V)

Identificatiecode: Functiefamilie: Gespecaliseerd uitvoerend Niveau: 2

Functiebeschrijving: Accountmanager GIS – voorbehouden betrekking (M/V)

Voor akkoord Naam leidinggevende(n):

Datum + Handtekening(en)

Idris Peiren Beleidsdomein: EWI Entiteit: Agentschap Ondernemen Naam functiehouders

Handtekening(en)

DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode

1. Functietitel (M/V) Accountmanager GIS

2. Organisatie Agentschap Ondernemen

3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst Het Agentschap Ondernemen - Staat ten dienste van ondernemingen, de ondernemers en de kandidaat-ondernemers - Heeft als missie, namens de Vlaamse overheid bij te dragen tot: o De aanmoediging en de ontwikkeling van het ondernemerschap o De ondersteuning van de ondernemingen in hun concurrentiepositie o De opbouw van stimulerende omgevingsfactoren voor het ondernemen - Vervult essentieel een REGISSEURSROL (beleidsconceptie, financiële steun en monitoring van projecten van bedrijfsorganisaties e.a. derden) - Ontplooit ACTOR-ROLLEN in complementariteit met de activiteiten van de private sector (subsidies aan ondernemingen, alsook informatie, advies en begeleiding m.b.t. overheids-aangelegenheden verstrekken) De afdelingen en diensten van het Agentschap worden weergegeven in het organogram als bijlage.

2

Binnen het Agentschap Ondernemen heeft de Afdeling Diensten de volgende opdrachten: 1.

verdere uitbouw van het kenniscentrum voor overheidsmaatregelen tbv de ondernemers.

2.

vanuit de expertise aanwezig in het kenniscentrum, de volgende ACTORTAKEN vervullen: a. Informatieverstrekking aan ondernemingen: eerstelijns-basisinformatie [aanmaken en] verstrekken aan ondernemers (via infosessies, publicaties..) waardoor ze weten waar ze voor verdere opvolging en informatie terecht kunnen. b. Ontwikkelen van werkinstrumenten voor (kandidaat-)ondernemers: = ontwikkelen en ter beschikking stellen van checklists, invuldocumenten, modellen, online tools, online databanken,…) waarmee de ondernemer zelf bepaalde thema’s en opdrachten binnen zijn organisatie kan behandelen. c. Vragen van ondernemingen beantwoorden, m.i.v. management van contactcenter = beknopte adviesverlening en oriëntering van ondernemers o.v.v. probleemanalyse voor de specifieke situatie van het bedrijf, en evt. gerichte doorverwijzing voor een verder traject ((overheidsmaatregelen, externe experts, projecten,…). Het contactcenter dient hierbij te fungeren als een universeel aanspreekpunt voor allerhande vragen van ondernemingen. d. Accountmanagement bij complexere ondernemingsdossiers: = onderneming begeleiden bij complex dossier dat diverse (Vlaamse) administratie moet doorlopen.

3.

Goede contacten onderhouden met de belangrijkste organisaties die verwante diensten leveren aan ondernemingen. Vanuit dit relatiebeheer nieuwe samenwerkingsverbanden initiëren om Vlaamse beleidsdoelstellingen ter ondersteuning en bevordering van ondernemerschap te helpen realiseren. Bijzondere aandacht gaat hierbij naar het relatiebeheer met de lokale overheden

4.

I.s.m. de andere afdelingen en diensten van het Agentschap de volgende REGIETAKEN m.b.t. het bevorderen van ondernemerschap implementeren: a. Stimuleren van andere actoren (relatiebeheer) tot het realiseren van het economisch beleid/beleidsprioriteiten van de Vlaamse regering b. Coördineren en inventariseren van de diensten van [door AO gesubsidieerde] actoren (Doorverwijsmatrix): continu een duidelijk beeld behouden op de door het agentschap gesteunde spelers, hun dienstverlening en doelpubliek, om ondernemers evt naar deze dienstverleners te kunnen oriënteren. c. Zorg dragen voor afstemming tussen gesteunde initiatieven (Platformwerking): een efficiënte inzet van middelen nastreven door samenwerking te bevorderen tussen projectpromotoren onderling en tussen projectpromotoren en het Agentschap, in overleg met de afdeling Steun. d. Kwaliteitsbewaking van de door het agentschap gesteunde dienstverlening bij andere actoren.

3

5.

Realiseren van projecten gericht op het verstrekken van diensten aan ondernemingen binnen specifieke beleidsdoelstellingen van de Vlaamse Regering m.b.t. het bevorderen van het ondernemerschap, in samenwerking met andere relevante actoren.

6.

Instaan voor de ondersteuning aan de andere afdelingen, in het bijzonder wat betreft de ontwikkeling en de implementatie van bestaande en nieuwe steunmaatregelen (subsidie-instrumenten, projectoproepen, uitbesteding van diensten,,…)

De afdeling Diensten wordt geleid door een afdelingshoofd, en bestaat uit : -

Dienst Strategie en Financiering (o.l.v. een diensthoofd) Dienst Duurzaamheid & Transformatie (o.l.v. een diensthoofd) Dienst Vestiging & Ruimtelijke Economie (o.l.v. een diensthoofd) Dienst Contactcenter (o.l.v. een diensthoofd) Enterprise Europe Network Vlaanderen (afzonderlijke business unit) Design Vlaanderen (afzonderlijke business unit) Werkgroep Internationaal Ondernemen (o.l.v. een projectleider) Werkgroep GIS (o.l.v. een projectleider), nog geen verankering

De werking van het GIS team is gesteund rond een viertal hoekstenen: 1. Ondersteuning: het bieden van ondersteuning ten behoeve van de verschillende afdelingen en diensten in het AO en externe partijen. Door alfanumerieke informatie te verrijken met locatiegebonden componenten (adres, perceel, gebouw, administratieve grens…) wordt het mogelijk om geografische voorstellingen en analyses te maken die een toegevoegde waarde bieden aan de klassieke gegevensvoorstellingen. Of zoals het spreekwoord zegt: “Eén (kaart)beeld zegt meer dan duizend woorden”. 2. Applicatiebeheer: dit omvat in grote lijnen het vertrouwd zijn en kunnen werken met de verschillende applicaties die binnen GIS gebruikt worden. Hierin kunnen we 4 niveaus onderscheiden: online GIS toepassingen, desktop GIS, GIS databases en GIS servers. 3. Contentbeheer: onder contentbeheer verstaan we welke data er aangemaakt, bijgehouden en beheerd worden. Hier kunnen we een aantal categorieën onderscheiden, nl. referentiedata, juridische data en productiedata. 4. Kwaliteitsbewaking en kennisbeheer: als producent van geografische data wordt je geconfronteerd met een reeks van kwaliteitseisen waaraan deze data moeten voldoen. De kennis die aanwezig is binnen het GIS team is heel uitgebreid en domeinoverschrijdend (terreinkennis, technische kennis m.b.t. netwerkstructuur en applicatiebeheer, kennis van de vigerende wetgeving op verschillende domeinen, kennis van de eigen organisatie en van het overheidslandschap en de hieraan verbonden dataproducenten…).

4

Taken die onder meer binnen het team worden verricht: - Ondersteuning voor Dienst Vestiging & RE, team Internationaal Ondernemen en afdeling Inspectie. - Beheer GIS toepassingen: online GIS applicaties (intern: GIS editor, extern MagdaGeo), centrale GIS databank en de GIS servers - Verzamelen, actualiseren, vervolledigen van geografische informatie van alle bedrijventerreinen en bedrijfshuisvestingsgerelateerde informatie in Vlaanderen door o.a. terreinwerk en uitwisselingen met derden. Het koppelen van deze informatie aan de bedrijvendatabank. - Invoeren van bedrijfsgegevens in KRIS, opvolgen van GIS wachttabellen in KRIS. - Leveren van data aan derden. De grootste vraag gaat uit naar lijsten van bedrijven en bedrijventerreinen en kaartmateriaal. De ruwe of verwerkte data worden geleverd voor vestigingsadvies voor ondernemers en pre-starters, beleidsdoeleinden (bezettingstabel, thematische beleidskaarten…), studiemateriaal (ruimtebehoefteraming, problematische ruimtevragers, ijzeren voorraad, brownfields, evolutie landgebruik…), bedrijventerreinmanagement (inbraakpreventie, gezonde leefomgeving en beweging, groenbeheer, transport…) en het in kaart brengen van economische relaties (afzetmarkt, clustervorming, brugprojecten met scholen…). - Opstellen van metadata en productspecificaties, procesbeschrijvingen, datamodellen, modellen voor dataharmonisatie en data-integriteit, white papers, technical articles, issue listings… Het GIS team wordt geleid door de projectleider GIS (Idris Peiren) en telt een 10-tal personen. Alle buitendiensten beschikken over een GIScoördinator, een GIS medewerker en/of een GIS terreinwerker. Deze twee laatste functieprofielen zijn in bepaalde kantoren dezelfde persoon. Een aantal personen van de dienst Vestiging en RE helpen met de bijhouding van specifieke datalagen (businesscenters, terreinen in planning en ontwikkeling). In Brussel is ook een verbindingspersoon tussen de dienst Vestiging & RE en het GIS team.

