Veelgestelde vragen www.alphabet.com
Inhoudsopgave Algemeen 3 Reserveringen 4 Gebruik 5 De auto inleveren
6
Ongeval/beschadiging van de auto
7
Overige vragen
8
Pagina 2
Algemeen Wat is Shared Car Services? Atlas ArenA Amsterdam en Alphabet Nederland zijn een samenwerking aangegaan om de huurders en werknemers bij Atlas ArenA een hoogwaardige mobiliteitsdienst aan te bieden voor zakelijke reizen. Door het beschikbaar stellen van zeer representatieve deelauto’s biedt Shared Car Services de mogelijkheid om direct te kunnen beschikken over een auto, waarbij het al mogelijk is om voor 1 uur een auto te huren. Shared Car Services functioneert zonder sleutels, het enige dat u nodig heeft is een actieve keycard. Hoe kan ik een auto reserveren? Wanneer uw werkgever een abonnement heeft voor Shared Car Services, dan kunt u online een auto reserveren. Hiervoor logt u eenvoudig in op het boekingsplatform, selecteert u de gewenste periode en de beschikbare auto. (zie ook ‘Reserveringen’). Hoe kan ik of mijn werkgever een abonnement afsluiten? Voor het gebruik van Shared Car Services gaan Alphabet en de werkgever een overeenkomst aan. Deze overeenkomst is aan te vragen bij Alphabet en nadat alle benodigde documenten zijn ontvangen, kunnen de abonnementen worden afgesloten. Wat zijn de kenmerken van een abonnement? Per abonnement is een keycard beschikbaar, welke nodig is om de auto’s te gebruiken. Er gelden maandelijkse kosten per abonnement en het is maandelijks opzegbaar. Kan ik ook privé een abonnement afsluiten? Dit is vooralsnog niet mogelijk. Shared Car Services is momenteel alleen beschikbaar als zakelijke dienst.
Hoe kom ik aan een keycard? Als uw werkgever al een abonnement heeft voor Shared Car Services, dan kun u daar een keycard vragen. Indien een nieuwe keycard geactiveerd moet worden, zal uw werkgever hiervoor een akkoord moeten geven en waarna u de keycard kunt ophalen bij een servicedesk bij Atlas ArenA. Wat doe ik als ik mijn keycard verloren ben? Bel in dat geval direct met het Service Center via +31(0) 76 579 3001. Wij helpen u dan graag verder. Ik zie regelmatig de naam ‘AlphaCity’, wat is dat? AlphaCity is het systeem dat door Alphabet wordt gebruikt om Shared Car Services aan te bieden bij Atlas Arena. Alle ondersteunde dienstverlening wordt via AlphaCity gerealiseerd.
Mag ik een auto privé gebruiken? Wanneer uw werkgever toestaat dat u de auto privé gebruikt, dan is dat mogelijk. Houdt hierbij echter wel rekening met mogelijke fiscale gevolgen, dit komt doorgaans in aanmerking voor fiscale bijtelling. (zie ook ‘Overige vragen’) Pagina 3
Reserveringen Hoe reserveer ik een auto? 1. Via het online boekingssysteem kunt u een auto reserveren; klik hier. 2. Na het inloggen kunt u de gewenste auto, datum en tijd selecteren. 3. Wanneer u deze hebt aangegeven, selecteert u de blauwe button rechts onderin, hierna bevestigt u de reservering. Op de bevestigingspagina treft u een overzicht van de door u geselecteerde auto, datum en tijd. 4. Er zijn enkele optionele velden beschikbaar, waar u eventuele kenmerken kunt invullen. Wilt u uw reis eventueel beschikbaar stellen voor carpooling, vul dan u reisdoel in. Anderen gebruikers kunnen dit ook zien en u verzoeken om mee te rijden. Als u dit niet wenst, vul dan n.v.t. in. Bij het veld ‘Reisdoel’ geeft u aan waarvoor u de auto wilt gebruiken. 5. U ontvangt van ons een weergave van de te verwachten gebruikskosten. Afhankelijk van het werkelijke gebruik, worden uiteindelijke kosten berekend. 6. Onderaan dient u akkoord te gaan met de gebruiksvoorwaarden door het vinkje aan te zetten. Daarna drukt u op de bevestigingsknop.
