v IVertr

10INK07838

GEMEENTEHELLENDOORN Behand.:

F '\> ;Anj?

2 5 OKT ZU1U Rekenkamer WestTwente Ar%Stuk

iTrefw.: XfepA^T>i LI

Wefkprr-

- - —-

10

p/a De Lokale Rekenkamer bv

Kopieaan:^ / /.ft-J- p ^ M Archief D/N.reeks/VIVertr.:

Postbus 85203 3508 AE Utrecht

'ui.\ow\Wo^5a \ O O A V O2,t b I L

\o O t t OT Ö & H Aan:

De raad van de gemeente Hellendoorn T.a.v. dhr. W. Knopper Postbus 200 7440 AE Nijverdal

Datum: 21oktober 2010 Contactpersoon: Ons kenmerk: LI/11409 Doorkiesnummer: Uwkenmerk: E-mail' Onderwerp: aanbieding rapport onderzoek doorwerking aanbevingen

N.J. (Nicolette) Ouwerling 06-412 56263 [email protected]

Geachte leden van de raad,

De rekenkamer heeft het genoegen u hierbij het rapport aan te bieden, betreffende het onderzoek dat de rekenkamer heeft verricht naar de doorwerking van rekenkameronderzoeken in de gemeente Hellendoorn. Hetzelfde onderzoek is tevens uitgevoerd in de gemeenten Wierden en Rijssen-Holten. Het rapport is voor bestuurlijke reactie voorgelegd aan het college van Burgemeester en Wethouders. Deze reactie is in de rapportage opgenomen evenals een nawoord van de rekenkamer. Indien gewenst ben ik graag bereid om het onderzoeksrapport nader toe te lichten.

Met vriendelijke groeten,

IQ. Rtfël Freeke Dl(ecteur Rgkenkamer West-Ywente y

Doorwerking aanbevelingen Hellendoorn

RekenkamerWestTwente

Rekenkamer West Twente RoelFreeke Directeur Postbus85203 3508AEUtrecht

Onderzoekers: Drs.E.J.M. (Evert)Wolters T.A.J.M. (Tom)Smolders MAMSc

Contactpersoon: Drs.N.J.(Nicolette) Ouwerling T. 06 412 562 63 E. [email protected]

Datum: 21Oktober2010

Rapport/ Doorwerking Rekenkameronderzoeken

REKENKAMERWESTTWENTE

Inhoudsopgave Bestuurlijke Nota

1

1 Onderzoeksverantwoording

2

1.1/Aanleiding

2

1.2/ Doelstelling envraagstelling

2

1.3/ Onderzoeksuitvoering

2

1.4/ Leeswijzer

3

2 centrale boodschap

4

2.1 /samenvatting

4

2.2 /Conclusies enaanbevelingen

6

3 Reactiecollege van B&W

7

4 Nawoord Rekenkamer

9

Notavan bevindingen

1

1Algemene bevindingen

2

1.1/ Introductie onderzoeken 2007-2009

2

1.2/Rode draad

4

2 Bevindingen per onderzoek

9

2.1 / 'Sturen op ervaring'. Onderzoek risicobeheersing grote projecten

9

2.2/ Onderzoekjeugdbeleid gemeente Hellendoorn

11

2.3/ 'Wat steltde raad nouvoor?' Onderzoek naar kwaliteit raadsvoorstellen

12

2.4/ 'Meldlijn'. Kwaliteit afhandeling van klachten van burgers gemeente Hellendoorn

14

2.5/ 'Met aandacht aanbesteed' onderzoek aanbestedingsbeleid gemeente Hellendoorn 2.6/ Onderzoek invoeringWmo

Bijlagen

16 17

20

Toetsingskader

20

Bronnen

22

Doorwerking aanbevelingen

23

Rapport Doorwerking Rekenkameronderzoeken

REKENKAMER WESTTWENTE

Bestuurlijke Nota


1


1 Onderzoeksverantwoording 1.1 /Aanleiding DeRekenkamerWestTwente issindsapril2007actief. Sindsdien heeftderekenkamer intotaalvoordedrie gemeenten 19onderzoeken uitgevoerd,allemaalindevorige raadsperiode. Op3maart2010vondende gemeenteraadsverkiezingen plaats,waarna denieuwe raadisaangetreden.Ombijtedragenaande kaderstellende encontrolerende rolvandezenieuwe raad(encontinuïteitteborgen)wilderekenkamer met ditonderzoek latenzien: / watdebelangrijke bevindingenwarendeafgelopenjaren; / watdegemeente (raadencollege) metconclusies enaanbevelingen heeftgedaan; / waar deraad,opbasisvaneerder rekenkameronderzoekendeopvolgingervan,opkanletten innieuwe periode. Opdezewijzekrijgtdenieuwe raadinzicht indemanierwaaropdevorige raadhetinstrument rekenkamer heeftgebruiktwataanknopingspunten levertvoordekomende raadsperiode. Daarnaast biedthetinzicht in terugkerendethema's indeaanbevelingen vanderekenkamer ookinhoudelijk handvattenomdathet aandachtspunten voordekomenderaadsperiode oplevert. 1.2/ Doelstelling en vraagstelling Uitdebovenstaandeaanleidingvoorditonderzoek leidenwedevolgendedoelstelling af: "Inzichtelijkmaken welke terugkerende thema'suitdeconclusiesenaanbevelingen vande Rekenkamer WestTwente zijntedestilleren, inhoeverredezeaanbevelingen inhetverleden doorraadencollegezijn overgenomen entotwelke aanbevelingen voordenieuwe raadditleidt." Centralevraag "Welke rodedraadvaltteherkennen indeinhoudenkwaliteitvandeconclusiesenaanbevelingen van de RekenkamerWest Twente indeafgelopen raadsperiode endewijzewaarop raadencollege metdeze aanbevelingenzijn omgegaan?" Deelvragen 1. Welkerodedraadisteherkennen indeinhoudenkwaliteitvanconclusiesenaanbevelingenvande RekenkamerWestTwente? 2. Wat heeftderaadmetdezeaanbevelingen gedaan? 3. Hoeheeft hetcollegeinvullinggegeven aandeuitvoeringvandeze aanbevelingen? 4. Welkerodedraadisteherkennen indewijzewaaropdegemeenteuitvoering heeftgegevenaandeze aanbevelingen enhoevaltdezeteverklaren? 1.3/ Onderzoeksuitvoering Derekenkamer heeft haaraanbevelingen uitdeperiode2007-2009 getoetstaandehandvaneen beoordelingskader envroegbijdegriffie denotulenopvandecommissievergaderingen waarindeze



aanbevelingenwerdenbehandeld. Daarnaastverzocht derekenkamer degriffie enhetcollegeomvoorde aanbevelingen- voorzoverdeze binnendebevoegdhedenvanraadofcollegevallen- schriftelijk aante gevenopwelkewijzedezezijningevuld.Opbasisvandezebeantwoording heeftderekenkamer interviews gehouden metdegemeentesecretaris endegriffier eneen commissievoorzitter. Debovenstaande stappen hebbengeleidtoteenconcept Notavanbevindingenwelkederekenkamer aan deorganisatie heeftvoorgelegdvoordefeitelijke controlevandebevindingen.Opbasisvandeze gecontroleerde bevindingen heeft derekenkamerdebestuurlijke boodschap opgesteldenvoorgelegdaan hetcollegevooreenbestuurlijke reactie.Naaraanleiding vandezereactieheeft ishetnawoordvande Rekenkameropgesteld.

1.4/ Leeswijzer DeNotavanbevindingen bestaat uittweegedeelten:inhoofdstuk 1 schetsderekenkamer deAlgemene bevindingen:naasteeninhoudelijke inleidingopderekenkameronderzoekenbevat paragraaf 1.2derode draadvandeonderzoekenvoorwatbetreftdedoorwerkingvandeaanbevelingen,debehandelingdoor raadencollegeendekwaliteitvandeaanbevelingen.Hoofdstuk2vandenotavanbevindingenstaande resultaten peronderzoekweergegeven:ditisdebasisvandeAlgemene bevindingen inhoofdstuk1.



2 centrale boodschap 2.1 /samenvatting Indeafgelopen raadsperiodevoerdedeRekenkamerWestTwentezesonderzoeken uitvoorde gemeenteraadvan Hellendoornnaaruiteenlopende onderwerpen:vanjeugdbeleidtotafhandelingvan meldingen,vandekwaliteitvanraadsvoorstellentot hetaanbestedingsbeleid.Opbasisvandeze onderzoeken deedderekenkamer 28aanbevelingen. Doelstellingenvanhethuidigeonderzoek isomvoor deraadinzichtelijktemakenwelketerugkerendethema's indezeaanbevelingenzijnteontdekken,in hoeverre aanbevelingen door raadencollegezijnopgepakt entotwelkeaanbevelingenaanraadencollege ditleidt. Invulling aanbevelingen door raaden college Wanneereenrekenkamerrapport verschijnt, bespreektderaaddezeindeeerstvolgende commissievergadering,waarbijdeonderzoekersvanderekenkamer aanwezigzijnomeventuelevragente beantwoorden.Vervolgenssteltderaadindeeerstvolgende vergaderingdeaanbevelingenvast ineen raadsvoorstel waarin hetcollegeaangeeft hoehetdeaanbevelingenaldannietzalopvolgen.Hetiseen bewuste keuzeomdezeverantwoordelijkheid bijhetcollegeteleggen:hetisuiteindelijkdeorganisatiedie deaanbevelingen tenuitvoering moetbrengen. Alle bestudeerdeonderzoekenzijnineencommissievergadering besproken.Vandezezesonderzoeken steldede gemeenteraadvervolgensvandrieonderzoekendeaanbevelingenvast.Tweeonderzoeken jeugdbeleid enaanbestedingsbeleid- zijnnietter besluitvorming inderaadgekomen.Vanéénonderzoek invoeringWmo- beslootderaadkennistenemen,inplaatsvandeaanbevelingen overtenemen.Zowelbij hetonderzoek naarjeugdbeleidalshetonderzoek naardeinvoeringvandeWmogafderaadaanachteraf twijfelste hebbenoverdefocusvanhetonderzoek. Dedoorwerking vandeaanbevelingen begintalmet hetbestuurlijkwederhoor: hiergeeft hetcollegeaanop welkewijze hetdeaanbevelingentenuitvoeringwil brengen.Opvallendisdatookdeaanbevelingen waarover deraadgeenexpliciet besluit heeftgenomen(jeugdbeleid/aanbestedingsbeleid) zijntoegepast doorcollegeenorganisatie. Hetzwaartepunt vandedoorwerking lijkt hiermeebijdebestuurlijke reactieen decommissiebehandeling teliggen.Indebestuurlijke reactie beargumenteert hetcollegeimmersalwaarom hetaanbevelingenwelofnietoverneemt (zieparagraaf 1.2 vande Notavanbevindingen). Hierover gaatde commissie indialoog metcollege bijdeeerste commissiebehandeling. Hetbestuurlijkwederhoorwordtambtelijkvoorbereidinhetdirectieoverlegwaarindeclustermanagerszitting hebben. Overgenomenaanbevelingen komenopdeagendavanditclusteroverlegvanwaaruit deambtelijke monitoringvandeaanbevelingen plaatsvindt.Wanneer aanbevelingen politiek relevantzijnvindt terugkoppeling plaatsnaarcollegeencommissie. Rodedraad indeaardvan de aanbevelingen Opwieenwat richttendeaanbevelingenzichdeafgelopenjaren inHellendoorn? Doordegrotevariëteit aanonderzoeksonderwerpen iseeneenduidige inhoudelijkerodedraadniettetrekken. Omtochmeer duidingte gevenaandeaardvandeaanbevelingen heeftderekenkamerde23aanbevelingenvande afgeronde onderzoeken ingedeeld.Daarbijdoenzichvierverschillende mogelijkhedenvoor (zieookfiguur1 inparagraaf 1.2 vandenotavanbevindingen).Aanbevelingen richtenzichnaarhuninhoudop: 1 Aanpassenvanraadsbeleid (dusopdekaderstellende encontrolerende rolvanderaad) 2 Aanpassenvanprocessendoor hetcollegeconformraadsbeleid (dusophetcollegehandelen binnende kadersvanderaad)



