v)

STUDIE 30 BEROEPSPROFIEL meertalig directieassistent(e) (m/v) zakelijk vertaler-tolk (m/v) medisch secretaresse (m/v)

BEROEPSPROFIEL meertalig directieassistent(e) (m/v)

sector : handel-administratie studiegebied : secretariaatsbeheer beroep : meertalig directieassistent(e)

Werkgroep beroepsprofiel van de Vlaamse Hogescholen in opdracht van de Vlaamse Onderwijsraad D/1997/6356/19 De leden van de werkgroep beroepsprofielen zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor het beroepsprofiel. De Vlor heeft enkel ingestaan voor een uniforme en toegankelijke lay-out.

B E R O E P S P R O F IE L S E C R E T A R IA A T S B E H E E R

VOORWOORD

Dit lijvig document omvat drie beroepsprofielen die, in de loop van het academiejaar 19951996, ontstonden in evenveel werkgroepen. Het is zonder meer noodzakelijk op deze plaats al diegenen te danken die hielpen bij het tot stand komen van dit werk. Ik denk dan in de eerste plaats aan de vertegenwoordigers van het bedrijfsleven. Ondanks het nog altijd geldige adagium dat ‘tijd’ nog steeds ‘geld is’ hebben zij mee gezocht, mee gelezen en mee geschreven aan dit document. Banaal zou zijn om op te merken dat dit niet meer dan natuurlijk is want ‘zijn zij niet verantwoordelijk voor het feit dat tot op dit ogenblik een beroepsprofiel ontbrak?’ Laat ik volstaan met op te merken dat er een enorm verschil is tussen de collectieve verantwoordelijkheid - en ik denk dat het bedrijfsleven en de socio-economische middens zich daar nooit genoeg van bewust kunnen zijn - en de persoonlijke verantwoordelijkheid, die ieder van hen ten volle heeft opgenomen. Maar ik denk vanzelfsprekend ook aan de meer dan honderd leden van het onderwijzend personeel van de Hogescholen die, precies in dit jaar van enorme drukte, zich tot het uiterste hebben ingezet om een werkzaam document samen te stellen. Vanuit de zeer grote bekommernis om een geldig kader te scheppen waarbinnen het Hoger Onderwijs Buiten de Universiteit zich in de volgende jaren nog sterker zou kunnen profileren, hebben zij zich maximaal ingezet. Aan alle leden van het administratief personeel, iedereen die in de ondersteunende diensten meehielp aan de realisatie: dank! Ik dank uiteraard én van ganser harte de drie ‘vrijwilligers’ die op de aanvangsvergadering de verantwoordelijkheid op zich hebben willen nemen voor elk van de drie werkgroepen. Ik weet dat het een reële belasting is geweest om dit werk tot een goed einde te brengen. Maar Magda Kirsch, Eddy Van Rompaye en Lambert Vangronsveld hebben de leden van hun werkgroepen blijkbaar tot het einde toe kunnen inspireren tot ‘meer en beter’ en dit ondanks hun drukke bezigheden. Door de wijze van werken die in deze werkgroep gehanteerd werd denk ik dat de betrokkenheid van heel het werkveld optimaal gegarandeerd kan worden. Dit heeft veel vergaderen gekost, veel coördinatie, veel overleg. Wij zijn er ons van bewust dat deze beroepsprofielen een ‘momentopname’ zijn. Zij beschrijven de situatie zoals de leden van de verschillende werkgroepen hun werkveld hebben gezien in de loop van dit academiejaar. Maar uitgaande van de vraag om onze vorm van Hoger Onderwijs te omschrijven vanuit het tweeluik beroepsprofiel-opleidingsprofiel denk ik dat ‘de eerste helft’ van ‘de eerste poging’ niet onaardig gelukt is. Een volgende editie kan wellicht anders, wellicht beter zijn. L. Verhulst voorzitter van de werkgroep

B E R O E P S P R O F IE L S E C R E T A R IA A T S B E H E E R

Dit beroepsprofiel kwam tot stand met de medewerking van: − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − − −

Mevr. F. Biaumé, personeelsverantwoordelijke C.B.R. Mevr. H. Boogmans, directiesecretaresse C.B.R. Mevr. E. Blocken, hoofdredactrice van het vakblad Secretaresse Mevr. G. Bruffaerts, directiesecretaresse CERA Mevr. M. De Meyer, opleidingsverantwoordelijke VDAB Mevr. M.P. Torfs, directiesecretaresse Procter & Gamble Mevr. S. Verhamme, personeelsverantwoordelijke Raychem De heer L. Bollaert, opleidingscoördinator Hogeschool West-Vlaanderen VAH De heer L. Bunkens, lector, Provinciale Hogeschool Limburg De heer E. Decadt, opleidingscoördinator, Hogeschool Antwerpen VAH Mevr. D. De Deken, lector, Hogeschool v.d. Provincie Antwerpen Mevr. A. Dilliën, afdelingscoördinator, Katholieke Hogeschool Kempen Dr. A. Geeraert, lector, Katholieke Hogeschool Leuven Mevr. F. Jacobs, lector, Erasmushogeschool Mevr. C. Nuyts, opleidingshoofd, Hogeschool Limburg Mevr. M. Kirsch, afdelingshoofd, Katholieke Hogeschool Leuven De heer W. Roossens, afdelingscoördinator, Hogeschool voor Wetenschap en Kunst De heer Vandenbroucke, lector, Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende Mevr. E. Vander Elst, opleidingscoördinator, Katholieke Hogeschool Mechelen Mevr. M. Van Roste, lector, Katholieke Hogeschool BM en Onderwijs De heer M. Vanhaesebroeck, lector, Hogeschool Gent Mevr. M. Verniers, lector, Mercator Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen De heer L. Verhulst, departementshoofd, Karel de Grote-Hogeschool

IN H O U D B E R O E P S P R O F IE L M E E R T A L I G E D IR E C T IE A S S IS T E N T ( E )

INHOUD

1

VOORONDERZOEK

1

1.1

1 1

1.2

2

Socio-economische structurele ontwikkelingen 1.1.1 De macro-economische situering van de sector 1.1.2 De beschrijving van de huidige en verwachte ontwikkelingen in de sector

1

Analyse van de arbeidsmarkt 1.2.1 Gegevens over de tewerkstelling in de sector

2 2

VASTLEGGING VAN DE BEROEPENCLUSTERS EN DE BEROEPEN

3

3

NIVEAUBEPALING PER BEROEP

4

4

BEROEPENCLUSTERS, STUDIERICHTINGEN EN OPLEIDINGEN

5

HET EIGENLIJKE BEROEPSPROFIEL

6

5.1

Exacte benaming van het beroep

6

5.2

Globale beschrijving 5.2.1 Kernachtige beschrijving 5.2.2 Beschrijving van de beroepscontext

6 6 6

5.3

Opleidingsvereisten en de beroepservaring

7

5.4

Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten 5.4.1 Lijst taken per deelfunctie 5.4.2 Deelfuncties 5.4.3 Contextgegevens per deelfunctie

7 7 10 11

5.5

De ondersteunende kennis

18

5.6

Beroepshouding 5.6.1 Schema 5.6.2 De beroepshoudingen geconcretiseerd in gedragsindicatoren 5.6.3 Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroepshoudingen 5.6.4 Controleren van de interne consistentie en verifiëren van het realistisch karakter

22 22 23

5

24 26

6

BIBLIOGRAFIE

27

7

MEDEWERKERS

28

B E R O E P S P R O F IE L M E E R T ALIGE D IR E C T IE AS S IS T E N T ( E )

1

1

VOORONDERZOEK

Bij het vooronderzoek is de werkgroep uitgegaan van een publicatie van het Landelijk Overleg Secretaressen Verenigingen, in samenwerking met Schoevers Opleidingen en Content "Het beroep van secretaresse in vijf profielen". Tevens werd er, vooral voor de samenstelling van het takenpakket, informatie gehaald uit twee studies die binnen de deelnemende hogescholen waren gemaakt: "Beroepsprofiel van de afgestudeerden Secretariaat-Talen 1994-1995, - Een beperkte survey bij 45 studenten" door Dr. A. Geeraert en "Taaleisen van de bedrijfswereld - Een case-study in Zuid-West-Vlaanderen" door L Bollaert. Verder baseerde de werkgroep zich op beroepsprofielen gehanteerd in de hogescholen. In de loop van het academiejaar werden deze documenten nog aangevuld met de gegevens van een uitgebreide studie uitgevoerd bij 393 afgestudeerden van de optie SecretariaatTalen 1967-1994.

1.1

Socio-economisch structurele ontwikkelingen

1.1.1

De macro-economische situering van de sector De meertalige directieassistent(e) kan tewerkgesteld worden in de volledige waaier van bedrijven, instellingen en organisaties in alle sectoren, zowel in binnen- als buitenland.

1.1.2

De beschrijving van de huidige en verwachte ontwikkelingen in de sector Omdat de meertalige directieassistenten in alle sectoren tewerkgesteld worden, is het onmogelijk de verwachte ontwikkelingen in elk van deze sectoren te beschrijven. Nochtans dient opgemerkt dat de groeiende informatisering zich in alle geledingen van het bedrijfsleven manifesteert en dat deze zeker een invloed heeft op het beroepsprofiel van de meertalige directieassistent(e). Bovendien zal het internationaal zakelijk verkeer verder toenemen. Dit valt onder meer af te leiden uit de volgende ontwikkelingen.1 Toenemende economische integratie in de EU door het wegvallen van allerlei handelsbelemmeringen. − meer communicatie met (overheids)instellingen op Europees (EU)niveau gelet op de toenemende supranationale regelgeving − verzelfstandiging en commercialisering van overheidsbedrijven en overheidsdiensten, in zoverre deze ontwikkelingen gepaard gaan met internationale contacten

1

Zie A. Geeraert, Loopbaanontwikkeling en Beroepsprofiel van de Afgestudeerden Secretariaat-Talen 19671994, Een onderzoek bij 393 afgestudeerden Secretariaat-Talen van de Katholieke Hogeschool Leuven, Departement Economische Hogeschool Heilig Hart Heverlee, Leuven 1996 p. 17 C.J. Harteveld, opleidingsprofiel Economisch-Linguïstieke opleiding, Rotterdam

2


− streven naar verbetering van de (internationale) klantgerichtheid, vaak uitmondend in directere persoonlijke contacten van werknemers met buitenlandse klanten. − daarom hebben zowel K.M.O.'s als multinationale ondernemingen, overheidsbedrijven en (internationale) organisaties steeds meer behoefte aan Europees en mondiaal georiënteerde medewerkers die meertalig zijn. Hierdoor zal ook de vraag naar meertalige directieassistenten toenemen 2 Wat de arbeidsverhoudingen betreft, stelt men vast dat deze worden gekenmerkt door een grotere autonomie en responsabilisering van de meertalige directieassistent(e). Alhoewel de meerderheid van de directieassistenten momenteel nog afgestudeerden zijn van het Hoger Onderwijs van één cyclus, blijkt zowel uit de studie van Dr. A. Geeraert als uit een enquête door E. Blocken voor het vakblad Secretaresse (april 1996) dat het aantal licentiaten dat het beroep van directieassistent(e) uitoefent blijft toenemen.3

1.2

Analyse van de arbeidsmarkt

1.2.1

Gegevens over de tewerkstelling in de sector Omwille van het feit dat de meertalige directieassistenten in alle sectoren inzetbaar zijn zullen wij ons hier beperken tot een analyse van de arbeidsmarkt voor de afgestudeerden van de optie Secretariaat-Talen. Uit de gevoerde studies blijkt dat de arbeidssituatie van de afgestudeerden van de optie Secretariaat-Talen uiterst gunstig is. Van de ondervraagden (at random steekproef) blijkt dat 91% werkt en slechts 3% werkzoekend is. De overige 6% wenst om diverse redenen niet te werken (studeert verder, persoonlijke redenen, etc.). Er is geen verschil tussen mannen en vrouwen. Vrouwen worden in dit beroep niet eerder werkloos dan mannen.4 Gezien de toenemende internationalisering van het bedrijfsleven kan men verwachten dat de vraag naar hooggekwalificeerde meertalige directieassistenten nog zal toenemen.5

2 3 4 5

Zie Bollaert, Taaleisen van de bedrijfswereld, 1995 E. Blocken, in Secretaresse, april 1996, p. 16-19 Dr. A. Geeraert, 1996, p. 12-13 Zie S. Hagen 1993, Languages in European Business, 1993


3

2 VASTLEGGING VAN DE BEROEPENCLUSTERS EN DE BEROEPEN

De meertalige directieassistent(e) behoort tot het beroepencluster van de administratieve bedienden. Lijst van beroepen: ♦ − − − − −

Typist(e) receptionist(e) aanvangende secretaris/secretaresse secretaris/secretaresse meertalige secretaris/secretaresse meertalige directieassistent(e)

4


3


De afgestudeerden van de optie Secretariaat-Talen behoren voor slechts 30% tot het lagere bediendenkader. Bijna de helft (47%) situeert zich in het middenkader en 22% behoort tot het hogere of directiekader. Zij starten in het bedrijf als meertalige secretaris/secretaresse (niveau 3). Door kennis en ervaring kunnen zij in de functie van de directieassistent(e) groeien (niveau 4). Bij de niveaubepaling baseerde de werkgroep zich op de Europese SEDOC-normering.


4

5


BEROEPENCLUSTER WERKVELD

Administratie

Middle Management

BEROEPEN

STUDIEGEBIED/ OPLEIDING of OPTIE

directieassistent(e) afdelingssecretaris/secretaresse secretaris/secretaresse privé-secretaris/secretaresse receptionist(e)

handelswetenschappen en bedrijfskunde secretariaatsbeheer secretariaat-talen

zakelijk vertaler

handelswetenschappen en bedrijfskunde secretariaatsbeheer

internationaal coördinator import/export/int. Handel zakelijk vertaler

zakelijk vertalen en tolken

zelfstandig

commerciële functies

medische administratie

verkopen/vertegenwoordiger buitenland

medisch vertegenwoordig(st)er

handelswetenschappen en bedrijfskunde secretariaatsbeheer

medisch secretaris/secretaresse medisch receptionist(e)

medisch secretariaat

6


5

5.1


De exacte benaming van het beroep "(Meertalige) directieassistent(e)" Deze benaming werd verkozen boven het meer gebruikelijke directiesecretaris/esse omdat ze volgens de werkgroep beter beantwoordt aan de beschrijving van het beroep. Bovendien is ze minder geslachtsgebonden en is ze zeker te verkiezen boven het Engelse Personal Assistant.

5.2

Globale beschrijving van het beroep

5.2.1

Kernachtige beschrijving De directieassistent(e) assisteert het management door het efficiënt verzamelen, uitwisselen en verwerken van administratieve informatie. Hij/zij maakt daarbij gebruik van de meest geavanceerde technologieën en technieken. Hij/Zij communiceert zowel mondeling als schriftelijk, intern en extern, in tenminste 4 verschillende talen en is ook verantwoordelijk voor de organisatie van die communicatie. Hij/Zij werkt onder leiding in een uitvoerende functie, maar moet ook opdrachten uitvoeren die een vrij grote autonomie en creativiteit vereisen. Daarom moet hij/zij zelfstandig kunnen werken. Hij/Zij fungeert als vertrouwenspersoon en dient discreet en loyaal te zijn. Bovendien moet hij/zij in staat zijn in teamverband te functioneren.

5.2.2

Beschrijving van de beroepscontext6 ♦ De organisatievorm De directieassistent(e) kan tewerkgesteld worden in de volledige waaier van bedrijven, instellingen en organisaties in alle sectoren, zowel in binnen- als buitenland. De directieassistent(e) is inzetbaar in alle geledingen van de organisatie waar hij/zij tewerkgesteld is en is ook extern inzetbaar.7

6

7

Deze beschrijving beantwoordt aan de niveaus 3 en 4. Maar zoals blijkt uit de studie van Dr. A. Geeraert, Loopbaanontwikkeling en Beroepsprofiel van de Afgestudeerden Secretariaat-Talen 1967-1994, p. 23-27 blijken de meeste afgestudeerden vrij snel naar deze niveaus door te stoten. Dr. A. Geeraert, Loopbaanontwikkeling en Beroepsprofiel van de Afgestudeerden Secretariaat-Talen 19671994, Leuven, 1996 p. 17-20.


