Veilig, flexibel en overal pull printen met een kaartje
Peter van der Vecht – Datascan bv
Beveiligd pull printen • • • • • •
Waarom zou je het willen? Wat heb je ervoor nodig? Scenario’s Wat krijg je te zien Aanpak Business case
Waarom zou je het willen? • Vertrouwelijkheid • Inzicht • Besparingen • Consolidatie • Support & Beheer • Controle en Sturing • Toegangscontrole • Flexplekken • Mobiliteit
Wat heb je nodig? • Unieke en veilige identificatie methode • Database met gebruikers • Geschikte printers voor optimale integratie • Duidelijke policy voor MFP gebruik • Goede infrastructuur • Communicatieplan
Scenario’s
Industrie
Handel
Overheid
Gezondheidszorg
Industrie, handel, overheid & gezondheidszorg Situatie – Consolidatie – Meer service naar gebruikers – Vertrouwelijkheid – Overal kunnen printen (roaming) – Toegangscontrole – Eenvoudiger/minder beheertaken – Inzicht in print - en kopieerkosten
Industrie, handel, overheid & gezondheid Oplossing – Beperkt aantal type werkgroep printers – Gebruiker krijgt meer functionaliteit – Overal kunnen printen (roaming) – Vertrouwelijkheid – Toegangscontrole – Eenvoudige beheer – Inzicht in print - en kopieerkosten – Besparing 20-25%
SafeCom Go – Functionaliteit
PUSH
FAX
PULL
SCAN
COPY E-MAIL
Algemeen • Authenticatie door kaart en/of code • Geintegreerd met display van MFP • Consequente User Interface voor Pull Print over verschillende platforms
Wat ziet de gebruiker?
Pull Print
Kopiëren
Send E-mail
Aanpak - fasering • • • • • • • •
Proof of Concept Opdracht Intake Oplossingbeschrijving Pilot Uitrol Training Support & services (SLA)
Proof of Concept (proeftuin) - Drie weken kosteloos standaard kaartlezer & software - Afgeschermde omgeving - Technisch inzicht - Alleen uren berekend
Intake - oplossingsbeschrijving – Huidige & gewenste situatie – Eisen & wensen – Infrastructuur – Beperkingen – Cruciale succesfactoren – Doelstellingen – Resources – Planning
Pilot & uitrol -
Productionele omgeving Praktijktoets van ontwerp Bijstellen implementatieplan Goedkeuring Uitrol Opleverdocument
- Training applicatiebeheerder(s) - Field engineers OSN En daarna??
Support & Services
Remote
Praktijkvoorbeeld Yokogawa Industrial Automation & control, Test & measurement Sinds 1915 –omzet 433 miljard – 84 kantoren – 33 landen – 19.000 mw nieuwbouw NL – ca. 600 medewerkers Doel • Consolideren aantal (persoonlijke) printers • Invoeren flexwerkplekken Eisen • Waarborgen vertrouwelijk printen • Gebruik van toegangspas in combi met pincode • Printen vanuit Windows, Apple, SAP, AutoCad • Gebruik ActiveDirectory Oplossing • Service corners voor kleur en zwart/wit • Alle machines voorzien van Safecom kaartlezer • SAP kernel printing met pas m.b.v. SafeCom Port Monitor • Vanaf december inzicht in kosten en besparing
Uw printmanagement is in veilige handen van OSN en Datascan
www.datascan.nl
Contact : Datascan bv Nieuweweg 108c 1531 AH Wormer Telefoon 075 - 653 38 88 Fax 075 - 653 38 89
[email protected] [email protected]
www.datascan.nl
Website:
Deel II
Digital Scanning Solutions
“Documenten beheren in plaats van weggooien” Slim & gestructureerd documenten decentraal digitaliseren, afleveren op juiste plek en bedrijfsbreed beschikbaar”
It is not a document, it’s your business
Peter van der Vecht - Datascan bv
Probleem met papier? Langzaam, inefficient en duur
Beheren volume en variatie
95 % van bedrijfsbeslissingen zijn gebaseerd op papier
Verhoogt risico door niet naleving wet- en regelgeving Geen totaalbeeld van klant
Trage respons naar klanten
Papiertransacties zijn 24 x duurder om te verwerken
Aan u de taak … Invoer
Doorvoer
Essentieel bijdrage voor…
Uitvoer Beschikbaarheid
Brieven Facturen
•
Beslissingsproces
•
Snel
E-mails
•
Kernactiviteiten
•
Inzichtelijk
XML
•
klanttevredenheid
PDF
Efficient & Effectief systeem
vastleggen, verwerken en distribueren vereist analyse!
