v)

De Provincie West-Vlaanderen gaat over tot de aanwerving van een assistent ‘onthaal’(m/v) in contractueel verband met halftijdse prestaties (bepaalde duur: vervangingsovereenkomst) voor de dienst MiNaWa – Bulskampveld te Beernem

1. Aard van de aanstelling -

Een aanstelling als assistent (niveau D) in contractueel verband met halftijdse prestaties (bepaalde duur: vervangingsovereenkomst);

-

Standplaats: Domein Lippensgoed-Bulskampveld, Bulskampveld 9, 8730 Beernem.

2. Algemene aanwervingvoorwaarden -

Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie.

-

De burgerlijke en politieke rechten genieten.

-

Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk.

3. Specifieke aanwervingvoorwaarden -

Geen diplomavereisten.

4. Bezoldiging Het jaarlijks salaris van een assistent (niveau D) gaat van 21.391,72 euro tot 29.433,72 euro (salarisschaal D1, index inbegrepen). 5. Toelagen, vergoedingen en sociale voordelen Ondermeer vakantiegeld, haard- en standplaatstoelage, eindejaarstoelage, maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer woon-werkverkeer, fietsvergoeding, e.a. 6. Bijkomende voordelen Glijdende werktijdregeling, 35 werkdagen vakantie (verrekening op basis van de voltijdse prestaties van het lopende jaar), ruim vormingsaanbod. 7. Selectieprogramma Mondeling gedeelte Dit mondeling gedeelte heeft tot doel, op basis van het ingediende curriculum vitae en de functiebeschrijving, de geschiktheid van de kandidaat voor de functie te toetsen, de vereiste kennis, en zijn/haar persoonlijkheid en voorkomen na te gaan. Het mondeling gedeelte kan voorafgegaan worden door een schriftelijke test of voorbereiding. De kandidaten die ten onrechte aan de selectie mochten deelgenomen hebben, kunnen in geen geval toelaatbaar worden verklaard.

8. Selectieprocedure & werfreserve Na de selectie wordt er een schriftelijk verslag van de gemotiveerde rangschikking van de kandidaten opgemaakt. De geslaagden zullen volgens deze rangschikking tot de functie toegelaten worden. Het resultaat van de selectieprocedure blijft geldig gedurende een periode van 2 jaar te rekenen vanaf de datum van afsluiting van de selectieverrichtingen. Er kan uit geput worden voor gelijkaardige (vervangings)overeenkomsten. Alle kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van hun resultaat. 9. Verdere inhoudelijke informatie Bijkomende inlichtingen over de specifieke aard van de functie kunnen bekomen worden bij de heer Bart Decrop, deskundige dienst MiNaWa - Bulskampveld, tel. 050/55 91 01 - e-mail: [email protected]. 10. Wijze van inschrijving Indien u geïnteresseerd bent in deze functie, stuur dan per brief of per mail uw aanvraag tot deelname aan deze selectie tegen uiterlijk woensdag 15 juni 2016 op naar: Provincie West-Vlaanderen, Provinciehuis Boeverbos, T.a.v. de Dienst Personeel & HRM Koning Leopold III-laan 41, 8200 Sint-Andries Tel. 050/40 32 22 – fax 050/40 31 24 E-mail: [email protected]

Uw brief dient vergezeld te zijn van een uitgebreid curriculum Vitae.

De Provincie West-Vlaanderen draagt gelijke kansen en diversiteit hoog in het vaandel.

NIVEAU D

Functiebeschrijving

onthaalmedewerker (m/v) bezoekerscentrum Bulskampveld (Beernem) I. Functiebenaming onthaalmedewerker Functiefamilie 6 : Administratieve functies publieksgericht II. Plaats in de organisatie Je wordt tewerkgesteld in het bezoekerscentrum Bulskampveld als onthaalmedewerker. Je rapporteert aan de centrumleider. III. Basisdoelstelling Vanuit het bezoekerscentrum Bulskampveld wordt een modulair educatief programma aangeboden (natuurverkenning, landschapsverkenning) aan verschillende doelgroepen. Er is ook een materialendepot waar scholen, verenigingen of particulieren veldwerkmaterialen kunnen lenen. Je bent verantwoordelijk voor het onthaal en het informeren van de bezoekers, het reserveren van educatieve en streekverkenningsactiviteiten, contacten met de gidsen en het uitlenen van educatieve materialen.

