Vaardige Vingers driemaandelijks tijdschrift van de Academie voor Bureauwetenschappen vzw

Vaardige Vingers driemaandelijks tijdschrift van de Academie voor Bureauwetenschappen vzw

nummer

150 maart 2011

www.abw.be

Abonnement en lidgeld Tijdschrift _______________________ € 17,00 Tijdschrift + floppykrant op internet __ € 28,00 Tijdschrift + floppykrant op cd-rom___ € 34,00 overschrijven op PRK BE55 0000 9986 5944 van de ABW te Hoegaarden. SWIFT/BIC voor buitenlandse overschrijvingen: BPOT BE B1.

Redactieleden Agnes Coeckelberghs Danny Devriendt Olivier Levrau

Verleenden hun medewerking --Academie voor Bureauwetenschappen vzw – Stationsstraat 6 – BE-3320 Hoegaarden  email voorzitter Danny Devriendt: [email protected]  e-mail penningmeester Agnes Coeckelberghs: [email protected] De Academie voor Bureauwetenschappen vzw werd in 1972 opgericht als pluralistische vereniging voor leerkrachten burotica door wijlen erevoorzitter Jos Jossart. Ieder auteur is verantwoordelijk voor zijn ingezonden artikel. Het opnemen van een artikel in ons tijdschrift houdt niet in dat de redactie of het bestuur zich akkoord verklaart met de inhoud. Cover:Annemarie Mersch (DE) op het wereldkampioenschap klaviervaardigheid in Beijing 2009 (foto: Uwe Brüdigam)

V A A R D I G E V I N G E R S N R . 150

Voorwoord Danny Devriendt Dag lezer In december 1968 verscheen het allereerste nummer van Vaardige Vingers, aanvankelijk een regionaal blad bedoeld voor de oud-leerlingen van Jos Jossart, maar al heel snel krijgt het tijdschrift en haar Akademie voor Bureauwetenschappen honderden trouwe aanhangers in heel Vlaanderen. Hoewel de hoogdagen van stenografie en dactylografie lang voorbij zijn, mag het tijdschrift ook nu nog op een trouwe schare abonnees rekenen. Stenografie en dactylografie werden al veel eerder uitgebreid met tekstverwerking en toegepaste informatica in de bredere zin. Vandaag stellen we u met enige trots het nummer 150 voor, een feestnummer dus. Wie snel rekent, zal merken dat niet in alle jaargangen steeds vier nummers van het tijdschrift verschenen, maar alvast de laatste tien jaar is dat stipt gebeurd. Het is immers niet gemakkelijk om jaar in, jaar uit elk trimester een nieuw tijdschrift klaar te stomen met een redactie die op volledig belangeloze basis werkt. Daarom dank aan alle bestuursleden en collega's die in de loop van vele jaren hun bijdrage aan Vaardige Vingers geleverd hebben. Vaardige Vingers heeft verschillende gedaanteverwisselingen ondergaan. Onder meer de invloed en nieuwe mogelijkheden van de druktechnieken – van stencil over kopie, offsetdruk tot digitale druk – rechtvaardigden een nieuwe look en/of een nieuw formaat. De laatste jaren verschijnt het tijdschrift losbladig (digitale kopie) in een mapje, om de steeds stijgende drukkosten te beperken. Van het tijdschrift is nu ook altijd een digitaal doorbladerbare online versie te vinden en je kunt het tijdschrift ook in PDF-formaat downloaden. De techniek staat niet stil en een volgende stap wordt wellicht de e-pub publicatie zodat je het tijdschrift waar dan ook via je ereader kunt raadplegen. Maar dat is (nabije?) toekomstmuziek… Het nummer 150 is de ideale gelegenheid om de look weer wat aan te passen. We keren terug naar een echt tijdschrift dat niet langer losbladig is en kiezen voor een nieuwe kleurenomslag. De nieuwe look wordt ook bepaald door een aangepaste lay-out met frissere kleuren voor wie de digitale versie bekijkt. Bestuurslid Pieterjan Oste zorgde voor een fris nieuw logo. In een volgende fase passen we ook onze website aan. En nu we toch aan het vernieuwen zijn: ook de naam van de ABW – oorspronkelijk naar Duits model altijd als Akademie geschreven – wordt nu Academie voor Bureauwetenschappen met c zoals onze voorkeurspelling dat wil. Trots en vol nieuwe energie gaan we door, op naar nummer 200! Onze ijver is niet te stuiten, want we hebben nog nieuws… maar dat houden we voor een volgend nummer. Wie ingeschreven is/was op onze jaarlijkse studiedag op 26 maart 2011 in Gent weet van meer. Alvast veel leesplezier! Namens het bestuur Danny Devriendt Voorzitter ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE

3


Personaliseren met scanning: barcodes in Word Danny Devriendt

I

n een elektronische maatschappij als de onze wordt er alles aan gedaan om gegevens elektronisch bij te houden. Eén van de algemeen gebruikte codesystemen is de streepjescode of barcode die al bijna 60 jaar bestaat. In dit artikel bekijken we hoe we barcodegegevens in een document als code kunnen opnemen en omgekeerd hoe we gegevens in Word in barcode afdrukken in een Word-document. We illustreren met een praktisch voorbeeld.

