Veelgestelde vragen subsidieregeling MKB innovatiestimulering topsectoren Zuid-Holland Projectaanvraag 1. Hoe kan ik mijn aanvraag indienen? Aanvragen kunnen via het e-formulier van de provincie Zuid-Holland worden ingediend. Deze is te vinden op www.pzh.nl/mitzh We adviseren u tevoren de MIT-loketwijzer te doorlopen, zodat u kunt controleren of u uw aanvraag bij het juiste loket indient. De loketwijzer kunt u vinden via: http://www.rvo.nl/subsidies-regelingen/mit-regeling/loketwijzer-mit-regeling-2016 2. Waar kan ik een aanvraag indienen als MKB in de topsector Creatieve Industrie? Als u als MKB-onderneming actief in een bepaalde topsector niet voor subsidie in aanmerking komt binnen een regio, kunt u mogelijk uw aanvraag wel indienen bij de landelijke vangnetregeling die RVO uitvoert. Zo valt de topsector Creatieve Industrie niet onder het provinciale beleid van Zuid-Holland. U kunt het beste tevoren de loketwijzer van RVO op de website doorlopen. Daarop vindt u een korte vragenlijst die u helpt om te bepalen bij welk loket u moet indienen. Roept het advies in de loketwijzer en de informatie op de website van RVO tegenstrijdigheden op, dan kunt u contact opnemen met Klantcontact van RVO tel. 088-0424242. 3. Wanneer kan ik mijn aanvraag indienen? • De subsidieaanvragen voor paragraaf 2 ‘Innovatieadviesproject’ en paragraaf 3 ‘Haalbaarheidsproject’ kunnen worden ingediend vanaf 10 mei 2016 tot en met uiterlijk 1 september 2016. • De subsidieaanvragen voor paragraaf 4 ‘R&D-samenwerkingsprojecten klein’ en paragraaf 5 ‘R&D-samenwerkingsprojecten groot’ kunnen worden ingediend vanaf 5 juli 2016 tot en met uiterlijk 1 september 2016. 4. Kan ik meerdere aanvragen indienen? Per kalenderjaar kan aan de penvoerder en/of de MKB partners een subsidieaanvraag worden verstrekt voor 1 klein instrument (hetzij een innovatie-adviesproject of een haalbaarheidsproject) en 1 groot instrument (hetzij een R&D-samenwerking klein OF R&Dsamenwerking groot). Naast 1 klein en 1 groot instrument kan per kalenderjaar ook nog 1 kennisvoucher verstrekt worden (aanvraag via RVO). 5. Op welke wijze wordt de subsidie verdeeld? • Voor de instrumenten Innovatieadviesproject (paragraaf 2) en Haalbaarheidsproject (paragraaf 3) geldt dat de subsidie wordt verdeeld op volgorde van datum van ontvangst (first come, first serve). De dag waarop de subsidieaanvraag volledig is, geldt hierbij als datum van ontvangst. NB. Dreigt het subsidieplafond op enige dag te worden overschreden, dan vindt rangschikking van de op die dag binnengekomen volledige subsidieaanvragen plaats door middel van loting. • Voor de instrumenten R&D-samenwerkingsprojecten klein (paragraaf 4 ) en R&Dsamenwerkingsprojecten groot (paragraaf 5 ) geldt dat zowel voor de kleine als grote R&Dsamenwerkingsprojecten gebruik wordt gemaakt van het tendermechanisme (één tender voor beide instrumenten). Alle aanvragen die binnen de tenderperiode volledig en juist zijn ingediend en die voldoen aan de regelingtechnische vereisten, worden kwalitatief beoordeeld door een externe, onafhankelijke adviescommissie (deskundigencommissie). De deskundigencommissie beoordeelt de aanvragen op de (verdeel)criteria van de regeling. Ten 1
eerste beoordeelt de deskundigencommissie of de aanvragen in voldoende mate voldoen aan de criteria in artikel 4.2 (voor de aanvragen R&D-samenwerking klein) of artikel 5.2 (voor de aanvragen R&D-samenwerking groot). Vervolgens kent de deskundigencommissie de aanvragen die in voldoende mate voldoen aan de criteria in artikel 4.2 of 5.2 een score toe op elk van de vier verdeelcriteria in artikel 4.5 (voor de aanvragen R&D-samenwerking klein) of artikel 5.5 (voor de aanvragen R&D-samenwerking groot). Bij dreigende overschrijding van het subsidieplafond wordt een rangschikking gemaakt, waarbij de aanvragen met de hoogste kwaliteit (en score) het hoogste gerangschikt worden. Na afronding van de financieeltechnische beschouwingen door de provincie Zuid-Holland worden de beschikbare middelen verdeeld in de volgorde van de rangschikking. 