1/11
Sectoraal comité voor de Federale Overheid Beraadslaging FO nr. 13/2009 van 1 oktober 2009
Betreft: machtigingsaanvraag vanwege het Agentschap Vlaamse Belastingdienst (VLABEL) voor de verwerking van persoonsgegevens die in een gegevensbank van de FOD Financiën en in een databank bij het bedrijf AGES zijn opgeslagen (AF/MA/2009/008)
Het Sectoraal comité voor de Federale Overheid (hierna: "het Comité"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van persoonsgegevens (hierna: "WVP"), inzonderheid de artikelen 31bis en 36bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met
betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van het Agentschap Vlaamse Belastingdienst, ontvangen op 19/06/2009, en de geherformuleerde aanvraag, ontvangen op 01/09/2009; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Fedict op 10/09/2009; Gelet op het technisch en juridisch advies ontvangen op 24/09/2009 Gelet op het verslag van de Voorzitter; Beslist op 01/10/2009, na beraadslaging, als volgt:
Ber FO 13 /2009 - 2/11
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1.
Het Eurovignet is een belasting die van toepassing is op alleenrijdende vrachtwagens,
vrachtwagens met aanhangwagens of traktoren met opleggers die uitsluitend bestemd zijn voor het vervoer van goederen over de weg en waarvan de maximaal toegelaten massa ten minste 12 ton bedraagt. Het betreft een recht voor het gebruik van het wegennet dat, eenmaal geïnd, toelaat om de betrokken voertuigen zonder formaliteiten te laten rijden op het grondgebied van België, Denemarken, Groothertogdom Luxemburg, Nederland en Zweden. Het Eurovignet werd in België ingevoerd door een wet van 27 december 19941. 2.
De organisatie van de betaling van het vignet werd door voornoemde vijf landen toevertrouwd
aan het Duits bedrijf AGES. Deze firma beschikt over een centrale database waarop kan worden nagegaan of het vignet werd betaald. In België registreren momenteel de ontvangkantoren van de FOD Financiën de aanmaak van nieuwe vignetten, de betalingen, de schrappingen, enzovoort, in een centrale database. Elke vijftien minuten worden de wijzigingen in deze database doorgestuurd naar de centrale gegevensbank bij AGES. 3.
Artikel 3, 10° en 11°, van de Bijzondere Wet van 16 januari 1989 betreffende de financiering
van de Gemeenschappen de Gewesten (hierna BFW), bepalen dat de verkeersbelastingen gewestelijke belastingen zijn. Tot op heden werden deze belastingen evenwel op federaal niveau geïnd. Artikel 5, § 3, BFW, bepaalt immers dat de federale staat hiervoor kosteloos instaat, tenzij het gewest er anders over beslist. In een besluit van 10 juli 2008 heeft de Vlaamse Regering beslist om de inning van de verkeersbelastingen, waaronder het Eurovignet, in eigen beheer te nemen en dit met ingang van 1 januari 2010. Het Intern Verzelfstandigd Agentschap Vlaamse Belastingdienst VLABEL2, werd met deze opdracht belast. 4.
Vlabel neemt dus bevoegdheden over van de FOD Financiën. Om de belastingplichtigen te
kunnen registreren, de belasting te kunnen berekenen en te innen, openstaande vorderingen op te volgen, betalingen te registreren en controles uit te voeren, wenst Vlabel gegevens uit de in randnummer 2 vermelde gegevensbank bij de FOD Financiën op te vragen, alsook uit de centrale database van AGES.
1
Wet van 27 december 1994 tot goedkeuring van het Verdrag inzake de heffing van rechten voor het gebruik van bepaalde wegen door zware vrachtwagens, ondertekend te Brussel op 9 februari 1994 door de Regeringen van het Koninkrijk België, het Koninkrijk Denemarken, de Bondsrepubliek Duitsland, het Groothertogdom Luxemburg en het Koninkrijk der Nederlanden, en tot invoering van een Eurovignet overeenkomstig richtlijn 93/89/EEG van de Raad van de Europese Gemeenschappen van 25 oktober 1993. (B.S. 31 december 1994). 2
VLABEL werd opgericht bij een besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het agentschap Vlaamse Belastingsdienst (B.S. 27 juli 2004), gewijzigd bij besluit van de Vlaamse Regering van 14 juli 2006 (B.S. 5 oktober 2006).
Ber FO 13 /2009 - 3/11
5.
Concreet zullen de volgende gegevensverwerkingen plaatsvinden: Er zal een éénmalige gegevensoverdracht plaatsvinden vanuit de FOD Financiën naar Vlabel. Het eurovignet is immers een aangiftebelasting waarbij de belastingplichtige het gebruik van een voertuig aangeeft voor het verkrijgen van een eurovignet. Eens een belastingplichtige voor een eurovignet heeft betaald, moet hij elk jaar vóór de vervaldag ofwel het eurovignet opzeggen ofwel opnieuw betalen, want zonder schrapping loopt het Eurovignet gewoon verder voor een nieuwe periode van 12 maanden. Voor de verwerking van deze inning wordt aan de betrokken belastingplichtigen jaarlijks een uitnodiging tot betaling verstuurd.
Eenmaal een voertuig is aangegeven ontvangt de
belastingplichtige dus het volgende jaar opnieuw een uitnodiging tot betaling totdat deze de aangifte voor het eurovignet opzegt. Aangezien Vlabel ter zake de taken van de FOD Financiën overneemt, is het noodzakelijk dat het weet welke belastingplichtigen in Vlaanderen voor welk voertuig reeds een eurovignet hebben. Gelet op het feit dat enerzijds België en niet Vlaanderen verdragspartij is bij het Eurovignetverdrag (en de andere deelnemende landen er aldus Vlabel de voorkeur aan geven om dit niet te wijzigen) en dat anderzijds. ook de eurovignetten die op Vlaams grondgebied via Vlabel zullen worden geïnd in de database van AGES dienen te worden opgenomen,, is een overdracht van deze “update-gegevens” nodig vanuit Vlabel naar de FOD Financiën.
De
authentieke bron van de gegevens uit Vlaanderen blijft Vlabel. Het is enkel de bedoeling dat de FOD Financiën de door Vlabel aangeleverde “update-gegevens” doorstuurt naar AGES, niet dat de FOD Financiën deze gegevens bewaart. Vlabel moet dus beschikken over een netwerkverbinding om via de databank van de FOD Financiën de stopzetting of wijziging van een eurovignet of de mededeling van een nieuw eurovignet te kunnen doorgeven. Via dezelfde netwerkverbinding zal van de toegezonden informatie aan AGES een bevestiging worden teruggezonden vanuit AGES aan Vlabel.
Voor controledoeleinden heeft Vlabel toegang nodig tot de centrale database van AGES. Deze database bevat immers voor alle tot het systeem van het Eurovignet behorende landen de eurovignetten. Bij een controle op de weg moet dus deze database worden gebruikt; De controleurs van Vlabel zullen rechtstreeks toegang krijgen tot de database van AGES, zonder dat hierbij een tussenkomst van de FOD Financiën voorzien is.
Ber FO 13 /2009 - 4/11
II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID VAN DE AANVRAAG 6.
Krachtens artikel 36bis WVP, "vereist elke elektronische mededeling van persoonsgegevens
door een federale overheidsdienst of door een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid die onder de federale overheid ressorteert een principiële machtiging (van het bevoegd sectoraal comité)". 7.
Het is de taak van dit Comité om na te gaan “of deze mededeling enerzijds nodig is voor de
implementatie van de opdrachten die toevertrouwd worden door of krachtens de wet aan de vragende federale overheid en anderzijds of deze mededeling in zijn diverse aspecten compatibel is met al de geldige normen inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer wat de verwerking van de persoonsgegevens betreft.” (Parl.Doc 50, 2001-2002, nr. 1940/004). 8.