Vooronderzoek • Apart scannen of in batch (met barcode)? • Documenten dubbelzijdig? • Documenten in kleur? • Blanco pagina’s?
• • • • •
Welk formaat nodig? Papierformaten Zoeken in documenten? Aantallen? Alleen ingevulde velden lezen en opslaan?
De volgende stap 1. Bepaal bedrijfskritische documenten 2. Onderzoek verschil conversie naar archief en day-forward systemen 3. Begin met beperkte afdelingsoplossing om “Center of Excellence” neer te zetten 4. Rol daarna uit over gehele organisatie
AutoStore server gebaseerde capture applicatie Technologie voor biedt mogelijkheid documenten op brug tussen uw MFP en basis van vooraf gedefinieerde regels back office systeem decentraal vast te leggen, te verwerken en te distribueren.
Hoe werkt AutoStore?
Gescande Gescandedocumenten documentenworden worden samen samenmet metmeta metadata dataverzonden verzonden over overnetwork network
Beheerder Beheerdercreert creertmenu’s menu’sen en verwerkingsprocessen verwerkingsprocessenmet met grafische grafischeAS ASProcess ProcessDesigner Designer
MFP MFPhaalt haaltautomatisch automatischmenu’s menu’sop op van vanserver server
AutoStore AutoStorekoppelt koppeltdocumenten documentenaan aan juiste juisteproces procesen enverwerkt verwerktde de documenten documenten
1. 12 345
2. ABCABC 3. DM-System
AutoStore – informatie vastleggen
Een workflow definiëren
Menu voor de gebruikers
Wat vindt gebruiker? Voordelen voor de gebruiker • Eenvoudig gebruik van de MFP voor scannen • Eén druk op knop • Alle verwerking gebeurt automatisch – geen kennis nodig voor technische details over scannen - OCR,…. • Documenten scannen on demand
Wat vindt bedrijf? Voordelen voor bedrijf • Hogere acceptatie document management oplossingen – integratie alle op papiergebaseerde informatie (niet alleen gestructureerd.) • Nu complete documentcyclus in DMS • Low cost on ownership versus onderhouden van desktop scanners en software
Wat vindt beheerder? Voordelen voor de beheerder • Centraal beheer van alle scanapparaten • Centrale verwerking en distributie van gescande informatie • Volledig server gebaseerd • Weinig beheer & zorgen
Route
Process
Capture
AutoStore
Groupware Mail server
Fileserver
Databases
Knowledge Management
Document Management
User Desktops
Groeipad van AutoStore Express & naar AutoStore
Device Capture Authenticatie HP & Digital Senders
AutoCapture Windows Desktop & MS Office
Barcode Recontion Linear & 2D
Poll Directory Andere copiers, servers
Conversie Images & PDF
SMTP Capture MFP & Email Servers
Watermarking
Directory Services Home Directory Lookup Cost Recovery Generiek via LDAP
POP3 Capture MFP & Email Servers FTP Capture Remote sites & Devices
Send To SMTP Send To LAN Fax Send To Lotus Notes Send To SharePoint 2003
Documentum Hummingbird OpenText LiveLink
OpenScan Desktop & Productie Scanner Andere Device Integratie EFI SendMe
Send To Folder Send To FTP
Exact- e-Synergy Captaris Alchemy
En-/Decryption Tekstherkenning Abbyy FineReader 7.0
Corsa
Andere Systemen Batch Import &XML Import Advanced Tekstherkenning Zonal OCR, Forms, Facturen Image Management Removing empty pages, dots, lines speckles, colours, …
Interwoven/iManage IBM Content Manager FileNet Domino.Doc IXOS ODBC DB (SQL,Oracle,DB2) XML Routing …
Uw bedrijfskritische data capture processen in veilige handen van OSN en Datascan
www.datascan.nl
Contact : Datascan bv Nieuweweg 108c 1531 AH Wormer Telefoon 075 - 653 38 88 Fax 075 - 653 38 89
[email protected] [email protected]
www.datascan.nl
Website:
