Utasítások. 2. szám 131. évfolyam február 25. TARTALOM oldal

2. szám

131. évfolyam

2016. február 25.

TARTALOM Utasítások

oldal

3/2016. (II. 25. MÁV Ért. 2.) EVIG sz. utasítás A főkönyvi számlák leltárral történő alátámasztásáról Hirdetmény A MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Beszerzési és Logisztikai Üzletág Szállítás, Flottakezelés és Műszaki Szolgáltató Központ meghirdeti a feleslegessé vált tehergépjárműveket, további hasznosítás végett

125

142

Utasítások 3/2016. (II. 25. MÁV ÉRT. 2.) EVIG SZ. UTASÍTÁS A FŐKÖNYVI SZÁMLÁK LELTÁRRAL TÖRTÉNŐ ALÁTÁMASZTÁSÁRÓL 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A Számviteli törvény 69. §-ban előírtak szerint, a vállalkozásoknak a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatai közötti egyeztetést az éves beszámoló illetve évközi közbenső mérleg fordulónapjára vonatkozóan el kell végezniük. Jelen utasítás célja, hogy meghatározza a főkönyvi számlákon történt könyvelések alátámasztásának a folyamatát, az egyeztetés gyakoriságát, az egyeztetésben részt vevő szerepköröket és azok feladatát. Jelen utasítás alapján minden tagvállalatnak a zárására vonatkozó előírásaiban kell a folyamatban részt vevő szerepkörökhöz a szervezeti hozzárendeléseket, valamint az egyeztetési határidőket meghatároznia.

oldal A MÁV Zrt. Pályavasúti Területi Igazgatóság Pécs Területi Pályalétesítményi Osztály meghirdeti az alábbi feleslegessé vált tárgyi eszközeit további hasznosítás végett

144

Közlemény Felügyeleti igazolvány elvesztése Bélyegző elvesztése, érvénytelenítése

145

Célja ezen kívül a MÁV Zrt és leányvállalatai leltározási keretszabályzat 4.1.3 pontjában a MÁV SZK Zrt. Számvitel hatáskörébe utalt egyes eszközök és források egyeztetéses leltározására vonatkozóan meghatározni azok leltározási fordulónapját, az alkalmazandó leltárfelvételi módszertani sajátosságait, azok végrehajtási folyamatát, továbbá az eljárások során használatos bizonylatok adattartalmát. Jelen utasítás a fenti célokon túl alapul szolgál a kapcsolódó üzleti folyamatok kialakításához, valamint azok egységes értelmezéséhez. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA 2.1 Az utasítás személyi hatálya Az utasítás hatálya kiterjed a MÁV Csoportra és a MÁV Zrt. MÁV Csoportba nem tartozó többségi tulajdonú társaságaira. A MÁV Zrt. Portfolió-gazdálkodási igazgatósága jelen utasítás kiadását követő 1 hónapon belül alapítói/taggyűlési határozathozatal kezdeményezésével intézkedik az utasítás 6.2 pontjában megjelölt MÁV

126

A MÁV Zrt. Értesítôje

Zrt. leányvállalatai felé a szabályzat hatályba léptetése iránt. 2.2 Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős A MÁV SZK Zrt. Számvitel szervezetének vezetője. 3.0 FOGALOM MEGHATÁROZÁSOK 3.1 Az utasításban szereplő fogalmak KÖNYVI LELTÁR A könyvi leltár az éves beszámoló fordulónapjára illetve a Számviteli törvény szerint készített közbenső mérleg fordulónapjára az eszköz és forrásállományról készült teljes körű, tételes egyeztetéssel végrehajtott leltár összeállítását jelenti. EGYEZTETÉS Jelen utasításban egyeztetés alatt az analitikus nyilvántartások főkönyvvel, főkönyvi kivonattal történő öszszevetését jelenti. ANALITIKUS NYILVÁNTARTÁS Az analitikus nyilvántartás a gazdasági eseményeket a bizonylatok alapján részletezve rögzíti (forgalom), és az értékadatokat meghatározott időközönként a főkönyvi könyvelés rendelkezésére bocsátja. Az analitikus nyilvántartást úgy kell kialakítani, hogy az alkalmas legyen az adott eszközzel vagy forrással összefüggő valamennyi mennyiségi és értékbeli állományváltozás (bekerüléstől a kivezetésig a teljes életút) nyomon-követésére, valamint a Társaság főkönyvében végrehajtott számviteli elszámolásának a Számviteli törvény szerinti alátámasztására. (A főkönyvi könyvelést alátámasztó számviteli bizonylatokkal kapcsolatos követelményeket részletesen a Bizonylati Szabályzatban kell kidolgozni.) Az analitikus nyilvántartás a számviteli elszámolás alátámasztásán kívül tartalmazhat az üzleti tevékenységhez kapcsolódó egyéb információkat is, és kapcsolódhat hozzá kiegészítő információkat tartalmazó, úgynevezett műszaki nyilvántartás is. ANALITIKA / ANALITIKUS KIMUTATÁS Az analitika / analitikus kimutatás az analitikus nyilvántartásból meghatározott fordulónapra készített tételes kimutatás, mely teljes körű, és egyedi (mennyiségi és értékbeli) azonosításra alkalmas módon támasztja alá és igazolja a mérlegszámlákon/főkönyvi számlákon szereplő egyenleget. Analitika származhat részanalitikákból is. Az analitika megjelenési formáját tekintve elektronikus vagy papír alapú riport, adatállomány. ANALITIKUS ÖSSZESÍTŐ KIMUTATÁS Az analitikus összesítő kimutatás az analitikából készített előre meghatározott szempont szerint összesített

2. szám

olyan kimutatás, amely úgy támasztja alá a főkönyvi számlán szereplő időszak végi egyenleget, hogy nem tartalmaz tételes, egyedi azonosításra alkalmas adatokat. Ilyen kimutatás ott készül, ahol a teljes időszak végi egyenleget alátámasztó analitika –bizalmas minősítés miatt – a leltárfelelős részére nem kerül megküldésre. RÉSZANALITIKA A részanalitika az analitika valamilyen logikai alapon meghatározott, jól elkülöníthető része. A részanalitikának is teljesítenie kell az analitikával szemben támasztott követelményeket. MÁV CSOPORT A MÁV Zrt MSZSZ I. kötet 6.5.1.2. pontja szerinti fogalom. 3.2 Az utasításban alkalmazott rövidítések MÁV SZK Zrt. MÁV Szolgáltató Központ Zrt. MVER MÁV Vállalatközi Egyeztető Rendszer VEZINFO Vezetői Információs Rendszer MSZSZ Működési és Szervezeti Szabályzat 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA A könyvi leltár az éves beszámoló fordulónapjára illetve a Számviteli törvény szerint készített közbenső mérleg fordulónapjára az eszköz és forrásállományról készült teljes körű, tételes egyeztetéssel végrehajtott leltár összeállítását jelenti. A leltár készítésekor összevetésre kerülnek az analitikus nyilvántartások és a főkönyvi számlákon szereplő adatok. Annak érdekében, hogy a leltározás során az eltérések száma minimális legyen, továbbá az esetleges eltéréseket a zárlati előírásokban megadott határidőig rendezni lehessen, a főkönyv-analitika közötti egyeztetéseket rendszeresen el kell végezni. Eltérés esetén ki kell deríteni az okokat, majd dokumentáltan elvégezni a rendezést. Elhúzódó, hosszabb időszakot átölelő tevékenység keretében végrehajtható rendezés esetében kellő indoklás – esetlegesen a már meglévő dokumentumokkal történő alátámasztás - mellett főkönyvi leltár befejezhető / lezárható nyitott, rendezetlen eltérések esetén is. Év végi főkönyvi leltár és az évközi főkönyv-analitika egyeztetés kapcsolata Az évközi főkönyv-analitika egyeztetés az év végi főkönyvi leltár minőség biztosításának egyik eszköze, melyet legalább negyedévente kell elvégezni, melynek fordulónapja az adott negyedév utolsó napja. Minden vállalatnak a negyedéves illetve éves zárásra vonatkozó előírásaiban kell közzétenni az analitika és leltárfelelős szervezeteket, az egyszerűsített egyez-

2. szám


tetések alá vont számlákat valamint a leltár elvégzése során alkalmazandó nyilatkozatot. A főkönyv analitika egyeztetés főkönyvi számlánként/ számlacsoportonként történő felülvizsgálatát legalább évente kell elvégezni.

