Ultimo IT Service Management
Kenmerkend Ultimo
Inleiding Al sinds 1988 ondersteunen wij organisaties bij de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Met behulp van onze modulair opgebouwde software voorzien wij u van een pasklare oplossing. Niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst. Want dankzij de flexibiliteit is de standaard software ook nog eens op maat te snijden op uw unieke situatie. En als die situatie verandert, dan verandert de software eenvoudig met u mee. Dankzij het flexibele karakter en de modulaire opbouw is het tevens mogelijk om extra synergie te behalen, door al uw andere ondersteunende processen binnen uw organisatie met hetzelfde systeem te automatiseren. Door de sterke nadruk op usability bij de ontwikkeling van de software, is de software volgens onze klanten prettig in gebruik. Voorbeelden zijn het gebruik van aansprekende pictogrammen, handige verkenners, intelligente zoekmogelijkheden en de eenduidige schermopbouw met handige tabbladen en informatie pop-ups, zodat bijbehorende informatie altijd snel voorhanden is. Voor elke organisatie en ondersteuningsbehoefte bieden wij een passende oplossing. Zo kunt u er bijvoorbeeld voor kiezen om middels een gefaseerd groeimodel de ondersteuning naar wens uit te breiden, waardoor de investering en implementatie behapbaar blijven.
iPhone 5
Uw gebruiksvriendelijke standaard op maat
Een duurzame investering met lage beheerkosten
U krijgt de beschikking over bewezen en gebruiksvriendelijke standaardsoftware, conform marktstandaarden. Maar uw situatie blijft op bepaalde aspecten uniek. De software is daarom eenvoudig op maat te snijden om extra rendement en gebruiksgemak te behalen. Hiervoor krijgt u de beschikking over een standaard meegeleverde customization tool.
Met een investering in Ultimo geniet u lange tijd van een technologisch vooruitstrevend product, dat op continue basis wordt doorontwikkeld door ons eigen team software developers. Doordat u ook zelf aanpassingen in de software door kunt voeren, kunt u de beheerkosten laag houden, door te besparen op consultancykosten.
Alle ondersteunende processen onder één paraplu
Al sinds 1988 betrokken en betrouwbaar
De Ultimo software kan prima worden ingezet voor een eenvoudig vraagstuk, maar indien u dat wenst is Ultimo ook uitstekend in te zetten als integrale oplossing voor IT service management, facility management, maintenance management, fleet management & human resource management. Alles eenvoudig onder één paraplu, ongeacht uw bedrijfsgrootte of branche.
De betrokken houding vloeit voort uit het jarenlang opgebouwde vakmanschap en de overtuiging van het nut van praktisch toepasbare software. Bij de (door-) ontwikkeling van de software staan ontwikkelingen in de markt en de meningen van onze klanten, die middels klantenpanels actief participeren, centraal. De organisatie heeft sinds de oprichting een solide (financieel) beleid gevoerd en is vandaag de dag dan ook een betrouwbare partner voor diverse stakeholders, ook op maatschappelijk gebied.
De software kan worden aangeschaft, zodat u zelf eigenaar wordt en het beheer in eigen handen neemt, of u kunt er voor kiezen om een maandelijkse huurovereenkomst aan te gaan (Software as a Service), waardoor u geen eigenaar wordt, maar ook geen omkijken hebt naar het beheer van de software. Naast de toonaangevende software bieden wij u een uitgebreid dienstenaanbod om u te begeleiden bij de implementatie en te ondersteunen bij het dagelijkse gebruik, in de vorm van trainingen en onze deskundige helpdesk.
Nokia Lumia
Samsung Tab
Met onze software en services uw processen optimaal ingericht
Samsung Galaxy
Ultimo flexibiliteit met de Ultimo Customization Tool
Desktop Desktop
Dankzij de Ultimo Customization Tool is het onder meer mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu’s, velden en veldlabels aan te passen en nieuwe menu’s en schermen aan te maken. Ook kunt u velden en tabellen toevoegen en extra relaties vastleggen in het systeem. De aanpassingen kunnen door uzelf (of uw applicatiebeheerder) of door ons worden uitgevoerd.