3 Aanpassenvanprocessen doorhetcollegegerichtopdoeltreffendheid endoelmatigheid,losvanal vastgesteld raadsbeleid (eigenstandig collegehandelen gerichtopprocessen) 4 Ondernemenvanconcrete actiesdoor hetcollege (eigenstandig incidenteel collegehandelen,op maatregelenniveau) Wanneerwederekenkameraanbevelingen opdezewijzecategoriserenvallendevolgendezakenop: / 12vande23aanbevelingenzijngericht ophetaanpassenvanhet(raads)beleid.Hiermeerichtde rekenkamerzichhoofdzakelijk opderaad; / 13aanbevelingenzijngericht aancollegeomdoelmatigheid endoeltreffendheid inprocessenteborgen. Ditbetrofvooraldemeer 'praktische'onderzoeken naarbijvoorbeelddeafhandelingvanmeldingenen hetaanbestedingsbeleid; / Slechtsin2gevallendeedderekenkamer hetcollegedeaanbeveling omeenconcreteactiete ondernemen enin1 geval deedderekenkamerdeaanbevelingaanhetcollegeombinnendekaders vanderaadteopereren. Aanbevelingen richtenzichingelijke matetotcollegeenraad. Hetisechter hetcollegedatuiteindelijk een raadsvoorstel doetvoor hettot uitvoering brengenvandeaanbevelingenvanderekenkamercommissie en daarmeedusookdeuitvoeringvanaanbevelingenaanderaadvoorbereidt. Rodedraad indekwaliteitvan de aanbevelingen Omdekwaliteitvandeaanbevelingen temetenheeftderekenkamer alleaanbevelingen uitdeinhoofdstuk 1.1 vandenotavanbevindingen genoemde onderzoeken getoetst aandekwaliteitscriteria vande NederlandseVerenigingvoor Rekenkamers enRekenkamercommissies (ziebijlage 1).Dezetoetsleverde peronderzoek deonderstaandescoresop:

Realistisch

+

+

+

+

+

+

Volledig

+

+

+

+

+

+ /-

Logisch

+

+

+

+

+

+ /-

Toegevoegde waarde

+/-

+ /-

+/-

+/-

+

+

Ondubbelzinnig

+/-

+ /-

+/-

+/-

+

+ /-

Aandacht voor geadresseerde

+

-

+/-

+

+/-

+/-

Opbasisvandetabel kanderekenkamer devolgendezakenconstateren: / Inalleonderzoekenwarendeaanbevelingen realiseerbaar binnendebevoegdhedenvanraaden college;

1

(+)alleaanbevelingenvoldoenaandenorm,(+/-)sommigeaanbevelingenvoldoenwel,andereniet,(-)geenvandeaanbevelingen voldoetaandenorm.

RapportDoorwerking Rekenkameronderzoeken

REKENKAMER WEST TWENTE

/

In5van de6 onderzoeken waren alle conclusies doorvertaald inaanbevelingen enwaren de aanbevelingen ook een logisch antwoord opde conclusies. De structuur die de rekenkamer inveel onderzoeken hanteert - het presenteren van aanbevelingen per conclusie- versterkt dit;

/

In4 van de6 onderzoeken was nietvoor alle aanbevelingen expliciet aangegeven hoe de aanbeveling bijdraagt aan de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid enwaren sommige aanbevelingen voor meerdere interpretaties vatbaar. Ook de respondenten inde interviews zagen in het concreter formuleren van aanbevelingen een verbetermogelijkheid;

/

Bijdrie onderzoeken waren niet alle aanbevelingen helder geadresseerd en bijéén onderzoek was geen van de aanbevelingen geadresseerd.

2.2 / Conclusies en aanbevelingen De bovenstaande bevindingen laten zien dat degemeente Hellendoorn de aanbevelingen van de rekenkamer veelal actief oppakt: uit21 van de28 aanbevelingen volgde een concrete actie. Niet over alle rapporten heeft echter ook expliciet besluitvorming indegemeenteraad plaatsgevonden. Inhetgevalvan hetonderzoekjeugdbeleid gaven de commissieleden bijvoorbeeld aan benieuwd tezijn naar wat het college met de aanbevelingen ging doen, maar zijndeze aanbevelingen nooitvia een raadsbesluit formeel gemaakt. Hetvaststellen van de aanbevelingen geeft de raad de mogelijkheid om de interpretatie door hetcollege te bekrachtigen ofte amenderen en om specifieke terugkoppeling tevragen. Aanbeveling 1(raad):zorg ervoor dat over ieder rekenkameronderzoek ook daadwerkelijk raadsbesluit wordt genomen. Stel als raad vast welke aanbevelingen uoverneemt en welke niet en hoe uover de doorwerking wilt worden geïnformeerd. Naast deze aanbeveling geeft ditonderzoek ookeentweetal verbetermogelijkhedenvoor de rekenkamer. Voor de kwaliteitvan de aanbevelingen zijnvooral het helder adresseren enformuleren van de aanbevelingen en het expliciet maken van de bijdrage aan doelmatigheid en doeltreffendheid verbeterpunten. Intwee gevallen was de bredeformulering van aanbevelingen ook een oorzaak ervan dat uiteen aanbeveling geen concrete actie (kon)volgen. Verbetering 1(rekenkamer): aanbevelingen moeten eenduidig en helder geadresseerd zijn. Dit bevordert de uitvoerbaarheid ervan omdat zo duidelijk is welke aanpassing de rekenkamer voor ogen heeft. Hiermee kunnen het college en de raad kunnen oordelen in hoeverre de aanbeveling in hun ogen op Hellendoorn van toepassing zijn en welke concrete acties zij hieraan kunnen verbinden. Naast de kwaliteit van de aanbevelingen isook inde onderwerpkeuze voorde rekenkameronderzoeken winstte behalen. Bij het onderzoek naar hetjeugdbeleid maar vooral ook het onderzoek naar de invoering van deWmo gafde raad aantwijfelste hebben over de gekozen focusvoor het onderzoek. Door de raad een reactietermijn te bieden om haar visie opeen onderzoeksopzet kenbaar te maken kande rekenkamer aan devoorkant duidelijkheid creëren omzoteleurstellingen na aflooptevoorkomen. Verbetering 2(rekenkamer): de rekenkamer zal na verzending van het onderzoeksvoorstel een periode van 2 maanden bieden voor de raad om kanttekeningen bij deze opzet te plaatsen. Hierdoor kunnen wensen en onduidelijkheden voor aanvang van het onderzoek worden geïnventariseerd en kan de rekenkamer besluiten om de onderzoeksopzet naar aanleiding hiervan aan te passen.


6


3 Reactie college van B&W Gemeente Hellendoom Rekenkamer West Twente p/a DeLokaleRekenkamer bv Postbus 85203 3808AE UTRECHT

Uw btfef/kenmerk:

Ons kenmerk: I0WTO7934

Doorklesnr.: 6 3 OB 7S

Typ-Zcoll.

Nijverdel,

Ondetwerp:

Sijtsgom

- 9 SEP2010

G e a c h t e heer F r e e k o ,

Inuw mailvan 19augustus verzoekt uons Collegeomeenbestuurlijke reactieopuw onderzoek "Doorwerking aanbevelingen Hollondoom".Middelsdezebrief willenwij hierop reageren. Hetonderzoekricht zichmetnameopdoor deRekenkamer uitgevoerde aanbevelingenuit eerdereonderzoeken,omzodoende denieuweraadInzichtelijk te makenwelke terugkerende thema'sindeaanbevelingen zijnteontdekken,in hoeverre aanbevelingen doorraadencollege zijnopgepakt entot welkeaanbevelingenaanraadencollege dit leidt. Inuwrapportage Iseendrietalaanbevelingenopgenomen,waarvanéénaandeRaad gerichtontweeverbeterpuntenvoor uzelf.Wij kunneninstemmen met degenoemde aanbevelingen. Inzijnalgemeenheidwillenwijin dezebestuurlijke reactie tevensonzeteleurstelling uiten omtrent het praktischenut vanhet onderzoek endedaarinopgenomenanalyses.Naaronze meningisdeRekenkamer eeninstituut dat door middel vanonderzoek naar doelmatigheid endoeltreffendheid aanbevelingendoet tenaanzienvandekwaliteit vanuitvoering vanhet gemeentelijkbeleid.Vandezedoelstelling zienwij tot onzeteleurstelling weinigteruginhet onderhavigeonderzoek. Het focust opdeeerder dooruw Rekenkamer uitgevoerde onderzoeken,waarbijdedoor ugedaneaanbevelingen volgens eeneigensystematiek goBvalueerdworden, Ditonderdeeliswellicht voor ualsRekenkamerinteressant, maar de meerwaarde diedit voor degemeente Hellendoombiedt,ontgaat ons.

•

Bedrijfsvoering

•

tMKlrijfiv0«rin99)KRefld6om.n!

• nnnHiiHiiiiii

Bezoekadres: Wttun-At*x»MlH*if«*l7 ttgvtntö To*. (0548)830000 Fa* (0540)6105 05

PoütwJf«: Postbus200 7440AE Nljvêfd«! vmw.btjJieftdotjfn.n)



* 2=

Daarnaast wordt ingegaanop davraagwelkedoorwerkingergagevenis aande aanbevelingen.Dit analyseert udoor uit tegaanvandedoor onsaangegeven opvolging vanaanbevelingen. Udoet echter geenaanvullendondewoek naardeeffectiviteit vande dooronsondernomen stappen.Ook zouhetwat dat betreft meerwaarde gehadhebbanom nate gaanof, mat do wetenschap vanvandaag,deaanbeveling het gewenste effect heeft bereikt. Helaasisook dit niet terugtevindeninderapportage. Detoegevoegde waarde vanditonderzoek is naaronzemeninghiermeezeerbeperkt. Wij vertrouweneropu hiermee voldoende te hebbengeïnformeerd.

Hoogachtend, Burgemeester enWethouders i etaris.

lellendoorn, lurgemeester,

It, Ir. J.J. vanOverbeeke,


8


4 Nawoord Rekenkamer Derekenkamer dankthetcollegevoorhaarreactie. Hetcollegegeeft aanintestemmen metde aanbevelingen maaristeleurgesteld over hetpraktisch nutvanhetonderzoek. Hetonderzoek draagt immers,zoredeneert hetcollege,nietrechtstreeks bijaanvergrotingvandoelmatigheiden doeltreffendheid vanhetgemeentelijk beleid.Eenonderzoek naardeeffectiviteit vandestappendienaaraanleidingvan aanbevelingenzijngenomenhadwel relevante informatieopgeleverd. Derekenkamer WestTwentewildezeredenering enigszins nuanceren.Devraagofaanbevelingenvande rekenkamer concretevervolgstappen krijgen isinonzeogenweldegelijk eenvoorderaadzeer relevante vraag. Hetbepaalt immershetverschiltusseneenrekenkamer dierapportenaflevertdieeenpapieren werkelijkheid blijveneneenrekenkamer diedaadwerkelijk veranderingenweetterealiseren.Eenonderzoek naardeeffectiviteit vangenomenstappen levertinderdaadnuttigeinformatie op,maarditonderzoek gaat juist inopdevraagoferüberhauptstappenwordengezet,welkespelersbinnendegemeente hierbijzijn betrokken enhoededoorwerking kanwordenverbeterd.Ditiseenbelangrijkevoorwaarde voor deraadom met behulpvanhaar rekenkamer dedoelmatigheidendoeltreffendheid vanhetgemeentebeleidte verbeteren.


