Vak in beweging: de Professional Support Lawyer
Kennis is macht, zeker in de advocatuur waar kennis delen nog steeds geen tweede natuur is. Systemen voor contentintegratie zorgen weliswaar voor een beter gebruik van informatiebronnen, maar er blijft werk aan de winkel voor PSL’s, een beroepsgroep die zich ondertussen ook op een ander terrein blijkt te begeven. Een update over advocaten, support lawyers, kennissystemen en kennis als marketing tool. Tekst en beeld: Erik Bouwer
O
ver de functie van de professional support lawyer (PSL), de juridisch kennismanager en de bibliothecaris in de advocatuur, is al enkele jaren discussie.
de verwachtingen van cliënten zijn veranderd
Zo vindt de een dat de juridisch informatieprofessional juristen moet ondersteunen bij het kennis delen en daarbij moet beschikken over (domein)kennis van het juridische proces en vindt de ander dat KM beperkt kan blijven tot ‘beschik-
ven, blogs en portals. Daarmee krijgt het werk van
baar stellen’ van kennis en systemen. In crisistijd
de PSL een marketingcommunicatie-tintje. “Dat
is het extra lastig kiezen: kan je binnen advoca-
brengt vragen met zich mee als: op welke rechts-
tenkantoren volstaan met investeringen in nieu-
gebieden ga je je profileren? Hoe treed je naar bui-
we en slimmere systemen of is het stimuleren van
ten? Het accent in tijdsbesteding van de PSL ver-
samenwerking en kennisdeling een menselijke
schuift: het ‘opbergen van documenten in syste-
taak? Aan Jeannette van Breugel en Janneke Ver-
men’ wordt steeds minder.”
burg (Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn advoca-
Dat betekent niet dat het begrip kennismanage-
ten en notarissen, kortweg Pels Rijcken) de vraag
ment bij het advocatenkantoor uit de gratie is.
in hoeverre de keuze ‘mensen’ of ‘middelen’ ge-
Van Breugel legt uit: “Digitalisering brengt met
dreven wordt door financiële afwegingen.
zich mee dat je moet nadenken over het slim inzetten van systemen – mensen moeten het wel
Investeren in mensen of middelen?
kunnen gebruiken. Een paar jaar geleden werkte
“Wij merken dat het principe van uurtje factuur-
je met cd-rom’s, nu gebruik je één systeem waar-
tje niet meer vanzelfsprekend is. Afspraken met
mee je veel verschillende bronnen tegelijk kunt
cliënten over dienstverlening veranderen, bijvoor-
doorzoeken. Maar of je dat nu kennismanage-
beeld door aanbestedingen of door het sluiten
ment noemt of iets anders?”
van package deals”, legt Van Breugel uit. “Ook de verwachtingen van cliënten zijn veranderd: ze
Vermarkten van kennis
gaan er vanuit dat het antwoord op bepaalde vra-
Het etaleren van de kennis die binnen het kan-
gen gewoon op de plank ligt.” Verburg: “Het kos-
toor aanwezig is, wordt steeds meer een onder-
tenbewustzijn is aan beide kanten groter gewor-
deel van het onderscheidend vermogen van het
den.”
kantoor, aldus Van Breugel: “Die dienstverlening
Daardoor moet er op een andere manier gewerkt
wordt gewaardeerd door cliënten. Pels Rijcken
worden; dat geldt ook voor de support lawyer.
heeft bijvoorbeeld webTV geïntroduceerd en or-
Verburg: “Voorheen stopten we papieren infor-
ganiseert meer evenementen gericht op kennis-
matie in databanken, dat was nogal intern ge-
uitwisseling.” Verburg vult aan: “Daarnaast orga-
richt. Tegenwoordig zijn we ook meer extern ge-
niseren we cursussen waarbij ook externen wel-
richt.” Ze geeft daarbij als voorbeeld dat support
kom zijn – in het verleden waren cursussen voor-
lawyers meewerken aan websites, nieuwsbrie-
al gericht op de eigen medewerkers.”