5.3

7

Opleidingsvereisten en de beroepservaring Het beroepsprofiel van de directieassistent(e) verwijst naar de enorme veelzijdigheid van het beroep. Het kan dan ook niet anders, of een bijzonder brede waaier van aspecten en deelopleidingen moeten vertegenwoordigd zijn in het bijbehorend opleidingsprofiel. Een directieassistent(e) beheerst communicatie in alle vormen en aspecten. De opleiding leidt dan ook tot een zeer grondige schriftelijke en mondelinge kennis van het Nederlands en van ten minste drie vreemde talen; deze schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden zijn absoluut onontbeerlijk in de hier beschreven vorming. Een directieassistent(e) is een persoon met een brede interessesfeer. Zijn/Haar PR functie in het bedrijf impliceert een openheid naar andere culturen en een kennis van de actualiteit, de politiek alsook van het maatschappelijk en economisch gebeuren. De opleiding zal hiervoor de nodige basis en wegen tot informatiewerving geven. Als mede-leidinggevende figuur in de onderneming wordt hij/zij geacht de diverse aspecten van het reilen en zeilen in het bedrijf te kennen. Zonder daarom expert ter zake te zijn, moet hij/zij op de hoogte zijn van de sociale en de fiscale wetgeving en dient hij/zij de basiselementen van boekhouden te beheersen. Zijn/Haar specifieke managementsondersteunende functie in het bedrijf impliceert economische en commerciële inzichten, alsook een grondige kennis van de organisatie van het secretariaat en het bedrijf. De informatisering van beheer en communicatie vereist een zeer grondige opleiding op dit gebied: de directieassistent(e) heeft een basiskennis van een besturingssysteem, een zo ruim mogelijke kennis van ten minste één tekstverwerkingspakket (met grafische opties en toepassingen), een spreadsheet programma en een databank, en zijn/haar opleiding zorgt ervoor, dat andere programma's snel geassimileerd kunnen worden. Daarenboven moet hij/zij kunnen werken met moderne kantoorapparatuur en informatienetwerken. De meeste directieassistenten hebben een diploma gegradueerde Secretariaatsmanagement-Talen. Zij beginnen als meertalig secretaris/secretaresse en kunnen door kennis en ervaring doorgroeien tot de functie van meertalig directie-assistent(e).

5.4

Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten

5.4.1

Lijst taken meertalige directieassistent(e) per deelfuncties (°komt bij meer dan één typefunctie voor) ♦ Correspondentie 1 2 3 4 5 6 7 8 9

correspondentie autonoom opstellen correspondentie afhandelen met tekenbevoegdheid op afhandeling van post toezien post ontvangen, inschrijven en verspreiden post verwerken post verzendklaar maken faxen ° correspondentie opnemen correspondentie typen en/of uitwerken

8


10 11 12 13

post autonoom afhandelen correspondentie (op aanwijzing) opstellen correspondentie van anderen bewerken elektronisch corresponderen °

♦ Organisatie secretariaatsecretariaat 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

invoering van nieuwe procedures adviseren verandering organisatie secretariaat adviseren aankoop kantoorapparatuur adviseren adviseren bij aanwerving nieuwe secretariaatsmedewerkers werkzaamheden secretariaat plannen, organiseren en coördineren secretariaatstaken delegeren werkindeling op het secretariaat bepalen aan secretariaatsmedewerkers leiding geven werkbesprekingen leiden een bijdrage leveren aan de beleidsvoorbereiding (°) en -uitvoering van de organisatie van het secretariaat aankoop kantoorapparatuur regelen verantwoordelijkheid dragen voor de dagelijkse gang van zaken op het secretariaat verantwoordelijkheid dragen voor de prestaties van het secretariaat werkbesprekingen organiseren ° inwerkprogramma's maken voor nieuwe secretariaatsmedewerkers ° werkbegeleiding voor nieuwe medewerkers ° uitvoering gedelegeerde secretariaatstaken controleren

♦ Vergadering 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

deelnemen aan vergaderingen (niet als notulist) deelnemers vergadering oproepen en/of hen eraan herinneren ° vergaderingen organiseren ° vergaderingen logistiek ondersteunen ° vergaderagenda bijhouden ° naleving van besluiten controleren agendapunten verzamelen ° agendapunten inhoudelijk voorbereiden agendastukken voorbereiden verslagen/notulen bijhouden notuleren en uitwerken notulen verslagen/notulen verspreiden besluiten van vergaderingen weergeven °

♦ Agenda 44 45 46 47

andere agenda's beheren ° afspraken regelen ° planning en acties van de manager bewaken (zelfstandig) afspraken maken

♦ Financiën 48 49 50 51

kas postzegels bijhouden verantwoordelijkheid dragen voor secretariaatsbudget facturen en declaraties controleren boekhouding bijhouden

♦ Archief/administratie 52 53 54 55 56 57 58

archief/documentatie/bibliotheek beheren archief inrichten en/of reviseren administratie bijhouden (financiën, personeel, enz.) (kantoor)voorraad (administratie) bijhouden stukken in het archief opzoeken adressenbestand opzetten en/of bijhouden stukken verzamelen, sorteren, coderen en opbergen


♦ Interne en/of externe informatieverzameling 59 60 61 62

informatievoorziening bewaken informatie opzoeken in dossier informatie selecteren en samenstellen uittreksels maken van gespecifieerde onderwerpen

♦ Bedrijfsorganisatie 63

planning en acties manager voorbereiden

♦ Telefoon 64 65 66 67

telefoon aannemen, bericht noteren, niet zelfstandig afhandelen ° telefoon aannemen, selecteren en afhandelen telefoon aannemen en doorverbinden teleconferencing tot stand brengen

♦ Computer 68 69 70 71 72 73 74 75

gegevens en/of volledige concepten in PC inbrengen stukken op aanwijzing op PC verwerken ° stukken van anderen op PC verwerken tekstopmaak verzorgen gegevens statistisch verwerken nieuwe pakketten aanleren en/of upgraden computerbestanden beheren ondersteuning (back up) computersysteem verzorgen

♦ Multimedia 76 77 78

databanken raadplegen video-phone ° video-conference tot stand brengen °

♦ Interne communicatie 79 80 81 82 83 84 85

86

memo's opstellen op aanwijzing ° ad valvas berichten opstellen op aanwijzing ° memo's zelf opstellen ° zelfstandig ad valvas berichten opstellen ° interne rapporten (meehelpen) opstellen ° belangstellenden intern van informatie voorzien ° een klankbordfunctie vervullen interne contacten onderhouden

♦ In- en/of externe communicatie 87 88 89 90 91 92 93

informatie ontvangen en doorgeven ° contacten onderhouden voor de leidinggevende(n) ° eigen contacten onderhouden (intern en extern) ° presentatie ondersteunen ° zelf presenteren ° kantoorapparatuur (andere dan computer, telefoon, fax, fotokopieermachine en multimedia) bedienen ° confidentieel houden van berichten/informatie °

♦ Externe communicatiecommunicatie 94 95 96 97 98 99 100

zakensamenkomsten en/of reizen voorbereiden zakenlunches en -diners organiseren ° zakenreizen reserveren en boeken ° congressen, conferenties en evenementen organiseren ° verzorging en programma gast(en) organiseren huisstijl (helpen) bewaken ° zelfstandig (pers)berichten opstellen °

9

10


101 externe rapporten (meehelpen) opstellen ° 102 externe belangstellenden van informatie voorzien

♦ Reproductie 103 fotokopiëren

♦ Vertaling 104 vertalen van brieven en niet-technische, korte teksten 105 vertaling van brieven en niet-technische, korte teksten verbeteren

♦ Receptie 106 107 108 109

bezoekers verwelkomen en doorverwijzen ° onverwacht bezoek zelf te woord staan ° bezoekers aankondigen ° bezoekers aan internen voorstellen en/of omgekeerd °

♦ Functionering in vreemde talen 110 uitvoeren van taken nrs. 1, 2, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 21, 22, 23, 28, 29, 31, 32, 33, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 56, 58, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 97, 98, 101, 102, 104, 105, 106, 107, 108 en 109 in drie vreemde talen.

♦ Nota Uit de gevoerde studies blijkt dat de directieassistent(e) een enorme waaier van taken dagelijks tot wekelijks uitvoert.8 In de opsomming werden dan ook alle mogelijke taken en deelfuncties opgenomen. Nochtans dient te worden opgemerkt dat niet alle directieassistenten al deze taken en deelfuncties uitvoeren. De aard van het bedrijf/ organisatie of instelling alsook het niveau waarop men functioneert zullen grotendeels de samenstelling van het takenpakket bepalen. Bovendien speelt ook het geslacht hierbij een belangrijke rol.9

5.4.2

Deelfuncties van de meertalige directieassistent(e) ♦ Per typefunctie Taken die tot de essentiële opdrachten behoren van de "secretarissen(essen) talen", hebben te maken met communicatie in het Nederlands en in de vreemde talen, met name telefoneren (95%) en brieven schrijven (64%). Een tweede belangrijke opdracht is het organiseren. Dit komt tot uiting in taken als: post behandelen (73%) en klasseren (56%). Een derde opdracht verwijst naar specifieke vaardigheden zoals: tekstverwerking (78%), faxen (74%) en fotokopiëren (74%).10 Typefunctie Communicatie in het Nederlands en in minstens 3 vreemde talen Deelfuncties Correspondentie, telefoon, in- en/of externe communicatie, vergaderen, receptie in het Nederlands en in minstens 3 vreemde talen

8 9 10

Zie Dr. A. Geeraert 1996, p. 28-34 Zie Dr. A. Geeraert 1996, p. 34-35 Zie Dr. A. Geeraert 1996, p. 29


11

Typefunctie Organisatie Deelfuncties Organisatie secretariaat, vergaderen , agenda, bedrijfsorganisatie Typefunctie (Re)productieve informatieverwerking Deelfuncties Computer, multimedia, reproductie Typefunctie Informatieverwerving Deelfuncties Archief, interne en/of externe informatieverzameling Al deze typefuncties hebben als essentiële doelstelling het bedrijf/de organisatie/de afdeling organisatorisch en logistiek te ondersteunen. Wij wensen hier wel aan toe te voegen dat vooral bij de directieassistenten die doorstoten naar het hoger en middenkader de typefuncties controle, educatie en creatie voor een belangrijk deel aan bod komen

5.4.3

Contextgegevens per deelfunctie ♦ Correspondentie Werkomstandigheden Eigen kantoor − − − − −

Kantoor van de directeur Kantoor met collega's (opnemen van brieven) Kantoorlandschap Postkamer

Hulpmiddelen Bestaande tekstverwerkingsprogramma's, e-mail, internet − − − − − − −

Woordenboeken Spellchecker Hulpmiddelen i.v.m. verzendklaarmaken van post (Elektronische weegschaal, briefsluitmachine, vouwmachine, frankeermachine) Hulpmiddelen i.v.m. ingaande post (briefopener) Dicteerapparaat Brievenboek (vaak op PC) Handtekenboek

Graad van verantwoordelijkheid Rapporteert rechtstreeks aan de directeur, krijgt opdracht rechtstreeks. − − −

Kan op bepaalde brieven zelfstandig antwoorden (vb. opsturen infofolder), zonder de directeur te raadplegen (zelfs niet laten nalezen). Heeft uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de correcte briefwisseling die vertrekt vanuit het bedrijf. Zelfstandig afhandelen van binnenkomende post (verdelen, bepalen wat zelf behandelen en wat door de directeur moet doorgenomen worden).

12


Verwachte resultaten De brieven zijn correct, foutloos opgesteld − − − −

De lay-out is verzorgd en volgt een aanvaard patroon De brieven/memo's e.d. worden op het juiste moment verstuurd De nieuwe spellingsnormen werden gerespecteerd De brieven/memo's e.d. worden op het juiste moment verstuurd en correct behandeld

♦ Organisatie secretariaatsecretariaat Werkomstandigheden Eigen kantoor − − −

Kantoor van de directeur Kantoor met collega's Kantoorlandschap

Hulpmiddelen Projectbeheerpakket − − −

Studies inkijken i.v.m. nieuwe procedures. Vergaderingen (ter voorbereiding van andere taken) vb. taakverdeling van het secretariaat Uurrooster i.v.m. overwerken, middagpermanentie ...

Graad van verantwoordelijkheid Kan taken delegeren aan andere secretariaatsmedewerkers en ze opvolgen. −

Draagt verantwoordelijkheid voor de gang van zaken op het secretariaat.

Verwachte resultaten De dagelijkse activiteiten op het secretariaat verlopen stipt, vlot en correct. ♦ Vergadering Werkomstandigheden Kantoor − −

Vergaderzalen (eventueel extern aan het bedrijf) Audio-visuele studio (videoconferencing)

Hulpmiddelen Documenten vb. archief, agenda, externe informatie − − − −

Audiovisuele media (video, OHP, slides) Agenda lokaalbeheer (soms via PC) Notuleerschema's Presentatiesoftware

Graad van verantwoordelijkheid Ondersteunend − −

In geval van notulen: eindverantwoordelijkheid ligt bij de directeur Organisatie en logistieke voorbereiding van de vergadering ligt volledig in handen van de directieassistent(e)

Verwachte resultaten Vergaderingen zijn perfect voorbereid (zowel praktisch als inhoudelijk) − − −

De opvolging gebeurt tevens door de directieassistent(e) Notulen en besluiten worden geformuleerd en uitgewerkt Na de vergadering krijgt iedereen een kopie van het verslag alsook de nodige documenten


13

♦ Agenda Werkomstandigheden Eigen kantoor − − −


Hulpmiddelen Agenda, (PC), (gezamenlijk) agendabeheer d.m.v. PIM-software Graad van verantwoordelijkheid Directieassistent(e) plant en bewaakt de agenda en de acties van de directeur (optimale benutting van de werktijd). −

Verantwoordelijkheid is dus zeer groot.

Verwachte resultaten De afspraken van de directeur op de juiste dagen en uren vastleggen en ook opvolgen of deze stipt uitgevoerd worden. ♦ Financiën Werkomstandigheden Eigen kantoor Kantoor van de directeur − −

Kantoor met collega's Kantoorlandschap

Hulpmiddelen Softwarepakketten (i.v.m. financiën, elektronisch bankieren, boekhoudpakketten) − −

Contacten met de boekhoudafdeling Documenten voor het archief (facturen, rekeninguittreksels)

Graad van verantwoordelijkheid In sommige gevallen zal de directieassistent(e) zelf verantwoordelijkheid dragen voor het secretariaatsbudget. Dus: financiële verantwoordelijkheid. Verwachte resultaten In bovenstaand geval is het belangrijk dat de directieassistent(e) rond komt met het budget dat hem/haar werd toebedeeld. − −

In andere gevallen zullen aanvragen tot aankopen gefundeerd moeten zijn en de uitgaven gecontroleerd worden. Correct afhandelen, invullen van documenten , facturen e.d. is hier primordiaal.

♦ Archief / administratie Werkomstandigheden Eigen kantoor − − − − −

Kantoor collega's Kantoor directeur Kantoorlandschap Centraal bedrijfs- of afdelingsarchief Extern archief (documenten klaarmaken voor externe opslag, opvragen en ophalen)

14


Hulpmiddelen Computer (indien archief geautomatiseerd is) − − −

Ook bij een gewoon archief is PC van belang: info over archief bevindt zich dikwijls op PC, documenten worden vlugger teruggevonden Fiches Documenten

Graad van verantwoordelijkheid Alle belangrijke documenten moeten efficiënt gerangschikt zijn. − −

Iedereen moet op elk moment documenten terug kunnen vinden. Persoonlijke verantwoordelijkheid, ten minste voor het zelf geklasseerde gedeelte.

Verwachte resultaten De directieassistent(e) moet snel documenten kunnen vinden en/of nieuw documenten klasseren. Het systeem moet zodanig opgesteld zijn dat uitbreiding van het systeem mogelijk is. −

De directieassistent(e) gebruikt een systeem dat ook doorzichtig is voor anderen, zodat bij afwezigheid ook door de directeur of andere administratieve medewerkers documenten kunnen geklasseerd of gevonden worden.

♦ Interne / externe informatieverzameling Werkomstandigheden Kantoor − − −

Bibliotheek Bedrijfsbibliotheek Archief

Hulpmiddelen Kranten, zakelijke tijdschriften, bedrijfspublicaties, CD-ROM, netwerken, e.a. Graad van verantwoordelijkheid Correctheid van de verstrekte informatie verzekeren. Verwachte resultaten Voorbereidende onderzoeken doen voor studies die door de directeur of andere medewerkers verder uitgevoerd worden. −

De verzamelde informatie moet juist zijn, voldoende gestoffeerd e.d. Momenteel, met ondersteuning van nieuwe technologieën zoals CD-ROM e.d., zal deze informatieverzameling vlot en snel kunnen verlopen.

♦ Bedrijfsorganisatie Werkomstandigheden Eigen kantoor − − −


Hulpmiddelen Indien het gaat om het opzoeken en verwerken van informatie betreffende een verandering in het bedrijf, kan een hulpmiddel zijn: een enquête bij het personeel. Graad van verantwoordelijkheid De uiteindelijke verantwoordelijkheid ligt bij de directeur.


−

15

De directieassistent(e) is verantwoordelijk voor de organisatie van het secretariaat.

Verwachte resultaten De directieassistent(e) organiseert en levert ondersteunend werk. ♦ Telefoon Werkomstandigheden Receptie − − −

Eigen kantoor Kantoor met collega's Kantoorlandschap

Hulpmiddelen + teleconferencing Telefoon, semafoon, GSM − −

Schakelbord Oproepsysteem

Graad van verantwoordelijkheid Het telefonisch contact is dikwijls een eerste contact met een bedrijf. Het is daarom belangrijk dat de directieassistent(e) het juiste beeld ophangt van de huisstijl van het bedrijf en tevens efficiënt de gesprekken kanaliseert, behandelt en afhandelt. Verwachte resultaten Het correct kanaliseren van de inkomende en uitgaande gesprekken. − −

Het vriendelijk te woord staan van gesprekspartners. Het correct (en snel) afhandelen van gesprekken.

