Veiligheid bij evenementen Hoe waarborgen we de veiligheid bij (grootschalige) evenementen in Zaanstad.
Inhoudsopgave
Inleiding
2
Zaanstad evenementenstad Waarom (veiligheids)beleid voor evenementen? Juridisch kader Wat is een evenement?
3
Huidige situatie
4
Wat willen we bereiken?
4
Bijlagen: Bijlage 1 Werkwijze Taken en verantwoordelijkheden gemeentelijke organisatie
5
Verantwoordelijkheid van de organisator
7
Voorstel voor maatregelen
7
Bijlage 2 Risicoanalyse
8
Bijlage 3 Inhoud veiligheidsplan
15
Bijlage 4 Verkeer en vervoersplan
17
Bijlage 5 Werkbeschrijving advisering bij evenementen
18
1
Inleiding Zaanstad evenementenstad. In Zaanstad worden de laatste jaren in toenemende mate grote en kleinere evenementen georganiseerd. De Dam tot Dam loop wordt in 2011 al voor de 27e keer gehouden. Zingen op de Zaan heeft zijn zesde editie beleefd. De Ronde van Noord-Holland doet elk jaar Zaanstad aan en evenementen als het Bokketochtje zijn in de loop der jaren ook steeds groter geworden. Plannen voor de viering van Zaandam 200 jaar stadsrechten zijn inmiddels ook in ontwikkeling. Ook dit zal een grootschalig evenement worden. Bestaande evenementen groeien, met alle bijbehorende problematiek, en nieuwe evenementen kondigen zich aan. Zaanstad is volop in ontwikkeling. Een nieuw centrum in Zaandam moet voor bezoekers de aantrekkingskracht van Zaanstad groter maken. Evenementen kunnen daartoe een bijdrage leveren. Immers tijdens de evenementen is er sprake van grote aantallen bezoekers in de stad. Dit heeft invloed op economie van Zaanstad, maar kan ook invloed hebben op de openbare orde en veiligheid (oov) en het milieu in Zaanstad. Om de laatste twee factoren (oov en milieu) niet in negatieve zin invloed te laten krijgen op de leefbaarheid in Zaanstad, is het van belang goede afspraken te maken met partijen die betrokken zijn bij het evenement: de organisator, gemeente en hulpverleners. Wanneer de gemeente haar regierol goed wil waarmaken is het noodzakelijk daarvoor richtlijnen vast te stellen, zodat evenementen ook in de toekomst veilig kunnen blijven verlopen en een ieder zijn rol kent in de organisatie bij de evenementen. Op basis van de richtlijnen kan ook onderbouwd een vergunning worden geweigerd.
Waarom (veiligheid)beleid voor evenementen? In juni 2011 verscheen er een rapport van de Inspectie Openbare Orde en Veiligheid (Inspectie OOV) waarin resultaten van een onderzoek naar evenementenbeleid binnen gemeenten werd bekend gemaakt. Na een enquête onder gemeenten bleek dat Zaanstad geen vastgesteld beleid heeft waaraan evenementen en aanvragen voor evenementenvergunningen kunnen worden getoetst. Wel is er in juli 2009 “Evenementenbeleid Gemeente Zaanstad – Zaanse Smaakmakers” gepubliceerd. Dit beleidsstuk omvat echte de subsidieregelingen en niet de veiligheid of vergunningverlening. Dit ondanks het feit dat jaarlijks, naast vele kleine evenementen, een paar grote evenementen in Zaanstad worden gehouden, zoals Dam tot Dam loop en Zingen op de Zaan. De Inspectie OOV constateert dat Zaanstad daardoor op een aantal punten een hoog risico loopt. Tot nu toe zijn de grote evenementen zonder problemen verlopen, mede dank zij de intensieve voorbereiding. Het is echter maatwerk dat niet is gebaseerd op vastgesteld gemeentelijk beleid of richtlijnen en werkafspraken. Deze notitie beschrijft het gemeentelijk evenementenbeleid, waarbij de voornaamste invalshoek de veiligheid bij evenementen is. Omdat het college geen uitgebreide beleidsnotities verwacht, is deze notitie alleen op hoofdlijnen; werkafspraken zijn in de bijlagen verwoord. Daarin is opgenomen hoe dit binnen de gemeentelijke organisatie en in overleg met de adviserende en hulpverlenende partners vorm te geven. Naast deze notitie wordt de regionale evenementenkalender gehanteerd. Voorts is het een aanbeveling van de Inspectie OOV een Handboek Evenementen op te stellen dat kan dienen als kader voor de verlening van evenementenvergunningen. Onderdeel hiervan is de risicoanalyse (zie bijlage 2). Aan aanvragers wordt opgelegd een veiligheidsplan (bijlage 3) en/of een verkeer- en vervoersplan (bijlage 4) op te stellen. Verder wordt het adviestraject goed inzichtelijk gemaakt (bijlage 5).
2
Deze en andere elementen die de veiligheid bij evenementen moeten waarborgen, dienen goed afgestemd en bestuurlijk vastgesteld te worden. Een en ander is geformuleerd in deze nota Veiligheid bij Evenementen met de werkafspraken in de bijlagen. Deze nota is de basis, waarnaast de regionale evenementenkalender en een nog op te stellen Handboek Evenementen als uitvoeringsdocumenten worden gehanteerd.
Juridisch kader Wat is een evenement? Er zijn verschillende definities van evenementen mogelijk. Zo kan men zich bijvoorbeeld de vraag stellen of een braderie een evenement is, en zo ja, is de weekmarkt dan ook een evenement? En een buurtbarbecue, is dat een evenement? Voor Zaanstad geldt de definitie van artikel 2:24 APV. Dit artikel luidt: 1. In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen; b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; d. het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties 2. Onder evenement wordt mede verstaan: a. een herdenkingsplechtigheid; b. een braderie; c. een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening, op de weg; d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; e. een klein evenement; f. een snuffelmarkt. 3. Onder klein evenement wordt verstaan: een evenement dat voldoet aan de in artikel 2:25 lid 2 genoemde criteria. Art. 2:25 lid 2 omvat de niet vergunningplichtige, kleine, evenementen waarvoor een melding dient te worden gedaan. Bevoegdheid burgemeester, gebaseerd op: Gemeentewet De burgemeester is op basis van de gemeentewet (art. 172 en 174 lid 2) en de APV belast met de handhaving van openbare orde in zijn of haar stad, ook tijdens evenementen. De burgemeester is bevoegd om op grond van deze artikelen maatregelen te nemen om de veiligheid en de gezondheid van de bezoekers van het evenement te waarborgen. Een uiterste middel hierbij is het afgelasten van een evenement. APV Op grond van artikel 2.25 APV is het verboden om zonder een vergunning van de burgemeester een evenement te houden of te doen houden. Bij de beoordeling van een aanvraag houdt de burgemeester rekening met diverse belangen. De burgemeester kan op grond van 2:25 lid 3 APV besluiten een gemeld evenement als genoemd in art. 2:25 lid 2 te verbieden wanneer de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid of milieu in gevaar komt.