201111
Ondanks die cruciale rol van kennis voor de busi-
van Pels Rijcken vindt dat de taak van een PSL an-
ness van het advocatenkantoor zijn het nog
ders is dan die van de advocaat en dat er geen tar-
steeds alleen de advocaten (fee earners) die de-
gets aan gekoppeld hoeven te worden. Als je gaat
clarabel moeten zijn. Het vermarkten van kennis
meewerken in zaken, blijft er geen tijd meer over
door de PSL’s is niet (meer) gekoppeld aan tar-
voor kennisbeheer. Het bestuur hecht groot be-
gets, vertelt Van Breugel: “Het huidige bestuur
lang aan kennisbeheer.”
bestuur hecht groot belang aan kennisbeheer
Ook op een ander vlak veranderen inrichting en
De fysieke bibliotheek organisatie van de informatiehuishouding geleidelijk. Pels Rijcken is sinds een jaar gevestigd in een nieuw gebouw. Zoals bij iedere verhuizing komt de vraag aan de orde hoeveel ruimte er moet zijn voor een fysieke bibliotheek. Bij de laatste
Jeannette van Breugel (links) en Janneke Verburg: “Pels Rijcken heeft bijvoorbeeld webTV geïntroduceerd... en organiseert cursussen waarbij ook externen welkom zijn.”
verhuizing is de omvang van de fysieke collectie opnieuw afgenomen. Staan de boeken dichter op
Kluwer en Legal Intelligence
elkaar of zijn er boeken verdwenen? Van Breugel: “Er zijn wel boeken opgeruimd. Een
Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn advocaten
verhuizing dwingt je te kijken naar de samenstel-
en notarissen heeft vanaf juni 2011 Legal In-
ling van je collectie. Vroeger werd alles bewaard
telligence in gebruik genomen als platform
– daar was ook de ruimte voor – zodat je er in kon
voor de ontsluiting van juridische bronnen (uit-
grasduinen. Een deel van de collectie is nu in een
geverscontent en openbare bronnen). Legal
depot geplaatst. Als je het nodig hebt, kan je het
Intelligence, ontworpen door een team van
opvragen bij de bibliotheek.” Daarnaast is de col-
professionals uit de wereld van informatietech-
lectie feitelijk kleiner geworden, illustreert Van
nologie en recht, ontsluit relevante juridische
Breugel. “Vroeger waren alle kamerstukken in pa-
en fiscale bronnen, ongeacht hun herkomst.
pieren vorm aanwezig, maar dat is digitaal be-
Bronnen zijn onder meer Boom Juridische uit-
schikbaar en wordt dus niet meer in papieren
gevers, Kluwer, SdU, Reed Business, Uitgeverij
vorm bewaard. Veel losbladigen verdwijnen om
Ars Aequi en anderen.
dezelfde reden gaandeweg uit de collectie.” Verder blijft de bibliotheek betrokken bij de bron-
Overname door Kluwer roept vragen op
nenselectie en wordt deze daarnaast gezien als
Kluwer Nederland, onderdeel van informatie-
bewaker van de bronnen. De bibliotheek heeft
dienstverlener Wolters Kluwer, heeft op 25 ok-
via de PSL’s bijvoorbeeld overleg met de secties.
tober Legal Intelligence overgenomen. Volgens CEO Frank Vrancken van Kluwer gaat de
Niet alles digitaal
uitgever er alles aan doen om te zorgen dat
Komen er nog mensen in de bibliotheek of kan ie-
de onafhankelijkheid van Legal Intelligence ge-
dereen het af met de digitale informatieomge-
waarborgd blijft. De overname riep vragen op
ving? Van Breugel: “Die komen er wel, maar ook
bij eindgebruikers zoals Bird & Bird en Dirkzwa-
omdat wij een prachtige boekencollectie hebben.
ger en bij concurrenten zoals de onafhanke-
De jongere generatie moeten we er op attende-
lijke contentintegrator Rechtsorde. Ook Sdu,
ren dat niet alles via internet is te vinden: soms
de grootste concurrent van Kluwer, is onge-
ben je aangewezen op handboeken. Bijvoorbeeld
lukkig met de overname door Kluwer. Volgens
wanneer materie zo complex is, dat het grondige
Mr. Sam van Oostrom, CEO van Sdu is “Legal
studie vereist waarbij de digitaal beschikbare in-
Intelligence nu geen ‘trusted third party’ meer.
formatie niet toereikend is. De klassieke biblio-
De onafhankelijkheid en onpartijdigheid is niet
theek blijft in die gevallen hard nodig. Uitgevers
meer gewaarborgd. Het is nu 100 procent Klu-
gaan wel steeds meer digitaliseren –bij de hand-
wer.” Volgens Evert de Pender van Legal Intel-
boeken komt steeds meer digitaal beschikbaar.”
ligence is bij de overname als voorwaarde op-
Verburg: “Er zijn tijdschriften die tot een beperk-
genomen dat de contentintegrator een onaf-
te periode terug gedigitaliseerd zijn. Een uitspraak
hankelijke, zelfstandige organisatie blijft.
uit 1965 moet je echt opzoeken in de bibliotheek.