Surface
2
Het is onze filosofie dat de software aangepast moet kunnen worden aan de werkwijze van de organisatie in plaats van dat de organisatie zich moet voegen naar het systeem. Uiteraard is de implementatie van Ultimo vaak wel aanleiding voor procesoptimalisaties, die mogelijk zijn met behulp van de applicatie. Dankzij de flexibiliteit kunnen wij de software in verregaande mate aanpassen aan uw specifieke situatie. We hebben het dan niet over maatwerk, maar over aanpassingen binnen de standaard met behulp van de Ultimo Customization Tool. Het doel is om de software zo optimaal mogelijk aan te laten sluiten bij uw werkprocessen en daarmee de prestaties verder te verbeteren.
Laptop
3
Aan de slag met moderne ITSM-software
Moduleoverzicht
FINANCIËN
De compacte en herkenbare vorm van het ISM-procesmodel sluit uitstekend aan bij de toegankelijkheid van de Ultimo software. Zodoende is het, in samenwerking met Servitect, de grondlegger van het ISM-model, mogelijk gemaakt om Ultimo ITSM functioneel te laten aansluiten op het ISM-framework. Ook de FSM-methode, voor functioneel beheer, wordt door Ultimo IT Service Management ondersteund. Vraag bij ons meer informatie op over de ISM/FSM-functionaliteit in Ultimo IT Service Management.
Geschikt voor iedere bedrijfsgrootte Elke organisatie is anders en heeft verschillende behoeften aan passende ondersteuning. De Ultimo software voorziet hierin door de modulaire opbouw en de flexibiliteit van de applicatie. U kunt de ondersteuning kiezen die past bij uw wensen en uw budget.
KENNISBOOM
CONTRACTENBEHEER
ULTIMO CUSTOMIZATION TOOL
SERVICEAANVRAAGBEHEER
DASHBOARDS
SERVICE LEVEL AGREEMENTS
AUTORISATIEBEHEER
PROBLEEMBEHEER
RAPPORTAGES
URENVERANTWOORDING
WORKFLOW SCHEDULER+
WIJZIGINGSBEHEER
STANDAARD NOTIFICATIES
AFSCHRIJVINGEN
E-MAILIMPORT
ULTIMO GO
VERZENDEN VAN E-MAIL
MULTI-JOBS
STAMGEGEVENSBEHEER
INCIDENTENBEHEER
VOORRAADBEHEER EN INKOOP
CONFIGURATIEBEHEER (CMDB)
OBJECTEN FLEXIBILITEIT
DIVERSE INTERFACES
Fleet Management
PERSONENBEHEER
ad mini
Met Ultimo IT Service Management beschikt u over moderne ITSM-tooling, die gebaseerd is op de meest voorkomende ITIL-principes. Ook is de software gecertificeerd door partnerorganisatie Servitect om conform de ISM/FSM-methoden ingericht te worden. Dit zorgt ervoor dat de software nauw aansluit bij de praktijk en u in staat bent ITSM efficiënt en doelgericht in te richten en uw dienstverlening naar een hoger niveau te tillen.
WERKSTROOM
iPhone 5
Gecertificeerde software
COMMUNICAT
N o k i a L u mia
De IT-omgeving van uw organisatie vertegenwoordigt een grote waarde. De ITSM software verschaft u direct meer inzicht in uw IT-assets en IT-infrastructuur en maakt het mogelijk om uw IT-beleid adequaat bij te sturen. Het configuratiebeheer, het beheer van problemen en bekende fouten en de doorvoering van wijzigingen in de IT-omgeving verloopt op gestructureerde wijze. De IT Service Management software biedt verder ondersteuning bij het beheer van contracten, release management, afschrijving en vervanging, voorraadbeheer en inkoop van IT-middelen.
IT Service Management
S a m s u n g Tab
Uw IT-omgeving strak geregisseerd
Het Integrated Service Management (ISM)-procesmodel van Servitect is een praktisch model, waarmee de IT-beheerorganisatie snel en efficiënt kan bepalen wat er moet gebeuren, wanneer en door wie en met behulp van welke middelen. In slechts zes primaire processen worden de werkzaamheden op tactisch en operationeel vlak beschreven. De processen zijn tot op activiteitenniveau vastgelegd en sluiten aan op de bekende ITIL-processen. Het model is compact en herkenbaar vormgegeven, waardoor ISM eenvoudig is toe te passen in iedere organisatie.
y
Op communicatief gebied is het mogelijk om Self Service in te zetten, waardoor de druk op de helpdesk verlaagd kan worden. Het voordeel van Self Service is dat uw klanten ‘in control’ en betrokken zijn bij hun melding. De opgebouwde kennis in de kennisboom kan (optioneel) ook door klanten gebruikt worden, met als mogelijk resultaat dat een melding al verholpen is, voordat hij gemeld is. Middels e-mail wordt de klant op de hoogte gehouden van de status.
