderbroken worden door externe factoren. Deze onderbrekingen veroorzaken concentratieverlies en verlies van focus en continuïteit in de search. Hierdoor is het lastig om de “onderste steen” boven te krijgen en kan een bureau of onderneming kandidaten mislopen. Onze E-recruiters worden tussentijds niet gestoord en houden zich enkel en alleen bezig met het searchen. Specialisatie Of u nou gebruik maakt van Search & Screen light, middle of heavy, u zal zich bezig gaan houden met een kleinere verscheidenheid aan taken en hierdoor zult u efficienter kunnen werken. Bij Search & Screen light zullen uw recruiters alleen telefonisch contact leggen met kandidaten met een geschikt CV en faceto-face interviews voeren. Bij middle controleren wij de kandidaten op bereidheid en beschikbaarheid. Maakt u
gebruik van Search & Screen heavy dan stuurt Lease-eenRecruiter alleen geschikte kandidaten naar u door welke reeds een telefonisch interview hebben gehad. U kunt zich focussen op het interviewen van de kandidaten en hierdoor meer vacatures behandelen. Expertise Het searchen naar CV’s is de core-business van Leaseeen-Recruiter. Lease-een-Recruiter houdt de nieuwste ontwikkelingen goed in de gaten en past deze toe waar nodig. Lease-een-Recuiter heeft E-recruiters in dienst die constant worden getraind. Zij zijn gespecialiseerd in het gebruik van verschillende job boards, maar ook in het gebruik van public search (linked-in, Live, Google etc). Tijdzone Veel toekomstige kandidaten uploaden hun CV in de avond. Lease-een-Recruiter is werkzaam vanaf Curaçao en is de eerste die deze kandidaten van de job boards haalt door het tijdverschil van 5 tot 6 uur. Hierdoor kunt u uw concurrenten voorblijven! Search & Screen middle en heavy hebben het grote voordeel dat we, vanwege het tijdsverschil, telefonisch contact kunnen opnemen met kandidaten wanneer het in Nederland avond is. Hierdoor kunnen we de kandidaten efficiënter benaderen. Breder scala aan bronnen Opschalen van uw onderneming is een lastig proces waarbij veel meer komt kijken dan alleen nieuwe medewerkers aannemen. Lease-een-Recruiter is flexibel in te zetten en zorgt ervoor dat u snel en makkelijk kan opschalen wanneer nodig. Makkelijk schaalbaar Lease-een-Recruiter is flexibel in te zetten en zorgt ervoor dat u snel, makkelijk en zonder risico kan opschalen wanneer nodig. Reduceren van overheadkosten Door het verkleinen van uw headcount kunt u de kosten van uw overhead verlagen. Terwijl u meer vacatures kan behandelen en hierdoor de omzet kan vergroten.
Voordelen van Lease een recruiter Search & Screen Focus & Continuiteit Specialisatie Expertise Tijdzone Breder scala aan bronnen Makkelijk schaalbaar Reduceren van overhead 4
Trial
V
oordat we een samenwerking voor de lange termijn aan gaan is het wenselijk dat we eerst een trial met u doorlopen. Het gemeenschappelijk doel is een succesvolle samenwerking op lange termijn, waarbij u uw proces of deel van uw proces outsourct naar Leaseeen-Recruiter. Een duidelijke afstemming hierover is essentieel. De trial betreft alleen de dienst Search & Screen light. Onze E-recruiters zullen aan de hand van de door u aangeleverde vacature op internet gaan searchen en de gevonden CV’s aanleveren inclusief rapportage en namenlijst. Door middel van de trial krijgt u een helder beeld heeft van de werkwijze van Lease-een-Recruiter. De trial-fase zal 10 uur beslaan en maakt inzichtelijk op welke wijze Lease-een-Recruiter werkt. De prijs voor een trial is 450 euro. De prijs en de uren van de trial zullen bij een verdere samenwerking in mindering worden gebracht bij de eerste maand dat u gebruik maakt van Lease-een-Recruiter.
De procedure van de trial zal de volgende stappen doorlopen: 1.
Opdrachtgever levert een functiebeschrijving aan bij de E-consultant van Lease-een-Recruiter. Lease-eenRecruiter heeft hierbij de toegangsgegevens van de jobboards van de opdrachtgever nodig;
2.
De E-consultant voert een risicoanalyse uit en stelt een scorecard op;
3.
Aan de hand van de risico analyse en de scorecard zal een evaluatie tussen beide partijen plaatsvinden met betrekking tot de vacature;
4.
Lease-een-Recruiter stemt intern de wensen van de opdrachtgever af;
5.
