Het Nieuwe Printen Altijd en overal
Het Nieuwe Printen werkt eenvoudig beter
Overal printen, scannen en kopiëren
Totale ontzorging en kostenbeheersing
De ontwikkeling van Het Nieuwe Printen
Het Nieuwe Printen van Canon is een Cloud-printmanagementoplossing voor onderwijsinstellingen waarmee gebruikers altijd en overal kunnen printen, scannen, kopiëren én betalen. Vanaf de eigen laptop, tablet, smartphone of pc kan iedereen op elke printer afdrukken. Het Nieuwe Printen sluit aan op Het Nieuwe Werken: de vrijheid om overal en altijd te kunnen werken. Of het nu gaat om uw medewerkers, gasten of studenten.
Door Managed Print Services te leveren, de volledige afhandeling van het betalingsverkeer en ICTmanagement uit handen te nemen en de printinfrastructuur te verzorgen, biedt Canon organisaties binnen het onderwijs totale ontzorging. Bij de afhandeling van het betalingsverkeer worden betalingen direct tussen Canon en de student of gast afgehandeld, zonder tussenkomst van uw organisatie. Ons ICT-management neemt u alle zorg uit handen omtrent het beheer van de printserver en printmanagementsoftware. Met Canon Managed Print Services krijgt u controle over uw totale printerpark en direct inzicht in gebruik en kosten.
Het internet en de snelle opkomst van mobiele apparatuur maken het kantoor niet langer de enige plek om te werken. Mensen werken steeds vaker vanaf de thuisplek of onderweg. De opslag en creatie van informatie op verschillende apparaten vraagt om een printinfrastructuur die het mogelijk maakt om moeiteloos te printen vanaf ieder apparaat, ook vanaf eigen mobiele apparatuur: Bring Your Own Device (BYOD). Eenvoudig scannen naar de cloud, Dropbox, Google Drive, OneDrive; Het Nieuwe Printen ondersteunt dit alles en biedt gemak voor gebruikers en ICTafdelingen, terwijl organisaties fors op de totale printkosten besparen.
Traditioneel proces
Het Nieuwe Printen
Voordelen
• Gebruiker kan alleen in bedrijfsomgeving printen • Nieuwe manieren van werken worden niet ondersteund • Printgebruik zonder controle • IT/Facilitair Management beheren het printproces • Complexiteit en stijgende beheerskosten betaalafhandeling • Betalen met cash
• Gedeelde infrastructuur studenten en medewerkers • Digitale werkplek: de gebruiker kan overal en vanaf elk apparaat printen • Veranderende werkwijzen met gedeeld risico of eigenaarschap door Canon • Gebruikers betalen naar gebruik • Canon kan het volledige beheer overnemen van de printinfrastructuur en de betaalafhandeling • Ook gasten maken gebruik van printinfrastructuur van de onderwijsinstelling
• Sluit aan op Het Nieuwe Werken (HNW): overal en altijd printen en scannen • Ontzorging van IT- en facilitaire afdelingen • Deeloplossingen of volledige outsourcing • Geen initiële investeringen nodig bij volledige outsourcing • Gebruiksgemak voor medewerkers, studenten en gasten.
Ongekend print- en betaalgemak Het Nieuwe Printen biedt gebruikers een ‘mijn print- en betaalomgeving’ op de persoonlijke laptop, tablet of smartphone. Hierdoor raakt de medewerker, gast of student snel vertrouwd met printen en betalen volgens Het Nieuwe Printen. Met Single Sign On kunnen gebruikers met één gebruikersnaam en wachtwoord gebruikmaken van alle diensten in het netwerk, inclusief Het Nieuwe Printen. Printen, scannen of kopiëren kan vervolgens op iedere printer. Studenten en gasten kunnen betalen met online betaalmethodes, zoals iDEAL, creditkaart of voucher/pre-paid kaart, terwijl printopdrachten door medewerkers op hun budget of kostenplaats kunnen worden doorbelast.
Het Nieuwe Printen in drie stappen
1
Aanmelden en betalen • • • •
Aanmelden Registreren Opwaarderen van printtegoed (voor studenten) Betalen met iDEAL, creditcard of tegoedbon (voucher)
2
Printbestanden selecteren Kies uit vier methoden 1. Uploaden via de HNP-portal 2. Versturen per e-mail 3. Gebruikmaken van printerdriver (Window, MAC, internet printen) 4. Werken vanaf laptop, tablet of smartphone
3 Bestanden printen • • • • •
Identificeren bij een willekeurige printer met gebruikerspas of pincode Selecteren van printopdracht(en) Eventueel wijzigen van printinstellingen Laten afdrukken van de opdracht Betalen van alleen de daadwerkelijk afgedrukte pagina’s
Het Nieuwe Printen in de praktijk HNP-portal: selfservice portal
Opwaarderen en betalen
Via de HNP-portal, kunnen alle gebruikers hun account zelf beheren. Studenten en medewerkers melden zich aan op de HNP-portal met hun login-gegevens van de onderwijsinstelling. Gasten creëren hun eigen account op de HNP-portal. Zo kan iedereen direct gebruikmaken van de handige functionaliteiten en worden uw ICT- en facilitaire afdelingen ontlast.
