v)

OPENDOEK vzw – Amateurtheater Vlaanderen werft aan in contractueel verband 1 voltijdse administratieve medewerker Theaterbibliotheek (m/v) FUNCTIECONTEXT De organisatie OPENDOEK - Amateurtheater Vlaanderen is de landelijke organisatie die de artistieke kwaliteit van amateurtheater wil bevorderen en oog heeft voor het maatschappelijke belang ervan. OPENDOEK streeft naar vernieuwing, verjonging en verbreding van de amateurtheatersector door het te stimuleren, informeren, ondersteunen en begeleiden. OPENDOEK probeert iedereen die in zijn vrije tijd bezig is met theater te bereiken. Dus zowel mensen die individueel als in een theatergroep actief zijn. Ook docenten en regisseurs actief in de amateurtheatersector kunnen bij OPENDOEK terecht. Daarnaast heeft OPENDOEK oog voor de brede waaier aan genres en disciplines en voor de diversiteit in de samenleving, gekaderd in de nationale en internationale maatschappelijke en culturele ontwikkelingen. Op 1 januari 2001 is OPENDOEK erkend door de Vlaamse Gemeenschap als enige disciplinaire organisatie voor amateurtheater en wordt sindsdien structureel gesubsidieerd. Vandaag is OPENDOEK, met meer dan 25.000 aangesloten leden, een van de grootste amateurkunstenorganisaties in Vlaanderen. Om een werkbare structuur te hanteren worden de vaste medewerkers op het theatercentrum bijgestaan door 5 provinciale werkingen die uitsluitend door vrijwilligers worden uitgebouwd. Iedere provinciale werking staat o.l.v. een provinciaal secretariaat. Elk provinciaal secretariaat werkt op haar beurt nauw samen met vele andere vrijwilligers die in iedere regio in Vlaanderen actief de werking van OPENDOEK mee promoten. Deze 'ambassadeurs' zorgen er mee voor dat het amateurtheater op wieltjes loopt. De theaterbibliotheek De theaterbibliotheek is één van de structureel uitgewerkte diensten binnen de werking van de organisatie. Aangesloten leden en theatergroepen kunnen er terecht voor het ontlenen van theaterteksten, informatie over auteursrechten en dramaturgische informatie en begeleiding. De online-cataloog is voor iedereen consulteerbaar. Daarnaast worden vanuit de theaterbibliotheek specifieke projecten rond toneelrepertoire uitgewerkt. Bij het aanbod aan teksten en ondersteuning wordt ernaar gestreefd om verschillende doelgroepen te bedienen. Alle ontsloten gegevens over de theaterteksten worden geregistreerd in een online-databank die gekoppeld is aan een publieke cataloog. Je werkt samen met je collega-coördinator en een ploeg van ruim 10 vrijwilligers. Daarnaast maak je deel uit van de 12-koppige OPENDOEK-personeelsploeg: directeur, zakelijk leider, stafmedewerkers, administratieve medewerkers en poetsvrouw. JE TAKENPAKKET 1°. Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Specifiek m.b.t. bibliotheektechnische gegevens: het verwerven, vormen, ontsluiten en ter beschikking stellen van theaterteksten. Voorbeelden van activiteiten:

• • • • • • •

Periodiek verzamelen en invoeren van allerhande vaste, operationele gegevens en cijfers (bv. voorraad kantoormateriaal, (on)betaalde boetes, verzendingskosten,…) Nagaan of gegevens correct en volledig zijn Nakijken van documenten op volledigheid en correctheid Zelf inwinnen van inlichtingen (telefonisch, schriftelijk, via e-mail of via het internet) Opzoeken en aanvragen van nieuwe theaterteksten Periodiek doorsturen van aanvragen tot opvoering van SABAM- en SACD-repertoire Correct ontsluiten van theaterteksten volgens specifieke regels en een programma ontwikkeld op maat van een collectie theaterteksten

2°. Verzorgen en ontsluiten van een klassement/databank teneinde zichzelf, collega’s/medewerkers en klanten in staat te stellen snel en correct gevraagde informatie terug te vinden Voorbeelden van activiteiten: • (Elektronisch) klasseren van brieven, verslagen, mails, handleidingen,… • Beheren van nodige kantoormateriaal • Administratief beheren van uitgaveposten en inkomsten via een bibliotheek-boetesysteem • Bewaren van documenten, informatie, aanvragen, externe communicatie,… op de PC in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, mailbox, online-databank,…) • Medewerkers in de theaterbibliotheek informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3°. Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten en gegevens (lijsten, formulieren,…) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen Voorbeelden van activiteiten: • Lijsten met collectiegegevens selecteren en filteren in functie van repertoireadvies, inventarisatie, statistieken,… met behulp van exporttools gekoppeld aan de online-databank • Opmaken via Microsoft Office-programma’s van een infofolder, reglement,… • Nazien, corrigeren en aanvullen van ontsloten informatie van theaterteksten • Melden van achterhaalde externe communciatie of het suggereren van verbeteracties bij interne en externe communicatie. 4°. Uitvoeren van allerhande administratieve ondersteunde taken i.s.m. vrijwilligers teneinde bij te dragen tot een vlotte (ver)werking van zichtzendingen Voorbeelden van activiteiten: • Opslaan, afdrukken, kopiëren en inbinden van theaterteksten • Herstellen van beschadigde boeken • Klasseren en verzamelen in/uit rekken van theaterteksten • Pakketten theaterteksten verzenden per post na correcte registratie • Verwerken van aanvragen tot zichtzending (telefonisch, elektronisch, bij bezoek van klanten) • Doorsturen van correcte informatie naar de bevoegde medewerker, collega of klant • Ondersteuning bij de gegevensinvoer en –verwerking door vrijwilligers 5°. Verstrekken van eerstelijns-basisinformatie aan de klant. Het kunnen en helpen opzoeken van informatie. Het doorverwijzen bij meer gerichte vragen. Voorbeelden van activiteiten: • Basisrepertoireadvies met behulp van de ontsloten gegevens. • Basisadvies auteursrechten met behulp van bestaande catalogi. • Uitleggen van de zoekfuncties van de cataloog en databank aan klanten en medewerkers. • Toelichten van of verwijzen naar informatie op de website.