9


Notavan bevindingen


1


1Algemene bevindingen 1.1 / Introductie onderzoeken 2007-2009 Indevorige raadsperiode ronddederekenkamerzesonderzoekenafbinnendegemeenteHellendoorn. Hieronder gevenwijeenkorteintroductievandeonderzoeken ensommenwijgeparafraseerdde aanbevelingen op.Vooreenvolledigeweergavevandeaanbevelingenverwijzenwijnaarbijlage3. 'Sturenopervaring'.Onderzoek risicobeheersing grote projecten (2007) Omdatgroteprojectenvaakaanzienlijkefinanciële,bestuurlijke enmaatschappelijke risico's metzich meebrengen,deedderekenkamer indeeerstehelftvan2007onderzoek naarderisicobeheersing bijgrote projecten. Ditonderzoek vond plaatsbinnendegemeenten Hellendoorn,WierdenenRijssen-Holten. Doelstellingvanhetonderzoekwasomderaadinzichttebieden indewijzewaaropdegemeente Hellendoorn bijgroteprojecten risico's inkaar brengtenbeheerst.Ookwildederekenkamer naaraanleiding vanhetrapportaangevenwatgeleerd kanwordenmethetoogoptoekomstige projecten.Hetonderzoek richttezichopdrieonderdelen: / Dealgemene sturings-enbeheerskadersvoor risicobeheersing bijgroteprojecten; / Deinventarisatie,analyseenbeheersingvanrisico'sperspecifiek project. / Desturingenverantwoording ophetniveauvancollegeenraad,eveneens inhetgevalvaneen specifiek project. Derekenkamer deeddevolgendeaanbevelingen: 1. Stelineenintegraal projectvoorstel helderekaders(raad); 2. Deraaddientcriteriatebenoemenvoorstrategische projectenwaarover periodiek eenrisicoactualisatie moeten plaatsvinden(raad); 3. Benuteerdereervaringenomhetrisicomanagementverdervormtegeven(college). Onderzoekjeugdbeleid gemeente Hellendoorn (2007) Omdat hetthemaJeugdzowel inhetraadsbeleidsprogramma2006-2010alsinde programmabegroting 2007eenbelangrijke plaatsinnam,voerdederekenkamer indetweede helftvan2007eenonderzoekuit naarhetjeugdbeleidvandegemeente Hellendoorn.Daarnaast gafcommotie rondde jongerenontmoetingsplaatsenenhetjongereninloopcentrumaanleidingomhetjeugdbeleid nadrukkelijk onderdeloepte nemen.Inhetonderzoek stondentweeaspectencentraal: / deeffectiviteitvandejongerenontmoetingsplaatsen enjongereninloopcentrum 'tHonk; / zorgvuldigheid vandebeleidsvorming. Opbasisvanhetonderzoek kwamderekenkamertotdeonderstaandeaanbevelingen: 4. Steleenintegrale Notajeugdbeleidvast; 5. ZorgvoorperiodiekeevaluatiesvandeNotajeugdbeleid; 6. Maakheldereafspraken overwie, metweldoelbijdebeleidsvormingwordtbetrokken; 7. Kieseenstructurele oplossingvoor 'tHonk; 8. SteleenlangetermijnplanopvoorzowelJOP'salsde straathoekwerker.



'Watsteltderaadnouvoor?'Onderzoek naarkwaliteit raadsvoorstellen (2008) Bijdetotstandkoming vanhetonderzoeksprogramma voor2008gavenderaadsleden uitdedrie gemeenten Hellendoorn, Rijssen HoltenenWierdenaanbelangte hechtenaandekwaliteitvanraadsvoorstellen voor dekaderstellende encontrolerende rolvanderaad. Raadsvoorstellen moetendusdanigworden opgesteld datderaaderadequaat- enbinneneenbeperktehoeveelheidtijd- eenbesluitover kannemen.Inhet tweedeenderde kwartaalvoerdederekenkamer eenonderzoek uitnaardekwaliteitvande raadsvoorstellen indedriegemeenten.Dedoelstellingvan hetonderzoekwasdrieledig: / Inzicht bieden inhetprocesvantotstandkomingvanderaadsvoorstellen; / Beoordelen ofdezeraadsvoorstellen voldoenaandevooraf opgestelde kwaliteitscriteria; / Inzicht bieden indekwaliteitsbeleving vanraadsvoorstellen doorraadsleden. Opbasisvanditonderzoek deedderekenkamer deonderstaandeaanbevelingen: 9. Maakduidelijke afspraken overtermijnenwaarbinnen raadsvoorstellen ingedienddienenteworden; 10. Draag blijvendzorgvoordeorganisatievanschrijftrainingen voorambtenaren (college); 11. Waak blijvendoverdekwaliteitvanraadsvoorstellen (raad); 12. Draagzorgvoor hetweergevenvanalternatieve beleidskeuzes,eengoedeonderbouwingendewijze vancommunicatie; 13. Zorg ervoordatambtenarenzichbekwamen inhetschrijvenvankorte,bondigevoorstellen. 'Meldlijn'. Kwaliteit afhandelingvanklachtenvan burgersgemeente Hellendoorn (2008) Omdatdegemeente Hellendoornveelaandacht besteedt aandedienstverlening aandeburgervoerdede rekenkamer in2008onderzoek uit naareenspecifiekevormvandienstverlening:deafhandelingvan klachtenover deopenbare ruimte.Hierbijwildederekenkamer deraadinzichtverschaffen inde kwaliteit vandeafhandelingvandezeklachten. Naaraanleidingvandebevindingendeedderekenkamer deonderstaandeaanbevelingen; 14. Stelspecifiekeenmeetbaredoelenvastvoordekwaliteitvandeklachtafhandeling (raad); 15. Zieeroptoedatdenormvoor hettijdigafhandelenvanklachtendaadwerkelijkwordtgehaald(raad); 16. Registreer dewijzewaaropklachtenwordenafgehandeld(college); 17. Zorg ervoordathandleidingenvoor Melddesk up-to-date blijven(college); 18. Laatdeambtelijkeorganisatie rapporterenoverdewijzevanafhandeling(college); 19. Geef deburger inzichtindebehandelingswijze en-duur vandeklacht(college); 20. Houdklanttevredenheidonderzoeken (college). 'Metaandachtaanbesteed' onderzoek aanbestedingsbeleid gemeente Hellendoorn (2009) Tijdens een inventarisatierondevanmogelijkeonderzoeksonderwerpen ondercollegeenraadsfracties kwammeerdere malen hetonderwerpaanbestedingsbeleid tersprake. Naaraanleiding hiervanvoerdede rekenkamer in2009eenonderzoek uitnaarhetaanbestedingsbeleid vandegemeente Hellendoorn.Voor hetonderzoek analyseerde derekenkamerachtaanbestedingssituaties vanondermeerhet leerlingenvervoer, gym-ensporttoestellen endeafkoppelingvan40woningenaandeJoncheerelaan. Indit onderzoek hanteerdederekenkamerdevolgendeaandachtspunten: / deomvangvandeaanbestedingen in2008;



/ dekwaliteitvanhet beleidskader; / dedoelmatigheidenrechtmatigheidvandeaanbestedingen; / deinformatievoorziening naarderaad. Opbasisvandebevindingen deedderekenkamer deonderstaandeaanbevelingen: 21. Legrisicoanalyses enevaluatiesvanafzonderlijke aanbestedingenvast; 22. Laathet BAOenhetARWineenofficiële beleidsnotavantoepassingverklaren; 23. Maakdoelstellingen inhetinkoophandboek meetbaar entijdgebonden; 24. Laatvastleggenwelkerolderaadheeft inhetaanbestedingsbeleid; 25. Laatinhandboekvastleggen dathetcollegeoverafwijkingen beslist; Onderzoek invoeringWmo(2009) Bijdetotstandkoming vanhetonderzoeksprogramma voor2009noemdenverschillendefracties uitderaden van Hellendoorn,Rijssen-HoltenenWierdendeWmoalsgewenstonderwerpvanonderzoek. DeWmowas immerséénvandegrootste beleidsimplementaties vandevoorgaandejaren. Detakendievoortvloeiden uit deWmovan 1 januari2007,besloegeneensubstantieel deelvandetotaleuitgavenindegemeente. Bovendienveranderde erookveelvoor inwonersvandegemeente.Hellendoorn, Rijssen-Holtenen WierdenhebbendeinvoeringvandeWmoindeperiode2005-2007gezamenlijk voorbereid.Natweejaaris derekenkamer nagegaanofdeinvoering opdoelmatigeendoeltreffendewijze isverlopen.Indit gezamenlijkeonderzoekvergeleek derekenkamer dedriegemeenten. DedoelstellingvanditonderzoekwasomdegemeenteradenvanHellendoorn,Rijssen-Holten enWierden inzicht bieden indedoelmatigheid endoeltreffendheid vandeinvoeringvandeWmoenomaanbevelingen doenvoorverdereuitwerking enuitvoeringvanhetWmo-beleid. Inhetonderzoek beoordeeldede rekenkamer deinvoeringvandeWmoopdrieaspecten:2 / Dekwaliteitvanvisie,uitgangspunten endoelenvandeWmo(het beleidskader) / Dekwaliteitvandevertaling vandievisie,uitgangspunten endoelen inproductenenactiviteiten(de inrichtingvandeuitvoering) / Dematewaarinhetbeleidvoorziet inhetwegnemenvanrisico's (risicobeheersing) Derekenkamer deedopbasisvanhetonderzoek devolgendeaanbevelingen: 26. HouddeintegraleWmo-doelenalsleidraadbijdeopstellingvandeelnota's; 27. Zetdeontwikkeling naareenintegrale benaderingvandeWmodoor; 28. Voerjaarlijks eenrisicoanalyseWmouitenbepaalbeheersmaatregelen. 1.2/ Rode draad Debovenstaandeonderzoekenworden inhoofdstuk2vandenotavan bevindingen nadergeanalyseerd.Op basisdaarvantrekkenweopvijfaspecteneenrodedraad: / Procedurebesluitvormingaanbevelingen;

2Hetonderzoekrichttezichmetnameopdeprestatieveldendietentijdevandeinvoeringprioriteit hadden,namelijkdeprestatievelden 4(ondersteunen mantelzorgersenvrijwilligers) en6(individuelevoorzieningen).



/ / / /

Doorwerkingaanbevelingen; Soortaanbevelingen; Kwaliteitaanbevelingen; Verbeterpunten.

