Junák – svaz skaut a skautek R
Ú tování samostatn zú tovatelných akcí Metodický list obsahuje doporu ení a postupy týkající se ú tování o samostatn zú tovatelných akcích v ú etnictví ú etních jednotek. Metodika obsahuje základní doporu ení pro organiza ní jednotky Junáka, ale je možné samoz ejm ú tovat i jinými zp soby.
Pravidla pro akce vyplývající z p edpis Junáka Akce v souladu s Hospodá ským ádem Junáka rozd lujeme na -
velké – p edpokládané výdaje vyšší než 10 000,- K nebo doba trvání delší než 6 dní;
-
malé – ostatní akce.
Dále je ur eno, že na každou akci sestavuje OJ samostatný rozpo et a dbá na ú elné vynakládání svých prost edk v souladu se svými výchovnými cíli. Rozpo et a vedoucího velké akce schvaluje rada OJ. Ta m že n kterého inovníka OJ schválením pov it. Pravidla pro po ádání malých akcí stanoví rada OJ svým usnesením. Za hospoda ení akce je odpov dný její vedoucí. Vedoucí akce dbá, aby hospoda ení akce bylo v souladu s rozpo tem, p ípadn aby v p ípad , že se podmínky jejího po ádání zm ní, nedocházelo k neplánovanému erpání prost edk nekrytých p íjmy. D ležitou povinností, která bývá asto zanednávána je, že hospoda ení akce je ukon eno jejím finan ním vyhodnocením a zavedením do ú etnictví OJ. Výše uvedená ustanovení citovaná z Hospodá ského ádu Junáka jsou v praxi vykonávána pon kud rozdíln a n kdy nep esn . Problémy zejména vznikají neexistujícími pravidly pro po ádání velkých a malých akcí p ímo v organiza ních jednotkách. Rozpo et musí být sestavován na každou akci (tedy velkou i malou). U velkých akcí je explicitn stanoveno, že musí být sestaven písemným zp sobem (pokud by tak nebylo, musela by o n m rada OJ rozhodovat pouze na základ ústního podání, což je tém neproveditelné). U malých akcí není forma rozpo tu stanovena.
Stanovení vnit ních pravidel v OJ Hospodá ský ád Junáka p edpokládá se, že každá OJ, která je po adatelem jakékoliv akce, musí mít stanovena pravidla pro jejich po ádání. Tato pravidla jsou vydána p íslušnou radou OJ a jsou tzv. „šitá“ na míru každému po adateli. Z tohoto d vodu není možné poskytnout p esnou metodiku, jak by taková pravidla m la vypadat. V tomto metodickém listu uvádíme pouze základní problémy, které by bylo vhodné v t chto pravidel ešit: Obecná úprava v rámci ú etní jednotky (nap . st ediska) St edisko musí v rámci ú etnictví rozhodnout o následujících problémech: • zavedení analytické evidence tak, aby bylo možné zjistit náklady a výnosy jednotlivých akcí, potažmo i výsledek hospoda ení akce; • zavést specifické íselné ady na íslování ú etních doklad vzniklých v rámci akcí; • p ijmout pravidla pro po ádání akcí tak, aby vedoucí t chto akcí byli nuceni p ipravovat ú etní podklady hospodá i tak, aby nemusel celé vyú tování p epracovávat znovu; • p ijmout pravidla pro odevzádní podklad k hospoda ení akce po jejím skon ení (termín, forma a kvalita podklad , která umož í snadné zaú tování v ú etnictví a založení v rámci ú etní evidence OJ). St edisko m že také rozhodnout, že bude zú továvat ú etní p ípady uskute n né na akci jednotliv do ú etnictví st ediska (tedy nebude postupovat podle návodu v této kapitole). Tento postup je výhodný nap . u akcí s malým po tem doklad . Úprava postupu v rámci samostatn zú tovatelné akce (nap íklad tábora) Vedoucí akce, který je vázán pravidly vydanými st ediskem, musí upravit vlastní pracovní postupy tak, aby byly v souladu s podmínkami ú etnictví a zárove aby celé hospoda ení akce bylo co nejjednodušší. Hospodá i je nutné p edat veškerou agendu vytvo enou v rámci akce (to znamená odevzdat ádn zpracované prvotní a druhotné doklady, vytisknout pokladní knihu v etn p ehledu náklad a výnos uskute n ných na akci, p ehledn zpracovat vyú tování zálohy poskytnuté na konání akce a p ipravit ú etní doklady tak, aby je bylo možno založit (nalepit, o íslovat, se adit apod.).