3
Huidige situatie De organisatie van evenementen. Voor de huidige, eerder gehouden, grote evenementen (Dam tot Dam loop en Zingen op de Zaan) is de voorbereiding geregeld door multidisciplinaire werkgroepen in gezamenlijkheid voorschriften te laten bepalen waaraan een evenement moet voldoen om de veiligheid zoveel mogelijk te kunnen garanderen. Er wordt gewerkt met draaiboeken, scenario’s en eventueel met oefeningen om afstemming te borgen tussen alle betrokken partijen. Een onderwerp dat is geregeld is de regionale evenementenkalender. Op deze kalender, die jaarlijks door het veiligheidsbestuur wordt vastgesteld, worden alle in de regio vergunde of aangevraagde evenementen vermeld. Hierbij wordt een scheiding gemaakt tussen A, B en Cevenementen. De A-evenementen zijn evenementen waaraan geen veiligheidsrisico’s zijn verbonden. De B-evenementen zijn grootschalige evenementen met een gemiddeld risico, waarover wel multidisciplinair advies wordt gevraagd. De C-evenementen zijn risico evenementen en vragen, naast multidisciplinaire advisering, een gecoördineerde multidisciplinaire inzet. De C-evenementen vragen eveneens regionale afstemming in verband met beschikbaarheid van hulpverleners. Hoewel dit nu nog geen formele weigeringgrond voor een vergunning is, kan er wel een negatief advies komen van een van de hulpverlenende instanties. Een goed gesprek met de organisator kan een aanleiding zijn om de datum van het evenement te verzetten. Ook de organisator is immers gebaat bij een veilig evenement waarbij inzet van hulpverleners kan worden gegarandeerd. Zoals gesteld vindt deze multidisciplinaire inzet wel al plaats, maar nog niet op basis van vastgesteld beleid. In evenementenkalender opgenomen categorieën. E
Expositie - geen Evenementvergunning
H
Horeca-evenement - geen Evenementvergunning *
I
Informatiebijeenkomst - geen Evenementvergunning
T
Theater - geen Evenementvergunning
A
Regulier - melden VrZW
B
Verhoogd Risico - melden VrZW
C
Risico-evenement - advies voorbereiding VrZW
VrZW = Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland * met horeca evenement wordt bedoeld een evenement dat binnen de horeca-inrichting wordt gehouden en past binnen de bedrijfsvoering. Evenementen, georganiseerd door de horeca buiten de inrichting of bedrijfsvoering zijn wel vergunningplichtig.
Wat willen we bereiken? De inzet is te komen tot goede afspraken met de adviserende partners over de mogelijkheden en onmogelijkheden bij evenementen, de voorschriften om de veiligheid te kunnen borgen en de maximale aantallen voor grote evenementen. Het is de bedoeling advisering over evenementenaanvragen te stroomlijnen door een werkgroep samen te stellen die regelmatig bijeen komt, bestaat uit adviserende partijen en in staat is, voor kleinere evenementen, onmiddellijk een advies af te geven waardoor de termijnen bekort kunnen worden. Daartoe formuleert een werkgroep kaders die kunnen worden gehanteerd om vergunningaanvragen te beoordelen. Deze worden vastgelegd in een handboek ‘Richtlijnen Evenementenvergunningen Zaanstad’. Onder meer samenvallen van meer grootschalige evenementen binnen de regio moet een weigeringgrond worden in verband het niet kunnen garanderen van aanwezigheid van voldoende hulpverleners. Ook samengaan van alcohol en verkeer kan een weigeringgrond worden. De regie voor de veiligheid bij evenementen is neergelegd bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid. De werkgroep adviseert op basis van de gestelde randvoorschriften over het al dan niet verlenen van de vergunning. De vergunning wordt via mandaat verleend door het hoofd KCV. 4
De werkwijze en randvoorschriften zijn opgenomen in de navolgende bijlagen.
5
Bijlage 1: Afspraken over werkwijze en verantwoordelijkheden van partijen Taken en verantwoordelijkheden gemeentelijke organisatie Coördinatie bij evenementen Bij de in Zaanstad te houden C-evenementen, zoals Dam tot Dam loop en Zingen op de Zaan, is binnen de afdeling OOV per evenement een coördinator aangewezen die bij het gehele traject van vergunningaanvraag tot het evenement de multidisciplinaire aanpak een regierol heeft. Dit is niet formeel geregeld, maar gebeurt op basis van (historische gegroeide) vraag vanuit organisatie of bestuur. Bij vaststellen van deze notitie en bijlagen is deze regeling ook formeel bekrachtigd. Wanneer er sprake is van een grootschalig en risicovol C-evenement wordt er een multidisciplinaire regiegroep bijeen geroepen onder coördinatie van de afdeling OOV, als verantwoordelijke afdeling voor openbare orde en veiligheid. De regiegroep houdt zich bezig met de openbare orde en veiligheidsaspecten bij een evenement en kan adviseren voorschriften in de vergunning op te nemen of nadere eisen te stellen aan de organisator. Daarbij staat voorop dat de organisator verantwoordelijk is voor het evenement en de kosten voor de veiligheidsmaatregelen. Deelnemers in de regiegroep vanuit de gemeente zijn verder in ieder geval, medewerker Klant Contact Vergunningen, Handhaving, Communicatie en eventueel Havens en Vaarwegen wanneer het evenement op of aan het water plaatsvindt. Daarnaast maken Brandweer, Politie, GHOR, VRZW en organisator deel uit van de regiegroep. In deze regiegroep wordt gekeken welke maatregelen en inzet van gemeente en hulpverleningsinstanties noodzakelijk zijn en welke voorschriften aan de vergunning worden verbonden. Voor het evenement wordt een (multidisciplinair) draaiboek opgesteld waarin de inzet van alle partijen is opgenomen. Bij grote en/of risicovolle evenementen wordt gekozen een splitsing te maken in een strategisch en operationeel overleg in plaats van één regiegroep. De hoofdlijnen worden uitgezet in het strategisch overleg, waarbij de uitvoering van de meer praktische zaken overgelaten wordt aan het operationeel overleg. Van belang is wel dat beide overleggen aan elkaar gekoppeld blijven en dat er een goede afstemming plaats vindt. De regiegroep/strategisch overleg bestaat uit: Gemeente: sr. Beleidsadviseur OOV, hoofd KCV, adviseur Handhaving (optioneel) Brandweer: hoofd afdeling proactie/preventie (voorbereidende brandweerzorg) en hoofd operationele brandweerzorg (hoofd afdeling Zaanstad-Noord), Politie: niveau wijkteamchef GHOR: beleidsadviseur Organisator Het operationeel overleg wordt gevormd door: Gemeente: beleidsmedewerker OOV, medewerker Handhaving, realisatie en beheer (optioneel) Brandweer: teamleider OGS/WVD/Planvorming of medewerker van dit team en medewerker KCV medewerker Brandweer Evenementen(vergunningen). Politie: nog aan te wijzen evenementen adviseur. GHOR: beleidsmedewerker Organisator Tijdens het evenement is een afstemmingsoverleg actief. Dit afstemmingsoverleg bestaat uit gemeente (coördinator vanuit OOV), organisator en hulpverlenende partijen ( (H)OvD-niveau). om een goed verloop van het evenement te kunnen garanderen. Het afstemmingsoverleg zorgt voor goede verbindingen met partijen ‘in het veld’ om, bij eventuele calamiteiten op de juiste plaats adequaat inzet te kunnen laten plegen, al dan niet via opschaling in de GRIP structuur. Zoals hierboven is beschreven is er alleen voor een klasse C evenement een apart multidisciplinair vooroverleg nodig. In dit overleg moet aandacht worden besteed aan de vergunningsvoorschriften welke uit de verschillende disciplines worden voorgesteld.