Procedure besluitvorming aanbevelingen Hetprocesvandoorwerking beginteigenlijk alindefasevanbestuurlijkwederhoor. Hierreflecteertde organisatiealopdeconsequentiesvoordeambtelijkeorganisatie. Deambtelijke reactiegaataltijdlangshet collegezodatookdebestuurders bijditfeitelijkwederhoorzijn betrokken.Indefasevanhetbestuurlijk wederhoor geeft hetcollege ineencollegebesluit aanopwelkewijzehetdeaanbeveling (aldanniet)wil uitvoeren.Wanneer deraadnietandersbesluit isditdewijzewaarop hetcollegedeaanbevelingengaat uitvoeren.Zodraeenrekenkamerrapport bijdegemeentebinnenkomtwordtdit indeeerstvolgende commissievergadering geagendeerd.Hierbij kanderaadbesluitendateenrapportalshamerstuk naarde raadsvergadering gaat (bijvoorbeeld bijhetonderzoek 'meldlijn') ofdateenaanvullendvoorstel nodigis. Hetbestuurlijkwederhoorwordtvoorbereid inhetdirectieoverleg,waarindeclustermanagerszittinghebben. Wanneeraanbevelingenwordenovergenomen krijgendezeeenplaatsopdeagendavanhet directieoverlegVervolgens vindt binnendeorganisatie 3maalperjaar terugkoppeling aandedirectieplaats overdeuitvoeringvandeaanbevelingen.Wanneer aanbevelingen politiek relevantzijnvindtinde bestuursrapportages terugkoppeling plaats naarcollege. Hierbijwordt ookdebetrokken raadscommissie geïnformeerd. Doorwerking aanbevelingen enverbeterpunten Overhetalgemeenvinden deaanbevelingenvanderekenkamer binnendegemeente Hellendoorn navolging. Inenkelegevallen koppelden hetcollegeenderaadgeenconcrete actiesaandeaanbevelingen: / Wanneer hetcollegevan meningwasdatdevoorgesteldeverbeterpunten alvoldoendewarengeborgd inhetopdatmomentgeldende beleidendetoenmalige procedures (aanbeveling 1,2 26-28); / Wanneer eenaanbeveling eenkritischeofoplettende houdingvraagt inplaatsvaneenconcreteactie (aanbevelingen 9en11); Indeoverigegevallenwordenaanbevelingen opgevolgddoorconcreteacties. Inslechtsenkelegevallenis deraadactiefbijdezeacties betrokken:indemeestegevallenwordenaanbevelingendoordeambtelijke organisatieopgenomen envindt bijpolitiek relevanteaanbevelingenterugkoppeling plaatsnaarderaad.

Deaanbeveling isomgezet ineenactie dieactiefdoorde raadwordt gemonitord Deaanbeveling isopgenomen doorde ambtelijke organisatie

14

Deaanbeveling is nietverder opgepakt

Soortaanbevelingen Opwieenwatrichttendeaanbevelingenvanderekenkamerzichdeafgelopenvierjaar inHellendoorn? Eenrodedraadisnietzomaartetrekken,omdatinhoudelijk nietéénhoofdthema inhetoogspringt.Om tochmeerduidingtegevenaandeaardvandeaanbevelingen heeftderekenkamer de23aanbevelingen



vandeafgerondeonderzoeken ingedeeldvolgens deonderstaande analyseboom. Daarbijdoenzichvier verschillende mogelijkhedenvoor.Aanbevelingen richtenzichnaarhuninhoudop: 1 Aanpassenvanraadsbeleid (dusopdekaderstellende encontrolerende rolvanderaad) 2 Aanpassenvanprocessendoor hetcollegeconformraadsbeleid (dusophetcollegehandelen binnende kadersvanderaad) 3 Aanpassenvanprocessendoor hetcollegegerichtopdoeltreffendheid endoelmatigheid,losvanreeds vastgesteld raadsbeleid (eigenstandigcollegehandelen gerichtopprocessen) 4 Ondernemenvanconcreteactiesdoor hetcollege (eigenstandig incidenteel collegehandelen,op maatregelenniveau) Figuur 1Analyseboom aanbevelingen

CONSISTENT MET BELEID

DOELMATIG / DOELTREFFEND

Deanalysevande23aanbevelingenvandeRekenkamerWestTwente leidtvoor Hellendoomtothet volgendebeeld: Soort aanbeveling Gericht opaanpassen beleid (raad)

Aantal (N=?) 12

Gericht opaanpassen processen (college); / /

om conform reedsvastgesteld beleidte handelen

1

om doeltreffendheid endoelmatigheid te borgen, losvan reeds vastgesteld beleid

13

Gericht opondernemen concrete actie (college)

2

Totaal

28

Vandeaanbevelingen diederekenkamerdeedwasietsminderdandehelftgerichtaanderaad. Hierbij deedderekenkamerdeaanbeveling ombeleidtevormen,wijziging ofvastteleggenenominhetuitvoeren vandekaderstellende rolbepaaldezaken inhetoogtehouden. Deoverigeaanbevelingenwarengericht aanhetcollegeenhaddenvooral betrekking ophetaanpassen van processen.Slechtstweeaanbevelingen hadden betrekkingophetondernemenvanconcreteacties. Eénaanbevelingwasgerichtophethandelenconformvastgesteldbeleid.

RapportDoorwerkingRekenkameronderzoeken

6


Kwaliteit aanbevelingen Omdekwaliteitvandeaanbevelingente metenheeft derekenkamer alleaanbevelingen uitdeinhoofdstuk 1.1.genoemdeonderzoekengetoetst aandekwaliteitscriteria vandeNederlandseVerenigingvoor Rekenkamers enRekenkamercommissies (ziebijlage 1).Dezetoetsleverde peronderzoekde onderstaande scoresop:

Risico

Jeugdbel.

Kwaliteit

Meldlijn

Aanbest.

WMO

Realistisch

+

+

+

+

+

+

Volledig

+

+

+

+

+

+ /-

Logisch

+

+

+

+

+

+ /-

Toegevoegde waarde

+/-

+/-

+ /-

+ /-

+

+

Ondubbelzinnig

+/-

+/-

+ /-

+/-

+

+ /-

Aandachtvoor geadresseerde

+

-

+ /-

+

+/-

+ /-

Alleaanbevelingenzijnredelijkerwijs realiseerbaar binnendebevoegdhedenvancollegeenraadenookwat betreft devolledigheidvanhetomzettenvanconclusies inaanbevelingenenhetinhoudelijkverbandtussen conclusiesenaanbevelingscorenzehoog. Detoegevoegdewaardewordt niet inalleaanbevelingen expliciet geformuleerd. Ditheeftooktemakenmet dewijzewaaropdenormisgeformuleerd:eenaanbevelingwordtimmersslechtspositief gewaardeerd wanneer deexpliciet isvermeldhoedeaanbeveling bijdraagt aanhetverbeterenvandedoelmatigheiden doeltreffendheid vanhetgemeentelijk beleid.Naast hetverbeterenvandoelmatigheid en doeltreffendheid kunnenaanbevelingenook bijdragenaandetransparantievanhetgemeentebestuur ofdematewaarineen raadkansturen.Ditkomt niet perdefinitie dedoelmatigheidendoeltreffendheid tengoede,maarversterkt weldekaderstellendeencontrolerende rolvanderaad. Samenhangendscorendeaanbeveling hetminstopdecriteria'ondubbelzinnig'en'adressering'.In sommigegevallenzorgthetontbrekenvaneenheldereadresseringvooronduidelijkheid overvanwelke actoreenactiewordtverwacht. Daarnaast benadrukkensommigeaanbevelingen aandachtspunten zonder hierconcrete actiesaanteverbinden. Inaanbeveling 11doetderekenkamer deaanbevelingom kritischte blijvenopdekwaliteitvanraadsvoorstellen. Onduidelijk isopwelkewijzedeze kritische houdingzoumoeten wordenvormgegeven.Ookindeonderstaande aanbevelingontbreektdezespecificatie: Zetdeontwikkeling naar eenintegrale benadering vandeWmodoor.Hetcollege heeft deeerste stappen richtingeenintegrale benadering reedsgenomen,door hetintroduceren vaneennieuwe organisatiestructuur. OmderealisatievandedoelenophetniveauvanhetWmo-beleidsplantebewaken, ishetbelangrijk daterookopdit niveauafstemming enverantwoording doordeorganisatie plaatsvindt. Het college moethiervoor deprikkelgeven.

'(+)alleaanbevelingenvoldoenaandenorm,(+/-)sommigeaanbevelingenvoldoenwel,andereniet,(-)geenvandeaanbevelingen voldoetaande norm.



Duidelijk isdatindeorganisatie moetwordengeborgddatoverderealisatievandedoelenvanhet beleidsplanwordtgerapporteerd.Hiertoemoethetcollegeeen'prikkel'geven,maardepreciezewijze waarop isonduidelijk. Verbeterpunten Tijdens deinterviewsvroegendeonderzoekersofderespondenten mogelijkhedenzagenom(de procedure rondom) deaanbevelingen vanderekenkamerteverbeteren.Opdezevraagdedenderespondentende volgende suggesties: /

Scherpe aanbevelingen leverenmeeropdanvageaanbevelingen,maardit roeptonherroepelijk ook scherpe reactiesop.Aanbevelingenwordenimmerssnelalsafbrekendkritischervaren inplaatsvanals een nieuwevisiewaarmee politiek enorganisatie hunvoordeel kunnendoen;

/ Vooral hetspecifiek entijdsgebondenformulerenvanaanbevelingen isbelangrijk:zodwingtde rekenkamer eenhelderestellingnamevanderaadafenzijnaanbevelingen helderintepasseninde organisatieplanning.


8


2 Bevindingen per onderzoek Indeonderstaande paragrafen presenterenweperonderzoeksteedsdevolgendevijfaspecten: / korteopsommingvandeaanbevelingenvande rekenkamer; / beschrijvingvandebesluitvorming doorderaad; / beschrijvingvandedoorwerkingvandeaanbevelingen; / het 'soort'aanbevelingen; / toetsing opdekwaliteitvandezeaanbevelingen opgrondvanvoorafopgestelde normen(ziebijlage1). Het betreft hiersteedspresentatiesperonderzoek. Hieringevenwijwelvoorbeeldenophetniveauvande afzonderlijke aanbevelingen,maarsommenwijomwillevandeleesbaarheid nietsteedsperaanbevelingalle bevindingen op.Voor relevante bevindingen peraanbevelingverwijzenwij naarbijlage3. Daarin hebbenwij per aanbevelingweergegeven inhoeverredezezijnomgezet inconcreteacties,enwelkesoort aanbevelingen het betreft. 2.1 / 'Sturen op ervaring'. Onderzoek risicobeheersing grote projecten Opsomming aanbevelingen Zoalsweergegeven inparagraaf 1.1.deedderekenkamer opbasisvandebevindingen devolgende aanbevelingen: 1. Stel ineenintegraal projectvoorstel helderekaders(raad); 2. Deraadmoetcriteria benoemenvoorstrategische projectenwaarover periodiek een risico-actualisatie moeten plaatsvinden (raad); 3. Benuteerdereervaringen omhetrisicomanagement verdervormtegeven(college). Besluitvorming doorderaad Op 16oktober 2008 bespreekt deraadscommissieAlgemene bestuurlijkezakenenmiddelen hetrapport. Het rapportwekt indebespreking door decommissieonduidelijkheid opomdatniethelder iswatde rekenkamer preciesverstaat ondereen'integraal projectvoorstel'enomdatderolvandeaccountant niet uitgewerkt is.Decommissie besluithetstukteagenderenvoorderaad.Deraadbesluitop 11novemberom deaanbevelingen aanderaadovertenemenenverzoekt hetcollegeomoverdeinvullingvandeoverige aanbevelingenterapportereninhetdeeerstebestuursrapportagevan2009. Doorwerking aanbevelingen Inhet bestuurlijkwederhoor geeft hetcollegeaandat hetwerken metéénintegraal projectvoorsteljuistde kaderstellende encontrolerende rolvanderaadondermijnt: beter kanderaadstapvoorstapworden meegenomen.Ook meenthetcollegedatprocedures binnen'projectmatigwerken'weliswaar nognietzijn uitgekristalliseerd, maardatditnooittotproblemen heeftgeleid. / Aanbeveling 1:tentijdevanhetonderzoekwashet'projectmatigwerken'alingevoerd indegemeente Hellendoorn.Voor ieder projectwordteenprojectplanvastgestelddoor hetcollege.Wanneer ersprakeis vannieuwbeleidofkredietengevoteerdmoetenwordengaateenprojectvoorstel naarderaad.Naar aanleidingvanderekenkameraanbevelingen isdit nietgewijzigd; / Aanbeveling 2:deraadwordtviadebestuursrapportages geïnformeerdoverdeprojecten enwaarnodig iswordentussentijds raadsvoorstellen gemaakt. Overalleprojectendiemeerdereclusters rakenvindt


