Veiligheid altijd top-of-mind bij Boskalis Boskalis Maart 2015
Veiligheid altijd top-ofmind bij Boskalis Ondersteund door NINA Plaza op Office 365
©2015 Motion10
Pagina
2/7
Veiligheid altijd top-of-mind bij Boskalis ondersteund door NINA Plaza op Office 365 Boskalis, een wereldwijd toonaangevende Nederlandse expert op het gebied van baggeren en maritieme dienstverlening, stelt veiligheid als één van zijn belangrijkste prioriteiten. Hoe kun je er in een grote organisatie voor zorgen dat veiligheidsbewustzijn top-of-mind wordt? Bij een organisatie waarvan de medewerkers soms onder gevaarlijke omstandigheden werken kan dit zelfs van levensbelang zijn. Boskalis zocht een manier om de veiligheid van hun medewerkers te verbeteren. Met het in eigen huis ontwikkelde veiligheidsbewustzijnsprogramma NINA (No Injuries, No Accidents) gaat Boskalis nog meer proactief om met de veiligheid en is het aantal ongevallen met verzuim van medewerkers sinds 2010 met ruim 85% gedaald. Dankzij de NINA filosofie en verder ondersteund door het NINA Plaza op Office 365 kan Boskalis erop rekenen dat veiligheid altijd top-of-mind is. Koninklijke Boskalis Westminster N.V. (Boskalis) levert wereldwijd innovatieve oplossingen voor infrastructurele uitdagingen in maritieme gebieden, kuststreken en rivierdelta's. Dit doet Boskalis onder meer met de aanleg en onderhoud van havens en vaarwegen, bijvoorbeeld de aanleg van Maasvlakte 2 in de haven van Rotterdam en bescherming van kusten en oevers. Tevens voert Boskalis projecten uit en levert het een breed spectrum aan maritieme diensten voor de offshore energiesector, waaronder subsea, zwaar transport, hijswerk en installatie (uitgevoerd door Boskalis en dochterondernemingen Dockwise en Fairmount) en levert het sleepdiensten en voert het scheepsbergingen uit (door dochteronderneming SMIT).
©2015 Motion10
“Met NINA Plaza hebben we een sociaal en interactief platform”
Pagina
3/7
Met een veelzijdige vloot van 1.000 eenheden is de onderneming actief in circa 75 landen, verspreid over zes continenten. Exclusief haar deel in partnerships heeft Boskalis circa 8.500 medewerkers in dienst. “Creating New Horizons” is hun credo, waarbij het bedrijf doordrongen is van een sterk besef van verantwoordelijkheid voor milieu, maatschappij en medewerker.
Safety first “De veiligheid van haar medewerkers is topprioriteit voor Boskalis“, zegt Alexander den Hartog, Senior Enterprise Architect van Boskalis. We spraken met Alexander den Hartog en NINA-Programma manager Wilko Bardelmeijer over de gemaakte stappen en initiatieven vanuit de NINA gedachte, maar ook de uitdagingen die zij tegenkomen in dit veranderproces. Een proces dat draait om de zorg voor een constant bewustzijn van veiligheid bij de medewerkers wereldwijd.
Het veiligheidsbeleid van Boskalis strekt zich uit van de bemanningsleden op de schepen tot de kantoormedewerkers. Alexander den Hartog onderstreept de dringende prioriteit van veiligheid: “De LTIF (Lost Time Injury Frequency) is één van de belangrijkste Key Performance Indicators voor de organisatie. Opdrachtgevers vragen ook naar die cijfers wanneer ze overwegen om met ons zaken te doen. Maar meer dan dat willen wij bij Boskalis gewoon zoveel mogelijk ongevallen voorkomen. Onze mensen zijn onze belangrijkste asset.