6
Veel evenementen zullen op deze manier niet multidisciplinair worden besproken. Omdat toch ook kleine evenementen onveilige situaties kunnen voortbrengen is een regelmatig multidisciplinair overleg aan te bevelen, waarin de adviserende afdelingen van de hulpverleningsinstanties zijn vertegenwoordigd. Een werkwijze waarbij tijdens deze overleggen al adviezen (voor kleinere evenementen) kunnen worden afgehandeld, wordt ontwikkeld in overleg tussen KCV, adviseurs en OOV.
Vergunningverlening Binnen de gemeentelijke organisatie zijn er verschillende taken met betrekking tot evenementen. De vergunningaanvraag komt binnen bij het Klant Contact Vergunningen (KCV). Daar zullen ook de eerste gesprekken plaatsvinden met de aanvrager. De aanvraagformulieren voor een evenement komen bij deze afdeling binnen. Een vast proces van vergunning verlenen zorgt ervoor dat evenementen veiliger worden. Dit omdat alle stappen van de vergunningverlening worden doorlopen en er aan alle zaken die de veiligheid kunnen beïnvloeden aandacht wordt geschonken. Om de veiligheid te bevorderen moeten de volgende stappen worden doorlopen: - KCV bekijkt of de aanvraag volledig is. o Wanneer de aanvraag onvolledig is en niet voldoende is om de aanvraag te beoordelen heeft de aanvrager een door KCV gestelde tijd om een volledige aanvraag in te dienen. Wanneer dit niet binnen de gestelde tijd gebeurt, wordt besloten de aanvraag op basis van art. 4:5 eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht buiten behandeling te laten. o Wanneer de aanvraag volledig is moet worden gekeken of het een kleinschalig of een grootschalig evenement is. Het aantal bezoekers is daarbij niet het enige criterium. Op basis van onderstaande criteria kan een evenement met een relatief laag bezoekersaantal toch grootschalig worden genoemd door de risico’s die het evenement met zich meebrengt. § het soort evenement § het gebruik van alcohol of drugs § de locatie van het evenement § de toegankelijkheid van een evenement § de duur van een evenement § gevolgen voor de openbare orde, veiligheid en infrastructuur De evenementen worden in 3 categorieën ingedeeld, te weten A, B en C, waarbij o A de eenvoudigste vorm is van een evenement met een laag risico o B een grootschalig evenement is met een gemiddeld risico o C een grootschalig evenement met een sterk verhoogd risico is. Daar waar KCV het evenement schat in de klassen B en C, wordt de VRZW ingeschakeld om de klasse indeling vast te stellen. Wanneer de aanvraag compleet is en hij in behandeling kan worden genomen, wordt een adviesronde gehouden. Brandweer, politie, GHOR wordt om een advies gevraagd. Dit kan in een regulier evenementenoverleg, of per vergunningaanvraag. -
Bij een klasse A evenement kan de procedure zoveel mogelijk met standaard adviezen worden afgehandeld. Bij een klasse B evenement moet de gemeente advies vragen aan politie, brandweer, GHOR over de op te nemen vergunningsvoorschriften. Bij een klasse C evenement moet er een multidisciplinair overleg plaats vinden tussen gemeente (KCV, OOV en, indien nodig, andere sectoren), politie, brandweer, GHOR en de organisator van het evenement. Een risicoanalyse hoort onderdeel te zijn van de procedure. Deze risicoanalyse en de uitleg hiervan is te vinden in bijlage 2. De risicoanalyse, is nog geen algemeen goed. Dit is een onderwerp dat binnen of in overleg met de VRZW kan plaatsvinden. Een voorstel hoe de risicoanalyse te maken, wordt uitgewerkt. Tevens moeten er een veiligheidsplan en een verkeer- en vervoersplan door de organisator worden ingediend. De inhoud van deze plannen staat beschreven in bijlage 3 en 4. De
7
gemeente bespreekt deze plannen met behulp van de hulpdiensten in een multidisciplinair overleg. De afdeling Klant Contact Vergunningen is, via mandaat, verantwoordelijk voor de afgifte of weigering van de vergunning.
Handhaving Vooraf wordt afgesproken welke partij verantwoordelijk is voor de handhaving van opgelegde maatregelen. Inzet van gemeentelijke handhaving is dan ook, naast de strafrechtelijke handhaving door politie, van essentieel belang. De organisator is ervoor verantwoordelijk dat deelnemers aan het evenement zich aan opgelegde regels houden. De organisator is zelf verantwoordelijk voor gekwalificeerde toezichthouders tijdens het evenement bij het evenement of evenemententerrein. (Indien er sprake is van een evenemententerrein wordt dit op de bij de vergunning behorende tekening aangegeven.)
Verantwoordelijkheid organisator De organisator is de partij die de vergunning aanvraagt. Hij zorgt voor een volledige aanvraag. Bij een C-evenement, waarbij een multidisciplinaire regiegroep zich bezig houdt met de voorbereidingen, is de organisator deelnemer in de regiegroep. De organisator is gehouden de in de vergunning opgelegde voorschriften op te volgen. De organisator is ook verantwoordelijk voor de kosten van veiligheidsmaatregelen die voor het evenement noodzakelijk zijn en in de vergunningvoorschriften zijn opgelegd. De organisator zorgt dat deelnemers aan het evenement op de hoogte zijn van de verplichtingen die uit de vergunningvoorschriften voortvloeien. Tijdens een afstemmingsoverleg gedurende het evenement zorgt de organisator voor een goede vertegenwoordiging die ook het voorbereidingstraject kent en heeft bijgewoond.