♦ Computer Werkomstandigheden Eigen kantoor − − −

Kantoor met collega's Kantoorlandschap In sommige gevallen een computerpool

Hulpmiddelen Hardware en software (aangepast aan de behoeften van het bedrijf, aangepast aan de nieuwe ontwikkelingen in deze sector) Graad van verantwoordelijkheid De directieassistent(e) draagt de eindverantwoordelijkheid voor het eindproduct, dat binnen of buiten het bedrijf verspreid wordt en de huisstijl vertaalt. Verwachte resultaten Een moderne, functionele en efficiënte manier van gegevensverwerking en bestandsbeheer. −

De directieassistent(e) zal zich aanpassen aan nieuwe ontwikkelingen in deze sector.

♦ Multimedia Werkomstandigheden Eigen kantoor −

Kantoor met collega's

16


− −

Kantoorlandschap Centrale computerdienst van het bedrijf (afhankelijk van de software die ter beschikking gesteld wordt van de directieassistent(e)

Hulpmiddelen Computersoftware, computerslides, videoconferencing, videophoning, databanken Graad van verantwoordelijkheid De juiste computerteksten en -slides worden snel klaargemaakt voor de directeur, die bv. presentaties moet geven. −

De verbindingen met andere bedrijven of afdelingen moeten zo klaargemaakt worden dat de directeur geen tijd verliest en dadelijk met de vergadering kan beginnen.

♦ In- en externe communicatie Werkomstandigheden Eigen kantoor Kantoor van de directeur − −


Hulpmiddelen PC (presentaties), overheadprojector, flip-over − − −

Alle kantoorapparatuur (fax, kopieermachine, telefoon, computer, multimedia) Brochures (zakenhotels, congressen) Info over activiteiten (in geval van interne communicatie): memo's, prikborden

Graad van verantwoordelijkheid Juistheid van de berichtgeving is belangrijk. verantwoordelijkheid. − −

Dus: hoge graad van

Externe communicatie: heel belangrijk dat de huisstijl bewaard wordt. Reizen en congressen worden volledig door de directieassistent(e) georganiseerd.

Verwachte resultaten Alle berichten, zowel intern als extern, zullen correct en stipt opgesteld en verdeeld worden. −

Reizen moeten perfect verlopen qua organisatie (idem voor congressen).

♦ Reproductie Werkomstandigheden Werken met kopieerapparatuur in het eigen kantoor of in een centrale kopieerdienst van het bedrijf. Hulpmiddelen Kopieerapparatuur, scanner. Graad van verantwoordelijkheid Eindverantwoordelijkheid Verwachte resultaten De documenten worden in de juiste aantallen voor de juiste diensten gekopieerd.


17

♦ Vertalen Werkomstandigheden Eigen kantoor − −


Hulpmiddelen Woordenboeken, spellchecker, gespecialiseerde woordenlijsten, elektronische woordenboeken. Graad van verantwoordelijkheid Correcte weergave in een andere taal is noodzakelijk. Hoge graad van verantwoordelijkheid. Verwachte resultaten Correcte vertaling van brieven, nota's en korte niet-technische teksten. ♦ Receptie Werkomstandigheden Aan onthaaldesk of kantoor aan de ingang van het bedrijf (centraal gelegen). Hulpmiddelen Schakelbord, telefoon, notitieblok, computer, pager Graad van verantwoordelijkheid Alleen verantwoordelijk voor het correcte onthaal en doorverwijzen van mensen. Verwachte resultaten De directieassistent(e): ontvangt de bezoekers vriendelijk − − − −

vindt dadelijk de juiste contactpersoon verwijst de bezoeker door naar het juiste kantoor of laat hem ophalen noteert de juiste boodschappen, bezorgt ze aan de juiste persoon zorgt voor de opvang van bezoekers die moeten wachten (koffie, zitplaats, lectuur ...)

♦ Functionering in vreemde talen Werkomstandigheden Binnen en buiten het bedrijf, in alle omstandigheden waar een activiteit plaatsvindt in functie van het werk. −

Mondelinge en schriftelijke contacten op zakelijk of sociaal niveau.

Hulpmiddelen Woordenboeken, spellchecker, gespecialiseerde woordenlijsten. Graad van verantwoordelijkheid De anderstalige partners of klanten krijgen een positieve indruk van de efficiëntie van het bedrijf. − − −

Vertrouwen wordt gewekt. Belang van de correctheid van het taalgebruik: het is noodzakelijk dat de juiste informatie gegeven wordt. Grote verantwoordelijkheid.

18


Verwachte resultaten Klanten en zakenpartners worden gerustgesteld over de correcte afwikkeling van hun zaak, ook in hun eigen taal. − −

5.5

Correcte informatie over het bedrijf (algemeen) wordt gegeven. Correcte vertalingen van brieven en korte niet-technische teksten (mondeling en schriftelijk) worden gemaakt zodat contacten correct en vlot verlopen.

De ondersteunende kennis ♦ Correspondentie Algemeen Tekstverwerking −

Informatica

Specifiek Kennis van BIN-normen − − − −

Kennis van aanschrijfformules, slotformules en geijkte uitdrukkingen in standaardbrieven Kennis van mogelijkheden voor gepersonaliseerde brieven Kennis van inhoudelijke en stilistische vereisten van verschillende briefsoorten Kennis van elektronische correspondentie

♦ Organisatie secretariaat Algemeen Organisatorische principes voor goede functionering van secretariaatsafdeling Specifiek Kennis van planning − − −

Kennis van taakverdeling Kennis van verantwoordelijkheden Kennis van projectbeheerprogramma

♦ Vergadering en agenda Algemeen Inzicht in vereisten bij voorbereiding, organisatie en opvolging van vergaderingen. Specifiek Kennis van vergadertechnieken − − − − − − − − − −

Kennis van verschillende soorten, functies en bevoegdheden van vergaderingen Kennis van de procedure bij de voorbereiding van de jaarlijkse Algemene Vergadering Kennis van vergaderregels Kennis van rol van voorzitter en deelnemers Kennis van vereisten voor een goede convocatie Kennis van vereisten voor een goede agenda Kennis van notuleren Kennis van verschillende vormen van verslaggeving Kennis van externe vormgeving (normering, huisstijl) Kennis van PIM-software en presentatiesoftware


19

♦ Financiën Algemeen Basisprincipes van boekhouding Specifiek Kennis van vereisten om kasboek bij te houden − − −

Kennis van bankverrichtingen Kennis van elektronisch bankieren Kennis van de (gebruiks)mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële pakketten

♦ Archief / administratie Algemeen Inzicht in belang van archivering voor onderneming / organisatie Specifiek Kennis van verschillende mogelijkheden om te archiveren − −

Kennis van onderscheid tussen archiveren en classificeren Kennis van archivering op PC

♦ In- en/of externe communicatie Algemeen Bedrijfscultuur, huisstijl Specifiek Kennis van omgangsvormen en beschikbare hulpmiddelen in diverse communicatiesituaties ♦ Externe communicatie Algemeen Correcte inschatting van behoeften van klanten (op basis van informatie over die klanten) Specifiek Kennis van verschillende informatiebronnen − − −

Kennis van de organisatie van reizen Kennis van mogelijkheden voor perscontacten Kennis van rapporteren

♦ Multimedia Algemeen Toepassingsmogelijkheden van multimedia −

Inleidende kennis nuttig voor het ontwerpen en beheren van bestanden; inzicht in het automatiseren van verrichtingen

Specifiek Kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen − −

Kennis van mogelijkheden en beperkingen van het medium Kennis van kostprijs

20


♦ Interne en/of externe informatieverzameling Algemeen Correcte bepaling van informatiebehoeften Specifiek Kennis van vakliteratuur −

gebruiksmogelijkheden

van

multimedia,

bibliotheken

Kennis van gebruiksmogelijkheden van netwerken

♦ Bedrijfsorganisatie Algemeen Kennis van voor- en nadelen van verschillende soorten organisaties Specifiek Kennis van middelen voor optimaliseren van organisatie (b.v. enquêtes) ♦ Telefoon Algemeen Vereisten voor een effectieve en efficiënte telefonische communicatie Specifiek Kennis van telefoonetiquette − − − − −

Kennis van telefoonalfabet (Ndl, F, E, D / S / I) Kennis van telefoonrapporten Kennis van het gebruik van toestellen Kennis van de regels om klantgericht te telefoneren Kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen

♦ Computer Algemeen Aanbod van hardware en software − − − −

Evolutie Inzicht in informatiebehoeften van bedrijf/organisatie Inleidende kennis nuttig voor het ontwerpen en beheren van bestanden Inzicht in het automatiseren van verrichtingen

Specifiek Kennis van softwarepakketten −

Kennis van mogelijkheden en beperkingen

♦ Interne communicatie Algemeen Vereisten voor ondubbelzinnige mondelinge en schriftelijke communicatie −

Kennis van de communicatiekanalen

Specifiek Kennis van opstellen van memo's − − −

Kennis van opstellen van mededelingen Kennis van objectieve verslaggeving Kennis van middelen voor het optimaliseren van de informatiedoorstroming

en


21

♦ Reproductie Algemeen Correcte bepaling van behoeften m.b.t. aantallen en wijze van kopiëren (recto verso, geniet, kleur, ...) Specifiek Kennis van praktische aspecten van fotokopiëren − −

Kennis van vereisten bij drukklaar maken van folders, brochures Kennis van juiste aantallen die vereist zijn voor b.v. archivering

♦ Vertaling Algemeen Goede kennis van Nederlands, Frans, Engels, Duits / Spaans / Italiaans Specifiek Kennis van geijkte uitdrukkingen in brieven −

Kennis van gangbare economische en financiële terminologie

♦ Receptie Algemeen Mondelinge vaardigheid Specifiek Kennis van de (huisstijl) − − −

Kennis van correcte omgangsvormen Kennis van behoeften van doelgroep Kennis van regels voor duidelijke en aangepaste informatieverstrekking

♦ Functionering in vreemde talen Algemeen Frans, Engels, Duits, (Spaans en Italiaans) op niveau vereist voor vlotte onderhandeling met anderstaligen. Specifiek Kennis van vereisten voor correct taalgebruik (spelling, woordenschat, grammatica) − −

Kennis van geijkte uitdrukkingen in brieven Kennis van gepaste formulering bij telefonische en persoonlijke contacten

22


5.6

Beroepshouding

5.6.1

Schema BEROEPSHOUDING

Aandacht voor competentie-ontplooiing Accuratesse * Analytisch denkvermogen Assertiviteit Beslissingsvermogen Betrouwbaarheid Communicativiteit Contactbereidheid Creativiteit Dienstverlenende ingesteldheid Discretie Doorzettingsvermogen Empathie Flexibiliteit Imagobewustzijn Kritische ingesteldheid * Kunnen in teamverband werken Leergierigheid Loyauteit Organisatievermogen * Probleemoplossend denken en handelen * Resultaatgerichtheid * Stijlvol in omgangsvormen Stressbestendigheid * Veiligheids- en milieubewustzijn * Verantwoordelijkheid kunnen dragen Zelfstandigheid Zich durven engageren * Zin voor esthetiek * Zin voor initiatief * Zin voor samenwerking Opsplitsing: * taakgerichte versus - persoonsgerichte

4

3

2

1

✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗

NVT


5.6.2

23

De beroepshoudingen kunnen als volgt geconcretiseerd worden in gedragsindicatoren ♦ Accuratesse Houdt met nauwgezetheid de agenda('s) bij − −

Bij het organiseren van vergaderingen, zakenreizen, evenementen wordt de grootste nauwkeurigheid betracht voor wat betreft opvolging, verwittigen van betrokken mensen en diensten e.d. Werkt secuur bij de organisatie en beheer van klassementssystemen

♦ Analytisch denkvermogen Kan objectief de notulen van een vergadering opstellen −

Kan bij binnenkomende telefoons de juiste beslissing nemen inzake doorverwijzing of zelf afhandelen

♦ Assertiviteit Durft zelf voorstellen lanceren met het oog op verbetering van de organisatie van het secretariaat ♦ Beslissingsvermogen Kan binnen de jobinhoud de juiste beslissing nemen (ook bij afwezigheid van de directeur) ♦ Betrouwbaarheid Controleert steeds alle uitgaande correspondentie op correctheid en volledigheid ♦ Communicativiteit Is duidelijk en efficiënt bij het doorgeven van informatie aan andere afdelingen of externen ♦ Contactbereidheid Kan de begeleiding van nieuwe medewerkers op zich nemen ♦ Dienstverlenende ingesteldheid Kan klantgericht denken en handelen −

Stelt zich behulpzaam op bij contacten binnen en buiten het bedrijf

♦ Discretie Is selectief bij het doorgeven van informatie aan derden −

Kan discreet omspringen met vertrouwelijke informatie bij de postbehandeling

♦ Empathie Kan correct een klacht afhandelen ♦ Flexibiliteit Is bereid om in te springen bij afwezigheid van een collega ♦ Kritische ingesteldheid Durft zijn/haar werk te evalueren o.a. door bevraging van derden

24


♦ Kunnen in teamverband werken / Zin voor samenwerking Is bereid een team te vormen met de directeur en collega's met het oog op optimaal functioneren ♦ Loyauteit Getuigt van betrokkenheid bij het welslagen van de organisatie door telefoons altijd onmiddellijk op te nemen (ook die van afwezige personen) ♦ Organisatievermogen Kan werkzaamheden organiseren en coördineren op het secretariaat −

Kan een tijdsplanning opstellen bij zakenreizen, congressen, evenementen, e.d.

♦ Probleemoplossend denken en handelen / Zin voor initiatief Blijft beheerst en kalm in onvoorziene situaties bij organisatorische schikkingen ♦ Stijlvol in omgangsvormen Kan zich bij het ontvangen van bezoekers als de perfecte gastvrouw/heer gedragen ♦ Stressbestendigheid Kan deadlines halen −

Kan onder stress werken

♦ Verantwoordelijkheid kunnen dragen / Zelfstandigheid Kan zelfstandig berichten opstellen −

5.6.3

Kan de eindverantwoordelijkheid dragen voor organisatorische schikkingen

Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroepshoudingen ♦ Accuratesse Erop gericht zijn binnen de voorgeschreven tijd een taak nauwkeurig te voltooien. ♦ Analytisch denkvermogen Over een methodisch vermogen beschikken om vooruit te zien en prioriteiten te stellen. ♦ Assertiviteit Voor zijn meningen en gevoelens durven uitkomen. ♦ Beslissingsvermogen Durven een standpunt in te nemen om tot een handeling over te gaan en er ook de verantwoordelijkheid voor opnemen. ♦ Betrouwbaarheid Zich betrouwbaar tonen in uitvoering van de taken door feilloos zelfstandig te werken. ♦ Communicativiteit Het vermogen om een boodschap (schriftelijk en/of mondeling) over te brengen op een heldere en bevattelijke wijze.


25

♦ Contactbereidheid Bereid zijn om contact te leggen en eventueel te onderhouden, ook in moeilijke situaties (o.m. met mensen met verschillende opvatting en achtergrond). ♦ Dienstverlenende ingesteldheid Actief en pro-actief gericht zijn op het verlenen van diensten of zorg. ♦ Discretie Op een bescheiden en tactvolle manier kunnen omspringen met vertrouwelijke informatie en situaties. ♦ Empathie Leren 'luisteren' naar de anderen. −

Zich inleven in de situatie waarin mensen zich bevinden, er begrip voor opbrengen en er tactvol mee omgaan.

♦ Flexibiliteit Bereid zijn zich aan te passen aan wijzigende omstandigheden, o.m. middelen, doelen, mensen en procedures. ♦ Kritische ingesteldheid Bereid zijn zichzelf en zijn omgeving in vraag te stellen, de waarde van een beweging of een feit, de haalbaarheid van een vooropgesteld doel te verifiëren, alvorens een stelling in te nemen. ♦ Kunnen in teamverband werken Bereid zijn in groep te functioneren met het oog op het verwezenlijken van de doelstellingen van de groep. ♦ Loyauteit Sterk betrokken zijn op de organisatie en de regels en afspraken die er gelden. ♦ Organisatievermogen Erop gericht zijn de taken zodanig te plannen, te coördineren en te delegeren, dat het beoogde doel op een efficiënte manier bereikt kan worden. ♦ Probleemoplossend denken en handelen Het vermogen om creatief te reageren in probleemsituaties. Zelfredzaamheid in niet voorziene situaties. ♦ Stijlvol Correcte omgangsvormen kunnen toepassen met betrekking tot representerende functie. ♦ Stressbestendigheid Rustig een werksituatie werkomstandigheden.

kunnen

evalueren,

ook

in

moeilijke

♦ Verantwoordelijkheid kunnen dragen Zich kunnen verantwoorden in de job door functioneren op basis van kennis, inzicht en zelfstandigheid.

26


♦ Zelfstandigheid Bereid zijn om zelfstandig zonder hulp of toezicht de functie uit te oefenen. ♦ Zin voor initiatief Problemen en taken aanpakken zonder dat het gevraagd wordt of de omstandigheden ertoe dwingen. ♦ Zin voor samenwerking Bereid zijn om gemeenschappelijk aan eenzelfde taak te werken.