9


dezetussentijdse rapportage plaats.Dezewerkwijze isverankerd in'projectmatigwerken'enisnaar aanleidingvanderekenkameraanbevelingen nietgewijzigd; / Aanbeveling 3:Risicomanagement isopgenomen indewerkplanning enwordtmedio2010ineen beleidsnotavoorgelegdaanhetcollege.Verderzitrisicomanagement verwerkt indestructuurvan projectmatigwerken.Deevaluatie in2010moetnogwordenafgewogen inhetlichtvandekomende bezuinigingsronde. Soortaanbevelingen Soort aanbeveling Gericht opaanpassen beleid (raad)

Aantal (N=?) 2

Gericht op aanpassen processen (college); /

om conform reedsvastgesteld beleid te handelen

/

omdoeltreffendheid en doelmatigheid te borgen, losvan reeds vastgesteld beleid

1

Gericht op ondernemen concrete actie (college)

-

Zoalsuitdebovenstaandetabelblijktzijndeaanbevelingen gerichtophetaanpassenvanhetraadsbeleid enhetborgenvandoelmatigheidendoelmatigheid.Deeerstetweeaanbevelingen hebbenimmers betrekkingophetveranderenvandekadersdiederaadstelt, indederdeaanbevelingdoetderekenkamer deaanbeveling omhetrisicomanagement verdervormtegevenopbasisvaneerderelessen.Hetcollege wordtmetanderewoorden gevraagdomeenleereffectteborgen. Kwaliteit aanbevelingen

Ondubbelzinnig

+/-

Realistisch

+

Toegevoegde waarde

+ /-

Volledig

+

Logisch

+


+

Deaanbevelingenzijnredelijkerwijs binnendebevoegdhedenvanraadencollegeuitvoerbaar, zijnvolledig, volgen uitdeaanbevelingen enzijnspecifiekgeadresseerd. Ondubbelzinnig. Derekenkamerbeveeltderaadaanomvooriederprojecteenintegraal projectvoorstel aanhetcollegetevragen,"waarininhoudelijkedoelstellingenvanhetproject, projectkosten eneen duidelijketijdgebonden projectfaseringzijnopgenomen".Derekenkamercommissie geeftaandathet Handboek ProjectmatigWerkenhiervoor eengoedestructuur biedt, maardatderaaderscherpopmoet toeziendatdezestructuurookwordttoegepast. Deformuleringvandeaanbevelingriepinde


10


commissiebehandeling vragenoprondomdepreciezeinterpretatievanhetbegrip 'integraal'ende verhoudingtot hethandboek. / Toegevoegde waarde. Nietvooralleaanbevelingen isde relatie metdoelmatigheiden doeltreffendheid uitgewerkt. 2.2 / Onderzoek jeugdbeleid gemeente Hellendoorn Opsomming aanbevelingen Zoalsweergegeven inparagraaf 1.1.deedderekenkamer opbasisvandebevindingen devolgende aanbevelingen: 4. Steleenintegrale Notajeugdbeleidvast; 5. Zorgvoorperiodieke evaluatiesvandeNotajeugdbeleid; 6. Maakheldereafspraken overwie,metweldoelbijdebeleidsvormingwordtbetrokken; 7. Kieseenstructureleoplossingvoor 'tHonk; 8. SteleenlangetermijnplanopvoorzowelJOP'salsde straathoekwerker. Besluitvorming doorderaad Hetrekenkamerrapport isop 12februari2008besproken inderaadscommissievergadering vande gemeente Hellendoorn. Raadsleden gevenaandaternietechtverrassendedingen inhetrapportstaanen zoudengraageenietsanderefocushebbengelegdinhetonderzoekwaarbijdoelmatigheidverderwas uitgewerktenmeerdere partijenwaren betrokken.Decommissieleden gevenaanbenieuwdtezijnwathet college metdeaanbevelingen gaatdoenenagenderen hetstukvoordevolgende commissievergadering. Hetrapport isverder nietter besluitvorming aanderaadvoorgelegd. Doorwerking aanbevelingen Indebestuurlijke reactiegeeft hetcollegeaanzichtekunnenvinden indeconclusiesenaanbevelingen van derekenkamer maarwaarschuwt datdenotajeugdbeleidalineenvergevorderdstadiumis. / In2008 isde(integrale) nota(jeugdbeleid) 'Desamenlevingvandetoekomst'vastgesteld (aanbeveling 4).Aandehandvandeze notawordthetbeleidmetdeconvenant partnersintegraaljeugdbeleid gemonitord. Eenevaluatievindt pasplaatsnaafloopvandeperiode in2012alsopzetvoor nieuwbeleid (aanbeveling 5).Dezeaanbeveling isdusopgevolgd; / Inhetconvenant integraaljeugdbeleid uit2008zijnafspraken gemaakt overderollenentakenvande verschillende partnersindebeleidsketen. Ditisin2009geëvalueerdwaarnaaanvullendewerkafspraken zijngemaakt (aanbeveling6); / Inoverlegmetjongeren enjongerenwerkerszijncriteria opgesteldwaaraaneenjongerencentrum moet voldoen. In2008 heeft deraadbeslotendatditcentrum eenplekkrijgt binnendevisieGagelman.In 2010volgenvervolgstappen (aanbeveling7); / DeJOP'sendestraathoekwerker zijnondergebracht bijStichtingdeWelle (aanbeveling8). Soortaanbevelingen Soort aanbeveling Gericht opaanpassen beleid (raad)

Aantal (N=6) 5

Gericht opaanpassen processen(college);


11


/ /


-

omdoeltreffendheid endoelmatigheid te borgen, losvan reedsvastgesteld beleid


-

Alleaanbevelingen hebben betrekking ophetwijzigenofvastleggenvanbeleid.Derekenkamer doet immersdeaanbevelingomNotaJeugdbeleidvasttestellenwaarinookperiodieke evaluatieszijn vastgelegd. Daarnaast doetderekenkamerdeaanbeveling ombinnenditbeleidhet betrekkenvanburgers endelangetermijnplannenvoorjongerenontmoetingsplaatsen enstraathoekwerkers vastte leggen.Ook steltzevooromdestructureleoplossingvoor 'tHonktekoppelenaanlangetermijn (beleids)doelen. Kwaliteit aanbevelingen Norm

Oordeel

Ondubbelzinnig

+ /-

Realistisch

+

Toegevoegde waarde

+ /-

Volledig

+

Logisch

+


-

Deaanbevelingenzijnredelijkerwijs binnendebevoegdhedenvanraadencollege uitvoerbaar enalle conclusieszijninaanbevelingenvertaald ensluiten hieropaan.Opdeandere puntenscorennietalle aanbevelingenoptimaal. / Ondubbelzinnig. Deaanbeveling licht niettoewatondereenintegralenotamoetwordenverstaan; / Toegevoegde waarde. Voordeargumenten4en5wordtgeenargumentatiegegeven; / Adressering. Nietalleaanbevelingen zijnspecifiek aanhetcollegeofaanderaadgeadresseerd. 2.3 / 'Wat stelt de raad nou voor?' Onderzoek naar kwaliteit raadsvoorstellen Opsomming aanbevelingen Zoalsweergegeven inparagraaf 1.1.deedderekenkameropbasisvandebevindingendevolgende aanbevelingen: 9. Maakduidelijkeafsprakenovertermijnenwaarbinnen raadsvoorstellen ingediend dienenteworden; 10. Draagblijvendzorgvoordeorganisatievanschrijftrainingenvoorambtenaren(college); 11. Waakblijvendoverdekwaliteitvanraadsvoorstellen(raad); 12. Draagzorgvoor hetweergevenvanalternatieve beleidskeuzes,eengoedeonderbouwing endewijze vancommunicatie; 13. Zorgervoordatambtenarenzichbekwameninhetschrijvenvankorte,bondigevoorstellen.


12


Besluitvorming doorderaad Hetrapportwordtop27november2008 besproken inderaadscommissieAlgemene bestuurlijkezakenen middelen.Decommissiegeeft aantevredentezijndathetcollegehetgrootste gedeeltevande aanbevelingenoverneemt. Deburgemeester benadrukt dathetcollege metdeaanbevelingenzijnvoordeel zaldoen.Decommissie besluit hetonderzoekvoorzienvaneenraadsbesluit doortesturen naarde raadsvergadering.Op 16december2008 besluitderaadconformhetvoorstel.Hetcollegedoet hierbijde toezeggingdeaanbevelingen metbetrekkingtothetsjabloon indevolgende commissievergadering ABZ/M tebespreken. Doorwerking aanbevelingen Indebestuurlijke reactiegeeft hetcollege aandeaanbevelingenteonderschrijven maarzietbeperkingenin demogelijkheid omdestukkenstroomzotestructureren datopeenstapelingwordtvoorkomen. Desalniettemingeeft hetcollegeaanbeterteplannenenzoveel mogelijkvoorstellen inhet planningssysteem optenemen. / Deafspraken uitaanbeveling 9bestaanenzijnnaaraanleidingvanhetrekenkamerrapport nogmaals nadrukkelijk onderdeaandacht gebracht. Hiermee leidtdezeaanbeveling nietzozeertotconcreteacties, maarmeertoteenvergroot bewustzijnvanhetbelangvaneengoedeplanning; / Deaanbevelingtotschrijftrainingen (10) isuitgewerkt ineenschijftrainingvoor beleidsambtenaren in 2009/2010.Vooralsnogzijndezetrainingenombudgettaire redenen nognietinhetreguliere proces opgenomen; / Aanbeveling 11isvooralgerichtophetbevorderenvaneenkritische houdingvanderaadtenaanzien vandekwaliteitvanraadsvoorstellen enbetreft nietzozeereenconcrete actie.Hetisdaaromniet mogelijk omconcretedoorwerking invervolgacties aantewijzen. Eenrespondentgafaandatdit onderzoek hetmogelijk maakteomopeentechnisch niveauoverdekwaliteitvanraadsvoorstellente spreken; / Naaraanleidingvanaanbeveling 12ishetsjabloonvoorraadsvoorstellen uitgebreidmethetonderdeel 'mogelijkeoplossingen'. / Aanbeveling 13isdeelsverankerd indeschrijfcursus,maarookderoutingvanderaadsvoorstellenis aangepast. Deunitcommunicatie beoordeelt dekwaliteitengeeft hieroverterugkoppeling aande opstellers. Soort aanbevelingen Soort aanbeveling Gericht opaanpassen beleid (raad)