6. Hoe ziet het proces na indiening eruit? • Voor de instrumenten Innovatieadviesproject (paragraaf 2) en Haalbaarheidsproject (paragraaf 3) worden ingediende aanvragen door de provincie Zuid-Holland eerst gecontroleerd op volledigheid. Vervolgens worden de aanvragen ter advisering voorgelegd aan de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij InnovationQuarter (ROM IQ), voor afgifte van een positief dan wel negatief advies. Tegelijkertijd met het proces van afgifte van het ROMadvies, verloopt de financieel-technische toetsing op de vereisten door de provincie ZuidHolland. Binnen 12 weken na indiening van de aanvraag ontvangt u een besluit op uw aanvraag. • Voor de instrumenten R&D-samenwerkingsprojecten klein (paragraaf 4) en R&Dsamenwerkingsprojecten groot (paragraaf 5) geldt eveneens dat wordt gestart met controle op volledigheid. Na sluiting van de tenderperiode kunnen ontbrekende documenten niet meer worden aangevuld. Alle aanvragen die binnen de tenderperiode volledig en juist zijn ingediend en die voldoen aan de regelingtechnische vereisten, worden kwalitatief beoordeeld door een externe, onafhankelijke adviescommissie (deskundigencommissie). De deskundigencommissie beoordeelt de aanvragen op de (verdeel)criteria van de regeling (artikelen 4.2 en 4.5 voor de kleine R&D-samenwerking en de artikelen 5.2 en 5.5 voor de grote R&D-samenwerking). Zie voor meer uitleg hierover de tweede bullet bij de beantwoording van vraag 5. Na afronding van de financieel-technische beschouwingen door de provincie Zuid-Holland worden de beschikbare middelen verdeeld in de volgorde van de rangschikking. NB. maximaal 50% van het deelplafond 2016 ad. € 5.980.800 voor de instrumenten R&D-samenwerkingsprojecten klein en groot kan verleend worden aan R&Dsamenwerkingsprojecten groot. Voor de instrumenten R&D-samenwerking klein en groot staat een beslistermijn van 13 weken na afloop van de tenderperiode. 7. Wat is de status van mijn aanvraag? U ontvant na het indienen van de aanvraag een ontvangstbevestiging. Binnen maximaal 12 weken zal er besluitvorming plaatsvinden, eerder wordt geen informatie verstrekt.
8. Kan ik mijn aanvraag in het Engels of in een andere vreemde taal indienen? Aanvragen in een vreemde taal (inclusief Engels) zal waarschijnlijk niet in behandeling genomen kunnen worden . Ingediende aanvragen in een vreemde taal zijn onvolledig als een nederlandese vertaling ontbreekt. U krijgt dan wel de gelegenheid om uw aanvraag volledig te maken en wij zullen u dan verzoeken om alsnog een vertaling in het Nederlands van de aanvraag aan te leveren. Echter, subsidieaanvragen voor Innovatieadviesprojecten en Haalbaarheidsprojecten worden behandeld op volgorde van datum van ontvangst. De dag waarop de subsidieaanvraag volledig is, geldt als datum van ontvangst. Dreigt het subsidieplafond op enige dag te worden overschreden, dan vindt rangschikking van de op die dag binnengekomen volledige subsidieaanvragen plaats door middel van loting. De kans is 2
groot dat het plafond al overschreden is en de loting reeds heeft plaatsgevonden op het moment dat u de subsidieaanvraag heeft kunnen aanvullen met de vertaling in het Nederlands. Als uw aanvulling (de vertaling) na het lootmoment komt, valt uw aanvraag buiten de loting en is de kans op subsidie nihil. De verwachting is dat de loting vrij snel na de openstelling van de regeling op 10 mei zal plaatsvinden. 9. Hoe leg ik uit dat mijn aanvraag aansluit bij de Regionale Innovatie Strategie? In de subsidieregeling in artikel 1.2 onder a staat onder meer dat subsidie slechts kan worden verstrekt voor activiteiten die passen binnen het vigerende, toepasselijke provinciaal beleid. Onder het vigerende, toepasselijke provinciaal beleid wordt verstaan: de Beleidsvisie en uitvoeringsstrategie regionale economie en energie 2012-2015 van de provincie Zuid-Holland (http://www.zuid-holland.nl/onderwerpen/economieenergie/) en; de Slimme specialisatiestrategie (Regionale innovatiestrategie RIS3) West Nederland (http://www.kansenvoorwest2.nl/files/bijlage-iii-ris3-west-nederland-inclusiefbijlagen.pdf). In