▪

4.1 Könyvi leltárral kapcsolatos szerepkörök és feladatok Az alábbiakban megfogalmazott szerepkörök jelenthetnek szervezetet, illetve személyt is, vállalatmérettől függően. A fenti szerepkörökhöz felelősök hozzárendelését a zárlati előírásokban kell elvégezni. Egy személy vagy egy szervezet több szerepkört is elláthat. Leltár előkészítő Feladatai: ▪ Folyamatosan nyomon követi és nyilvántartja a könyvi leltárfelelős, és analitikafelelős szervezetekben bekövetkezett változásokat, ▪ A zárlati előírásokban közzéteszi a leltár- és analitikafelelős szervezetek nevét, valamint kommunikálja az egyeztetés határidejét, a kitöltendő nyilatkozat formáját. ▪ Megküldi az analitika felelősöknek a fordulónapi főkönyvi kivonatot az egyeztetéshez, ▪ Kommunikálja a leltár elektronikus dokumentációjának őrzési helyét és megőrzési idejét. Részanalitika felelős Feladatai ▪ Ellenőrzi a részanalitikára vonatkozó értékelési és számítási műveleteket helyességét; ▪ Biztosítja az analitikát vezető szervezet részére a részanalitikát/analitikus listát; ▪ Közreműködik a könyvi leltár elkészítésében, a főkönyvi számlára könyvelt tételek egyeztetésében, a rendezések végrehajtásában. Analitikafelelős Feladatai ▪ Saját hatáskörben gondoskodik a részanalitikák összegyűjtéséről; és összegzi a részanalitika felelősök által elkészített és megküldött listákat. ▪ Közreműködik a főkönyvi számlára könyvelt tételek egyeztetésében, az esetleges eltérések okainak feltárásában, a rendezés módjának kialakításában és a rendezések végrehajtásában. ▪ Ellenőrzi az analitikára vonatkozó értékelési és számítási műveletek helyességét. ▪ Biztosítja a főkönyvi számlák egyenlegét alátámasztó analitikát, amelyet elküld a leltárkoor-

▪

127

dinátor és – év végi egyeztetés esetén –a leltárfelelős részére is. A bizalmasan kezelendő analitikáknál – melyek nem bocsáthatók vagy csatolhatók tételes formában a leltározás dokumentumai közé – köteles az analitikus lista adatai alapján, azzal egyező analitikus összesítő kimutatást készíteni. Az analitikus összesítő kimutatást a leltárkoordinátor rendelkezésére bocsájtja. Köteles az összesítés alapjául szolgáló analitikát a könyvi leltárral azonos ideig megőrizni, az ellenőrzési jogosultsággal rendelkezők részére hozzáférhetővé tenni. Analitikafelelősségben bekövetkezett változás esetén az átadó köteles a leltár előkészítőt tájékoztatni, továbbá a leltárdokumentáció átadásáról szóló nyilatkozatot (lásd MÁV Zrt és leányvállalatai leltározási keretszabályzat 4.1.2 pont) megtenni és egy példányt a leltár előkészítő rendelkezésére bocsájtani.

Analitikafelelős vezető Feladata: ▪ Nyilatkozat formájában felelősséget vállal a szervezete által készített analitika/részanalitika pontosságáért, szabályszerű értékeléséért és teljes körűségéért, valamint azért, hogy az egyezik az analitikus nyilvántartó rendszer adataival. Leltárfelelős Feladatai: ▪ Biztosítja és elvégzi a könyvi leltár elkészítését a feladat többi szereplőjének közreműködésével; ▪ Intézkedik az esetleges eltérések okainak feltárásáról, a rendezés módjának kialakításáról, a rendezések végrehajtásáról (nyomon követés); kitűzi a rendezési feladat határidejét; gondoskodik az analitikafelelős szervezetek bevonásáról, a rendezési javaslat szakmai ellenőrzéséről. Leltárfelelős vezető Feladata: ▪ Év végén nyilatkozat formájában felelősséget vállal a felelősségébe rendelt főkönyvi számokat alátámasztó leltár elkészüléséért/elkészíttetéséért, az egyeztetés szabályszerű és teljes körű végrehajtásáért, a feltárt eltérések rendezéséért. ▪ A jóváhagyott leltárdokumentációt megküldi a leltárkoordinátor részére. Könyvi leltárfelelős vezető: Feladatai: ▪ Felelősséget vállal az éves beszámolót alátámasztó leltár elkészüléséért / elkészíttetéséért,

128


▪

▪ ▪

az egyeztetés szabályszerű és teljes körű végrehajtásáért, az eltérések rendezéséért. Mint főfelelős, kijelöli a könyvi leltározás előkészítésért felelős leltár előkészítőt, valamint a gyakorlati lebonyolításáért felelős leltárkoordinátort. Leltárperiódusok között áthúzódó eltérések jóváhagyása. Szüksége esetén intézkedik a leltározási szabályzatok módosításáról. Ezt a szerepkört az adott vállalkozás éves beszámoló elkészítéséért felelős vezető látja el.

A leltár-koordinátor Feladatai: ▪ Koordinálja az egyeztetést és a könyvi leltárkészítés folyamatát; ▪ Folyamatosan figyelemmel kíséri, szükség szerint szakmailag támogatja a kimutatott eltérések rendezését; ▪ Összegyűjti az évközi főkönyv-analitika egyeztetés és az év végi leltározás elvégzését alátámasztó elektronikus tételes analitikát, leltárbizonylatokat; ▪ Vállalati szinten lezárja az évközi főkönyv analitika egyeztetést, vagy év végén a könyvi leltárt; ▪ Ellenőrzi, hogy az egyeztetés és leltárkészítés szabályszerűen és teljes körűen került-e elvégzésre, az eltérések rendezését nyomon követi. ▪ Év végén értékeli leltárösszesítő jelentésben az adott évi leltározási tevékenységet, összegyűjti azokat a számlákat ahol tisztázatlan eltérés maradt, javaslatot tesz a hatékonyság javítására, a tevékenység optimalizálására, szükség esetén szabályozásmódosítást kezdeményez. ▪ Év végén elektronikus formában összegyűjti az analitika felelősök és a leltárfelelősök nyilatkozatait. Az eredeti nyilatkozat őrzése a nyilatkozat tevő felelőssége, a leltárkoordinátor kérése esetén az eredeti nyilatkozatot be kell mutatnia az őrzési határidőn belül, mely 8 év.

• • •

2. szám

Főkönyv-analitika eltérések azonosítását segítő kimutatások/dokumentumok Nyilatkozattétel az analitika teljes körűségéről és/vagy a leltározás elvégzéséről utalva az egyeztetés módjára A leltárkoordinátor által készített összefoglaló leltárjelentés

Évközi főkönyv-analitika eltérése esetén a dokumentációnak tartalmaznia kell az analitika és a főkönyv közötti eltérések nagyságát, a kivizsgálásért felelős kijelölését, valamint ha az eltérés oka az egyeztetés során kiderül, akkor a rendezés módját, rendezés határidejét és annak felelősét is meg kell adni. A kivizsgálásért felelős kijelölése és a rendezési határidő meghatározása az analitikafelelős vezető feladata. A főkönyv analitika rendezését követően a rendezésről szóló dokumentációt meg kell küldeni a leltár-koordinátor részére. A határidők megadásakor törekedni kell arra, hogy az évközi főkönyv-analitika eltérések az üzleti év fordulónapjáig rendezésre kerüljenek. Ennek ellenére, ha a könyvi leltár készítéséig nem tisztázott eltérés marad, akkor a leltározási dokumentációban meg kell határozni a nem tisztázott eltérés kivizsgálásának felelősét, és a rendezés határidejét. A rendezési dokumentációt utólag, a rendezést követően kell a leltárdokumentációhoz csatolni, melyet a leltáreltérés kivizsgálásáért felelős küld meg a leltárkoordinátor részére. A leltározási időszak lezárásához nem szükséges a rendezési bizonylatok megküldése, amennyiben a rendezésre előírt határidő a leltározási időszakon túlmutat. Az analitikákat Excel (bizonyos esetekben pdf) formátumban, a leltárakat az aláírt nyilatkozatokkal együtt elektronikusan kell eljuttatni a leltárkoordinátor szervezethez. Ettől eltérő rendelkezést a leltár előkészítő előírhat a zárási előírásokban. 1 főkönyvi számlaszámra vonatkozóan leltárkészítésre kötelezett szervezetenként kizárólag 1 analitika küldhető főkönyv megbontásban, abban az esetben is, ha több munkavállaló végzi a kimutatás elkészítéséhez szükséges adatszolgáltatás összeállítását.