5.6.4

Controleren van de interne consistentie en verifiëren van het realistische karakter De modale beroepsbeoefenaar voldoet in belangrijke mate aan dit profiel. Het is evenwel zo dat het bedrijf / de instelling / de organisatie / afdeling waar de directieassistent(e) terechtkomt een factor is die een belangrijke invloed uitoefent op de functie-inhouden en de daarmee gepaard gaande beroepshoudingen. Eveneens kan de persoon van de directeur eigen accenten leggen of toevoegen aan het optimaal functioneren van de directieassistent(e).


6

27

BIBLIOGRAFIE

♦ BOLLAERT L., Taaleisen van de bedrijfswereld - Een case-study in Zuid-WestVlaanderen, Universiteit Gent, Departement voor Lerarenopleiding, DLO-mededelingen nr. 46, juni 1995. ♦ BOLLAERT L., Het decreet op het Hoger Onderwijs en de studies Vertaler-Tolk, (toespraak Kamer van Vertalers, Tolken en Filologen), in 'De Taalkundige' Kortrijk, 1996. ♦ GEERAERT A., Beroepsprofiel van de afgestudeerden Secretariaat-Talen 1994-1994 Een beperkte survey bij 45 studenten, Heverlee, KHL, Departement Economische Hogeschool H. Hart, 1996. ♦ GEERAERT A., Loopbaanontwikkeling en beroepsprofiel van de afgestudeerden Secretariaat-Talen 1967- 1994, Een onderzoek bij 393 afgestudeerden SecretariaatTalen van de Katholieke Hogeschool Leuven Departement Economische Hogeschool Heilig Hart Heverlee, Leuven, 1996. ♦ HAGEN S., Languages in European Business, A regional survey of small & medium sized companies, Kent, City Technology Colleges Trust Ltd., 1993. ♦ VAN VEEN P.L., Het beroep van secretaresse in vijf profielen, LOSV in samenwerking met Schoevers Opleidingen, Den Haag, 1994. ♦ HOGER ECONOMISCH HOGER ONDERWIJS HERKENBAAR AANGESCHERPT, Eindrapport Hernieuwde Opleidingsprofielen Sector Hoger Economisch Onderwijs, Den Haag, HB0-Raad 1993. ♦ DVO - Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen, Brussel, Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Departement Onderwijs, 1995.

28


7

7.1

MEDEWERKERS

Dit beroepsprofiel kwam tot stand met de medewerking van − De heer P. Beeken, lector, Katholieke Hogeschool Limburg − De heer J. Van de Vannet, lector, Katholieke Hogeschool Brugge-Oostende − De heer N. Van Moerkercke, lector, Mercator, Hogeschool Provincie OostVlaanderen − De heer E. Van Rompaye, departementshoofd en voorzitter van de werkgroep, Mercator, Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen − De heer D. Vansteenkiste, lector, Vlaamse Autonome Hogeschool WestVlaanderen − Mevr. M. Verniers, lector, Mercator, Hogeschool Provincie Oost-Vlaanderen.

7.2

Dit profiel werd voorgelegd aan en kreeg de steun van − De heer F. Coppé, Aankoopverantwoordelijke, Bonduelle Noord-Europa, Kortemark − De heer E. Coupé, Adjunct Hoofd Administratief Departement, Diensthoofd VGV, Bank Brussel Lambert, Gent − Mevr.H. Jonckheere, Personeelsverantwoordelijke, European Aqua Systems, Gent − De heer G. Naeyaert, Translation Coördinator, Daikin, Oostende − De heer Henk Schutijzer, Arrondissementscommissaris, Arrondissementscommissariaat Provincie Oost-Vlaanderen − De heer R. Stevens, Euroconsulent, Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding − Mevrouw L. Van Acker, Personel and Finance Manager, Belgian Shell N.V. Ghent. De kwaliteit van de nieuwe beroepsprofielen van de aangeboden studierichting Zakelijk Vertalen en Tolken wordt ook bewaakt door o.a. de volgende bedrijven en instellingen die vertegenwoordigd zijn in de Bestuurscommissie van het Departement handelswetenschappen en Bedrijfskunde van de Katholieke Hogeschool Limburg: − − − − − − − − − −

All Languages Servicing, Genk A.L.Z.,Genk CERA-bank Ewals Cargo-Car, België Ford Werke, AG, Genk Gemeentekrediet van België, Brussel Koninklijke Nederlandse Papierfabrieken (K.N.P.) Mölnlycke SA, Waremme A. Roncanda, vertaalkantoor, Zonhoven Vasco Heating, N.V.

BEROEPSPROFIEL zakelijk vertaler-tolk (m/v)

sector : handel-administratie studiegebied : secretariaatsbeheer beroep : zakelijk vertaler-tolk


IN H O U D B E R O E P S P R O F IE L Z A K E L IJ K V E R T A L E R

- TO LK

INHOUD

1

VOORONDERZOEK

1

1.1

1 1

1.2

2


1

Analyse van de arbeidsmarkt 1.2.1 Gegevens over de tewerkstelling in de sector

2 2


3

3


4

4


5


6

5.1


6

5.2

Situering van het beroep in de sector

6

5.3

Globale beschrijving 5.3.1 Kernachtige beschrijving 5.3.2 Beschrijving van de beroepscontext van de gegradueerde in het zakelijk vertalen en tolken

7 7

5.4

Opleidingsvereisten

8

5.5

Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten 5.5.1 Vaardigheden 5.5.2 Typefuncties, deelfuncties en taken

8 8 9

5.6

Contextgegevens 5.6.1 Communicatie 5.6.2 Revisie 5.6.3 Tolken 5.6.4 Redactie 5.6.5 Presentatie 5.6.6 Verslaggeving 5.6.7 Vertaling 5.6.8 Duiding 5.6.9 Selectie

5

7

11 11 12 12 12 13 13 13 14 14

IN H O U D B E R O E P S P R O F IE L Z A K E L IJ K V E R T A L E R

5.6.10 5.6.11 5.6.12 5.6.13 5.6.14

Voorbereiding Uitvoering Receptie Klantenwerving Klantenbinding

- TO LK

15 15 15 16 16

5.7

Ondersteunende kennis 5.7.1 Algemeen 5.7.2 Specifiek

16 16 17

5.8

Beroepshoudingen 5.8.1 Bepalen van de belangrijkste beroepshoudingen 5.8.2 Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroepshoudingen 5.8.3 Controleren van de interne consistentie en verifiëren van het realistisch karakter

18 18 18 20

6

BIBLIOGRAFIE

21

7

MEDEWERKERS

22

B E R O E P S P R O F IE L Z AKE LIJ K V E R T ALE R

1

- T O LK

1

VOORONDERZOEK

Bij het vooronderzoek kon de werkgroep uitgaan van de talrijke contacten die de verschillende opleidingen onderhouden met vertalers en vertaaldiensten van officiële instellingen, maar uiteraard en in belangrijke mate, ook met talrijke bedrijven die op de internationale markt actief zijn. Precies vanwege het feit dat de werkgroep haar resultaten, nog tijdens het onderzoek, kon confronteren met de resultaten van de werkgroep 'Vertalers en Tolken' werkzaam binnen het Hoger Onderwijs van Twee Cycli, kwam de werkgroep tot een beroepsprofiel waaruit wel degelijk het verschil tussen beide beroepsprofielen naar voor kwam; iets wat binnen de opleiding steeds wel gezegd werd maar waarvoor duidelijke aanwijzingen nu naar voor zijn gekomen.

1.1


1.1.1

De macro-economische situering van de sector De bedrijfsvertaler of bedrijfstolk kan tewerkgesteld worden in een brede waaier van bedrijven of diensten die één ding gemeenschappelijk hebben: het meertalige van de omgeving waarin gewerkt wordt.

1.1.2

De beschrijving van de huidige en verwachte ontwikkelingen in de sector Het is een open deur instampen te beweren dat de Vlaamse Gemeenschap zich meer en meer op Europa en de wereld richt. De Europeanisering en de mundialisering van de economie zijn in een stroomversnelling gekomen in de periode na de tweede wereldoorlog. Evenwel: de grootste veranderingen komen precies nu aan het licht. De communicatie tussen de verschillende individuen, bedrijven, landen en continenten wordt meer dan ooit gedragen door de taalkennis. Vlot communiceren, schriftelijk maar belangrijker dan vroeger: ook mondeling, is de basis van elk gemeenschappelijk overleg, elke zakelijke transactie. De bedrijfsvertaler en de bedrijfstolk voelen zich, vanuit hun economische achtergrond perfect thuis in dit milieu: niet enkel 'dubbeltaligheid' maar werkelijke meertaligheid maakt hen tot de gedroomde 'gesprekspartner'. Door zijn/haar grotere diepgang voor wat betreft de mondelinge en schriftelijke communicatie, een diepgang die in de loop van de studie ontstaan is door een grotere aandacht voor het fenomeen 'taal', differentieert hij/zij zich ten opzichte van de 'Meertalige directieassistente': een deel van de polyvalentie van deze laatste wordt ingeruild voor een meer verregaande taalkennis.

2

IN H O U D B E R O E P S P R O F IE L Z AKE LIJ K V E R T ALE R

1.2


1.2.1

Gegevens over de tewerkstelling in de sector

- T O LK

Op dit ogenblik doen er zich geen problemen voor wat betreft de tewerkstelling van de afgestudeerden. Contact met de VDAB leert dat meertaligheid een vereiste is die te weinig gevonden wordt. Hooguit verschilt de vraag naar de 'talen' per regio. De Antwerpse regio bijvoorbeeld, wordt gekenmerkt door een grote vraag naar het Duits, net als in de grensstreek van Limburg, terwijl rond Brussel de gewone 'tweetaligheid' nog steeds een dwingend gegeven is.


- T O LK

3


De bedrijfsvertaler en de bedrijfstolk behoren tot het beroepencluster van de administratieve bedienden. De laatste jaren vestigen afgestudeerden zich ook als zelfstandigen: vertaalbureau's, copywriting. ♦ Lijst van beroepen Naast de beroepen die men ook bij de 'Meertalige directieassistent(e)' aantreft zal men de volgende beroepen terugvinden: − − − −

bedrijfsvertaler bedrijfstolk (beëdigd) vertaler copywriter

4


3

- T O LK


Voortgaande op de SEDOC-norm lijkt het ons dat de bedrijfsvertaler of bedrijfstolk behoort tot het niveau 4. Dit betekent echter niet dat elke pas afgestudeerde ook op dit niveau in de maatschappij instroomt: de ervaring leert echter dat na enkele jaren de maatschappelijke erkenning op dit niveau op een realistische wijze gebeurd is.


- T O LK

5

4 BEROEPENCLUSTERS, STUDIERICHTINGEN EN OPLEIDINGEN

Wij verwijzen met genoegen naar de tabel die voorkomt in het gedeelte van de optie Secretariaat-Talen.

6


- T O LK

5 HET EIGENLIJKE BEROEPSPROFIEL

5.1

Exacte benaming van het beroep De werkgroep is er zich van bewust dat "Gegradueerde in het SecretariaatsbeheerOptie Zakelijk Vertalen en Tolken" niet aan de eis van een exacte beroepsbenaming beantwoordt. Toch heeft de werkgroep gemeend op dit punt van de algemene richtlijnen te mogen afwijken. Daar zijn de volgende redenen voor. De exacte benaming "bedrijfsvertaler - bedrijfstolk", die tot het academiejaar 19941995 gangbaar was, kon als gevolg van een ministeriële beslissing niet meer worden gebruikt. Met ingang van september 1995 moest de opleiding "optie zakelijk vertalen en tolken " heten. Een exacte beroepsnaam kan daar moeilijk aan verbonden worden. De benaming "vertaalkundige" kwam zeker niet in aanmerking. Gegradueerden van de optie 'Zakelijk vertalen en tolken' hebben immers geen academische opleiding genoten. Hun opleiding onderscheidt zich in hoge mate van de opleiding tot licentiaat vertaler - licentiaat tolk, niet alleen structureel maar ook en vooral in benadering, inhoud en doelstellingen. Aan de vier hogescholen die al een traditie hebben op het gebied van deze opleiding behalen ieder jaar in het totaal zo'n 200 studenten het diploma van deze optie. Deze gegradueerden hebben van meet af aan heel bewust gekozen, niet voor een bepaald beroep maar wel voor een driejarige, niet-academische opleiding die duidelijk verschilt van de opleiding tot directieassistent(e) enerzijds en de opleiding tot licentiaat vertaler of licentiaat tolk anderzijds. Deze bewuste oriëntatie blijkt niet alleen bij de inschrijving maar ook uit diverse peilingen naar de motivatie voor de studiekeuze. De gegradueerden van de optie zakelijk vertalen en tolken (vroegere optie 'Bedrijfsvertaler - bedrijfstolk' ) vinden snel hun weg op de arbeidsmarkt in uiteenlopende functies en beroepssituaties die evenwel de volgende vereisten gemeen hebben: − − − −

Een "gebruiksklare" talenkennis van drie vreemde talen op hoog niveau Een grote communicatievaardigheid Een stevige algemeen economische, juridische en administratieve basis Kennis van tekstverwerking en informatica.

♦ Conclusie De optie zakelijk vertalen en tolken leidt niet naar één specifiek en duidelijk afgebakend beroep maar legt de nadruk op polyvalentie en een talenkennis die nauw aansluit bij de reële behoeften van het bedrijfsleven. Een exacte benaming daaraan vastkoppelen, blijft dus moeilijk. Mocht zo'n exacte benaming in het kader van dit beroepsprofiel hoe dan ook nodig blijken, dan ziet de werkgroep als enige mogelijkheid die van gegradueerd vertaler - gegradueerd tolk.


5.2

- T O LK

7

Situering van het beroep in de sector Gegradueerden in het Secretariaatsbeheer - optie Zakelijk vertalen en tolken kunnen in alle sectoren aan het werk: de industriële, de commerciële en de dienstverlenende sector, evenals de non-profitsector. De beroepen die door de gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken - worden uitgeoefend, kunnen bijgevolg niet in één bepaalde sector en in één bepaalde beroepencluster worden ondergebracht.

5.3

Globale beschrijving·

5.3.1

Kernachtige beschrijving De gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken oefent beroepen uit waarvoor een onmiddellijk toepasbare mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheid in het Nederlands en ten minste 3 vreemde talen (Frans, Engels, Duits) een dagelijkse vereiste is. Vertaalwerk in een zakelijke context vormt een belangrijk onderdeel van de beroepsactiviteit van deze gegradueerde. Dat vertaalwerk gebeurt frequenter van het Nederlands naar één of meer vreemde talen dan omgekeerd. Ook tolkwerk vindt vooral plaats in een bedrijfscontext , bijvoorbeeld bij rondleiding van anderstalige bezoekers in het bedrijf. Naast het eigenlijke vertaal- en tolkwerk behoort ook redactiewerk tot het werkterrein van de gegradueerde. Hij/zij staat bovendien in voor de frequente commerciële contacten in vreemde talen (schriftelijk en mondeling) en heeft daarbij een hoge graad van autonomie en verantwoordelijkheid.

5.3.2

Beschrijving van de beroepscontext van de gegradueerde in het zakelijk vertalen en tolken 5.3.2.1 De organisatievorm De gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken - kan aan het werk in het volledige spectrum van bedrijven, instellingen en organisaties in binnen- en buitenland, in overheidsdiensten en in parastatalen. Hij/zij werkt hoofdzakelijk in loondienst maar kan zich ook als zelfstandige vestigen en freelance werken. In loondienst wordt de gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken - voornamelijk tewerkgesteld in organisaties en ondernemingen die zelf instaan voor hun meertalige interne en externe communicatie en die slechts in uitzonderlijke gevallen, b.v. bij hoge techniciteit of onder tijdsdruk, een beroep doen op externen. 5.3.2.2 Milieu en werkomstandigheden Gegradueerden in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken worden vooral aangeworven voor diensten en afdelingen waar intense contacten in vreemde talen ieder dag noodzakelijk zijn.

8


- T O LK

Enkele voorbeelden: − de verkoopafdeling − de marketingafdeling − de afdeling buitenland − het projectmanagement − de receptie (onderneming en hotel) − het secretariaat − de vertaaldienst − talenservicebureaus − diensten voor toerisme − reisbureaus − woningbureaus met international cliënteel − internationale advocatenkantoren − de media − informatiecentra − het openbaar vervoer (luchtvaart, scheepvaart, spoor)

5.4

Opleidingsvereisten De gegradueerden in het Secretariaatsbeheer - Optie Zakelijk Vertalen en Tolken hebben een opleiding genoten in het Hoger Onderwijs Buiten de Universiteit. Dat houdt in dat hun opleiding niet academisch maar wel praktisch gericht is. Dat geldt ook voor hun talenopleiding, waardoor zij, naast de kennis van het Nederlands, een gevorderde tot grondige praktische kennis verworven hebben van ten minste drie vreemde talen: Frans, Engels, Duits. Door die kennis , die aansluit bij en voortbouwt op hun algemeen economische, juridische en administratieve vorming, zijn deze gegradueerden degelijk voorbereid op de diverse aspecten van meertalige zakelijke communicatie.