Metodický list – Ú tování akcí Zpracováno podle právního stavu k 31. 3. 2006
Strana 1 ze 5 stran
Junák – svaz skaut a skautek R
Metodika ú tování akcí Problematika ú tování akcí je pom rn obtížn vysv tlitelná, protože se v praxi setkáváme s r znými p ístupy, které vyžadují vlastní ešení. Z tohoto d vodu zde uvádíme zcela výjime n strukturu výkladu. A. Ú tování o akcích s p edem stanovenou výší dotace B. Ú tování o akcích bez dop edu stanovené výše dotací I. Akce nedotovat II. Akce dotovat II/a po adatel akci zálohuje II/b po adatel akci nezálohuje Mezi typické akce, kde lze p edem stanovit výši dotace jsou tábory erpající dotaci na vybavení, vzd lávací akce, rádcovské kurzy apod. Typickými akcemi, kde není p edem výše dotace známa jsou nap íklad krátkodobé akce. Zde není (p íp. nemusí být) možné již na za átku jejich konání p edpokládat, že dotace bude poskytnuta. To závisí zejména na výši p id lených finan ních prost edk , rozhodnutí nad ízené OJ nebo kone ném rozhodnutí uživatele dotace (v tšinou st ediskové rady OJ). A. Ú tování o akcích s p edem stanovenou výší dotace Akce jsou charakterizovány tím, že již v rozpo tu akce jsou zahrnuty dota ní prost edky (nebo p ísp vky samospráv) v p edpokládané výši podle vyhlášených pravidel. Po skon ení akce je pak nutné spo ítat maximální výši možného nároku dotace a tento proú tovat. P ehled ú etních p ípad : Název ú etního p ípadu P íjem ú astnických poplatk P íjem dotace na ú et Výplata pen z na akci P evod pen z na akci v rámci zú tování akce (vrácení z statku) Nákup materiálu na fakturu (materiál pat í do náklad akce) Nákup materiálu pat ícího do náklad akce Zú tování p íjm z akce - ú astnické poplatky Zú tování výdaj z akce - materiál - cestovní náhrady - potraviny pro stravování ú astník - služby Zú tování nároku na dotaci na akci
Doklad Výpis BU PPD Výpis BU VPD PPD Faktura VPD PPD
VPD
Interní doklad
MD 221 211 221 261 211/A 501/A 501/A 211 501/A 512/A 501/A 518/A 378/A
D 649/2 378/A 211 261 321 211 649/2
211/A 681/1
B. Ú tování o akcích bez nároku na dotaci Akce jsou po ádány v tšinou s tím, že mají ve svém rozpo tu zahrnutou dotaci pouze v rámcov p edpokládané výši. Jedná se typicky o krátkodobé akce, kdy výše dotace vyplývá sice z pokynu k dotacím, ale výše dotace není zaru ena a závisí na n kolika nep edvídatelných faktorech (výše dotací celkem, velikost nároku pro jednotlivé okresy apod.). P i hospoda ení t chto akcí se postupuje takto: • mezi p íjmy jsou v tšinou pouze ú astnické poplatky; málo kdy se do p íjm „vloudí“ p ísp vek po adatele i dary; • hospoda ení akcí kon í zpravidla vyrovnan – p íjmy se rovnají výdaj m (náklady = výnos m) nebo p ebytkem (výnosy > náklady).