Een barcodescanner gebruiken Om te kunnen scannen, moet je natuurlijk over een barcodescanner beschikken. Afhankelijk van het gekozen type, gaat dit om een investering van ca. 50 euro tot enkele honderden euro's. De meeste scanners kan je gewoon via een USB-kabel op je PC of laptop aansluiten en onmiddellijk gebruiken. Bij het scannen wordt de barcode omgezet in zijn bijhorend nummer en dat wordt op de cursorplaats ingevoegd, gevolgd door een return. Als je bv. de scanner in Excel gebruikt, komen de gescande barcodes onmiddellijk in cellen onder elkaar terecht.

Een concreet voorbeeld uit de minionderneming Heel wat scholen hebben een minionderneming (www.vlajo.org) en verkopen daarbij 100 aandeelhoudersbewijzen. Elk van de aandeelhoudersbewijzen is van een barcode voorzien en aldus uniek traceerbaar. In plaats van de nummers één voor één in een databank of Excel-werkblad in te typen, kunnen de aandeelhoudersbewijzen snel gescand worden. De barcode geldt dan als unieke code voor elk record, elke aandeelhouder. Naam en adres van de aandeelhouders worden in de databank toegevoegd.

4

Via het gebruik van o.a. de functie vert.zoeken() in Excel, kan je ook omgekeerd snel informatie terugvinden via een ingescande barcode. Wil je bv. op de aandeelhoudersvergadering snel een lijst met effectief aanwezige aandeelhouders, dan volstaat bij het binnenkomen het scannen van het aandeelhoudersbewijs en onmiddellijk krijg je namen en alle gewenste gegevens van de aandeelhouders te zien. Via een studentenkaart met barcode kan je aanwezigheden op school, middagmaal, allerlei activiteiten… snel en eenduidig registreren. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE


Barcodes in documenten opnemen Het opnemen van een barcode in allerlei documenten is kinderspel… als je over een barcodelettertype beschikt. Eén van de barcodelettertypes die je gratis kan downloaden is IDAUTOMATIONHC39M (www.idautomation.com/fonts/free). Dit lettertype is een volledig werkend gratis True Type lettertype dat je gewoon in de lijst met lettertypes terugvindt na installatie. Als je dus in je gegevens een kolom hebt met de numerieke waarde van de barcode, bv. het veld barcode, kan je die gelijk waar in echte barcode omzetten door eenvoudig het barcodelettertype te gebruiken. Plaats vóór en na het betrokken veld een *-teken zodat je cijfers goed afgebakend zijn: *{MERGEFIELD barcode}* Het nummer 83729 uit je databank wordt dan zoals hiernaast geïllustreerd in je document opgenomen en kan op allerlei documenten, kaarten, badges…. mee afgedrukt worden om later te scannen. That's it.

Excel als hulpmiddel In bv. Excel beschik je over een tabblad met alle gegevens van een groep cursisten die een test Word afleggen, met in de eerste kolom hun barcode (hieronder links).

Na het afleggen van de test scan je de barcode op elke evaluatiefiche en geef je de score in (hier voldoende of onvoldoende), zie hierboven rechts. Dat kan heel snel gaan door bv. eerst alle voldoendes en daarna alle onvoldoendes in te scannen. In het voorbeeld hieronder wordt kolom A gebruikt om de barcode van de evaluatiefiche in te scannen. Die barcode bevat evenwel een laatste cijfer als controlegetal dat niet in de databank met studenten is opgenomen. Vandaar een kolom B waar het laatste cijfer is weggelaten: Kolom B: =ALS(ISLEEG($A352);"";INTEGER(LINKS($A352;12)))

5 Als er in de cel links (kolom A) een waarde voorkomt, dan halen we de eerste 12 cijfers van het getal links op, het laatste cijfer valt daarmee weg. Hiervoor gebruiken we de functie links() die de eerste 12 cijfers opneemt. Met de functie integer() zetten we het resultaat om in een getal i.p.v. tekst. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE

V A A R D I G E V I N G E R S N R . 150 In kolom E gaan we op zoek naar de score aan de hand van de code uit de kolom B in de scorelijst. scorePowerPoint is hier een benoemd bereik (Formules > Namen beheren) waarin alle scores zijn opgenomen. =ALS(ISLEEG($B365);"";ALS.FOUT(VERT.ZOEKEN($B365;scorePowerPoint;2;ONWAAR);"?")) Is geen code opgenomen, dan verschijnt er niets. Wordt de opgegeven code niet tussen de scores gevonden, dan verschijnt een vraagteken. In elk ander geval verschijnt de score (tweede kolom uit het scorebereik: voldoende of onvoldoende). Op dezelfde manier worden de andere gegevens uit de lijst met studenten opgehaald, bv. de familienaam in kolom F: =ALS(ISLEEG($B353);"";ALS.FOUT(VERT.ZOEKEN($B353;studenten;2;ONWAAR);"onbekende student")) Ook hier wordt nagegaan of er wel een code is (functie isleeg()) en of die code wel bestaat. Indien de code niet gevonden wordt in de lijst met studenten – bereik studenten –, dan zorgt de functie als.fout() ervoor dat in die cellen "onbekende student" verschijnt. In laatste instantie maken we ook handig van voorwaardelijke opmaak gebruik. Wordt in de kolom A een barcode gescand of ingetypt die niet bekend is, dan krijg je onmiddellijk onbekende student te zien en kleurt de achtergrond van alle gegevenscellen rood.

