V)

Functiebeschrijving: ”Projectmedewerker pers- en tradereizen” (M/V)

Entiteit: Toerisme Vlaanderen Graad: B2 Standplaats: Brussel Laatste wijziging functiebeschrijving op datum van 2/02/2015 door MOD DAR-iV

Page 1 of 7

DEEL 1: IDENTIFICATIE VAN DE FUNCTIE 1.1.

ORGANISATIE -

Entiteit: Toerisme Vlaanderen Afdeling: Bestemmingspromotie Dienst: Focus Markten

1.2.

FUNCTIECONTEXT

1.2.1.

Entiteit: Toerisme Vlaanderen

Toerisme Vlaanderen wil tegen 2020 samen met de toeristische actoren het toerisme in en naar Vlaanderen-Brussel op een duurzame manier ontwikkelen tot een economische groeimotor. Op die manier willen we meer rendement, tewerkstelling en welzijn realiseren. Deze missie bevat de vier pijlers waarop de werking van Toerisme Vlaanderen rust:     1.2.2.

Met gerichte investeringen en ondersteuning het toeristisch aanbod in Vlaanderen aantrekkelijker maken. Bestemming Vlaanderen actief promoten om meer bezoekers aan te trekken. De volwaardige participatie aan toerisme voor iedere Vlaming mogelijk maken. De verdere professionalisering van de sector stimuleren om voor de bezoekers een kwaliteitsvol aanbod te verzekeren. Afdeling:

De afdeling bestemmingspromotie is verantwoordelijk voor de toeristische promotie van Vlaanderen in het buitenland. Het buitenlands netwerk met een vijftigtal medewerkers staat in voor alle activiteiten met de lokale reissector, pers en klanten. Zij worden ondersteund door een vijftiental mensen uit de diensten focus en futuremarkten. Met de dienst content- en conversatiemanagement creëren en verspreiden we toeristische informatie over onze bestemming, luisteren we naar de conversatie die klanten over onze bestemming voeren en stimuleren we dat zij positieve ervaringen delen en zo onze bestemming aanbevelen. Een twintigtal medewerkers in de dienst ‘business & visitor centre’ zorgen ervoor dat zowel onze klanten als onze partners meer mogelijkheden krijgen om elkaar te vinden en deals te sluiten ter ondersteuning van het vrijetijds- en zakentoerisme in en naar Vlaanderen. 1.2.3.

Dienst: Future markten

We zorgen voor een maximale ondersteuning van ons netwerk in het buitenland. We zijn verantwoordelijk voor de pers- en tradeprocessen, sturen representative offices aan en helpen met de uitwisseling van marktexpertise en productkennis voor onze medewerkers en onze partners. We richten ons op de opkomende en nieuwe markten.

Page 2 of 7

Profielbeschrijving Functietitel Coördinator pers&trade reizen

Functiedoel Operationele aansturing en coordinatie van de productiecel pers- en tradereizen, teneinde in samenwerking met de lokale partners van Toerisme Vlaanderen (lokale diensten voor toerisme en private partners) pers en trade reizen te organiseren. De dienst werkt binnen een vooraf bepaalde tijdsspanne arrangementen en programma’s uit voor internationale pers en trade delegaties. Deze dossiers worden geïnitieerd door de buitenlandkantoren van Toerisme Vlaanderen en worden tot stand gebracht in nauwe samenwerking met lokale diensten voor toerisme. Je staat in voor de coördinatie van de programma’s van deze delegaties en zorgt ervoor dat het eindresultaat een kwalitatief programma is dat beantwoordt aan de eisen en verwachtingen van de buitenlandse gasten. De interne klanten zijn alle buitenlandkantoren van Toerisme Vlaanderen en/of projectmedewerkers binnen het hoofdkantoor

Resultaatgebieden Voorbereiding De eigen werkzaamheden en de werkzaamheden van de teamleden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren om er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen

Voorbeelden van activiteiten: Kennis nemen van de jaaractieplannen van de buitenlandkantoren van Toerisme Vlaanderen Door de buitenlandkantoren ingediende dossiers inhoudelijk grondig doornemen om mogelijke knelpunten te kunnen identificeren en signaleren. Contacteren van interne klanten, externe partners en andere betrokkenen Het opstellen van een planning, een overzicht van uit te voeren taken en een taakverdeling. Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken, zoals het opstellen van een voorafgaand overzicht van voorziene uitgaven. Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten, zoals informatie opzoeken of navragen bij betrokken diensten (intern of extern) over de te bezoeken bestemming(en) Uitvoering Diverse taken inherent aan de organisatie van pers- en tradereizen uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte, tijdige en kwaliteitsvolle afhandeling van de ingediende dossiers