4.2 Leltár dokumentumai

Az analitikaként elkészített Excel kimutatásokban minden esetben szerepelnie kell: • Társaság neve • Fordulónap • elkészítés dátuma, készítő(k) neve, készítő(k) társasága, elérhetősége, • összesítés főkönyvi számonként,

A könyvi leltár dokumentációját az alábbi dokumentumok alkotják: • Fordulónapi főkönyvi kivonat • Főkönyvet alátámasztó analitikus és összesítő analitikus kimutatások

annak érdekében, hogy a kimutatásból az egy adott főkönyvi számlát alátámasztó analitika egyértelműen azonosítható legyen. Az analitika tételeinek tartalmazniuk kell a főkönyv szerinti bontásukat. Abban az esetben, ha az analitikus adatok több főkönyvben is szere-

Minden főkönyvi számlaszámhoz analitika- és leltárfelelőst kell rendelni. Az analitika- és leltárfelelős személye megegyezhet. Nullára záródó technikai számlák esetén a leltárfelelős az analitika felelős is egyben.

2. szám


129

pelhetnek az összesítést főkönyvenként is el kell végezni.

készíteni; évközi mérlegbeszámoló esetén szükség lehet további könyvi leltározásra is.

Nyilatkozatok

A főkönyv és analitika egyeztetést évente több alkalommal, előre meghatározott ütemezés szerint kell elvégezni. A főkönyv és analitika egyeztetés –általános szabály szerint - évente háromszor, március 31-i, június 30-i és szeptember 30-i fordulónappal történik. Kizárásra kerülnek az egyeztetésből azok a főkönyvi számlák, melyek egyenlege az ütemezett egyeztetéskor 0 Ft, és a tárgyévi forgalom is 0 Ft. Az évközi egyeztetések számát az általános ütemezéshez képest, egyedi minősítés alapján, csökkenteni lehet ott, ahol az évközi egyeztetés nem járul hozzá a könyvi leltár minőségének biztosításához / javításához, illetve annak elmaradása nem veszélyezteti a könyvi leltár megbízhatóságát (egyszerűsített évközi egyeztetés).

Az év végi könyvi leltár elkészítését követően az analitika és leltárfelelősöknek nyilatkozatot kell kiállítaniuk. Ezen kívül közbenső mérleg esetén a könyvi leltárfelelős vezető rendelheti el nyilatkozatok bekérését. Az analitika felelősnek nyilatkoznia kell arról, hogy az analitikában szereplő adatok teljes körűek és a valóságnak megfelelnek, az adott napig tudomására jutott valamennyi információt tartalmazzák, továbbá, hogy az analitikában szereplő tételek főkönyvi kivonattal történő egyeztetése megtörtént. A leltárfelelősnek nyilatkoznia kell arról, hogy a leltárban szereplő adatok teljes körűek és a valóságnak megfelelnek, az adott napig tudomására jutott valamennyi információt tartalmazzák továbbá, hogy a leltározási kötelezettségének eleget tett a 2. szintű leltározási utasításokban előírt módszertan szerint. A nyilatkozatot az analitika/leltárfelelős felelősségi körébe tartozó főkönyvi számlák felsorolásával kell megtenni. A nyilatkozatnak legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: • Vállalkozás neve • A leltározás fordulónapja • Nyilatkozat arra vonatkozólag, hogy az analitikában/leltárban szereplő adatok teljes körűek és a valóságnak megfelelőek • Az érintett főkönyvi számla száma, megnevezése, főkönyvi kivonaton szereplő fordulónapi egyenlege, az analitikával alátámasztott/ egyeztetett egyenlege, az esetleges eltérés öszszege valamint a leltárdokumentációra való hivatkozást. • Nyilatkozatot készítő neve, telefonszáma és aláírása • Analitikáért/Leltározásért felelős neve, telefonszáma és aláírása (Ha több oldalas a nyilatkozat akkor minden oldalt szignózni kell.) • Kiállítás dátuma Jelen utasítás 1. számú melléklete tartalmazza a nyilatkozat formátumot. Jelen utasítás mellékletében szereplő nyilatkozat formája, tartalma irányadó, a leltár előkészítők azonban a zárási előírásokban a helyi sajátosságokat figyelembe vehetik. 4.3 Ütemezés Főkönyvi számlákat alátámasztó leltárt évente minimum egyszer, az éves beszámoló fordulónapjára kell

Nem szükséges évközi egyeztetést végezni: – a nullás (mérlegen kívüli) főkönyvi számok esetén – azon „nullára záródó technikai számlák esetén”, melyeken van ugyan évközi forgalom, de a fordulónapra nem maradt egyenlege – lakáskölcsönnel kapcsolatos főkönyvi számok esetén, ha az évközi egyeztetéshez szükséges adatszolgáltatást a kölcsönt nyújtó pénzintézet nem biztosítja – a zárási előírásokban megadott értékhatár alatti bankszámla főkönyvi számokra, illetve azon bankszámláknál ahol nem volt az előző egyeztetési időszakhoz képest mozgás – kizárólag éves zárásban használt főkönyvi számok esetén (pl. adózott eredmény elszámolási számla) – kis egyenlegű főkönyvi számok esetén, ahol költség-haszon elvre tekintettel elég az év végi leltározás (erre vonatkozó értékhatárt a zárási előírásokban kell meghatározni) – egyéb, a leltár előkészítő által a zárási előírásokban megadott esetekben Azonban a második negyedévi egyeztetéstől kezdődően nem alkalmazható az egyszerűsített évközi egyeztetés azoknál a főkönyvi számláknál, amelyeknél a tárgyévet megelőző év végén eltérés mutatkozott a főkönyv és az analitika között. Az év végi könyvi leltár minőségének biztosítása és az évközi egyeztetési folyamat optimalizálása érdekében legalább évente felül kell vizsgálni az egyeztetési gyakoriságot. Az éves felülvizsgálat keretében: ▪ meg kell vizsgálni, hogy az egyszerűsített évközi egyeztetésbe bevont számláknál továbbra is fennállnak-e az egyszerűsítés indokai, illetve nincs-e olyan újabb körülmény, mely miatt az adott számlát az általános egyeztetési ütemezési körbe vissza kell helyezni,

130


▪

megfelelő indoklás alapján lehetőség van további főkönyvi számláknak az egyszerűsített évközi egyeztetésbe való bevonására. ▪ ellenőrizni kell továbbá a szervezeti változások miatt bekövetkező felmerülő analitika- és leltárfelelősségben történő változásokat is. A MÁV SZK Zrt által könyvelt cégek esetében a felülvizsgálatot negyedévente kell elvégezni. A felülvizsgálatot a leltár előkészítők végzik és eredményét a zárási előírásokban kommunikálják az üzleti területek felé. 4.4 Határidők Az analitikafelelős szervezetek kötelesek az analitikát, analitikus összesítő kimutatást elkészíteni és az egyeztetést elvégezni a leltár előkészítő által küldött főkönyvi kivonat adataival, míg a leltárfelelős szervezetek kötelesek a főkönyv és az analitika eltéréseket azonosítani, a kimutatott eltérések rendezésére rendezési javaslatot indítani zárlati előírásokban megadott határidőig. Annak érdekében azonban, hogy az év végi leltározás során az eltérések száma minimális legyen, továbbá az

2. szám

esetleges eltéréseket a zárlati előírásokban megadott határidőig rendezni lehessen célszerű a főkönyvi-analitika egyeztetéseket rendszeresen végezni. 4.5 A könyvi leltár készítésének folyamata Könyvi leltárt főkönyvi számlánként kell készíteni, kivételt képeznek egyes eszközök, források, amelyek esetében ugyanazon analitikához tartozó tranzakciók különböző főkönyvi számlákon kerülnek könyvelésre (pl.: az adószámlák). Ezekben az esetekben az adott eszköz, forrás analitikáját a főkönyvi számlák egy csoportjával kell egyeztetni. Amennyiben az adott főkönyvi számlára kizárólag a könyvelési rendszer analitikus modulján keresztül történt a könyvelés akkor az év végi analitikus listák előállításával és archiválásával a könyvi leltár biztosítottnak tekinthető. A leltárban minden esetben alkalmazni kell a mindenkori érvényes jelentési struktúrának megfelelő megbontást (az utasítás hatályba lépésének időpontjában ez az üzletág/szegmens).