Dit resultaat bekom je natuurlijk via de krachtige mogelijkheden van voorwaardelijke opmaak in Excel die je toepast op alle cellen waarin opgezochte persoonsgegevens weergegeven worden.

De rode achtergrondkleur is gekoppeld aan twee voorwaarden die allebei moeten vervuld zijn (via de functie en()): =EN(ISFOUT(VERT.ZOEKEN($B2;studenten;2;ONWAAR));NIET(ISLEEG($B2)))  het ingegeven nummer wordt niet teruggevonden in de lijst met studenten  én er is wel degelijk een nummer ingegeven, dus geen lege cel.

6

Conclusie

Enkel in de kolom met de familienaam wordt in dat geval onbekende student vermeld, zoals hoger al geïllustreerd.  Het gebruik van een scanner mag dan wel een investering in hardware zijn, maar eenmaal je die hebt, kan je er heel wat mee administreren, zowel in je eigen administratie als in verschillende toepassingen binnen het handelsonderwijs. (Cijfer)gegevens omzetten in barcode anderzijds kost dan weer niets: het installeren van een barcodelettertype is immers gratis als je wat opzoekt op het Internet. Een koud kunstje dus om allerlei documenten te maken met barcodegegevens! ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE


Eigen (fictieve) gegevensbestanden genereren

H

Danny Devriendt

et gemakkelijkst is ongetwijfeld het gebruik van een handboek waarbij je de oefeningen uit het handboek gebruikt. Toch kan je je lessen aantrekkelijker maken door die oefeningen aan te vullen met materiaal dat inspeelt op de specifieke studierichting of leefwereld van de leerlingen, op de actualiteit, op wat er om en rond de school gebeurt… In die zoektocht naar extra materiaal is het Internet natuurlijk een trouwe bondgenoot. Allerlei gegevens zul je toch enigszins moeten aanpassen om bv. de privacy van de echte gegevens te beschermen, de gegevens beter op je wensen af te stemmen… In dit artikel zetten we enkele mogelijkheden op een rijtje, en ja ook hier komen enkele functies van Excel goed van pas!

Generatedata.com

Op www.generatedata.com vind je een generator waarmee je online lijsten met o.m. adresgegevens kunt genereren en exporteren in onder meer Excel. Naast naam, adres, telefoon, email… kan je ook andere gegevens selecteren: willekeurige data, kleuren, bedrijven… Je bepaalt zelf hoeveel records je wil (number of results) en ook het aantal velden (standaard 5) kan je uitbreiden. Het grote nadeel is evenwel dat alle namen, adressen… volledig op US, Canada en UK gericht zijn, ook al gebruik je de keuze Netherlands. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE

7


Het resultaat kan er bv. als volgt uitzien:

Naast het online genereren van gegevens kan je ook het script downloaden en in combinatie met PHP en MySQL gebruiken om gegevens te genereren.

Zelf gegevens genereren Generatedate.com is dus maar beperkt bruikbaar en niet geschikt voor bv. Belgische adressen. Wat als je bv. zelf adressen wilt genereren. Misschien beschik je wel over een adressenbestand of met wat zoeken vind je zeker adressen via het Internet, al dan niet ready-to-use. Hier zit je natuurlijk met een privacy probleem: die adressen kan je niet altijd zomaar gebruiken. Een oplossing kan zijn dat je bv. de namen, straat… afzonderlijk sorteert en op die manier bekom je al een gedeeltelijk fictieve adressenlijst.