Metodický list – Ú tování akcí Zpracováno podle právního stavu k 31. 3. 2006
Strana 2 ze 5 stran
Junák – svaz skaut a skautek R Výchozím p edpokladem musí být fakt, že akce, na jejíž náklady nebyly použity dota ní prost edky, m že mít p ebytkové hospoda ení (akce m že skon it ziskem). Tyto akce se tím však áste n diskvalifikují z dodate ného dotování. Existuje n kolik p ístup , jak vy ešit ú tování t chto akcí: A. I. akce nedotovat (a t eba využívat možnosti p ebytkového hospoda ení) Výhody: nízká administrativní náro nost, nedochází k op tovnému otevírání hospoda ení a jeho p epracovávání a p eú továvání. Zisk z p ebytk jednotlivých akcí je istým vlastním zdrojem. Nevýhody: ne erpání jednoho z dosažitelných zdroj financování, erpání prost edk od rodi d tí nebo vlastních prost edk po adatele. V praxi se setkáváme s tím, že akce mají vlastní hospoda ení (vede vedoucí akce i hospodá akce) a toto se p evede po skon ení akce do ú etnictví OJ (n kolika souhrnnými doklady). Tento typ hospoda ení m že využívat díl í pokladnu. Zejména u malých akcí je možné donést doklady hospodá i, který vystaví p ímo p íslušné pokladní doklady a tím akci zú tuje do ú etnictví OJ. U tohoto typu hospoda ení se nep edpokládá použití díl í pokladny. A. II. akce dotovat Zde dochází k využívání nabídnutého finan ního zdroje, ale za cenu ur ité administrativní zát že. Jak bylo již nazna eno – p ed zahájením krátkodobé akce není jistá výše dotace (ba dokonce není jisté její dotování v bec). Po adatel se tedy musí již dop edu rozhodnout, zda bude ze svého zálohovat výdaje (náklady) krátkodobých akcí nebo nikoliv. Podle toho je t eba akci také ú tovat. A. II.a po adatel akci zálohuje z vlastních prost edk Pro zjednodušení uvádíme asovou posloupnost ú etních p ípad : 1) výdej zálohy 2) p íjem ú astnických poplatk 3) zú tování všech výdaj Ú tovací p edpis Výdej zálohy vedoucímu akce P íjem ú astnických poplatk Vratka zálohy Zú tování výdaj - spot ební materiál, stravné - služby - cestovné d tí VÝSLEDEK HOSPODA ENÍ AKCE
Doklad VPD
K 200 500 200
PPD
VPD ztráta
300 150 150 - 100
MD 314/1 211 211
D 211 649/1 314/1
501/1 518/1 518/1
211 211 211
Poznámka: zaú tovaná akce má schodkové hospoda ení – ztrátu 100 K nese po adatel. Tato ztráta m že z stat kone ná, pokud by nebylo možné provést její vyrovnání z dotace. Vyú tování zálohy je možné ešit také p edpisem 501, 518 / 314 a 211. V tomto p ípad se však vynechá vratka zálohy. V záv ru roku (ú etního období) se ukázalo, že akce m že být dotována a proto je t eba, aby • došlo k otev ení hospoda ení akce; • ur ení výše dotace, kterou lze erpat; • ešení výsledku hospoda ení a jejímu uzav ení. V našem p ípad je možné pokrýt ztrátu z hospoda ení akce práv z dotace a ú etní p ípady se doplní: Ú tovací p edpis P iznání dotace na krátkodobou akci
Doklad Interní doklad
K 100
MD 378
D 681/1
Po otev ení hospoda ení akce je t eba opravit její vyú tování (ideální je vytisknout novou výsledovku dle p íslušné kalkula ní jednice) takto:
Metodický list – Ú tování akcí Zpracováno podle právního stavu k 31. 3. 2006
Strana 3 ze 5 stran
Junák – svaz skaut a skautek R P ehled hospoda ení akce (výsledovka dle kalkula ní jednice „1“) P ÍJMY (VÝNOSY) VÝDAJE (NÁKLADY) ú astnické poplatky 500 spot ební materiál, 300 stravné dotace 100 cestovné d tí 150 služby 150 CELKEM 600 CELKEM 600 A. II.b po adatel akci nezálohuje z vlastních prost edk Tento p ístup p edpokládá, že hospoda ení akcí skon í vyrovnan (tedy nikoliv ztrátou). Jedná se o nejb žn ji užívaný p ístup. Pro zjednodušení uvádíme asovou posloupnost ú etních p ípad : 1) p íjem ú astnických poplatk 2) zú tování všech výdaj Ú tovací p edpis P íjem ú astnických poplatk Zú tování výdaj - spot ební materiál, stravné - služby - cestovné d tí VÝSLEDEK HOSPODA ENÍ AKCE