2. szám


131

132


4.5.1.Előkészítés

▪

A leltározás előkészítése a leltározási munka személyi és tárgyi feltételeinek biztosítását foglalja magába. 4.5.1.1 SZEMÉLYI FELTÉTELEK A leltárfelelősöket és analitikafelelősöket tartalmazó táblázatot a zárási előírások mellékleteként kell megjelentetni. A táblázat adataiban bekövetkezett változások frissítéséért, karbantartásáért, teljes körűségének biztosításáért a leltár előkészítő felel. 4.5.1.2 ANALITIKA-, ÉS LELTÁRFELELŐS SZEMÉLYÉBEN BEKÖVETKEZETT VÁLTOZÁSOK KEZELÉSE

A könyvi leltár készítéséhez kapcsolódóan szervezeti változás (pl. költséghely, feladat, hatáskör) esetén az analitika- és a leltárfelelősségek átadásakor az alábbiaknak kell megvalósulni: ▪ át kell adni a könyvi leltár elkészítéséhez kapcsolódó korábbi egyeztető dokumentációt (különös tekintettel a korábbi években keletkezett dokumentációra), ▪ át kell adni az elvégzendő feladatok leírását, ▪ értesíteni kell a leltár előkészítőt a bekövetkezett változásról, annak érdekében, hogy az analitika felelősségi táblázatban a szükséges változtatásokat végre lehessen hajtani; Az analitika illetve leltárfelelősséget átadónak és átvevőnek egyaránt nyilatkozni kell a felelősségek, feladatok és dokumentáció átadásáról és átvételéről.

▪

2. szám

A nyilatkozatnak legalább az alábbiakat kell tartalmaznia: ○ átadó szervezet/vezető/munkatárs neve ○ átvevő szervezet/vezető/munkatárs neve ○ az átadott/átvett felelősségek/feladatok típusa (analitika illetve leltárfelelős) ○ az átadott/átvett főkönyvi számlák száma és neve ○ a fordulónap, amikortól az átadás/átvétel hatályos (Fordulónap kizárólag a fizikai átadás időpontját megelőző negyedév fordulópontja lehet. Az átadás napja és a megelőző fordulónap között keletkezett tételek egyeztetésében az átadó szervezet/munkavállaló köteles közreműködni.) ○ dátum, aláírások A nyilatkozat egy-egy, mindkét fél által aláírt példányát az érintett szervezetek kötelesek megőrizni, és egy további példányát a leltárkoordinátor részére megküldeni.

4.5.1.3 TÁRGYI FELTÉTELEK A leltár dokumentáció őrzése a leltárfelelősök felelőssége. Amennyiben különböző okok (bizalmas jelleg, eltérő analitika és leltárfelelősség, stb) miatt az analitika/részanalitika elküldése/feltöltése nem lehetséges akkor az analitika/részanalitika felelős szervezet gondoskodik az őrzésről és a későbbi hozzáférés biztosításáról. Elektronikus bizonylatok esetén a megőrzésre kötelezett szervezeti egység a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elekt-

2. szám


ronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. Ennek érdekében a leltározást követően gondoskodni kell az állományok külső meghajtóra történő archiválásáról illetve fájlszerveren történő tárolás esetén az érin-

133

tett mappákra az írási jogosultságokat meg kell szüntetni, kizárólag olvasási jogosultság maradhat. Az archivált leltárdokumentáció az éves beszámoló mellékletét képzi. Bizonylatok őrzését illetően a Bizonylati Szabályzatokban kell rendelkezni. 4.5.2 Végrehajtás, leltár készítése

Folyamati lépés

Végrehajtó / felelős szerepkör

Leltár előkészítő és leltár koordinátor kijelölése

könyvi leltárfelelős vezető

Analitikus listák, részanalitikák, részanalitikák analitikus összesítő kimutatásának részanalitika felelős elkészítése, ellenőrzése (értékelés és számítási műveletek helyessége) és átadása az analitikáért felelős szervezetnek Részanalitikák, részanalitikák analitikus összesítő kimutatásának, összegzése, analitikafelelős összesítése Analitikus listák, analitikus összesítő kimutatások elkészítése

analitikafelelős

Analitikák/részanalitikák, analitikus/részanalitikus összesítő kimutatások ellenőrzése analitikafelelős (értékelés és számítási műveletek helyessége) Analitikus listák, analitikus összesítő kimutatások elküldése a leltárkoordinátornak – analitikafelelős év végi egyeztetés esetén - leltárfelelős részére is Egyeztetés a főkönyvi adatokhoz, esetleges eltérés kiszámítása

analitikafelelős

Vezetői ellenőrzés és nyilatkozat tétel az analitika teljességére- csak év végén

analitikafelelős szervezeti vezető

A feltöltött/elküldött analitikák összegzése/összesítése főkönyvi számlánként, a leltárfelelős teljes körűség és a számítási műveletek helyességének ellenőrzése Főkönyvi számlánként egyeztetés a főkönyvi adatokhoz, esetleges eltérés kimutatása leltárfelelős Az eltérések rendezésére érdekében az érintettek/felelősök értesítése, rendezési leltárfelelős határidő kitűzése, a feladat végrehajtásának nyomon követése, számonkérése, a rendezési javaslat szakmai ellenőrzése Vezetői ellenőrzés és nyilatkozattétel az egyeztetés módjáról, valamint az egyeztetés szabályszerű és teljes körű végrehajtásáért, az eltérések rendezéséért. A jóváhagyott leltárdokumentációt megküldi a leltár-koordinátor részére.

leltárfelelős szervezeti vezető

Az egyeztetések alatt szakma támogatás nyújtása

leltárkoordinátor

Az évközi főkönyv-analitika egyeztetés és az év végi leltározás elektronikus leltárkoordinátor bizonylatainak összegyűjtése és archiváltatása. Leltárösszesítő jelentés elkészítése

leltárkoordinátor

Leltárperiódusok között áthúzódó eltérések jóváhagyása leltározás eredményének könyvi leltárfelelős vezető nyomon követése és szükség esetén intézkedik leltározási szabályzatok módosításáról.

4.5.3 Ellenőrzés, lezárás A leltárkoordinátor az egyeztetést és a könyvi leltár folyamatát figyelemmel kíséri, valamint ellenőrzi annak teljes körűségét. Szükség esetén közreműködik az eltérések rendezésében. Az analitika-, és leltárfelelősök által végrehajtott rendezéseket követően, de legkésőbb a leltározási határidőt követő hónap utolsó napján lezárja az egyeztetési, illetve a leltározási periódust, majd a leltár elvégzéséről (bővebben lásd a következő bekezdést) 15 napon belül összesítő jelentést készít. Elhúzódó, hoszszabb időszakot átölelő tevékenység keretében végre-

hajtható rendezés esetében indoklás és könyvi leltárfelelős vezető engedélye mellett könyvi leltár befejezhető / lezárható nyitott, rendezetlen eltérések esetén is. A rendezést igénylő eltérések kivizsgálása ezt követően is tovább folytatódik mindaddig, amíg a rendezés nem hajtható végre. Ez akár több egyeztetési perióduson keresztül is áthúzódhat (mindaddig az eltérés kimutatásra kerül). A leltározás, egyeztetés szervezése, végrehajtása, koordinálása és ellenőrzése során összegyűjtött / szerzett tapasztalatok, a leltározás eredménye, az eltérések nagyságának, jellegének és okainak kiértékelése, illetve a