3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden

5

3.3. Interne organisatie 3.3.1. Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder?

Hiërarchisch en functioneel aan de projectleider GIS

Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie?

GIS coördinatoren Relatiebeheerder GIS

Welke functies rapporteren aan de functiehouder?

Geen

3.3.2. Organogrammen Toe te voegen als bijlage.

4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft):

/

Bijkomende kwantitatieve gegevens:

/

Cfr dienstnota handtekeningsbevoegdheid

6

DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren teneinde aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne.

6. Resultaatgebieden 6.1. Vervullen van algemene taken Voorbeelden van activiteiten : -

Deelnemen aan de werkgroep GIS opvolgingsvergadering Deelnemen aan relevante overlegmomenten voor het eigen werkingsgebied Deelnemen aan het werkoverleg in het kantoor West-Vlaanderen

6.2. Werking en beheer van GIS gerelateerde applicaties Voorbeelden van activiteiten : -

Opzetten van geschikte werkinstrumenten voor de eigen werking Bieden van technische support voor ArcGIS desktop applicaties Bieden van technische support voor rapportering terreinwerk Uitvoeren van GIS analyses voor speciale opdrachten en interne ondersteuning Opvolgen en verwerken van de meldingen die via MagdaGeo of Geopunt binnenkomen. Aanvullen en actueel houden van de sharepoint GIS Bieden van technische support voor KRIS Aanbrengen van KRIS issues aan het KRIS master team

6.3. Inventarisatie en actueel houden GIS bedrijventerreinen Voorbeelden van activiteiten : -

Uitvoeren van een permanente actualisatie van het GIS van de bedrijventerreinen in de eigen provincie, volgens aangeleverde data van de beheerders van de terreinen en terreinwerk.

7

-

Het afstemmen van de actualisatie van het GIS en de actualisatie van de bedrijvendatabank (BDB) volgens een te volgen procedure. Inventariseren van de vigerende bestemmingsplannen in de Provincie, die een economische bestemming vastleggen. Periodiek uitwisselen en verwerken van informatie met de POM in het kader van project activeringsteams volgens de vastgelegde methode. Opvolgen en verwerken van GIS wachttabellen in KRIS.

6.4. Kwaliteitsbewaking Voorbeelden van activiteiten : -

Kwaliteitsvol inbrengen van gegevens volgens de afspraken vervat in de gebruikershandleiding en het kwaliteitshandboek Regelmatig uitvoeren van topologiecontroles Verwerken van de output van centrale GIS kwaliteitsmodellen Verwerken van de output van centrale GIS-KRIS kwaliteitsmodellen Jaarlijkse controle op volledigheid via de ruimteboekhouding van Ruimte Vlaanderen

6.3. Relatiebeheer Voorbeelden van activiteiten : -

Data van de intercommunales op een gestroomlijnde wijze in de GIS databank opnemen. Opvolgen van de afspraken ingevolge het relatiebeheer en deze verwerken in GIS Ondersteuning relatiebeheerder inzake de structurele uitwisseling van data met de havens van Zeebrugge, Oostende. Ondersteunen van de relatiebeheer inzake de bezetting (welke bedrijven) en het bebouwd aanbod op bedrijventerreinen.met parkmanagers, beheerders van bedrijventerreinen en de vastgoedsector. Samenwerkingsovereenkomsten, protocollen en uitvoeringsbesluiten opstellen, bewaken en respecteren.