Vlabel plant enerzijds een éénmalige, elektronische opvraging van persoonsgegevens die bij
een federale overheidsdienst, met name bij de FOD Financiën, zijn opgeslagen. Het Comité acht zich ter zake bevoegd. 9.
Anderzijds verzoekt Vlabel met het oog op controledoeleinden ook om een toegang tot de
Duitse centrale AGES-databank. Aangezien deze gegevensbank niet wordt beheerd door een Belgische Federale overheidsdienst, acht het Comité zich evenwel niet bevoegd om hiervoor een machtiging te verlenen. Onderhavige beraadslaging handelt evenmin over de aanlevering van “update-gegevens” vanwege Vlabel aan AGES (via de FOD Financiën). 10.
Het Comité vestigt er wel de aandacht op dat de afwezigheid van een machtigingsplicht niet
wegneemt dat de betrokken instanties ook wat dit luik betreft de principes van de WVP dienen na te leven3.
3
In tegenstelling tot wat in de aanvraag wordt aangegeven, bevat deze gegevensbank immers persoonsgegevens aangezien onder meer het kenteken van de voertuigen erin is opgenomen.
Ber FO 13 /2009 - 5/11
B. TEN GRONDE 1. FINALITEITSBEGINSEL 11.
Artikel 4, § 1, 2°, WVP laat de verwerking van persoonsgegevens slechts toe voor
welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden en de gegevens mogen bovendien niet verder worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden. 12.
Vlabel werd opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van
het agentschap Vlaamse Belastingdienst. Zijn taken worden in artikel 3 van dit besluit als volgt omschreven:
“1° de inning en invordering, met inbegrip van de inkohiering en de bezwaarafhandeling, van de Vlaamse belastingen, inbegrepen de belastingen, aangeduid als heffingen met uitzondering van de heffing op de waterverontreiniging, de heffing op de winning van grondwater, de milieuheffing op de verwijdering van afvalstoffen en de mestheffingen; 2° de uitoefening van de fiscale controle met betrekking tot deze belastingen met uitzondering van de in art. 3, 1° opgesomde heffingen; 3° het invorderen van niet-fiscale schuldvorderingen overeenkomstig het decreet van 22 februari 1995 tot regeling van de invordering van niet-fiscale schuldvorderingen voor de Vlaamse Gemeenschap en de instellingen die eronder ressorteren en het decreet van 22 februari 1995 tot regeling van de invordering van niet-fiscale schuldvorderingen voor het Vlaams Gewest en de instellingen die eronder ressorteren; 4° het innen van retributies en bijzondere (sector)bijdragen voor zover deze taak door de Vlaamse Regering aan het agentschap werd toegewezen; 5° het leveren van de vereiste beleidsgerichte input aan het departement zodat het departement over alle nuttige informatie beschikt om effectief en efficiënt zijn rol te vervullen op het vlak van de beleidsvoorbereiding en -evaluatie en op het vlak van de ondersteuning van de minister bij de opvolging en de aansturing van de uitvoering van het beleid; 6° het uitreiken van attesten voor fiscale vrijstellingen en verminderingen voor zover deze taak niet door de Vlaamse Regering aan een ander beleidsdomein werd toegewezen.”
Ber FO 13 /2009 - 6/11
13.
Gelet op deze bepalingen en rekening houdend met het feit dat het Eurovignet een
gewestelijke belasting betreft4, stelt het Comité vast dat Vlabel instaat voor het registreren van de belastingplichtigen, het berekenen, innen en opvolgen van de openstaande vorderingen, alsook voor het uitvoeren van controles op het terrein en dit voor wat deze belastingen in het Vlaams Gewest betreft. Om deze taken te kunnen vervullen wenst het gegevens te verkrijgen die bij de FOD Financiën worden opgeslagen. 14.