134


folyamatban érintett szervezetek esetleges visszajelzései alapján a leltárkoordinációt ellátó szervezete összefoglaló jelentésben értékeli az adott évi könyvi leltározási tevékenységet, szükség esetén javaslatot tesz a hatékonyság javítására, a tevékenység / folyamatok optimalizálására, intézkedéseket kezdeményez ezek végrehajtására. Ezen éves összefoglaló jelentését a könyvi leltár felelős vezetőnek küldi meg aki – szükség szerint – intézkedik a jelen szabályzat- módosításáról. Az összesítő jelentés formátuma az 2. számú mellékletben található. 4.6 Egyes eszközök speciális egyeztetési szabályai 4.6.1. Pénzeszközök leltára: A pénzeszközök leltározását az adott társaság hatályos Pénzkezeléssel kapcsolatos szabályzatában előírtak szerint kell végrehajtani. A pénztár és csekkek állománya mennyiségi felvétellel, míg a bankbetétek egyeztetés útján kerülnek számbavételre. Pénztár leltározása: Házi és valutapénztár A pénztárak (házi/valuta) leltározását az év utolsó munkanapján, a tárgyévi utolsó pénztári napi zárlat elkészítése után a nyilvántartástól független mennyiségi felvétellel (vakleltár) kell elvégezni. A leltározást a pénztárosnak és pénztári ellenőrnek együttesen kell elvégeznie egy anyagilag nem felelős leltárellenőr jelenlétében. A pénztár december havi leszámolását úgy kell elkészíteni, hogy a leszámolási időszak a leltározás időpontjával végződjék, vagyis a leszámolásnál kimutatott maradvány összege a leltározásnál megállapított pénz/valuta készlettel megegyezzék. A leltározásról jegyzőkönyvet kell felvenni, mely a leltár alapbizonylata. A mennyiségi felvétel során számba kell venni a pénztárban található valamennyi pénzkészletet, értékcikket, csekket, értékpapírt, utalványt. A pénzkészletet címlet, fellelt mennyiség és valutanem megbontásban kell a jegyzőkönyvben dokumentálni. A pénztárban talált egyéb fizetőeszköz értékcikk csekk, utalvány, értékpapír esetén az előbbieken túl ezen eszközök egyedi azonosítóját is fel kell tüntetni, ha van. A jegyzőkönyv alapján a fellelt összeget a könyvelési adatokkal kell egyeztetni. Amennyiben a felleltározott készpénzkészlet nem egyezik meg a nyilvántartások szerinti címletjegyzékkel és/vagy egyenleggel, úgy a pénztár üzemeltetésért felelős vezető köteles az érvényben lévő belső szabályozásoknak megfelelő szükséges intézkedések megtételére.

2. szám

Üzleti pénztár Üzleti pénztárak leltározásáról a Társaságoknak saját Pénzkezelési vagy Üzleti pénztárakra vonatkozó szabályzatukban kell rendelkezniük. Általános elvárás az üzleti pénztárak leltárával kapcsolatban: Az üzleti pénztárak készpénz készletét a december havi utolsó szolgálatban pénztári zárlat készítése alkalmával egyidejűleg leltározni kell. A december havi utolsó pénztári zárlat elkészítését a hónap utolsó szolgálatában kell elkezdeni. A pénztári zárlat befejezésekor megállapított tárgynapi készpénzmaradványról kell a készpénz leltározási jegyzőkönyvet felvenni. A leltározást a pénztárkezelőnek és az ellenőrzésre kötelezettnek, illetve az általa megbízott munkavállalónak együttesen kell végeznie. A leltározásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben a készpénzt címletenként kell felsorolni és összegezni. A jegyzőkönyvnek fentieken kívül legalább tartalmaznia kell az alábbiakat: – (az állomás nevét,) a pénztár megnevezését és számát, – a leltározás időpontját (év, hó, nap, óra), – a leltározást végző munkavállaló nevét, és beosztását, – a leltározás alapját képező pénztári zárlat eredményét (zárlati hiányt vagy többletet) – a pénztárkezelő aláírását és az egyesített pénztárszám bélyegző lenyomatát, – az ellenőrzésre kötelezett aláírását, A készpénzzel együtt szükséges leltározni az elárusításra kerülő nyomtatványokat illetve cikkeket is. Az itt felsoroltakon kívül az üzleti pénztárakra vonatkozó vállalati szabályzatok további előírásokat is tartalmazhatnak. Az üzleti pénztárak leltárbizonylatai a leltározási jegyzőkönyvek. A jegyzőkönyv alapján a fellelt összeget a könyvelési adatokkal kell egyeztetni. Amennyiben a felleltározott készpénzkészlet nem egyezik meg a nyilvántartások szerinti címletjegyzékkel és/vagy egyenleggel, úgy a pénztár üzemeltetésért felelős vezető köteles az érvényben lévő belső szabályozásoknak megfelelő szükséges intézkedések megtételére. A menetjegykiadó automaták esetén a külső vállalkozó által elvégzett perselyürítésből befolyó bevételt, az automaták készpénzes értékesítési adatával kell összevetni. Az esetleges többletek/hiányok elszámolását ezen egyeztető összevetés alapján kell elszámolni.

2. szám


Bankszámlák/bankbetétek: A bankszámlák/bankbetétek leltározása egyenlegközlők alapján leltározandó. Amennyiben ez nem áll rendelkezésre akkor az egyes bankszámlákat vezető bankok által megküldött fordulónap előtti utolsó és a fordulónap utáni első számlakivonat alapján (figyelemmel a folyamatos sorszámozás teljesülésére), a kivonat és a főkönyvi nyilvántartások egyeztetésével történik. 4.6.2 Befektetett pénzügyi eszközök leltára (kivéve részesedések) A konszolidációba teljes körűen bevont vállalkozásoknak adott tartós kölcsönöket havonta kell egyeztetni az MVER rendszerben. Ezen kívül az MVER mérlegsoros egyeztetését hozzá kell vetni a főkönyvi rendszerből előállított fordulónapi riporttal, mely a mérlegsorokat alábontja főkönyvi számokra és társasági kódokra. _Ezzel az összevetéssel valósul meg az MVER egyeztetés és főkönyvi rendszer kapcsolata. Hitelintézeten keresztül folyósított munkáltatói kölcsönöket a hitelintézetek által biztosított munkáltatói lakáskölcsönökhöz kapcsolódó név és/vagy bankszámlaszám szerinti követelés nyilvántartással kell egyeztetni az analitikafelelős szervezetnek. A leltárkoordinátor részére megküldésre kerülő leltárdokumentációban lehetőség szerint kerülni kell a név szerinti nyilvántartást helyette bankszámlaszámra, kölcsönszerződésre történő hivatkozás a javasolt. 4.6.3 A részesedések leltározása A részesedések leltárának adattartama: az alapítói, tulajdonosi, befektetői minőségben megkötött társasági szerződés adatai; fizikai részvények esetében a részvény sorszáma, névértéke, a részvény típusa (bemutatóra, vagy névre szóló); a dematerializált részvények esetén a befektetésekért felelős szervezettől a leltárfelelős számára megküldött dokumentumok alapján rögzített analitikus információk.

135

Követelésekre elszámolt értékvesztést az értékvesztés elszámolásának kalkulációjával kell egyezetni. Vevőkövetelések leltározása egyenlegközlő levelek alapján történik. 1) A konszolidációba teljeskörűen bevont vállalkozásokkal havonta kell egyeztetni a nyitott vevőköveteléseket, adott előlegeket, egyéb követeléseket, valamint az egymással szemben elszámolt időbeli elhatárolásokat MVER rendszerben. Ezen kívül az MVER mérlegsoros egyeztetését hozzá kell vetni a főkönyvi rendszerből előállított fordulónapi riporttal, mely a mérlegsorokat alábontja főkönyvi számokra és társasági kódokra. _Ezzel az összevetéssel valósul meg az MVER egyeztetés és főkönyvi rendszer kapcsolata. 2) Minden más társaságnak tárgyév szeptember 30-i fordulónappal egyenlegközlő levelet kell küldeni (év végén csak a könyvvizsgáló által kijelölt vállalkozásokkal való egyeztetést kell megismételni). Az egyenlegközlő levelek kiküldése kötelező. Ez alól kivételt képez – költség-haszon elvre tekintettel - a • adott partner összes jogcímen keletkezett +/-10 000 Ft alatti nyitott követelései • magánszemély összes jogcímen keletkezett

követelései.