Studenten en gasten selecteren op de HNP-portal het printtegoed dat ze willen aanschaffen. Afrekenen kan met iDEAL, MasterCard, VISA of met vouchers via de portal of hun mobiele device. Het tegoed is gekoppeld aan het persoonlijk account van de gebruiker. Het verlies van tegoeden, bijvoorbeeld door kwijtraken van Chipkaart of gebruikerspas, behoort hiermee tot het verleden.
Gebruikers hebben de mogelijkheid zelf de volgende acties uit te voeren: Printen • Uploaden en printen van bestanden • Zoeken van de dichtstbijzijnde printer • Downloaden van drivers en instructies • Mobiel printen vanaf meerdere e-mailadressen Betalen • Opwaarderen printtegoed en inzicht in actueel saldo • Online betalen met iDeal, creditcard of voucher • Transactie-overzicht bekijken • Aanvraag doen voor terugbetalen Algemeen • Eigen beheer van het account • Procedure voor een verloren pas of pincode
Prints ophalen: Follow-me
Prints ophalen kan bij iedere printer of multifunctional door identificatie bij de apparatuur met de gebruikerspas of een pincode. Alleen de printopdrachten van de aangemelde gebruiker worden getoond. De gebruiker selecteert de gewenste printopdrachten, waarna alleen die documenten worden geprint. Dit voorkomt verspilling, zoekraken van informatie en ongewenste inzage door derden. De instellingen kunnen eventueel aangepast worden, bijvoorbeeld dubbelzijdig printen, kleur of zwart-wit. Om de dichtstbijzijnde printer te vinden, toont de HNP-portal een plattegrond van alle locaties waar een printer aanwezig is.
Scan to myself, home folder en Dropbox
Manieren van printen: BYOD Door bestanden te uploaden, kan op alle systemen geprint worden. Printen kan op drie manieren; printen met de universele printerdriver, uploaden via de HNP-portal of per e-mail. Dit kan vanaf de eigen mobiele device of pc, vanuit huis of onderweg.
Na identificatie op een willekeurige printer kan de gebruiker via een sneltoets scannen naar zijn of haar e-mailadres. Handmatig het e-mailadres invoeren is niet nodig: dit is reeds bekend door registratie op de HNP–portal. Voor scannen naar Dropbox verbindt de gebruiker éénmalig op de portal zijn eigen Dropbox met de printer.
“De volledige outsourcing overtreft zelfs onze eisen en betekent voor HvA optimale service, lagere kosten en minder zorgen over het onderhoud.” Contractmanager Hogeschool van Amsterdam
Schoolvoorbeeld: Amstelcampus van de Hogeschool van Amsterdam Met een populatie van in totaal 45.000 docenten, medewerkers en studenten, behoort de Hogeschool van Amsterdam (HvA) tot de grootste onderwijsinstellingen in Nederland. De HvA heeft een nieuwe leer- en werkomgeving ontwikkeld, de Amstelcampus, die een unieke mix biedt van studeren, werken, wonen en recreëren. Meer flexibiliteit en lagere kosten
Volledige outsourcing
Het Nieuwe Printen levert een belangrijke bijdrage aan de Amstelcampus waar studenten en medewerkers gemakkelijk kennis kunnen delen, elkaar kunnen ontmoeten en effectief kunnen samenwerken. De complete vernieuwing van de printinfrastructuur was gericht op drie doelstellingen van HvA:
HvA heeft de gehele print-, kopieer- en scanfaciliteit uitbesteed aan Canon. Met een nieuwe HvA-pas kunnen medewerkers en studenten gebruikmaken van circa 350 printers en multifunctionals, verspreid over alle locaties op de Amstelcampus. Medewerkers krijgen de kosten afgeschreven van hun budget, studenten kopen een printtegoed via de webportal: overhetnieuweprinten.nl. De eenvoudige betaalmethoden en de geleidelijke transitie naar uniforme apparatuur bieden groot gebruiksgemak, ongeacht of er met Windows of Apple wordt gewerkt. Canon verzorgt zowel het beheer van de printinfrastructuur als de afhandeling van de betalingsstromen van ruim 2,5 miljoen prints, kopieën en scans per maand.
• Optimale beschikbaarheid en flexibiliteit van print-, kopieer- en scanvoorzieningen; • Moderne elektronische betaal mogelijkheden als alternatief voor de Chipknip; • Lagere Total Cost of Ownership voor de gehele printinfrastructuur.
Resultaten Hogeschool van Amsterdam • Lagere kosten voor onderhoud en beheer • Moderne online betaalmethoden • Minimalisering beheerinspanningen • Optimale faciliteiten voor totale populatie • Cloud-oplossing voor alle locaties • Ondersteuning van zowel Windows- als Mac-applicaties • Beveiligd printen door automatische persoonsherkenning • Elektronische verrekening van kosten • On-site ondersteuning plus helpdesk
“Als je op vrijdag om 16.00 uur een paper moest inleveren, stond er een uur van te voren al een enorme rij voor de printer. Dat is nu echt verleden tijd!” 18-jarige studente pedagogiek
Ondersteuning van Het Nieuwe Printen Assessment Assessment biedt een grondige inventarisatie van uw printerpark en het gebruik ervan. Dit wordt gekoppeld aan het inzichtelijk maken van reële alternatieven voor efficiënter beheer, grotere gebruikerstevredenheid, lagere printkosten en toekomstgerichte productiviteitsverbetering. U krijgt een rapport met concrete onderzoeksresultaten en onderbouwde verbetervoorstellen.