Ultimo & ISM/FSM
Sam s u n g G alax
Verbeter de kwaliteit en verhoog de efficiency bij de afhandeling van incidenten en serviceaanvragen bij uw servicedesk/ helpdesk. Met de kennisboomintegratie en de borging van afgesproken Service Level Agreements beschikken de medewerkers over handige tools om de eerstelijns afhandeling zo optimaal mogelijk te verrichten. Meldingen die niet direct afgehandeld kunnen worden, worden doorgezet naar de juiste back office.
Ultimo IT Service Management beschikt standaard over een groot aantal functionaliteiten. Het basispakket is tevens naar wens uit te breiden met optionele modules. Alle softwaremodules worden op de volgende pagina’s kort beschreven. In de hieronder staande figuur kunt u zien welke modules u standaard tot uw beschikking krijgt en welke modules optioneel in te zetten zijn.
Desktop
Kwaliteitsimpuls bij incidenten en serviceaanvragen
Laptop
Ultimo IT Service Management is een volwaardige en moderne oplossing voor professioneel IT Service Management. Doelgericht en efficiënt werkt u met de gebruiksvriendelijke tooling aan kwaliteitsverbetering, kostenbeheersing en de creatie van meer overzicht. Hierdoor lift u de dienstverlening van uw IT-afdeling naar een steeds hoger niveau. De schaalbaarheid van de software stelt u in staat de software in te zetten voor één, enkele of al uw IT service management processen (in onderlinge samenhang). U bepaalt dus zelf de mate van ondersteuning en kunt op elk moment naadloos doorgroeien.
Maintenance Management
SELF SERVICE
IT Service Management
WERKSTROOM OBJECTEN COMMUNICATIE FINANCIËN
Ook te combineren met onze Infra Asset Management oplossingen voor: Facility Management Fleet Management
FLEXIBILITEIT & TECHNIEK
Fleet Management Management Fleet Maintenance Management
STANDAARD
Maintenance Maintenance Management Management IT Service Management
OPTIONEEL DEELS STANDAARD, DEELS OPTIONEEL
IT IT Service Service Management Management Infra Asset Management Infra Asset Asset Management Management Infra Facility Management
4
Facility Facility Management Management
5
Surface
Desktop Desktop Incidentenbeheer
Probleembeheer
Multi-jobs
Het beheer van incidenten is een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van de IT-afdeling. Met de module Incidentenbeheer kunt u op eenvoudige en gestructureerde wijze incidenten registreren, waardoor u waardevolle historie opbouwt en verrichtingen van medewerkers worden vastgelegd. Door de vastlegging van gegevens worden eerstelijns incidentmeldingen doorgaans sneller opgelost, doordat de symptomen vergeleken kunnen worden met eerdere incidenten, bekende fouten en problemen. Is een incident niet routinematig (tijdelijk) te verhelpen, dan kan er een tweedelijns melding (of uiteindelijk probleem) van gemaakt worden. Uiteraard wordt er een relatie gelegd met de afgesproken Service Level Agreements. Het is tevens mogelijk een incident op te splitsen in deelincidenten of direct een wijzigingsverzoek in te dienen op basis van een incident.
Na de analyse van binnengekomen incidenten, kunt u tot de conclusie komen dat bepaalde incidenten een structureel karakter hebben. De module Probleembeheer maakt het mogelijk om deze incidenten te groeperen, analyseren en om te zetten naar bekende fouten. Van bekende fouten kunt u vervolgens de oplossing doorvoeren. Dit kan door deze direct af te handelen, of door een wijzigingsaanvraag in te dienen. Door incidenten te analyseren via de module Probleembeheer kunt u het aantal incidenten in de toekomst reduceren.
De module Multi-Jobs is speciaal gemaakt voor de coördinatie van multidisciplinaire werkzaamheden. Immers, in de praktijk is het soms wenselijk om werkzaamheden te bundelen of in volgorde na elkaar uit te laten voeren. Bijvoorbeeld bij een kleine verbouwing of bij de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Een bijbehorend Gantt-diagram maakt de planning erg overzichtelijk.
iPhone 5
Nokia Lu
Naast de meldgestuurde activiteiten biedt de module Serviceaanvraagbeheer ook de mogelijkheid om terugkerende handelingen, periodiek te genereren (operations management).