A kivételek esetében a követelés alátámaszását egy olyan kimutatással kell kiváltani, mely az év végén nyitott követeléseket összeveti a mérlegkészítés napjáig történő pénzügyi térülésekkel. Az egyenlegközlőnek tartalmaznia kell az alábbiakat: •

4.6.4 Követelések leltára:

•

Általános szabály, hogy leltárba csak az adós által elismert követelés vehető fel. Ha az adós a követelés öszszegét nem, vagy csak részben ismeri el, az el nem ismert összeget nem lehet – még peresítés esetén sem – a mérlegbe követelésként beállítani. A követelésekre vonatkozóan olyan leltárt kell készíteni, mely főkönyvi számonkénti alábontásban és azon belül tételesen (adósonként) ellenőrizhető módon és értékben tartalmazza a követeléseket. Az egyeztetés során mutatkozó különbözeteket (vitás tételeket) legkésőbb tárgyév december 31-ig rendezni kell.

• • •

•

Követelést nyilvántartó vállalkozás neve,címe, adóazonosítója Határidő az egyenleg visszaigazolására, visszaigazolás módja Kapcsolattartó neve és elérhetősége Vevő neve, címe, azonosítója Vevővel szembeni követelések (számlakövetelés, kötbér, késedelmi kamat, adott előleg stb) számlaszintű bontásban külön tranzakcionális pénznemekben bontásban. Fordulónap, melyre az egyenlegközlés történik

Az egyenlegközlőn vagy az egyenlegközlővel együtt kiküldött visszaigazoló űrlapon be kell kérni a vevő által visszaigazolt egyenleget, továbbá az eltérés okára is rá kell kérdezni.

136


Felszámolás és végelszámolás alatt álló vállalkozás esetén az egyenlegközlő leveleket a felszámolónak és végelszámolónak kell küldeni. Ezen kívül év végi zárás során adójogi és cégjogi adatbázisban ellenőrizni szükséges, hogy a vállalkozás még létezik-e, mely lekérdezés szintén a leltárdokumentáció része lesz. A vevőkövetelések kiértékelését az egyenlegközlők visszajelzése alapján kell elvégezni egy összesítő nyilvántartásban, MÁV SZK Zrt által könyvelt cégek esetén a VEZINFO rendszerben. Az összesítő nyilvántartásban a következőknek kell szerepelnie: •

•

Teljes fordulónapi nyitott vevőállomány főkönyvi számla szintű bontásban, megjelelölve, hogy az egyenlegközlő kiküldésre került-e vagy sem (pl. értékhatár alatti) A kiküldött egyenlegközlők státuszát nyomon kell követni feltüntetve, hogy visszajelzés érkezett-e, ha igen akkor az egyenleg egyezik-e. Amennyiben nem egyezik fel kell tüntetni az eltérés okát, mely alapján szükség esetén korrekciós könyvelésre kerülhet sor.

Az egyenlegközlők kiértékelését összesítő nyilvántartás a leltárdokumentáció része. A vevőkövetelésen kívüli más követelés-típusok leltározása: Az adott előlegeket (beruházásokra, készletekre, immateriális javak beszerzésére valamint az egyéb célra) fordulónapi állapotnak megfelelően az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetés útján kell leltározni. Az analitika ellenőrzése, adott előleg egyeztetése az előlegnyújtás okmányaival (szerződések, megállapodások, megrendelések, bankbizonylatok stb.) az adott tranzakció utalványozásakor történik meg. Emellett egyenlegközlés is alkalmazandó/alkalmazható. A munkavállalókkal szembeni követeléseket (ideértve a munkavállalók fizetési illetve egyéb előlegeket; kártérítési valamint kilépett munkavállalókkal szembeni követeléseket) az analitikus nyilvántartásoknak a főkönyvi számlákkal való egyeztetése útján kell leltározni. Az egyeztetés után adott fordulónappal olyan kivonatot (analitikus összesítő kimutatást) készít az analitikáért felelős szervezet, amely a követeléseket jogcímenként tartalmazza. A központi költségvetéssel, és az önkormányzati adóhatóságokkal kapcsolatos adó és , járulékkövetelések főkönyvi számláinak fordulónapi egyenlegét, az adóbevallással és folyószámla kivonat adataival történő egyeztetés útján kell számba venni és egyeztetni a főkönyvi számlák egy csoportjának összevont adataival.

2. szám

Minden más egyéb követelést fordulónappal egyeztetés útján kell leltározni. Az analitikába bekerülő követelés egyeztetése az alapdokumentációval (szerződések, megállapodások, megrendelések, stb.) az adott tranzakció indítása és jóváhagyásakor történik meg. Az analitikáért felelős szervezeteknek olyan kimutatást kell előállítani, mely a követeléseket jogcímenként és partnerenként tartalmazza. Csekkek/utalványok (nem pénztárban őrzött): A csekkek/utalványok (pl. Erzsébet utalvány) leltározását az év utolsó munkanapján a nyilvántartástól független mennyiségi felvétellel (vakleltár) kell elvégezni. A leltározást az csekk/utalvány őrzőjének kell elvégeznie egy anyagilag nem felelős leltárellenőr jelenlétében. A leltározásról jegyzőkönyvet kell felvenni, mely a leltár alapbizonylata. Ezen fel kell tüntetni – vállalat és szervezeti egység megnevezését, kódszámát, – a jegyzőkönyv felvételének helyét, időpontját, a jelenlévő személyek nevét, – a leltározott csekk/utalvány sorszámát/azonosítóját, - amennyiben leltározáskor felmérhető, akkor csekkek/utalványok címletértékét és darabszámát – valamint összegét. – a leltározó csoport tagjainak aláírását. A jegyzőkönyv alapján a fellelt összeget a könyvelési adatokkal kell egyeztetni. 4.6.5 Aktív időbeli elhatárolások Az aktív időbeli elhatárolások leltározása fordulónapi egyeztetés útján történik. A magyar számviteli szabályok alapján készített éves beszámolóban minden aktív időbeli elhatárolást bizonylatokkal, okiratokkal, részletes számításokkal, megfelelő indoklásokkal kell alátámasztani. A főkönyvi könyvelésben a fordulónappal bezárólag elszámolt összegeknek meg kell egyezniük az időbeli elhatárolások dokumentációiban szereplő összegekkel. Az időbeli elhatárolásokra vonatkozó táblás analitikát kell a leltárkoordinátor részére megküldeni, feladások alapját képező számítások, bizonylatok, listák őrzése – a tételek számossága miatt – az analtika felelős feladata. 4.6.6 Saját tőke A saját tőkét fordulónapi egyeztetés útján kell leltározni. A jegyzett tőke a cégbíróságon bejegyzett tőke értékével egyenlő. A jegyzett tőkének meg kell egyeznie az összes kibocsátott részvény illetve üzletrész névértékével. A jegyzett tőke felemelése illetve leszállítása miatti jegyzett tőkeváltozást a cégjegyzésbe való bejegyzéssel, a bejegyzés napjával kell a könyvviteli nyilvántartásban rögzíteni.

2. szám


A Társaság jegyzett tőkéjének könyvszerinti értéke fordulónapi állapotnak megfelelően egyeztetendő a cégnyilvántartási bejegyzésekkel, a társasági szerződés / alapító okirat/, illetve a legfőbb döntést hozó szerv által jóváhagyott módosításaival.

4.6.8 Kötelezettségek leltára: Szállítókkal szembeni kötelezettségek leltározása egyenlegközlő levelek alapján történik. 1) A konszolidációba teljes körűen bevont vállalkozásokkal havonta kell egyeztetni a nyitott kötelezettségeket, kapott előlegeket, egyéb kötelezettségeket, valamint az egymással szemben elszámolt időbeli elhatárolásokat MVER rendszerben. Ezen kívül az MVER mérlegsoros egyeztetését hozzá kell vetni a főkönyvi rendszerből előállított fordulónapi riporttal, mely a mérlegsorokat alábontja főkönyvi számokra és társasági kódokra. _Ezzel az összevetéssel valósul meg az MVER egyeztetés és főkönyvi rendszer kapcsolata.

A jegyzett, de még be nem fizetett tőke fordulónapi állománya szintén a vonatkozó okmányokkal való egyeztetés útján leltározandó. A tőketartalék főkönyvi könyvelésben szereplő értékét, illetve egyes elemeit fordulónapi állapotnak megfelelően egyeztetni kell az egyes elemek könyvelését (elszámolását) képező bizonylatokkal, okmányokkal (szerződések, közgyűlési határozatok, megállapodások devizaárfolyamok stb.), de vizsgálni szükséges az egyes növekedési és csökkenési tételek elszámolásának a Számviteli törvénynek megfelelő jogszerűségét is.