Doklad PPD
K
600 300 150 150 0
VPD
MD 211
D 649/1
501/1 518/1 581/1
211 211 211
V záv ru roku (ú etního období) se ukázalo, že akce m že být dotována a proto je t eba, aby • došlo k otev ení hospoda ení akce; • ur ení výše dotace, kterou lze erpat; • ešení výsledku hospoda ení (doú továním dotací se zvýší p íjmy a akce se tak stane ziskovou, což není v souladu s dota ními pravidly. Proto je t eba tuto situaci vy ešit a legáln to lze provést pouze snížením výnos – vratkou ú astnických poplatk ). V našem p ípad je možné pokrýt ztrátu z hospoda ení akce práv z dotace a ú etní p ípady se doplní: Ú tovací p edpis P iznání dotace na krátkodobou akci Vratka ú astnických poplatk
Doklad Interní doklad VPD
K 100
MD 378
D 681/1
100
649/1
211
Vracení ú astnických poplatk Vratky ú astnických poplatk se musí vy ešit v souladu s požadavky právních p edpis . Není možné používat lidov zažitá ešení, nap . psát na p ihlášky v tu „ Rodi e souhlasí a svým podpisem stvrzují, že p ebyte né prost edky z této akce je možné ponechat v oddílové pokladn ke krytí pot eb oddílu“ nebo ne ešit p ebytky hospoda ení v bec. Správných ešení m že být n kolik. V praxi je uplat ováno zejména zú tování p ebytk ú astnických poplatk z hospoda ení akce (tedy snížit ú astnické poplatky, vyrovnat hospoda ení na nulu) a následn jinou hospodá skou operací vložení prost edk , již mají jiný charakter - dary od rodi ). Tento postup je možný pouze se souhlasem rodi a je velmi vhodné mít na tyto peníze i darovací smlouvu, která p vod pen z potvrdí. Popsaný postup se dá ešit u jednotlivé akce (nap . tábora). V p ípad více drobných akcí by to bylo velmi administrativn náro né a je možné je u init sou asn za n kolik akcí v jednom ú etním období. P ebytky ú astnických poplatk se v takovém p ípad evidují podle jednotlivých len a akcí. V souladu s výše uvedeným je možné tedy peníze nevracet a proto by se ú tovací p edpis zm nil takto: Metodický list – Ú tování akcí Zpracováno podle právního stavu k 31. 3. 2006
Strana 4 ze 5 stran
Junák – svaz skaut a skautek R Ú tovací p edpis P iznání dotace na krátkodobou akci Snížení ú astnických poplatk P ijetí daru ve výši p ebytku ú astnických poplatk **
Doklad Interní doklad Interní doklad Interní doklad
K
100
MD 378/1
D 681/1
100
649/1
378/X
100
378/X
682
** V praxi je však t eba dodržet tato pravidla: a) nikdy nezú továvat snížení ú astnických poplatk a p ijetí dar na 1 interní doklad (vždy rozd lit!); b) p iložit k internímu dokladu (p ijetí daru) i darovací smlouvu. Po otev ení hospoda ení akce je t eba opravit její vyú tování (ideální je vytisknout novou výsledovku dle p íslušné kalkula ní jednice) takto: P ehled hospoda ení akce (výsledovka dle kalkula ní jednice „1“) P ÍJMY (VÝNOSY) VÝDAJE (NÁKLADY) ú astnické poplatky 500 spot ební materiál, 300 stravné dotace 100 cestovné d tí 150 služby 150 CELKEM 600 CELKEM 600 Poznámka: v kone né výsledovce nedošlo vlastn k žádnému rozdílu oproti minulé ukázce, ale pen žní prost edky protekly hospoda ením akce úpln jiným zp sobem. Vnit ní p edpisy a formulá e zmín né v tomto metodickém listu najdete spolu s dalšími materiály na webových stránkách Junáka www.skaut.cz/dokumenty nebo www.skaut.cz/hospoda ení . Zpracoval: Recenze:
Ing. Jan Stejskal Bo ek Sluné ko
Metodický list – Ú tování akcí Zpracováno podle právního stavu k 31. 3. 2006
Strana 5 ze 5 stran
