NOTITIE:
EVALUATIE PROGRAMMAMANAGEMENT SOCIAAL DOMEIN
Inleiding In juli 2013 is door de colleges van de gemeenten Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Heemstede besloten om de implementatie van de decentralisaties in het kader van de Jeugdwet, de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 2015 en de Participatiewet in gezamenlijkheid vorm te geven door middel van een tijdelijke programmamanagementbenadering. Hierbij is overwogen dat sprake is van complexe projecten waarbij het de voorkeur heeft deze vanuit een samenhangende visie, gecoördineerd te implementeren. Afspraken werkwijze Programmamanager De opdracht voor het gecoördineerd vormgeven aan de implementatie van de 3 decentralisaties is ambtelijk neergelegd bij de Programmamanager Sociaal Domein (het afdelingshoofd Welzijnszaken van de gemeente Heemstede). Ureninzet De inzet van de Programmamanager is geraamd op 20 uur per week, uitgaande van de volgende verdeling: • • •
Heemstede: 8 uur Bloemendaal: 8 uur Haarlemmerliede en Spaarnwoude: 4 uur.
Financieel is hierbij afgesproken dat de gemeente Bloemendaal 8 uur per week inzet (400 uur per jaar) betaalt aan de gemeente Heemstede en de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude 4 uur per week (200 uur). Projectgroepen Besloten is om bij de uitvoering van de werkzaamheden bij de gecoördineerde, gezamenlijke vormgeving van de decentralisaties door de Programmanager uit te gaan van een werkwijze met 3 projectgroepen onder leiding van 3 projectleiders: • • •
Projectgroep Participatiewet: onder leiding van de Intergemeentelijke Afdeling Sociale zaken (IASZ); Projectgroep Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) 2015: onder leiding van de Afdeling Welzijnszaken Heemstede; Projectgroep Jeugdwet: onder leiding van de Afdeling Publiekszaken Bloemendaal.
Hiermee is geopteerd voor een evenwichtige verdeling van de ambtelijke inzet ten behoeve van het projectmatige werkzaamheden. Waarbij wordt opgemerkt dat de inzet van de IASZ in de reguliere werkwijze al plaatsvindt voor de 3 gemeenten. Tevens is hierbij overwogen dat met genoemde verdeling de regionale vertegenwoordiging bij genoemde projecten door de 3 betrokken gemeenten gebundeld kon plaatsvinden (in de persoon van één vertegenwoordiger). Hiermee is gestreefd naar een effectieve inzet, c.q. tijdwinst voor gemeenten. De gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude heeft bij de besluitvorming tot aansluiting bij de structuur van het Programmamanagement als voorwaarde aangegeven ambtelijk zoveel als mogelijk - gelet op de omvang van de beschikbare formatie - te participeren in de projectgroepen, maar geen projectleiderschap te kunnen vervullen. Het borgen van de samenhang tussen de 3 projecten (en aanpalende terreinen) en het richting geven aan, c.q. het inhoudelijke en qua tempo op koers houden van de projecten, was onderdeel van de taken van de Programmamanager. Stuurgroep Sociaal Domein De Programmamanager is aangestuurd door en heeft teruggekoppeld aan de Stuurgroep Decentralisaties Sociaal Domein, bestaande uit:
1
• • • •
Betreffende portefeuillehouders Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude; Gemeentesecretaris Bloemendaal (tot september 2014); Directeuren Welzijn en Ruimte en Publiekszaken en Bedrijfsvoering Heemstede; Hoofd afdeling Publiekszaken Bloemendaal.