paragraaf 2.6 van deze beleidsvisie en uitvoeringsstrategie wordt beschreven dat de provincie Zuid Holland met haar partners óók kiest voor het versterken van topsectoren en in overleg met het Rijk gezamenlijk tot een topsectorenaanpak zal komen. De subsidieregeling MIT Zuid-Holland is daarvan een resultaat. De provincie Zuid Holland ondersteunt het topsectoren beleid, op de topsector Creatieve Industrie na. Voorts dienen de activiteiten in het project en de resultaten/effecten van het project ten goede te komen aan de economie van de provincie Zuid-Holland. De hoofddoelstelling van de Slimme specialisatiestrategie (Regionale innovatiestrategie RIS3) West Nederland is: het verbeteren van de economische concurrentiekracht van West-Nederland door verhoging van de investeringen in R&D en bevordering van innovatie. Centraal in de slimme specialisatiestrategie (Regionale innovatiestrategie RIS3) West Nederland staat innovatie, met daarbij specifiek benoemd kennisvalorisatie en cross-sectoraliteit. U dient dus in uw projectplan toe te lichten: - hoe het project aansluit bij de voor Zuid-Holland prioritaire topsectoren. NB. voorts heeft u in het projectplan ook moeten toelichten hoe het project past binnen het innovatiethema van de door u aangegeven topsector; - in hoeverre de activiteiten en resultaten ten goede komen aan de economie van de provincie Zuid-Holland; - de mate van innovatie van en de (potentiële) economische waardecreatie (valorisatie) door het project. - NB. alleen in het geval van een aanvraag voor een R&D-samenwerkingsproject dient u ook toe te lichten in hoeverre sprake is van niet conventionele sectoroverstijgende combinaties. Overig 10. Is deminimis van toepassing? Bij elke aanvraag voor een innovatieadviesproject dient een de-minimisverklaring te worden ingediend. Voor de overige instrumenten in deze regeling is geen de-minimisverklaring nodig. 11. Vanaf wanneer mag je projectkosten maken? Dit mag vanaf datum indiening, maar als de subsidie niet wordt toegekend zijn de kosten wel volledig voor eigen rekening van de aanvrager.
3
12. Hoe wordt omgegaan met de WBSO? In de begroting hoeft geen rekening te worden gehouden met WBSO (Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk). WBSO is geen subsidieregeling maar een fiscale maatregel. Voor projectactiviteiten kan WBSO aangevraagd worden, alleen de volgorde is van belang. Omdat een MIT-project nieuw moet zijn (men mag dus nog niet begonnen zijn met de activiteiten voordat men een aanvraag heeft gedaan) is het niet mogelijk om voor een (reeds lopend) WBSO-project MIT subsidie aan te vragen. Andersom kan voor een project waar men MIT-subsidie heeft gekregen ook WBSO worden aangevraagd. 13. Welke definitie van een MKB bedrijf wordt er gehanteerd? U kunt op internet zelf bepalen of uw bedrijf aan de MKB-criteria voldoet, via deze toets: http://smetest.uwe.be/ Of u kunt een formulier invullen voor de MKB-toets. Deze vindt u op de website www.RVO.nl onder Subsidies & Regelingen. U gaat naar "Lees de subsidiespelregels” (u kunt ook direct naar www.rvo.nl/subsidiespelregels gaan) en u klikt daarna op standaardformulieren. Daar vindt u de MKB-toets. 14. Kan een grootbedrijf of kennisinstelling onderdeel uitmaken van het samenwerkingsverband dat aanvraagt voor de instrumenten R&D-samenwerking klein of groot? Ja, deze worden in de subsidieregeling niet uitgesloten. Echter, alleen MKB-ondernemingen uit de voor Zuid-Holland prioritaire topsectoren kunnen in aanmerking komen voor subsidie. 15. Kunnen andere partijen dan MKB ook gebruik maken van deze subsidie? Nee dat is niet mogelijk, enkel een MKB-er uit de voor Zuid-Holland prioritaire topsectoren kan een aanvraag indienen. 