6.4. Adviseren en ondersteunen andere diensten en afdelingen van het AO Voorbeelden van activiteiten : -

Adviseren van de accountmanager Ruimtelijke Ordening en Vestiging en Internationaal Ondernemen inzake bouwrijpe percelen en aangeboden bedrijfsgebouwen op de bedrijventerreinen. Meewerken aan bijzondere opdrachten ter ondersteuning Actueel houden van de business centers in samenspraak met verantwoordelijke binnen de dienst V&R Actueel houden van de bedrijventerreinen in planning en ontwikkeling in samenspraak met verantwoordelijke binnen de dienst V&RE

8

6.2. Verstrekken van standaard bestanden voor de eigen provincie Voorbeelden van activiteiten : -

Klanten en gebruikers informeren over de vindbaarheid en raadpleegbaarheid van de producten van de werkgroep GIS Verstrekking van goedgekeurde GIS en aanverwante gegevens voor de eigen provincie of een deel daarvan ten behoeve van lokale (geautoriseerde) gebruikers. Verstrekken van productspecificaties en metadata Verstrekken van standaard kaartmateriaal Verstrekken van bezettingstabellen

DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Niveau III : Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit -

Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen

7.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau III : Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. -

Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen

9

-

Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen Geeft opbouwende kritiek en feedback Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden

7.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau II: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen -

Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant

7.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg …). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau II: Brengt sociale en ethische normen in de praktijk -

Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken

7.5. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Niveau II: Je zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. -

Richt zich tot zijn gesprekspartner Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is

10

-

Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan

7.6 Netwerken Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen Niveau I. : Maakt actief gebruik van de bestaande contacten voor de eigen opdracht -

Neemt regelmatig opnieuw contact op met anderen om zijn bestaande netwerk te onderhouden Werkt regelmatig samen met collega’s uit andere entiteiten voor specifieke problemen Beschikt over enkele vaste contactpunten binnen de organisatie op wie hij regelmatig een beroep doet Werkt actief mee aan vragen die vanuit andere afdelingen komen (deelt informatie, geeft advies …) Neemt zelf contact op om informatie, steun of samenwerking te verkrijgen Maakt gebruik van contacten die ontstaan zijn bij beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen

7.7 Organiseren De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning Niveau II. : Coördineert acties, tijd en middelen -

Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten …) zo in dat ze optimaal benut worden Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing) Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie

7.8. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Niveau III. : Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren -

Levert onder druk kwaliteitsvol werk af

11

-

Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Combineert kwantiteit met kwaliteit Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk

7.9. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Niveau II. : Legt verbanden en ziet oorzaken. -

-

Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie

7.10 Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau I. : Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens -

Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is; Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese; Betoont een gezonde kritische ingesteldheid ; Weegt alternatieven tegen elkaar af; Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties.

7.11 Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen Niveau I. : Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen -

Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers

12

7.12. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Niveau II Je structureert je boodschap en je hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. -

Verandert zijn agenda en operationele planning afhankelijk van tijdsdruk, nieuwe prioriteiten, dringende vragen of behoeften Verhoogt het werktempo als de omstandigheden dat vragen (bv. gewijzigde deadline, tegenslagen, plots extra taken Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt was Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen

8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma

8.2. Ervaring

8.3. Functiespecifieke kennis       

Een goede kennis van GIS (conceptueel, logisch en fysisch) en GIS werking in het algemeen Een goede kennis van ArcGIS Desktop Databanken (algemene kennis en ervaring met bedrijfsdatabanken en koppelingen tussen de databanken) Kennis van ruimtelijke ordening, terreinwerk voor dataverzameling Goed vertrouwd met de courante ICT toepassingen (MS-Office en internet) en bovendien bereid om met nieuwe technologieën om te gaan. Zeer goede kennis van het Nederlands Bereid tot bijscholing van andere applicaties die binnen het Agentschap Ondernemen gebruikt worden

8.4. Strekt tot aanbeveling

13

9. Functiefamilie 9.1. Functiefamilie Gespecialiseerd uitvoerend

9.2. Niveau 3

10. Opmerkingen

14

BIJLAGE: ORGANOGRAM

15