Houd grip op uw voorraden en de inkoop van middelen. Registreer het volledige proces van offerteaanvraag, bestelling, leveringen/retouren en (credit)facturatie. Optioneel is webshopintegratie mogelijk in combinatie met de module Self Service. U houdt hiermee meer controle over het aanvraagproces vanuit Self Service en kunt efficiënt uw producten leveren.
Wijzigingsbeheer Met behulp van de module Wijzigingsbeheer kunt u controle houden over veranderingen en aanpassingen die u wilt doorvoeren binnen uw IT-omgeving. Met een gestructureerde workflow en sjablonen (en met behulp van een Gantt-diagram) minimaliseert u de kans op foutieve aanpassingen van eventueel onderling afhankelijke wijzigingsjobs. Vanzelfsprekend registreert u de gebruikte resources. Indien gewenst kunnen wijzigingen samengebracht worden in het Releasebeheer, waarmee u releases overzichtelijk kunt beheren.
iPad mini
Naast incidenten die door gebruikers worden gemeld, is het mogelijk dat er serviceaanvragen bij uw IT-afdeling binnen komen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een wachtwoordreset of een verzoek voor hulp op de werkplek. Met de module Serviceaanvraagbeheer kunt u op eenvoudige wijze onderscheid maken tussen serviceaanvragen en incidenten, conform ITIL 3. Door de workflow voor (service)aanvragen te scheiden van uw reguliere incidentenbeheer, kunt u uw dienstverlening beter structureren. Ook in deze module wordt rekening gehouden met de afspraken uit uw Service Level Agreements.
Voorraadbeheer en Inkoop
Uw helpdesk werkt overzichtelijker, waardoor de efficiency vergroot en de dienstverlening aan de klanten verbetert
Configuratiebeheer (CMDB)
iPad
Serviceaanvraagbeheer
6
Laptop
Met de module Configuratiebeheer creëert u overzicht in alle denkbare configuratie(-items), zoals hardware, software en telefonie. Daarnaast kunt u alle relevante informatie aan de configuratie(-items) koppelen, waaronder organisatorische en technische informatie, afbeeldingen, documenten, (service-) contracten en personeelsleden. Er zijn relaties inzichtelijk met uitgevoerde werkzaamheden en integraties met network inventory tools en sccm houden uw CMDB up to date. Ook eenvoudig licentiebeheer behoort tot de mogelijkheden.
Uw voordelen + Ondervind meer structuur en gemak bij de afhandeling van incidenten door een strak geregisseerde IT-omgeving + Zorg op eenvoudige wijze voor onderscheid tussen serviceaanvragen en incidenten met de module Serviceaanvraagbeheer + Reduceer het aantal incidenten door structurele incidenten te groeperen en te analyseren + Borg alle relevante informatie over uw configuraties en configuratie-items door deze overzichtelijk vast te leggen
7
Surface
Desktop Desktop
Laptop
Kennisboom
Rapportages
Stamgegevensbeheer
Contractenbeheer
Met de kennisboomfunctionaliteit vergroot u de afhandelsnelheid van incidenten. Door gebruik te maken van de opgebouwde kennis, bent u in staat incidenten sneller eerstelijns af te handelen en zodoende de druk op de back office(s) te verminderen. De module biedt tevens de mogelijkheid om gebruik te maken van suggesties. Op basis van de omschrijving van een incident, worden direct mogelijke oplossingen aangedragen. Wanneer u de kennisboom integreert binnen de module Self Service (optioneel), kunnen gebruikers een oplossing aangedragen krijgen, nog voordat het incident wordt gemeld. Dit kan een reducerende werking hebben op het aantal incidenten.
Om uw inzicht te vergroten en te monitoren of u aan uw doelstellingen voldoet, is het noodzakelijk dat u regelmatig rapportages inziet en analyseert. Ultimo IT Service Management beschikt over een groot aantal standaard rapportages. Mocht u onverhoopt een rapport missen dat voor u belangrijk is, dan kunnen wij of uzelf deze rapportage samenstellen met behulp van een externe rapportagetool. Met deze rapportagetool is het mogelijk om alle informatie die u in Ultimo heeft vastgelegd te ontsluiten.
Leg diverse stamgegevens vast, die worden gebruikt bij verschillende modules. Denk aan leveranciers, documentatie, vestigingen en afdelingen. De gegevens worden éénmalig vastgelegd, waardoor ze op één centrale plek in Ultimo kunnen worden beheerd. Indien gewenst is het mogelijk om stamgegevens vanuit een andere applicatie, bijvoorbeeld een ERP-systeem, aan Ultimo beschikbaar te stellen.
