1/7
Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr 02/2015 van 21 januari 2015
Betreft: Machtigingsaanvraag van de Vrije Universiteit Brussel (VUB) voor toegang tot het Rijksregister in het kader van een doctoraatsonderzoek: "Trajecten van uithandengegeven
jeugddelinquenten: een kwalitatief onderzoek naar de gevolgen van de uithandengeving op de justitiële trajecten in de jongvolwassenheid" (RN-MA-2014-458)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met
betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van de VUB ontvangen op 06/11/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 09/12/2014; Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beraadslaging RR 02 /2015 - 2/7
Beslist op 21 januari 2015, na beraadslaging, als volgt:
I.
VOORWERP VAN DE AANVRAAG
1. De aanvraag heeft tot doel om de VUB, Faculteit Recht en Criminologie, hierna de aanvrager, te machtigen om voor een beperkte doelgroep mededeling te verkrijgen van informatie afgeleid uit het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 6° WRR (plaats en datum van overlijden), meer bepaald of deze personen al dan niet nog in leven zijn en dit met het oog op het verrichten van
wetenschappelijk
onderzoek,
namelijk
een
doctoraatsonderzoek:
"Trajecten
van
uithandengegeven jeugddelinquenten: een kwalitatief onderzoek naar de gevolgen van de uithandengeving op de justitiële trajecten in de jongvolwassenheid ". 2. De doelgroep (210 personen) van wie die informatie uit het Rijksregister wordt gevraagd komt uit een reeds bestaande onderzoeksgroep van respondenten die in 1999, 2000 of 2001 uithanden werden gegeven. 3. De aanvrager wil enkel de bevestiging vanuit het Rijksregister of deze personen al dan niet nog in leven zijn en dit om na te gaan of er een verhoogd mortaliteitscijfer is in deze groep en om bias van de gegevens weg te werken en wetenschappelijke juistheid te bekomen in het doctoraatsonderzoek. Met betrekking tot deze personen wordt dus noch de plaats van eventueel overlijden, noch de exacte datum van eventueel overlijden gevraagd.
II.
ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG
4. De aanvrager werd reeds een aantal keren gemachtigd om mededeling te krijgen van informatiegegevens uit het Rijksregister met het oog op het verrichten van wetenschappelijk onderzoek1. 5. Het onderzoek van het Comité kan zich er bijgevolg toe beperken na te gaan of: -het nagestreefde doeleinde welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd is in de zin van artikel 4, § 1, 2°, WVP; -de gegevens waarvan de mededeling wordt gevraagd niet overmatig zijn, rekening houdend met het doeleinde.
1
Onder andere beraadslaging RR nr. 21/2011 van 20 april 2011 en beraadslaging RR nr. 25/2013 van 17 april 2013.
. . .
Beraadslaging RR 02 /2015 - 3/7
A. DOELEINDE 6. De gegevens zullen gebruikt worden in het kader van het doctoraatsonderzoek: "Trajecten van
uithandengegeven jeugddelinquenten: een kwalitatief onderzoek naar de gevolgen van de uithandengeving op de justitiële trajecten in de jongvolwassenheid". 7. In dit onderzoek wordt verder gewerkt op bestaande onderzoeken uit 2003-2004 en 2004-2005 waarin een groep jeugddelinquenten werd onderzocht die door de jeugdrechter uit handen werden gegeven zodat ze net als volwassenen onder de regels van het strafrecht berecht konden worden. Zo werd getracht om de praktijk van uithandengeving, het traject voor en na de uithandengeving en het profiel van uithandengegeven jongeren te schetsen. 8. In het huidig doctoraatsonderzoek wordt verder gewerkt met de 210 uithandengegeven respondenten die werden geselecteerd in de vorige onderzoeken met als doel een longitudinaal beeld te schetsen van het traject dat plaatsvindt na de uithandengeving aan de hand van een lange termijn opvolging van de respondenten. Teneinde dit (strafrechtelijke) traject te schetsen heeft de aanvrager de strafbladen en detentiedossiers van de respondenten opgevraagd en verkregen. 