_________________________________________________________________________________
Vloot werft aan in contractueel dienstverband (onbepaalde duur):
DESKUNDIGE SHEQ (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats:
VLOOT dab Mobiliteit en Openbare Werken B Deskundige Oostende
Vacaturenummer: 23989 _________________________________________________________________________________
1
Functiecontext De IVA MDK staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydrometeorologische dienstverlening. Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal die rechtstreeks rapporteert aan de functionele minister. Het agentschap bestaat uit een stafdienst en vier operationele entiteiten. • De Stafdienst (20 personeelsleden) bereidt het beleid van het agentschap voor, faciliteert de werking van de vier entiteiten en biedt ondersteuning aan de administrateur-generaal. • De DAB Loodswezen (460 personeelsleden) zorgt voor het veilig en vlot loodsen en beloodsen van schepen tegen een aanvaardbare prijs en geeft nautisch advies. • VLOOT dab (560 personeelsleden) is een rederij gespecialiseerd in het management (technisch, operationeel, nieuwbouw) van schepen die ingezet worden voor opdrachten binnen de overheidsniche. • De afdeling Scheepvaartbegeleiding (150 personeelsleden) begeleidt de schepen vanaf de wal en levert diensten aan de scheepvaart. Het Maritiem Reddings- en Coördinatiecentrum is het unieke meldpunt voor ongevallen op zee en de verdere afhandeling ervan. • De afdeling Kust (115 personeelsleden) staat in voor de beveiliging van de bevolking en het patrimonium tegen stormvloeden en overstromingen en doet dit op een duurzame en geïntegreerde wijze. Haar Vlaamse hydrografie ondersteunt de scheepvaart van en naar de kusthavens en de Westerschelde. Je zult tewerkgesteld worden in VLOOT dab. Vanuit haar missie als reder van de overheid heeft VLOOT dab de volgende doelstellingen: - beloodsen te water (transport van de loodsen van en naar de te beloodsen schepen) - verzorgen van de vaarwegmarkering - hulpverlening – zeereddingsdienst - veerdiensten - het ter beschikking stellen van bedrijfsklare en bemande vaartuigen voor andere overheden en derden. - verankeren van de maritieme kennis. VLOOT dab zet om deze doelstellingen te verzekeren een 45 –tal schepen in en heeft nagenoeg 560 personeelsleden in dienst. VLOOT dab kent een territoriale spreiding van haar activiteiten. Er zijn naast de directiezetel te Oostende nog standplaatsen te Nieuwpoort, Gent, Antwerpen en Vlissingen.
2
JE TAKENPAKKET - Je neemt een trekkersrol op om activiteiten op vlak van kwaliteitszorg binnen de afdeling te ontplooien en weet collega’s te motiveren in het kwaliteitsdenken en –handelen. - Je controleert de naleving van reglementeringen, normen en voert interne audits uit - Je rapporteert hierover aan je overste - Je zorgt ervoor dat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of neemt zelf de nodige initiatieven. Resultaatgebieden 1
Plannen en voorbereiden van de controle/audit teneinde er voor te zorgen dat de controle/audit ter plaatse efficiënt kan verlopen. Zich informeren over de te auditen locatie of vaartuig om het dossier in de juiste context te kunnen plaatsen Inwinnen, verzamelen, verifiëren en verwerken van ontbrekende gegevens om het dossier volledig te maken Studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige controles/audits,… Opmaken van eigen planning …
2
Ter plaatse uitvoeren van controles/audits en analyses teneinde de naleving van de geldende normen (reglementeringen, wetgeving, jaarrekeningen, kwaliteitsstandaarden, …) na te gaan. Nakijken of aan de normen is voldaan op basis van documenten én op basis van reële, materiële vaststellingen Nagaan van efficiëntie en effectiviteit van processen Organiseren van interne audits of observatierondgangen Uitvoeren van controle/inspectie ter plaatse (wat betreft de procedures die betrekking hebben op de vaartuigen) teneinde na te gaan of de processen zoals beschreven in het beheerssysteem correct worden uitgevoerd en of de procesanalyse nog steeds klopt. Opmaken van verslagen van plaatsbezoeken of het nazicht van procedures teneinde het management te adviseren of te informeren en om hen in staat te stellen de gepaste maatregelen te nemen. Opstellen van rapporten, informatiedossiers, nota's. Naar aanleiding van arbeidsongevallen en near misses een onderzoek ter plaatse uitvoeren en verbetervoorstellen definiëren en de resultaten van het onderzoek rapporteren aan de SHE-Q manager, teneinde het management in staat te stellen de gepaste maatregelen te nemen om toekomstige arbeidsongevallen te vermijden Ondersteuning bieden bij verbeteringsinitiatieven inzake veiligheid, kwaliteit en milieu …
3
Samenvatten en vastleggen van de bevindingen teneinde de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen Objectief en gestructureerd weergeven van vaststellingen ter plaatse gedaan in een verslag Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering Uitbrengen van gemotiveerde aanbevelingen Indien nodig een non-conformity opstellen Verzamelen, verifiëren en verwerken van cijfergegevens teneinde over de nodige informatie te beschikken om tot gemotiveerde uitspraken te kunnen komen (bv. balanced score card). …
4
Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag teneinde bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, … Nagaan of geformuleerde aandachtspunten werden opgenomen Nakijken of er gevolg werd gegeven aan een opgelegde maatregel,… Bijkomende voorwaarden opnieuw inspecteren
3
Eventueel bijkomende onderzoeken en controles uitvoeren …
5
Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen de entiteit teneinde alle relevante gegevens i.v.m. de controle/audit samen te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden. Alle documenten van het dossier samenbrengen en klasseren Beheren en actualiseren van het klassement van alle dossiers Aanmaken van documenten om een dossier technisch af te handelen Ontwerpen van formulieren voor doorlichting Aanleggen, invullen en updaten van databanken, met de belangrijkste gegevens van controle of audit Statistieken opmaken Verzamelen, verifiëren en verwerken van cijfergegevens teneinde over de nodige informatie te beschikken om tot gemotiveerde uitspraken te kunnen komen (bv. balanced score card). …
6
Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak teneinde er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven. Contacten onderhouden met belanghebbenden, het werkveld, e.a. met het oog op informatie-uitwisseling Algemene communicaties geven over de materie aan betrokkenen (dienstmededelingen, ed) Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen Contacten onderhouden met de te controleren entiteit Verlenen van aankoopadviezen Faciliteren van de evaluatie van de leveranciers …
7
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen opvolgen van de relevante wetgeving m.b.t. kwaliteit- veiligheid en milieumaterie. …
8
Samenwerken en overleggen met diverse collega’s teneinde een uniforme aanpak van het controle-of auditproces te garanderen. Overleggen over een éénvormige dossierafhandeling Afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving maken Streven naar uniformiteit van de aanpak Deelname aan regelmatige interne werkvergaderingen Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega's Intern bespreken van problemen en opportuniteiten (van de te controleren entiteit) om een zo goed mogelijke oplossing te vinden Overleg plegen met de SHE-Q manager teneinde informatie uit te wisselen over functionele en inhoudelijke aspecten. …
9
Milieubewust handelen: consequent milieubewust handelen op de werkplek teneinde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van VLOOT op het gebied van milieuzorg naleven van milieuwetgeving
4
uitdragen van het milieubeleid gedefinieerd door VLOOT energie, water en andere grondstoffen spaarzaam gebruiken correct omspringen met afval (d.w.z. correct sorteren en op de juiste manier afgeven) melden van lekken (water, olie) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, …) zorgzaam omspringen met milieugevaarlijke producten en waar mogelijk het gebruik van dergelijke producten vermijden …
JE PROFIEL Formele deelnemingsvoorwaarden je diploma je bent in het bezit van een technisch gerichte bachelor, bij voorkeur in het studiegebied “industriële wetenschappen en technologie” of scheepswerktuigkunde of nautische wetenschappen
je technische competenties
je hebt grondige kennis van veiligheids- en milieuwetgeving of bent bereid deze kennis op korte termijn te verwerven je hebt kennis en/of ervaring inzake zorgsystemen (OHSAS, VCA, ISM, ISO 9001, ISO 140001). Een certificaat opleiding interne auditor is een pluspunt je hebt affiniteit met de maritieme sector je bent in het bezit van een rijbewijs B je hebt ervaring in het gebruik van informatica en bureautica
2. Persoonlijke competenties Voortdurend verbeteren: Je verbetert voortdurend je eigen functioneren en de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Klantgerichtheid: Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en reageert er adequaat op. Samenwerken: Met het oog op het algemeen belang, lever je een bijdrage aan een gezamelijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Betrouwbaarheid: Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, …). Je komt je afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Probleemanalyse (analytisch denken): Je duidt een probleem in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze ga je op zoek naar aanvullende, relevante informatie Nauwgezetheid: Je volbrengt taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met materiaal.
5
Organiseren: Je geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan en die elementen coördineer je om de doelstellingen te bereiken conform de planning
HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 30 april 2014. Je cv en motivatiebrief stuur je, met vermelding van het vacaturenummer, per e-mail naar
[email protected] of per post naar de Afdeling Personeel en Logistiek, Team HRM – sollicitaties, Koning Albert II-laan 20 bus 2 te 1000 Brussel. Houders van een buitenlands diploma of getuigschrift dienen bij kandidaatstelling een gelijkwaardigheidsattest voor te leggen. Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS en het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie.
SELECTIEPROCEDURE
Screening van de formele deelnemingsvoorwaarden Fase 1: screening op basis van CV en motivatiebrief (motivatie, opleiding, ervaring, technische competenties) eliminerend: mei 2014 Fase 2: jurygesprek met screening van de persoonsgebonden en vaktechnische competenties ste (o.a. computergestuurde testen): 1 helft mei 2014 de Fase 3: psychotechnische screening: 2 helft april 2014 (onder voorbehoud)
ONS AANBOD
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Je bruto maandsalaris is minimum 2235,68 euro. Je functierelevantie ervaring kan evenwel tot maximaal 20 jaar in aanmerking genomen worden waardoor je aanvangssalaris hoger kan zijn. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkingsperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.
6
MEER WETEN ? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Ilse Bailleul, kwaliteitsmanager Adres : Sir Winston Churchillkaai 2, 8400 Oostende Tel. : 059/566311 E-mail :
[email protected] Website : www.welkombijvloot.be Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Eefje Bijl, Intern Consultant HRM Adres : Koning Albert II-laan 20, 1000 Brussel Tel. : 02/553 03 94 E-mail :
[email protected] Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website http://www.werkenvoorvlaanderen.be/
7