5.5

Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten

5.5.1

Vaardigheden De gegradueerde in het secretariaatsbeheer-optie zakelijk vertalen en tolken - moet beschikken over: − schriftelijke en mondelinge vertaalvaardigheid (Nederlands, Frans, Engels, Duits) − vaardigheid in het gebruik van de aangewezen hulpmiddelen − schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheid in het Nederlands, Frans, Engels en Duits (eventueel ook het Italiaans of het Spaans), zowel in een algemene als zakelijke context − algemene sociale vaardigheden voor de interne en externe communicatie − specifieke sociale vaardigheden voor interculturele communicatie − technische vaardigheid voor een snelle gegevensverwerking


5.5.2

- T O LK

9

Typefuncties (in alfabetische volgorde), deelfuncties en taken Opmerking: de lijst van taken bij alle genoemde deelfuncties is geenszins limitatief. ♦ Typefunctie : communicatie· Deelfuncties en taken Interne communicatie (mondeling en schriftelijk) − informatie inwinnen en verstrekken − instructies geven − autonoom berichten en mededelingen opstellen − rapporteren Meertalige interne en/of externe communicatie (mondeling) − informatie inwinnen en verstrekken − uitleg verschaffen bij richtlijnen, gebruik van materiaal − bezoekers rondleiden − reizigers begeleiden en adviseren Meertalige interne en/of externe communicatie (schriftelijk) − informatie inwinnen en verstrekken − rapporteren − vergadering − standpunten formuleren − argumenteren − notuleren

♦ Typefunctie: controle Deelfunctie: revisie Taken − eigen vertalingen controleren − vertalingen van anderen controleren − drukproeven controleren

♦ Typefunctie: creatie Deelfuncties en taken Vertaling − bepalen welke hulpmiddelen nodig zijn − beste equivalenten in doeltaal opzoeken − vertaling afstemmen op doelgroep − vertaling controleren Tolken − de doelgroep analyseren − het doel analyseren − de opdracht terminologisch voorbereiden − de opdracht uitvoeren Redactie − brieven opstellen − mailings opstellen − memo's en mededelingen opstellen − instructies opstellen − voorstellen formuleren − persberichten opstellen − artikels schrijven voor personeelsblad

10


- T O LK

♦ Typefunctie : informatieverstrekking Deelfunctie: presentatie Taken − de organisatie/ onderneming/ dienst/ afdeling... voorstellen − produkten en diensten presenteren

♦ Typefunctie : informatieverwerking produktief Deelfuncties en taken Verslaggeving − verzamelde gegevens schriftelijk of mondeling in een coherente tekst aanbieden Duiding − mondeling uitleg verstrekken bij cijfermateriaal, teksten, illustraties − schriftelijk uitleg verschaffen bij cijfermateriaal, teksten, illustraties Vertaling − artikels voor personeelsblad vertalen − brieven vertalen − rapporten vertalen − contracten vertalen − veiligheidsvoorschriften vertalen − vergaderverslagen vertalen − persberichten vertalen − handleidingen vertalen − opleidingscursussen vertalen

♦ Typefunctie: informatieverzameling Deelfunctie: selectie Taken − informatie inwinnen bij bevoegde instanties − informatie opzoeken in aangewezen bronnen

♦ Typefunctie: onderhandeling Deelfuncties en taken Voorbereiding − de communicatiesituatie analyseren − een communicatiestrategie bepalen Uitvoering − voorstellen formuleren − oplossingen argumenteren − klachten behandelen

♦ Typefunctie : onthaal Deelfunctie: receptie Taken − buitenlandse bezoekers ontvangen, informeren en begeleiden (toerisme) − anderstalige bezoekers ontvangen en rondleiden ( onderneming)


- T O LK

11

♦ Typefunctie: verkoop Deelfuncties en taken Klantenwerving − goederen en diensten mondeling presenteren − goederen en diensten schriftelijk presenteren (mailings) Klantenbinding − problemen oplossen − klachten behandelen

5.6

Contextgegevens Een groot deel van de gegradueerden in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken, werkt dagelijks op kantoor. De hulpmiddelen die zij daarbij nodig hebben, omvatten niet alleen de hele waaier van moderne kantoorapparatuur en communicatiemiddelen, maar ook de meest uiteenlopende en soms sterk gespecialiseerde informatiebronnen. Zakelijke communicatie in het Nederlands en in vreemde talen gebeurt evenwel niet uitsluitend in een kantoorcontext. Alle mogelijke werkomstandigheden en hulpmiddelen daarbij vermelden, is echter onmogelijk. De leden van de opsomming zijn dan ook telkens als voorbeeld bedoeld.

5.6.1

Communicatie ♦ Werkomstandigheden − − − − − −

Kantoor Balie Expositieruimte Vliegtuig, schip, trein Vergaderruimte Tolkcel

♦ Hulpmiddelen − Telefoon − Tekstverwerker − Folders en brochures ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Grote zelfstandigheid bij het opstellen van teksten (in Nederlands of in vreemde taal) − Grote verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten De communicatie beantwoordt aan alle eisen van duidelijkheid en correctheid. Qua vorm en formulering is ze bovendien aangepast aan doel en doelgroep.

12

5.6.2


- T O LK

Revisie ♦ Werkomstandigheden − Kantoor ♦ Hulpmiddelen − Woordenboeken − Naslagwerken − Spellchecker ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Volledige verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − De vertaling is correct op het vlak van spelling, terminologie en grammatica − De tekst is klaar om gedrukt te worden

5.6.3

Tolken ♦ Werkomstandigheden − − − −

Balie Vergaderzaal Bij groepsbegeleiding In tolkcel

♦ Hulpmiddelen − Technische installatie (in tolkcel) ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Volledige verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − De boodschap in de brontaal wordt zo exact mogelijk weergegeven in de doeltaal.

5.6.4

Redactie ♦ Werkomstandigheden − Kantoor ♦ Hulpmiddelen − Woordenboeken − Terminologiebanken − Gespecialiseerde woordenlijsten ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Ofwel volledig zelf verantwoordelijk voor inhoud, vormgeving en uitwerking − Ofwel enkel verantwoordelijk voor vormgeving en uitwerking


- T O LK

13

♦ Verwachte resultaten − Een tekst die aan alle vereisten van efficiënte en effectieve zakelijke communicatie voldoet.

5.6.5

Presentatie ♦ Werkomstandigheden − Vergaderzaal − Beurs − Bij klanten ♦ Hulpmiddelen − − − −

Overheadprojector Handouts Flip-over Video

♦ Graad van verantwoordelijkheid −

Volledige verantwoordelijkheid

♦ Verwachte resultaten − Het beoogde doel ( informeren, belangstelling wekken, informeren + overtuigen, aanzetten tot kopen...) wordt bereikt.

5.6.6

Verslaggeving 3 ♦ Werkomstandigheden − Kantoor ♦ Hulpmiddelen − standaardformulieren voor interne bedrijfscommunicatie − fax − E-mail ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Volledige verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − De verslaggeving is bondig en correct en beantwoordt in alle opzichten aan de vereisten van het gebruikte teksttype.

5.6.7

Vertaling ♦ Werkomstandigheden − Kantoor ♦ Hulpmiddelen − Woordenboeken − Naslagwerken

14


- T O LK

− Terminologielijsten − Tekstverwerker − Spellchecker ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Volledige verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − De tekst in de brontaal wordt correct (terminologie, spelling, grammatica) en zo exact mogelijk weergegeven in de doeltaal, met respect voor de stilistische en idiomatische eigenheden van die doeltaal.

5.6.8

Duiding ♦ Werkomstandigheden − Kantoor − Plaats waar mondelinge informatieverstrekking gebeurt ♦ Hulpmiddelen − Informatiebrochures allerhande − Woordenboeken en naslagwerken − Technische specificaties ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Volledige verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − De uitleg is correct, vlot en in alle opzichten aangepast aan de doelgroep

5.6.9

Selectie ♦ Werkomstandigheden − Kantoor ♦ Hulpmiddelen − − − − −

Telefoon Woordenboeken Naslagwerken Databanken Internet

♦ Graad van verantwoordelijkheid − Volledige verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − De selectie van de informatie gebeurt snel en volgens de behoeften van de doelgroep.


- T O LK

15

5.6.10 Voorbereiding ♦ Werkomstandigheden − Kantoor − Omstandigheid waarin mondelinge communicatie gebeurt ♦ Hulpmiddelen − Verzamelde informatie over situatie ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Volledige verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − De voorbereiding zorgt voor alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering.

5.6.11 Uitvoering ♦ Werkomstandigheden − Kantoor − Omstandigheid waarin de mondelinge communicatie plaatsvindt ♦ Hulpmiddelen Als het gaat om mondelinge uitvoering −

telefoon

Als het gaat om schriftelijke uitvoering: − −

fax tekstverwerker

♦ Graad van verantwoordelijkheid − Volledige verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − Verwacht mag worden dat de uitvoering optimaal verloopt en tot de gewenste resultaten leidt.

5.6.12 Receptie ♦ Werkomstandigheden − − − −

Onthaalbalie van toeristische dienst, reisbureau, hotel Onthaalbalie van bedrijf Onthaalbalie van expositiehal Stand op beurs

♦ Hulpmiddelen − − − −

Telefoon Computer Informatiebrochures Documentatie

16


- T O LK

♦ Graad van verantwoordelijkheid − Volledige verantwoordelijkheid voor de correcte ontvangst en de correcte informatieverstrekking ♦ Verwachte resultaten − De bezoekers, klanten, toeristen, belangstellenden ... worden vlot te woord gestaan en geholpen in hun eigen taal.

5.6.13 Klantenwerving ♦ Werkomstandigheden − Kantoor en alle omstandigheden waar contacten met potentiële klanten plaatsvinden ♦ Hulpmiddelen − Informatiebrochures, relevante documentatie ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Hoge graad van verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − De potentiële klanten worden snel en efficiënt geïnformeerd in hun eigen taal en krijgen een positieve indruk .

5.6.14 Klantenbinding ♦ Werkomstandigheden − Kantoor en alle omstandigheden waar contacten met klanten plaatsvinden ♦ Hulpmiddelen − cfr. supra ♦ Graad van verantwoordelijkheid − Hoge graad van verantwoordelijkheid ♦ Verwachte resultaten − De klanten zijn overtuigd van de kwaliteit van produkt / dienst / service.

5.7

Ondersteunende kennis De ondersteunende kennis die de gegradueerde in het zakelijk vertalen en tolken nodig heeft, geldt voor alle functies en taken.

5.7.1

Algemeen − Grondige kennis van het Nederlands (met bijzondere aandacht voor het zakelijk taalgebruik)


- T O LK

17

− Grondige kennis van ten minste Frans, Engels en Duits (met bijzondere aandacht voor het zakelijk taalgebruik) − Kennis van economische, culturele en politieke achtergronden bij interculturele communicatie − Algemeen bedrijfseconomische, juridische en administratieve kennis − Kennis van communicatiestrategieën − Kennis van de vereisten voor ondubbelzinnige mondelinge en schriftelijke communicatie − Kennis van mondelinge en schriftelijke presentatietechnieken − Kennis van vereisten voor effectieve en efficiënte meertalige telefonische communicatie − Kennis van de vereisten voor de voorbereiding, organisatie en opvolging van vergaderingen − Kennis van gegevensverwerking en van de technische middelen voor een optimale informatiedoorstroming

5.7.2

Specifiek − Kennis van klassieke hulpmiddelen (woordenboeken, grammatica's, encyclopedieën, gespecialiseerde publicaties, terminologielijsten) − Kennis van elektronische hulpmiddelen − Inzicht in de communicatiesituatie en de behoeften van de doelgroep − Kennis van inhoudelijke en stilistische kenmerken van verschillende tekstsoorten (mondeling en schriftelijk) − Kennis van verschillende soorten, functies en bevoegdheden van vergaderingen − Kennis van notuleren − Kennis van verschillende types van verslaggeving

18


5.8

Beroepshoudingen

5.8.1

Bepalen van de belangrijkste beroepshoudingen BEROEPSHOUDING

Aandacht voor competentie-ontplooiing Accuratesse Assertiviteit Beslissingsvermogen Contactbereidheid Dienstverlenende ingesteldheid Doorzettingsvermogen Empathie Flexibiliteit Imagobewustzijn Kritische ingesteldheid Leergierigheid Loyauteit Omgaan met stress Organisatievermogen Resultaatgerichtheid Veiligheids- en milieubewustzijn Verantwoordelijkheid kunnen dragen Zelfstandigheid Zin voor esthetiek Zin voor initiatief Zin voor samenwerking

5.8.2

4

3

2

1

- T O LK

NVT

✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗

Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroepshoudingen Volgende beroepshoudingen werden overgehouden. − − − − − − − − − − − −

Accuratesse Assertiviteit Beslissingsvermogen Contactbereidheid Doorzettingsvermogen Flexibiliteit Kritische ingesteldheid Leergierigheid Loyauteit Omgaan met stress Zelfstandigheid Zin voor initiatief


- T O LK

19

De beroepshoudingen kunnen als volgt geconcretiseerd worden in gedragsindicatoren. ♦ Accuratesse − Naar de grootst mogelijke nauwkeurigheid streven bij vertalen en tolken − Naar de grootst mogelijke nauwkeurigheid streven bij iedere vorm van informatieverstrekking − Alle teksten grondig op fouten controleren ♦ Assertiviteit − Een standpunt durven innemen − Het eigen standpunt verdedigen en met argumenten onderbouwen − Durven spreken voor een publiek ♦ Beslissingsvermogen − Terminologische en stilistische keuzen maken bij het vertalen en tolken − De geschikte communicatiestrategie bepalen ♦ Contactbereidheid − Openstaan voor informatie-uitwisseling − Openstaan voor internationale contacten ♦ Doorzettingsvermogen − Blijven zoeken naar een oplossing, ook als die niet voor de hand ligt − In alle omstandigheden (ook onder hoge werkdruk) streven naar kwaliteit ♦ Flexibiliteit − Zich kunnen aanpassen aan de eisen van de werkgever en/of van de klant − Vertaal- of tolkwerk met andere opdrachten kunnen combineren ♦ Kritische ingesteldheid − De verschillende informatiebronnen kritisch vergelijken − De eigen tekst kritisch nalezen ♦ Leergierigheid − − − −

Voortdurend streven naar verruiming van de talenkennis Voortdurend streven naar verruiming van de algemene kennis Op de hoogte blijven van de actualiteit Op de hoogte blijven van de evolutie in de communicatiemogelijkheden (technisch)

♦ Loyauteit − Zich stipt houden aan de gemaakte afspraken − Bereid zijn voor collega's in te springen ♦ Omgaan met stress − Deadlines bij vertaalopdrachten respecteren − In staat zijn zich blijvend te concentreren bij tolkopdrachten

20


- T O LK

− Vlot telefonische communicatie aankunnen waarbij van de ene taal naar de andere overgeschakeld moet worden − Rustig en beleefd blijven tegenover lastige gesprekspartners − Prioriteiten kunnen leggen ♦ Zelfstandigheid − Zelf kunnen uitmaken waar de nodige informatie gevonden kan worden − Teksten autonoom kunnen opstellen of op basis van korte instructies − Zelf verantwoordelijkheid kunnen dragen voor het gepresteerde werk ♦ Zin voor initiatief − Zelf zien waar en wanneer er werk nodig is − Zelf voorstellen formuleren

5.8.3

Controleren van de interne consistentie en verifiëren van het realistische karakter De modale gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken - voldoet in belangrijke mate aan dit profiel. Hij/zij heeft bewust gekozen voor een driejarige opleiding waar de klemtoon ligt op een functionele taalbeheersing. Daardoor kan de gegradueerde in het secretariaatsbeheer - optie zakelijk vertalen en tolken - zich als zelfstandige vestigen. In de typisch Belgische situatie en in de internationale bedrijfscontext wordt hij/zij evenwel vooral geapprecieerd als polyvalent medewerker in het middenkader.


6

- T O LK

21

BIBLIOGRAFIE

♦ L. BOLLAERT, Taaleisen van de Bedrijfswereld: een case-study in Zuid-WestVlaanderen, Universiteit Gent, DLO-mededelingen, juni 1995. ♦ L. BOLLAERT, Het decreet op het Hoger Onderwijs en de studies Vertaler - Tolk, toespraak voor de Kamer van Vertalers, Tolken en Filologen, november 1995. ♦ DVO, Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen, Studies en Documenten, Brussel, 1995. ♦ Enquête bij afgestudeerden van de opties Bedrijfsvertaler - Bedrijfstolk, februari 1996 (uitgevoerd door KHBO, KHL, Mercator, VAH). ♦ Enquête bij afgestudeerden naar relatie tussen stage en tewerkstelling, Gent, PIHO, 1995. ♦ A. GEERAERT, L. Van Campenhout en E. Labro, Enquête: Wensen van het bedrijfsleven inzake de opleiding Secretariaatsbeheer, Zakelijk Vertalen en Tolken - een beperkte survey bij 40 Bedrijven, Heverlee, KHL, Departement Economische Hogeschool H. Hart 1995. ♦ M. VERNIERS, Gegradueerden in het Bedrijfsleven, Talenkennis en Communicatieve Vaardigheden, Gent, PIHO, 1989.