In het licht van de in de vorige alinea omschreven taken van Vlabel, is het Comité van oordeel
dat de geplande gegevensverwerkingen met het oog op welbepaalde en uitdrukkelijk omschreven doeleinden zullen plaatsvinden en het brengt in herinnering dat de gevraagde gegevens enkel met het oog op deze doeleinden mogen verwerkt worden. Rekening houdend met de toepasselijke regelgeving5 en gelet op artikel 5, c), WVP6 zijn de
15.
doeleinden van de door Vlabel beoogde verwerkingen van gegevens, ook toelaatbaar. In deze context dient ook te worden geanalyseerd of de doeleinden van de door Vlabel geplande verwerkingen verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk door de FOD Financiën zijn verwerkt. In onderhavig geval kan worden vastgesteld dat Vlabel ingevolge de wettelijk voorziene7 regionalisering van de verkeersbelastingen de taken van de FOD Financiën inzake het Eurovignet geheel zal overnemen. Het Comité besluit aldus dat er in hoofde van Vlabel geen sprake is van een onverenigbare latere gegevensverwerking. 2. PROPORTIONALITEITSBEGINSEL
2.1. Aard van de gegevens 16.
Artikel 4, § 1, 3°, WVP stelt dat persoonsgegevens toereikend, terzake dienend en niet
overmatig dienen te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of waarvoor zij verder worden verwerkt.
4
Cf. randnummer 1.
5
Het Comité stelt ter zake vast:
6
dat de wet van 27 december 1994 het Eurovignet invoert (cf. randnummer 1);
dat Vlabel onder meer de volgende bevoegdheid heeft: “1° de inning en invordering, met inbegrip van de inkohiering en de bezwaarafhandeling, van de Vlaamse belastingen, inbegrepen de belastingen, aangeduid als heffingen (…) en dat artikel 3, 10° en 11°, BFW, vastlegt dat de verkeersbelastingen gewestelijke belastingen betreffen.
“Persoonsgegevens mogen slechts verwerkt worden in één van de volgende gevallen: (…)
c) wanneer de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke voor de verwerking is onderworpen door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie;(…)” 7
Artikel 3, 10° en 11° BFW.
Ber FO 13 /2009 - 7/11
17.
Vlabel verzoekt om gemachtigd te worden om vanwege de FOD Financiën de volgende
informatie te bekomen:
identificatiegegevens van de aangever van het voertuig en andere informatie noodzakelijk voor het innen van de belasting: i. nationaal nummer of ondernemingsnummer ii. naam van de aangever evenals zijn land van herkomst iii. adres iv. andere contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres v. IBAN en BIC (nuttig bij terugbetaling) vi. contactpersoon (indien verschillend van “naam”) vii. huidig bevoegd kantoor viii. geldigheidsperiode van het Eurovignet ix. gegevens betreffende de betaling ook opgenomen in de database, namelijk het betaalde bedrag, het saldo en het terug te betalen bedrag (indien van toepassing).
technische gegevens van de ingeschreven voertuigen: i. nummerplaat ii. bestaan van een aanhangwagen iii. periode van het Eurovignet (begin- en einddatum) iv. soort voertuig v. chassisnummer vi. maximaal toegelaten massa vii. datum van inverkeerstelling viii. datum van inschrijving ix. aantal assen van het voertuig x. Euronorm.
Na analyse van deze gegevens, stelt het Comité vast dat deze noodzakelijk zijn teneinde het Eurovignet op een correcte manier te kunnen innen en de andere finaliteiten zoals omschreven in randnummer 13 te verwezenlijken. Het Comité besluit dan ook dat de bij de FOD Financiën opgevraagde gegevens, conform zijn aan artikel 4, § 1, 3°, WVP.
Ber FO 13 /2009 - 8/11
2.2. Bewaringstermijn van de gegevens 18.
Vlabel signaleert dat het de gegevens voor onbeperkte duur wenst te bewaren, omdat "de
exacte bepaling van de bewaartermijn van de gegevens niet mogelijk is, bijvoorbeeld ingeval van geschillen". 19.
Aangaande de bewaringstermijn van de gegevens herinnert het Comité er aan dat de
gegevens niet langer bewaard mogen worden dan nodig voor het realiseren van het doeleinde waarvoor ze werden ingezameld (artikel 4, § 1, 5°, WVP). 20.