Er worden wel inhaalslagen gemaakt, zo zijn de
taten “niet altijd consistent en betrouwbaar – dat
parlementaire stukken tot 1840 digitaal beschik-
zag je terug bij uitspraken. Bij losbladigen waren
baar gekomen.”
we er wel aan gewend dat ze drie maanden ach-
Bij Pels Rijcken is de klassieke bibliothecaris ze-
terliepen: je moest dan zelf op zoek naar aanvul-
ker niet uit beeld, “maar we beseffen terdege dat
lende informatie uit de laatste maanden.
digitalisering er voor zorgt dat de rol van de bi-
Dat gat is met de komst van Legal Intelligence
bliothecaris aan het veranderen is”, aldus Van
kleiner geworden – misschien in de orde van groot-
Breugel. Verburg: “De bibliothecaris heeft een
te van een week.”
taak gekregen in het geven van systeemtrainin-
Het systeem vraagt om minder uitleg, het sluit
gen. Er moeten naast digitale producten ook nog
blijkbaar beter aan bij de verwachtingen. Verder
steeds boeken besteld worden, stickers op boe-
geldt voor ieder systeem dat er early adapters zijn
ken worden geplakt en rekeningen nagekeken
of ambassadeurs. Verburg daarover: “Je hebt bin-
worden. De bibliotheek is dus beslist niet weg.”
nen de gebruikersgroep enthousiaste voorlopers en mensen die er wat meer afwachtend achter-
Nieuw zoekgedrag?
aan hobbelen. Bij die laatste groep is het zinvol
Een systeem heeft grote invloed op het gebruik
om er echt naast te gaan zitten en op de werk-
door factoren als gebruikersvriendelijkheid. Van
plek uitleg te geven. En soms moet je oude syste-
Breugel: “Vorig jaar heeft Kluwer Navigator geïn-
men gewoon afsluiten.”
troduceerd als vervanging van ons eigen knowledge portal, gebaseerd op cd-gebruik. Navigator
Uitleg blijft nodig
is te snel geïntroduceerd door Kluwer, er zaten
Wanneer de druk bij juristen oploopt, zou je ver-
kinderziektes in.” Ook kwam het moment waar-
wachten dat ze op zoek gaan naar de snelste en
op Navigator werd geïmplementeerd niet goed
meest effectieve manier om aan de juiste betrouw-
uit: het kantoor zat toen midden in een verhui-
bare informatie te komen. Doet een systeem als
zing. “Dan is het heel snel afgelopen met de be-
Legal Intelligence zelf zijn werk of blijft het sti-
reidheid om een systeem te gebruiken. Met na-
muleren van het gebruik van bronnen en het uit-
me de oudere juristen grepen snel weer terug op
wisselen van kennis nog steeds noodzakelijker-
eerdere systemen.” Volgens Verburg waren resul-
wijs een menselijke taak? Verburg: “Het wordt allemaal steeds intuïtiever, meer Google-achtig. Uitleg blijft nodig, bijvoor-
soms moet je oude systemen gewoon afsluiten
beeld op het gebied van de wat ingewikkelder zoekvragen. Als je een instructie bijvoorbeeld schriftelijk het kantoor instuurt, dan blijft dat liggen – mensen lezen al genoeg. Het organiseren van een inloopuurtje leidt tot meer resultaat en tevredenheid. Een deel van de uitleg heeft een ad hoc-karakter: pas wanneer juristen op een lastige vraag stuiten, zoeken ze contact. Tijdens het
Legal Intelligence bij Pels Rijcken De ROI van een investering in een kennistool
meer te adviseren over welke databank het
is moeilijk te bepalen. Het implementeren staat
meest geschikt is bij een bepaalde vraag.
en valt dus met een goede vergelijking van sys-
Legal Intelligence wordt op licentiebasis afge-
temen en een zorgvuldige introductie. Bij het
nomen. Van Breugel daarover: “Er is sprake van
vergelijken van de verschillende aanbieders
een ander prijsmodel. Je sluit met uitgevers
stonden snelheid en volledigheid bovenaan het
contracten voor de producten die je wil gebrui-
lijstje. Het is belangrijk dat de bron van her-
ken. Voor het bovenliggende zoeksysteem sluit
komst herkend kan worden. Je moet kunnen
je een extra deal met een aanbieder zoals Le-
zien tot wanneer iets is bijgewerkt. Beide sys-
gal Intelligence. Ten opzichte van Kluwer Na-
temen zijn gedurende een dag grondig beke-
vigator zijn de kosten gestegen. Maar we wil-
ken en getest. De specificaties zijn opgevraagd
len op korte termijn ook de interne knowhow
en beide aanbieders hebben op kantoor een
koppelen, dus dat vertroebelt het beeld weer
demo gegeven aan een representatieve groep
enigszins.” Opmerkelijk is dat Legal Intelligen-
potentiële gebruikers.. Andere motieven: zoe-
ce eind oktober is overgenomen door Kluwer.