9. Vanuit wetenschappelijk oogpunt is het voor de analyse van de aanvrager belangrijk na te gaan of iedereen in de onderzoekspopulatie nog steeds in leven is. Indien er veel overlijdens zijn, kan dit de resultaten van de analyse van het strafrechtelijk en detentietraject in de volwassenheid vertekenen, omdat het ontbreken van nieuwe veroordelingen te wijten is aan het overlijden. Indien de aanvrager niet van hun overlijden op de hoogte is, worden deze resultaten dan verkeerd geïnterpreteerd. Voorts is het wetenschappelijk gezien erg relevant om deze doelgroep te controleren op overlijdens gezien uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat voornamelijk mannelijke
volwassenen
die
regelmatig
in
de
gevangenis
verblijven
een
verhoogd
mortaliteitscijfer hebben. Het is dus aangewezen om na te gaan of in betrokken groep nog iedereen in leven is. Zo kan de aanvrager kijken of er ook in zijn steekproef sprake is van een verhoogd mortaliteitscijfer. 10. Het Comité gaat, overeenkomstig zijn bevoegdheid, enkel na of de gegevens van de doelgroep waarover de aanvrager reeds beschikt, verrijkt mogen worden met de thans gevraagde informatie “al dan niet overleden” afkomstig uit het Rijksregister. 11. Door te weten te komen of er al dan niet overlijdens zijn in de te onderzoeken populatie is de aanvrager in staat om de vertekening van de resultaten weg te werken om zo wetenschappelijke juistheid te bekomen. In wetenschappelijk onderzoek wordt steeds nagestreefd om mogelijke
Beraadslaging RR 02 /2015 - 4/7
bias door de ontbrekende data te vermijden, dit kan enkel indien de empirische gegevens volledig zijn. 12. Het hierboven omschreven en nagestreefde doeleinde is welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd in de zin van artikel 4, § 1, 2°, WVP.
B. PROPORTIONALITEIT B.1. Ten overstaan van de gegevens 13. De aanvrager verzoekt met betrekking tot een staal van 210 personen niet om het eigenlijke informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 6° WRR (plaats en datum van overlijden), maar wil enkel de bevestiging vanuit het Rijksregister of zij al dan niet in leven zijn en dit om na te gaan of er een verhoogd mortaliteitscijfer is in deze groep en om bias van de gegevens weg te werken en wetenschappelijke juistheid te bekomen. 14. Het Comité besluit dat deze bevestiging in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP.
B.2. Ten overstaan van de frequentie van de mededeling en de duur van de machtiging 15. Het onderzoek loopt nog tot het jaar 2016. Om te kijken of er nog personen overleden zijn, is het voor de aanvrager belangrijk om jaarlijks de gegevens over overlijdens op te kunnen vragen ten einde updates te kunnen maken tijdens de duur van het onderzoek. De aanvrager wenst voor de periode 2014-2015-2016 dus jaarlijkse bevestiging te verkrijgen of betrokkenen nog in leven zijn of niet. 16. Het Comité is van oordeel dat een dergelijke frequentie van de mededeling (jaarlijks) en duur van de machtiging (3 jaar, de duur van het onderzoek) gepast is.
B.3. Ten overstaan van de bewaringstermijn 17. De aanvrager stelt een bewaringstermijn voorop van drie jaar, dit is de termijn dat het onderzoek loopt. Tijdens deze drie jaar wordt de onderzochte groep geanalyseerd en zijn de gegevens dus noodzakelijk voor de wetenschappelijke juistheid. 18. Het Comité stelt vast dat deze bewaartermijn aanvaardbaar is in het licht van artikel 4, § 1, 5°, WVP.
Beraadslaging RR 02 /2015 - 5/7
19. Het Comité benadrukt dat ten laatste na afloop van die drie jaar de gegevens, verstrekt door het Rijksregister, moeten worden vernietigd.
B.4. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden 20. Uit de aanvraag blijkt dat het gebruik van de gevraagde informatie intern geschiedt, dit wil zeggen door de betrokken doctoraatstudent tewerkgesteld door de aanvrager. Er is mededeling aan derden in die zin dat de onderzoeksresultaten op geanonimiseerde wijze besproken zullen worden met de promotoren en eveneens op geanonimiseerde wijze zullen gepubliceerd worden.