16. In geval van aanvragen van een R&D-samenwerkingsproject klein of groot, is aanvrager 1 (= de penvoerder) volledig aansprakelijk voor het samenwerkingsproject? De penvoerder is financieel en inhoudelijk eindverantwoordelijk voor het project. Aanvrager 1 is ook het enige aanspreekpunt voor Provincie Zuid-Holland. Dit geldt zowel voor inhoudelijke als voor financiële zaken, zoals het wel/ niet uitbetalen van de subsidie. Het terugvorderen van betalingen verloopt ook via de penvoerder. U zou kunnen overwegen wederzijdse rechten en plichten vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst. Dit is echter niet vereist vanuit de subsidieverstrekker. 17. Hoe wordt omgegaan bij een R&D-samenwerkingsproject klein of groot met een of meerdere MKB-deelnemers van buiten Zuid-Holland? Artikel 4.1 (voor R&D-samenwerking klein) en artikel 5.1 (voor R&D-samenwerking groot) van de subsidieregeling vereist dat meer dan 50% van de subsidiabele kosten van het project worden gedragen door MKB-deelnemers aan het samenwerkingsverband die zijn gevestigd in Zuid-Holland. Op het voldoen aan deze vereiste zal worden getoetst. 18. Wat is het uurtarief /berekening uurtarief? En mag een algemeen uurtarief van 60 euro gebruikt worden, gelijk aan MIT 2015? €60,- per uur indien de aanvrager kiest voor de vaste-uurtarief-systematiek. Meer informatie over de manieren om loonkosten te berekenen vindt u op de website: http://www.rvo.nl/subsidies-regelingen/subsidiespelregels/subsidiabele-kosten-algemeen 19. Is er verantwoording nodig? De subsidie voor het innovatieadviesproject wordt ambtshalve vastgesteld en controle van de prestaties wordt steekproefsgewijs gedaan. Daarom moet de aanvrager een 4
activiteitenverslag leveren als daarom wordt gevraagd (artikel 1.5, lid 1 van de subsidieregeling MKB innovatiestimulering topsectoren Zuid-Holland). Echter begunstigden van een subsidie waarop de Algemene groepsvrijstellingsverordening (Agvv) van toepassing is, verantwoorden op een andere manier, namelijk op werkelijk gemaakte kosten. Dit geldt voor de instrumenten: haalbaarheidsproject, R&D-samenwerkingsproject klein, R&Dsamenwerkingsproject groot. Zij moeten een aanvraag tot vaststelling indienen en een activiteitenverslag en een financieel verslag bijvoegen. Indien volgens de subsidieverleningsbeschikking de verleende subsidie aan een afzonderlijke deelnemer aan het R&D-samenwerkingsproject € 125.000 of meer bedraagt , dan moet de aanvrager ook aan de eisen van artikel 1.5 lid 3 voldoen (controleverklaring of een jaarrekening mits de gesubsidieerde activiteiten hierin zijn verantwoord en de jaarrekening vergezeld gaat van een controleverklaring). Deze verantwoording op werkelijk gemaakte kosten wordt ingegeven door de verplichting voor het bestuursorgaan om gegevens bij te houden omtrent steun op grond van de Agvv. Zie de toelichting op artikel 1.5 van de subsidieregeling MKB innovatiestimulering topsectoren Zuid-Holland. De subsidieregeling en de toelichting kunt u vinden op www.pzh.nl/MITZH (onder het kopje ‘wet en regelgeving’). 20. Hoe zit het met kosten van een patentaanvraag? Kosten voor een patentaanvraag zijn niet subsidiabel. Houd er wel rekening mee dat het onderwerp van het project openbaar gemaakt moet worden. Details mogen uiteraard geheim blijven. 21. Ik ben een startende ondernemer en ik heb nog geen jaarrekening, kan ik een aanvraag indienen? Een startende MKB moet - indien geen relevante jaarrekeningen voorhanden zijn - een openingsbalans indienen ter onderbouwing van de bedragen zoals opgenomen in de MKBverklaring. Er dient duidelijk te zijn dat het een startende MKB betreft. Hiertoe kunnen bewijsstukken zoals een oprichtingsakte en een KvK-uittreksel als bijlage bij de aanvraag worden ingediend, waaruit duidelijk blijkt wanneer de MKB is opgericht. 22. Mag ik ook geld lenen bij een bank om te zorgen voor cofinanciering? U mag ook geld lenen bij een bank om te zorgen voor cofinanciering voor het MIT project. Aandachtspunt is echter wel, dat de kosten van de lening (bijvoorbeeld rente) niet subsidiabel zijn. 23. Wat wordt er in het aanvraagformulier bedoeld met “Betreft het een eenmalig project”? Het gaat erom dat het geen reguliere bedrijfsactiviteiten betreft en dat het project binnen een jaar na start van het project afgerond kan worden. Het is mogelijk dat een R&D project een beoogd vervolg is.
5
