Útmutató az elektronikus kérvényekhez Az elektronikus ügyintézés kényelmesebb, korszerűbb, gyorsabb, környezetkímélőbb ügyintézési megoldás. A Neptun Kérvénykezelő modul a főiskola szolgáltatása, mellyel a hallgatói kérvénykezelés reményeink szerint hatékonyabbá, egyszerűbbé és áttekinthetőbbé válik. A Kérvénykezelő modul használata minden hallgatói jogviszonnyal rendelkező hallgatóra vonatkozik: csak és kizárólag ezen a felületen benyújtott kérvényeik érnek célba. A kérvények ügyintézési ideje max.30 nap (általában ennél hamarabb megszületik a döntés, de különösen terhelt időszakokban, pl. tárgyfelvétel idején, vagy hosszú döntési folyamat esetén [pl. egy kérvényen több tárgyelismerési kérelem több tanszékről] 1 héten túli döntés is előfordulhat). A Szolnoki Főiskola a Kérvénykezelő modulban a teljesség igénye nélkül a következő szolgáltatásokat nyújtja hallgatóinak: regisztrációs, tárgyfelvételi kérvények kreditátviteli kérvény költségtérítés részletfizetés, halasztás, diákhiteles befizetés jelzése kedvezményes tanrend méltányosság képzés váltás nyelvvizsga elismerések hallgatói juttatások (szociális támogatás, kollégium, stb.) Kérvénykezelő elérése, menüpontjai (alapok) - Általános kérvény a hallgatói weben a Kérvények menüpontban jelenik meg. - Hallgatói regisztráció a hallgatói weben a Beiratkozás/Bejelentkezés menüpontban használható. - Kollégiumi jelentkezés kérvény a hallgatói weben a kollégiumi jelentkezés menüpontban a kollégiumi jelentkezésnél adható be. - Pénzügyi kérvény a hallgatói weben a Pénzügyek/Befizetés menüponton található. - Záróvizsga jelentkezés kérvény a hallgatói weben a záróvizsga menüpontban, a záróvizsga jelentkezésnél használható. A szokásos módon (azonosítóval, jelszóval) lépjen be a web-en keresztül a saját Neptun felületére. A felső menüsorban Ügyintézés/Kérvények menüponton éri el a kérvénykezelést.
A megjelenő felületen két tabfül található:
1. Kitölthető kérvények: Itt látható az adott időpontban kitölthető kérvények listája. A kiválasztott kérvényre kattintva betöltődik a nyomtatvány, melyet értelemszerűen kitölt, majd Mentés. 2. Leadott kérvények: Itt a már beadott kérvényeinek sorsát követheti nyomon, a mentés utáni állapottól a döntésig. Egyes kérvényekhez kötelező mellékletet csatolni (pl. valamilyen igazolást), akkor automatikusan megjelenik a csatoláshoz a ‘Dokumentumok hozzárendelése’ gomb, és melléklet csatolása nélkül nem tudja beadni kérvényét. Más kérvényeknél a csatolás csak lehetőség. Ekkor a kérvény leadása után, a Leadott kérvények tabfülön az adott kérvény sorában jobb oldaltl a Lehetőségek / Kérvénymelléklet megjelölésével tölt- heti fel a csatolni kívánt dokumentumot Melléklet csatolására ill. törlésére csak a kérvényhez beállított időlimiten belül van lehetőség. Emiatt kérjük, ahogy a mellékleteket készítse elő a kérvény kitöltése előtt. Mellékletként max. 500KB-os img, tif, jpg, .pdf, .doc(x), .xls(x) ill. max. 1500KB-os tömörített .zip és .rar állományok csatolhatók (ha tömörítenie kell, keressen rá a web-en pl. az online compress pdf kifejezésre) A beadott kérvényeit nyomtathatja, melyen a mentéssel egy azonosító generálódik. Bizonyos esetekben erre az azonosítóra kell hivatkoznia további ügyintézéskor. A legfontosabb tudnivalók, tanácsok 1. A beadható kérvények listája folyamatosan változik a kérvény beadási határideje, a beadásra jogosultak köre illetve a kérvény tartalmának aktualitása szerint. Így figyelemmel kell kísérni, melyik kérvény meddig adható be. A beadási határidő látható a ’Kitölthető kérvények’ felületen. Ha a kérvény beadási határideje lejárt, a kérvény eltűnik a listáról! Határidőn túl kérvényt beadni nem tud, és későbbi beadására engedélyt nem kap! 2. Ha több képzése is van/volt, akkor azon a képzésén kerül beadásra a kérvénye, amelyikbe a Neptunban belépett.Győződjön meg arról, hogy a helyes képzésén áll (bal oldalt fent), és ha nem, a bal felső ‘Képzés’ gombbal állítsa be a megfelelő képzését. Az Általános kérvény csak abban az esetben adható be, ha kérésére nincs (és nem volt) speciális kérvény. Így más kérvény határidőn túli beadását nem válthatja ki általános kérvénnyel, KIVÉVE HA ARRA ENGEDÉLYT KAP. Engedély nélkül az általános kérvényt formai okból visszautasítják. 4. A kérvénytípusoknál a beadási alkalmak száma limitált lehet. Létezik a képzés teljes időtartama idejére, illetve a félév során limitált kérvénytípus. Ha a maximálisan beadható kérvényeit felhasználta, tovább nem töltheti le az adott kérvényt.