Hoelang voor aanvang van de rit kunnen auto’s worden gereserveerd? Auto’s kunnen tot 90 dagen vooruit gereserveerd worden. Is er een minimale/maximale gebruiksduur? Shared Car Services rekent minimaal 1 uur voor het gebruik. Er is geen maximum. Kunnen reserveringen worden gewijzigd of geannuleerd? Een reservering kunt u tot 1 uur vooraf kosteloos annuleren. Dit kan online (gratis) of telefonisch (betaald). Wijzigingen kunnen tot 1 uur vooraf online gedaan worden, daarna kan dit alleen telefonisch. Hoe kan ik mijn lopende boeking verlengen? Verlenging van de reserveringstijd tijdens uw rit dient via het Service Center te gebeuren, dit is alleen mogelijk wanneer er geen aansluitende reservering is. Maakt het iets uit als ik de wagen later afhaal dan gereserveerd? Nee, de reservering vervalt pas na 5 uur of aan het einde van de gereserveerde tijd indien deze korter is dan dat. na de reserveringstijd mogelijk, daarna vervalt de reservering.
Pagina 4
Gebruik Waar vindt het ophalen en inleveren van de auto plaats? Het ophalen en inleveren van de auto vindt plaats op de bovengrondse parkeerplaatsen op het binnenterrein Atlas ArenA. Er staan twee auto’s voor gebouw Amerika* en drie auto’s voor gebouw Afrika. Let op: In de auto’s is een zender aanwezig om de beugels van de parkeerplaatsen omhoog en omlaag te doen. Hierdoor is elke auto gebonden aan een vaste parkeerplek, let hierop bij terugkomst. Doe de parkeerbeugel bij vertrek omhoog om te voorkomen dat de parkeerplaats bij retour bezet is. * Voor deze auto’s is een pas voor de slagboom aanwezig in de auto. Linksonder het stuur bevindt de kaart zich in een pashouder. Zorg dat deze in de auto blijft voor volgende gebruikers. Ik kan mijn gereserveerde auto niet vinden, wat nu? Als de gereserveerde auto niet aanwezig is op de gereserveerde vertrektijd, neem dan contact op met ons Service Center via +31 (0)76 579 3001 Wat betekent het gele, rode of groene lampje op de voorruit? Gele led - De auto is gereserveerd en staat klaar voor de gebruiker die de auto heeft gereserveerd. Rode led - De auto is in gebruik. - In de parkeermodus blijft de led op rood staan. Groen - De auto is vrij en kan via het boekingsplatform worden gereserveerd. - Nadat u zich aan het einde van uw gebruiksperiode hebt afgemeld, kan het een paar seconden duren tot de led weer van rood op groen springt. Pas dan eindigt uw gebruiksperiode.
Hoe open of sluit ik de auto? Houd de keycard kort tegen de cardreader bij de voorruit. Zodra de LED’s reageren, wordt de keycard gescand. Als de keycard overeenkomt met de reservering, ontgrendelen/vergrendelen de deuren automatisch. Wat gebeurt er als ik mijn PIN code vergeten ben? Zonder de PIN code kan de auto niet worden gestart. U kunt voorafgaand aan uw boeking de PIN code online wijzigen, via het boekingsplatform. U kunt ook contact opnemen met het Service Center via +31 (0)76 579 3001. Als de medewerkers van het Service Center u kunnen identificeren*, ontvangt u een nieuwe PIN code. * Zorg er in elk geval voor dat u het antwoord op de veiligheidsvraag weet. Indien u een algemene keycard gebruikt, vraag het dan voor de zekerheid op bij uw werkgever.
Pagina 5
De auto inleveren Moet ik de auto weer op de afhaalplaats terugbrengen? Ja. Elke auto moet weer op dezelfde plek worden ingeleverd. In de auto is een zender aanwezig om de parkeerbeugel te laten zakken. Het is niet mogelijk om buiten de aangegeven zone een reservering te beëindigen. Houd hier rekening mee, omdat de gebruikskosten doorlopen totdat de reservering daadwerkelijk is beëindigd. Hoe beëindig ik mijn boeking? Wanneer u de motor uitzet met de Start-Stop knop, volgt via het display een keuzemenu. Hier selecteert u ‘Reservering beëindigen’. Zodra een groene smiley verschijnt kunt u de auto afsluiten met uw keycard, door deze kort tegen de LED lichten bij de voorruit te houden. Bij ‘Parkeren’ brandt de LED rood - bij ‘Reservering beëindigen’ wordt de LED weer groen.