Qua personele bezetting heeft de Stuurgroep na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2014 een wijziging doorgemaakt: alle 3 de gemeenten kenden een nieuwe portefeuillehouder op het vlak van het Sociaal Domein. Duur en evaluatie Bij aanvang is afgesproken in beginsel uit te gaan van een duur van het programmamanagement van (maximaal) 2 jaar, waarbij tussentijds een evaluatie zou plaatsvinden. Opbouw notitie In het onderstaande treft u aan: • • •
Een overzicht van de resultaten per project Een weergave van de uitvoering/het werkproces Een overdracht richting reguliere lijn/overzicht van de werkzaamheden in 2015
Beleidsresultaten per project Voor alle 3 de onderdelen geldt dat de voorgenomen resultaten conform de planning zijn gehaald. In BIJLAGE 1 treft u de producten aan die op beleidsmatig vlak in dit kader zijn gerealiseerd. Voor de volledigheid wordt opgemerkt dat met betrekking tot een enkel onderwerp de voorbereidende activiteiten in 2014 zijn afgerond, maar dat de besluitvorming - gelet op de van toepassing zijnde procedures, c.q. termijnen - in januari 2015 heeft plaatsgevonden. Aanpalende onderwerpen Aanvullend wordt opgemerkt dat ook aanpalende onderwerpen, zoals de aanbesteding van de trapliften en de aanbesteding van de hulpmiddelen in het kader van de Wmo, conform planning zijn gerealiseerd. Weergave uitvoering/het werkproces •
Bijeenkomsten en werkwijze projectgroepen
In de tweede helft van 2013 is gestart met 2-wekelijkse bijeenkomsten van de projectgroepen Wmo 2015 en Jeugdwet. Hierbij lag de nadruk op de voorbereiding van de (regionale) inkoop en de voorbereiding van het op te stellen Beleidskader Sociaal Domein (Wmo 2015 en Jeugdwet). Voor wat betreft het project gericht op de taken in het kader van de Participatiewet heeft in eerste instantie minder overleg plaatsgevonden. Dit werd veroorzaakt door een ander proces vanuit het rijk. Dit laat onverlet dat de samenhang tussen de verschillende decentralisaties veel aandacht heeft gekregen. De werkzaamheden met betrekking tot de Projectgroep Participatiewet en de Projectgroep Wmo zijn uitgevoerd zoals voorgenomen. Hierbij wordt opgemerkt dat de inzet op het vlak van de decentralisatie van de Wmo 2015 aanzienlijker is geweest dan was verwacht door de dynamiek van de regionale inkoop én door de wijzigingen in het rijksbeleid: onder andere het besluit om persoonlijke verzorging niet naar gemeenten over te hevelen, genomen in het laatste kwartaal van 2013, vereiste een aanpassing in de ingezette koers. In totaal is op jaarbasis sprake van een inzet van circa 850 uur (dit betreft regionale afstemming, het opstellen van beleidsstukken en het daadwerkelijke verwerven van het aanbod (offertes beoordelen, gesprekken voeren, opstellen overeenkomsten etc.). De invulling van het projectleiderschap van de Projectgroep Jeugdwet heeft om moverende redenen niet vanuit de afdeling Publiekszaken van Bloemendaal kunnen plaatsvinden en is in 2014 uitgevoerd vanuit de afdeling Welzijnszaken van Heemstede. In 2014 is - mede met het oog op de integraliteit en vanuit praktisch oogpunt - geopteerd voor het loslaten van de overleggen per projectgroep en voor een structureel 2 a 3 wekelijks overleg met betrekking tot de 3 decentralisaties gezamenlijk. 2
•
Bijeenkomsten regionale programmamanagers/projectleiders
Op circa 2-wekelijkse basis heeft afstemmingsoverleg plaatsgevonden plaats op het niveau van programmamanagers en projectleiders van Haarlem en IJmond. •