Een E-recuiter van Lease-een-Recruiter gaat aan de slag en houdt rapportages bij. De gevonden CV’s worden samen met de rapportages bij de opdrachtgever neergelegd;
6.
Op basis van punt 5 zal de E-consultant in samenwerking met de opdrachtgever de procedure evalueren.
5
Procedures Search & Screen light, middle en heavy ordt na de trial de samenwerking voortgezet, dan zal de werkwijze geleidelijk veranderen. Uiteindelijk is de doelstelling een direct contact en een professionele samenwerking tussen uw recruiter en de E-recruiter, zonder dat hier verder veel tijd in gaat zitten.
W 1.
Net zoals tijdens de trial zal een consultant van Lease-een-Recruiter bij elke nieuwe vacature een risico analyse uitvoeren en een scorecard opstellen;
2.
De vacature zal samen met u worden geëvalueerd evenals de gestelde criteria;
3.
Intern stemt Lease-een-Recruiter u wensen af met de E-recruiter;
4.
De E-recruiter wordt gekoppeld aan uw recruiter die de betreffende functie in beheer heeft. Door dit directe contact is er heldere en directe feedback mogelijk en kan er snel worden bijgestuurd;
5.
De E-recruiter stuurt zijn resultaten periodiek naar de recruiter;
6.
De E-consultant behoudt een controle functie en waarborgt de kwaliteit van Lease-een-Recruiter.
Search & Screen is geen compleet autonome dienst maar een samenwerking tussen ondernemingen en de medewerkers hiervan. Uw processen en die van Leaseeen-Recruiter worden op elkaar afgestemd. Wij zijn zeer flexibel en hebben als doelstelling om daadwerkelijk een verlengstuk van uw organisatie te worden.
6
‘Search & Screen light’ De E-recruiter stuurt CV’s naar de recruiter die voldoen aan de gestelde criteria. Uw recruiter kan vervolgens aan de hand van de CV’s de kandidaten benaderen en interviews(telefonisch en face-to-face) afnemen met beschikbare kandidaten. ‘Search & Screen middle’ Search & Screen middle is de brug tussen light en heavy. Hierbij neemt Lease-een-Recruiter ook het telefonische benaderen van de gevonden kandidaten over van de opdrachtgever. Dit contact moment is bedoeld om de kandidaat te screenen op bereidheid en beschikbaarheid. In dit telefoongesprek kan direct een afspraak gemaakt worden voor het telefonisch interview wat door de opdrachtgever zelf wordt afgenomen. ‘Search & Screen heavy’ De E-recruiter benadert de gevonden kandidaten voor een telefonisch interview. Dit gebeurt aan de hand van een telefonische intakelijst waar onze bevindingen in worden gemeld. Naar aanleiding van deze bevindingen kan de klant beoordelen of de kandidaat uitgenodigd kan worden voor een face-to-face interview.
Database optimalisatie
D
atabases zijn een zegen, maar tegelijkertijd een vloek voor veel organisaties. Kandidaten kunnen worden gefiled en op een later tijdstip worden benaderd. In potentie is er veel waarde te halen uit een database. Helaas blijkt uit ervaring dat theorie en praktijk niet geheel synchroon lopen. Kandidaten worden niet altijd met alle beschikbare informatie ingevoerd en de gegevens uit de database blijken vaak verouderd en onjuist. Database optimalisatie is niet alleen een administratief proces. Kandidaten dienen opnieuw benaderd te worden, gekoppeld aan uw openstaande vacatures en de nieuwe situatie van de kandidaten dient goed gedocumenteerd te worden. Vanwege het tijdsverschil met de Antillen, is Lease-een-Recruiter in staat om de kandidaten uit uw database te benaderen wanneer het in Nederland avond is. Hierdoor zijn wij in staat zeer efficient uw kandidaten telefonisch te benaderen. Uit de praktijk blijkt dat ongeveer 2% van de kandidaten uit de database alsnog geplaatst kan worden. Leaseeen-Recruiter maakt uw database weer helemaal upto-date zodat u optimaal gebruik kunt maken van het waardevolle bestand dat u al in uw bezit heeft. Lease-een-Recruiter optimaliseert uw database voor een vast tarief van € 1000,- per week en berekent een fee van 1 procent op het bruto jaarsalaris van de kandidaat wanneer deze op gesprek komt en additioneel 4 procent wanneer deze daadwerkelijk geplaatst wordt. Voor deze prijs worden al uw kandidaten telefonisch benaderd zonder dat daar telefoonkosten voor in rekening worden gebracht. Uiteraard wordt er bij de dienst ‘database optimalisatie’ SLA’s en KPI’s vastgesteld in overeenstemming met Leaseeen-Recruiter en de opdrachtgever.