1

Gericht opaanpassen processen (college); /


/

omdoeltreffendheid endoelmatigheid te borgen, losvan reeds vastgesteld beleid

2


2

Deaanbevelingenzijngerichtophetaanpassenvanhetraadsbeleid,hetborgenvandoeltreffendheid en doelmatigheid binnenhetbeleidenhetondernemenvanconcreteacties.Aanbeveling 11isgeadresseerd


13


aande raad,aanbeveling 9en10hebben betrekking ophetborgenvandekwaliteitvanraadsvoorstellen in afspraken binnendeorganisatie.Aanbevelingen 12en 13lijkeneenvoorbeeldtezijnvanconcrete acties die hetcollege hiervoor kanondernemen. Kwaliteit aanbevelingen Norm

Oordeel

Ondubbelzinnig

+ /-

Realistisch

+

Toegevoegde waarde

+ /-

Volledig

+

Logisch

+


+ /-

Hetonderzoek 'kwaliteit aanbevelingen'zetalleconclusiesominaanbevelingen,gaatinopdeconclusies endeaanbevelingenzijn redelijkerwijs realiseerbaar binnendebevoegdhedenvancollegeenraad.Opdrie vandeaanbevelingen scorennietalleaanbevelingenvoldoende: / Ondubbelzinnig. Deverhoudingtussenaanbeveling 10en 13roeptvraagtekens op:betreft hethiereen verduidelijking ofeenaanvulling? / Toegevoegde waarde. Delinkmetdoeltreffendheid endoelmatigheidwordt indeaanbevelingen niet rechtstreeks gelegd,alisduidelijk datdeaanbeveling moetleidentoteenbeterekwaliteit; / Adressering.Deaanbevelingen9,12en13zijnnietexplicietgeadresseerd. 2.4 / 'Meldlijn'. Kwaliteit afhandeling van klachten van burgers gemeente Hellendoorn Opsomming aanbevelingen Zoalsweergegeven inparagraaf 1.1.deedderekenkamer opbasisvandebevindingen devolgende aanbevelingen: 14. Stelspecifieke enmeetbaredoelenvastvoordekwaliteitvandeklachtafhandeling (raad); 15. Zieeroptoedatdenormvoorhettijdigafhandelenvanklachtendaadwerkelijkwordtgehaald(raad); 16. Registreer dewijzewaaropklachtenwordenafgehandeld (college); 17. Zorgervoordathandleidingenvoor Melddesk up-to-date blijven(college); 18. Laatdeambtelijke organisatie rapporteren overdewijzevanafhandeling(college); 19. Geefdeburgerinzicht indebehandelingswijze en-duur vandeklacht(college); 20. Houdklanttevredenheidonderzoeken (college). Besluitvorming doorderaad Het rapportwordtop2april2009besproken indecommissieAlgemene bestuurlijkezakenenmiddelenvan degemeente Hellendoorn. Decommissie isblijmetderesultaten metbetrekkingtotdetevredenheidvande burgersensluitzichaanbijdedoelstelling om85%vandeklachtenoptijdaftehandelen.Wel merkende commissieleden opdatdebenamingvarieerttussen 'loket', 'meldlijn'en'klachtenlijn'. Devoorzitterdoetde


14


toezegging hiernaartelatenkijken.Decommissie steltvooromhetrapport, inclusief bestuurlijk wederhoor, alshamerstuk naarderaadtesturen.Op21aprilstemdederaadmethetvoorstelin. Doorwerking aanbevelingen Inhetbestuurlijkwederhoor reageert hetcollege mettevredenheid overdepositieve resultaten engeeftaan deaanbevelingenter hartete nemen.Concreet stelt hetcollegevooromin201085%vandemeldingen tijdigafte handelenenhierover heldertecommuniceren. Inheteerste kwartaalvan iederjaarzalhet college aandecommissieABZ/Mterugkoppelen overdeklachtafhandeling enderesultatenvaneen tevredenheidonderzoek. Deraadstemdehiermeein. / Aanbevelingen 14,15en20zijn inhethierbovengenoemde besluitvastgelegd.Jaarlijkszal inheteerste kwartaalwordengerapporteerd. In2010zaleentevredenheidonderzoek plaatsvinden doormiddelvan hetburgerpanel (aselecte groepvan 175inwoners); /

Aanbeveling 16en 17zijnopgepaktdoor hetaanpassenvandehandleidingeninstructie aanbetrokken ambtenaren;

/ Overdeklachtafhandeling (18)rapporteert deorganisatie indeparagraaf kwaliteitvandienstverleningen burgerparticipatie indebegrotingenjaarrekening:hierinstaanhetaantalklachten percategorie enhet percentagedatbinnendenormtijdwordtafgehandeld.; / Modulesomaanbeveling 19uittevoerenzijnbinnenDimpactontwikkeldenaangeschaft. Uiterlijk2010 zaldeworkflowzijnaangepast omditgoedte latenfunctioneren. Soort aanbevelingen Soort aanbeveling Gericht opaanpassen beleid (raad)

2

Gericht op aanpassen processen (college); /


/

om doeltreffendheid endoelmatigheid te borgen, losvan reedsvastgesteld beleid

5

Gericht op ondernemen concrete actie (college)

-

Hetonderzoek 'meldlijn'isgerichtopeenpraktisch bedrijfsvoeringonderwerp. Ditistezienaande categorisering vandeaanbevelingen:demeesteaanbevelingenzitten inhetborgenvandedoelmatigheid endoeltreffendheid inprocedures. Deoverigeaanbevelingen hebben betrekkingopdewijzewaaropde raadkaderssteltencontroleert opdeafhandelingvanmeldingen indeopenbareruimte. Kwaliteit aanbevelingen Norm

Oordeel

Ondubbelzinnig

+/-

Realistisch

+

Toegevoegde waarde

+ /-

Rapport DoorwerkingRekenkameronderzoeken

15


Volledig

+

Logisch

+


+

Hetonderzoek 'meldlijn'heeft eenergpraktischonderwerpwatzichergoedvoorleentomheelconcrete aanbevelingentedoen.Deaanbevelingenscorendanookerggoedopdecriteria.Welgevennietalle zevenaanbevelingen expliciet detoegevoegdewaardeaanenwordtnietoveralhetverbandgelegdmetde indeconclusies geconstateerde problemen: / Ondubbelzinnig. Bijdeaanbeveling omterapporteren isgeeneisvanperiodiciteit gegeven:daardoor is niethelderhoevaakdeorganisatiedientterapporten; / Toegevoegde waarde. Vooraanbevelingen 14en 15isdelink metdoelmatigheiden doeltreffendheid nietexplicietgenoemd,alisduidelijkdatdeaanbeveling moetleidentoteengroterestuurbaarheidvan resultaten; 2.5 / 'Met aandacht aanbesteed' onderzoek aanbestedingsbeleid gemeente Hellendoorn Opsomming aanbevelingen Zoalsweergegeven inparagraaf 1.1.deedderekenkamer opbasisvandebevindingendevolgende aanbevelingen: 21. Legrisicoanalyses enevaluatiesvanafzonderlijke aanbestedingenvast; 22. Laathet BAOenhetARWineenofficiële beleidsnotavantoepassingverklaren; 23. Maakdoelstellingen inhetinkoophandboek meetbaar entijdgebonden; 24. Laatvastleggenwelke rolderaadheeft inhetaanbestedingsbeleid; 25. Laatinhandboekvastleggen dathetcollegeoverafwijkingen beslist; Besluitvorming doorderaad DeraadscommissieAlgemene bestuurlijkezakenenmiddelen besprak hetrapportop26november2009. Hierbijgavendecommissieleden aanverheugdtezijnoverdeconclusies. Decommissiegeeftaandathet rapportnietmeer indecommissie meteenreactievanhetcollegeaanbodhoefttekomen,maardathet rapport meteenter bespreking naarderaadkan.Indeinterviewswerdaangegevendathetvoorstel vooralsnog niet inderaadisbesproken. Doorwerking aanbevelingen Hetcollegegafindebestuurlijke reactieaanallevijfdeaanbevelingenteonderschrijvenenbenadruktdatin hetconcept inkoophandboek dattentijdevanhetonderzoekwerdontwikkeltviervandeaanbevelingen (op aanbeveling24na)alexplicietwarenopgenomen.Deaanbevelingenzijnopdevolgendewijzeopgenomen: / Aanbeveling 22en25zijnexpliciet inhetconcept handboekopgenomen; / Vooraanbestedingen boven€158.000,-vindtstandaardeenrisicoanalyseenevaluatie plaats,onder dezegrensgebeurtditsteekproefsgewijs (aanbeveling21); / Inhetconcept handboek isvoorgeschreven datjaarlijkseeninkoopplanwordtvastgesteld metconcrete doelstellingen (aanbeveling23); / Derolvanderaadisinhethandboek uitgewerkt. Deverantwoordelijkheid voor het aanbestedingsbeleid ligtbijhetcollege.Deraadwordthieroverviadereguliere planning-en-controlcyclusgeïnformeerd.


16


Ditconcept inkoophandboek isin2009ter becommentariëring voorgelegdaande businessclub Hellendoorn-Nijverdal enwordtnaeenreactievoordefinitieve besluitvorming aangebodenaanhetcollege. Hethandboekwordtterkennisname aandecommissieABZ/Mgezonden. Soort aanbevelingen Soort aanbeveling Gericht opaanpassen beleid (raad)

Aantal (N=2) 1


om conform reeds vastgesteld beleidte handelen

/


4


-

Evenalshetonderzoek 'meldlijn'isook hetonderzoek naar hetaanbestedingsbeleid sterkgerelateerdaan debedrijfsvoering vandegemeente Hellendoorn.Alleendeaanbeveling omderolvastteleggen isduidelijk gerichtophetmakenvaneenraadsbesluit. Deoverigeaanbevelingenzijneenaanbevelingaanhetcollege omininterneorganisatieafspraken dedoelmatigheid endoeltreffendheid vanhetaankoopbeleidteborgen. Kwaliteit aanbevelingen Norm

Oordeel

Ondubbelzinnig

+

Realistisch

+

Toegevoegde waarde

+

Volledig

+

Logisch

+


+ /-

Inhetonderzoekgeeftderekenkamer inondubbelzinnige bewoordingen haaraanbevelingen,koppeltdeze ook helderaanbevoegdheden engeeft aanwatdetoegevoegdewaarde is.Alleconclusieszijnin aanbevelingenvertaaldenalleaanbevelingenzijneenoplossingvooreenindeconclusies geconstateerd probleem.Alleendeadressering isbijenkeleaanbevelingen niethelemaalexpliciet: / Geenvandeaanbevelingen isexpliciet aanderaadofhetcollegegericht. In4vandevijf aanbevelingen wordtuitdetekstwelhelderaanwiedeaanbeveling isgericht. 2.6 / Onderzoek invoering Wmo Opsomming aanbevelingen Zoalsweergegeven inparagraaf 1.1.deedderekenkameropbasisvandebevindingendevolgende aanbevelingen:


17


26. HouddeintegraleWmo-doelenalsleidraad bijdeopstellingvandeelnota's; 27. Zetdeontwikkeling naareenintegrale benaderingvandeWmodoor; 28. Voerjaarlijks eenrisicoanalyseWmouitenbepaalbeheersmaatregelen.