Wat moet ik doen als ik merk dat ik de auto niet op tijd voor het einde van de gebruiksperiode kan terugbrengen (bijv. door file)? Geef dit dan direct door aan het Service Center, zodat een eventuele volgende gebruiker op de hoogte kan worden gebracht. Hiervoor kunt u in het menu de optie ‘Bel Service Center’ kiezen of handmatig +31 (0)76 579 3001 bellen. Moet ik iets betalen als de auto te laat wordt teruggebracht? Shared Car Services geeft u 15 minuten speling op de eindtijd. Als u te laat komt, wordt € 25,00 boete belast. Gevonden/vergeten voorwerpen? Wanneer u iets gevonden heeft/vergeten bent in een deelauto, meld u dan bij een servicedesk bij Atlas ArenA. Wij nemen dan contact op met de vorige/volgende gebruiker.
Pagina 6
Ongeval/beschadiging van de auto De auto heeft al schade bij ingebruikname, wat nu? Controleer de auto voor het gebruik altijd op schade. Via de display in de auto kunt u zien of eventuele schade reeds gemeld is. Indien deze nog niet op de display zijn aangegeven, kies dan in het display de optie ‘Bel Service Center’ en meld de schade bij de medewerkers. Wat moet ik doen bij schade of ongeval tijdens het gebruik? Breng onmiddellijk het Service Center op de hoogte via +31 (0)76 579 3001 of via het menu in de auto. Zorg dat een schadeformulier ingevuld en ondertekend wordt, ook door de tegenpartij. U vindt een schadeformulier in het dashboard voor de passagiersstoel. Deze kan verstuurd worden naar: Alphabet Damage Frontoffice. Postbus 6890, 4802 HW Breda.
Wat moet ik doen als de auto een defect heeft? Neem onmiddellijk contact met het Service Center op via de optie ‘Bel Service Center’ op het display in de auto of via +31(0)76 579 3001. Hoe hoog is het eigen risico bij schade? In het geval van een niet-verhaalbare schade, wordt € 250,00 eigen risico belast.
Pagina 7
Overige vragen Hoe en wanneer kan ik het Service Center bereiken? Het Service Center is 7 dagen per week 24 uur per dag bereikbaar via telefoonnummer +31 (0)76 579 3001. Dit nummer kan, als u zich in de auto bevindt, ook via het display worden gekozen. Wat moet ik doen als ik met een auto ga tanken? Als de tankinhoud tot 25% of lager daalt, verzoeken wij u de auto weer af te tanken. U kunt de auto echter te allen tijde af tanken, ook als deze nog voller is dan 25%. Nadat u de motor hebt uitgeschakeld, kiest u in het menu de optie ‘Tanken’. De brandstofpas vindt u in het opbergvakje linksonder het stuur, de bijbehorende PIN code wordt op de display getoond. Is roken in de auto toegestaan? Nee, om rekening te houden met andere gebruikers is roken in de auto niet toegestaan. Voor eventuele rookreiniging worden reinigingskosten belast. Wat gebeurt er als de auto ongepast sterk vervuild wordt achtergelaten? Indien de auto ongepast sterk vervuild is en dit door de volgende gebruiker of onze servicemedewerker wordt gemeld, worden de reinigingskosten belast.
ter verificatie en facturatie. Er worden nadrukkelijk geen gegevens vastgelegd betreffende locaties, routes etc.. Hoe worden verzamelde gegevens gebruikt? Uw gegevens worden gebruikt in overeenstemming met de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens. De gegevens worden niet voor commercieel gebruik aan derden doorgegeven. De gegevens dienen slechts ter legitimatie voor het gebruik van de auto’s. Snelheidsovertredingen en overige bekeuringen. U bent tijdens uw gebruiksperiode verantwoordelijk voor elke snelheidsovertreding en overige overtredingen en de daaruit voortvloeiende kosten vermeerderd met de geldende administratiekosten. Mag ik ook naar andere landen rijden? Ja, verzeker u voor vertrek van eventuele verplichte uitrustingen in andere landen, bijvoorbeeld sneeuwkettingen, een verbandtrommel, etc.. Mocht dit niet in de auto beschikbaar zijn, neem dan contact met ons op voor de mogelijkheden.
Moet ik een rittenregistratie bijhouden? Afhankelijk van de afspraken met uw werkgever, moet u dit bijhouden. Wanneer u geen fiscale bijtelling wenst, adviseren wij om een sluitende ritregistratie bij te houden. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van de KM Registratie app van Alphabet Nederland. Welke gegevens worden geregistreerd bij het gebruik van Shared Car Services? Alleen relevante gebruiksgegevens worden vastgelegd; dit betreft datum, tijd, kilometerstand & tankinhoud bij vertrek en aankomst. Daarnaast worden de gegevens van de abonnementhouder gebruikt Pagina 8