Beheer uw contracten en verzekeringen digitaal en vergroot het overzicht en de structuur. Maak ook looptijden en opzegtermijnen inzichtelijk, zodat u op tijd uw afspraken bij kunt sturen of beëindigen. Er kunnen relaties worden gelegd met uw IT-assets, Service Level Agreements, werkzaamheden, periodiek onderhoud en het voorraadbeheer.
Ultimo IT Service Management wordt standaard geleverd met een aantal voorgedefinieerde notificaties. Voorbeelden zijn notificaties bij een statuswijziging van een incident of een notificatie bij een dreiging van een overschreiding van een SLA-norm. Ook is het mogelijk om extra notificaties toe te voegen, of bestaande notificaties aan te passen. In dat geval kunt u gebruik maken van de optionele module Workflow Scheduler+.
iPad mini
De standaard dashboards zorgen ervoor dat u kunt sturen op belangrijke Key Performance Indicatoren (KPI’s). De dashboards geven u grafisch inzicht in onder andere de planning, uitvoering en voortgang van activiteiten en het borgen van Service Level Agreements. Wanneer u nog meer diepgang wenst in uw dashboards, kunt u gebruik maken van de rapportagetool QlikView. Speciaal voor Ultimo zijn er templates ontwikkeld, waarmee u een volledig, dynamisch en interactief managementoverzicht tot uw beschikking heeft.
Verzenden van E-mail Dankzij de standaard e-mailtemplates, is het vanuit uw Ultimo applicatie mogelijk om e-mails naar belanghebbenden te versturen om hen (proactief) te informeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het informeren over de voortgang van een melding. Indien gewenst is het met de Ultimo Customization Tool mogelijk om de standaard templates aan te passen of nieuwe templates toe te voegen.
iPhone 5
Nokia Lu
Grip op uw IT-business met Ultimo dashboards en rapportages
8
Met behulp van deze module legt u de gegevens vast van uw medewerkers. Een interface met Active Directory of een HRM-systeem is mogelijk. De informatie wordt gebruikt bij de andere in gebruik zijnde modules.
Standaard notificaties
Self Service
iPad
Dashboards
Personenbeheer
Met de module Self Service is het mogelijk om uw (interne) klanten op actieve wijze te betrekken bij het proces en efficiencywinst te behalen. De module Self Service kan bijvoorbeeld worden ingezet ten behoeve van het doorgeven van incidenten of serviceaanvragen of het aanvragen van IT-middelen.
Uw voordelen + Gebruik de kennisboomintegratie voor uw helpdesk of in de Self Service portal om de afhandeling van incidenten te versnellen door gebruik te maken van de opgebouwde knowledge base + Maak gebruik van uitgebreide dashboards en rapportages om snel inzicht te krijgen of om grondig te analyseren + Geniet ook van de uitgebreide mogelijkheden om met selectielijsten en filters gegevens te exporteren naar Excel, zodat u deze data nog verder kunt bewerken en presenteren + Verschaf uzelf inzicht in looptijden en opzegtijden van contracten en bespaar daarmee aanzienlijke kosten
Borg uw SLA’s en kom de afspraken met uw klanten altijd na
9
Surface
Desktop Desktop
Laptop
Service Level Agreements (SLA’s)
Autorisatiebeheer
E-mailimport
Door het samenstellen van uw servicecatalogus in Ultimo, verzorgt Ultimo de borging van de SLA-afspraken met uw interne klant. Ultimo kiest automatisch het bij de melding passende SLA en dienstenniveau en bewaakt de voortgang, rekening houdend met de doorlooptijd, maar ook de wachttijd, bijvoorbeeld wanneer u een vraag aan de melder heeft gesteld. Met externe leveranciers kunnen underpinning contracts worden beheerd.
Met de module Autorisatiebeheer regelt u het toegangsbeheer per gebruikersgroep. Wilt u binnen een gebruikersgroep gebruiker(s) afwijkende instellingen meegeven? Of heeft u meerdere vestigingen en wilt u deze gegevens scheiden met de mogelijkheid voor eigen instellingen per vestiging? Met deze module heeft u de mogelijkheid om tot op gebruikersniveau instellingen in te regelen en/of kunt u werken met meerdere vestigingen binnen de Ultimo-database.
Met de module E-mailimport kunt u e-mails importeren in Ultimo en deze laten omzetten in een melding/incident. Ook communicatie over een bestaande melding wordt automatisch gekoppeld, waardoor u nog sneller en efficiënter kunt werken.
