USER GUIDE Notadinas RRI

USER GUIDE Notadinas RRI

production Version - 1

1. LOGIN a. Masuk ke halaman web aplikasi http://10.15.179.71 b. Masukan user name dan password pada form yang ada. Username tidak case sensitif Password case sensitif

Surat keluar | Perlu Diproses

c. Klik

untuk login ke aplikasi.

2. TAMPILAN AWAL DAN MENU a. User yang telah terautentikasi akan mendapatkan halaman awal sebagai berikut

Menu

Keterangan Nama User | Menu Logout / Keluar

b. Menu yang terdapat pada aplikasi e-Office antara lain :  Kotak Masuk : merupakan menu untuk surat yang masuk kepada user.  Kotak Keluar : merupakan menu yang digunakan untuk memproses dan melihat surat keluar  Agenda : merupakan menu untuk melihat historis surat masuk dan keluar




Tools : merupakan menu yang berisi fungsionalitas yang dapat digunakan oleh user untuk melihat delegasi

SURAT MASUK

3. MELIHAT SURAT MASUK a. Buka menu Surat Masuk  Surat Masuk.

b. Klik pada salah satu baris surat yang ingin dilihat

c. Klik pada

untuk melihat Memo Dinas.

Link Nota Dinas


d. Akan muncul tampilan Nota Dinas

4. MELAKUKAN DISPOSISI SURAT/TANGGAPAN a. Untuk melakukan disposisi/tanggapan surat, klik link Disposisi

b. Maka akan muncul tampilan form disposisi sebagai berikut.


c. Klik pada radio button Disposisi button Tanggapan

untuk mendisposisikan atau radio untuk memberikan tanggapan.

d. Klik pada simbol untuk memilih user tujuan disposisi/tanggapan, akan muncul menu seperti berikut. Pilihlah user yang akan disposisi dengan cara double klik pada nama yang akan didisposisikan. Klik user yang akan didisposisikan

Klik Remove untuk menghapus salah satu user yang telah dipilih. Klik Remove All untuk menghapus semua user yang telah dipilih. Setelah itu klik Submit untuk melanjutkan proses. production Version - 1

e. Isikan Nota Tindakan dengan cara memilih pada drop-down menu yang telah tersedia.

Jika menginginkan Nota Tindakan yang lain, dapat menge-klik

isikan pada disposisi

f.

Klik

kolom

kemudian

pesan

untuk mengirimkan disposisi/tanggapan

5. MELIHAT DISPOSISI SURAT MASUK Surat yang telah didisposisikan dapat dilihat oleh user yang menjadi tujuan disposisi. a. Untuk melihat disposisi yang masuk, dapat dilihat pada menu Surat Masuk  Disposisi


Menu Disposisi

b. Klik pada link tanggal surat yang didisposisikan.


SURAT KELUAR 6. MEMBUAT SURAT DINAS a. KlikPada bagian atas terdapat button Menu. Klik Buat Nota Dinas

b. Tampilan untuk proses pembuatan notadinas sebagai berikut :

Perihal Surat Klasifikasi Masalah diisi dengan memilih pada link Klasifikasi Masalah

Isikan pada Tab Pengirim :


c. Isikan pada Tab Penerima :

d. Sebelum surat/memo dikirimkan perlu ada pemeriksa untuk memverifikasi surat, pemeriksa terakhir dari suatu surat HARUS user pengirim surat. Isikan pada Tab Pemeriksa :


Klik link Kepada untuk memilih tujuan surat internal. Klik link Tembusan untuk memilih tembusan surat internal. Isikan pada kolom Kepada untuk menuliskan tujuan surat eksternal Isikan pada kolom Tembusan untuk menuliskan tembusan surat eksternal.

Klik link Pemeriksa untuk memilih Pemeriksa Surat

   

Fungsi Simpan Profile digunakan untuk menyimpan daftar urutan pemeriksa yang sering digunakan Fungsi Pilih Profile digunakan untuk membuka profile urutan pemeriksa yang sering digunakan Fungsi Pilih Sebagai Default digunakan untuk menge-set suatu profile untuk menjadi setting standar pemeriksa surat Fungsi Lihat Default Profile digunakan untuk melihat default profile pemeriksa

PASTIKAN BAHWA PEMERIKSA TERAKHIR ADALAH PENGIRIM SURAT

e. Untuk menambahkan lampiran, klik di-attach sebagai file lampiran.

. Kemudian pilihlah file yang akan


f.

Jika semua Tab telah diisi, dan surat siap dikirimkan, isi komentar pada baris komentar.

g. Klik h. Klik pemeriksa

7.

untuk menyimpan sebagai Draft untuk mengirimkan surat. Surat akan sirkulir sesuai dengan urutan

MENYETUJUI SURAT KELUAR Jika kita di-assign menjadi pemeriksa, maka untuk mengedit, menyetujui atau menolak Memorandum/Surat Internal/Surat Keluar Eksternal, lakukan langkah berikut : a. Masuk ke menu Surat Keluar  Perlu Diproses

b. Maka akan muncul daftar surat yang akan perlu diproses

c. Klik pada salah satu baris yang akan diproses d. Akan muncul tampilan sebagai berikut :


Pemeriksa dapat mengedit/menambahkan body surat pada bagian ini

Pemeriksa dapat mengedit/menambahkan attachment surat pada bagian ini

e. Isikan komentar pada kotak komentar. Kemudian Klik : : Klik Setuju untuk menyetujui surat. : Klik Kembali untuk mengembalikan surat kepada pengirim sebelumnya : Klik Batal untuk menolak/membatalkan surat f.

Surat yang telah disetujui akan mengalir ke pemeriksa berikutnya. Jika yang menyetujui adalah pemeriksa terakhir, maka surat selanjutnya akan terkirim ke penerima surat


8. DISPOSISI Menu Agenda  Surat Keluar digunakan untuk melihat Surat/Memo yang keluar oleh user.

TOOLS 9. DELEGASI Jabatan dapat didelegasikan oleh user. Biasanya pendelegasian dilakukan jika user sedang dalam tugas/cuti yang tidak memungkinkan user untuk dapat mengakses jaringan internal kantor. Untuk meng-assign delegasi, lakukan langkah sebagai berikut : a. Klik Tools  Delegasi b. Daftar user yang pernah ataupun sedang diberikan delegasi jabatan ada pada seperti tampilan berikut.


c. Untuk membuat delegasi klik d. Isikan nama user yang didelegasikan dengan menulis nama user yang akan diberi delegasi pada field Delegate Official name

e. Isikan Alasan Pendelegasian f.

Klik

untuk mengaktifkan pendelegasian

g. Untuk membatalkan klik 12. SEKRETARIS a. b.

klik Pada menu isikan nama yang akan kita pilih

c.

klik Save pada Bagian atas

=========== S E L E S A I ============


USER GUIDE Notadinas RRI

Recommend Documents