Procedure: Ø Daar waar KCV het evenement schat in de klassen B en C, wordt de VRZW ingeschakeld om de klasse indeling vast te stellen. Wanneer de aanvraag compleet is en hij in behandeling kan worden genomen, wordt een adviesronde gehouden. Ø Klant Contact Vergunningen is verantwoordelijk voor het vragen van advies aan brandweer, politie, GHOR, H&V en eventuele andere partijen, afhankelijk van het soort en de zwaarte van het evenement. Bij conflicterende adviezen en indien de adviesgroep geconfronteerd wordt met meerdere evenementen op hetzelfde moment en het ontstaan van capaciteitsproblemen bij hulpdiensten, wordt opgeschaald naar het escalatiemodel. De voorzitter van de adviesgroep belegt in dat geval een overleg met de betrokken burgemeester(s), de voorzitter van de veiligheidsregio en de directeur Politie, waarin de voorzitter van de adviesgroep de casus inclusief een advies voorlegt. De keuze, waarbij gestreefd wordt naar oplossingen, is uiteindelijk een bestuurlijke verantwoordelijkheid. De burgemeesters stemmen af in onderling overleg om vervolgens een besluit te nemen. Het escalatiemodel is slechts voorzien voor uitzonderlijke situaties. Ø Voor de C evenementen wordt een multidisciplinair overleg ingesteld voor voorbereiding en evaluatie van het evenement, om strategisch en operationeel zaken goed op elkaar af te stemmen. Dit multidisciplinair overleg wordt gevoerd onder regie van de afdeling OOV. Bij dit overleg worden ook andere relevante partijen uitgenodigd, zoals bij een waterevenement de afdeling Havens en Vaarwegen. Ook de organisator maakt deel uit van dit multidisciplinair overleg. Ø Evenementenkalender als instrument handhaven voor (regionale) afstemming van grote (C) evenementen. Ø Voor C-evenementen (regionaal) een maximum aantal vast te leggen. Ø Hanteren van een checklist bij evenementenaanvraag waarin opgenomen: 8
Classificatie van het evenement, volledigheid vergunningaanvraag (inclusief veiligheidsplan en verkeer- en vervoersplan) adviesaanvragen bij politie, brandweer, GHOR en eventuele andere betrokken partijen. Hierbij moet ook worden opgenomen of adviezen zijn overgenomen of er gemotiveerd van is afgeweken (motivering vermelden) Ø Instellen multidisciplinair evenementenoverleg waarin alle aanvragen voor evenementen worden besproken. Frequentie van benodigd overleg afstemmen met adviserende instanties. Dit overleg bestaat uit adviserende partijen, brandweer, politie, handhaving, (GHOR), vergunningverlening en OOV. Initiatief voor het instellen van dit overleg ligt bij OOV. Voor A en B-evenementen kan de coördinatie voor een dergelijk overleg ook bij KCV liggen omdat veelal het bespreken van problemen die vaker voorkomen voldoende is (bij niet C-evenementen)
Evenementenkalender In de evenementenkalender wordt, naast de categorie waarin een evenement valt, ook gekeken naar omgevingsfactoren als risico’s in de buurregio, zoals bijvoorbeeld risicowedstrijden in Amsterdam. De evenementenkalender en een maximum aan grote evenementen wordt jaarlijks door het bestuur van de Veiligheidsregio vastgestled. Dit kan van belang zijn voor inzet van politie en hulpverleners. Wanneer de nieuwe politieregio’s starten, moet er met belangen van de gehele regio rekening gehouden worden. Het is aan te bevelen een maximumstelsel voor C- evenementen te hanteren omdat deze de meeste inzet van hulpverlening vragen. Dit maximumstelsel is dan een argument tot weigering van een vergunning. Met de organisator wordt overlegd of een alternatieve datum mogelijk is.
Adviseringstraject Met de brandweer is in het voorjaar 2011 gesproken over het adviseringstraject bij vergunningaanvragen voor evenementen. Dit heeft geresulteerd in een stroomschema voor het adviestraject zoals dit wordt gehanteerd binnen de brandweerorganisatie. Het schema is afgestemd met het onderscheid dat wordt gemaakt bij de regionale evenementenkalender tussen A, B en C-evenementen. Andere partijen dienen intern ook duidelijke afspraken te maken over de advisering over evenementen.
9
Bijlage 2: Risicoanalyse De risicoanalyse bestaat uit twee delen; de kwantitatieve en de kwalitatieve risicoanalyse. Het kwantitatieve deel van het risicoanalysemodel bestaat uit de volgende aspecten: - soort evenement - samenstelling van het publiek - plaats en tijdstip van het evenement In het kwantitatieve deel worden punten toegekend aan de verschillende categorieën. Deze punten worden opgeteld en hieruit komt de risicoklasse waarin het evenement ingedeeld kan worden. Het is echter niet mogelijk om door middel van risicopunten alle eventuele risico’s exact uit te drukken. Er wordt bij het “scoren” bijvoorbeeld geen onderscheid gemaakt tussen een gewoon popconcert of een popconcert met een extremistisch karakter. Datzelfde geldt voor evenementen waarbij rivaliserende groepen aanwezig zijn. Daarom is het nodig om niet alleen kwantitatieve aspecten in de risicoanalyse te betrekken, maar ook kwalitatieve aspecten. De belangrijkste aspecten die in het kwalitatieve deel van de risicoanalyse bekeken moeten worden zijn: 1. kans op slachtoffers 2. bereikbaarheid 3. momenten van verhoogd risico 4. de maatschappelijke impact bij een calamiteit Wanneer een evenement door de kwantitatieve risicoanalyse nog net in een bepaalde klasse valt, kan er besloten worden om het evenement toch een klasse hoger in te delen omdat uit de kwalitatieve risicoanalyse blijkt dat er toch meer risico’s aan een evenement zitten dan op basis van de kwalitatieve risicoanalyse kon worden aangenomen. Een voorbeeld is een evenement dat in risicocategorie A valt, wordt georganiseerd naast een bedrijf met gevaarlijke chemische stoffen. Wanneer er in dit bedrijf een calamiteit gebeurt, is de kans groot dat er direct veel slachtoffers vallen. Hierdoor kan er besloten worden dat het evenement een categorie B wordt waardoor er een calamiteitenplan moet worden ingeleverd door de aanvrager. Toegang voor hulpdiensten is dan een belangrijk item. De grootschalige evenementen worden in 3 categorieën ingedeeld. Te weten A, B en C, waarbij - A de eenvoudigste vorm is van een grootschalig evenement met een laag risico - B een grootschalig evenement is met een gemiddeld risico - C een grootschalig evenement met een verhoogd risico is Hierna volgt de kwantitatieve risicoanalyse. Dit zijn schema’s met een puntenverdeling. Per categorie moet er een keuze worden gemaakt welke het meest overeenkomt met de door de aanvrager aangegeven situatie. De punten moeten bij elkaar worden opgeteld en op basis van deze telling komt een evenement in een bepaalde categorie. In de kwalitatieve risicoanalyse die hierop volgt moet bekeken worden of er nog extra risico’s aan het evenement kleven die nog niet zijn meegenomen in de kwantitatieve risicoanalyse. Momenteel wordt de analyse gemaakt door het Veiligheidsbureau van de VRZW. In de huidige analyse worden echter niet alle punten uit dit voorstel meegenomen. Het regionale model wordt daarom hierin aangescherpt. (voorbeeld; de factor of het evenement op of in het water plaats vindt wordt niet meegewogen, terwijl dit specifieke risico’s met zich meebrengt en voorschriften kan vragen) Een werkmethode voor het invullen van de risicoanalyse wordt door de werkgroep ontwikkeld. Gedacht kan worden aan het invullen van tabel door vergunningaanvrager en de puntentoekenning en de toekenning van de categorie door KCV.