8
Reactiefilter
L
ease-Een-Recruiter’s reactie filter verzorgt het zware werk van uw wervingsproces. Of het nu een vacature is op uw website, in de traditionele media, of een vacature op een job board, er bestaat een grote kans dat u vele sollicitanten zult krijgen. Of het nou een recruitment afdeling van een corporate onderneming betreft of een werving & selectie bureau, het doorwerken van al deze reacties is een tijdrovend proces voor uw recruiters, maar wel essentieel. Lease-Een-Recruiters reactie filter zorgt voor: •
Het zowel telefonisch of per mail filteren en screenen van reacties die binnenkomen op uw website;
•
Het filteren en screenen van reacties op advertenties (Jobboards, carrièresites en traditionele media);
•
Een persoonlijke respons richting uw sollicitanten;
•
Wanneer u dit wenst, benadert Lease-een-Recruiter de geschikte kandidaten telefonisch.
Uw voordelen: •
Uw recruiter besteedt zijn kostbare tijd niet meer aan het reageren op tientallen, honderden of zelfs duizenden sollicitaties;
•
De goede naam van uw bedrijf blijft gewaarborgt;
•
Vergroot uw werving & selectie team zonder uw headcount te vergroten.
9
Kwaliteitsbewaking
E
én van de kernwaarden van onze organisatie is het open communiceren naar onze klanten. Een vorm hiervan is de kwaliteitsbewaking. Of u nu gebruik maakt van Search & Screen, databaseoptimalisatie of de reactiefilter, u vertrouwt erop dat wij op een juiste wijze een selectie maken van de geschikte kandidaten. Ondanks de afstemming tussen u als opdrachtgever en Lease-een-Recruiter kan er sprake zijn van miscommunicatie en kunnen er aannames worden gedaan. Deze ‘ruis’ voorkomt een optimale samenwerking. Om al dit te voorkomen maken wij gebruik van verschillende rapportages om u zo een optimale kwaltiteitsbewaking in handen te geven. Profiel Op het moment dat u een vacature bij ons neerlegt en wij daar de Search & Screen dienst op toepassen, wordt er samen met u een profielschets gemaakt. Dit profiel is een uitgebreide omschrijving van de openstaande vacature en de eisen die hier aan worden gesteld. Voordat onze E-recruiters voor u aan de slag gaan, zullen zij zich eerst uitgebreid inlezen in de organisatie en de vacature zodat ze een optimale search kunnen bieden. Het profiel en de scorecard samen vormen de basis van een kwalitatieve en efficiënte search. Scorecard De scorecard is een samenvatting van de eisen die worden gesteld aan een in te vullen vacature. Gevonden CV’s worden door de recruiter gescreend aan de hand van deze scorecard. Er zullen CV’s gevonden worden die goed aansluiten op de gestelde eisen, maar er zullen ook CV’s gevonden worden die enige twijfel met zich meebrengen. Overeenkomsten worden aangekruist op de scorecard en afwijkingen worden door de recruiter verder onderbouwd in de motivatie. Dit geeft u als opdrachtgever inzicht in de manier van searchen en screenen van onze recruiters. Hetzelfde principe is ook van toepassing op de reactiefilter van Lease-eenRecruiter; ook hier zullen twijfelgevallen door de recruiter onderbouwd en doorgezet worden.
Urenrapportage De urenrapportage houdt bij hoe lang en op welke zoekwoorden er door een recruiter is gezocht. Daarnaast vind u in deze rapportage ook hoeveel hits en daadwerkelijk doorgezette CV’s een zoekwoord oplevert en waar deze gevonden zijn. De urenrapportage geeft natuurlijk ook inzicht wat er per dag met uw zoektijd wordt gedaan. Namenlijst Gevonden en doorgezette kandidaten, worden bijgehouden in een namenlijst. Per dag wordt deze lijst bijgewerkt. In de namenlijst is in één oogopslag te zien wat de status van een kandidaat is. Bij iedere kandidaat wordt er ook vermeld op welk job board hij/zij gevonden is. Dit geeft ons ook de mogelijkheid de job boards te beoordelen. Managementrapportage Dagelijks wordt er een managementrapportage bijgehouden. Hierin wordt per dag beschreven hoe lang er gezocht is, wat het heeft opgeleverd, en hoeveel tijd er aan de administratie is besteed. Onder administratie verstaan wij: het inlezen in de functie, het invullen van de scorecards, het schrijven van de motivaties en het bijwerken van de verschillende rapportages. Dit proces van kwaliteitsbewaking waarborgt een goede focus. Het geeft u inzicht in hoe Lease-een-Recruiter selecteert en de mogelijkheid om, waar nodig, het proces bij te sturen. Dit alles valt samen in de visie van Leaseeen-Recruiter om open en duidelijk te communiceren. Hierdoor hopen wij een vertrouwensband op te bouwen en daadwerkelijk een verlengstuk van uw onderneming te worden.