C. BEVEILIGING C.1. Consulent inzake informatiebeveiliging 21. Uit de door de aanvrager meegedeelde evaluatievragenlijst voor de kandidaat-consulent inzake informatiebeveiliging blijkt dat hij beschikt over een consulent inzake informatiebeveiliging, zoals voorgeschreven door artikel 10 WRR. 22. Het Comité heeft er akte van genomen.
C.2. Informatiebeveiligingsbeleid 23. Uit
de
door
de
aanvrager
meegedeelde
conformiteitsverklaring
inzake
het
informatiebeveiligingssysteem blijkt dat hij beschikt over een informatiebeveiligingsbeleid. 24. Het Comité heeft er akte van genomen.
C.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen 25. Volgens de aanvraag zal de meegedeelde informatie omtrent de betrokken personen enkel toegankelijk zijn voor de doctoraatstudent tewerkgesteld door de aanvrager. 26. De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen waarop de personen vermeld worden die toegang hebben tot het meegedeelde rijksregistergegeven of het gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd en ter beschikking van het Comité gehouden worden.
Beraadslaging RR 02 /2015 - 6/7
27. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten daarenboven een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens, te bewaren.
D. AANGIFTEPLICHT 28. Het Comité vestigt de aandacht van de aanvrager erop dat hij, vooraleer met de verwerking aan te vangen, moet waken over de naleving van artikel 17 (aangifte) WVP.
E. RAPPORTAGE 29. Het Comité verzoekt dat de aanvrager nadat het onderzoek is afgerond een exemplaar van het onderzoeksrapport, in papieren of elektronische vorm, moet bezorgen aan het Comité met vermelding van het nummer van onderhavige beraadslaging.
F. VERNIETIGING LIJST AANVRAGER 30. Het Rijksregister moet, ten laatste op 31 december 2016 (de voorziene eindduur van het onderzoek) de lijst met personen verstrekt door de aanvrager en van wie het Rijksregister dus jaarlijks moet bevestigen of ze al dan niet nog in leven zijn vernietigen, aangezien er daarna geen operationele reden meer is voor het Rijksregister om deze lijst van de aanvrager nog langer bij te houden.
OM DEZE REDENEN, Het Comité 1° machtigt de Vrije Universiteit Brussel, Faculteit Recht en Criminologie, om onder de voorwaarden uiteengezet in de beraadslaging voor het doeleinde vermeld onder punt A de bevestiging te krijgen vanuit het Rijksregister of de personen uit de onderzoekspopulatie al dan niet nog in leven zijn; 2° verzoekt dat de aanvrager nadat het onderzoek is afgerond een exemplaar van het onderzoeksrapport, in papieren of elektronische vorm, moet bezorgen aan het Comité met vermelding van het nummer van onderhavige beraadslaging;
Beraadslaging RR 02 /2015 - 7/7
3° bepaalt dat indien op een later tijdstip een wijziging wordt aangebracht aan de organisatie van de
informatieveiligheid
die
een
impact
kan
hebben
op
de
antwoorden
die
met
het
veiligheidsformulier aan het Comité werden verstrekt (aanstelling van een consulent inzake informatieveiligheid en antwoorden op de vragen m.b.t. de organisatie van de veiligheid), de aanvrager een nieuwe vragenlijst i.v.m. de stand van de informatieveiligheid naar waarheid moet invullen en aan het Comité moet bezorgen. Het Comité meldt de ontvangst ervan en behoudt het recht om daarop later eventueel te reageren; 4°
bepaalt
dat
wanneer
het
Comité
de
aanvrager
een
vragenlijst
betreffende
de
informatieveiligheid stuurt, deze laatste die vragenlijst waarheidsgetrouw moet invullen en terugsturen aan het Comité. Die laatste zal de ontvangst bevestigen en hierop reageren indien hiertoe aanleiding bestaat. Voor de Wnd. Administrateur, afw
De Voorzitter,
(get.) An Machtens
(get.) Mireille Salmon
Wnd. Afdelingshoofd ORM