Een willekeurige voornaam selecteren

8

ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE

V A A R D I G E V I N G E R S N R . 150 Het is niet zo moeilijk om via het Internet lijsten te vinden met alle voornamen die bv. in België voorkomen, afzonderlijk voor Vlaanderen en Wallonië, afzonderlijk per geslacht, o.a. via de officiële site http://statbel.fgov.be (zie uittreksel hierboven). Veronderstel even dat we 500 willekeurige voornamen willen uit Vlaanderen en daarvan ook het geslacht willen bijhouden. Laat ons afspreken dat we uit de 1000 meest voorkomende voornamen kiezen. Baken in het tabblad met de mannennamen de lijst van de 1000 meest gebruikte voornamen af (volgnummer + voornaam; zie hiernaast) en geef die selectie een bereiknaam (Formules > Namen beheren > Nieuw). Doe hetzelfde bij de vrouwen. In een ander tabblad gaan we nu 500 willekeurige voornamen genereren, 250 mannen, 250 vrouwen. Om een willekeurige voornaam te selecteren, gebruiken we de functie ASELECTTUSSEN(). Hiermee kan je een willekeurige waarde genereren tussen twee opgegeven getallen, bv. ASELECTTUSSEN(1;1000) geeft een willekeurige getal tussen 1 en 1000. Als tweede functie gebruiken we de bekende VERT.ZOEKEN() functie: =VERT.ZOEKEN(ASELECTTUSSEN(1;1000);mannen;2;ONWAAR) De functie gaat dus op zoek in de lijst met mannen op basis van een willekeurig getal en neemt de bijhorende waarde uit de tweede kolom van het bereik, zijnde een voornaam. De vierde parameter, ONWAAR, zorgt ervoor dat enkel een voornaam gevonden wordt als in de eerste kolom van het bereik een waarde voorkomt die exact overeenstemt met de zoekwaarde, het willekeurig gegenereerde getal. Zo krijgen we dus telkens een willekeurige voornaam uit onze lijst van 1000. In het concrete voorbeeld van de voornamen, zal dit niet werken omdat de ranglijst van voornamen, kolom 1 van het bereik mannen dus, geen echte nummers bevat maar eigenlijk tekst. Die waarden moet je nog omzetten in getallen ofwel een nieuwe reeks waarden van 1 tot 1000 doorvoeren via de vulgreep. Kies weergave van het type getal met 0 cijfers na de komma. Als je 250 mannen hebt, voer je in het kolom geslacht een M in (via vulgreep doorvoeren). Daaronder plaats je 250 vrouwen, op dezelfde manier. Enkel het bereik verandert natuurlijk. Plaats in de kolom geslacht telkens een V. =VERT.ZOEKEN(ASELECTTUSSEN(1;1000);vrouwen;2;ONWAAR). Let op! Bij elke bewerking wordt het rekenblad opnieuw berekend en de ASELECTTUSSEN() functie opnieuw uitgevoerd. Je krijgt dus telkens andere voornamen te zien. Om dat te vermijden, selecteer je alle voornamen. Je kopieert ze en plakt ze op dezelfde plaats terug met de keuze Waarden plakken uit de plakopties. Nu blijven enkel de voornamen zelf over en niet de formule die de voornamen genereert. Nu kan je bv. de lijst alfabetisch sorteren en komen mannen en vrouwen door elkaar voor.

Willekeurig sorteren Wil je een willekeurige sortering van de namen, dan kan je snel vooraan een kolom toevoegen en daar met ASELECTTUSSEN() willekeurige waarden genereren en de lijst op basis van die waarden sorteren. Na het sorteren verwijder je de kolom met willekeurige waarden gewoon.


9


Willekeurige GSM-nummers Veronderstel dat we een lijst met willekeurige GSM-nummers willen opbouwen waarbij alle nummers met 04 beginnen. Opnieuw is hier de ASELECTTUSSEN() functie prominent aanwezig. Het &teken geldt als verbindingsteken (concatenation) tussen letterlijke tekst (04 en spaties) en berekende waarden. ="04" & ASELECTTUSSEN(11;99) & " " &ASELECTTUSSEN(11;99) & " " & ASELECTTUSSEN(11;99) & " " & ASELECTTUSSEN(11;99)

Willekeurig aantal kinderen Als je bv. een willekeurig aantal kinderen wilt, bv. tussen 0 en 8, dan is ook dat snel geklaard. Alleen, er zullen theoretisch evenveel gezinnen zijn met 2 kinderen als met 8 kinderen en dat is natuurlijk niet echt reëel. Om zo'n probleem wat te corrigeren, kan je een lijst aanleggen zoals hiernaast te zien. De eerste kolom bevat oplopende waarden van 1 tot … In de tweede kolom komt het aantal kinderen voor. Het aantal 2 komt bv. 5 keer meer voor dan het aantal 8 en dat zorgt ervoor dat de kans veel groter is dat 2 kinderen gekozen worden i.p.v. 8. De lijst hiernaast kan je natuurlijk nog veel sterker verfijnen door ze uit te breiden. Op basis van de lijst hiernaast, werk je met VERT.ZOEKEN(). Met ASELECTTUSSEN() genereer je een waarde tussen 1 en 21 en zo kom je bij een willekeurig aantal kinderen terecht, minimum 0 en maximum 8. Deze werkwijze kan je voor tal van andere keuzes toepassen, bv. om willekeurig te kiezen of iemand te voet, met de fiets, met de bus of met de trein naar zijn werk komt… of wat dan ook.

Willekeurige postcode en gemeente Op de website van De Post - nu bpost - kan je de lijst met postcodes en gemeentes in verschillende vormen als Excel-bestand downloaden. Om een willekeurige postcode/gemeente te kiezen, nummer je best de gegevens door een kolom met oplopende nummering ervóór te plaatsen die je dan gebruikt om willekeurig te zoeken. Uiteraard horen postcode en gemeente bij elkaar!

