USER GUIDE KRA USER UNTUK OCC WEB BASE SYSTEM
USER GUIDE ini di buat untuk memudahkan bagi user saat akan mengoperasikan atau menjalankan program Customer Care.
USER GUIDE Customer Care
KRA Buka internet browser, masuk ke alamat http://kra.co.id/occ or intranet : http://10.147.2.100 Dan silahkan klik Login pada menu toolbar yang ada di sebelah kanan atas.
Lakukan Login User dengan mengisikan username serta password.
Setelah melakukan login, anda akan masuk ke home, halaman awal OCC system untuk KRA User.
Terdapat 7 menu utama yang ada pada toolbar setelah anda melakukan login sebagai KRA User. Berikut adalah masing-masing USER GUIDE untuk penggunaan dan fungsi masing-masing menu.
I.
Home
Home adalah halaman menu awal OCC base system dimana terdapat informasi tentang OCC, About User dan beberapa menu pilihan user pada toolbar bagian atas.
II. Monitoring Lead Time Monitoring Lead Time adalah menu untuk melihat dan memonitoring waktu (lead time)delivery produk KRA sejak awal pengiriman komponen dari KRA ke KMSI, ke UT OD hingga ke UT Site. USER GUIDE : Setelah melakukan login, anda akan masuk ke halaman awal OCC system untuk KRA User. Silahkan klik menu Monitoring Lead Time pada menu toolbar pada bagian atas.
Setelah itu anda akan masuk pada database “Monitoring Lead Time”, seperti pada gambar dibawah ini.
Pada data diatas keseluruhan data pergerakan komponen dari KRA ke KMSI ke UTOD hingga ke UT Site yang telah masuk akan muncul dalam list tabel tersebut. Jika ingin melakukan pencarian data secara langsung dengan menggunakan kata kunci (key word), silahkan lakukan input pada bagian “Search”, hilangkan tanda pada “Check If use Periode” dan klik Get Data.
Untuk melakukan filter data pada periode tanggal tertentu, anda dapat melakukan input tanggal mula pada bagian “Start” dan input tanggal akhir pada “Finish”. Setelah itu tandai bagian “Check If Use Periode” dan klik Get Data. *Perlu diingat! Pastikan tandai bagian “Check If Use Periode”untuk melakukan filter data periode.
Untuk pengambilan data, klik Export to Excel pada menu, lalu download.
Klik “Export To Excel”
Download
Klik Back To Homeuntuk kembali ke halaman awal.
III. Database ETR/KC Database ETR/KC adalah menu untuk melihat keseluruhan record database ETR beserta status KC pada setiap ETR yang telah masuk ke sistem OCC KRA. USER GUIDE : Setelah melakukan login, anda akan masuk ke halaman awal OCC system untuk KRA User. Silahkan klik menu Database ETR/KC pada menu toolbar pada bagian atas.
Setelah itu anda akan masuk pada record“Database ETR/KC”, seperti pada gambar dibawah ini.
Pada data diatas keseluruhan data ETR yang telah masuk akan muncul dalam list tabel tersebut. Anda dapat melihat informasi setiap ETR dengan cara klik nomer ETR pada kolom “ETR Number” yang ada pada list tabel tersebut. Dengan klik nomer ETR tersebut anda akan langsung menuju halaman “View Emergancy Trouble Record”. Jika ingin melakukan pencarian data secara langsung dengan menggunakan kata kunci (key word), silahkan lakukan input pada bagian “Search”, hilangkan tanda pada “Check If use Periode” dan klik Get Data.
Untuk melakukan filter data pada periode tanggal tertentu, anda dapat melakukan input tanggal mula pada bagian “Start” dan input tanggal akhir pada “Finish”. Setelah itu tandai bagian “Check If Use Periode” dan klik Get Data. *Perlu diingat! Pastikan tandai bagian “Check If Use Periode”untuk melakukan filter data periode.
Untuk pengambilan data, klik Export to Excel pada menu, lalu download.
Klik “Export To Excel”
Download
Klik Back To Homeuntuk kembali ke halaman awal.
IV. Database ASS
Database ASS adalah menu untuk melihat keseluruhan record database ASS yang masuk ke KRA. USER GUIDE : Setelah melakukan login, anda akan masuk ke halaman awal OCC system untuk KRA User. Silahkan klik menu Database ASS pada menu toolbar pada bagian atas.
Setelah itu anda akan masuk pada record “Database ASS”, seperti pada gambar dibawah ini.
Pada data diatas keseluruhan data ASS yang telah masuk akan muncul dalam list tabel tersebut. Anda dapat melihat semua data ASS yang telah di input oleh UT Site untuk setiap komponennya. Klik SN Component pada list tabel hingga keluar tabel “Attachment” seperti gambar di bawah. Untuk mendapatkan data-data dari list attachment tersebut, klik data pada kolom “Filename”.