10
2.a. Kwantitatieve risicoanalyse Soort evenement Categorie (grote) popconcerten, > 10.000 bezoekers
risicopunt 3
(kleinere) popconcerten / tentfeesten, 5.000 – 10.000 bezoekers
2
festivals (met meerdere podia)
3
markten/ braderieën
1
grote recreatieve evenementen ( bijvoorbeeld grote wandelmarsen)
3
kleine recreatieve evenementen (bijvoorbeeld kleine wandelmarsen)
1
tourritten (fiets, skeeler, motor, auto)
2
corso / optochten
3
beurzen
1
sportevenementen
2
grote (house) party’s
2
(aangekondigde) grote demonstraties
3
(aangekondigde) kleine demonstraties
2
vliegshows
3
auto- en motorsportevenementen
3
vuurwerkshows
2
circus
1
evenement op het water
3
partyboot
1
11
Samenstelling publiek Categorie
risicopunt
1. aantal deelnemers en/of bezoekers 0 - 5.000
0,20
5.000 - 10.000
0,40
10.000 - 15.000
0,60
15.000 - 20.000
0,80
> 20.000
1,00
2. leeftijdsopbouw (zwaartepunt, maximaal 1 categorie toe te wijzen) 0 - 10 jaar (zonder aanwezigheid ouders)
0,50
0 - 10 jaar (met aanwezigheid ouders)
0,25
10 -18 jaar (zonder aanwezigheid ouders)
0,75
10 -18 jaar (met aanwezigheid ouders)
0,50
18-30 jaar
1,00
30 - 45 jaar
0,50
> 45 jaar
0,25
alle leeftijden
0,75
3. conditie / gezondheidstoestand goed
0,00
redelijk
0,25
matig
0,50
slecht
1,00
4. gebruik alcohol / drugs niet aanwezig
0,00
mogelijk aanwezig, maar geen risicoverwachting
0,25
aanwezig met risicoverwachting
1,00
5. aanwezigheid publiek als toeschouwer
0,50
als toeschouwer en/of deelnemer
0,75
als deelnemer
1,00
12
Plaats en tijdstip van het evenement Categorie
risicopunt
1. locatie evenement in een gebouw
0,75
in een tijdelijk onderkomen (tent, partyboot e.d)
0,75
in open lucht; op locatie die daarvoor is bestemd en ingericht
0,50
in open lucht; op locatie die daarvoor niet is bestemd en ingericht
0,75
2. Gemeente binnen één gemeente
0,50
gemeentegrens overschrijdend
1,00
3. toegankelijkheid aan- en afvoerwegen goede aan- en afvoerwegen
0,00
redelijk (1 weg voor aan- en afvoer)
0,50
matig (weg met obstakels)
0,75
slecht (geen toegangsweg)
1,00
4. seizoen lente of herfst
0,25
zomer of winter
0,50
5. duur evenement 0 - 3 uur, (maandag t/m donderdag) daguren
0,25
0 - 3 uur, (maandag t/m donderdag) avond-/ nachturen
0,50
0 - 3 uur, (weekend vrijdag t/m zondag) daguren
0,50
0 - 3 uur, (weekend vrijdag t/m zondag) avond-/ nachturen
0,75
3 - 12 uur, daguren
0,75
3 - 12 uur, avond-/ nachturen
1,00
1 dag
1,00
meerdere dagen
1,00
6. ondergrond harde ondergrond; steen, asfalt e.d
0,25
zachte ondergrond; vochtdoorlatend; zand, gras e.d
0,50
zachte ondergrond; drassig; zand, gras e.d
0,75
water of ijs
1,00
Naast deze criteria is het ook van belang of het evenement zich op één locatie afspeelt of dat er sprake is van verkeersbewegingen, al dan niet in combinatie met alcoholgebruik. De zogenaamde Bokketocht en Immer gerade aus, cafébezoekers die zich van café naar café verplaatsen, waarbij sprake is van alcoholgebruik en overlast in de openbare ruimte door geparkeerde fietsen of drinkende mensen op straat, zijn extra risicovol. Vechtsportgala’s zijn een ander fenomeen dat een specifiek publiek kan trekken waardoor risico’s groter kunnen worden. Beide soorten evenementen moeten met extra veel zorg worden bekeken. Wanneer de risico’s te groot blijken en deze niet met voorschriften kunnen worden ingedamd, wordt een vergunning geweigerd.