22


7

- T O LK

MEDEWERKERS

Dit beroepsprofiel kwam tot stand met de medewerking van: − Mevrouw E. Bénéré, adjunct-secretaris CM Antwerpen − Mevr. B. Boeynaems, medisch secretaresse op de afdeling Epidemiologie en Sociale Geneeskunde van de U.I.A. − Mevr. B. Borzee, medisch secretaresse Virga Jesse Ziekenhuis Hasselt − De heer J. Deleu, Algemeen Directeur St.-Augustinus, St.-Camillus ziekenhuizen Antwerpen − Mevr. A. Desplenter, zelfstandig medisch secretaresse te Kortrijk − De heer J. Donckers, medisch secretaris ZOL-campus St.-Jan te Genk − Mevr. K. Heyvaert, verantwoordelijke secretariaat interne geneeskunde, U.Z.-V.U.B. − Mevr. M. Hoste, medisch secretaresse Universitair Ziekenhuis Antwerpen − Mevr. N. Linten, medisch secretaresse St.-Franciskusziekenhuis te Heusden-Zolder − Mevr. M. Permanne, medisch secretaresse te PZ St.-Jan te Eeklo − Mevr. V. Pien, medisch secretaresse PZ Sancta Maria te Sint-Truiden en ondervoorzitter VVMS − Mevr. C. Reynders, diensthoofd Centraal Medisch Secretariaat ZOL-Campus St.-Jan Genk en secretaris VVMS − Mevr. L. Van Diest, medisch secretaresse ZOL-Campus St.-Jan te Genk − Mevr. S. Vander Elst, medisch secretaresse Universitaire Ziekenhuizen Leuven − Mevr. J. Vandeweyer, medisch secretaresse M.S.-kliniek Overpelt en voorzitter VVMS − De heer Van Goitsenhoven, Administratief Directeur, IDEWE Antwerpen − De heer C. Vangronsveld, functieclassificatiedeskundige LBC-NVK Antwerpen − Mevr. V. Vanroye, diensthoofd medisch secretariaat ZOL-Campus André-Dumont Waterschei en penningmeester VVMS − Mevr. L. Vanvolsem, medisch secretaresse St.-Mariaziekenhuis Halle − De heer J. Verhoeven, secretaris LBC-NVK Leuven − Mevr. R. Willems, medisch secretaresse A.Z. Vesalius Campus St.-Martinus Bilzen − Mevr. W. Andriessen, lector Hogeschool van de Provincie Antwerpen − Mevr. A. Blondiau, opleidingscoördinator Karel de Grote-Hogeschool en stuurgroeplid VVMS − De heer R. Jamaels, lector Katholieke Hogeschool Leuven, stuurgroeplid VVMS − Mevr. E. Proost, lector Katholieke Hogeschool Kempen − De heer L. Vangronsveld, lector Provinciale Hogeschool Limburg, P.R.verantwoordelijke VVMS, voorzitter en verslaggever werkgroep − Mevr. C. Vermote, praktijklector, Hogeschool West-Vlaanderen

BEROEPSPROFIEL medisch secretaresse

sector : handel-administratie studiegebied : secretariaatsbeheer beroep : medisch secretaresse


IN H O U D B E R O E P S P R O F IE L M E D IS C H S E C R E T A R E S S E

INHOUD

1

VOORONDERZOEK

1

1.1

1 1

1.2

2


1

Analyse van de arbeidsmarkt 1.2.1 Gegevens over de tewerkstelling in de sector 1.2.2 Gegevens over de beroepen 1.2.3 Relateren van de functies aan de beroepen 1.2.4 Inventaris van de bestaande beroepsprofielen

2 2 2 2 2


3

3


4

4


5


6

5.1


6

5.2

Globale beschrijving van het beroep 5.2.1 Kernachtige beschrijving 5.2.2 Beschrijving van de beroepscontext6

6 6

5.3

Vereiste opleiding

7

5.4

Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten 5.4.1 Agendabeheer 5.4.2 Beheer van de werkruimtes 5.4.3 Inkoop/Aankoop 5.4.4 Medische registratie/inning/boeking 5.4.5 Informatieverzameling 5.4.6 Reproductieve informatieverwerking 5.4.7 Productieve Informatieverwerking 5.4.8 Informatieverstrekking 5.4.9 Onthaal en verwijzing van patiënten 5.4.10 Samenwerking 5.4.11 Communicatie 5.4.12 Coördinatie en leiding 5.4.13 Ondersteuning van hulpverlening en diagnosestelling door de zorgverstrekker

5

7 7 8 8 8 9 10 11 12 13 13 13 14 15

IN H O U D B E R O E P S P R O F IE L M E D IS C H S E C R E T A R E S S E

5.5

De meer algemene beroepsondersteunende kennis

16

5.6

Beroepshoudingen 5.6.1 Bepalen van de belangrijkste beroepshoudingen 5.6.2 Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroepshoudingen 5.6.3 Controleren van de interne consistentie en verifiëren van het realistische karakter

16 17

5.7

6

Doorgroeimogelijkheden

BIBLIOGRAFIE

17 21 21

22

B E R O E P S P R O F IE L M E D IS C H S E C R E T AR E S S E

1

1

VOORONDERZOEK

1.1


1.1.1

De macro-economische situering van de sector Het is duidelijk dat de dienstverlening een bijzonder belangrijke sector is binnen de Vlaamse economie. De gezondheidszorg, zowel intramurale als extramurale, met inbegrip van de randsectoren (rust- en verzorgingstehuizen, groepspraktijken maar ook ziekenfondsen, interbedrijfsgeneeskundige diensten, sociale secretariaten, farmaceutische bedrijven, kortom elk bedrijf dat van dichtbij of verder af verbonden is met de gezondheidszorg in de ruimste zin) neemt binnen de dienstensector een ruime plaats in.

1.1.2

De beschrijving van de huidige en verwachte ontwikkelingen in de sector Mede door de schaalvergroting, de professionalisering, de demografische ontwikkeling, de vergrijzende bevolking, het stijgend aanbod van geneeskundige mogelijkheden, is het duidelijk dat steeds meer mensen in aanraking komen met de gezondheidszorg. De afzetmarkt van de afgestudeerden van Medisch Secretariaat vergroot dan ook jaarlijks. De krimpende markt van de ziekenhuisbedden wordt grotendeels gecompenseerd door de toename in de RVT's, de groei wat betreft het aantal prestaties binnen de sector, de groei van de ziekenfondsen en sociale secretariaten. De beheersbaarheid van de sector heeft in niet geringe mate te maken met het inzetten van het gekwalificeerd personeel dat administratief deze beheersbaarheid kwantitatief en kwalitatief kan registreren. Precies in de registratie van de medische prestaties staan wij aan het begin van een technologische revolutie. De informatisering van de registratie opent nieuwe perspectieven maar eist meteen ook dat deze technologie gebruikt wordt door mensen die opgeleid werden om zowel het medisch-technische, het sociale als het technisch-administratieve aspect te beheersen. Momenteel heeft een medisch secretaresse nog geen vast statuut. De verwachte ontwikkeling is dat er een opwaardering komt door onder meer de samenstelling van het Paritair Comité. Het beroep van de medisch secretaresse noch de titel zijn beschermd, wat tot gevolg heeft dat naast de wettelijke erkende opleiding, commerciële niet-wettelijk erkende cursussen (schriftelijk) worden aangeboden. Vanuit het beroep zelf is reeds een belangrijke stap gezet door de oprichting van de beroepsvereniging met name de Vlaamse Vereniging van medische secretaressen en secretarissen, VVMS, die de belangen van de medisch secretaresse behartigt.

2


1.2


1.2.1

Gegevens over de tewerkstelling in de sector Het ontbreken van een wettelijke bescherming van het beroep en de nog niet bestaande classificatie binnen de gezondheidssector zijn er de oorzaak van dat recente gegevens niet beschikbaar zijn. Hoewel tot nu toe hoofdzakelijk vrouwen het beroep van medisch secretaresse uitoefenen, ontstaat er een tendens tot intrede van mannen in het beroep. Typerend is dat de gezondheidszorg zowel als de randsectoren de nadruk leggen op de specificiteit van de vorming van medisch secretaresse. Wij menen dan ook te mogen zeggen dat het basisdiploma dat hoort bij het beroep van medisch secretaresse er één is van het graduaatsniveau. Alleen dit niveau biedt een garantie voor een adequate beroepsuitoefening.

1.2.2

Gegevens over de beroepen: de beroepenstructuur van de sector; functiestructuur van de sector In de gezondheidssector onderscheidt men medische, paramedische, verpleegkundige en verzorgende beroepen. Binnen deze professies gelden duidelijke regels voor wat betreft de toegelaten handelingen. Naast deze zorgverstrekkende beroepen vindt men in de gezondheidssector ook de managementfuncties. Binnen deze laatste categorie neemt de medisch secretaresse een centrale positie in. Enerzijds begrijpt zij het medische aspect van wat er gebeurt, anderzijds heeft zij de nodige kennis en vaardigheden om een correcte invulling te geven aan de taken die van haar verwacht worden op het vlak van bestuurassistentie (deel 5).

1.2.3

Relateren van de functies aan de beroepen c.q. beroepenclusters Gezien de specificiteit van het beroep heeft het geen zin om in dit verband een verdere opdeling te overwegen.

1.2.4

Inventaris van de bestaande beroepsprofielen c.q. functieprofielen Er zijn op dit ogenblik geen andere beroepsprofielen bekend dan de beroepsvisies die gehanteerd werden in de verschillende hogescholen die de optie Medisch Secretariaat organiseren. Binnen de gezondheidsinstellingen en profitbedrijven bestaan er sporadisch functieprofielen, die sterk individueel zijn en moeilijk veralgemeend kunnen worden. De contacten met de enige Vlaamse beroepsvereniging zijn van die aard dat ook zij uitkijken naar een algemeen beroepsprofiel.


3


Uit het voorgaande valt af te leiden dat de commissie het beroepsprofiel van de medisch secretaresse verder zal ontwikkelen.

4


3


Het is zonder meer duidelijk dat het beroep van medisch secretaresse zich oriënteert naar het niveau 4 van het SEDOC-systeem. Een aantal medisch secretaressen vindt men terug op het niveau van het management van gezondheidsinstellingen en profitbedrijven.


4

5


De Graduaatsopleiding Secretariaatsbeheer optie Medisch Secretariaat is éénduidig gericht op het beroep van medisch secretaresse.

6


5

5.1


Exacte benaming van het beroep Medisch secretaresse ( niet-beschermde titel)

5.2

Globale beschrijving van het beroep

5.2.1

Kernachtige beschrijving Zij is de aangewezen persoon om in de intra- en extramurale gezondheidssector het gehele secretariaatswerk zelfstandig uit te voeren. Zij draagt de volledige verantwoordelijkheid voor een optimaal functioneren van het (medisch) secretariaat, zodat in alle werkomstandigheden precies en efficiënt gewerkt kan worden. Het artsenkorps en de bestuurskaders moeten erop kunnen rekenen dat de aan haar toevertrouwde taken naar behoren worden vervuld. In die zin is zij een belangrijke schakel tussen de patiënt/cliënt en de gezondheidswerker. Zij bepaalt mee het imago van de werkgever.

5.2.2

Beschrijving van de beroepscontext Het beroep is te situeren in de gezondheidszorg, d.w.z. − In de administratieve ondersteuning van medische en paramedische hulpverlening − In de administratieve kaders van instellingen en bedrijven in en om de gezondheidszorg 5.2.2.1Tewerkstellingsplaatsen De administratie van gezondheidszorg en aanverwante welzijnszorg ♦ De administratie van gezondheidszorg en aanverwante welzijnszorg − Ziekenhuizen, poliklinieken, rust- en verzorgingstehuizen en rustoorden voor bejaarden − Medisch-sociale instellingen van maatschappelijke gezondheidszorg: P.M.S., G.V.O., revalidatie- en reïntegratiecentra, dispensaria, Medische Centra voor Huisartsen, Diensten voor Geestelijke Gezondheidszorg, gehandicaptenvoorzieningen − Coöperatieve gezondheidscentra (eerstelijnsteams) − Groeps- en solopraktijken van artsen, inclusief diergeneeskunde − Bedrijfsgeneeskundige diensten − Medisch-wetenschappelijke onderzoeksprojecten − Ziekteverzekering (R.I.Z.I.V., ziekenfondsen)


7

− Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu, Bestuur van de Gezondheidszorgen, Dienst Studie en Gezondheidsbeleid, cel MVG, MPG en MKG ♦ De administratie van de economisch en/of commerciële satellietbedrijven rond de gezondheidszorg − Analyselaboratoria (klinische biologie) − Sector van produktie en distributie van farmaceutica, medisch-technische uitrusting en apparatuur − Administratief-logistieke hulpdiensten: A.C.C., V.V.I. en andere koepelorganisaties − Verzekeringsinstellingen

5.3

Vereiste opleiding − Hoger onderwijs buiten de universiteit, Studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde, basisopleiding Secretariaatsbeheer, Optie Medisch Secretariaat.

5.4

Specifieke beschrijving van de beroepsactiviteiten Het medisch secretariaat omvat taken en opdrachten rond het efficiënt verzamelen, uitwisselen en verwerken van administratieve en medische informatie. Deze taken zijn niet louter uitvoerend en vereisen een vrij grote autonomie en creativiteit. De mogelijke type- en deelfuncties die de gegradueerde opneemt bij indiensttreding worden hieronder weergegeven. Per functie wordt summier de context beschreven waarin de taken worden uitgeoefend en de noodzakelijke kennis die voor de vaardigheden is vereist.

5.4.1

Agendabeheer − − − − − − − −

Planning van de spreekuren Afspraken van de dokters beheren Bediening beantwoordingsapparatuur Afspraken maken voor de patiënten Opstellen van wachtlijsten De correspondentie ad hoc Follow-up van risicopatiënten (bv. getransplanteerden) Opnames van de patiënten regelen

5.4.1.1Contextgegevens Het zorgen voor een efficiënt timemanagement en planning is een hoofdopdracht van de medisch secretaresse. Zij blijft verantwoordelijk voor het nemen van persoonlijke beslissingen (bv. bij het maken van een dringende afspraak). In ongewone situaties moet zij efficiënt kunnen reageren en handelen. 5.4.1.2Ondersteunende kennis − Kennis van planning − Inzicht in de werkorganisatie met een analytisch denkvermogen en psychosociale vaardigheden − Kennis van softwarepakketten

8

5.4.2


Beheer van de werkruimtes − Opvolging van technische dienstverlening − Beschikbaarheids- en bezettingscontrole van de lokalen en bijhorende uitrusting − Verantwoordelijkheid voor de hygiënische voorschriften: − − − −

reinigen van onderzoekstafel wachtkamer in orde stellen voor en na de consultatie ontsmetting van medisch instrumentarium, toestellen en andere voorwerpen het ordenen van materialen en instrumenten

5.4.2.1Contextgegevens In de gezondheidszorg is het belangrijk om de hygiënische voorschriften na te leven. Het is immers onaanvaardbaar dat langs instrumentarium, voorwerpen, apparaten en ander materiaal pathogene micro-organismen van de ene patiënt op de andere overgebracht worden. 5.4.2.2Ondersteunende kennis De elementaire kennis van ziekenhuishygiëne is belangrijk: ziekenhuisinfecties, sterilisatie, ontsmetting, ziekenhuisafval, het aanmaken van een gepast ontsmettingsmiddel in een juiste concentratie.

5.4.3

Inkoop / Aankoop − − − − − −

Behoeftenbepaling Marktexploratie Opvolging van handelstransacties Beheer van voorraden Formulierenbeheer en -ontwerp Ontwerp van nieuwe dossiers en bespreekbaar stellen met drukkerij

5.4.3.1Contextgegevens Vaak is zij verantwoordelijk voor het beheer van de stock in de ruime zin van het woord: administratieve benodigdheden, medisch gebruiksmateriaal, medicatie. Zij zorgt dat de hulpmiddelen aan bepaalde ergonomische voorwaarden voldoen. 5.4.3.2Ondersteunende kennis Veronderstelt een behoorlijke kennis van commerciële marktexploratie en onderhandelingsvaardigheid. Inzicht in ergonomische principes is vereist.