Regionale bijeenkomsten ter voorbereiding van de inkoop
In de periode tot juni 2014 zijn op zeer frequente basis (wekelijks) op bovenregionaal niveau overleggen gevoerd gericht op de inkoop van de individuele voorzieningen. Ook zijn in dit kader en op deze schaal overleggen met aanbieders, zorgverzekeraar/Zorgkantoor en cliënten voorbereid en gevoerd en zijn transformatieonderzoeken begeleid en beoordeeld. Tot slot is op het niveau van Zuid-Kennemerland met het rijk overleg gevoerd over de voortgang van het proces op het gebied van de decentralisatie van de jeugdhulp. •
Inkoopproces
Zowel de inkoop van de jeugdhulp (bij circa 55 instellingen) als de inkoop van de maatwerkvoorzieningen Wmo (bij ruim 30 organisaties) heeft in een regionale werkgroep plaatsgevonden. In aanvullende regionale werkgroepen is de opstelling van de betreffende overeenkomsten uitgevoerd. In genoemde regionale werkgroepen is de vertegenwoordiging van de gemeenten Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude en Heemstede vorm gegeven vanuit de afdeling Welzijnszaken Heemstede. Hetzelfde geldt voor de afzonderlijk vormgegeven regionale inkoop van Jeugd-GGZ bij vrij gevestigden. •
Bijeenkomsten Stuurgroep Decentralisaties Sociaal Domein
De Stuurgroep heeft sinds september 2013 op 6-wekelijkse basis overleg gevoerd. Via deze overlegstructuur heeft de Stuurgroep de voortgang van het programma bewaakt. •
Informatievoorziening raden
In 2014 zijn de (nieuwe) raden via presentaties (totaal 7 voor de 3 gemeenten) meegenomen in het proces van de implementatie van de decentralisaties. Raadsmemo’s zijn frequent, c.q. op regelmatige basis aangeboden. Overige werkzaamheden gericht op de implementatie per 2015 In 2014 dienden - naast de vaststelling van beleid en de inkoop - verschillende zaken geregeld te worden om op 1 januari 2015 gereed te zijn met de vereiste implementatie van de decentralisaties. Hierbij is aangesloten bij de in het laatste kwartaal van 2014 vastgestelde Beleidsplan Sociaal Domein 2015 t/m 2018. De volgende zaken zijn vanuit het Programmamanagement - in afstemming met de regio - uitgevoerd: • • • • • •
e
Overleg over regionale financiering jeugdvoorzieningen (1 tranche); Overleg met gecontracteerde partijen over contactpersonen, monitoring, verantwoording, facturering, financiering, communicatie cliënten.; Opstellen overzicht zorgaanbod (voor toegang medewerkers en cliënten); Overleg over extra toelage huishoudelijke hulp met aanbieders; Overleg over overeenkomsten met het AMHK (Veilig Thuis en Stichting Kontext); Overleg over samenwerkingsovereenkomst met Raad voor Kinderbescherming en gecertificeerde instellingen.
Daarnaast is/zijn - met afstemming met en ondersteuning van de betreffende vak-afdelingen - : • gestart met de implementatie van de automatisering; • de doorontwikkeling van de toegang gecontinueerd (deskundigheidsbevordering en uitbreiding); • overleg gevoerd met huisartsen en instellingen (m.b.t. wijkverpleegkundige inzet); • zijn de vanuit het rijk ontvangen cliëntgegevens verwerkt; • de communicatie algemeen en richting (overgangscliënten) vormgegeven; • (Pgb-) gegevens doorgegeven aan de Sociale Verzekeringsbank (Svb); • de eerste gesprekken met cliënten die onder het overgangsrecht vallen uitgevoerd. Met betrekking tot de beleidsbepaling omtrent de inrichting van de toegang, de beleidsvorming omtrent de inzet op het vlak van cliëntondersteuning en de wijze van contact leggen met nieuwe cliënten (communicatie) 3