Succes stories Inkoopspecialisten Lease-een-Recruiter heeft veel ervaring met het vinden van hoger opgeleide kandidaten, die voldoen aan een specifiek functieprofiel. In de periode medio februari 2008 tot medio mei 2008 is Lease-een-Recruiter op zoek geweest naar inkoopspecialisten. •
Er zijn in deze periode ruim 250 CV’s gevonden en doorgezet naar de opdrachtgever;
•
Uiteindelijk bleven er 31 kandidaten over. Deze kandidaten waren beschikbaar voor deze functie en bleken na telefonisch contact ook daadwerkelijk geschikt;
•
De kandidaten zijn uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek. Hiervan zijn er 7 die uiteindelijk alle procedures en interviews succesvol hebben doorlopen;
•
De omzet voor onze opdrachtgever bedroeg hiermee €70.000,- ;
•
Deze opdracht is vervuld voor een opdrachtgever waar een lange samenwerking mee bestaat. Er is hier ongeveer 200 uur aan besteedt door Lease-eenrecruiter. Wanneer we dit terug koppelen naar de opdrachtgever, heeft hem dit ¼ FTE gekost.
Het grote verschil tussen het aantal gevonden cv’s en uiteindelijk geplaatste aantal kandidaten geeft aan hoe intensief en tijdrovend het recruitingproces kan zijn. De opdrachtgever hoeft zich alleen bezig te houden, met het interviewen en het plaatsen van kandidaten die door de procedures van Lease-een-Recruiter zijn gevonden en gefilterd. Security Lease-een-Recruiter is een pionier op het gebied van oRPO. De effectiviteit van onze werkwijze blijkt uit onze behaalde successen. Een recent voorbeeld van onze werkwijze komt uit de security branche. Onze opdrachtgever, een werving & selectie bureau, had meerdere vacatures in deze branche. Lease-een-Recruiter kreeg als opdracht CV’s aan te leveren van beveiligers verspreid over verschillende regio’s.
Lease-een-Recruiter heeft voor de opdrachtgever een systeem met Excellijsten opgezet, waarin alle gevonden CV’s werden bijgehouden. Verschillende lijsten, die elk een regio vertegenwoordigde, werden naar verschillende accountmanagers gestuurd. Hierbij werd rekening gehouden met overlap tussen de regio’s en een systeem met prioriteiten bedacht en aan de opdrachtgever voorgelegd zodat deze optimaal gebruik kon maken van de gevonden CV’s. Ondertussen hield Lease-een-Recruiter een lijst bij van het totaal aantal gevonden CV’s, zodat er geen dubbele CV’s aanwezig waren. De CV’s zijn niet alleen gevonden door een grootschalige search op jobboards, maar ook door wervingsactiviteiten zoals het plaatsen van gerichte advertenties in lokale media, oproepen en advertenties op vele forums, gratis websites en community websites op internet. In de periode tussen februari 2008 en mei 2008 zijn er door de E-recuiters van Lease-een-Recruiter: •
Ongeveer 4000 CV’s aan onze opdrachtgever gepresenteerd;
•
Deze beschikten allemaal over de juiste papieren en diploma’s;
•
Deze kandidaten vielen allemaal binnen het gestelde profiel, dat eisen stelde aan leeftijd en woonplaats;
•
Naast de kandidaten die over een diploma beschikte, zijn er ook ongeveer 750 CV’s doorgezet voor regio’s waar een diploma geen vereiste was;
•
Gemiddeld zijn er ongeveer 2 FTE’s in deze periode bezig geweest met het searchen naar CV’s;
•
Naar aanleiding van deze bijna 4000 CV’s, die Lease-een-Recruiter had gevonden zijn ruim 250 kandidaten geplaatst door de opdrachtgever;
•
De totale omzet die onze opdrachtgever, een werving & selectie bureau, hiermee behaalde is ruim € 500.000,-.
7
Contactgegevens: Lease een Recruiter Nederland Frederik Hendriklaan 83 - 85 Postbus 82043 2508 EA ‘s Gravenhage tel 070 89 03 538 fax 070 89 01 083 Lease een Recruiter Curaçao E-commerce park unit P 18-A Vredenberg Curaçao NA tel + 5999 5102183
[email protected] www.leaseeenrecruiter.nl