Willekeurige adressen

10

Conclusie

Mits wat zoekwerk kan je zeker wel een databankje met een aantal straatnamen aanleggen, waaruit dan op een willekeurige manier een straatnaam gekozen wordt. Een huisnummer kan je gemakkelijk toevoegen, zelfs met af en toe een busnummer erbij…  Met generatedata.com kan je gemakkelijk en snel allerlei (adressen)gegevens samenstellen, maar die adressen zijn op USA/UK afgestemd en dus niet altijd bruikbaar. Als je zelf aan de slag gaat, vind je heel wat informatie op het Internet (lijst voornamen, postcodes, gemeentes…) waarmee je willekeurige (adressen)lijsten kunt samenstellen via Excel. De functies ASELECTTUSSEN() en VERT.ZOEKEN() bieden alle nodige ondersteuning voor het willekeurig samenstellen van gegevens.



Een brochure samenstellen met Word

N

Danny Devriendt

iet alle documenten komen het best tot hun recht in A4-formaat. In dit artikel vind je enkele beschouwingen rond het maken van een brochure en deze keer kiezen we zelfs voor A6-formaat, een mini-brochure zeg maar met als thema het 48e INTERSTENO congres in Parijs, komende zomer.

A6-formaat Stel een aangepast papierformaat op 14,85 op 10,5 cm in (A6), afdrukstand liggend. Voor de marges kies je links en rechts 1 cm en boven en onder 0,8 cm.

De titelpagina Voor de titelpagina hebben we de verschillende elementen 31° geroteerd:    

de titel wordt in Agency FB 28 pt lettertype weergegeven, donkerblauw 25 %. de banner (COLLAGE1.JPG) wordt gewoon 31° gedraaid. achter de banner zit een donkerblauw (25 %) vlak van 15,31 op 8,9 cm. vóór het blauwe vlak is nog plaats voor het transparante INTERSTENO-logo.

11

De titelpagina komt in een afzonderlijke sectie. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE


De inhoud van de brochure De tekst verschijnt in twee kolommen met 0,6 cm tussenruimte tussen beide kolommen. Het gebruikte lettertype is Agency FB 9 pt, donkerblauw 25 %. Enkele regelafstand en 4 pt alineawit tussen twee alinea's. De koppen zijn in Agency FB 14 pt vet, donkerblauw 25 %, voorafgegaan door 9 pt alineawit en gevolgd door 6 pt alineawit. Subkoppen: Agency FB 12 pt vet, donkerblauw 25 %, voorafgegaan door 6 pt alineawit. Subsubkoppen: Agency FB 10 pt vet, donkerblauw 25 %, eveneens 6 pt alineawit erboven. Als opsomming gebruik je een vierkantje, tegen de linkermarge. De opsommingstekst springt 0,3 cm in. Het congresprogramma wordt per dag (subsubkop) voorgesteld in 4 kolommen, respectievelijk 1,5; 3; 1,5 en 7 cm breed. Let op de horizontale lijnen zoals hieronder geïllustreerd.

Onderaan elke pagina, behalve de titelpagina, komt de tekst 48th INTERSTENO congress 2011 - Paris, op oneven pagina's rechts uitgelijnd, op even pagina's links uitgelijnd. De paginering, vanaf pagina 2, sluit helemaal tegen de buitenrand van de pagina aan, in witte letters Agency FB 9 pt op een blauw vlak van 0,6 op 0,5 cm. Het blauwe vlak start exact op 2 cm van de bovenrand. De pagina's 2, 3 en 6 eindigen met een aflopende foto.

12

Conclusie

Op de laatste pagina komt een plan, met ernaast een blauw vlak met colofon dat netjes uitgelijnd is in overeenstemming met het plan en de informatie bevat zoals je hiernaast vindt. 

Probeer af en toe eens af te wijken van de gangbare formaten of klassieke A4/A5 brochures. Met de beperkte middelen die Word in huis heeft, kan je nog mooie resultaten neerzetten. In deze bijdrage vind je een voorbeeld ter inspiratie. Let vooral op de detailafwerking en sla naast een Word-versie ook een PDF-versie op die je eventueel digitaal kunt publiceren. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE


48e INTERSTENO-congres in Parijs, juli 2011 Danny Devriendt

I

n ons vorig nummer van Vaardige Vingers vond u al heel wat informatie over het aankomende 48e INTERSTENO-congres dat van 10 tot 15 juli 2011 in Parijs plaatsvindt. In deze bijdrage gaan we kort in op de ondersteuning die onze Academie voor Bureauwetenschappen biedt voor Belgische deelnemers.

Een dure zaak maar… Deelnemen aan een INTERSTENO-congres en de verschillende wereldkampioenschappen is inderdaad niet zo goedkoop. Naast de reis- en verblijfkosten die voor ons heel goed meevallen – Parijs is immers niet zo ver weg en gemakkelijk bereikbaar – zijn er de verplichte congreskaart (€ 179,00) en het deelnemingsrecht aan de wedstrijden (€ 43,00), samen dus € 222,00 euro. Dit kan veel lijken, maar toch dekken deze bijdragen niet eens de organisatiekosten van zo'n internationaal congres.

