1
VAP : Vriendelijk anders Pendelen
vzw VAP : Everzwijntjesstraat 3, 1170 Brussel 02/675 05 88 of 0474/97 04 27, e-mail :
[email protected]
VADEMECUM
Inhoud : 1. Afsluiten van een overeenkomst 2. Mobiliteitsfiche 3. Identificatie van “VAP-trajecten” 4. Plaatsen van VAP-borden en infoborden 5. Inschrijving van nieuwe leden (volwassenen en adolescenten) 6. Verzending van de “vapper-kit” 7. Opstellen van een kaart met de VAP-opstapplaatsen 8. Informatie voor de inwoners en animatie van de antenne 9. VAP website 10. Financiering van VAP 11. Praktische info OPSTARTEN EN BEHEREN VAN EEN GEMEENTELIJKE VAPANTENNE IN HET VLAAMSE GEWEST Update 17 12 2012
1. AFSLUITEN VAN EEN OVEREENKOMST Bij het opzetten van een gemeentelijke antenne, wordt een overeenkomst getekend tussen de vzw VAP en het gemeentebestuur. Deze overeenkomst legt de onderlinge verbintenissen vast. Een bijlage legt het concept VAP uit en geeft een reeks veiligheidsraadgevingen. Bij deze overeenkomst wordt de ingevulde mobiliteitsfiche van punt 2 hieronder gevoegd. 2. MOBILITEISFICHE Vooraleer een VAP-antenne op te starten, verdient het aanbeveling een analyse te maken van de mobiliteitsbehoeften in de gemeente en na te gaan welke de te betrekken actoren zijn. Hiertoe stuurt de vzw VAP een gedetailleerde vragenlijst. Ze is bereid zo nodig te helpen bij het invullen hiervan. 3. IDENTIFICATIE VAN “VAP-TRAJECTEN” De ingevulde mobiliteitsfiche laat toe binnen de gemeente de trajecten te bepalen die het best aansluiten op het bestaand aanbod voor openbaar vervoer (bus, trein) en op andere lokale initiatieven (buurtbus, sociale taxi’s,…). Eens deze trajecten bepaald, kiest de gemeente de
2 meest geschikte locaties voor de VAP-opstapplaatsen d.i. de ontmoetingsplaatsen tussen voetgangers en automobilisten. Aanbevolen wordt de bewoners te betrekken bij de keuze van de trajecten en de opstapplaatsen. 4.
PLAATSING VAN DE VAP-BORDEN EN DE INFOPANELEN
4.1 De VAP-borden Door de overeenkomst te tekenen, engageert de gemeente zich tot de aankoop, de installatie en het onderhoud van de VAP-borden die nodig zijn aan de opstapplaatsen om het contact te vergemakkelijken tussen VAP-voetgangers en –automobilisten. De gemeente beslist hoeveel het er zullen zijn en installeert ze alle in één keer of geleidelijk, waarbij zij zelf de meest geschikte plaatsen uitzoekt. Het is ook mogelijk opstapplaatsen te testen door voorlopige borden te plaatsen. Voor een gegroepeerde aankoop van deze VAP-borden heeft de vzw VAP gunstige prijzen bekomen bij de firma DETIGE (adres op de laatste bladzijde). -
De gemeente bestelt zelf de borden. De factuur wordt rechtstreeks naar de gemeente gestuurd. Indien de gemeente een andere leverancier kiest, moet ze het type van het bord respecteren (T250 of G2000) evenals de afmetingen (60 cm breed en 40 cm hoog). In alle antennes moeten de borden immers dezelfde zijn. De afbeelding op het bord (LOGO VAP) kan ze bij de vzw VAP verkrijgen.
4.2 De info-panelen Door het tekenen van de overeenkomst engageert de gemeente zich infopanelen met daarop de VAP-gebruikswijze aan te brengen onder de VAP-borden. Ook voor deze info-panelen heeft de vzw VAP voor een gegroepeerde aankoop gunstige prijzen bekomen bij de firma DETIGE. -
De gemeente bestelt zelf de borden. De factuur wordt rechtstreeks naar de gemeente gestuurd. Indien de gemeente een andere leverancier kiest, moet ze het type van het bord respecteren (T250 of G2000) evenals de afmetingen (20 cm breed en 40 cm hoog). Bovendien moet zij de door de vzw VAP voorgeschreven tekst gebruiken.