13
2.b. Kwalitatieve risicoanalyse a. kans op slachtoffers Bij elk evenement kunnen slachtoffers vallen. Het is echter heel moeilijk om in te schatten hoeveel. Toch zijn er bepaalde aspecten die meespelen bij de kans op slachtoffers. In een grote massa op een beperkt oppervlak is de kans op slachtoffers groter dan wanneer een menigte over de hele stad verspreid is. De locatie kan hier ook bij mee spelen. In de Zaanstreek zijn er verschillende bedrijven te vinden die werken met gevaarlijke chemische stoffen. Is een evenement in de buurt van zo’n bedrijf, en er gebeurt een calamiteit in het bedrijf, dan is de kans op veel slachtoffers erg groot. Evenementen op terreinen met (bodem)verontreiniging kunnen eveneens een risicofactor vormen. Maar ook als er op het evenement een brand ontstaat, is de kans op slachtoffers veel groter naast een chemisch bedrijf waar de brand op over kan slaan, dan op een weiland waar verder niets om heen is. b. bereikbaarheid De bereikbaarheid van een evenement wordt meegewogen in de kwantitatieve analyse. Maar niet alle factoren die de bereikbaarheid bepalen, worden daarbij meegewogen, alleen de toegangswegen. De afstand (van de bebouwde kom of snelweg), de aard van de wegen en de verkeersintensiteit zijn ook belangrijk, omdat deze aspecten invloed hebben op de opkomsttijd van de hulpverleningsdiensten en de mogelijkheid tot het snel laten opkomen van versterking. Indien uit de kwantitatieve en kwalitatieve analyse blijkt dat de bereikbaarheid is bemoeilijkt, kan het nodig zijn in multidisciplinair verband het deelproces verkeerssituatie uit te werken (in een operationele werkgroep). Zo kan bijvoorbeeld worden overwogen een opstelpost voor hulpverleningsdiensten in te richten, als blijkt dat de wettelijke aanrijdtijd niet te halen is. In de Zaanstreek valt hierbij te denken aan bruggen over de Zaan die wel eens afgesloten zijn waardoor de wettelijke aanrijdtijd niet te behalen is omdat er op de andere bruggen een evenement plaats vindt. Maar ook het spoor dat dwars door de Zaanstreek loopt kan de aanrijdtijd verlengen. Er moet dus goed worden gekeken, naar waar het evenement zich bevindt, of er wegen of bruggen zijn afgesloten en of het spoor over moet worden gestoken. c. slecht weer De organisator moet in zijn veiligheidsplan aangeven in welke weersomstandigheden het evenement niet door gaat of wordt afgebroken tijdens het evenement. Hiervoor moet een scenario in het veiligheidsplan worden opgenomen. Maatregelen voor het afvoeren van publiek dienen daarvan een onderdeel uit te maken (denk aan: Spaarnwoude, Dancevalley) d. momenten van verhoogd risico Bij de meeste evenementen wisselt de mate van risico tijdens de duur van het evenement. Elk evenement kent momenten van verhoogd risico op incidenten. De start en de finish van een sportevenement zijn bijvoorbeeld zulke momenten. Maar ook een zeer populaire band die optreedt brengt meer risico, want meer opkomst van mensen met zich mee. Het verhoogde risico kan (pieksgewijs) extra inzet van de hulpverleningsdiensten vragen. Ook voor evenementen die plaatsvinden op plaatsen en tijdstippen waarop de opkomst van hulpverleningsdiensten wordt belemmerd (bijvoorbeeld tijdens de spits of op het water), moet een aanvullende kwalitatieve analyse worden gemaakt. (Veelvuldig)Alcoholgebruik tijdens een evenement geeft een verhoogd risico, zeker wanneer dit in combinatie voorkomt met verkeersbewegingen (denk aan Bokketocht of Immer gerade aus). e. de maatschappelijke impact bij een calamiteit Sommige evenementen kunnen met de objectieve risicoanalysescorelijst als betrekkelijk risicoarm naar voren komen. Toch kunnen zij de potentie hebben om, áls er zich tijdens het evenement een calamiteit voor doet, uit de hand te lopen. De mate waarin een gebeurtenis uit de hand loopt, hangt samen met de maatschappelijke impact die de gebeurtenis heeft. Om een inschatting te kunnen maken van de maatschappelijke commotie die een crisis met zich mee kan brengen, zijn 3 aspecten van belang: - verwijtbaarheid; het gaat hierbij niet om objectieve, maar om subjectieve verwijtbaarheid en om gevoelens en emoties van verwijtbaarheid; - relevantie; naarmate een kwestie relevanter is voor een individu of groep, zal er sterker op worden gereageerd. Met andere woorden, hoe meer een gebeurtenis past in het referentiekader van mensen, hoe meer het met mensen ‘doet’. Ook de geografische locatie 14
-
speelt hierbij een rol (is het letterlijk ‘ver van mijn bed’) en het idee of het iedereen kan overkomen; mediagevoeligheid; hoe ‘aansprekender’ de gebeurtenis, hoe meer aandacht van de pers. Gewonde kinderen spreken meer tot de verbeelding dan gewonde voetbalsupporters.
In de subvragen hieronder worden een aantal vragen gesteld die met ja of nee kunnen worden beantwoord. Wanneer er een vraag met ja is beantwoord dient er nog eens overwogen te worden of het evenement is een hogere klasse moet worden ingedeeld. Subvragen maatschappelijke impact bij een calamiteit Deze vragen kunnen zowel proactief als voor evaluatie worden gebruikt. Verwijtbaarheid ja
nee
ja
nee
ja
nee
de gebeurtenis kan/kon gemakkelijk voorkomen worden de gebeurtenis is/was voorzienbaar het ontbreekt de betrokken organisaties aan maatschappelijk draagvlak (bijv. extremistisch) er kan gemakkelijk een zondebok worden gevonden de kans dat feiten toegedekt/achtergehouden worden is groot er is sprake van repeterend falen van de aanvrager het professionele handelen van de organisator is tekort geschoten Relevantie de gebeurtenis past bij een onderwerp waar al maatschappelijke onrust over bestaat de gebeurtenis tast het (basis) vertrouwen van de mensen aan bestaat de kans dat er veel kinderen getroffen worden staat de gebeurtenis symbool voor een sluimerende trend er is sprake van een kleine geografische afstand er is sprake van hoge maatschappelijke kosten het belang van een groep mensen wordt aangetast de gebeurtenis voedt een bestaand vijandsbeeld druist in tegen gemeentelijk beleid Mediagevoeligheid
er zijn indringende beelden te maken er zijn bij de gebeurtenis VIP's / hoge functionarissen betrokken de gebeurtenis is transponeerbaar naar de eigen situatie van mensen het is de enige gebeurtenis met nieuwswaarde er is sprake van veel slachtoffers / hoge schade er is een veelzeggend detail te ontdekken dat blijft hangen de gebeurtenis leent zich voor vereenvoudiging en uitleg er is sprake van iets nieuws / een nieuwe ontwikkeling
15
