VALID VIEWS JANUARI 2015 Bi-Modal IT Rock Solid en Fluid
www.valid.nl
4
Everybody’s happy
Valids werkplekvisie en de invulling daarvan
“IT ANDERS UITBESTEDEN VRAAGT MOED.” RENE GEELHUYZEN (IT DIRECTEUR SMARTWARES)
WWW.VALID.NL 1
6
Mijn Vesteda Self Service Klantportaal
7
IT ANDERS UITBESTEDEN VRAAGT MOED SMARTWARES, ONDER MEER BEKEND VAN CONSUMENTENMERKEN ALS SORBO, TRISTAR EN PRINCESS, WILDE DE IT IN LIJN BRENGEN MET DE GROEISTRATEGIE. DE VOOR DE HAND LIGGENDE AANPAK IN ZO’N GEVAL: STEL EEN UITVOERIG PROGRAMMA VAN EISEN VAST, DOE EEN UITGEBREIDE LEVERANCIERSSELECTIE EN GIET DE GEMAAKTE AFSPRAKEN IN BETON. IT- DIRECTEUR RENÉ GEELHUYZEN DEED HET ANDERS, SAMEN MET VALID. HET RESULTAAT: BETERE, GOEDKOPERE EN FLEXIBELERE IT IN DE CLOUD VAN VALID. Het Nederlandse bedrijf Smartwares biedt een uitgebreide selectie van smart home essentials voor gebruik in en om het huis: van verlichting en beveiligingssystemen tot huishoud artikelen en kleding. Het bedrijf laat al drie jaar op rij groei met dubbele cijfers zien. Bij Smartwares werken meer dan duizend mensen vanuit vestigingen in Europa en Azië. Smartwares wil groeien, zowel autonoom als door het plegen van acquisitie. Dat laatste om voorop te lopen in de consolidatiegolf die gaande is in de diverse markten waarin Smartwares actief is. Om nieuwe bedrijven gemakkelijk op te nemen en om kosten te verminderen, is het belangrijk de backofficeprocessen en -voorzieningen te standaardiseren en te uniformeren. One Smartwares is daarbij het thema.
René Geelhuyzen (Smartwares): “Onze IT-kosten liggen lager dan die van onze peers.“ 2
Rene Geelhuyzen is in 2012 aangetrokken om de One Smartwares-gedachte op IT los te laten. “Mijn opdracht was: ‘het moet beter en goedkoper’. Smartwares bestond uit een aantal bedrijven met elk hun eigen IT, die niet overal even goed was geregeld. Het bekende beeld van de server in de bezemkast met een paraplu erboven tegen lekkages kon je hier daadwerkelijk aantreffen. Dat moest professioneler. Niet alleen
om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen, maar ook om flexibeler te worden.” GEEN LIJVIG SLA Geelhuyzen wilde de IT outsourcen en de beschikking krijgen over een generiek IT-platform dat wereldwijd toegang biedt tot de erop draaiende systemen. Bij voorgaande werkgevers heeft hij tal van outsourcingtrajecten meegemaakt die meestal volgens het boekje werden opgezet: op basis van een uitvoerige requirementsanalyse en een selectietraject om ten slotte bij één van de grote serviceproviders uit te komen, gevolgd door een langdurig implementatietraject en bekroond door een lijvig SLA. “Zo’n traject duurt lang en is kostbaar. Ik ben op zoek gegaan naar een middelgrote partner die openstond voor een andere aanpak. Een bedrijf met een goede staat van dienst waar ik zo nodig de baas van de baas kan spreken.” Eind 2012 kwam Geelhuyzen bij Valid terecht en dat klikte meteen. Valid bleek bereid om op basis van globale eisen en