Alle VAP-borden kunnen aangebracht worden op bestaande palen of op palen die de gemeente bij haar gebruikelijke leverancier bestelt. Alle palen moeten uiteraard in regel zijn met de wegcode. 4.3 Bijkomende info-dragers De VAP-gebruikswijze en de lijst van de VAP-opstapplaatsen kunnen ook aangebracht worden op de infopanelen van het gemeentehuis of andere openbare gebouwen. Raadgevingen bij de keuze van de plaats van de VAP-borden : -
De uiteindelijke plaats wordt beslist door de gemeente maar het verdient aanbeveling De Lijn en desgevallend de MIVB te raadplegen. VAP heeft immers tot doel het aanbod aan openbaar vervoer aan te vullen door de haltes gemakkelijker bereikbaar te
3
-
maken of door verplaatsingen mogelijk te maken in wijken die niet door het openbaar vervoer bediend worden. Men moet bij de plaatsing van de borden de precieze positie bepalen (GPS lengte- en breedtegraad) om ze gemakkelijk op een google-map te kunnen aanbrengen. Installeer de borden ook op plaatsen waar nu reeds lifters zich regelmatig opstellen. Bij het plaatsen van de borden zal men steeds waken over de veiligheid van de voetgangers en de andere weggebruikers. Indien de gemeente meerdere deelgemeenten omvat, is het aangewezen in iedere deelgemeente ten minste één bord te voorzien. Goede plaatsen voor VAP-borden zijn ook nog: afgeschafte bushaltes, uitritten van benzinestations, grootwarenhuizen, handels- of sportcentra. Twee of drie reserve borden op verplaatsbare staanders zijn altijd nuttig om nieuwe opstapplaatsen uit te testen.
We herinneren eraan dat men ook mag VAP-liften buiten de voorziene opstapplaatsen op voorwaarde dat zowel voetganger als automobilist hierbij ieder risico vermijden. 5. INSCHRIJVING VAN NIEUWE LEDEN Door het tekenen van de overeenkomst engageert de gemeente zich de nieuwe leden in te schrijven en hen de “vapper-kit” te bezorgen. Inschrijvingen kunnen gebeuren langs de website www.vap-vap.be of door middel van een formulier op papier. Er bestaan speciale inschrijfformulieren voor VAP-ADO. 5.1. Inschrijving langs de website : - Zodra iemand zich inschrijft, krijgt de antenne-verantwoordelijke een e-mail. - Hij gaat naar de website www.vap-vap.be -> leden (e-mailadres en paswoord ingeven), -> ledenbeheer -> nieuwe leden bijvoegen. - Daar vindt hij het nieuwe lid terug en begeeft zich naar -> afwerken. Hij vervolledigt de fiche van het nieuwe lid door hem een identificatienummer toe te kennen. Dat nummer bestaat uit de eerste 2 (of 3) letters van de naam van de gemeente en een getal van minstens 2 cijfers, b.v. in Rixensart : ri14. - Hij geeft ook een paswoord aan de leden die een e-mailadres hebben, dat paswoord is per definitie hun identificatienummer. - Hij maakt de “vapper-kit” klaar (zie hieronder). 5.2. Inschrijving door een formulier op papier : - De verantwoordelijk controleert of het formulier correct ingevuld en ondertekend is. Daarna gaat hij naar de website www.vap-vap.be -> leden (e-mailadres en paswoord ingeven) -> nieuwe leden bijvoegen (of nieuwe leden zonder e-mail naargelang) en brengt alle gegevens van het lid aan op het formulier dat verschijnt. - Hij geeft een identificatienummer aan het nieuwe lid (eerste 2 letters van de gemeente + minimum 2 cijfers). - Hij geeft ook een paswoord aan de leden die een e-mailadres hebben, dat paswoord is per definitie hun identificatienummer. - Hij noteert het nummer van het lid op het inschrijfformulier en bewaart dit formulier in de map met de VAP-leden. - Hij maakt de “vapper-kit” klaar (zie hieronder). 5.3 Inschrijving van een VAP-ADO :
4 -
Deze inschrijvingen gebeuren steeds met het inschrijfformulier vermits de handtekening van de ouders gevraagd wordt. Er bestaan speciale VAP-ADO folders maar het formulier kan ook vanaf de website gedownload worden: www.vap-vap.be -> VAP-ADO -> Inschrijfformulier. De afhandeling is dezelfde : bijvoegen in het ledenbestand, identificatienummer toekennen, bijzetten in de map, verzenden van de “vapper-kit”.