Het Comité stelt vast dat het in onderhavig geval niet mogelijk is om vooraf een exacte
bewaartermijn vast te leggen. Het is evenwel van oordeel dat in de praktijk een onderscheid kan gemaakt worden tussen verschillende bewaringswijzen. 21.
De behandeling van een hangend dossier – in het kader van de met onderhavige
gegevensverwerking vooropgestelde doeleinden (cf. randnummer 13) – vereist een bewaring van gegevens opdat deze op normale wijze beschikbaar en toegankelijk zouden zijn voor de ambtenaren die belast zijn met het beheer van het dossier. Van zodra de noodzakelijke termijnen voor het administratief beheer van een dossier verstreken zijn, moet de gekozen bewaringswijze aan de gegevens slechts een beperkte beschikbaarheid en toegankelijkheid verlenen. Een dergelijke bewaringswijze moet toelaten om een antwoord te bieden op andere mogelijke doeleinden van deze bewaring, zoals de naleving van de wettelijke voorschriften inzake verjaring of de uitvoering van een administratieve controle. Eens de bewaring niet langer nuttig is dienen de gegevens te worden vernietigd.
2.3. Frequentie van de toegang 22.
Vlabel verzoekt om de éénmalige mededeling te bekomen van onderhavige gegevens, en het
Comité is van oordeel dat dit gepast is in het licht van artikel 4, § 1, 3°, WVP.
2.4. Bestemmelingen en/of derden waaraan gegevens worden meegedeeld 23.
Volgens de informatie verstrekt in de aanvraag worden de gegevens in de eerste plaats intern
gebruikt. Het betreft met name de medewerkers die betrokken zijn bij de operationele processen 8 in het kader van de inning en invordering van het Eurovignet. Het Comité stemt hier mee in.
8
Deze personen staan aldus Vlabel in voor de werking van een ontvangkantoor, voor de bezwaarafhandeling, de afhandeling van geschillen of in het kader van controle.
Ber FO 13 /2009 - 9/11
24.
Vlabel meldt dat er evenwel ook mededelingen aan derden zullen gebeuren:
aan de “Vlaamse infolijn” en dit met het oog op de eerstelijnsopvang van vragen vanwege de belastingplichtige9;
aan notarissen en dit in het kader van de regeling van een nalatenschap waarbij de erfgenamen worden verzocht om een nog openstaande schuld te vereffenen;
aan gerechtsdeurwaarders die worden ingeschakeld om bepaalde nog verschuldigde belastingen te innen;
aan advocaten die in het kader van een geschil omtrent de belastingen optreden voor Vlabel of voor de belastingplichtige.
25.
Het Comité ziet in het licht van artikel 4, § 1, 3° WVP geen bezwaren tegen het feit dat
bovengenoemde personen en instanties toegang hebben tot onderhavige persoonsgegevens. Het verzoekt evenwel om de nodige maatregelen te nemen opdat enkel die personen toegang kunnen krijgen. Specifiek voor wat de Vlaamse Infolijn betreft, benadrukt het Comité ook dat deze instantie onderhavige gegevens enkel mag consulteren en niet zelf mag bewaren. 3. TRANSPARANTIEBEGINSEL 26.
Het Comité herinnert eraan dat een eerlijke verwerking van gegevens een verwerking is die
gebeurt op een transparante wijze. Eén van de hoekstenen van een transparante verwerking, betreft de informatieplicht in de zin van artikel 9 WVP. 27.
In voorliggend geval zal de éénmalige gegevensoverdracht vanuit de FOD Financiën naar
Vlabel evenwel verricht worden met het oog op de toepassing van bepalingen voorgeschreven door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie. Op grond van artikel 9, § 2, 2de lid, b), WVP is in een dergelijke situatie een vrijstelling van de informatieplicht van kracht. Deze vrijstelling neemt echter niet weg dat het Comité er zich kan van vergewissen of er passende waarborgen bestaan voor de bescherming van de fundamentele rechten van de betrokkenen. 28.