Jika ingin melakukan pencarian data secara langsung dengan menggunakan kata kunci (key word), silahkan lakukan input pada bagian “Search”, hilangkan tanda pada “Check If use Periode” dan klik Get Data.
Untuk melakukan filter data pada periode tanggal tertentu, anda dapat melakukan input tanggal mula pada bagian “Start” dan input tanggal akhir pada “Finish”. Setelah itu tandai bagian “Check If Use Periode” dan klik Get Data. *Perlu diingat! Pastikan tandai bagian “Check If Use Periode”untuk melakukan filter data periode.
Untuk pengambilan data, klik Export to Excel pada menu, lalu download.
Klik “Export To Excel”
Download
Klik Back To Homeuntuk kembali ke halaman awal.
V. Feed Back Feed Back adalah menu untuk melakukan quick response terhadap customer complain sesuai ETR yang telah masuk ke dalam database sistem OCC KRA. USER GUIDE : Setelah melakukan login, anda akan masuk ke halaman awal OCC system untuk KRA User. Silahkan klik menu Feed Back pada menu toolbar pada bagian atas.
Untuk melakukan quick response ETR, di dalam menu Feed Back akan anda temui halaman “Emergency Trouble Record” seperti dibawah ini.
Bagian main bar
Bagian side bar
Pada halaman ini terdapat 6 bagian yakni 3 pada main bar (ETR Information, Feedback ETR dan Feedback KC)serta3 pada side bar(About Component, Repon dan Report). 1. ETR Information adalah bagian mengenai data ETR yang telah masuk dan ter-record dalam database OCC system. 2. Feedback ETR adalah bagian untuk update informasi bagi KRA QA Officer sebagai respon ETR yang telah masuk. 3. Feedback KC adalah bagian untuk update informasi bagi KRA Product Support sebagai respon terhadap Konsep Claim yang telah masuk. 4. About Component adalah informasi terkait component pada ETR tersebut. 5. Respon adalah sarana untuk berkomunikasi dengan pihak UT-KMSI melalui fitur comment yang telah disediakan. 6. Report adalah menu pilihan untuk men-download berkas terkait (ETR, KC, dsb.) yang ada pada halaman ini
USER GUIDE Feedback ETR. Tahap selanjutnya untuk melakukan “Quick Response ETR” pada OCC web system, pada bagian “ETR Information”isikan sesuai dengan ETR Numberpada kolom “Report Number“ yang akan di feedback. Setelah itu tekan Enter. *Perlu diingat! Pastikan mengisi ETR Number dengan benar dan tekan Enter.
Isikan sesuai dengan ETR Number pada kolom “Report Number“ yang akan di feedback. Setelah itu tekan Enter.
Anda akan memperoleh data-data yang muncul pada bagian ETR Information setelah anda menekan Enter pada Report Number.
Untuk melihat isi ETR secara keseluruhan, silahkan download, klik “Print ETR” pada menu yang ada di side bar bagian Report.
Isikan sesuai dengan ETR Number pada kolom “Report Number“ yang akan di feedback. Setelah itu tekan Enter.
Klik “Print ETR”
Download ETR
Untuk memberikan respon silahkan isi comment pada menu Respondiside bar. Anda dapat melakukan komunikasi dengan UT dan KMSI pada menu ini. Klik Send Respon untuk mengirimkan komentar.
Isikan comment pada menu ini. Anda dapat melakukan komunikasi dengan UT dan KMSI pada menu ini. Klik “Send Respon“ untuk mengirimkan komentar.
Setelah mendapatkan informasi terkait ETR tersebut, silahkan isi informasi ter-update pada menu Feedback ETR di main bar. 1. Action Desc; Deskripsi action yang dilakukan, terdapat 3 pilihan yakni Repair by Site, Send Part atau Send Component(*). (*)
a. Repaired by Site: Penggantian komponen/part dilakukan di Site dan menggunakan stock Site b. Send Part : KRA mengirimkan spare part ke Site (small problem) c. Send Component : KRA mengirimkan component ke Site (major problem)
2. Send Date; Isikan tanggal saat action dilakukan. 3. Machine Status; Kondisi terakhir Unit/Machine, terdapat 3 pilihan yakni Progress, Pending atau Ready(*). (*)
a. Progress : Sedang dilakukan repair atau penggantian part/komponen b. Pending : Unit masih beroperasi, repair pending dan dilakukan saat Unit maintenance c. Ready : Unit sudah di repair (RFU)
4. Date; Isikan tanggal ketika unit telah Ready(RFU Date). Setelah melakukan update, klik Respon ETR. *Pelu diingat untuk klik Respon ETR untuk konfirmasi, setiap melakukan update.
USER GUIDE Feedback KC. Selanjutnya adalah tahap untuk merespon Konsep Claim(KC) terkait ETR tersebut, update KC dapat diisi pada menu “Feedback KC”pada bagian bawah.