5.4.4

Medische registratie/ Inning / Boeking ♦ Medische registratie − Zorgen dat er voor iedere (opgenomen) patiënt een registratieformulier wordt ingevuld en gecodeerd met de hulp van de ICD-9-CM classificatie en/of DSMIV − Aanwenden van diagnose- en operatieregisters bij het opzoeken van gevallen voor klinisch-wetenschappelijke studies, voor publicaties en lezingen − Het totaal van anonieme ziektegeschiedenissen toegankelijk maken voor analyse door het intern beheer van ziekenhuizen − Hoofdgeneesheer en hoofd van het verpleegkundig departement bijstaan bij de verwerking en interpretatie van de gegevens


9

− Samen met de hoofdgeneesheer en MVG (MPG)-coördinator zorgen voor de verspreiding en toelichting van de registratiegegevens binnen het ziekenhuis (vergelijking van de eigen cijfers met poolgegevens of met gegevens van andere vergelijkbare ziekenhuizen of diensten zal daarbij noodzakelijk zijn) − Na elke registratieperiode de data op magneetband of diskette bezorgen aan het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu − Uitvoeren van eerste controle via een PC-versie van het MKGcontroleprogramma of het Feedback-programma voor MVG-en MPG-registratie − Registratieprojecten binnen de preventieve gezondheidssector ♦ Financiële administratie − − − − − −

Facturatie verzorgen (medische, paramedische en hospitalisatiekosten) Prestaties laboratoria en medisch-technische diensten boeken Registreren en opvolgen van betalingsverkeer Ingeven van de Katz-schalen (vooral binnen RVT en ROB) Uitbetalen van huisdokters en kinesisten (vooral binnen RVT en ROB) Kostenstaten m.b.t. welzijnsinstellingen opstellen

5.4.4.1Contextgegevens De minimale klinische gegevens (M.K.G.) en de minimale verpleegkundige gegevens (M.V.G.) worden sinds 1994 aangewend in de financiering van de ziekenhuizen. Vanaf 1april 1996 gebeurt dit ook voor de minimale psychiatrische gegevens (M.P.G.). Deze registratie laat toe de pathologieën en de medische en verpleegkundige activiteit in de gezondheidsinstellingen te bestuderen. Zo kan de overheid zijn ziekenhuisbeleid op basis van de reële behoeften bijsturen en internationaal aanwenden. 5.4.4.2Ondersteunende kennis − De nomenclatuur der geneeskundige verstrekkingen en de terugbetalingsbarema van de Z.I.V. kunnen raadplegen − Briefwisseling met het R.I.Z.I.V. en de ziekenfondsen kunnen verzorgen − Kennis van alle takken van de sociale zekerheid − Efficiënt verzamelen, verwerken en verspreiden van administratieve informatie − Kennis van vereisten om kasboek bij te houden − Inzicht in het automatiseren van verrichtingen − Kennis van de (gebruiks)mogelijkheden van boekhoudpakketten en financiële pakketten − Praktische kennis van medisch terminologie, anatomie en fysiologie − De meest recente MKG-, MVG- en MPG-software kunnen hanteren − Inzicht m.b.t. de organisatie van de gezondheidszorg − Kennis van honorariabepaling en het berekenen van het remgeld voor de patiënt

5.4.5

Informatieverzameling ♦ Receptie − − − − −

Inzamelen van gegevens over patiënten en zorgverstrekkers Opstellen van nieuwe dossiers Registreren van de onderzoeksfrequentie van de patiënt Inzamelen van bloeduitslagen Documentatie bijhouden van nieuwe tendensen op het vlak van burotica

10


− Bijhouden mededelingenbord en foldermateriaal ♦ Dossierbeheer − − − −

Opstarten van een medisch dossier Dossiers uit het archief halen of opvragen Dossiers, uitslagen, RX-foto's enz. klasseren Na onderzoek de dossiers nakijken

5.4.5.1Contextgegevens Zij beheert en klasseert de verzamelde gegevens in diverse medische dossiers. Medische, administratieve en financiële gegevens van de patiënt zijn dankzij de efficiënte organisatie van de medisch secretaresse onmiddellijk beschikbaar voor de medicus of administratieve diensten. 5.4.5.2Ondersteunende kennis De zorg om het medisch dossier is één van de hoofdopdrachten van de afgestudeerde. Kennis van medische dossiersystemen, formulierenbeheer en klasseermethodes is nodig. Bovendien vergt het ook inzicht in de elektronische informatieverzameling (computergebruik) Zij moet alert leren zijn voor toekomstige ontwikkelingen, zowel op buroticagebied als op administratief-economisch gebied.

5.4.6

Reproductieve informatieverwerking ♦ Postbehandeling − − − − − − − − −

Binnenkomende post gaan halen, registreren en verdelen Poststukken afwegen en frankeren RX-foto's versturen naar patiënten en huisartsen Uitslagen van diverse onderzoeken versturen naar de algemeen geneeskundigen Berichtgeving aan huisarts van opname van een patiënt Facturen en bestellingen versturen Aanleggen register van de inkomende post Briefwisseling naar R.I.Z.I.V., mutualiteiten en verzekeringsinstellingen Registreren van de uitgaande post

♦ Archivering en dossierbeheer − Dossiers kopiëren op microfilm − Uitslagen en brieven uit de dossiers halen, fotokopiëren en ze opsturen naar artsen − Dossiers in orde brengen volgens de opgelegde rangschikkingscriteria − Dossiers (zowel medisch, verpleegkundig als sociaal) van de patiënten afzonderlijk klasseren − Aanbrengen van kleurcodering − Uitdunnen van het archief − Routebewaking − Verwerking van statistische gegevens − Dossiers voor de apotheek in orde maken


11

♦ Informatieverwerking op PC − Verwerking van attesten, verslagen, medische brieven (met behulp van dictafoon), individuele programma's, scorelijsten, taakverdelingen, groepsprogramma's, weekendlijsten, cursussen, brochures. ♦ Informatieverwerking in een farmaceutisch bedrijf − − − −

Typen van bijsluiters Nalezen van de drukproeven van dozen en bijsluiters Aanpassen van verpakkingen aan nieuwe wetgevingen Controleren van de lay-out van verpakkingen

5.4.6.1Contextgegevens Alles gebeurt in een sfeer van discretie - gezien de aard van de informatie - en met zin voor bedrijfseconomische vereisten (code beroepsgeheim). 5.4.6.2Ondersteunende kennis − Praktische achtergrondkennis van anatomie, fysiologie, farmacologie en pathologie − Kennis van klassieke hulpmiddelen (woordenboeken, medische publicaties, nomenclatuur der geneeskundige verstrekkingen van het R.I.Z.I.V., terugbetalingsbarema, geneesmiddelencompendia, codeerhandboeken ...) − Kennis van elektronische hulpmiddelen en presentatiesoftware − Kennis van inhoudelijke en stilistische vereisten van verschillende tekstsoorten − Kennis van BIN-normen − Kennis van praktische aspecten van fotokopiëren − Grondige kennis van het beroepsgeheim

5.4.7

Produktieve informatieverwerking ♦ Beleidsvoorbereidend − − − − −

Inbrengen van beleidsvoorstellen binnen het werkoverleg Vergaderingen of conferenties voorbereiden of organiseren Coördineren en notuleren tijdens vergaderingen Vertalen van brieven en wetenschappelijke publicaties Verzorgen van lay-out van referaten en transparanten

♦ Afdelingssecretariaat − Aanleggen van een nieuw verpleegkundig dossier of het aanpassen van dossiers − Regelen van een eventuele opname in een ander ziekenhuis − De sociaal-financiële kant van de psychiatrische of geriatrische patiënt natrekken in samenwerking met de maatschappelijk werker om dan de patiënt dagelijks te begeleiden in zijn uitgaven (budgetbeheer) − Informatie geven aan en begeleiding van stagiaires 5.4.7.1Contextgegevens Het medisch secretariaat valt in de meeste instellingen onder het medische of het administratief-economische departement. Het hospitaalsecretariaat zit daarentegen verweven in de structuur van het verpleegkundig departement. De "hospitaalsecretaresse" vervult een organisatorische, administratieve en coördinerende rol tussen de verschillende disciplines die op de verpleegafdelingen

12


werken, o.a. maatschappelijk werkers, artsen, psychologen, ergotherapeuten, verpleegkundigen, ... Haar taken zijn verspreid over een hele week: groepsindelingen, agenda's van teamvergaderingen, equipevergaderingen, bijscholingen, seminaries, enz., alsook de daaruit volgende verslagen. 5.4.7.2Ondersteunende kennis − Inzicht in beleid en organisatie van de gezondheidszorg − Een adequate kennis van talen en een grondige kennis van de medische terminologie − Kennis van verschillende soorten, functies en bevoegdheden van vergaderingen − Kennis van notuleren − Kennis van geijkte uitdrukkingen − Kennis van verantwoordelijkheden − Kennis van rapporteren

5.4.8

Informatieverstrekking ♦ Receptie − Dossiers van patiënten uit het archief halen en klaarleggen op het bureel van de arts − Vragen van patiënten en artsen beantwoorden − Dossiers ontlenen aan andere diensten die eveneens door het beroepsgeheim gebonden zijn en registratie ervan ♦ Patiëntenvoorlichting − − − −

Voorlichting geven over medicijngebruik (bv. bij homeopaten) Instructies verstrekken bij verzamelen van urine- en stoelgangmonsters Patiënten informeren over het onderzoek en de voorgeschreven hulpmiddelen Raadgevingen van arts verduidelijken

♦ Bibliotheekwerkzaamheden − Bibliografisch registreren en opbergen van publicaties, periodieken en wetteksten − Opzoeken van boeken, tijdschriften, referenties − Registreren van films en dia's − Aanvragen, kopiëren, opsturen van artikels − Uitleenactiviteiten verzorgen naar artsen en ander ziekenhuispersoneel 5.4.8.1Contextgegevens Elke fiche, elk dossier, die voor de gewone secretaresse een zuiver zakelijke aangelegenheid is, wordt bij de medisch secretaresse een sterk persoonsgebonden materie. Zij moet een geruststellende houding t.o.v. de patiënt aannemen. Zij vormt vaak een vraagbaak voor de patiënt. Zij moet in staat zijn om datgene wat de arts (in vakjargon) verteld heeft te verduidelijken of toe te lichten. Het gebeurt ook wel eens dat zij de patiënt, na een moeilijk te verwerken diagnose, psychisch moet ondersteunen.


13

5.4.8.2Ondersteunende kennis − − − − −

Goede basiskennis van anatomie, fysiologie en pathologie Kennis van regels voor duidelijke en aangepaste informatieverstrekking Kennis van de verschillende mogelijkheden om te archiveren Kennis van correcte omgangsvormen Kennis van gebruiksmogelijkheden van netwerken, bibliotheken en vakliteratuur − Kennis van telefoonetiquette en telefoonalfabet − Kennis van middelen voor het optimaliseren van de informatiedoorstroming

5.4.9

Onthaal en verwijzing van patiënten − − − −

Patiënten/cliënten verwelkomen en doorverwijzen Onthalen van deelnemers van workshops en wetenschappelijke bijeenkomsten Onverwacht bezoek zelf te woord staan Bezoekers aankondigen

5.4.9.1Contextgegevens De medisch secretaresse moet de patiënt ontvangen, hem persoonlijk begeleiden en zijn dossier onmiddellijk aan de dokter overhandigen. Empathische ingesteldheid is in de gezondheidszorg een uitermate belangrijke houding. 5.4.9.2Ondersteunende kennis − Inzicht in de communicatiesituatie en de behoeften van patiënten − Kennis van gesprekstechnieken (o.a. slecht-nieuwsgesprek)

5.4.10 Samenwerking − Overleg plegen met de patiënt, verpleegkundigen, andere gezondheidswerkers en/of familie ten behoeve van de voortgang en de kwaliteit van de verpleging van de individuele patiënt. − Schriftelijk rapporteren van bevindingen met betrekking tot de patiënt − Telefoneren naar verschillende diensten i.v.m. patiëntentransport − Toezicht houden op verloop van de stage en de evaluatie van de student verzorgen 5.4.10.1 Contextgegevens Vele medisch secretaressen functioneren binnen een bedrijfseconomische context. Een goede professionele relatie met collega's en artsen is dus vanzelfsprekend. 5.4.10.2 Ondersteunende kennis − − − −

Kennis van planning Kennis van taakverdeling Kennis van middelen voor optimaliseren van de organisatie Kennis van specifieke diensten van telecommunicatiemaatschappijen

5.4.11 Communicatie − Huisartsen en patiënten doorverbinden met de geneesheer-specialist − Oproepen van dokters (bieper) − Uitschrijven van verwijskaarten

14


− − − − − − −

Bewaren van huisstijl Verzorgen van human en public relations (relatiegeschenken, wachtcomfort, ...) Onthaal van farmaceutische vertegenwoordigers Agendabeheer Vergaderingen Telefoneren Presentaties verzorgen

5.4.11.1 Contextgegevens Zij zal vaak persoonlijk beslissingen nemen bij het maken van afspraken. Zij blijft volkomen neutraal en beleefd. Alle berichten, zowel intern als extern, zullen correct en stip opgesteld en verdeeld worden. 5.4.11.2 Ondersteunende kennis − Inzicht in vereisten bij voorbereiding, organisatie en opvolging van vergaderingen − Kennis van vereisten voor een goede agenda − Kennis van externe vormgeving (o.a. huisstijl) − Kennis van verschillende informatiebronnen − Kennis van een assertieve en probleemoplossende houding

5.4.12 Coördinatie en leiding ♦ Leidinggevende bevoegdheid (die verantwoordelijkheid en rapportering inhoudt op het niveau van:) − organisatie van het (centraal) medisch secretariaat: bepalen wie wat uitvoert − organisatie en beheer van het (centraal) medisch archief − leiding van de medische registratie − gesprekpartner tussen geneesheer en medisch secretariaat − begeleiding stagiairs − leveren van stafdiensten (probleemanalyse, statistische verwerking, enquêtering), dienstroosterplanning over één of meerdere maanden, het meten van de werklast... − kwaliteitsbeheersing: evalueren en zonodig bijstellen van de werkzaamheden ♦ Coördinerende activiteiten − Organiseren van wetenschappelijke bijeenkomsten, congressen, trainingsessies, workshops,.. − − − − − −

dossiers en presentatiemappen uitnodigingen deelnemerslijsten reservatie vergaderzalen audiovisueel materiaal lunch en koffiebreaks

− Opvangen en rondleiden van nieuwe geneesheren en de administratie hieromtrent uitvoeren − Coördineren van de medische permanentie- en de M.U.G.-lijsten van het ziekenhuis − Ruim contact met de geneesheren onderhouden − Waarnemen van het secretariaat van de Medische Raad en de verschillende comités.


15

− Voorbereiden en organiseren van reizen 5.4.12.1 Contextgegevens Inspanningen moeten in de eerste plaats doelgericht zijn. Wie het werk vlot kan organiseren, zal de meeste problemen een stap voor zijn. Dat flexibiliteit een noodzaak is om ook de organisatie in allerijl te wijzigen als dat nodig blijkt te zijn, spreekt voor zich. Een grote mate van zelfstandigheid is ook van belang. 5.4.12.2 Ondersteunende kennis − Kennis van planning, timemanagement en taakverdeling − Kennis van de organisatie van reizen, zoals hotel-, restaurant-, en vliegtuigreservatie − Kennis van middelen voor het optimaliseren van de organisatie − Kennis van ergonomische aspecten

5.4.13 Ondersteuning van hulpverlening en diagnosestelling door de zorgverstrekker − − − − − − − − − − −

Verwisselen van eenvoudige verbanden Patiënten helpen die voor of na een onderzoek onwel worden Oude of zwakke patiënten helpen bij het zich verplaatsen Eerste hulp bij ongevallen toepassen Cardio-pulmonaire resuscitaties (CPR) Lengte en gewicht van de patiënt meten Uitvoeren van gehoortest met audiometer Testen van het gezichtsvermogen Urine-onderzoek met teststrips uitvoeren Zwangerschapstest uitvoeren ...1

5.4.13.1 Contextgegevens Er is bij solowerkende geneesheren en groepspraktijken een grote waarschijnlijkheid dat zij met acute noodsituaties geconfronteerd wordt. Bij een aantal beroepsbeoefenaars is het stellen van bepaalde verpleegtechnische handelingen een routineactiviteit geworden die deel uitmaakt van de dagelijkse bezigheden op het medisch secretariaat. Niet elke geneesheer kan immers en een medisch secretaresse en een verpleegkundige in dienst nemen. 1

Volgende handelingen worden ook door de medisch secretaresse in de praktijk uitgevoerd: het maken en ontwikkelen van eenvoudige röntgenfoto’s, het uitvoeren van longfunctieproeven, het afnemen van E.C.G. (elektrocardiogram) en E.E.G. (elektro-encefalogram), het aanleggen van een 24-uurs Holtermonitoring, het assisteren bij gastroscopie, coloscopie, ... . Omtrent deze verpleegtechnische en toevertrouwde medische handelingen is er de laatste tijd heel wat te doen geweest (art. 54 bis). De afgestudeerden, die op de datum van 01.09.90 sinds minstens drie jaar tewerkgesteld geweest zijn in een verzorgingsinstelling of in een kabinet van een geneesheer of tandarts, mogen dezelfde werkzaamheden blijven verrichten onder dezelfde voorwaarden als de beoefenaars van verpleegkunde die zulke prestaties uitvoeren. De procedure die men dient te volgen om van het voordeel van de verworven rechten te kunnen genieten, is vastgelegd in het K.B. van 08.09.93 (B.S. 26.10.93). Het spreekt voor zich dat de persoon die het voordeel van de verworven rechten heeft gekregen, de handelingen waarvoor zij bevoegd is met de nodige zorg en op een vakkundige wijze dient uit te voeren. Wanneer de betrokkene fouten maakt, kan zij zowel strafrechterlijk (onopzettelijke slagen en verwondingen, onopzettelijke doding) als burgerlijk (art. 1382 e.v. B.W.) aansprakelijk worden gesteld.