Opmerkingen: Alle ledenfiches zitten dus in een map en de gemeente moet zorgen voor het bijhouden van deze mappen. Het is niet absoluut noodzakelijk dat de lidnummers mekaar perfect opvolgen maar ze moeten natuurlijk wel alle verschillend zijn en voorafgegaan door de eerste twee letters van de naam van de gemeente. De volledige ledenlijst op de website laat toe bepaalde sorteringen te maken of af en toe nieuwsbrieven te versturen. Indien personen zich inschrijven op een VAP-stand (b.v. op een braderij) moet het inschrijvingsformulier zorgvuldig gecontroleerd worden en steeds het e-mailadres gevraagd, waarbij men er wel moet bijvoegen dat er slechts enkele mails per jaar door de VAP-antenne zullen verstuurd worden. Indien personen uit een andere gemeente inschrijven, wordt hen gevraagd het formulier op te sturen naar de vzw VAP. Personen uit een gemeente zonder VAP-antenne schrijft men beter niet meteen in maar zal men eerder aanraden zich te wenden tot de vzw VAP. De lijst van de VAP-antennes per provincie vindt men op de website. 6. VERZENDING VAN DE « VAPPER-KIT » Zodra het nieuwe lid ingeschreven is, bezorgt de gemeentelijke VAP-verantwoordelijke hem een “kit”. Iedere nieuwe “vapper” ontvangt een welkomstbrief (de template wordt geleverd door de vzw en is te vinden op de website : leden -> ledenbeheer -> documenten) en twee VAP-folders om aan de naaste buren te geven. De rest van de kit verschilt volgens het type inschrijving. Een voetganger-lid ontvangt zijn lidkaart (volledig met naam en lidnummer) in een geplastificeerd mapje en 3 bestemmingskaarten geschonken door de vzw VAP (“centrum”, “De Lijn” en “B” voor het NMBS-station). Een automobilist-lid ontvangt een VAP-zelfklever (om aan te brengen op de voorruit aan de passagierskant) en zijn lidkaart (volledig met naam een lidnummer) in een geplastificeerd mapje. Opmerkingen : - De gemeente moet zorgen dat zij op de VAP-folder, op de hiertoe vrijgelaten plaats, een stempel aanbrengt met het adres waarnaar de inschrijvingsformulieren moeten gestuurd worden. - De welkomstbrief vermeldt dat de “ standaard” bestemmingskaarten kunnen gedownload worden vanop de website -> De vapper-kit -> De VAP-pictogrammen en dat de voetganger eigen bestemmingskaarten kan ontwerpen en uitprinten dankzij de tool op de website 7. OPSTELLEN VAN EEN KAART MET DE VAP-OPSTAPPLAATSEN
5 De gemeente belast zich met het opstellen van een kaart type “google-map” waarop alle VAPopstapplaatsen aangebracht zijn. -
-
Iedere opstapplaats krijgt een nummer en een adres (lengte- en breedtegraad) evenals een bijkomende referentie zoals b.v. voor bushaltes gebruikt (openbare plaats, plaatsnaam). Idealiter zal de kaart ook andere transportwijzen aangeven: buslijnen, buurtbus, station, CAMBIO-station,… Deze kaart zal ook aangebracht worden op de gemeentelijke website als illustratie bij de rubriek over VAP. Deze kaart wordt uiteraard geüpdated telkens er een VAP-opstapplaats bijkomt of verplaatst wordt. De VAP-website zal een link installeren naar deze kaart op de gemeentelijke website. De gemeente kan deze kaart en de lijst met de VAP-opstapplaatsen afdrukken en aanbrengen op alle plaatsen waar ze de VAP-gebruikswijze installeert.
8. INFORMATIE VOOR DE INWONERS EN ANIMATIE VAN DE ANTENNE Door de overeenkomst te tekenen, engageert de gemeente zich tot het leveren van alle nodige informatie over en het promoten van VAP bij haar inwoners. - Daartoe gebruikt ze de gebruikelijke kanalen: website, gemeenteblad, flyers, enz. - De gemeente kan hulp zoeken bij verenigingen of jeugdbewegingen en hen ook aansporen tot het zoeken van nieuwe leden. - De gemeente kan ook de scholen aanschrijven om het concept VAP-ADO voor te stellen en het te integreren in andere mobiliteitsinitiatieven naar de scholen toe. - Tenslotte kan de gemeente ook de handelaars en andere economische actoren erbij betrekken met het doel de verkeersdrukte in de buurt van handelscentra en bedrijven terug te dringen. - Wij wijzen absoluut op het belang ontmoetingen met de inwoners te organiseren ten einde VAP voor te stellen, aangezien het om een vrij ongebruikelijk concept gaat moeten massale inschrijvingen immers niet meteen verwacht worden. - Enkele uren per maand volstaan om de VAP-antenne actief te houden, maar men moet wel iedere maand ermee bezig zijn… Hieronder vindt u een lijst van ideeën om VAP te promoten. Bij iedere actie zal men proberen een zo groot mogelijk actoren erbij te betrekken zodat de verantwoordelijke met een minimum aan werk een maximaal publiek kan bereiken ! GEMEENTELIJKE WEBSITE : - VAP voorstellen binnen de rubriek Mobiliteit van de gemeentelijke website te samen met het volledige mobiliteitsaanbod (ten einde de complementariteit van alle transportmiddelen te benadrukken). - Duidelijk aangeven op welke plaatsen binnen de gemeente de VAP-folders te vinden zijn. - Met behulp van een “google map” precies aangeven waar de verschillende VAPborden geplaatst zijn. - Nieuwe acties aankondigen.