… gelukkig springt de ABW bij De ABW wil voor een aantal geselecteerde deelnemers die ruimschoots de normen halen zowel de congreskaart als de inschrijving voor de wedstrijden terugbetalen, samen € 222,00 dus. Voor nog voltijds studerenden wordt de tussenkomst tot maximum € 400,00 verhoogd op voorwaarde dat die in Parijs een diploma behalen. Zo is er een tussenkomst in de reis- en verblijfkosten. Wie niet meer voltijds studeert, kan tot maximum € 250,00 tussenkomst krijgen. De basistussenkomst van € 222,00 wordt met € 28,00 verhoogd bij het behalen van een diploma in Parijs. Om te kunnen deelnemen aan de wedstrijden, die hoofdzakelijk op maandag(voormiddag) 11 juli 2011 plaatsgrijpen, is ten minste één overnachting van zondag (opening congres en instructies) op maandag nodig. De ABW helpt uiteraard bij het zoeken naar geschikte hotelaccommodatie. Naast het wereldkampioenschap klaviervaardigheid (30 minuten overtypen van een doorlopende tekst), hopen we ook op deelnemers aan de wedstrijd tekstcorrecties en professionele tekstverwerking die telkens in 3 leeftijdscategorieën gehouden wordt. Voor de wedstrijd klaviervaardigheid vind je hieronder de minimumvoorwaarden per leeftijdscategorie. Mag de minimumsnelheid nogal meevallen, het maximum toegelaten foutenpercentage is pittig, zelfs al mag je gemaakte fouten tijdens de proef corrigeren. Leeftijd Senior (>20) Junior (17-20) Scholier (<17)

Min. snelheid/min 360 apm 300 apm 240 apm

Max. % fouten 0,25 % 0,25 % 0,25 %

Ondertussen hebben al enkele scholen te kennen gegeven over geïnteresseerde leerlingen te beschikken. Meer informatie kan je verkrijgen via mail aan Danny Devriendt ([email protected]) of aan Thérèse Librecht ([email protected]).  ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE

13


Een praktische opdracht Word

V

Danny Devriendt

ertrek zowel bij het lesgeven als bij de evaluatie zoveel mogelijk vanuit een concrete probleemstelling naar een passende oplossing. Hieronder volgt een concreet voorbeeld. Opgavebestanden en uitgewerkte oplossing vind je in de floppykrant bij dit nummer.

De opgave/probleemstelling Vertrekkend vanuit de lijst links, moet je uiteindelijk het resultaat rechts bekomen:  voornaam en familienaam samen, met spatie ertussen  voorlooplijn  GSM-nummer gegroepeerd in 4-2-2-2 voorstelling met spaties. (Je mag ervan uitgaan dat alle GSMnummers dezelfde structuur hebben).

De oplossing Het eerste wat je altijd doet, is de structuur van je document bekijken. Geef daarvoor de nietafdrukbare tekens weer en je ziet duidelijk dat er van tabulaties gebruik gemaakt wordt om de kolommen te vormen en dat elke persoon een eigen alinea krijgt.

14

Zoals meestal zijn er verschillende oplossingen mogelijk, afhankelijk van de voorkennis van de leerlingen. Het gaat er dus om dat leerlingen geziene functies en mogelijkheden spontaan gebruiken om een gesteld probleem op te lossen.

Deelprobleem 1: de voornaam voor de familienaam plaatsen Een mogelijke snelle work-around is hier een omwegje via een tabel: selecteer alles en kies Invoegen > Tabel > Tekst naar tabel converteren. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE

V A A R D I G E V I N G E R S N R . 150 Nu kan je heel gemakkelijk de kolom met de voornamen selecteren, knippen en vóór de kolom met de familienamen plakken. Als je nu de tabel selecteert kan je via het tabblad Indeling > Gegevens > Converteren naar tekst de gegevens weer met tabulatorstops weergeven.

Deelprobleem 2: voornaam en familienaam door spatie scheiden De eerste tabulatie op elke regel moet dus een spatie worden. Je kunt evenwel niet zomaar tabulaties door spaties vervangen, want er is nog een tweede tabstop die je nog nodig hebt. Voer de vervanging ^t (tabstop) door (spatie) toch maar uit en vervang daarna een (spatie) gevolgd door een 0 door een ^t0. De tweede tabulatie is dus hersteld. We maken hier gebruik van het feit dat elk telefoonnummer met een 0 begint en dat een familienaam nooit met een 0 begint.

Deelprobleem 3: de telefoonnummers Maak gebruik van de structuur van de telefoonnummers: 4 cijfers, slash, 6 cijfers en gevorderd zoeken en vervangen met gebruik van jokertekens: Zoeken naar: ([0-9]{4})/([0-9]{2})([0-9]{2})([0-9]{2}) Vervangen door: \1^s\2^s\3^s\4 Bij het zoeken maak je vier groepjes (tussen ronde haakjes) van respectievelijk 4, 2, 2 en 2 cijfers (aantal cijfers tussen accolades). Bij het vervangen plaats je met \x (x is het groepsnummer van links naar rechts) de inhoud terug, nu met telkens een vaste spatie (^s) ertussen. Klaar.

