1 Handleiding voor het coderen en toepassen van variabele artikelen op de SALES Standaard in de bouw- en installatiesector Versie 1.1, Definitief - go...
Variabele artikelen Handleiding voor het coderen en toepassen van variabele artikelen op de SALES Standaard in de bouw- en installatiesector Versie 1.1, Definitief - goedgekeurd, 19 december 2014
Variabele artikelen
Samenvatting Documenteigenschap
Waarde
Naam
Variabele artikelen
Datum
19 december 2014
Versie
1.1
Status
Definitief - goedgekeurd
Beschrijving
Handleiding voor het coderen en toepassen van variabele artikelen op de SALES Standaard in de bouw- en installatiesector
Versiebeheer Versie
Datum
Aangepast door
Samenvatting van revisie
1.0
29-10-2014
Sarina Pielaat
Publicatie eerste versie.
1.1
19-12-2014
Sarina Pielaat
Additionele voorbeelden en kleine tekstuele correcties.
Jan Westerkamp
Disclaimer GS1 tracht middels haar beleid ten aanzien van intellectueel eigendom (hierna: IE-beleid) mogelijke onzekerheid betreffende aanspraken op intellectueel eigendom weg te nemen. Dit doet GS1 door van de deelnemers aan de Werkgroep die dit Variabele artikelen heeft ontwikkeld te eisen dat ze ermee akkoord gaan om GS1-leden een royaltyvrije licentie of een RAND-licentie voor essentiële octrooien te verlenen, zoals dit is gedefinieerd in het IE-beleid van GS1. Daarnaast wordt er de aandacht op gevestigd dat de mogelijke invoering van een of meer onderdelen van deze Specificatie onderhevig kan zijn aan een octrooi of ander intellectueel eigendomsrecht waarvoor geen essentieel octrooi geldt. Een dergelijk octrooi of ander intellectueel eigendomsrecht valt niet onder de licentieverplichtingen van GS1. Bovendien is de overeenkomst om licenties te verlenen onder het IE-beleid van GS1 niet van toepassing op intellectuele eigendomsrechten en aanspraken van derden die geen deelnemers waren aan de Werkgroep. Daarom worden alle organisaties die werken aan implementatie in overeenstemming met deze Specificatie, door GS1 aangeraden om te bepalen of er octrooien zijn waarvoor geldt dat ze mogelijk een specifieke implementatie omvatten die de organisatie aan het ontwikkelen is in overeenstemming met de Specificatie en of er een licentie onder een octrooi of ander intellectueel eigendomsrecht nodig is. De vaststelling of er al dan niet een licentie nodig is, dient te worden gemaakt in het kader van de details van het specifieke systeem dat door de organisatie is ontwikkeld in overleg met de eigen octrooiadviseur. DIT DOCUMENT WORDT ALS ZODANIG AANGEBODEN ZONDER VERDERE GARANTIES IN WELKE VORM DAN OOK, WAARONDER GARANTIES VAN VERKOOPBAARHEID, NIET-INBREUK, GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL OF ENIGE GARANTIE VOORTVLOEIEND UIT DEZE SPECIFICATIE. GS1 aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit het gebruik of misbruik van deze Norm, of het nu gaat om bijzondere of indirecte schade, gevolgschade of schadevergoedingen. GS1 aanvaardt eveneens geen aansprakelijkheid voor inbreuk op intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot het gebruik van of het zich beroepen op informatie uit dit document. GS1 behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen zonder voorafgaande kennisgeving. GS1 geeft geen garantie voor het gebruik van dit document, aanvaardt geen aansprakelijkheid voor fouten die dit document zou kunnen bevatten en is niet verplicht om de hierin opgenomen informatie te actualiseren.