wordt opgemerkt dat dit door Bloemendaal vorm is gegeven buiten de structuur van het Programmamanagement; i.c. heeft beleidsvorming reeds binnen de reguliere lijn vorm gekregen. Opgemerkt wordt dat de gemeenten Heemstede en Haarlemmerliede en Spaarnwoude alle in deze notitie genoemde activiteiten hebben vorm gegeven binnen de structuur van het Programmamanagement. Overdracht vanuit Programmamanagement richting reguliere lijn Gelet op het tijdelijke karakter van een Programmamanagementstructuur is gestreefd naar het zo snel als mogelijk en verantwoord overdragen van de werkzaamheden naar de reguliere gemeentelijke lijnen. Na de uitvoering van bovenstaande werkzaamheden zijn de voorgenomen activiteiten ten behoeve van de implementatie van de decentralisaties verricht en kan worden geconcludeerd dat het Programmamanagement kan worden beëindigd. De Stuurgroep heeft in dit kader in november 2014 besloten dat deze overdracht per 1 januari 2015 verantwoord kan plaatsvinden. Anders gezegd, per januari 2015 kunnen de werkzaamheden worden opgepakt in de reguliere lijn en worden uitgevoerd zoals door de afzonderlijke gemeenten beschreven in de respectievelijk Beleidsplannen Sociaal Domein. In BIJLAGE 2 treft u een (niet limitatief) overzicht van de werkzaamheden in 2015. Afstemming in 2015 Bij de uitvoering van de werkzaamheden in 2015 is natuurlijk sprake van ambtelijke afstemming en samenwerking conform de wijze zoals hiervan voorafgaand aan het Programmamanagement vorm werd gegeven. Hiernaast is door de Stuurgroep Sociaal Domein besloten dat er - aansluitend op het bestuurlijk overleg IASZ - op bestuurlijk niveau circa 6x per jaar overleg gevoerd over de stand van zaken op het vlak van de decentralisaties Wmo en Jeugdwet.
4
BIJLAGE 1 OPGESTELDE BELEIDSSTUKKEN IN HET KADER VAN HET PROGRAMMAMAMANAGEMENT SOCIAAL DOMEIN (JULI 2013 t/m DECEMBER 2014) Opgestelde Beleidsstukken
Planning besluitvorming
Regionale uitgangspunten notitie Wmo
(Tijdig) Gerealiseerd? Ja
Projectleiderschap
Nadere opmerking
Welzijnszaken Heemstede
In samenwerking met regionale projectleiders (IJmond en Z-Kennemerland)
Gezamenlijke regionale opstelling (Z-Kennemerland) Gezamenlijke opstelling IASZ
Regionaal Transitiearrangement
Oktober 2013
Ja
Vaststelling Beleidskader Sociaal Domein Vaststelling Beleidskader Participatiewet Verwervingsstrategie Wmo 2015
Januari 2014 Juni 2014 Juni 2014
Ja Ja Ja
Verwervingsstrategie Jeugd Consultatiedocument Wmo
Juni 2014 Juni 2014
Ja Ja
In samenwerking met regionale (IJmond en ZuidKennemerland) projectleiders Wmo
Welzijnszaken Heemstede
In samenwerking met regionale (IJmond en ZuidKennemerland) projectleiders Wmo en inkopers. Deze documenten zijn voor de regio IJmond en ZuidKennemerland vanuit Heemstede opgesteld Gezamenlijke regionale opstelling (ZuidKennemerland, IJmond en Haarlemmermeer)
Consultatiedocument Jeugd- en Opvoedhulp, JB/JR, JeugdzorgPlus Consultatiedocument Jeugd AWBZ
Juli 2014
Ja
Juli 2014
Ja
Consultatiedocument Jeugd-GGZ Consultatiedocument Dyslexiezorg Consultatiedocument Vrij gevestigden GGz Gunning Wmo 2015
Augustus 2014 Augustus 2014 September 2014
Ja Ja Ja
September 2014
Ja
Ondertekening vóór 1 oktober 2014: gerealiseerd
Gunning Jeugd- en Opvoedhulp, JB/JR, JeugdzorgPlus Gunning Jeugd-GGZ Gunning Dyslexiezorg Gunning Jeugd-AWBZ Beleidsplan Sociaal Domein
September 2014
Ja
Oktober 2014 Oktober 2014 Oktober 2014 Oktober 2014
Ja Ja Ja Ja
Ondertekening vóór 1 november 2014: gerealiseerd.