JE PROFIEL Deelnemingsvoorwaarden • • •

Minimum 18 jaar Belgische nationaliteit Nederlandstalig

Je diploma • • •

Bij voorkeur diploma hoger onderwijs Attest of diploma Initiatie Bibliotheekwezen is een meerwaarde Attesten van kennis Microsoft-Office Software is een meerwaarde

•

Bij de selectie wordt aandacht gegeven aan verworven competenties

Je technische en fysieke competenties •

• • • • • • • • • • •

Je kan vlot werken met een PC en met de courante Windows-software (Word, Excel, Outlook,…) o Softwarepakket voor tekstverwerking gebruiken (opmaken, structureren,…) o Elektronische post vlot hanteren o Rekenbladen voor beperkte boekhoudkundige administratie, registratie en statistieken Vlot een klavier bedienen en kunnen typen Je kan je snel inwerken in het gebruik van allerlei bedrijfstoepassingen, (specifieke gegevensdatabank van de theaterbibliotheek en ledenbeheer) Perfect Nederlandstalig (zowel mondeling als schriftelijk) met bij voorkeur noties Frans en Engels Kunnen werken met internet Kennis van classificatiesystemen (o.a. zoeken op trefwoorden, sorteren/klasseren van gegevens en materialen). Fysieke competenties: af en aan lopen, klasseren,… Kantoormachines kunnen gebruiken Mondelinge communicatievaardigheden in het Nederlands vlot hanteren Telefoon- en onthaaltechnieken toepassen in het Nederlands Courante schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands vlot hanteren. Je bent vertrouwd met toneelteksten of geïnteresseerd en gemotiveerd om er kennis van op te doen

Je persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren: toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie • Is bereid om nieuwe methodes aan te leren • Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk • Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is • Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen • Is gemotiveerd om nieuwe ‘leerstof’ te verwerken • Wil zijn/haar kennis over theaterteksten (verder) uitbouwen Klantvriendelijkheid: reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten • Helpt klanten op een vriendelijke en adequate wijze voort • Blijft beleefd bij klachten • Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op te lossen • Stelt zich hulpvaardig op • Reageert snel en gepast op vragen van klanten

Samenwerken: werkt mee en informeert anderen • Houdt rekening met de mening van anderen • Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen • Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk zijn • Toont respect voor de verscheidenheid van mensen • Heeft bij voorkeur ervaring en/of kennis van de eigenheid van een vrijwilligerswerking waarop de dagelijkse werking van de theaterbibliotheek steunt Betrouwbaarheid: handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn/haar omgeving en van bestaande regels en afspraken • Respecteert formele regels en afspraken • Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s, klanten, vrijwilligers, occasionele medewerkers,…) • Geeft volledige en juiste informatie door • Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie • Is loyaal tegenover de eigen organisatie • Doet wat hij/zij zegt, komt beloften en afspraken na • Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Plannen: plant eigen werk effectief • Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to do-lijstje, elektronische agenda,…) • Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan • Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd • Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden • Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk • Is flexibel tegen onverwachtse dringende opdrachten en past de gemaakte planning daaraan aan Organiseren: organiseert het eigen werk • Werkt alles tijdig en correct af • Werkt onder tijdsdruk bij dringende of onverwachte opdrachten • Kan op een bepaald ogenblik met oog voor de timing zijn/haar werk afronden • Pakt de zaken efficiënt aan • Kan inspelen op wijzigende omstandigheden Nauwgezetheid: levert met oog voor detail correct werk af • Voert repetitieve administratieve taken foutloos uit • Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in • Blijft aandachtig bij routineuze taken • Controleert het eigen werk • Ziet toe op de correctheid van het uitgevoerde vrijwilligerswerk en rapporteert indien nodig • Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie en administratieve handelingen op, met oog het aanbrengen van correcties of bijsturing HOE SOLLICITEREN Solliciteren kan tot en met zondag 8 november 2009. Om te solliciteren mail je een actuele cv vergezeld van je motivatiebrief naar [email protected], met als onderwerpsvermelding VACATURE THEATERBIBLIOTHEEK.

SELECTIEPROCEDURE Selectieinterviews: 16 en 17 november Selectietest: 18 november, 17u00 ONS AANBOD • • • • •

Je komt terecht in een organisatie in permanente groei die oog heeft voor verandering en een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je werkt te midden van theaterteksten en hebt dagelijks contact met gepassioneerde theaterliefhebbers. Je wordt omringd door een diverse ploeg vrijwilligers en collega’s Voltijds contract van bepaalde duur (tot eind 2011 met mogelijkheid tot verlenging) Verloning op basis van de loonschaal Paritair Comité 329.01

MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie en de selectieprocedure kun je contact opnemen met Ruben Wullaert, coördinator theaterbibliotheek, via [email protected] of op het tel.nr. 03 222 40 92. Voor extra informatie i.v.m. de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Bernard Soenens, directeur, via [email protected] of op het tel.nr. 03 222 40 91.