wensen met een oplossing te komen. Smartwares wilde een schaalbaar en flexibel concept, zonder het zelf te moeten managen en met een payper-use-betalingsmodel. Daarin kon Valid voorzien op basis van de eigen cloud die kort tevoren was gelanceerd. “Smartwares was de eerste grote klant die in onze cloud landde”, zegt Rob Mertz, accountmanager bij Valid. De IT die naar Valid is overgegaan betreft servers, kantoorautomatiseringssoftware en het SAP-ERP-systeem. HOOG TEMPO Er waren onzekerheden. Het tempo was erg hoog, de scope en het platform waren niet volledig uitgekristalliseerd en de technische requirements stonden niet op papier. Geelhuyzen heeft bepaald zijn nek uitgestoken, ook in het eigen managementteam. Mertz: “Voor ons was het ook best een avontuur om aan de slag te gaan op basis van een globale richting. Smartwares gaf ons het vertrouwen om
aan het werk te gaan vanwege onze best practices en professionaliteit.” Binnen een jaar waren vier van de vijf bedrijven overgestapt naar de Valid Cloud. Het vijfde bedrijf is minder urgent, omdat zij de zaken al goed voor elkaar heeft. Het moest beter en goedkoper. Is dat gelukt? “Ja, onze IT is nu veel robuuster en flexibeler. De kwaliteit is een stuk beter. En goedkoper? Een onafhankelijke benchmark laat zien dat onze IT-kosten lager liggen dan die van onze peers.” Geelhuyzen is goed te spreken over de samenwerking met Valid: “We hebben natuurlijk best wat discussies gehad. In zo’n traject heb je altijd hick-ups. Daar hebben we open en eerlijk over gesproken met respect voor elkaars standpunten en belangen. We hebben geen moment het gevoel gehad dat ons het vel over de oren is gehaald en dat we voor elke aanpassingen extra moesten betalen. We hebben destijds de goede keuze gemaakt.”
“ONZE IT-KOSTEN LIGGEN LAGER DAN DIE VAN ONZE PEERS“ VALID VIEWS I JANUARI 2015 WWW.VALID.NL
3
Bi-Modal IT ROCK SOLID ÉN FLUID Mogelijk heeft u er al van gehoord en anders gaat u er binnenkort ongetwijfeld van horen: Bi-Modal IT. Gedreven door veranderend sociaal gedrag, op haar beurt mogelijk gemaakt door tech nologische ontwikkelingen als cloud, mobile en Big Data, verandert de wijze waarop bedrijven en organisaties hun business ontwikkelen zeer in grijpend. De business wordt digital. De wijze waarop u als IT-manager deze veranderingen kunt ondersteunen, vergt een nieuwe zienswijze. Aan de 4
ene kant dient u ervoor te zorgen dat basissystemen binnen uw IT-omgeving robuust, gedegen en veilig zijn. Daar naast moet IT snel kunnen inspelen op de veranderingen in de markt en de behoeften van uw business. ‘Rock Solid’ en ‘Fluid’ zijn termen die industrywatcher Gartner hiervoor gebruikt. ROCK SOLID IT De boekhouding, het HR-systeem en de productie-automatisering zijn voorbeelden van systemen waarbij de business erop rekent dat IT zorgdraagt
voor beschikbaarheid, integriteit, veilig heid en lage kosten. Om dat waar te maken, hebben we de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in mensen, processen en tools die ervoor hebben gezorgd dat we de benodigde business kunnen geven. Uw mensen zijn getraind in ITIL. Beheer en changemanagement zijn onder controle. Systeemontwikkeling vindt onder architectuur plaats. En planning en control wordt ondersteund met de juiste governancestructuren.
VAN IT ZAL WORDEN VERWACHT DAT ZIJ BUSINESSINNOVATIES WEET TE ONDERSTEUNEN MET INNOVATIEVE IT-OPLOSSINGEN. invloed op uw bedrijfsimago vanwege hun reputatie in blogs.