Besluitvorming doorderaad Deraadscommissie Samenlevingszaken besprak op30maart2010hetrapportvanderekenkamer. De commissiedeeldedebezorgdheidvan hetcollegeoverdefocusvanhetonderzoek ensteldeaanvullende vragenoverhetsamenspeltussenrekenkamer encollegebijdetotstandkoming vanhetrapport.De commissie besloothetstukteagenderenvoordegemeenteraad. Inderaadsvergadering van20april2010 beslootderaadkennistenemenvanhet rekenkamerrapport. Doorwerking aanbevelingen Indebestuurlijke reactiegafhetcollegeaandatdeperiodevantweewekenomtereagerentekort isendat defocusvanhetonderzoekte beperktwasdoordat hetperspectiefvandeburger nietvoldoendewas meegenomen. / Aanbeveling 26:dezeaanbeveling sluitaanopdelopendeaanbeveling:debeleidsambtenaar en wethouder diehetbeleidzalbeoordelenzijnopdehoogtevandezeaanbevelingvanderekenkamer.De aanbevelingwordt nietomgezet inconcreteacties. / Aanbeveling27:dezestructuur isop 1 oktober2008gerealiseerd.Deaanbevelingen leidenniettot verdereaanpassingen; / Aanbeveling 28:naastdejaarlijkse risicoanalysevindt ieder kwartaalook rapportage plaatswaardoor het collegevingeraandepolskanhouden.Ditsluitaanopdehuidigewerkwijze. Dezeaanbeveling heeft niettotconcreteactiesgeleid. Soort aanbevelingen Soort aanbeveling Gericht opaanpassen beleid (raad)

Aantal (N=2) 1



1


1


-

/

Aanbevelingen26 heeft betrekking opdeontwikkelingvanhetWmobeleid.Hierbijdoetderekenkamerde aanbevelingomdeintegraleWmo-doelenalsuitgangspunttenemeneneenintegrale benaderingtekiezen. Hetwerkenaaneenintegrale benaderingvandeWmoiseenoproepaanhetcollegeomconform bestaand beleidtehandelen.Daarnaastdoetderekenkamerookdeaanbevelingomjaarlijkseenrisicoanalyse uitte voerenenbeheersmaatregelen optestellenommetdezerisico'somtegaan. Kwaliteit aanbevelingen


18


Ondubbelzinnig

+/-

Realistisch

+

Toegevoegde waarde

+

Volledig

+/-

Logisch

+ /-

Aandachtvoor geadresseerde

+ /-

Deaanbevelingenzijn redelijkerwijs realiseerbaar binnendebevoegdhedenvanraadencollegeenook wordtbijdeaanbevelingen steedsdekoppelinggemaakt metdedoelmatigheid endoeltreffendheid vanhet gemeentebeleid.Opdeoverigecriteriascorendevariabelen mindergoed: / Ondubbelzinnig. Deaanbevelingen zijninvrijabstractetermengeformuleerd.Deaanbevelingomde integraleWmo-doelenalsleidraadte houden(22)enomeenprikkeltegeventotafstemmingen verantwoording doordeorganisatie ophetniveauvanhetafstemmingsoverleg (23) kunnenopmeerdere manierenwordengeïnterpreteerd. /

Volledig. Hiervaltopdatderekenkamer indeeenvandeconclusiesvanhetonderzoek een kanttekeningplaatsbijhetniettijdgebondenformulerenvandoelenenuitgangspuntenvandeWmo, zonder hieraaneenaanbevelingteverbinden.

/ Logisch. Degehanteerde normvoor logischesamenhangvanconclusiesenaanbevelingen iszodanig geformuleerd datdeaanbevelingeenoplossing moetzijnvoor hetindeconclusies geconstateerde probleem.Ditveronderstelt datindeconclusies heldereenprobleem isgedefinieerd.Bijditonderzoek is datnietaltijdhetgeval.Derekenkamer beveeltbijvoorbeeldaandeintegraleWmo-doelen alsleidraadte houdenaanbeveling22),maarconcludeert nietdatditopditmoment intebeperktemategebeurt. / Aandachtvoordegeadresseerde. Derekenkamer richtgeenvandeaanbevelingenspecifiek aande raadofhetcollege,alwordt uitdetoelichting bijdeaanbevelingenwelduidelijkvanwelkeactoreneen actienodigis.


19


Bijlagen Toetsingskader DeNederlandseVerenigingvoor RekenkamersenRekenkamercommissies hanteert bijzijn prijs(Goudvink) hetvolgendcriterium: "Aanbevelingenzijn: toetsbaar; ondubbelzinnig; realistisch; toegevoegdewaarde; volledig; logisch; aandacht voorgeadresseerde."4 DecriteriawordendoordeNVRRnietverder gedefinieerd:ditmaakttoetsingaandezenormenlastig. Daaromzijndenormen inhetonderstaande overzichtverdergeconcretiseerd: Norm

Uitwerking

1. Ondubbelzinnig

De aanbevelingen zijn slechts voor één uitlegvatbaar, (hierdoor toetsbaar).

2. Realistisch

De aanbeveling is redelijkerwijs realiseerbaar binnen de bevoegdheden van college of raad.

3.Toegevoegde waarde

Aangegeven is hoe de aanbevelingen bijdragen aan hetversterken van de doelmatigheid endoeltreffendheid van hetgemeentelijk beleid.

4. Volledig

Alle conclusies van het onderzoek zijn- voorzover mogelijk- vertaald in aanbevelingen.

5. Logisch

Deaanbevelingen iseenoplossingvoor het probleem dat indeconclusies is geconstateerd,

6.Aandacht voor geadresseerde

Deaanbevelingen zijn specifiek aan de raadof het college gericht.

Denormen 'toetsbaar' en'ondubbelzinnig'vandeNWR liggendusdanigdichtbijelkaar datervooris gekozenom'dubbelzinnig'aantehoudenentoetsbaarheid alseengevolg hiervantebeschouwen.Naast

4

GertSchuttee.a.,JuryrapportNWR GoudvinkenGroenling2009(Ede2009)18.


20


eennormenkadervoordekwaliteitvandeaanbevelingen hanteertderekenkamer het onderstaande normenkader voordenavolgingdoor raadencollege.

8. Hetcollege beargumenteert inhet bestuurlijk wederhoor waarom hetvanuit zijn bestuurlijke verantwoordelijkheid (bestaande beleidsprioriteiten) de raadadviseert om bepaalde aanbevelingen aldan niet over tenemen. 9. De raadbeargumenteert waarom hetbepaalde aanbevelingen aldan niet overneemt: in het raadsbesluit; bijde behandeling inde raad/ commissie. 10. Door de raad overgenomen aanbevelingen worden,voor zovervantoepassing,door de raad uitgevoerd: aanbevelingen worden omgezet inconcrete acties; deze actiesworden vaneentijdspadvoorzien. 11. Door de raad overgenomen aanbevelingen worden,voor zover vantoepassing, door hetcollege uitgevoerd, aanbevelingen woerden omgezet inconcrete acties; deze actiesworden vaneentijdspadvoorzien; het college rapporteert de raadoverdevoortgang. 12. De raad controleert inhoeverre aanbevelingen van de rekenkamer worden uitgevoerd.


21


Bronnen Bestudeerdedocumenten: / College Hellendoorn (2010),reactie opinformatieverzoekRekenkamernaardoorwerkingaanbeveling rekenkameronderzoeken. I RekenkamerWestTwente(2007), 'Sturen opervaring'. Onderzoekrisicobeheersinggroteprojecten. I

RekenkamerWestTwente (2007), Onderzoekjeugdbeleidgemeente Hellendoorn.

I

RekenkamerWestTwente(2008), 'Watsteltderaadnouvoor?'Onderzoeknaarkwaliteit raadsvoorstellen. RekenkamerWestTwente(2008), 'Meldlijn;. Kwaliteitafhandeling vanklachten vanburgersgemeente Hellendoorn.

I I I

RekenkamerWestTwente(2009), 'Metaandachtaanbesteed', Onderzoekaanbestedingsbeleid gemeente Hellendoorn. Rekenkamer WestTwente (2009),Onderzoekinvoering Wmo.

30-03-2010

Notulen bespreking onderzoek Wmo

Samenlevingszaken

29-10-2009

Notulen bespreking onderzoek aanbestedingsbeleid

Algemene bestuurszaken en middelen

21-04-2009

Notulen

Raad

03-12-2008

Notulen bespreking onderzoek 'meldlijn'


16-12-2008

Notulen

Raad

31-10-2008

Notulen bespreking onderzoek kwaliteit raadsvoorstellen


22-01-2008

Notulen bespreking onderzoek jeugdbeleid

Samenlevingszaken

11-11-2008

Notulen

Raad

22-02-2008

Notulen bespreking onderzoek risicobeheersing


Interviews / Dhr. Knopper; Dhr.Vander Noordt.


22


Doorwerking aanbevelingen

'Sturen op ervaring'. Onderzoek risicobeheersing grote projectengemeente Hellendoorn

1. (geadresseerd aan de Raad van Hellendoorn) Zietoe opeen goede envolledige eigen kaderstelling bij

Rb

aanvang van eengroot project indevormvan een integraal projectvoorstel. Vraag eventueel het College van B&W hiervoor eenvastformat opte stellen."Eengoed begin is het halvewerk". Een integraal projectvoorstel waarin inhoudelijke doelstellingen van het project, projectkosten eneen duidelijke tijdgebonden projectfasering zijn opgenomen, biedt voor de raadeen goede basis omde projectvoortgang te bewaken ende informatie uit actualisaties en overige rapportages tegen afte zetten. Het Handboek Werkenvolgens een projectstructuur en projectmatig werken biedt eengoede structuur voor het opstellen van eenprojectvoorstel, maar de rekenkamer vindt dat de raadook scherp moettoezien opde kwaliteit vandefeitelijke invulling van een projectvoorstel. 2. (geadresseerd aande Raad van Hellendoorn) Bepaal inwelke gevallen sprake isvan een strategisch

Rb

project dat inaanmerking komt voor opname inde periodieke actualisaties. De rekenkamer ziet de actualisatie strategische projecten als eenbruikbaarformat voor het informeren vande raadover grote projecten. Nu beperkt de actualisatie zich echter tot alszodanig benoemde strategische projecten.Als de actualisatie voor de raad goed bevalt, kande raaddeactualisatie breder op projecten vantoepassing verklaren. De raad kan daartoe criteria opstellen voor aanwijzing alsstrategisch project. Mogelijke criteria zijn; een minimale financiële omvang; minimale looptijd;geschatte zwaarte van het politiek-bestuurlijk en/of maatschappelijk belang of; de matewaarin sprake isvan uitvoeringsrisico's. 3. (geadresseerd aan hetCollege van B&W) Maakwerk van risicomanagement (bijgrote projecten) en benut

Cd

+ /-

daarbij de huidige ervaring(en). Bij het project Huisvoor Cultuur en Bestuur is proactiefenvanuit een brede samenstelling van een planteamgestuurd opzowel proces als uitkomsten van het project. Daarbij isgebruik gemaakt van externe expertise endeervaring vaneigen medewerkers. Uitdeervaringen van betrokkenen bij het project Huisvoor Cultuur en Bestuur eneventuele eerdere projecten, kunnen lessenworden getrokken met het oog opde beheersing vantoekomstige projecten. Deze lessen kunnenworden vertaald naar standaarden voor een adequate endoelmatige (risico)beheersing bijtoekomstige projecten. Dezevaste standaarden

5(Rb)gerichtopaanpassenraadsbeleid;(Cb)gerichtopaanpassenvanprocessendoorhetcollegeconformraadsbeleid;(Cd)gericht opaanpassenvanprocessenvoorhetcollegegerichtopdoeltreffendheid endoelmatigheid,losvanreedsvastgesteldraadsbeleid;(Ca) gerichtopconcreteactiesvanhetcollege. 6(+)Deaanbeveling isomgezetineenactiedieactiefdoorderaadwordtgemonitord;(+/-)Deaanbeveling isopgenomendoorde ambtelijkeorganisatie;(-)Deaanbeveling isnietverderopgepakt.