Canon Payment Services Canon biedt moderne online betaalmogelijkheden, zoals betalen met iDEAL en creditcard. Gebruikers kunnen ook via hun mobiele apparatuur betalen, met de app van hun bank. Steeds meer instellingen laten het volledige betaalverkeer door Canon afhandelen. Er is dan geen tussenkomst van de eigen organisatie meer nodig.
Canon IT Services: beheer van uw printomgeving De HNP-portal en de betaalmogelijkheden draaien volledig in de Cloud. Ook het beheer van de printinfrastructuur is in een veilige Cloud-omgeving ondergebracht. Onze IT-specialisten kunnen het volledige beheer van de printomgeving verzorgen, waaronder levering en beheer van de printserver, remote server updates, softwareinstallatie, beheer van uniFLOW OM workflow management, back-up en disaster recovery management, applicatiebeheer en incidentbeheer. Er zijn drie vormen van beheer mogelijk: On premise De printbeheeromgeving en printserver on site. Dit werkt productief aangezien er geen printgegevens over het internet gaan en de printomgeving met gecodeerde communicatie beveiligd is. Het levert wel extra beheertaken op voor uw ICT-afdeling.
Hybride De printbeheeromgeving is off-site en de printserver is on-site. Dit werkt productief: er worden geen printgegevens verzonden over internetverbindingen en en er wordt gewerkt met beveiligde gecodeerde informatie waarbij de printgegevenson-site blijven. Het vergt minder beheerinspanningen van uw ICTafdeling en leidt tot lagere kosten. Full Cloud Hierbij is alles off-site. Er gaat veel dataverkeer over een VPN-verbinding, wat een grote bandbreedte vereist om productief te printen. Deze vorm van beheer levert minder belasting voor de ICT-afdeling en geeft lagere kosten.
Canon Managed Print Services Managed Print Services (MPS) is het geheel aan hardware, software en ondersteunende diensten dat zorgt voor een blijvend optimale printinfrastructuur voor Het Nieuwe Printen. De doelstellingen van Canon MPS zijn ontzorging, kostenbesparing, duurzaamheid en productiviteit. Van ontwerp, transitie en implementatie
Met cloud IT-services, afhandeling van betalingen en uitgebreide Managed Print Services zorgt Canon dat Het Nieuwe Printen effectief bijdraagt aan uw organisatie
Wat Het Nieuwe Printen te bieden heeft tot beheer en support en review van de bestaande situatie. Zo rekent Canon het tijdens de transitie en implementatie ook tot haar taken om de nieuwe situatie te introduceren met interne communicatie en educatie. Beheer & support van Canon MPS omvat een uitgebreide reeks diensten: • Fleet Management • Asset Management • Verplaatsingen, toevoegingen en wijzigingen • Remote monitoring • Service Desk • On site support • On site Print Care support • Configuration Management & Maintenance • Capacity Management Monitoring • Problem Management
Keuze in IT-printinfrastructuur Een cloudgebaseerde infrastructuur die past bij uw organisatie. Flexibiliteit & schaalbaarheid Gebruiksvriendelijk printen, scannen, kopiëren en betalen voor medewerkers, gasten en studenten. Productiviteit en kostenbesparing door uniforme apparatuur Een uniform printerpark verhoogt het gebruiksgemak en verlaagt de kosten van supplies.
Adequate afhandeling van het betalingsverkeer Canon kan verder ontzorgen door het betalingsverkeer volledig over te nemen, inclusief het retourstorten van tegoeden. Continue innovatie Canon denkt met u mee in de volgende stappen van Het Nieuwe Printen.
Duurzamer printen door minimalisering van verspilling Geen stapels achtergelaten prints: pas na aanmelden bij de printer en het kiezen van de printjob worden de documenten geprint.
Consultancy Onze consultants inventariseren de wensen, behoeften en technische vereisten en ontwikkelen vervolgens een passende business case voor Het Nieuwe Printen in uw organisatie. In nauw overleg met u wordt bepaald hoe de printfaciliteit en de ondersteuning ingericht moeten worden. U kunt kiezen voor deeloplossingen of voor volledige outsourcing.
Meer weten over Het Nieuwe Printen? Neem contact op met uw Canon-contactpersoon of kijk meteen op: www.canon.nl/hetnieuweprinten
Gebruiksgemak, kostenreductie en ontzorging. Het Nieuwe Printen: altijd en overal
Canon Nederland N.V. Brabantlaan 2 5216 TV ‘s-Hertogenbosch Tel: 073-681 5815 Fax: 073-612 0685 canon.nl
/company/canon-nederland-n.v. /CanonBusinessNL /CanonBusinessNL /CanonNL