Urenverantwoording
Workflow Scheduler+
Verwerk de productieve en niet-productieve uren van uw medewerkers en weet op elk moment waar de meeste tijd aan wordt besteed. Als optionele aanvulling op de module Urenverantwoording is het met de module Start-Stop Urenregistratie mogelijk om op laagdrempelige wijze de tijd bij te houden die besteed wordt aan een activiteit.
Met de Workflow Scheduler+ kan voor custom workflows ingesteld worden of, wanneer en hoe vaak deze moeten worden uitgevoerd. Hierbij kunt u denken aan het verzenden van een e-mail na een bepaalde handeling of gebeurtenis of het genereren van een rapportage en deze verzenden naar een gebruiker.
Interfaces Om maximaal rendement uit uw verschillende applicaties te halen en op een meer efficiënte wijze te werk te gaan, is het mogelijk Ultimo te integreren met andere business software. Met de Ultimo Business Integration Packs heeft Ultimo een oplossing gerealiseerd om moderne en goed onderhoudbare interfaces te realiseren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om te integreren met network inventory tools, HRM-systemen, identity managementsystemen (waaronder Active Directory) of ERP-systemen.
Ultimo Customization Tool
Afschrijvingen
iPad mini
iPhone 5
Nokia Lu
Behaal synergie en bespaar kosten door IT Service Management en Facility Management integraal te ondersteunen
10
iPad
Beheer de afschrijvingen van uw configuratie-items op basis van diverse beschikbare afschrijvingsmethodieken. In combinatie met de technische en economische levensduur van objectenkunt u op overzichtelijke wijze de vervanging bepalen en onderbouwen met de optionele Grafische Vervangingsplanner.
Standaard krijgt u de beschikking over de unieke Ultimo Customization Tool. Hiermee bent u, of uw applicatiebeheerder, in staat om zonder programmeerwerk diverse aanpassingen in de Ultimo software door te voeren. Het is onder meer mogelijk om autorisaties in te stellen, schermen, menu’s, velden, veldlabels en workflows aan te passen en nieuwe menu’s en schermen aan te maken. Om u wegwijs te maken bieden wij een aantal specifieke applicatiebeheer trainingen om te kunnen werken met de Ultimo Customization Tool.
Uw voordelen + Breng de dienstverlening van uw IT-organisatie naar een hoger niveau door het vastleggen en borgen van serviceafspraken + Profiteer van lage beheerkosten, door het zelfstandig beheer en finetunen van de applicatie + Verhoog de efficiency en verlaag de administratieve last door te profiteren van de vele integratiemogelijkheden met andere bedrijfssoftware
11
Totaaloplossing voor ITSM & Facility Management
Mobiel werken met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+
Om de beste resultaten mogelijk te maken, is samenwerking van cruciaal belang. Ultimo is een softwaretool die multidisciplinair werken mogelijk maakt. Door Ultimo IT Service Management te integreren met Ultimo Facility Management, beschikt u over één integrale softwaretool voor IT Service & Facility Management. U bespaart daarmee op de beheerkosten en geniet van de synergie die het werken met dezelfde oplossing oplevert. Doordat het basispakket kan worden uitgebreid met een groot aantal optionele modules, kunt u de ondersteuning kiezen die past bij uw organisatie.
Verricht een groot deel van uw werkzaamheden mobiel met de apps Ultimo Go & Ultimo Go+. U bent dus niet meer gebonden aan de computer op uw werkplek en bent vrij om te gaan en staan waar u wilt. Gebruik uw mobiel of tablet om direct op locatie werkzaamheden af te handelen. U kunt ook nieuwe activiteiten aanmaken en informatie raadplegen. En dat alles via een eenvoudige touch-bediening.
Uw servicedesk geprofessionaliseerd
Dashboards & rapportages
Met de Facility Management software draagt u bij aan de optimale ondersteuning van uw servicedesk en houdt u grip op alle overige facilitaire processen. Zowel in de front als de back office(s) zult u merken dat de efficiency een flinke impuls krijgt. Door de klant te betrekken bij uw facilitaire dienstverlening, kunt u de druk op uw servicedesk verminderen. Door de inzet van Self Service kunt u de klant proactief informeren over de status van een melding. De dienstverlening van uw servicedesk zal een ware kwaliteitsimpuls ondergaan, waardoor de klant uw diensten nog beter zal waarderen.