Extra gegevens in het artikelbericht: ......................................................................... 9
Orderbericht, factuurbericht en verzendbericht ................................................................. 10 Extra gegevens in het orderbericht, verzendbericht en factuur: .................................. 10
Inleiding In de bouw- en installatiesector komt een grote verscheidenheid aan producten voor, zowel in aantallen als in verschijningsvormen. Zo kan een eikenhouten plank in twee vormen worden uitgeleverd; als een standaardpakket met een vaste lengte en hoeveelheid of als een plank met een variabele lengte. Andere productvariabelen die voorkomen, zijn bewerkingen die op het product worden uitgevoerd. Dit zijn standaardbewerkingen (verven, schuren, polijsten) of make-to-order bewerkingen. Binnen de sector worden producten met standaardbewerkingen ‘artikelen met variabelen’ genoemd. De grote verscheidenheid aan producten maakt het automatiseren van het bestelproces lastig. Want hoe kunt u uw artikelen het beste identificeren? Deze handleiding beschrijft de aanpak voor standaardartikelen én artikelen met een variabel gegeven. De make-to-order artikelen vallen buiten de scope van dit document, deze artikelen worden specifiek geproduceerd en kennen geen standaardversie. De handleiding geeft antwoord op de volgende vragen:
-
Hoe identificeer ik deze artikelen met behulp van een GS1 artikelcode.
-
Hoe deel ik de artikelinformatie met klanten.
-
Hoe kunnen klanten de artikelen bestellen (gebruikmakend van de GS1 artikelcode en de SALES Standaard voor de bouw- en installatie).
-
Hoe kunnen de artikelen worden gefactureerd.
De handleiding is toepasbaar in een omgeving waarin de klant rechtstreeks bij de fabrikant of leverancier bestelt, zonder tussenkomst van een groothandel, maar kan ook op andere locaties in de keten gebruikt worden. De aanpak is gebaseerd op bestaande en bewezen oplossingen en is internationaal toepasbaar en ondersteund. De geïllustreerde oplossingen in de handleiding dienen als voorbeeld, de beschreven oplossingen zijn echter inzetbaar voor alle producten die voldoen aan de definitie van ‘artikelen met variabelen’. Bij het schrijven van de handleiding is er is vanuit gegaan dat personen of systemen die de bestellingen genereren, weten wat reële combinaties van variabelen zijn (bijv. ruig hout wordt doorgaans ongelakt geleverd). Verder is het van belang dat de personen of systemen die bestellingen genereren, op de hoogte zijn van de gebruiken die voor een bepaalde productsoort gelden (bijv. dat er bij geschaafd hout een bruto kopmaat wordt besteld maar dat de netto kopmaat geleverd wordt). Implementatiepartners kunnen een belangrijke rol spelen bij het uitsluiten van onmogelijke combinaties. Coproductie Dit document wordt gezamenlijk onderhouden door GS1 Nederland en Ketenstandaard Bouw en Installatie. Ketenstandaard Bouw en Installatie heeft als doel het verbeteren van de processen tussen bedrijven die werkzaam zijn in, leveren aan of afnemer zijn van de bouw- en installatiebranche. Hierbij staat het gebruik van ICT-toepassingen in de communicatie over inkoop/verkoop transacties centraal. Voor vragen of opmerkingen over dit document kunt u contact opnemen met [email protected] en/of [email protected].
Binnen het GS1 codesysteem is de GS1 artikelcode of GTIN (Global Trade Item Number) de basis voor wereldwijde unieke artikelidentificatie. Ieder product en iedere variant van een product krijgt een eigen GS1 artikelcode. Om te beginnen met coderen heeft u een reeks nummers van GS1 Nederland nodig. Deze reeks heet een bedrijfsnummer of een Global Company Prefix. Het doel van de GS1 artikelcode is het identificeren van artikelen, daarnaast is de code de sleutel tot de bijbehorende artikelinformatie in uw computerbestand. Artikelcodes worden opvolgend aan producten toegekend. De eerste stap is bepalen wie er gaat coderen. Het uitgangspunt is dat de bron (merkhouder) codeert:
-
Als de producent/leverancier eigenaar is van het merk, dan voorziet hij de artikelen van GS1 barcodes op basis van zijn eigen GS1 bedrijfsnummer.