Aangezien Vlabel in onderhavig geval de bevoegdheden inzake het Eurovignet van de FOD
Financiën zal overnemen (en in deze ook de authentieke bron zal beheren) en in die hoedanigheid ook de aangifteformulieren en de aanslagbiljetten aan de betrokkenen zal overmaken, zal Vlabel in de toekomst de gegevens de facto rechtstreeks bij de betrokkene inzamelen. Vlabel zal dan ook
9
Vlabel verduidelijkt dat de medewerkers van de Vlaame Infolijn enkel dezelfde gegevens kunnen zien als de burger kan inkijken indien hij via het zogenaamde “Portaal Burger” zijn eigen dossier zou raadplegen.
Ber FO 13 /2009 - 10/11
dienen te voldoen aan de informatieplicht voorzien in artikel 9, §1, WVP, wat meteen ook in het algemeen de nodige waarborgen met zich meebrengt voor wat betreft de transparantie ten aanzien van de betrokkene. 29.
Concreet stipuleert artikel 9, § 1, WVP, dat wanneer persoonsgegevens betreffende de
betrokkene bij hemzelf worden verkregen, de verantwoordelijke voor de verwerking uiterlijk op het moment dat de gegevens worden verkregen aan de betrokkene ten minste de hierna volgende informatie moet verstrekken:
“a) de naam en het adres van de verantwoordelijke voor de verwerking en, in voorkomend geval, van diens vertegenwoordiger; b) de doeleinden van de verwerking; c) het bestaan van een recht om zich op verzoek en kosteloos tegen de voorgenomen verwerking van hem betreffende persoonsgegevens te verzetten, indien de verwerking verricht wordt met het oog op direct marketing; d) andere bijkomende informatie, met name : – de ontvangers of de categorieën ontvangers van de gegevens, – het al dan niet verplichte karakter van het antwoord en de eventuele gevolgen van nietbeantwoording, – het bestaan van een recht op toegang en op verbetering van de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben; behalve indien die verdere informatie, met inachtneming van de specifieke omstandigheden waaronder de persoonsgegevens verkregen worden, niet nodig is om tegenover de betrokkene een eerlijke verwerking te waarborgen; (…)” 30.
Het Comité verzoekt Vlabel om deze informatie in de toekomst via het aangifteformulier en het
aanslagbiljet aan de betrokkene mede te delen. 4. BEVEILIGING 31.
Uit de door Vlabel meegedeelde stukken blijkt dat het over een veiligheidsconsulent en een
veiligheidsbeleid beschikt, evenals over een plan in toepassing ervan. Het Comité heeft er akte van genomen. 32.
Het Comité vestigt tot slot de aandacht op het feit dat elke beveiligde gegevensstroom vereist
dat aan beide zijden veiligheidsmaatregelen worden genomen, dus ook door de FOD Financiën. Met betrekking tot dit aspect van de beveiliging kan het Comité zich evenwel niet uitspreken vermits
Ber FO 13 /2009 - 11/11
hierover geen enkele informatie werd verstrekt. Een evaluatievragenlijst met verwijzing naar de door de
Commissie
voor
de
Bescherming
van
de
Persoonlijke
Levenssfeer
gepubliceerde
"Referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoongegevens" dient dan ook door deze instelling te worden ingevuld.
OM DEZE REDENEN, het Comité
machtigt Vlabel om mededeling te bekomen van de gevraagde gegevens die bij de FOD Financiën worden bewaard en dit om de doelstellingen zoals omschreven in randnummer 13 te verwezenlijken, mits voldaan wordt aan de hierboven aangehaalde vereisten (zie randnummers 14, 20-21, 25, 28-30);
onderwerpt tot slot ook de inwerkingtreding van deze machtiging aan de volgende voorwaarde: de zending door de FOD Financiën van de volledige en juist ingevulde vragenlijst over de veiligheid en een geschikt informatiebeveiligingsplan.
Voor de Administrateur m.v.,
De Voorzitter,
(get.) Patrick Van Wouwe
(get.) Willem Debeuckelaere