Verordening Jeugdhulp Verordening Wmo
Oktober 2014 Oktober 2014
Ja
Re-integratie Verordening Verordening Individuele studietoeslag Maatregelenverordening Verordening individuele inkomenstoeslag Verordening Tegenprestatie Verordening Cliëntenparticipatie Handhavingsverordening Verordening verrekening bestuurlijke boete bij recidive Aanvraag extra toelage huishoudelijke hulp Besluit maatschappelijke ondersteuning Uitvoeringsregels maatschappelijke ondersteuning Veegrondes inkoop jeugdhulp
November 2014 November 2014 November 2014 November 2014 November 2014 November 2014 November 2014 November 2014
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
November 2014
Ja
December 2014 December 2014
Ja Ja
December 2014
Ja
Overeenkomst Raad Kinderbescherming en gecertificeerde instellingen Overeenkomsten Advies en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling Aanwijzing toezichthouder Wmo
December 2014
Ja
December 2014
Ja
Januari 2015
Ja
Beschermd wonen: mandatering
Januari 2015
Ja
Gezamenlijke opstelling (gelijkluidende teksten: Welzijnszaken Heemstede; lokale teksten: gemeentelijk ) Gezamenlijke opstelling
IASZ
Vaststelling Bloemendaal maand later dan gepland (november 2014) Vaststelling Bloemendaal maand later dan gepland (november 2014) Besluitvorming in Heemstede en Haarlemmerliede heeft eerder dan gepland (in oktober 2014) plaatsgevonden
Welzijnszaken Heemstede (in regionale samenwerking) Gezamenlijke opstelling Gezamenlijke opstelling Welzijnszaken Heemstede (in regionale samenwerking) Gezamenlijk (regionale opstelling) Welzijnszaken Heemstede (in regionale samenwerking) Welzijnszaken Heemstede (in regionale samenwerking) Gezamenlijke opstelling
Aanwijzing gezamenlijk met gemeenten IJmond
5
BIJLAGE 2 WERKZAAMHEDEN 2015 DECENTRALISATIES WMO EN JEUGDWET
1
Onderwerp Contractmanagement Wet maatschappelijke ondersteuning 2015
Wat houdt het in? Beoordelen kwartaalrapportages (Inclusief halfjaarlijkse beoordelingen transformatieplannen aanbieders)
Mogelijke ondersteuning Afdeling Financiën en Stichting RIJK
Schaal Beoordeling vindt lokaal plaats; gesprekken vinden regionaal plaats (regio’s Zuid-Kennemerland en IJmond)
Afdeling Financiën en Stichting RIJK
Beoordeling vindt lokaal plaats; gesprekken vinden regionaal plaats (regio’s Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer)
Kwartaaloverleg met aanbieders
2
Contractmanagement Jeugd
Beoordelen kwartaalrapportages Kwartaaloverleg met aanbieders Maandelijkse overleggen 1e Tranche Jeugd
3
Gefaseerde korting Jeugdhulp
Overleg jeugdaanbieders korting 2016
Stichting RIJK
Gesprekken vinden regionaal plaats.
4
Light contracten
Sluiten van contracten ten behoeve van overgang 1 (enkele) cliënten; geen instroom mogelijk
Stichting RIJK
Lokaal
5
Bevoorschotting Jeugdhulp
Afdeling Financiën
Bevoorschotting kan op het niveau van de IASZgemeenten plaatsvinden.