Kolom untuk mengisi informasi update feedback Konsep Claim (KC)
Setelah mendapatkan informasi terkait KC pada ETR tersebut, silahkan isi informasi ter-update pada menu Feedback KC di main bar. 1. 2. 3. 4.
Amount Accepted; Nominal (part + labor) dalam satuan hargaUS dolar (contoh : $ 2,123.14) Approval KC Date; Tanggal approval KC Claim Decision; Keputusan KC (Accepted atau Rejected) Remark KC; menjelaskan kondisi KC (contoh : KRA send spare parts)
Status KC : Normal (KC dibuat under 30 hari sejak trouble close atau 60 hari after trouble date), Expired (KC dibuat lebih dari kondisi Normal)
Setelah melakukan update, klik Respon KC. *Pelu diingat untuk klik Respon ETR untuk konfirmasi, setiap melakukan update. Untuk melihat isi KC secara keseluruhan, silahkan download, klik Print KC pada menu yang ada di side bar bagian Report.
Klik “Print KC”
Download
VI. Maintenance Maintenance adalah menu khusus yang bertujuan untuk melakukan penambahan atau pengurangan (maintain) terkait dengan Customer, Site ataupun User pada OCC web base system. Menu ini hanya digunakan Oleh ADMIN OCC yang telah ditunjuk USER GUIDE : Setelah melakukan login, anda akan masuk ke halaman awal OCC system untuk KRA User. Silahkan klik menu Maintenance pada menu toolbar pada bagian atas.
Setelah itu anda akan masuk pada menu seperti pada gambar dibawah ini.
Kolom menu pilihan Maintenance
Pada menu di side bar halaman ini, terdapat 5 pilihan menu Maintenance 1. 2. 3. 4. 5.
Home; menu untuk kembali ke halaman awal User. Master Customer; menu untuk melakukan maintenance terkait dengan Customer. Master Site; menu untuk melakukan maintenance terkait dengan Site. Master User; menu untuk melakukan maintenance terkait dengan User. Download Hystorical Activity; menu untuk download historical maintenance yang telah dilakukan.
USER GUIDE Maintenance Customer Silahkan klik menu Master Customer pada menu side bar pada bagian “Report”. Untuk menambahkan daftar Customer KRA, silahkan ketikkan nama perusahaan pada kolom “Customer”, lalu klik save. Anda dapat melakukan pencarian pada daftar Customer KRA dengan memasukkan keyword pada kolom “Search”. Untuk menghapus atau mengubah nama Customer pada daftar, klik “Edit” atau “Delete” pada kolom “Action”.
Kolom menu untuk menambahkan daftar Customer
Kolom nama Customer terdaftar
USER GUIDE Master Site Silahkan klik menu Master Site pada menu side bar pada bagian “Report”. Untuk menambahkan daftar Site, silahkan ketikkan nama perusahaan pada kolom “Site”, lalu klik save. Anda dapat melakukan pencarian pada daftar Site dengan memasukkan keyword pada kolom “Search”. Untuk menghapus atau mengubah nama Site pada daftar, klik “Edit” atau “Delete” pada kolom “Action”.
Kolom menu untuk menambahkan daftar Site
Kolom nama Site terdaftar
USER GUIDE Master User Silahkan klik menu Master User pada menu side bar pada bagian “Report”. Untuk menambahkan daftar User, silahkan isikan informasi pada kolom “Master User”. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Username; menu untuk create username Name; menu untuk create nama user Position; menu untuk mengisi posisi user terkait Phone; menu untuk mengisi nomer ponsel user terkait Email; menu untuk mengisi alamat email user terkait Site; menu untuk memilih lokasi site dari user terkait Satus; menu untuk memilih group status dari user terkait (KRA, KMSI, UT, UTOD, UTHO) SMS ETR; menu untuk mendaftarkan user yang akan memperoleh notifikasi ETR via SMS Email ETR; menu untuk mendaftakam user yang akan memperoleh notifikasi ETR via email SMS KC; menu untuk mendatarkan user yang akan memperoleh notifikasi KC via SMS Email KC; menu untuk mendaftarkan user yang akan memperoleh notifikasi KC via KC Active User; menu untuk mengaktifkan dan menonaktifkan user pada occ web base system.
Setelah selesai klik “Confirm & Save”.
Kolom untuk mengisi informasi user yang akan ditambahkan
Anda dapat melakukan pencarian pada daftar User terdaftar dengan memasukkan keyword pada kolom “Search” dan memilih kategori untuk melakukan filter (All, UT, UTHO, UTOD, KRA dan KMSI) pada kolom “Category”.
Untuk menghapus atau mengubah nama User pada daftar, klik “Edit” atau “Delete” pada kolom “Action”.
VII. Log Out Log Out adalah menu untuk keluar dari user account Occ web base system.
Informasi lebih lanjut dan terjadi trouble silahkan hubungi Admin occ pada :
[email protected]