Voorbeelden van activiteiten: Het boeken van hotels, restaurants en lokaal vervoer (trein, busjes, auto, fiets) Occasioneel begeleiden van pers- of trade delegaties. Het coördineren van de voorbereiding en organisatie van pers- en tradereizen met de buitenlandkantoren en lokale partners van Toerisme Vlaanderen (publiek en/of privaat). Het bijwonen van vergaderingen met externe partners over de voorbereiding en organisatie van pers- en trade reizen. Het verlenen van advies aan de interne klanten en externe betrokkenen. Controleren van facturen en administratieve opvolging van dossiers. Controle en aanpassing van programma’s van pers- en trade reizen. Knelpunten en problemen identificeren en hiervoor proactief en zelfstandig oplossingen bedenken. De resultaten van de gedane acties (bijvoorbeeld persartikels of blogposts) opvolgen en opnemen in het jaarverslag van Toerisme Vlaanderen

Page 3 of 7

Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten om het diensthoofd van het team in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen

Voorbeelden van activiteiten: -

Regelmatige stand van zaken geven over de vorderingen van de dossiers. Knelpunten bij de voorbereidingen signaleren en proactief meezoeken naar oplossingen Mogelijke verbeterpunten voor de algemene werking van de dienst delen met de collega’s

Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van de nodige gegevens zodat deze ter beschikking zijn van de interne klanten en externe betrokkenen

Voorbeelden van activiteiten: De programma’s, overzichten van uitgaven, verslagen en resultaten opslaan in de daarvoor voorziene mappen op het netwerk van Toerisme Vlaanderen Bijhouden en klasseren van papieren dossiers. Contacten leggen en onderhouden met leveranciers Informeren Informeren over dossiers om er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in de gemaakte vorderingen of resultaten

Voorbeelden van activiteiten: -

Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan interne klanten of externe partners. Deelnemen aan vergaderingen of werkgroepen Uitleg geven rond procedures, regelgeving…

Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren

Voorbeelden van activiteiten: etc. -

Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van opleidingen Informatie-uitwisseling met collega’s, interne klanten en externe partners. Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen binnen het vakgebied, bijvoorbeeld sociale media, bestemmingsmarketing Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied

Vaktechnische competenties -

Bachelordiploma. Minstens 6 jaar ervaring in een gelijkaardige functie: onthaal van internationale pers- en/of sectordelegaties; organisatie van kwalitatieve programma’s voor deze delegaties; begeleiden van delegaties; … Binnen deze 6 jaar ook minstens 1 jaar ervaring met het operationeel aansturen van een team: verdeling dossiers, opvolging workload etc.

-

Kennis van of ervaring met de toeristische sector en/of het medialandschap in binnen- en buitenland.

-

Kennis van de Internationale Marketingstrategie en algemene strategie van Toerisme Vlaanderen.

-

Goede productkennis van de bestemming Vlaanderen (toeristisch aanbod in de verschillende deelbestemmingen), en de

Page 4 of 7

vertaling van deze kennis naar de dagelijkse praktijk (in overeenstemming brengen van aanbod met vragen en noden van de klant). -

Kennis van de werking van de Vlaamse Overheid.

-

Grondige kennis en praktische toepassing van Office (voornamelijk Outlook, Excel en Word).

-

Talenkennis: goede kennis van het Nederlands, Engels en Frans (spreken, lezen en schrijven).

Affiniteit met de omgang met mensen van verschillende nationaliteiten en culturen door internationale werk-, studie- of andere ervaring. Kunnen omgaan met occasioneel hoge werkdruk en bereidheid tot occasioneel werken buiten de kantooruren of in het weekend.

Gedragscompetenties Organiseren n2 De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Coördineert acties, tijd en middelen -

Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten …) zo in dat ze optimaal benut worden Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing) Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie

Probleemanalyse n2 Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Legt verbanden en ziet oorzaken. -

Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie

Nauwgezetheid n3 Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren -

Levert onder druk kwaliteitsvol werk af Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Combineert kwantiteit met kwaliteit Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk

Page 5 of 7

Voortdurend verbeteren n2 Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden …) Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen …) Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen

-

Klantgerichtheid n2 Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen -

Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant

Samenwerken n3 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen -

Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen Geeft opbouwende kritiek en feedback

-

Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden

Page 6 of 7

Betrouwbaarheid n1 Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. -

Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken

Richting geven n1 Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan -

Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen …) die de medewerkers nodig hebben om goede resultaten te halen Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken doelstellingen en afspraken Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden opgenomen Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede voorbeeld

Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) n1 Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen -

Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers

Page 7 of 7