23


Aanbeveling kunnen betrekking hebben op bijvoorbeeld:een indeling voor projectfasering en besluitvormingsdocumenten voorde raad;formats voor besluitvormingsdocumenten (per projectfase) aande raad; checklist voor risicoinventarisatie metvaste risicocategorieën; systematiek voor risico-inventarisatie en-analyse;een minimale afvaardiging inprojectteams (welke afdelingen moeten minimaalvertegenwoordigd zijn?) Onderzoekjeugdbeleid gemeente Hellendoom

4. Steleen integrale notajeugdbeleid vast. Zorg als raad dat het ingezette traject wordt doorlopen enwees

Rb

+

Rb

+/-

Rb

+

Rb

+

Rb

+

Cd

-

Cd

+/-

alert opverdere vertragingen 5.Zorgvoor regelmatige periodieke evaluatie's vande integrale Notajeugdbeleid, bijvoorbeeld eens indevier jaar. 6. Maak heldere afspraken overwie metwelk doel bijdebeleidsvorming betrokkenworden. Momenteel ishet contact met partijen nogalad hoc. Het is niet altijdduidelijk welke invloed partijen hebben enwaarom ze gevraagd worden. Dit kan leidentot ondoelmatige bijeenkomsten enfrustratie. Elke keerworden bijde beleidsvorming dezelfdejongeren betrokken. Dit geeft een eenzijdig beeld.Als vantevoren duidelijk ismet welk doelmetdejongeren wordt gesproken, kunnen meeren verschillendejongeren bijde beleidsvorming betrokken worden. 7. Kiesop kortetermijn eenstructurele oplossingvoor 't Honk. Koppel dit expliciet aaneendoelvoor de lange termijn. Steleen lijst met criteria samen die niet opvoorhand iedere locatie onmogelijk maakt. 8.Steleen langetermijn plan opvoor zowelJOP's alsdestraathoekwerker. Opdit momentwordt de opdracht aandestraathoekwerker elke zoveel maandenweer voor beperkte tijdverlengd.Dit staat de continuïteit inde weg. Degemeente committeert zich nogonvoldoende aan hetvoortbestaan vandeJOP's,waardoor het optimaalgebruik vandeze gehinderd wordt. 'Wat stelt de raadnouvoor?' Onderzoek naar kwaliteit raadsvoorstellen

9. College:maakduidelijke afspraken over determijnenwaarbinnen raadsvoorstellen ingediend dienen te worden en draag erzorg voor dat raadsvoorstellen zich niet opstapelen. Opdeze manier kunnen raadsleden zich betervoorbereiden op het komende raadsvoorstel (zewetenwanneer ze het kunnen verwachten). 10.College:draag blijvendzorgvoor deorganisatie vanschrijftrainingen voor ambtenaren,zodat variatie inde kwaliteitvan raadsvoorstellenzoveelmogelijkwordttegengegaan. 11. Raad:waak er blijvendvoor dat de raadsvoorstellen van afdoende kwaliteit zijn om dekaderstellende en controlerende rolte kunnen uitvoeren.Wees er bewust vandat het deverantwoordelijkheid vande raad isom

Rb

-


24


ö

Aanbeveling hetcollege aantespreken op raadsvoorstellen die onvoldoende kwaliteit bevatten. 12.draagzorg voor hetweergeven van alternatieve beleidskeuzes,een goede onderbouwing van hetvoorstel

Ca

+/-

Ca

+/-

Rb

+

Rb

+

Cd

+/-

Cd

+/-

Cd

+/-

Cd

+/-

envoor dewijzewaarop hetvoorstel gecommuniceerd gaat worden (dit kan bijvoorbeeld doordezezaken als vaste onderdelen in het sjabloon terugte laten komen); 13.draag erzorg voor dat ambtenaren zichzelfbekwamen inhetschrijven van korte en bondige raadsvoorstellen (waarin geen lange zinnen voorkomen,zinnengoed lopen engeen spelfouten voorkomen). 'Meldlijn'. Kwaliteit afhandeling van klachten van burgers gemeente Hellendoorn

14. (geadresseerd aandegemeenteraad) Stelspecifieke en meetbare doelenvast vooreengoede kwaliteit van klachtafhandeling. Laat deze doelen gericht zijn opdetevredenheid vande burger. Geef aanwatu belangrijk vindt (bijvoorbeeld snelle afhandeling ofterugkoppeling aande klager) en maak dit het uitgangspunt van het beleidskader. Zo zou de raad bijvoorbeeld kunnen stellen:in2010 wil degemeente dat85%van de burgers aangeeft tevreden te zijn metdewijze waarop degemeente klachten afhandelt. Dezedoelen dienen vervolgens teworden gecommuniceerd naarde burger ("Dit kunt uvan ons verwachten"). 15.(geadresseerd aan degemeenteraad) Zieeroptoe dat de norm,die het college zichzelf oplegt ten aanzien van het percentage tijdig afte handelen klachten,daadwerkelijk behaald wordt. Heroverweeg daarbijwelke ambitie degemeente Hellendoorn op hetgebiedvan het aantaltijdig afte handelen klachten nastreeft (is90% haalbaar?). Een andere optiezou zijn omdetijdsnorm waarbinnen een klacht afgehandeld moetworden,aan te passen.Zowordt het gemakkelijker om90%vande klachten binnen deze tijdsnorm afte handelen. 16. (geadresseerd aan het college) Registreer dewijze waarop klachtenworden afgehandeld.Zieeroptoedat ambtenaren in het Melddesk systeem aangeven hoezijeen binnen gekomen klacht hebben behandeld.Op deze manier kandeafhandelingswijze, wanneer een burger hier naar informeert, direct inzichtelijk worden gemaakt. 17. (geadresseerd aan hetcollege) Draagerzorgvoor dat handleidingen voor (omgang met)de Melddesk upto-date blijven,zodat nieuwe medewerkers aande hand hiervan soepel ingewerkt kunnenworden. 18.(geadresseerd aan het college) Laat de ambtelijke organisatie rapporteren over dewijzevan afhandeling enover eventuele klachten overde klachtafhandeling. Deze informatie kan gebruiktworden omde kwaliteit vande klachtafhandeling teverbeteren (leereffect). 19.(geadresseerd aan het college) Geef inzicht aande burger inde behandelingswijze- enduurvan een klacht. Dit kandoor de behandelingstermijnen per categorie inzichtelijk te maken opdewebsite,maarook door


25


deze per geval standaard (telefonisch ofvia internet) door tegeven.Opdie manierweet de burgerwaar hij/zij aantoe isen kan hij/zij nagaan ofdeafhandeling daadwerkelijk opde aangegeven wijzevorm krijgt. 20. (geadresseerd aan hetcollege) Houdt klanttevredenheidsonderzoeken overdewijzewaarop klachten

Cd

+

Cd

+/-

Cd

+/-

Cd

+/-

Rb

+/-

Cd

+/-

Rb

-

worden afgehandeld.Onderliggend rekenkameronderzoekgeeft een illustratie vande klanttevredenheid, maar geeft geen historisch beeldvandeontwikkeling inklanttevredenheid. Het college kanaande handvan een periodiek (bijvoorbeeld 2-jaarlijks) klanttevredenheidsonderzoek, dedienstverlening opditterrein optimaliseren. 'Met aandacht aanbesteed'onderzoek aanbestedingsbeleid gemeente Hellendoorn.

21. Leg risicoanalyses en evaluaties van afzonderlijke aanbestedingen vast. Opdeze manier verbetert de gemeente voorafde kwaliteit van haar risicobeheer en vergroot zijachteraf haar leereffect. 22. Laat het BAOen hetARW ineen officiële beleidsnota vantoepassing verklaren. Het college werkt momenteel aan een geactualiseerd Inkoophandboek. Bij hetopstellen van dit 'nieuwe' Inkoophandboek kan het invullinggeven aandeze aanbeveling. 23. Maak doelstellingen in het Inkoophandboek meetbaar entijdgebonden. Ook aandeze aanbeveling kan het college invulling geven bij hetopstellen van het 'nieuwe' Inkoophandboek. Zo kan het college in het Inkoophandboek bijvoorbeeld opnemen datde gemeente in2012van alleaanbestedingstrajecten kan aantonen dat hetvoorgeschreven inkoopproces isdoorlopen. Op basisvan degeformuleerde doelstellingen kan hetcollege kiezenwelke informatie indetoekomst nodig isomte meten ofdeze doelstellingen zijn bereikt (bijvoorbeeld informatie over urendie ambtenaren schrijven opafzonderlijke aanbestedingen). 24. Laatvastleggen welke rolde raad heeft in het aanbestedingsbeleid. Ook aandeze aanbeveling kan het college invulling tegeven bij het opstellenvan het 'nieuwe' Inkoophandboek dat zij momenteel aan het opstellen is. 25. Laat inhet Inkoophandboek vastleggen dat hetcollege over afwijkingen beslist. Uitde interviews blijkt dat degemeente Hellendoorn de regel hanteert dat het college overafwijkingen van gehanteerde drempelbedragen beslist. Door ook dit in het 'nieuwe' Inkoophandboek vastte leggen endaarbijte bepalen wie erverantwoordelijk voor isdatvoorgenomen afwijkingen bij hetcollege terecht komen,verkleint het college het risico dat ambtenaren zelfdergelijke besluiten tot afwijking nemen. Onderzoek invoeringWmo 26. Houdde integraleWmo-doelen als leidraad bijde opstelling vandeelnota's. Nude regionale en lokale


26


kaderstelling heeft plaatsgevonden, isdegemeente aandeslag gegaan met hetopstellenvan de nota's per prestatieveld. Bijde uitwerkingvan die prestatievelden is het belangrijk omdeoverkoepelende doelen,zoals deze indeWmo-beleidsnotazijn opgesteld,als leidraad aante houden.Opdiemanier isde uitvoeringvan de prestatievelden gekoppeld aande realisatie van dedoelen en beoogde maatschappelijke effecten van de geheleWmo. 27. Zet de ontwikkeling naar een integrale benadering van deWmo door. Hetcollege heeft deeerste stappen

Cb

richting een integrale benadering reeds genomen, door het introduceren vaneen nieuwe organisatiestructuur. Om de realisatie vandedoelen op het niveau van hetWmo-beleidsplante bewaken, is het belangrijk dater ook opdit niveau afstemming enverantwoording door de organisatie plaatsvindt. Hetcollege moet hiervoor de prikkelgeven. 28. Voerjaarlijks een risicoanalyse Wmo uiten bepaal beheersmaatregelen. Degemeente Hellendoom heeft

Cd

weinig ruimte omfinanciële en personele risico'sten aanzienvan deWmo optevangen. Het college moet daarom scherp (jaarlijks) controleren opmogelijke risico's,zodat zijtijdig concrete en structurele beheersmaatregelen kan bepalen. Risicoanalyses en evaluaties zijn hiervoor mogelijke instrumenten. Gebruik de resultaten daarvanom hetbeleid bijtesturen.


27

v IVertr

Recommend Documents