•
•
•
100% maandelijkse bevoorschotting 1e Tranche Jeugd (1 factuur < 1-21016) 80% maandelijkse bevoorschotting 2e Tranche (AWBZ); maandelijkse facturering 80% maandelijkse bevoorschotting 3e Tranche (Jeugd-GGZ); facturering na afronding dbc’s. Geen bevoorschotting vrijgevestigden
Solidariteit 1e tranche jeugdhulp Sturing (inhoudelijke en financieel)
Besluitvorming voor solidariteit op het niveau van Zuid-Kennemerland Maandelijkse info verwerken die vanuit IASZ (kwantitatief) en Toegang (kwalitatief) worden aangeleverd, aangevuld met info vanuit aanbieders.
N.v.t. Afdeling Financiën
Lokale besluitvorming (na regionale afstemming) Lokaal
8
Kwartaalrapportages raad
Met verkregen info uit de punten 1, 2 en 7 de raad per kwartaal informeren over de voortgang
n.v.t.
Lokaal
9
Uitvoering en Evaluatie Beleidsplan
n.v.t.
Lokaal
10
Subsidiëring nieuwe partijen: MEE en partijen die aanbod leveren m.b.t. Inloop GGZ 2016 Calamiteitenprotocol
Uitvoering beleid; (Half) jaarlijks de beleidsvoorstellen uit het Beleidsplan evalueren; zo nodig aanpassen Evaluatie van de subsidiëring en komen tot vervolg inzet per 2016
n.v.t.
Lokaal beoordelen en regionaal afstemmen (ZuidKennemerland)
Besluitvorming over protocol bij calamiteiten jeugd/Wmo. Relatie met toezicht en
Communicatie + AOV
Lokaal vaststellen (na afstemming portefeuille jeugd en burgemeester); op onderdelen regionaal afstemmen.
6 7
11
Calamiteitenteam samenstellen
Calamiteiten oefeningen
12
Beschermd wonen
Evalueren uitvoering om te bezien of/hoe lokale aanmelding optie is.
Kan op het niveau van de IASZ-gemeenten plaatsvinden. Regionaal
6
BIJLAGE 2 (VERVOLG) WERKZAAMHEDEN 2015 DECENTRALISATIES WMO EN JEUGDWET
13
Onderwerp Doorontwikkeling Toegang
14
Administratieve processen
15 16 17
Overleg huisartsen Extra toelage huishoudelijke hulp Tafels
18
AMHK
19
Beschermingstafel
20
Privacy protocol
21
Participatie en communicatie
Wat houdt het in? Verder door ontwikkelen van de nieuwe werkwijze in CJG en Loket; Borging nieuwe werkwijze (inclusief registratie en stappen daarin) Inrichting (automatisering plus beheer) en doorontwikkeling werkwijzen, processen etc. (beschikking t/m bezwaar- en beroepsprocedure; mandatering regelen). Inzet middelen bij honorering aanvraag; formuleren criteria en uitzetten middelen. Overleg met Achmea en vertegenwoordigers Wmo-instellingen Traject om Stichting Kontext en Bureau Jeugdzorg tot 1 entiteit in 2016 te laten vormen; kosten dienen conform overeenkomst na eerste kwartaal af te nemen Evalueren pilot; komen tot structurele werkwijze per april 2015. Privacy afspraken maken m.b.t. werkprocessen en delen info (autorisaties) Vorm geven aan de communicatie in 2015 én aan de participatie (door ontwikkeling Wmo-raad en vormgeven participatie op het vlak van de Jeugdwet)
Mogelijke ondersteuning Externe inzet
Schaal Lokaal
Externe inzet
Niveau IASZ-gemeenten
Lokaal Regionaal (ZuidKennemerland) Regionaal (3 a 4 ambtelijke vertegenwoordigers) Regio’s Zuid-Kennemerland, IJmond en Haarlemmermeer (met kwartiermaker)
Externe inzet
Lokale besluitvorming (na regionale afstemming) Lokaal Lokaal (afstemming)
7