2) Minden más partnernek tárgyév szeptember 30-i fordulónappal egyenlegközlő levelet kell küldeni még abban az esetben is, ha az egyenlege a fordulónapon 0 Ft és az adott évi forgalma meghaladta a 3 mFt-ot (év végén csak a könyvvizsgáló által kijelölt vállalkozásokkal való egyeztetést kell megismételni).

Az eredménytartalék összege fordulónapi állapotnak megfelelően egyeztetés útján ellenőrizendő a tárgyévi növekedés és csökkenés elszámolásának okmányaival, bizonylataival, de az elszámolás törvényszerűségének vizsgálata is kiemelt szempontként érvényesítendő. 4.6.7 Céltartalékok Egyeztetése a céltartalék képzésének jogalapját képező dokumentáció és a könyvelt összeg összevetésével történik. A céltartalékok leltározása a mérlegkészítésig annak vizsgálatát jelenti, hogy a társaság a céltartalék képzés során a Számviteli törvényben előírtaknak megfelelően járt-e el, a kimutatott összegek helyesek-e, továbbá az analitikába beállított tételek valós tartalma, illetve az analitika-főkönyv egyezősége biztosított-e. A céltartalék összegét bizonylatokkal kell alátámasztani. A számítás alapján meghatározott tételeknél a részletes számítást is mellékelni kell a leltárhoz. Bizonylatok lehetnek: – szerződések, – hatósági előzetes álláspont, – bírósági iratok, – perügyirat, – jogerős határozat, – környezetvédelmi hatóság vizsgálati anyagai, – jogerős határozatok, – kalkulációs lap, – karbantartási ajánlat, – költség kalkuláció, stb. A bizonylatok a leltár részét kell képezzék, melyet az analitikáért felelős szervezetnek kell megőriznie a leltár őrzési ideje alatt.

137

Az egyenlegközlőnek tartalmaznia kell az alábbiakat: • • • • •

•

Kötelezettséget nyilvántartó vállalkozás neve,címe, adóazonosítója Határidő az egyenleg visszaigazolására, visszaigazolás módja Kapcsolattartó neve és elérhetősége Szállító neve, címe, azonosítója Szállítóval szembeni kötelezettségek (számlakötelezettség, kötbér, késedelmi kamat, kapott előleg, kaució stb) számlaszintű bontásban külön tranzakcionális pénznemekben. Fordulónap, melyre az egyenlegközlés történik

Az egyenlegközlőn vagy az egyenlegközlővel együtt ki küldött visszaigazoló űrlapon be kell kérni a szállító által visszaigazolt egyenleget, továbbá az eltérés okára is rá kell kérdezni. Felszámolás és végelszámolás alatt álló vállalkozás esetén az egyenlegközlő leveleket a felszámolónak és végelszámolónak kell küldeni. Ezen kívül év végi zárás során adójogi és cégjogi adatbázisban ellenőrizni szükséges, hogy a vállalkozás még létezik-e, mely lekérdezés szintén a leltárdokumentáció része lesz. A szállítóval szembeni kötelezettségek kiértékelését az egyenlegközlők visszajelzése alapján kell elvégezni egy összesítő nyilvántartásban, MÁV SZK Zrt Számvitel által könyvelt cégek esetén a VEZINFO rendszer-

138


ben. Az összesítő nyilvántartásban a következőknek kell szerepelnie: •

•

•

Teljes fordulónapi nyitott szállítóállomány főkönyvi számla szintű bontásban, megjelelölve, hogy az egyenlegközlő kiküldésre kerülte vagy sem A kiküldött egyenlegközlők státuszát nyomon kell követni feltüntetve, hogy visszajelzés érkezett-e, ha igen akkor az egyenleg egyezike. Amennyiben nem egyezik fel kell tüntetni az eltérés okát, mely alapján szükség esetén korrekciós könyvelésre kerülhet sor. Továbbá a partnerek visszajelzése alapján előfordulhat, hogy a új kötelezettséget (nyilvántartásunkból hiányzó összegre) kell felvenni az összesítő nyilvántartásba, melyet december 31-ig a rendezni kell a főkönyvi analitikus nyilvántartásokban.

Az egyenlegközlők kiértékelését összesítő nyilvántartás a leltárdokumentáció része. A szállítói kötelezettségen kívüli más kötelezettségtípusok leltározása A kincstári vagyon forrásszámláit a kapcsolódó kincstári eszközökhöz kell egyeztetni. Hiteleket, kölcsönöket a hitelt, kölcsönt folyósító december 31-i állapotra vonatkozó egyenlegközlő levele alapján leltározandó. Ennek hiányában a hitel-, kölcsönszerződés továbbá bankbizonylatok adatai alapján készített nyilvántartással, kalkulációkkal történik a főkönyvi egyeztetés. A rövid és hosszú lejáratú hitelek, kölcsönök leltározásával kapcsolatos elvárások azonosak. A hosszúlejáratú kötelezettségek összege a mérleg fordulónapját követő éven belül esedékes törlesztő részlet összegével csökkentendő, és az a rövid lejáratú kötelezettségek között szerepeltetendő. A központi költségvetéssel, és az önkormányzati adóhatóságokkal kapcsolatos adók, járulékok és jogkövetkezmények analitikus nyilvántartását, az analitikáért felelős szervezetnek, a fordulónapi állapotnak megfelelően, adó- (és járulék) fajtánként és önkormányzatonként össze kell vetni az adó- (és járulék) bevallással, az adott önkormányzat adott adónemre vonatkozó bevallással, ha rendelkezésre áll, akkor a folyószámla kivonat adataival, a vámelszámolások okmányaival és a kapcsolódó társasági feladások adataival. Ezt követően a leltárfelelősnek egyeztetni kell – az alapdokumentációval már egyeztetett – analitikát a főkönyvi adatokkal. A kötelezettségek és a pénzügyi teljesítés főkönyvi számláit összevontan kell az analitikával egyeztetni.

2. szám

A munkavállalókkal szembeni kötelezettségeket fordulónapon az analitikus nyilvántartásoknak a főkönyvi számlákkal való egyeztetése útján kell leltározni, majd ezt követően a fordulónapra olyan kivonatot, összesítő kimutatást kell készíteni az analitikáért felelős szervezetnek, amely a társasági tartozásokat fajtánként/jogcímenként tartalmazza. Az egyéb rövid lejáratú kötelezettségeket a fordulónapi állapotnak megfelelően, egyeztetés útján kell leltározni. A főkönyvi számlákon található elszámolt öszszegek az analitikus nyilvántartásokkal, ezek számítási anyagaival, esetleges szerződésekkel, megállapodásokkal egyeztetendők 4.6.9 Passzív időbeli elhatárolások Az aktív időbeli elhatárolásoknál leírtak szerint eljárva fordulónapi egyeztetéses leltározást kell alkalmazni. 4.6.10 Befejezetlen, ki nem számlázott szolgáltatások A befejezetlen szolgáltatások értékét a Társaságok Önköltség számítási szabályzatában kell meghatározni. A leltározást egyeztetéssel kell elvégezni. A befejezetlen, ki nem számlázott szolgáltatások leltárdokumentációja a készletre vétel illetve az esetleges értékvesztés könyvelését alátámasztó kalkuláció, valamint az adott főkönyvi számla leltárfelelősének írásbeli nyilatkozata. 5.0 HIVATKOZÁSOK, MÓDOSÍTÁSOK, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZÉSEK 5.1 Hivatkozott jogszabályok – 2000. évi C. törvény a számvitelről 5.2 Hivatkozott utasítások – 15/2015. (IV. 24. MÁV Ért. 6 .) EVIG sz. utasítás: A MÁV Zrt. és leányvállalatai leltározási keretszabályzata 6.0 HATÁLYBA LÉPTETÉS 6.1

A MÁV Zrt. és a konszolidációba teljes körűen bevont leányvállalatok MSZSZ-ei tartalmazzák azt, hogy a MÁV Zrt. által kiadott, az érintett leányvállalatokra kiterjedő utasításokat alkalmazni kell, a MÁV Értesítőben történő közzétételt követő napon.

6.2

Az előző pontba nem sorolható többségi tulajdonú leányvállalatok - MÁV NOSZTALGIA Kft. és a MÁV Tervező Intézet Kft - esetében az alapítói/taggyűlési határozat meghozatalát követő napon lép hatályba.”