Virtualisatie heeft vergaande conso lidatie mogelijk gemaakt en waar nodig is geoutsourced. De kosten per eenheid IT zijn daarmee drastisch gereduceerd en de kwaliteit is hoog. Dankzij deze ontwikkelingen heeft u met uw IT-afdeling een stevig fundament gelegd onder de bedrijfsprocessen en de rentabiliteit van uw bedrijf. IT is volwassen en beheersbaar geworden. FLUID IT Menselijk gedrag is echter fundamenteel aan het veranderen. Zo gaat het niet langer om het bezit van dingen, maar om de mogelijkheid om iets te kunnen gebruiken als je het nodig hebt. Uber en Airbnb stellen de traditionele businessmodellen al op de proef. Relaties tussen mensen veranderen fundamenteel. Jongeren hebben vaker virtueel contact op Facebook en Instagram, dan dat ze hun vrienden fysiek ontmoeten. Klanten krijgen veel
Bedrijven en instellingen zijn al druk bezig om hun marketing en verkoop hierop af te stemmen. Maar de veranderingen gaan veel verder. Door de veranderingen in menselijk gedrag in combinatie met enabelers zoals cloud, mobile, Big Data en binnenkort Internet of Things, gaan hele nieuwe producten en bedrijfsmodellen ont staan. Er gaat door bedrijven en instel lingen gexperimenteerd worden met nieuwe communicatiekanalen naar klanten, er zullen geheel nieuwe digitale producten en diensten ontstaan en een aantal traditionele bedrijfsmodellen zal plaatsmaken voor nieuwe, vaak nog uit te vinden verdienmodellen. En ook de communicatie naar de arbeidsmarkt wijzigt drastisch. Van IT zal worden verwacht dat zij businessinnovaties weet te ondersteunen met innovatieve IT-oplossingen. Apps, Data Discovery, intelligente producten, virtual reality zijn een aantal voorbeelden daarvan. Bovendien ligt het tempo hoog: er wordt door klanten en business gedacht in dagen en weken, niet in maanden en jaren. Startups
hebben geen legacysystemen om voor te zorgen. Maar ook in uw eigen bedrijf ontstaan startups. Mensen en afdelingen die naar buiten kijken, benutten de mogelijkheden die bijvoorbeeld Software-as-a-Service biedt. Op die manier evolueren zij de producten, diensten en bedrijfsprocessen binnen uw bedrijf in hoog tempo. En dat tempo is nodig om de markt bij te houden. WHAT’S IN IT FOR YOU?!
Als IT-manager heeft u de uitdaging om deze fundamentele innovaties te ondersteunen ‘terwijl de winkel open blijft voor business’. Dat vergt van u dat u de twee modi gelijktijdig blijft ondersteunen: ‘Rock Solid’ en ‘Fluid’. Het is een serieuze overweging om in elk geval het gedachtengoed van Bi-Modal IT te adopteren en uw bedrijf daarop zelfs te organiseren. Daarnaast is het belangrijk om met partners samen te werken die het concept van Bi-Modal IT begrijpen en de praktische vertaling kunnen maken naar de dagelijkse praktijk van oplossingen, architectuur, security en governance. Zo behoudt u uw solide basis én kunt u de kansen benutten die de snelle veranderingen u bieden. VALID VIEWS I JANUARI 2015 WWW.VALID.NL
5
meer is tegen te houden, ofschoon veel IT-afdelingen hiervoor nog wel hun best doen. BYOD en CYOD worden wel toegestaan, maar moeten dan vaak voldoen aan strakke regeltjes en passen in de bestaande werkwijze. Het zorgt vaak voor gekunstelde oplossingen die alleen maar beperkingen opwerpen en niet ertoe leiden dat de potentie van deze devices volledig worden benut.