ken in meerdere systemen van verschillende uitgevers en openbare bronnen, nu geïnte-
De volgende stap wordt de ontsluiting van de
greerd was belangrijkste wens. De verschillen
interne knowhow in Legal Intelligence. Dan is
tussen de contenttools zijn klein, ze volgen el-
bijna echt alles geïntegreerd. Die koppeling met
kaar in kwaliteit.
het eigen systeem wordt nu gebouwd en moet in het voorjaar van 2012 gereed zijn. Ook een
Met de inzet van Legal Intelligence is ook tijd-
koppeling met persoonlijke dossiers wordt dan
winst geboekt, aldus Verburg: “Eerst moest je
aangebracht. Het zoeken met behulp van na-
in drie databanken zoeken, nu volstaat een.” Dat
tuurlijke taal is nog toekomstmuziek, maar ge-
scheelt ook de PSL’s tijd, want zij hoeven niet
lukkig is er een uitvoerige thesaurus.
sectieoverleg komt zoiets dan opnieuw aan de or-
aan: “Bij complexere zaken moet kennis uit meer-
de.”
dere hoeken gecombineerd worden. Die dwars-
Het risico dat de PSL door die geautomatiseerde
verbanden komen niet vanzelf tot stand en een
informatievoorziening wordt opgeslokt door ju-
systeem als Legal Intelligence faciliteert dat even-
ridisch, zaakgerelateerd werk is er wel, maar “we
min. Juristen kunnen best een blog opstarten,
pakken ook weer nieuwe taken op, zoals het be-
maar dan moeten ze er wel wat op zetten.” Ver-
vorderen van de uitwisselingen tussen de verschil-
burg wijst er op dat er steeds meer aandacht is
lende expertgroepen. Denk daarbij aan de inzet
voor expertgroups: sectieoverstijgende samen-
van social media”, aldus Van Breugel. Verburg vult
werkingsverbanden tussen advocaten. “En bij el-
het moet gewoon goed gebruikt worden kaar zitten werkt nog beter dan bloggen”, aldus Verburg.
Advocaten en technologie Is het zoekgedrag van de advocaten veranderd nu Legal Intelligence in huis is? Of leggen ze die taak nu bij de PSL’s? Van Breugel: “Het systeem is zo gemakkelijk in het gebruik dat ze het weer meer zelf zijn gaan gebruiken. In het recente verleden werd dat zoekwerk inderdaad wel vaker bij PSL’s neergelegd.” Pels Rijcken heeft nog geen evaluerende metingen verricht, maar is dat wel van plan – al is er geen hard criterium: “Het moet gewoon goed gebruikt worden. We willen vooral weten Jeannette van Breugel, manager Kennis en
wat ze er van vinden en hoe ze het gebruiken.”
innovatie, werkt vanaf 1992 als support lawy-
Langzaam maar zeker ontdekken advocaten nieu-
er bij Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn ad-
we manieren om technologie intern en extern te
vocaten en notarissen. Vanaf juli 2002 is zij als
gebruiken. Cassatieblog.nl is daarvan een voor-
hoofd praktijkondersteuning onder meer ver-
beeld, ontstaan door de wens om het kantoor
antwoordelijk voor het kennisbeheer waaron-
sterker te profileren met behulp van nieuwe me-
der know how-systeem en andere kennistoe-
dia en op basis van de aanwezige kennis – volgens
passingen. Ze geeft leiding aan tien support
Verburg een manier waarop Pels Rijcken de ken-
lawyers uit verschillende secties. Janneke Ver-
nis vermarkt. Juristen zijn ook meer bezig met BY-
burg is senior support lawyer bij de sectie
OD: bring your own device, zoals iPads en andere
Ruimte en milieu. Zij ondersteunt 21 advocaten
tablets. Van Breugel: “Dat komt voornamelijk
o.a. bij de informatievoorziening en bij beheer
voort uit de business. We weten natuurlijk dat
en onderhoud van de know how-collectie en
digitaal procederen er aan komt. Het zijn vooral
is onder meer betrokken bij kantoorbrede pro-
de wat langer zittende advocaten die iPads inzet-
jecten, zoals contentintegratie.
ten – terwijl je zou verwachten dat dat juist vanuit de jongere generatie zou komen.”