-
Huismerken/private labels van afnemers (bijv. een bouwmarkt) worden door de producent/leverancier van GS1 barcodes voorzien op basis van het bedrijfsnummer van de afnemer bij GS1. GS1
Company Prefix
Volgnummer
Controlecijfer
Positie
1 2
3456789
10 11 12
13
Voorbeeld
8 7
1234567
8 9 0
6
Tabel 1.1: opbouw van een GS1 artikelcode*
* Dit is een voorbeeld, GS1 Nederland geeft bedrijfsnummers van verschillende lengtes uit, waardoor u meer (of minder) nummercapaciteit tot uw beschikking heeft.
1.2
Analyse artikelbestand
Unieke kenmerken Ieder product en iedere variant van een product (stijl, kleur, kwaliteit, verpakking etc.) krijgt een eigen unieke GS1 artikelcode. Uw eigen assortiment is hierbij leidend. U kent een nieuwe GS1 artikelcode toe aan alle varianten, samenstellingen en verpakkingsvarianten van een product of van verschillende producten. Zie hoofdstuk 4.1 voor meer informatie over unieke kenmerken. Variabele kenmerken Binnen het GS1 systeem zijn er standaardproducten gedefinieerd (de kenmerken van een product dat de band afrolt zijn identiek aan die van het volgende product) en producten met variabele kenmerken (de producten delen een aantal unieke kenmerken, maar kunnen verschillen in bijvoorbeeld lengte en gewicht). Voor de bouw- en installatiesector zijn deze variabele gegevens van belang in de assortimentsanalyse. Een plank kan namelijk in een standaardlengte of in een specifieke afmeting besteld worden (variabel kenmerk lengte). Als iedere mogelijke centimeter van de plank met een specifieke afmeting een GS1 artikelcode zou krijgen, dan zou dit in een overvloed aan GS1 artikelcodes uitmonden. Daarom wordt aan deze plank een GS1 artikelcode toegekend en wordt het variabele gegeven (de lengte) toegevoegd om het product volledig te identificeren. In hoofdstuk 4 geven we aan welke unieke identificerende kenmerken van belang zijn voor producten binnen de sector. Aan de hand van voorbeeldproducten stellen we vast hoe de variabele gegevens zoals lengte, vierkante cm en andere gegevens worden toegepast binnen het GS1 systeem.
Standaardartikel Een artikel dat in dezelfde uitvoering en samenstelling geproduceerd en verhandeld wordt, met dezelfde unieke kenmerken. Variabel artikel Een artikel dat zonder vooraf gedefinieerde maten, zoals lengte en breedte, verhandeld wordt. Klantspecifiek artikel Een artikel waarbij de leverancier alle mogelijke verschijningsvormen definieert, waaruit de afnemer kan kiezen. Klantspecifieke artikelen worden nooit op voorraad geproduceerd. Deze artikelen vallen buiten de scope van deze handleiding.
1.4
Aanvullende gegevens
De variabele kenmerken van een product worden binnen het GS1 systeem als aanvullende gegevens gedefinieerd naast de identificatie. Deze aanvullende gegevens zijn vastgelegd en omschreven als zogenaamde Application Identifiers. Dit zijn velden met een standaardformaat en voorgedefinieerde inhoud. Zo is het mogelijk om aan de GS1 artikelcode een veld toe te voegen met de lengte van het product dit gegeven in een barcode te vertalen. De ontvangende partij weet bij scanning dat het veld het aanvullend gegeven ‘lengte’ bevat en kan zo op de juiste wijze de gegevens uit de barcode interpreteren.
Binnen het GS1 systeem heeft u de keuze uit meerdere types barcodes. De GS1 artikelcode kunt u in verschillende barcodes vertalen. De keuze voor een barcode is afhankelijk van het afzetkanaal (waar wordt de barcode gescand) en van de gegevens die u in een barcode wilt verwerken.