2.C. Totale analyse Op basis van voorgaande analyse wordt bepaald hoe de voorbereiding op het evenement verder vorm dient te krijgen. Wanneer in de werkgroep blijkt dat een van de partijen verwacht dat de organisator extra risico met zich meebrengt, dan wordt van de politie een veiligheidsanalyse gevraagd die wordt meegewogen in de vergunningvoorschriften. Stap 1 Allereerst worden de risicopunten bij elkaar opgeteld die in de kwantitatieve risicoanalyse zijn gescoord. Het minimum aantal punten dat gescoord kan worden is 3,70. Het maximum aantal punten is 13,25 (zie onderstaande tabel). minimum aantal risicopunten 1,00
maximum aantal risicopunten
samenstelling publiek
0,95
5,00
plaats en tijdstip
1,75
5,25
3,20
13,25
soort evenement
totaal
3,00
Stap 2 Als tweede stap dienen de gescoorde risicopunten in kwalitatieve zin geanalyseerd te worden. Dit betekent dat een evenement en de bijbehorende score bekeken wordt vanuit de deskundigheid die aanwezig is binnen de gemeente of regio. Bij deze kwalitatieve analyse worden ook subjectieve aspecten meegenomen. Stap 3 Vervolgens wordt de totaalsom van de kwantitatieve punten samen met de kwalitatieve analyse vertaald naar een classificatiesysteem, dat op zijn beurt de grondslag vormt voor de maatregelen die de verschillende diensten dienen te treffen bij het evenement. Het classificatiesysteem De kwalitatieve en kwantitatieve gegevens worden in onderlinge samenhang vertaald naar een classificatiesysteem. Doel van het classificatiesysteem is inzichtelijk maken bij welke evenementen de gangbare, standaard maatregelen afdoende zijn en bij welke evenementen aanvullende maatregelen nodig zijn. Het classificatiesysteem gaat uit van drie klassen: - 0 - 6 punten: A klasse: dit is de eenvoudigste vorm van een grootschalig evenement. Voorbeelden van evenementen die in deze klasse vallen, zijn straat-, buurt- en verenigingsfeesten, tentoonstellingen en exposities. Bij deze evenementen zijn de risico’s van dien aard dat er geen aanvullende maatregelen getroffen hoeven te worden, de standaard maatregelen voldoen. - 6 - 9 punten: B klasse: er is sprake van een grootschalig evenement met een gemiddeld risico. Bij dergelijk evenementen is vaak een (deel van de) gemeente betrokken, zonder dat er publiek van ver buiten de gemeente wordt verwacht. De organisator stelt een calamiteitenplan op. Op onderdelen waar in het risicoanalysemodel het hoogst mogelijke aantal risicopunten wordt gescoord, dient beoordeeld te worden of er aanvullende maatregelen genomen moeten worden. Meestal zijn deze maatregelen monodisciplinair. - 9 – 13,25 punten: C klasse: er is sprake van een grootschalig evenement met een sterk verhoogd risico. Bij dergelijke evenementen wordt niet alleen publiek uit de eigen gemeente verwacht, maar ook van buiten de gemeente. Bij een C klasse evenement dienen de hulpverleningsdiensten gezamenlijk aanvullende maatregelen af te spreken en moeten er een veiligheidsplan en een verkeer- en vervoersplan worden opgesteld. Voorbeelden van C-evenementen zijn Dam tot Damloop, Zingen op de Zaan en Zaandam 200. Naast deze classificatie bestaan er ook nog de volgende categorieën die wel op de evenementenkalender worden vermeld, maar waarvoor geen vergunning noodzakelijk is. Dit zijn Exposities, horeca-evenement , informatiebijeenkomst en theatervoorstellingen.
16
Bijlage 3: Inhoud veiligheidsplan Het plan moet in ieder geval de volgende punten bevatten: 1. Inleiding o De inleiding bevat een korte samenvatting van het evenement met hierin in ieder geval de datum en duur van het evenement, een korte omschrijving van het evenement, de doelgroep en het verwachte bezoekersaantal. 2. Betrokken partijen o Hierin worden de namen, adressen en telefoonnummers van deelnemende organisators en hun contactpersonen genoemd. 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden o Er dient duidelijk vermeld te worden wie waar verantwoordelijk voor is. Hierbij dienen ook de namen van de contactpersonen te staan. Ook die van politie, brandweer en GHOR. 4. Afspraken tussen de organisator en de hulpverleners o Hierin worden de afspraken tussen de organisator en de hulpverleningsdiensten beschreven. 5. Regulering van de publieksstromen o Bij dit onderdeel wordt beschreven op welke wijze wordt gegarandeerd dat het publiek veilig en ordelijk bij het evenement komt of hoe de verplaatsing tussen de onderdelen van het evenement plaatsvindt (bijvoorbeeld door middel van pendelbussen vanaf een parkeerterrein, het afzetten van wegen met daarbij de inzet van gecertificeerde verkeersregelaars). 6. Aantal verwachte en toegestane deelnemers o In de aanvraag dient te worden opgenomen het aantal deelnemers dat wordt verwacht of in kan schrijven en het maximaal toegestane deelnemers (wanneer er sprake is van een vooraf afgesproken no-show percentage) 7. Beveiliging o Hierbij gaat het om enerzijds de aansturing en coördinatie en anderzijds de uitvoering van de beveiliging rond het evenement (met name de inzet van veiligheidspersoneel). Bij dit onderdeel wordt beschreven op welke wijze de organisator zijn steentje bijdraagt met betrekking tot openbare orde en veiligheid. 8. Medisch personeel o Bij dit punt wordt er beschreven hoeveel EHBO-ers er zijn en waar de EHBO posten zich zullen bevinden. Ook wordt er hierin beschreven of er ambulances klaar staan en waar deze staan. 9. Preventieve volksgezondheid o In het veiligheidsplan dienen maatregelen opgenomen te worden op het gebied van preventie volksgezondheid (milieuplan c.q. afvalverzameling, waterverstrekking en wateropslag). Deze maatregelen moeten voldoen aan de richtlijnen die opgesteld zijn door de daarvoor bevoegde autoriteiten. De genoemde maatregelen dienen controleerbaar en toetsbaar te zijn. 10. Brandveiligheidsmaatregelen o De organisator neemt in het veiligheidsplan op welke brandpreventiemaatregelen hij van plan is te nemen. De brandweer beoordeelt de maatregelen, waarna – indien nodig - aanvullende voorschriften worden gesteld. Deze dienen vervolgens door de organisator in het veiligheidsplan te worden opgenomen. 11. Identificatie van de risico’s o Bijvoorbeeld vechtpartijen, paniek in de menigte, overcrowding van de evenementlocatie, aan- en afvoerproblemen, (overmatig) alcohol- of drugsgebruik, massale ordeverstoring, onwel worden in de massa, vuurwerk, en de invloed van deze incidenten op de publieksstromen, 12. Maatregelen en acties die deze risico’s beperken of uitsluiten o Dit zijn maatregelen zoals juiste programmering, voorlichting, mobiliteitsplan, alcohol- of drugsregime, voorzieningen voor geneeskundige hulpverlening (rekening houdend met de mensenmassa).