2. szám

6.3


Az utasítás rendelkezéseit először a 2015.üzleti évben kell alkalmazni.

7.0 MELLÉKLETEK Jelen utasítás mellékletei mintanyomtatványok. A tagvállalatok a zárási előírásaikban megadott nyomtatványoktól formájukban eltérhetnek, de nyomtatványaiknak a jelen utasításban előírt kötelező tartalommal rendelkezniük kell.

139

A leltározás során használatos bizonylatok őrzését illetően a tagvállalatok Bizonylati szabályzatai az irányadóak. 1. számú. melléklet: 2. számú melléklet:

Nyilatkozat Leltárösszesítő jelentés Dávid Ilona sk. elnök-vezérigazgató

140


2. szám

Nyilatkozat …. Zrt./Kft.

1.sz. melléklet

A …………………………………….. Szervezet által ……... december 31-i fordulónapra elkészített analitikák/leltár* vonatkozásában az alábbi nyilatkozatot teszem: A lentebb felsorolt főkönyvi számlákat alátámasztó analitikákban szereplő tételek főkönyvi kivonattal történő egyeztetése megtörtént ……... december 31-re vonatkozóan/leltározási kötelezettségünknek eleget tettünk a 2. szintű leltározási utasításokban előírt módszertan szerint *. Az analitikában/leltárban* szereplő adatok teljes körűek és a valóságnak megfelelőek, a mai napig tudomásunkra jutott valamennyi információt tartalmazzák. Az analitikák/leltárak* bizonylatai a szervezetnél megőrzésre kerültek, és az ellenőrzésekhez rendelkezésre állnak. Az érintett főkönyvi számlák egyenlege, és a leltározás eredményét tartalmazó csatolt fájlok adatai (Excel fájl vagy beszkennelt jegyzőkönyv, dokumentum): Főkönyvi számla száma

Főkönyvi számla megnevezése

Egyenleg főkönyvi kivonat szerint

Egyenleg analitika szerint

Eltérés

Rendezésért felelős neve, rendezés határideje

Fájl neve

Készítő neve, telefonszáma, aláírása:………………………..……………………………………………….……………… Analitika/leltár* felelős vezető neve, telefonszáma: ……….……………………………………………… ……….…..., ……...………………………………………. (Helység, dátum)

…………………………………………………………… Analitika/leltár felelős* vezető aláírása * nem kívánt rész törlendő. Amennyiben a felsorolt főkönyvi számok vonatkozásában leltár és analitika felelős vezető is egyben nem kell a nyilatkozatban törölnie.

2. szám


141

2.sz. melléklet

Leltárösszesítő jelentés Vállalat neve: Leltáridőszak: Készítette:

1. Leltári illetve analitikus adatszolgáltatást nem teljesítő szervezetek: Főkönyvi Főkönyvi számla Analitika felelős Leltárfelelős vezető Sorsz. számla száma megnevezése vezető neve neve

Megjegyzés

2. Leltári illetve analitikus adatszolgáltatást késve teljesítő szervezetek: Sorsz.

Főkönyvi számla száma

Főkönyvi számla megnevezése

Analitika felelős vezető neve

Leltárfelelős vezető neve

Megjegyzés

3. Áthúzódó főkönyv analitika eltérések, melyek a következő leltárperiódusban további figyelmet igényelnek: Főkönyvi Főkönyvi számla Eltérés Rendezésért felelős neve/ Sorsz. Megjegyzés számla száma megnevezése összege rendezés határideje

4. Egyéb észrevételek, könyvi leltárfelelős jóváhagyását illetve figyelmét igénylő tételek:

Budapest, ………..

……………………………………………………….. Leltárkoordinátor/készítő aláírása

142


2. szám

HIRDETMÉNY

A MÁV Szolgáltató Központ Zrt. Beszerzési és Logisztikai Üzletág Szállítás, Flottakezelés és Műszaki Szolgáltató Központ meghirdeti az alábbi feleslegessé vált tehergépjárműveket, további hasznosítás végett. 1. Az eszköz neve : tehergépjármű Telephely : Budapest, Istvántelek Rendszám : HYC-365 Tipusa : HYUNDAI HD-65 Forgalomba helyezés : 2001 Törzskönyv : van Forgalmi engedély : van, 2016.04.07. forgalomból ideiglenesen kivonva. Biztosítás : nincs Műszaki állapot : üzemképes, korának és km futás teljesítményének megfelelő állapotú

2. Az eszköz neve : Telephely : Rendszáma : Tipusa : Forgalomba helyezés : Törzskönyv : Forgalmi engedély : Biztosítás : Műszaki állapot :


tehergépjármű Budapest, Istvántelek BHJ-952 IFA W 50 L/K 1985 van van, 2016.06.09. forgalomból ideiglenesen kivonva. nincs üzemképes, korának és km futás teljesítményének megfelelő állapotú

tehergépjármű Pécs GDK-813 GAZDY 3307 1996 van van, 2016.06.09. forgalomból ideiglenesen kivonva. nincs üzemképes, korának és km futás teljesítményének megfelelő állapotú

2. szám



143

tehergépjármű Érd BDF-857 IFA W 50 LA/ADK-70 1981 van van, 2016.06.09. forgalomból ideiglenesen kivonva. nincs üzemképes, korának és km futás teljesítményének megfelelő állapotú

Kapcsolattartó : Viola Kálmán telefon : 06 1 511 8336 Mobil : 06/30-413-2741 A gépjárműről bővebb információval a kapcsolattartó szolgál személyesen, vagy a megadott telefonszámon. A tehergépjárművek megtekinthetők a Kapcsolattartóval való egyeztetés után.

144


2. szám

HIRDETMÉNY A MÁV Zrt. Pályavasúti Területi Igazgatóság Pécs Területi Pályalétesítményi Osztály meghirdeti az alábbi feleslegessé vált tárgyi eszközeit további hasznosítás végett.

Sorszám 1. 2.

Megnevezés

Leltári szám

Üzembe helyezés

Tárolási hely

E l e k t r o m o s K270508 ismeretlen Pécs hűtőszekrény Porszívó T4070210 2002.11.06. Pécs

Kapcsolattartó

Telefon

Szalainé Barta Edina 05/15-72 0630 547-0104 Szalainé Barta Edina 05/15-72 0630 547-0104

Az eszközről bővebb információval a kapcsolattartó szolgál személyesen, vagy a megadott telefonszámon, megjelenéstől számított 20 napig.

2. szám


145

KÖZLEMÉNY FELÜGYELETI IGAZOLVÁNY ÉRVÉNYTELENÍTÉSE A MÁV Szolgáltató Központ Zrt. BLÜ, Leltározási és Eszköznyilvántartási Központ létszámába tartozó Sipos Anikó részére kiadott 8944 sz. felügyeleti igazolványa elveszett. Az eseményről jegyzőkönyv készült. Fenti sorszámú felügyeleti igazolvány érvénytelen, azt megtalálás, vagy felmutatás esetén be kell vonni és a körülményeket tisztázó jegyzőkönyv kíséretében az Biztonsági Igazgatóság részére meg kell küldeni.

146


2. szám

KÖZLEMÉNY A MÁV Zrt. Műszaki Lebonyolítási Igazgatóság Mérnöki és Műszaki Ellenőrzési Főosztály Műszaki Lebonyolító Osztály Debrecen által használt 5. sorszámú bélyegző, melynek felirata az alábbi: Magyar Államvasutak Zrt. Műszaki Lebonyolítás 5. 4024 Debrecen, Piac u. 18. ismeretlen körülmények között elveszett. Fenti sorszámú bélyegző 2016. március 01-től érvénytelen.

2. szám


147

148


Szerkeszti a MÁV Zrt. Jogi Igazgatóság. 1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60. Telefon: 511-3105 Szerkesztésért felelôs a Szerkesztôbizottság. Kiadja a MÁV Zrt. Felelôs kiadó: Dr. Siska Judit. Terjeszti a MÁV Zrt. BKSzE (1087 Budapest, Könyves Kálmán körút 54-60.)

HU ISSN 1419—3973 Nyomda: Komáromi Nyomda és Kiadó Kft. Felelôs vezetô: Kovács János ügyvezetô igazgató

2. szám

Utasítások. 2. szám 131. évfolyam február 25. TARTALOM oldal

Recommend Documents