16


5.4.13.2 Ondersteunende kennis Een elementaire kennis van de E.H.B.O.-technieken is noodzakelijk. Kennis in CPR is vereist, in afwachting dat gespecialiseerde hulp komt opdagen. Kennis van de tiltechnieken is onmisbaar bij het verplaatsen en rechtop zetten van patiënten (om eigen rugklachten te vermijden). Binnen het vak Deontologie worden de consequenties van het onwettig uitoefenen van de genees- en verpleegkunde belicht, evenals de aansprakelijkheidsproblematiek.2 Zij dient de nodige discretie aan de dag te leggen i.v.m. de diagnose en de conclusies.

5.5

De meer algemene beroepsondersteunende kennis − − − − − − − − − − − − − − − −

5.6

Grondige kennis van de medische terminologie Goede kennis van farmacologische terminologie Grondige kennis van het Nederlands Goede kennis van Frans, Engels en Duits (met bijzondere aandacht voor medische terminologie in deze talen) Kennis van beleidsprincipes en organisatie van de gezondheids- en welzijnszorg, beroepen en instellingen Algemeen bedrijfseconomische, juridische en administratieve kennis voor een goede functionering van het (medisch) secretariaat Kennis van mondelinge en schriftelijke presentatietechnieken Kennis van communicatiestrategieën Kennis van vereisten voor effectieve en efficiënte meertalige telefonische communicatie Kennis van ziekenhuishygiëne, sterilisatieprocedures Kennis van EHBO en CPR Kennis van gegevensverwerking en van de technische middelen voor een optimale informatiedoorstroming Kennis van R.I.Z.I.V.-reglementering Kennis van het beroepsgeheim en andere ethische aspecten van het (medisch) secretariaat Kennis van de rechten en plichten van de persoon als patiënt en als werknemer Inzicht in het belang van archivering

Beroepshoudingen Wanneer een medisch secretaresse haar opleiding binnen het HOBU succesvol heeft afgerond, beschikt zij in eerste instantie over theoretische kennis en een aantal technische vaardigheden, die als een basis gezien kunnen worden. Als deze basis stevig is, zal zij die vakbekwaamheid snel en flexibel kunnen aanpassen en uitbreiden in de praktijk. Zelfs wanneer zij een degelijke opleiding heeft genoten, zal de inzet van haar volledige persoonlijkheid nodig zijn om die kennis met succes in praktijk te brengen. Ze moet daarvoor ook over een aantal professionele, sociale en morele eigenschappen en kwaliteiten beschikken.

2

Voor de boven beschreven vaardigheden moeten de hogescholen geen specifieke noch algemene beroepsondersteunende kennis aanbrengen, gezien deze handelingen wettelijk niet meer door onze toekomstige afgestudeerde mag uitgevoerd worden.

17


5. 6.1 Bepalen van de belangrijkste beroepshoudingen

5.6.2

BEROEPSHOUDING

4

Discretie Aandacht voor competentie-ontplooiing Accuratesse Assertiviteit Beslissingsvermogen Contactbereidheid Dienstverlenende ingesteldheid Doorzettingsvermogen Empathie Flexibiliteit Imagobewustzijn Kritische ingesteldheid Leergierigheid Loyauteit Omgaan met stress Organisatievermogen Resultaatgerichtheid Tact Veiligheids- en milieubewustzijn Zelfstandigheid Zin voor esthetiek Zin voor initiatief Zin voor orde Zin voor samenwerking

✗

3

2

1

NVT

✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗ ✗

Selecteren en concretiseren van de belangrijkste beroepshoudingen De beroepshoudingen die overgehouden werden kunnen als volgt geconcretiseerd worden in gedragsindicatoren. 5.6.2.1Discretie − Leeft het beroepsgeheim strikt na, zowel mondeling als schriftelijk − Zorgt ervoor dat er geen medische dossiers blijven rondslingeren − Zorgt dat het beeldscherm van de computer vrij is van patiëntengegevens 5.6.2.2Accuratesse − Is stipt, correct, zorgvuldig en nauwkeurig in haar werk − Kan efficiënt een opdracht uitvoeren en kan werkzaamheden organiseren en systematisch uitvoeren − Kan foutloos medische verslagen uittypen via PC en met behulp van een dictafoon − Kan gegevens zo volledig en betrouwbaar mogelijk registreren en coderen − Leest de getypte versie van een brief na en gebruikt een woordenboek − Vraagt bij twijfels de mening van de opdrachtgever − Controleert data in de agenda

18


5.6.2.3Assertiviteit − Is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheden en de gevolgen van haar handelen − Evalueert haar eigen handelen en denkt kritisch − Laat afspraakregelingen respecteren door patiënten en geneesheren − Maakt op een beleefde manier afspraken met werkgever(s) en collega('s) omtrent werkuren 5.6.2.4Beslissingsvermogen − Weet in geval van dringende afspraken wat prioritair is − Neemt gepaste beslissingen ten aanzien van noodsituaties − Weet het belangrijke van het onbelangrijke te onderscheiden 5.6.2.5Contactbereidheid − Verstrekt informatie naar patiënten en hulpverleners toe − Onthaalt de patiënt aangenaam − Bezit de nodige communicatievaardigheden 5.6.2.6Dienstverlenende ingesteldheid − − − −

Kan adviseren met betrekking tot technieken en apparatuur Is bereid buiten de normale diensturen een extra opdracht uit te voeren Neemt deel aan vormende activiteiten, ook na de diensturen Helpt spontaan bij dringend werk of moeilijkheden: personen, met wie zij beroepsmatig in contact komt, moeten het gevoel krijgen dat zij altijd klaar staat om te helpen bij problemen.

5.6.2.7Doorzettingsvermogen − Merkt problemen op die ontstaan op en probeert er een oplossing voor te vinden − Werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid 5.6.2.8Empathie − Bezit communicatievaardigheden − Kan correct vragen en wensen van patiënten inschatten − Heeft de vaardigheid om zich in moeilijke situaties uit de slag te trekken 5.6.2.9Flexibiliteit − Staat open voor vernieuwing − Handelt overeenkomstig de ethische normen die van toepassing zijn − Is in staat zich aan te passen aan gewijzigde werkzaamheden op technisch, sociaal en wetenschappelijk gebied − Tracht de werktijd zo optimaal mogelijk te benutten − Helpt spontaan bij dringend werk en moeilijkheden − Maakt ondanks de grote tijdsdruk en het vele werk toch tijd vrij voor sociaal contact met de patiënten − Is kostenbewust en betrekt ook de economische aspecten in haar vak 5.6.2.10 Imagobewustzijn − Is zich bewust van haar eigen verantwoordelijkheid en de gevolgen van haar handelen − Is verzorgd


19

− Komt zelfzeker over, niet dominant − Kent haar positie binnen de organisatie − Ontvangt patiënten vriendelijk 5.6.2.11 Kritische ingesteldheid − Evalueert het eigen handelen en denken kritisch, is bereid verantwoording af te leggen − Heeft een houding om het eigen handelen en denken en dat van anderen kritisch te evalueren en is bereid en in staat daarover met de betrokkenen te communiceren − Raadpleegt de nodige informatie- en documentatiebronnen 5.6.2.12 Leergierigheid − − − −

Toont gezonde nieuwsgierigheid naar de nieuwe werkomgeving Is bereid om bijscholing te volgen Kan opmerkingen aanvaarden en leert uit eigen fouten Heeft aandacht voor de nieuwe tendensen op medisch vlak

5.6.2.13 Loyauteit − Is oprecht wanneer zij een fout heeft begaan: zij zal niet trachten die fout op iemand anders af te schuiven. Zij zal die fout ongevraagd toegeven en proberen ze binnen de kortste keren te herstellen − Toont respect voor de bestaande regels en normen − Is bereid om te helpen bij de organisatie van bepaalde evenementen 5.6.2.14 Omgaan met stress − Blijft hoffelijk wanneer haar werkgever even zijn zelfbeheersing verliest of een keer slecht gehumeurd is − Pakt met geduld een probleem aan, zelfs al heeft zij het al heel druk met andere taken3 5.6.2.15 Organisatievermogen − Weet wat echt dringend is en geeft daaraan dan ook voorrang, zelfs als ze daarvoor minder dringende taken moet uitstellen − Kan het belangrijke van het onbelangrijke onderscheiden − In geval van een leidinggevende functie: kan de taken op een logische wijze delegeren onder de collega's − Speelt "schakel" en "buffer" tussen patiënt en geneesheer − Kan een situatie goed overschouwen en de voor- en nadelen afwegen − Heeft een planmatig denkvermogen − Is toekomstgericht

3

De medische secretaresse heeft ook met heel wat frustraties te kampen. Prof. Rosseel beschrijft dit als een werkrolconflict. Dit vloeit voort uit de complexiteit van veel werkrollen, die maakt dat de secretaresse tegelijkertijd gevolg zou moeten geven aan onverenigbare pressies tot handelen. Een arts verwacht bv. nog dikwijls van een medisch secretaresse dat zij direct alles laat vallen voor hem, terwijl zij tegelijkertijd assertief moet zijn. Dit is een voorbeeld van een intra-sender conflict: een zelfde zender, in casu de arts, stelt min of meer strijdige eisen.

20


5.6.2.16 Resultaatgerichtheid − Kan de geregistreerde gegevens toetsen aan de hand van ontslagbrieven en het medisch dossier − Kan efficiënt een opdracht uitvoeren binnen een bepaalde tijd en binnen een bepaald budget − Kan zorgen voor ogenblikkelijke plausibiliteitscontroles bij de invoer van registratiegegevens − Werkt doelgericht om een zo optimaal mogelijk resultaat te bekomen − Kan problemen die ontstaan signaleren en een bijdrage leveren tot de oplossing hiervan − Kan feedback geven naar diegene die de medisch-verpleegkundige gegevens aanbrengt 5.6.2.17 Tact − Past haar taalgebruik en houding steeds aan het niveau van de persoon met wie ze spreekt aan − Kan zichzelf relativeren: zich "te goed" voelen om een bepaald karweitje op te knappen dat eigenlijk niet tot het "klassieke" takenpakket behoort, getuigt zeker niet van tact − Kan op het juiste moment en op de juiste manier optreden om een situatie tot een goed einde te brengen 5.6.2.18 Zelfstandigheid − Kan efficiënt een opdracht uitvoeren en kan deze werkzaamheden organiseren en systematisch uitvoeren − Is in staat zelfstandig problemen op te sporen en daaruit een probleemstelling te formuleren − Behartigt de goede gang van zaken bij afwezigheid van het diensthoofd − Kan omgaan met moderne kantoorapparatuur 5.6.2.19 Zin voor initiatief − Helpt spontaan met dringend werk of moeilijkheden − Weet op welke vlakken zelf beslissingen kunnen, mogen en/of moeten worden genomen − Formuleert suggesties om problemen op te lossen − Herinnert de verantwoordelijke eraan binnen welke termijn een oplossing moet gevonden worden − Als ze eens weinig om handen heeft, maakt ze gebruik van de tijd die er overblijft om extra dingen te doen: een bescheiden onderzoek naar de rendabiliteit van een pas aangekocht toestel op het medisch secretariaat kan bv. erg nuttig zijn 5.6.2.20 Zin voor orde − Stelt bij het begin van de dag een voorlopige volgorde op van de taken die binnen een bepaalde tijd moeten uitgevoerd worden − Heeft een goed overzicht, waardoor ze flexibel en snel kan reageren als er onverwachts iets dringend gedaan moet worden 5.6.2.21 Zin voor samenwerking − Kan samenwerken met collega's, zowel uit eigen als uit andere vakdisciplines − Kan goed functioneren in teamverband


− − − −

5.6.3

21

Staat open voor feedback van collega's, werkgevers en patiënten Benut de morele kwaliteiten zoals geduld, vriendelijkheid en eerlijkheid Kan bepaalde taken delegeren Kan beknopt en duidelijk (zowel mondeling als schriftelijk) communiceren met collega's en opdrachtgevers en aan hen rapporteren

Controleren van de interne consistentie en verifiëren van het realistische karakter De doorsnee beroepsbeoefenaar beantwoordt in belangrijke mate aan deze beroepshoudingen. Dit wordt in de hand gewerkt door de selectiecriteria bij sollicitatie en het werken met een proefperiode van 6 maanden. De opgesomde kwaliteiten en eigenschappen zijn natuurlijk geen conditio sine qua non voor een pas afgestudeerde: ze zijn te talrijk om aan allemaal te kunnen voldoen.

5.7

Doorgroeimogelijkheden Indien zij interesse heeft voor het uitbouwen van een carrière en/of voor het verder ontwikkelen van bestaande kennis, vaardigheden en attitudes, kan het volgen van bijkomende opleidingen een rol spelen. Eigenlijk bestaan er twee wezenlijk verschillende opties bij de keuze van bijkomende opleidingsprogramma's en/of navorming voor de gegradueerde: − het volgen van een nieuwe opleiding die enige verwantschap toont met de opleiding Medisch Secretariaat. Het gaat hier om universitaire programma's, waarvoor zij zich kan inschrijven, als dag- of als werkstudent en waarbij zij eventuele vrijstellingen krijgt voor bepaalde vakken. De opleidingen Gezondheidswetenschappen en Medisch-Sociale Wetenschappen kan zij haast aan alle universiteiten volgen. In de genoemde richtingen wordt zij opgeleid tot licentiaat die toekomstmogelijkheden vindt in: − openbare besturen en adviesorganen van Rijksdiensten, Provincie en Gemeenten − gezondheidszorgvoorzieningen: als diensthoofd medisch secretariaat of als administratief directeur − verzekeringsinstellingen, ziekenfondsen − werkgevers- en werknemersorganisaties − onderzoeks- en onderwijsinstellingen Zij kan ook de opleiding "verlener van kantoordiensten" over 2 academiejaren volgen. Deze door het V.I.Z.O. goedgekeurde ondernemersopleiding is als het ware een voorbereiding tot de stap naar zelfstandige. Een zelfstandig (medisch) secretariaat kan met een relatief klein kapitaal starten. Een computer en een laserprinter zijn reeds voldoende om veel administratieve taken te kunnen uitvoeren. De beginnende zelfstandige (meestal in bijberoep) kan bijvoorbeeld starten met allerhande typwerk. Dit kan worden uitgebreid tot verwerken van mailings, het bijhouden van adressenbestanden, vervolgens tot het telefonisch opvolgen van deze mailings ...tot telefonische permanentie.

22


6

BIBLIOGRAFIE

♦ Antwoord van Minister J. Santkin op de parlementaire vragen 566, 583, 584, 585 van 14-12-94 en 23-01-95. ♦ BOEYNAEMS, B., "Rol van de medisch secretaresse binnen een faculteit voor geneeskunde", In: Medisch secretariaat: caleidoscoop van mogelijkheden, symposium van de Vlaamse Vereniging van Medisch Secretaressen en Secretarissen te Gent, 1994, 9 p. ♦ BORZEE, B., Het profiel van de gegradueerde medisch secretariaat, eindverhandeling tot het behalen van de graad van licentiaat in de richting Medisch-Sociale Wetenschappen, 1995-1996. 83 p. ♦ DVO, Handleiding voor het schrijven van beroepsprofielen, Brussel, Studies en Documenten, 1995, 68p. Deels ontleend aan DE JAGER, J., Van beroepsprofiel naar beroepsopleidingsprofiel, Enschede, Instituut voor Leerplanontwikkeling SLO, 1989. ♦ JAMAELS, R., Organisatieleer2, collegenotities K.H.L., Departement Regaschool, p. 121-122. ♦ KNAPEN, J., "Rol van de Medisch Secretaresse in een ziekenhuispraktijk", referaat gepresenteerd op eerste VVMS-studiedag in PHHI-PIHO op 24-10-92. ♦ NYS, H., Geneeskundig recht, Leuven, Acco, 1985. 116 p. ♦ Omzendbrief 194/N/285; d.d. 19-07-94 van Minister J. Santkin. ♦ Opleidingsprogramma's en beroepsprofielen van de hogescholen. ♦ ROSSEEL, E., Arbeidspsychologie, cursus V.U.B., 1993, hfst. 3. ♦ THEUNIS, M., "Hoe word je een zelfstandige medisch secretaresse?", In: Medisch secretariaat: caleidoscoop van mogelijkheden, VVMS-symposium te Gent, 1994, 22 p. ♦ VANDEWEYER, J., "Het profiel van de medisch secretaresse", In: "Wat maakt een gegradueerde in medisch secretariaat tot specialist(e)?", VVMS-symposium te Hasselt, PHHI-PIHO, 1992, 7 p. ♦ VANGRONSVELD, L., V.V.M.S.-persmap, 03-05-92. ♦ VANGRONSVELD, L., "Het beroepsgeheim van de medisch secretaresse", In: cursus Deontologie, PHL, campus PHHI-PIHO, 1995, hfst. 4, p. 129-206. ♦ WILLEMS, J.L., Medische registratie: een uitdaging voor de medisch secretaresse / secretaris, VVMS, referaat gepresenteerd op eerste studiedag in PHHI-PIHO

v)

Recommend Documents