3.
Pl. Méltányossági kérelmet csak egyszer tud letölteni, ha azt beadta, eltűnik a beadható kérvények listájáról. 5. Mentés után nincs lehetőség a kérvény visszavonására, és beadható kérvényeinek számát csökkenti! 6. Egyes kérvényeknél kötelezően kitöltendő mezők is lehetnek. Ha üresen marad a mező, a kérvény nem menthető. 7.
Bizonyos kérvényekhez melléklet csatolandó, vagy csatolható. a. Ha kötelező mellékletet csatolni, a kérvény melléklet nélkül nem menthető. b. Melléklet feltöltéséhez és feltöltött mellékletek törléséhez időlimitet szabhatunk, melyről a Kérvénymelléklet feltöltése ablakban információt kap.
Határidőn túl melléklet nem csatolható, és nem törölhető. A melléklet hiánya esetleg beadott kérvényének elutasításával járhat. Ezért az alábbi eljárási sorrendet javasoljuk: - Első lépésként szkennelje a mellékletet, vagy pl. fényképezze le digitális fényképezőgéppel - tömörítse max 500KB-os .pdf, .jpg, .tif, .doc(x), .xls(x) vagy max 1500KB-os .zip, .rar állománnyá (keressen rá pl. a web-en az online compress pdf vagy online compress jpg kifejezésre. Egy A4-es lapról elég 1024x768 pixeles képet küldenie) - adja be kérvényét - végül csatolja a melléklet(ek)et 9. Melléklet csatolásánál előfordulhat, hogy csak másodjára sikeres a feltöltés, ha első alkalommal nem látja a melléklet leírását a feltöltött mellékletek felületen, újra próbálkozzon. Ellenőrizze az eredményt! 10. Néhány kérvény ügyintézéséhez hozzátartozik a melléklet eredeti példányának bemutatása. Az eredeti okiratot személyesen bemutathatja az ügyintézőnél, vagy postázás útján kell eljuttatnia az eljáró személyhez. Az eljárásról az adott kérvényekben minden esetben talál instrukciót. Pl. a nyelvvizsga alapján kérheti egy kérvényben a kimeneti követelmények teljesítésének elismerését (azaz a diploma kiadásához a nyelvi követelmény teljesítését), és ugyanezen kérvényen kérheti az adott nyelvből a nyelvi tárgyak teljesítése alól a felmentést is. Mindkét eljáráshoz vizsgálni kell a nyelvvizsga-bizonyítvány eredetiségét, így azt a kérvény beadását,
melléklet csatolását követően rövid határidővel be kell mutatnia az Idegennyelvi Tanszéken (vagy postázza oda). Kérvénye csak ettől válik érvényessé. 11. Nyomon követheti kérvényének sorsát a Leadott kérvények tabfülön. Itt látható a kérvény státusza (lehet pl. ‘Ügyintézés alatt’, ‘Elfogadva’, ‘Elutasítva’, ‘Javításra visszaküldve’), döntés esetén az elfogadás vagy elutasítás, és a döntés indoklása. A kérvénykezelő bevezetésével a legtöbb kérvényére a kérvénykezelőben kapja meg a hivatalos határozatot (döntés indoklása), ne várja a postai értesítést. Ezért javasoljuk, rendszeresen lépjen be a Neptunba. Automatikus értesítést kap pl. email-en a leadott kérvények elfogadásáról vagy elutasításáról, amennyiben beállítja a kérvényekkel kapcsolatos automatikus üzenetküldést (Bal oldalt kattintson a boríték ikonra, amíg megjelenik az ‘Üzenetek’ panel, ott kattintson a “Beállítások”-ra, majd az ‘Automatikus értesítések’ tabfülön pipálja a “Kérvényekkel kapcsolatos üzenetek” szakasz megfelelő pontjait). 12. A Tanulmányok menü Képzés pontja alatt megtekintheti ügyintézője nevét, aki a tanulmányi előadója. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy bár a legtöbb kérelem az Önhöz rendelt tanulmányi előadóhoz kerül, az esetek túlnyomó részében azok továbbításra kerülnek tanszékre, vagy egy döntéshozó testülethez. Ezért a tanulmányi előadóktól a döntés meghozataláig hiába kér információt, az ügymenetet nem gyorsíthatja, a döntést nem befolyásolhatja. Ezért arra kérjük, kérvényei ügyében ne az előadóját keresse, kérvényei státuszát a Neptunon kísérje figyelemmel! 13. A kérvénykezelőben beadott kérvényeik hivatalos iratok! Az azon tett nyilatkozatok, megadott adatok egyenértékűek egy aláírt dokumentummal. Ezért gondolja meg, mielőtt Neptun azonosítóját és főleg jelszavát bárkinek kiadja! A Neptunon a belépés után az azonosítója jelenti személyét. Ezért ha valakinek kiadja jelszavát, azzal meghatalmazza, hogy az Ön ügyében hivatalosan eljárhat. Vigyázzon, ezzel visszaélést is el lehet követni! A Főiskola nem vizsgálja a jelszó kiadásából származó panaszokat, kifogásokat, és eljárásaiban feltételezi, hogy az azonosító tulajdonosa cselekedett. Reméljük, ügyintézése egyszerűbbé válik, és a kérvénykezelő használatával az adminisztrációs útvesztőkben jobban eligazodik. Tanulmányaihoz sok sikert kívánunk!