2.1
EAN13
Wanneer een product ook aan de retail kassa van een bouwmarkt of doe-het-zelf zaak gescand moet kunnen worden, krijgt deze een EAN13-symbool. In de bouw- en installatiesector speelt kassascanning niet voor ieder type product een rol aangezien veel producten alleen in een logistieke omgeving worden gescand. Een voorbeeld van zo’n product zijn 6 planken samen verpakt in plastic, die als pakket in het schap van de bouwmarkt terechtkomen. Een EAN13-symbool kan ook in een logistieke omgeving gescand worden.
Figuur 2.1: voorbeeld van een EAN13-symbool
2.2
GS1-128
Het GS1-128-symbool kan naast een artikelcode (GTIN) ook nog andere gegevens bevatten. Zo kunnen de afmeting, het batchnummer, een productiedatum en nog veel meer andere soorten gegevens toegevoegd worden. Deze velden noemen we de Application Identifiers. De GS1-128 barcode gebruikt u bijvoorbeeld als u meer informatie over het product (bijvoorbeeld de lengte in centimeters) wilt toevoegen. Een plank die in een variabele lengte wordt uitgeleverd kunt u op deze manier van een barcode voorzien. In het retailkanaal wordt deze barcode alleen in de logistieke omgeving gescand en niet aan de kassa. Het scannen van de GS1-128 zorgt ervoor dat u na scannen van de barcode zeker weet dat het juiste product, in de juiste hoeveelheid en met de juiste afmetingen de deur uitgaat.
Figuur 2.2: voorbeeld van een GS1-128 met Application Identifiers
2.3
GS1 DataMatrix
De GS1 DataMatrix is een 2D-symbool dat, net als de GS1-128, meer gegevens kan bevatten naast de GS1 artikelcode. Daarnaast heeft deze barcode nog een ander voordeel; hij kan namelijk rechtstreeks leesbaar op het product aangebracht worden (direct part marking). Dit houdt in dat u deze barcode rechtstreeks (met behulp van o.a. etching/laser marking) op bijvoorbeeld een metalen pijp kunt aanbrengen, zonder dat u van labels gebruik hoeft te maken. Daarnaast is dit type barcode robuuster in vergelijking met andere barcodes omdat deze barcode gebruik maakt van ‘error correction’. Wanneer een barcode terechtkomt in een omgeving waar beschadigingen sneller
optreden, kan dit een interessante keuze zijn. In Zweden heeft men ervoor gekozen om met de GS1 DataMatrix te werken voor houtproducten; zo voldoet men aan de eisen die de EU-houtverordening stelt (traceerbaarheid) en kunnen andere variabele gegevens, zoals de lengte, rechtstreeks op het materiaal worden aangebracht.
Figuur 2.3: voorbeeld van de GS1 DataMatrix op een houtproduct. Naast de GS1 artikelcode is ook de lengte opgenomen en het batchnummer
Variabele: Eenheid die steeds een andere waarde kan hebben (bijv. lengte, breedte, gewicht). Bewerking: Handeling die de aard van het product wijzigt (bijvoorbeeld bewerkt of onbewerkt hout). Optie: Keuzemogelijkheid (Opties vallen buiten de scope van deze oplossing).
3.2
Artikelbericht
In een artikelbericht wordt aangegeven of het een variabel artikel betreft en wat de variabelen zijn. Ook de mogelijke bewerkingen op een artikel moeten in het artikelbericht worden vastgelegd. Op het moment van bestellen, leveren en betalen kan deze informatie worden gebruikt om het juiste artikel te definiëren. Een artikel beschouwen we als een variabel artikel als er bij het bestellen meer dan één eenheid moet worden opgegeven (bijv. stuks EN breedte). Als er maar één eenheid moet worden opgegeven voorziet de huidige oplossing daar al in (bijv. stuks OF lengte).