Afwerking Achteraf zal je nu nog een tabstop moeten instellen met voorlooplijntje naar de telefoonnummers.

Totaaluitwerking met zoeken en vervangen Je kunt de opdracht eigenlijk ook in één handeling uitwerken, zoals hieronder aangegeven. De asterisk staat voor een stuk willekeurige tekst. Als jokertekens actief is, kan je geen ^p gebruiken om een alineamarkering te zoeken, wel ^13, maar je plaatst bij het vervangen wél de alineamarkering met ^p terug! Zoeken naar: (*)(^t)(*)(^t)([0-9]{4})/([0-9]{2})([0-9]{2})([0-9]{2})^13 Vervangen door: \3

\1^t\5^s\6^s\7^s\8^p

Totaaluitwerking met een macro Een andere uitwerking is uiteraard via een vrij eenvoudige macro die je de lijst laat doorlopen. Je vertrekt aan het begin van een alinea en voert volgende stappen uit:  zoek de tabstop (^t) en je bent voorbij de familienaam.  met de pijltjestoets-naar-links kom je juist na de familienaam die je met Shift+Home volledig selecteert en knipt.  met delete verwijder je de eerste (nu overbodige) tabulatie en je zoekt opnieuw naar een tabulatie  met de pijltjestoets-naar-links sta je nu precies nà de voornaam: voeg daar een spatie in en plak de familienaam  met de pijltjestoets naar rechts kom je voorbij de tabulatie aan het begin van het telefoonnummer  gebruik nu telkens de pijltjestoets naar rechts. Verwijder de slash en plaats een vaste spatie.  telkens twee posities verder voeg je nog vaste spaties in. ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE

15

V A A R D I G E V I N G E R S N R . 150  na de laatste vaste spatie druk je op End en pijl-naar-rechts en je staat aan het begin van de volgende alinea waar het stappenplan kan herbeginnen. Maak van dit stappenplan een lus door de actie tussen Do While Selection.End <> ActiveDocument.Content.End - 1 en Loop te plaatsen en het hele document kan in één beweging worden aangepast.

16

Do While Selection.End <> ActiveDocument.Content.End - 1 Selection.Find.ClearFormatting With Selection.Find .Text = "^t" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.HomeKey Unit:=wdLine, Extend:=wdExtend Selection.Cut Selection.Find.ClearFormatting With Selection.Find .Text = "^t" .Forward = True .Wrap = wdFindContinue .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchWildcards = False .MatchSoundsLike = False .MatchAllWordForms = False End With Selection.Find.Execute Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.TypeText Text:=" " Selection.PasteAndFormat (wdFormatSurroundingFormattingWithEmphasis) Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=5 Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1 Selection.TypeText Text:=" " Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=2 Selection.TypeText Text:=" " Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=2 Selection.TypeText Text:=" " Selection.EndKey Unit:=wdLine Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1 Loop In beide voorbeelden van totaaluitwerking moet je achteraf enkel nog de tabstop aanpassen met voorlooplijntje. Een probleemsituatie kan op verschillende manieren goed aangepakt en opgelost worden, afhankelijk van voorkennis, voorkeur en inzicht. Alles begint bij een goede probleemanalyse!  ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE


Online toetsen met Google documenten

O

Olivier Levrau

nline testen, toetsen en allerlei onderzoeken of enquêtes afnemen kan met heel wat gespecialiseerde software gebeuren. Ook Google heeft in haar arsenaal Google documenten de mogelijkheid om online toetsen in elkaar te zetten. Een gratis google account volstaat.

STAP1: inloggen bij google Om gebruik te kunnen maken van de online diensten van Google heb je een Google account nodig. Surf naar www.google.be en klik rechts bovenaan op "Aanmelden". Daarna zie je onderstaand venster.

Indien je reeds een google account hebt (lees een gmail adres) kun je aanmelden, als dit nog niet het geval is, dien je eerst te klikken op "Nu een account maken" en de registratie te doorlopen. Eenmaal aangemeld kun je in de menubalk bovenaan je scherm klikken op "meer" en kiezen voor "documenten".

17



STAP 2: nieuw formulier aanmaken In "Google Documenten" klik je links op de knop "Nieuwe maken" en kies je voor "Formulier". Je kunt onmiddellijk beginnen met een leeg formulier.

Een nieuw formulier bestaat uit 3 delen:  de hoofdnavigatie in de blauwe balk  de ruimte voor het opstellen van de vragen  de footer met een link naar de enquête.

Geef je formulier een naam en een eventuele omschrijving.

STAP 3: Vragen toevoegen Je krijgt één voorbeeldvraag cadeau. Om deze te verwijderen klik je rechtsboven op de prullenbak.

18


V A A R D I G E V I N G E R S N R . 150 Klik daarna linksboven aan op de knop "item toevoegen" en kies een type vraag.

Meerkeuze Soms wil je je leerlingen laten kiezen uit een aantal mogelijkheden. Denk aan een multiple-choice examen. Bij dit type vragen is maar één antwoord mogelijk.