17
13. Stappenplan crowdmanagement en crowdcontrol o Crowdmanagement is het leiden van bezoekers in een bepaalde richting zonder afsluitingen, dwangmiddelen enz. Crowdcontrol is het leiden van bezoekers met afsluitingen, dwangmiddelen en gedeeltelijke ontruiming en beëindiging van het evenement. 14. Hekken en Barriers o Hierbij dient te worden vermeld of er hekken worden geplaatst en waar deze worden geplaatst. 15. Horeca o De naam van de exploitant van de horeca en de regels die gelden met betrekking tot verkoop van dranken en etenswaren. o Eventueel van toepassing zijnde horeca ontheffingen (art.35 Drank en Horecawet) of aanvraag incidentele festiviteit (muziek). Aanvraag als bijlage bijvoegen 16. Vuurwerk o Indien er tijdens het evenement vuurwerk wordt afgestoken moet hier vermeld worden door wie dit wordt gedaan, het tijdstip en de locatie. 17. Evacuatieplan o Hierin dient het evacuatieproces te worden beschreven en dient een plattegrond te zijn bijgevoegd met nooduitgangen, brandmelders, blusdekens en dergelijke. 18. Beschrijving mogelijke scenario’s o Hierin dienen de voor het evenement meest waarschijnlijke scenario’s te worden beschreven. Per evenement kunnen specifieke eisen worden gesteld door KCV in overleg met adviserende partners. o Slecht weer scenario: wanneer afgelasten van evenement aan de orde is.
18
Bijlage 4: Verkeer- en vervoersplan In een verkeer- en vervoersplan wordt aandacht besteed aan de: • diverse vervoersstromen (openbaar vervoer, taxi’s, particulier vervoer, georganiseerd vervoer (pendelbussen, ontheffingen), fietsers, voetgangers en vervoer over water); • routes (incl. calamiteitenroutes, omleidingen, afsluitingen, bebording); • parkeerfaciliteiten (ook fietsenrekken). Het verkeer- en vervoersplan wordt door de organisator opgesteld, in overleg met de Gemeente, de Politie, het Openbaar Vervoer, de Nederlandse Spoorwegen, Rijkswaterstaat, Provincie Noord Holland en de Brandweer. De organisator gaat in het plan in op de volgende punten: 1. Wegafsluitingen • De weg(en) die dienen te worden afgesloten voor het verkeer en gedurende welke tijden (ook voorafgaand aan het evenement, ten behoeve van de opbouw); • Voor wie de ontheffing geldt (wie mag er bij de wegafsluiting langs); • Hoe de bereikbaarheid van de Brandweer, de GHOR en Politie is geregeld. 2. Vervoerswijze • Uit welke delen van het land de bezoekers / deelnemers van het evenement komen en met welk vervoermiddel de bezoekers reizen; • Hoe en of het gebruik van openbaar vervoer gestimuleerd wordt; • Gebruik van pendelbussen. • Hoe het vervoer tussen de verschillende onderdelen van het evenement plaats vindt en welke controle hierbij plaats vindt 3. Parkeren • Op welke weg(en) en gedurende welke tijden er geen geparkeerde auto’s/ fietsen mogen staan; • Of er gereserveerde parkeerplaatsen nodig zijn voor specifieke voertuigen (materialenauto, tvauto etc); • Waar de auto’s, bussen en fietsen van bezoekers/deelnemers worden geparkeerd; • Bewegwijzering naar parkeerplaatsen; • Parkeerstewards. 4. Afzetmateriaal • Waar er afzetmateriaal wordt gebruikt om plaatsen vrij van publiek / verkeer / geparkeerde auto’s en fietsen te houden en op welke locatie zich dit bevindt (aangeven op tekening). Ook aangeven welk materiaal hiervoor wordt gebruikt. 5. Vrijwilligers • De aanwezigheid van vrijwilligers (en zo ja, hoeveel?) die de politie kunnen assisteren bij het afsluiten van wegen voor verkeer. Bij het regelen van verkeer moeten erkende verkeersregelaars worden ingezet. Deze kunnen door de organisator eventueel worden ingehuurd. 6. Verkeersvoorlichting • Hoe de bewoners / bedrijven en bezoekers worden voorgelicht over de afsluitingen en andere verkeersmaatregelen. 7. Verkeersregelaars Hiervoor dient een lijst met de NAW gegevens aan het KCV te worden doorgegeven voor een aanstellingsbesluit.
19
Bijlage 5 Werkwijze werkgroep ‘Beoordeling aanvragen evenementenvergunningen’. Het voorstel is een werkgroep op te zetten die zich bezighoudt met de advisering op en behandeling van alle aanvragen voor evenementenvergunningen. De werkgroep heeft ten minste als kernbezetting KCV, brandweer, politie, handhaving en OOV. Van belang is dat van alle partijen door de leidinggevenden mensen worden aangewezen met voldoende deskundigheid en dat achtervang is geregeld. Afhankelijk van de ingediende aanvragen kunnen andere partijen worden uitgenodigd, zoals afdeling Milieu of Havens en Vaarwegen. De aanvraag wordt geclassificeerd als A, B of C-evenement. Dit kan gebeuren middels de classificatie methode zoals eerder omschreven, door KCV in samenspraak met VRZW. Bij grotere of meer complexe aanvragen wordt aan de organisator gevraagd zelf de lijsten in te vullen, waarna KCV of VRZW op basis van de puntentelling in bijlage 2, de beoordeling doet. Herhaalde evenementen die eerder zijn geclassificeerd, worden in principe weer op dezelfde manier beoordeeld tenzij er sprake is van overduidelijke wijzigingen in het evenement. (Voorbeeld Dam tot Dam loop en Zingen op de Zaan zijn en blijven C-evenementen en worden als zodanig opgepakt). Kleine, duidelijke A evenementen worden in de werkgroep aangemeld en besproken. Eventueel benodigde adviezen kunnen direct tijdens de werkgroepbijeenkomst worden gegeven en de vergunning kan daarna snel worden verleend of (onderbouwd) worden geweigerd. B evenementen kunnen ook op deze manier worden behandeld, mits geregeld is dat in de werkgroep de juiste deskundigheid aanwezig is. Door advisering door de diverse partijen tegelijkertijd en integraal afgewogen te laten plaatsvinden kan tijd worden gewonnen in het verleningtraject. Vooral voor de grote evenementen blijkt de in de APV opgenomen termijn van drie weken, waarvoor de vergunning moet worden aangevraagd, een te korte termijn te zijn. In verband met de uitgebreide voorschriften, het beoordelen van het veiligheidsplan en eventueel het opstellen van een veiligheidsanalyse door de politie, dient te worden overwogen de termijn in de APV tot minimaal vier weken te verlengen
20