Maak gebruik van de standaard aanwezige dashboards en rapportages om KPI’s te monitoren en resultaten te analyseren. Voor diepere analyses kunt u zelf nieuwe rapportages aanmaken en optioneel gebruik maken van Qlikview template Ultimo Facility Management.
Inzicht in uw vastgoedportefeuille Mogelijk beschikt u over meerdere gebouwen, die een grote waarde vertegenwoordigen. Overzicht in uw vastgoedportefeuille is essentieel om uw panden op kostenbewuste wijze te beheren. Ultimo Facility Management biedt u verschillende modules om inzicht in uw beschikbare gebouwen en ruimtes te verschaffen conform NEN 2580. Zo is het mogelijk om uw verhuuradministratie in Ultimo te registreren en om ruimtes op efficiënte wijze te reserveren. Aansluitende activiteiten, zoals het regelen van catering en middelen, worden direct doorgezet naar de juiste backoffice. Maak ook overzichtelijke onderhoudsplanningen aan voor installaties, inventaris, meerjaren onderhoud van gebouwen en periodieke controles en coördineer de uitvoering ervan.
Meer informatie Ultimo Facility Management beschikt over een uitgebreid basispakket en tal van optionele modules om al uw facilitaire werkprocessen te optimaliseren. Bekijk de aparte brochure van Ultimo Facility Management voor meer informatie. Of vraag bij ons een gericht voorstel op, indien u de wens heeft om IT service management en facility management gelijktijdig te professionaliseren.
Werkzaamheden afhandelen Inspecties afhandelen Nieuwe werkzaamheden melden Werkzaamheden inzien en prioriteren Gegevens van middelen en gebouwen e.d. inzien Gegevens van leveranciers of personeel inzien Gegevens van reserveringen inzien Rechtstreeks contact opnemen met contactpersonen via device (bellen/e-mail) Contracten (met bijv. leveranciers) inzien Gebruiksvriendelijke zoekfunctie Offline beschikbaar: ook zonder internetverbinding kunnen werken Camera-integratie (foto’s koppelen) Scannen (QR-code, barcode) GPS-integratie
Vraag bij ons meer informatie op over de benodigde hard- en software en de voorwaarden.
12
13
Referenties in alle branches De Ultimo software wordt toegepast in alle denkbare branches: zakelijke dienstverlening, zorg, overheid, semi-overheid, onderwijs, logistiek, industrie en leisure. Ook internationaal georiënteerde klanten bieden wij passende ondersteuning. De software is namelijk beschikbaar in de volgende talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans.
Zakelijke dienstverlening
Onderwijs
Overheid
Leisure
Industrie
Logistiek Tienduizenden gebruikers zetten Ultimo dagelijks in Bezoek onze website of YouTube-pagina voor praktijkcases en films van toonaangevende organisaties en hun ervaringen met Ultimo. Of vraag bij ons een passende referentie voor uw organisatie op. Wij staan voor u klaar. YouTube Logo for Adobe Illustrator
Zorg 14
Milieu & Energie
www.youtube.com/UltimoSoftware 15
16
Huren of kopen. Wat heeft uw voorkeur?
Services
Afhankelijk van uw wensen bieden wij u de mogelijkheid om Ultimo te huren of te kopen. Omdat de Ultimo software webbased is, maakt de keuze niet uit voor de beschikbaarheid van de functionaliteit.
Indien u de keuze heeft gemaakt om te profiteren van de voordelen van professionele IT Service management software, zijn wij er uiteraard ook voor u om u professioneel te ondersteunen bij de ingebruikname en het dagelijkse gebruik van de software. Onze dienstverlening aan u kenmerkt zich door een betrokken houding en een pragmatische insteek.
ULTIMO HUREN
ULTIMO KOPEN
Implementaties
Ondersteuning en customer support
U wilt geen omkijk hebben naar het beheer en de ondersteuning van de software en u puur richten op uw kerntaken? Bovendien hikt u aan tegen een initiële investering? Dan raden wij Ultimo IT Service Management Software as a Service (SaaS) aan. Met Ultimo SaaS huurt u de software in abonnementsvorm en draait uw applicatie in the cloud.
Wilt u liever zoveel mogelijk in eigen beheer uitvoeren en de software aanschaffen? Dan is de koopoptie voor u geschikt. U koopt het gebruiksrecht aan de voorkant af en wij kunnen u naar wens uiteraard nog ondersteunen bij de installatie, implementatie, updates en onderhoud. Wilt u zelf de software aanschaffen, maar u niet bekommeren om de infrastructurele aspecten? Dan kunnen we u ook ondersteunen middels hosting.