6 -
Op de gemeentelijke website een link aanleggen naar www.vap-vap.be waarmee belangstellenden kunnen aansluiten, de lijst vinden van alle leden en de VAPopstapplaatsen van andere gemeenten vinden.
COMMUNICATIE : - Meerder malen per jaar in het gemeentelijk blad een artikel over VAP inlassen. - VAP-folders neerleggen aan de loketten van het gemeentehuis, in het NMBS-station, op het politiekantoor, in het cultureel centrum, in het sportcentrum, ... - Een persmededeling verspreiden ter gelegenheid van de plaatsing van de VAP-borden. Bij deze gelegenheid ook de omwonenden uitnodigen. - Een info-zitting houden binnen de gemeentelijke administratie. - Profiteren van andere mobiliteitsacties (fietsdagen, Week van de Vervoering, …). - VAP-affiches aanbrengen in eventuele buurtbussen. - VAP voorstellen bij het OCMW, het PWA, de VDAB, … Op die manier proberen synergieën te creëren. LEDEN : - Regelmatig de lijst op VAP-website checken op nieuwe leden, hen een nummer toekennen en hen de “vapper-kit” toesturen. - De bestaande leden aanschrijven om te herinneren aan het aanbrengen van de sticker in de wagen (automobilisten) en aan het uittesten van het liften aan een opstapplaats (voetgangers). - Aan de leden VAP-affiches uitdelen om aan het venster van de woning aan te brengen ter gelegenheid van de start van de antenne. - De leden aansporen op de website www.vap-vap.be commentaar te leveren over de plaatsing van de borden, de voorgestelde VAP-trajecten, hun ervaringen met VAP, enz. - Aan de leden voorstellen zich met vermelding van VAP op Facebook te plaatsen. HANDELAARS – SCHOLEN – CULTUREEL CENTRUM - SPORTCENTRUM - VAP bekendmaken bij handelaars, ondernemingen, industriezones, dienstenchequebedrijven, dienst voor toerisme, VVV, scholen, ouderverenigingen, sportcentrum, cultureel centrum,… Dit kan gebeuren door een typebrief beschikbaar op de VAP website. Ze aanmoedigen contact te zoeken met de vzw VAP ten einde een samenwerking op te starten. VERENIGINGEN - Contact zoeken met de verenigingen in de gemeente en hen per brief informatie bezorgen over VAP : scouts, gezinsbond, sportverenigingen, wijkkomités, seniorenraad, enz. (typebrief in het ledengedeelte van de website). - Aan de scouts voorstellen contact te zoeken met de vzw VAP om een promotieovereenkomst te sluiten (typebrief in het ledengedeelte van de website). - Hen aanzetten ZELF te VAPPEN ! VERDERE ONTWIKKELING VAN VAP:
7 -
-
-
-
Langs de schepen voor Mobiliteit gebruik maken van projectoproepen van de provincie of het Gewest om punctuele acties voor te stellen (b.v. aankoop en plaatsing van bijkomende VAP-borden, …). Gebruik maken van de Week van de Vervoering om een nieuw VAP-traject uit te testen, tijdelijke publiciteitspanelen voor VAP te plaatsen, een pilootproject te starten met een school of een bedrijf,… Ter gelegenheid van een open-tuinen-dag, een toeristische rally of een andere culturele manifestatie de deelnemers herinneren aan de kansen tot carpoolen geboden door VAP. Verenigingen die evenementen organiseren (festivals, diverse feestelijkheden) aansporen tot VAP-pen om de verkeersdrukte op de plaats van het evenement te beperken.