Tanulmányi és Oktatásszervezési Központ
Tekintse meg a következő oldalon kezdődő illusztrált Részletes hallgatói leírást.
Részletes hallgatói leírás BELÉPÉS: A web-en a szokásos módon belépünk a Neptunba, majd Ügyintézés/Kérvények.
KÉRVÉNY BEADÁS FOLYAMATA Kitölthető kérvények fül, kérvény mellett „Lehetőségek” majd a felbukkanó menüből „Kiválaszt” (vagy dupla kattintás a kiválasztott kérvény nevére. Az ’Érvényesség’ oszlopban látható, meddig adhatók le az egyes kérvények.
KÉRVÉNY TÖLTÉSE A kérvény értelemszerűen tölthető. Van, ahol választani kell, van, ahol többet is jelölhetünk, és szabad szöveges kitöltés is lehetséges. Mindig figyelni kell, milyen formában írjunk a mezőbe.
KÉRVÉNY LEADÁSA: (vissza nem vonhatja!)
Lehetnek a kérvényen kötelezően töltendő mezők. Ha nem tölti ki, a kérvény nem menthető, és az alábbi hibaüzenetet kapja:
A kérvényen pirosan jelöltek a kitöltendő mezők. (Piros marad beírás után is, de menthetővé válik a kérvény.)
A mentés sikerességét üzenet jelzi vissza. Ha kötelező a melléklet csatolása, ezt is tartalmazza a visszajelzés szövege.
Ha a kérvényhez kötelező a melléklet csatolása, akkor a kérvény mentése után rögtön megnyílik egy panel a csatoláshoz. Az útvonal meghatározása és Leírás mező töltése után a Kérvénymelléklet feltöltése gombra kell kattintani. Ellenőrizze, hogy valóban sikeresen töltötte fel a mellékletet! (Egymás után több melléklet csatolható.) Bezárás gomb.
Sikeres mentés után a beadott kérelmét a Leadott kérvények fülre váltva találja. Itt megtekintheti, kinyomtathatja a kérvényt (ehhez Adobe Reader-nek kell lennie a gépén). A kérvény sorában információkat talál kérvényéről.
Ha a kérvényhez nem kötelező a melléklet: ’Ügyintézés alatt’ státuszú leadott kérelemhez szabadon is csatolható melléklet, a kérvény sorában a Lehetőségek-re, majd a felbukkanó menüben a Kérvénymelléklet-re kattintva. Ugyanitt megtekinthetőek a már csatolt mellékletek. Mellékletek ugyanitt törölhetők is. Vigyázat! Melléklet csatolására, és törlésére időlimit beállítás van, erről ilyenkor a melléklet csatolás paneljének felső részén kap tájékoztatást (ld. előző előtti kép)
Kérvénnyel kapcsolatos információ: Ha kérvényét elbírálták, a Leadott kérvények alatt az adott kérvény státusza azonnal megváltozik, ha döntés született. Ettől kezdve a döntés indokát is elolvashatja. Ha ez hosszabb szöveg, az indokra mutatva a teljes indoklást mutatja egy információs mező.
Javításra visszaküldött kérvény Ha a kérvény státusza ‘Javításra visszaküldve’, akkor...
...a kérvény sorában jobb oldalt a ‘Lehetőségek’-re kattintva, majd a felbukkanó menüben a “Javítás”-t választva ...
...lehet a kérvényt javítani. Itt piros betűs szöveg formájában láthatók a kérvény véleményezőjének/döntőjének észrevételei.
Ilyenkor korrigálni kell a kifogásolt adatokat, a kérvényt újra le kell adni, az egyenesen a javításra visszaküldő véleményezőhöz/döntőhöz fog kerülni. Üzenet a döntésről: Kérvényével kapcsolatos döntésekről azonnal automatikus rendszerüzenetet kap, ha bal oldalt az Üzenetek/Beállítások felületen az ’Automatikus értesítések’ fülön engedélyezi azt.
Utolsó, de fontos tanács: Lehetőleg az ajánlott böngészőkben használja a Neptunt, hogy a teljes funkcionalitást használhassa. Ajánlott böngészőkről információt a Neptun belépő képernyőn kap.