IV. Generieke resultaatgebieden Informeren, helpen en begeleiden van de klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke dienstverlening Dit omvat ondermeer volgende taken :

o o o o o o

Onthaal : onthalen van de klant, geven van inlichtingen en doorverwijzen van de klant indien nodig Telefonie : beantwoorden, informeren en/of doorverbinden van telefonische oproepen Beheer en balieverkoop van affiche- en foldermateriaal, merchandisingproducten, … Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures Afleveren van de vereiste documenten Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt, opvolgen van reservaties van klanten

Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken Dit omvat ondermeer volgende taken :

o o o o o o o

Verzorgen van allerlei schriftelijke (brieven, mailings,…) en digitale communicatie (digitale nieuwsbrief…) Reserveren van zalen, zorgen voor catering Beheer vergaderzalen Toezicht op het centrale gebouwenbeheerssysteem Toezicht op bestaande tentoonstellingen Bestellen van materiaal Nazien, bvb. van documenten, formulieren, facturen,…

Instaan voor de praktische organisatie van projecten, manifestaties, colloquia, evenementen of andere bijeenkomsten. Dit omvat ondermeer volgende taken :

o o o o o

Opmaken van planningen/draaiboeken en initiëren en opvolgen van samenwerking met anderen Uitvoeren van allerlei formaliteiten of procedures Verzorgen van allerhande communicatie, zowel voor als tijdens het project of het evenement (intern, leveranciers,…) Reserveren van accommodaties, materiaal en materieel Bewaken van de voortgang van het project of het evenement

Instaan voor een optimale informatiedoorstroming Dit omvat ondermeer volgende taken :

o o o o

Constructief deelnemen aan het werkoverleg Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake uitvoering van een project of evenement,… Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere, klantgerichte dienstverlening Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten,… die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben

V. Specifieke resultaatgebieden o o

Toezicht op materialendepot Beheer van fotobestand van het bezoekerscentrum

VI. Profiel I. KERNCOMPETENTIES Permanente ontwikkeling o o o o

Eigen sterktes en zwaktes kennen. Willen leren en kansen zoeken voor eigen ontwikkeling Nieuw opgedane inzichten en vaardigheden in de praktijk toepassen Leren uit eigen fouten en van ervaren collega’s

Integriteit o o o o

II.

Verantwoordelijkheid opnemen voor eigen werk en fouten durven toegeven Zorgvuldig en discreet omgaan met gevoelige of vertrouwelijke informatie Vasthouden aan normen Voorbeeldgedrag tonen in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid

GEDRAGSCOMPETENTIES

Klantgerichtheid o o o

Inspelen op vragen van de klanten en regels en afspraken respecteren Zoeken naar oplossingen bij problemen Verantwoordelijkheid opnemen bij fouten of klachten

o

Anticiperen op zaken in functie van een optimale dienstverlening

Mondeling communiceren o o o o

Vlot contacten leggen met verschillende mensen De boodschap laten aansluiten op de behoeften van de toehoorders en ingaan op reacties Onderkennen van (non)verbale communicatie en erop inspelen Consequent en vastberaden optreden

Samenwerken o o o o o

Afspraken naleven met leidinggevende en collega’s Delen van informatie en kennis Respectvol omgaan met anderen en waardering tonen Overleggen en afspraken maken om tot een gezamenlijk resultaat te komen Zich positief opstellen en energie en dynamiek in de groep brengen

Flexibiliteit o o o

Bereid om andere taken op te nemen Bereid om extra inspanningen te leveren Weerstand herkennen en hier gepast mee omgaan

Probleemoplossend werken o o o o o

III. o o o o o

Problemen op tijd signaleren Formuleren van praktische en haalbare oplossingen Openstaan voor de mening of voorstellen van anderen De juiste mensen of instanties betrekken bij het probleem Het eigen oordeel onderbouwen met beschikbare informatie en geldige argumenten

VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Kennis van de organisatiestructuur van de provinciale administratieve instellingen Kennis van onthaal en PR-technieken Kennis van het Nederlands Kennis van Frans, Engels en Duits strekt tot aanbeveling Vlot kunnen werken met de software van de dienst

VII. Extra informatie o o o

Beschikbaar buiten diensturen en desgevallend tijdens de weekends Dragen van dienstkledij (op evenementen en bij ontvangst van groepen) Verzorgd voorkomen