Indien je aanduidt dat het antwoord op de vraag vereist is, dan kan het formulier niet verzonden worden zonder dat de vraag beantwoord is. (dit is instelbaar per vraag)

Selectievakjes Idem als meerkeuze, maar het is mogelijk om meerdere antwoorden (checkboxen) aan te vinken.

Als je op OK klikt, zie je de weergave zoals de eindgebruiker ze te zien krijgt. (zie volgende captaties).

Kiezen uit een lijst Deze antwoordoptie laat een selectielijst (dropdown list) zien. Net als bij de meerkeuze is slechts één antwoord mogelijk.

19



Schaal Standaard staat een schaal van 5 punten ingesteld, maar dit kan worden uitgebreid of verminderd. Het is ook mogelijk om aan elk schaalelement een naam toe te kennen.

Raster Indien er meerdere schaalvragen elkaar opvolgen, kan met behulp van een roostervraag de uitleg voor de vraag slechts eenmalig worden gesteld voor meerdere items binnen de vraag.

Tekst / Tekstalinea Voor open vragen met korte antwoorden kies je "Tekst" en voor vragen die langere antwoorden kunnen hebben kies je "Tekstalinea".

Het is na het toevoegen van een vraag nog mogelijk om deze te bewerken of te verwijderen (knoppen uiterst rechts bij de vraag). De volgorde van de vragen kan worden bepaald door de vragen te slepen. Een kader geeft aan waar de vraag terecht komt bij het loslaten van de muisknop. Er kunnen ook sectiekoppen en pagina-einden ingevoegd worden. De sectiekoppen kunnen handig zijn als een vragenlijst bestaat uit verschillende onderdelen en men het overzicht wil bewaren door elk onderdeel te benoemen.

20

Een pagina-einde kan worden gebruikt om vragen te scheiden. Dit kan handig zijn als een onderstaande vraag impliciet antwoord geeft op de voorgaande; dan is het beter om de onderstaande vraag pas te tonen als de vorige beantwoord is.



STAP 4: Slot formulering Als de toets volledig is afgewerkt dan kun je een slottekst voorzien. De tekst daarvoor kun je onder de knop "Meer Acties" aanpassen bij "Bevestiging bewerken".

Aangezien het niet de bedoeling is de antwoorden van de leerlingen publiek te maken vink je de checkbox "Reactieoverzicht publiceren" niet aan.

STAP 5: de toets publiceren Nadat de toets is aangemaakt, kan deze worden gepubliceerd. Je hebt de mogelijkheid om de enquête per e-mail te versturen (dit vanuit de knop "Dit formulier emailen"). ACADEMIE VOOR BUREAUWETENSCHAPPEN VZW WWW.ABW.BE

21

V A A R D I G E V I N G E R S N R . 150 Onder de knop "Meer acties" vindt u bij "invoegen" de HTML code om de toets te publiceren op een bestaande website.

STAP 6: Resultaten bekijken Via uw eigen "Google documenten" account kunt u de resultaten van de toets bekijken. Dit doe je door op het formulier te klikken.

Het formulier opent zich nu als werkmap waarin je de resultaten kunt bekijken alsook diverse bewerkingen kunt doen. Maar je kunt ook de resultaten exporteren naar diverse andere formaten waaronder Microsoft Excel. Om het ontwerp van formulier aan te passen moet je klikken in het menu "Formulier" en kiezen voor "Formulier bewerken".

Online inschrijven met www.fikket.com Danny Devriendt Heb je één of ander event waarop je personen online wil laten intekenen, dan kan dat via de website www.fikket.com. Je maakt een gratis account aan en voert informatie in over de activiteit die je wilt organiseren. De site is bedoeld voor ticketverkoop en je betaalt een commissie op de verkoop (2 %). Voor activiteiten waarvoor niet moet betaald worden, maak je een ticket van 0,00 euro aan en zo kan iedereen online inschrijven, eventueel de lijst met deelnemers raadplegen en kost het gebruik van fikket.com niemand iets. De mogelijkheden en lay-out zijn beperkt, maar het gebruik is handig en snel en kan heel wat emailverkeer of insturen/afgeven van allerlei bonnetjes/strookjes vervangen.

22

Als organisator kan je natuurlijk de lijst met deelnemers importeren voor verder gebruik. Kortom, het proberen waard.


Inhoud

nummer 150

3 _________________________________________________________________ Voorwoord 4 ___________________________________ Personaliseren met scanning: barcodes in Word 7 ____________________________________ Eigen (fictieve) gegevensbestanden genereren 11 __________________________________________ Een brochure samenstellen met Word 13 _____________________________________ 48e INTERSTENO-congres in Parijs, juli 2011 14 ________________________________________________ Een praktische opdracht Word 17 ___________________________________________ Online toetsen met Google documenten 22 ___________________________________________ Online inschrijven met www.fikket.com

Vaardige Vingers driemaandelijks tijdschrift van de Academie voor Bureauwetenschappen vzw

Vaardige Vingers driemaandelijks tijdschrift van de Academie voor Bureauwetenschappen vzw

Recommend Documents