Hoe houd je veiligheid top-of-mind? “No Injuries, No Accidents (NINA), dat is onze filosofie en het venster waardoor we binnen Boskalis heen kijken als we het over veiligheid hebben met elkaar. Vanuit dat idee hebben wij nu zo’n 5 jaar geleden het NINA-programma wereldwijd uitgerold: NINA is over de hele wereld gegaan. Medewerkers en trainers zijn bij alle vestigingen langsgegaan en hebben
©2015 Motion10
Pagina
4/7
uitgelegd waar we met onze Safety Values & Rules voor willen staan. NINA heeft een duidelijke visie, is gebaseerd op vijf veiligheidswaarden en daarnaast gefocust op een set van vijf risico gestuurde regels. Hiermee kunnen we elke situatie aan.” zegt Wilko Bardelmeijer. Alexander spreekt gepassioneerd, trots, en gedreven over het NINA van Boskalis, dat gebaseerd is op een duidelijke mindset, en praktische regels: “Van die twee aspecten is de mindset absoluut het allerbelangrijkste. Veiligheid begint bij je eigen bewustzijn en verantwoordelijkheid omtrent veiligheid en daarmee ook gelijk de zorg over de veiligheid van je collega’s. Ons veiligheidsprogramma is niet alleen op onze projecten en schepen ingevoerd maar ook hier buiten op de campus, in de kantine en binnen in onze kantoren. Bijvoorbeeld; waarom denk je dat de elektrische bedrading hier in deze vergaderruimte uit dat poortje in de vloer komt? Zo ligt het niet in de weg, kan niemand erover struikelen. Een praktisch voorbeeld maar het gaat over bewustzijn van veiligheid, altijd en overal. En daar, bij die mindset, lag gelijk ook de grootste uitdaging bij de beoogde cultuuromslag.” “Het NINA-programma is heel succesvol. Dankzij NINA zijn we veel meer ‘bovenstrooms’ actief, werken we nu veiliger en hebben we steeds minder ongevallen. Daar mag je als organisatie best trots op zijn, maar wij willen nog steeds toewerken naar onze doelstelling van NINA (No Injuries, No Accidents). Met de komst van een nieuw ontwikkeld onderdeel binnen het NINA programma, kwam Wilko bij mij langs met de vraag: ‘Ik wil iets moderns, waar ik iets laagdrempeligs wereldwijd aan mensen kan aanbieden. Iets van een virtueel plaza. Daarbij moet het ook sociaal zijn; zoiets als een digitaal social media platform.’”
Dialoog over veiligheid interactief en sociaal Alexander en Wilko wilden de veiligheid en het bewustzijn daarover structureel top-of-mind laten blijven bij alle medewerkers van Boskalis. Maar hoe houd je dat bewustzijn zo hoog? Wilko vult aan: “Met het NINA Plaza dat ik in gedachten had, kunnen we de gesprekken rondom risico en veiligheid nog veel interactiever maken en de content nog dichterbij de belevingswereld van de mensen brengen.” Vanuit die visie hadden Wilko en Alexander in de loop van 2014 enkele gesprekken over het mogelijke nieuwe platform.
©2015 Motion10
“Met het nieuwe platform kunnen medewerkers na de workbox over veiligheid nog contact houden en hun ervaringen delen.”
Pagina
5/7
Pilot met Office 365 Welk platform moet je dan gebruiken voor zo’n oplossing? En wie kan je daarbij het beste helpen? Alexander en Wilko besloten een pilot te doen met Office 365. Alexander had eerder bij Microsoft al wat van de mogelijkheden van Office 365 gezien, en aangezien de organisatie al werkte met SharePoint was dit een logische keuze voor een online platform. Alexander: “Bij Boskalis werken we met een Microsoft-tenzij beleid. De keuze voor Motion10 was snel gemaakt; we zochten een partner met een unieke visie op de implementatie van Office 365. Motion10 heeft als Microsoft partner veel vertrouwen bij ons. Dat komt onder andere door de publicaties die zij doen. Op een eerder moment heb ik eens moeten nadenken over een partner voor een IT-project, en op dat moment lag het boekje over Office 365 strategisch inzetten van Gerard Doeswijk en Gijs in ’t Veld op mijn bureau. ‘Die jongens weten waar ze over praten’, dacht ik toen.”