9. VAP WEBSITE: De vzw VAP verbindt zich ertoe op haar website een pagina ter beschikking te stellen van iedere aangesloten gemeente zodat deze aldaar alle informatie in verband met haar antenne kan posten. Om deze pagina te vervolledigen wordt aan de gemeente gevraagd de vzw VAP de volgende informatie te verschaffen : 1. De coördinaten van de verantwoordelijke voor de antenne (postadres, e-mailadres en telefoon). 2. De kaart van de gemeente met de precieze lijst van de VAP-opstapplaatsen (met aanduiding van lengte- en breedtegraad, of de naam van een nabijgelegen handelszaak of van een gekende plaats) en van de eerste uitgestippelde VAP-trajecten. 3. Het volledige adres van het VAP-artikel op de gemeentelijke website. 4. Het gemeenteschild of een sprekende foto van de gemeente om de gemeentelijke pagina op de VAP-website te illustreren. Op de VAP-website bevindt zich ook een databank die langer hoe meer performant wordt en die toelaat de leden te registreren en het ledenbestand te beheren. De VAP website heeft ook in het ledengedeelte een rubriek “Documenten”. Daar bevinden zich alle typebrieven die kunnen bewerkt worden of onveranderd verstuurd naar nieuwe leden, verenigingen enz. U vindt er ook het Vademecum, de mobiliteitsfiche van de gemeente en andere documenten die regelmatig geüpdatet worden. 10. FINANCIERING VAN VAP Men onderscheidt 3 soorten uitgaven bij het opstarten en beheren van een VAP-antenne : Investering De gemeente bekostigt de aankoop, de plaatsing en het onderhoud van de VAP-borden en – infopanelen. Hiervoor golden op 1 december 2012 bij de firma DETIGE de volgende richtprijzen: - VAP-bord (40 cm hoog op 60 cm breed) + aanhechtingen aan de paal : 50 € + BTW.
8 - Paneel (40 cm hoog op 20 cm breed) voor de VAP-gebruikswijze : 25 € + BTW. - 2 Afzonderlijke aanhechtingen : 8 € + BTW. - De palen om borden en panelen of alleen de borden te dragen, zijn vaak beschikbaar bij de gemeente. Aansluiting bij de vzw VAP De gemeente verbindt zich ertoe aan de vzw VAP een jaarlijks aansluitingsgeld van 500 € te betalen op de rekening 523-0802714-17. Een gedeelte van dit bedrag (100 €) garandeert de toegang tot een aan de gemeentelijke antenne voorbehouden pagina op de website www.vapvap.be en tot de regelmatig bijgehouden databank. Dit bedrag dekt ook de levering van alle materiaal voor de promotie van VAP (affiches, folders) en voor het beheer van de eerste 100 leden van de gemeente (“vapper-kit” met lidkaart, zelfklever, bestemmingskaarten, geplastificeerde mapjes). De gemeente engageert zich tot het betalen van 4 € per lid boven de eerste 100. Hiertoe zal tweemaal per jaar een afrekening gemaakt worden (eind juni en eind december). De inwoners van de gemeente worden gratis lid van VAP. VAP-acties Het gaat hier over de promotie van VAP voor ledenwerving of over bepaalde punctuele acties die kosten kunnen meebrengen (aankondiging van een nieuw VAP-traject, persconferenties, plaatsing van bijkomende VAP-borden, …). Hierbij gaat het meestal over maximaal enkele honderden euro’s per jaar. Hiervoor is het vaak mogelijk steun te vragen bij de provincie of het Gewest in het kader van een of andere projectoproep. 11. PRAKTISCHE INFO 1. Materiaal aan te kopen door de gemeente : - 1 stempel voor de inschrijvingen van nieuwe leden (zie aldaar). - Palen om alle borden te bevestigen. - Borden 600 mm breed en 400 mm hoog met daarop het VAP-logo. - Borden 200 mm breed en 400 mm hoog met daarop de VAP gebruikswijze. 2. Materiaal geleverd door de vzw VAP : - Kennismakingsfolders met inschrijfformulier. - Folders voor VAP-ADO. - Affiches VAP – Affiches VAP-ADO - Affiches « Gebruikswijze » voor de infopanelen. - Lidkaarten. - Zelfklevers. - Bestemmingskaarten. - Geplastificeerde mapjes (met zuignap) om de lidkaart in te schuiven. 3. Adres van DETIGE, de leverancier van alle borden : DETIGE : Rue des Trois Fontaines 6, 1370 Jodoigne, e-mail :
[email protected] Tel : 010/86 70 79 Fax : 010/ 86 01 59