Indien u na ingebruikname vragen heeft of ondersteuning wenst, kunt u terecht bij onze afdeling customer support. Het team medewerkers staat u met raad en daad bij. Afhankelijk van de huur- of koopconstructie die u met ons bent aangegaan, stellen wij samen met u een onderhoudscontract op, waarin onder andere afspraken gemaakt worden over het omgaan met updates en het gebruik van customer support.
Voordelen Ultimo huren: + Aantrekkelijk maandelijks abonnement en geen hoge aanvangsinvestering + Diverse supportpakketten om ondersteuning naar wens in te richten, zodat u geen omkijken heeft naar beheer, updates en onderhoud + Uw gegevens bewaard op goed beveiligde servers + Kenmerkende Ultimo flexibiliteit is ook mogelijk
Voordelen Ultimo kopen: + Na initiële investering geen hoge kosten meer, dus lage totaalkosten + Totale controle over het beheer van uw applicatie + Zelf de regie over invulling, updates en upgrades + Ook mogelijkheden voor hosting
Om u te voorzien van een goed werkend product conform uw wensen en eisen hebben wij een eigen implementatiemethodiek ontwikkeld, gebaseerd op onze ervaringen (sinds 1988) en de projectmanagementmethodiek PRINCE2®. In hoofdlijnen doorlopen de implementaties de volgende projectfasen: projectaanloop, projectinitiatie, realisatie en projectafsluiting. Deze indeling is echter niet star, maar flexibel toe te passen naar gelang de complexiteit van een implementatie. Uw organisatie kan een projectleider aanwijzen, maar ook wij kunnen deze rol naar wens op ons nemen. In de uitvoering voorzien onze consultants u van deskundig advies. Ook werken wij in de praktijk regelmatig samen met organisatieadviesbureaus.
Trainingen Het feit dat de Ultimo software een zeer gebruiksvriendelijk karakter heeft en vanuit de dagelijkse praktijk wordt ontwikkeld, zorgt ervoor dat de acceptatie van het systeem veelal soepel verloopt. Toch is het in veel gevallen verstandig om key users te laten trainen in het gebruik. Zij leren de mogelijkheden van de software optimaal kennen en kunnen deze kennis toepassen in de dagelijkse praktijk. Er is een groot aanbod aan trainingen beschikbaar voor zowel dagelijkse gebruikers als voor applicatiebeheerders. Bekijk onze trainingsbrochure om meer te weten te komen over het aanbod en de mogelijkheden om trainingen te volgen.
17
Organisatie Ultimo Software Solutions is een onafhankelijk en van origine Nederlands bedrijf, dat al sinds 1988 actief is in het ontwikkelen van software voor het doelmatig beheer van bedrijfsmiddelen en processen. Wij mogen ons in diverse marktsegmenten met de softwareproducten voor IT Service, Facility, Maintenance, Fleet en Infra Asset Management tot de marktleiders rekenen. Ultimo is gevestigd in de landen Nederland, België en Duitsland.
Naast de ontwikkeling, verkoop en ondersteuning van bedrijfssoftware, waarmee gebruikers mede in staat zijn om de eigen duurzaamheid te verbeteren, nemen wij als organisatie ook de verantwoordelijkheid voor de effecten van de eigen bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Hiervoor hebben wij een concreet MVO-beleid geïmplementeerd.
Het succes van ons bedrijf is te danken aan onze betrokkenheid bij de klanten en de markt, de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit van de software én de algehele kwaliteit van de organisatie. Alle oplossingen zijn geheel vanuit de praktijk ontwikkeld en passen daardoor geheel bij de huidige eisen en wensen van gebruikers. De producten worden door meer dan 1.500 organisaties, in meerdere landen en in vele uiteenlopende branches, gebruikt.
Ultimo Software Solutions bv Waterweg 3 8071 RR Nunspeet Nederland T +31(0)341- 42 37 37
Ultimo Belgium bvba Mechelen Campus, Gebouw A Schaliënhoevedreef 20 2800 Mechelen, België T +32(0)15 – 44 41 44
Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße 13 46537 Dinslaken Duitsland T +49(0)2064 – 828 47 54 Algemeen e-mail:
[email protected] internet: www.ultimo.com
18
19
© 2014. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechten voorbehouden. Ultimo is een geregistreerd merk van Ultimo Software Solutions bv. Andere gebruikte merken zijn (niet-)geregistreerde merken van de desbetreffende wettelijke eigenaren.