Everybody’s happy! Valids werkplekvisie en de invulling daarvan De IT-gebruiker leeft een beetje in de Gouden Eeuw. De tijd dat je al heel blij mocht zijn als je een laptop had of een mobiele telefoon, ligt niet eens zover achter ons. Tegenwoordig heeft zowat iedereen een laptop, een smartphone en veelal ook een tablet. Die handige app of extra storage, het zijn inmiddels allemaal zaken waar de gebruiker vaak niet eens meer voor bij de IT-afdeling aanklopt. Online is alles snel en probleemloos te regelen. Geen servicewindow, vermoeiende autorisatieprocedures of lange doorlooptijden waar hij rekening mee moet houden. De IT-gebruiker is veel zelfstandiger geworden. Hij bepaalt zelf welke app hij nodig heeft om zijn werk te doen, waar hij zijn werk doet en ook met welke device hij werkt. Vooral dat laatste gaat welhaast intuïtief. De IT-gebruiker switcht naadloos tussen de verschillende devices die hij ter beschikking heeft. Hij verwacht niet dat hij een full client van zijn CRM-applicatie op zijn smartphone heeft. Een subset van de belangrijkste functies is voldoende en veel praktischer. Op zijn smartphone gebruikt hij CRM immers alleen om dat 6
ene adres op te zoeken of de status van de laatste order te bekijken. Als hij meer wilt, dan gebruikt hij daar zijn laptop voor. Productiviteit en effectiviteit staan voorop. Voor IT-afdelingen is het vooral ‘omdenken’ geblazen. In een niet al te ver verleden waren zij king of the castle. Zij bepaalden welke device je kreeg, met welke applicaties je je werk moest doen en waar je je werk mocht doen. Welhaast ondenkbaar voor gebruikers in deze tijd, toch? De praktijk valt tegen. IT-afdelingen worstelen om het tempo en de behoeftes van de IT-gebruikers bij te houden en in te vullen. In het kader van security en kostenbesparing zoeken IT-afdelingen nog steeds zoveel mogelijk naar de grootste gemene deler. Gebruikers worden nog steeds ingedeeld in categorieën. Met twee, maximaal drie smaakjes voor wat betreft de werkplek, is voor de gebruikers de koek wel op. Bring Your Own Device (BYOD) en Choose Your Own Device (CYOD) zijn inmiddels verloren wedstrijden voor de IT-afdelingen. Een tsunami die niet
Terwijl mensen op de IT-afdeling denken dat ze prima aan de weg timmeren, blijft de IT-eindgebruiker nog steeds onbegrepen. Het wordt tijd om te gaan ‘omdenken’. Niet de bestaande systemen moeten centraal staan, maar de gebruikers. Zij zijn het bedrijfskapitaal dat optimaal ondersteund moet worden. Valid onderkent dat als geen ander en zorgt er met zijn werkplekoplossing voor dat gebruikers eindelijk krijgen wat ze nodig hebben. Valid heeft een modulair concept ontwikkeld dat gebruikers voorziet in een portal waar al zijn corporate applicaties, cloud applicaties (waaronder Office 365), opslagdiensten en personal apps weergegeven worden. De portal is voor de gebruiker volledig transparant. Start hij zijn CRM-applicatie vanaf de laptop op, dan krijgt hij de full client van de applicatie. Doet hij dat met zijn smartphone, dan krijgt hij een subset van de belangrijkste functies. En uiteraard is de IT-afdeling in control. Bedrijfsdata zijn en blijven secure. De IT-afdeling zorgt ervoor wat de gebruiker waar en vanaf welke device met welke data mag doen. Dit in overeenstemming met het beleid hierop. Vertrouwelijke gegevens uitprinten vanaf een laptop op kantoor is wellicht prima, maar vanaf een pc in een internetcafé is het niet gewenst. Eindelijk kan de IT-afdeling gebruikers bieden waar ze behoefte aan hebben. Een mooie combinatie van ‘Rock Solid’ en ‘Fluid’.
MIJN VESTEDA
EEN SELFSERVICE KLANTPORTAAL VOOR HUURDERS DE UITDAGING
Vesteda Property Management stond aan de vooravond van een uitdagende verandering van de organisatie. Om dezelfde - of zelfs betere - dienst verlening te bieden met de nieuwe organisatie, is het idee voor een klantportaal gelanceerd. Dit portaal moet huurders selfservice bieden en het fungeert als loket om met Vesteda in contact te komen. DE OPLOSSING
De vraag om een klantportaal te realiseren is door Valid grondig onderzocht. De uitdaging bleek maar voor een klein deel in de realisatie van het portaal te zitten. Veel groter was de uitdaging om alle processen die in de backendsystemen van Vesteda worden uitgevoerd te integreren. Valid heeft dan ook een volledig nieuwe architectuur aangeboden waarmee Vesteda een
nieuw paradigma heeft geadopteerd om systeemintegratie te realiseren. Deze architectuur is gebaseerd op het principe dat berichten tussen systemen altijd dienen te worden uitgewisseld, ook als een systeem tijdelijk niet beschikbaar is. Valid heeft voor dit soort scenario’s het product NServiceBus in zijn portfolio beschikbaar en heeft dat al bij diverse relaties ingezet. Deze servicebuscomponent is enorm krachtig en biedt een hoge mate van betrouwbaarheid voor complexe integratiescenario’s.