De modelkantoor aanpak De implementatie van NINA Plaza op Office 365 duurde slechts 5 weken. Dankzij de SCRUM-methodiek die Motion10 hanteert, en het bewust kiezen voor het snel opleveren van een werkend product, is die deadline ook gehaald. Het grote voordeel van Office 365 ten opzichte van SharePoint on-premise is dat Office 365 geen eisen stelt aan de infrastructuur. Normaliter had men bij Boskalis eerst allerlei technische obstakels op te lossen en discussies te voeren voordat men kon beginnen. Nu kon in slechts enkele weken de omgeving worden opgezet. Wilko: “De implementatie verliep heel goed, en vooral heel snel! Het is natuurlijk noodzakelijk om snel te schakelen in zo’n proces. Snel schakelen was gemakkelijk dankzij
©2015 Motion10
Pagina
6/7
de modelkantoor aanpak. We werkten met sprints en daily stand-ups De medewerkers van de backoffice en ik als product owner werden nauw betrokken bij de implementatie. Ik kon precies vertellen wat ik in mijn hoofd had, hoe ik het voor me zag, en de consultants van Motion10 konden dat heel gemakkelijk vertalen naar de techniek. De medewerkers van Motion10 zijn echt professioneel en kenniskundig. Na een aantal dagen konden we al resultaten laten zien, wat natuurlijk geweldig was.”
Snelheid afwegen tegen betrokkenheid Een obstakel dat de Enterprise Architect en NINA-Programma manager van Boskalis tegenkwamen bij de implementatie, was wellicht het resultaat van hun enorme gedrevenheid. “De focus lag namelijk bij het snel opleveren van een werkende oplossing. Binnen een mum van tijd was er een nieuw systeem voor de backoffice medewerkers. De scrum-methodiek vergt ontzettend veel tijd en capaciteit tijdens een implementatie. Daar hebben we ons in het begin wel op verkeken”. Wilko en Alexander spreken in dezen van “lessons learned” voor toekomstige IT-trajecten. Aangezien het NINA-programma een eigen huisstijl heeft was het belangrijk om deze look & feel over te nemen in het nieuwe platform. Er is een mooi en passend design geleverd, echter zonder maatwerk. Daarnaast maken de medewerkers van Boskalis gebruik van Yammer als sociaal component om met elkaar in contact te komen.
Resultaten en adoptie Wilko: “Mensen reageren enthousiast. Storytelling is belangrijk voor marketing. Maar storytelling is óók heel belangrijk in een verandertraject. Wij wilden dat mensen hun eigen verhalen gingen vertellen, dat ze die gingen delen. Ervaringen delen werkt namelijk beter dan instructies. Het NINA Plaza op basis van Office 365 en Yammer maakt dit sociale element makkelijker, sneller, en laagdrempeliger.” Een belangrijk voordeel van het virtuele NINA Plaza is dat leden van het NINA safety team nu niet meer met de fysieke workbox met daarin de papieren materialen op pad hoeven. Op NINA Plaza zijn alle materialen en informatie digitaal beschikbaar voor alle medewerkers, overal ter wereld. Dit is een enorme efficiency-slag, die kosten bespaart én milieubesparend werkt. NINA Plaza is voor alle medewerkers in te zien. Van deze groep waren er voor de implementatie zo’n 700 gebruikers actief op Yammer. Het totale aantal actieve gebruikers van Yammer ligt nu rond de 1200. De backoffice afdeling waar Wilko Bardelmeijer leiding aan geeft houdt onder andere contact met de externe trainers in binnen- en buitenland die NINA-workshops en presentaties houden bij Boskalis. Van de 140 medewerkers die straks data, filmpjes en documentatie uit gaan wisselen met collega’s en externe trainers zijn er inmiddels 100 actief bezig met Yammer en NINA Plaza. En dat zonder actieve push.
©2015 Motion10
“NINA Plaza is voor ons een enorme efficiencyslag, die kosten bespaart én milieubesparend werkt”
Pagina
7/7
Wilko: “Het belangrijkste voordeel van Office 365 voor NINA is de verhoogde bewustzijn van veiligheid en risico’s. En wat ook belangrijk is, is dat je achterban zo dichterbij komt. We brengen de boodschap op deze manier dichter bij de mensen. De mensen op de werkvloer. En we maken het interactief door hén juist te vragen om input. Het is mooi om te zien dat mensen dat dan ook echt op gaan pikken.”
©2015 Motion10
