VBW P E R S O N E E L S P L A N N E R :
RELEASE
1.1
Detailoverzicht gerealiseerde uren: • •
Bij de menuoptie ‘urenregistratie’ is toegevoegd: detailoverzicht en detailoverzicht mailen. Via de laatste button kan het overzicht aan medewerkers worden gemaild. Wellicht ten overvloede, maar de originele gegevens staan erin; dus als de werkgever op de knop mailen klikt, gaat die mail naar de werknemers waarvan een email is ingevuld.
Hoe kunnen onregelmatige werktijden het beste in het systeem worden ingevoerd? Bij de werknemergegevens vormt het gemiddelde aantal uren per week de basis; belangrijk is daarom dat de contracturen overeen komen met het gemiddeld aantal uren dat een werknemer per week werkt. Er is ervoor gekozen om bij de werknemergegevens alleen een arbeidspatroon per week vast te leggen. Als werknemers een wisselend arbeidspatroon hebben, moet dit via een basisplanning (menuoptie Urenregistratie) worden ingeregeld. Dit gaat dus niet via de ‘stamgegevens’ van de werknemer, omdat dit per bloemist erg verschillend kan zijn (sommige bloemisten hebben werknemers die elke week eenzelfde aantal uren werken, andere bloemisten hebben werknemers met die om de week andere uren werken, weer anderen hebben een roulatieschema per 6 weken, etc.) Bij de werknemergegevens moet – bij een afwijkend arbeidspatroon - gekozen worden voor een gemiddelde per week, zodat het juiste aantal uren per jaar berekend wordt. Stel: de heer Vogel werkt de ene week op dinsdag van 13:00 uur tot 17:00 uur en op vrijdag van 09:00 uur tot 17:00 uur en de andere week op maandag van 13:00 uur tot 17:00 uur en vrijdag van 08:00 uur tot 16:00 uur. Bij de uren per week vullen we dan het arbeidspatroon van de eerste week in, omdat het aantal uren per week in beide gevallen hetzelfde is.
Hoe gaat het inregelen van een afwijkend arbeidspatroon dan in zijn werk? Ga naar de menuoptie Urenregistratie. We maken dan een basisplanning aan, die we later gaan kopieren. In ons voorbeeld met het wisselend arbeidspatroon van de heer Vogel, kiezen we een periode van twee weken (omdat zijn arbeidspatroon per twee weken wijzigt) en klikken we op Planning aanmaken.
De planning is nu aangemaakt voor de opgegeven periode. Omdat de heer Vogel een wisselend arbeidspatroon heeft, passen we de tweede week aan (in dit voorbeeld wijzigen we de dinsdag naar de maandag en veranderen we de werktijden op vrijdag). Mocht de heer Vogel op vrijdag in de tweede week op een ander filiaal werken, bijvoorbeeld filiaal Dronten, dan is dat eenvoudig anders in te regelen door winkel/afdeling te wijzigen in filiaal Dronten.
Moet je nu elke twee weken deze planning wijzigen? Nee, een eenmaal aangemaakte planning kun je eenvoudig herhalen met behulp van de knop Planning kopiëren. Geef hier-
voor eerst de periode op die gekopieerd moet worden bij Periode van en Periode tot en klik vervolgens op de knop Planning kopiëren. VBW Personeelsplanner komt vervolgens met de vraag met ingang van welke datum gekopieerde planning moet starten. In dit voorbeeld willen we de tweewekelijkse planning van de heer Vogel herhalen voor de komende twee weken. De ingangsdatum wordt daarom 14 maart, omdat de vorige periode eindigde op 14 maart.
Als we dan de periode aanpassen in 14 maart tot 28 maart (dus de volgende twee weken) en op zoeken klikken, dan zien we dat de planning is aangemaakt zoals we willen (de tweede week heeft het andere arbeidspatroon én op vrijdag het afwijkende filiaal).
Het komt vaak voor dat werknemers in meerdere filialen werken. Bij de basisgegevens kan je een werknemer echter aan slechts 1 filiaal koppelen. Hoe moet je hier mee omgaan? De systematiek hiervoor is gelijk aan werknemers die een wisselend arbeidspatroon per week hebben (zie voorgaande vraag).
Als ik in mei start met de personeelsplanner, moet ik per personeelslid handmatig ieder uur, in iedere maand in voeren. Dit kost heel veel tijd. Ik moet dus roosters maken voor de maanden die al lang geweest zijn. Kan dit niet eenvoudiger? Jazeker. In versie 1.1 van VBW Personeelsplanner is de mogelijkheid toegevoegd om uren te importeren. Ga hiervoor naar de menuoptie Importeren en klik op de link om het voorbeeldimportbestand te downloaden.
Vul vervolgens het importbestand in. De tweede regel is een voorbeeldregel en moet vervangen worden door de eigen gegevens. Daarbij geldt een aantal spelregels:
• • • • • • • •
BSN negen cijfers, werknemer moet bekend zijn in het systeem winkel/afdeling: code zoals vastgelegd bij de bedrijfsgegevens uursoort één letter, letter moet overeenkomen met onderstaande tabel datum: dd-mm-yyyy starttijd: hh:mm eindtijd: hh:mm pauze: geheel getal (standaard 0) opmerkingen: niet verplicht
Code
Uursoort
W
Werkuren
V
Verlofuren
Z
Ziekteuren
D
Ziekteuren (wachtdag)
O
Overig
Wellicht ten overvloede, maar wel essentieel: de werknemers en de winkel/afdelingen moeten al wel in de basisgegevens staan. De werknemer wordt ingelezen op basis van het BSN dat bij de Werknemergegevens vermeld staat (een werknemer mag dus maar één keer voorkomen in de basisgegevens, anders kan er niet geïmporteerd worden!). De code van de winkel/afdeling moet bij de Bedrijfsgegevens vermeld staan.