Valid en Vesteda. Door tussentijdse opleveringen van de onderdelen kon er snel feedback worden gegeven op het geleverde product, waardoor de kwaliteit van de software snel op peil was. Hierdoor is het klantportaal in september gelanceerd zonder noemenswaardige problemen. Naast de uitvoer van het project hebben Valids architecten en consultants Vesteda aan alle kanten bijgestaan om op een nieuwe manier te denken, te werken en om de nieuwe systeemarchitectuur zelf te kunnen onderhouden.
DE AANPAK
Door een agile aanpak van het project is, in de periode van januari tot augustus, in een zestal sprints de diverse onderdelen van de klantportaaloplossing gerealiseerd. Hierbij is er intensief samengewerkt met alle betrokken partijen: drie systeemleveranciers,
WAT HEBBEN WE BEREIKT?
Vesteda heeft een klantportaal, maar ook een volledig nieuw systeemarchitectuur gekregen. Hoewel daar initieel niet om is gevraagd, illustreert dit wel de manier waarop Valid toegevoegde waarde levert. We kijken daarbij verder dan de vraag; we proberen ook de waarde van een oplossing voor de organisatie te verhogen. Daar worden nu de vruchten van geplukt, want nieuwe processen en integratiescenario’s worden op de dezelfde manier aangevlogen. Dit geeft slagkracht, flexibiliteit en vooral een hoge mate van voorspelbaarheid van kwaliteit. Er wordt nu ook nagedacht over mobiele toepassingen voor huurders, want de architectuur die Valid heeft voorgesteld is er een van deze tijd en biedt de mogelijkheden waar een moderne onderneming om vraagt. Vesteda is ready for the future! VALID VIEWS I JANUARI 2015 WWW.VALID.NL
7
THE NEXT STEP DE BLUEPRINT VOOR GROEI
Afgelopen jaar heeft Valid haar 15e verjaardag gevierd. Met de jubileumfestiviteiten werd tevens de overgang naar onze volgende levensfase ingeluid. Een nieuwe levensfase met stevige ambities voor verdergaande professionalisering en groei. Om hieraan invulling te geven, is Valid actief aan de slag gegaan met een blueprint voor haar organisatie. Centraal in deze blueprint staat een portfolio van attractieve producten c.q. diensten. Diensten waar onze klanten behoefte aan hebben, waarmee we hen vooruit helpen en waarmee we iets bijzonders toevoegen. Dat we doeltreffend moeten communiceren middels onder andere onze website - ligt voor de hand. Het moet volstrekt helder zijn wat we precies doen en vooral wat we betekenen voor onze klanten. Eenmaal aan tafel willen onze accountmanagers en consultants precies weten wat er speelt bij een klant. Welke ambities heeft een klant en waar worstelt hij mee? Zo kunnen we een goed voorstel doen en onze diensten succesvol leveren, waarbij het voldoen aan de verwachtingen van de klant het minimum is en het overtreffen ervan ons doel. Verder werkt Valid in toenemende mate samen met zijn partners. Partners die complementaire producten en diensten leveren, zodat we de beste oplossing voor onze klanten kunnen bieden. Onze ondersteunende processen worden LEAN ingericht. De lat ligt daarbij hoog. De kwaliteit dient optimaal te zijn, de processen dienen geen ballast te bevatten en vergaand geautomatiseerd te zijn. Dankzij onze managementrapportages en dashboard kunnen wij effectief sturen. Onze business dienen we MEAN te bedrijven. We dienen onze concurrenten af te troeven door de beste oplossingen voor de klant te bieden. Onze kernwaarden Voorop en Scherp zorgen daarbij voor de innovatie en onze kernwaarden Dichtbij en Echt voor de persoonlijke invalshoek. Met het blueprint denken en doen gaan we een next step zetten. En er voor onze klanten uit halen wat erin zit, voor enthousiaste medewerkers zorgen en, bijna vanzelfsprekend dan, voor een gezond bedrijf.
Meer informatie over een artikel of tips voor de redactie? Laat het ons weten: mail naar
[email protected] of bel 088 - 900 95 00.
8
