UNIVERSITI MALAYSIA SABAH Ruj. Kami Ruj. Tuan Tarikh
: Diisi oleh Pemegang Akaun/Ketua Projek : Kosongkan : kosongkan
Bendahari Universiti Malaysia Sabah. Melalui: (Nama Dekan Dan Nama SPIU) ________________________ ________________________ ________________________
(Tandatangan Dekan)
Tuan, PERMOHONAN MEMBUKA AKAUN AMANAH NAMA AKAUN : _(sila nyatakan nama projek dan kod projek)____________ Dengan hormatnya saya ingin memohon membuka sebuah Akaun Amanah bagi yang tersebut di atas.
Tujuan pembukaan Akaun Amanah berkenaan adalah untuk menjalankan aktiviti sepertimana yang dinyatakan di Lampiran A (Surat Ikatan Akaun Amanah).
Anggaran pendapatan dan cadangan perbelanjaan Akaun Amanah adalah seperti di Lampiran B.
Akaun-akaun Amanah yang lain di bawah kawalan saya adalah seperti di Lampiran C.
Sila rujuk lampiran di muka surat sebelah untuk butiran lanjut. Sekian. Yang Benar, (Tandatangan)
Nama. Jawatan. Jabatan/Fakulti. Tel. (ext)
: _Maklumat Ketua Projek / Pemegang akaun amanah___ : ___________________________ : ___________________________ : ____________________ E-mail : ________________________
LAMPIRAN SURAT
Sila tanda ( / ) petak yang berkenaan.
1. Sumber kewangan untuk Akaun Amanah ini. (Tanda dan nyatakan sumber peruntukan, cth: MOSTI)
Tempatan Nama Penaja: _________________________
Luar Negeri Nama Penaja: ___________________________ Negeri : ________________________________
2. Kategori Aktiviti : (Sila pilih kategori yang sesuai)
Tabung Pusingan Tabung Amanah Rekreasi / Kebajikan Projek Penyelidikan Persidangan / Seminar / Kursus / Bengkel Program Ijazah Lanjutan Lawatan Sambil Belajar / Aktiviti Pelajar * Projek-projek Perundingan Akaun Amanah Yang Lain
*
Permohonan untuk aktiviti-aktiviti pelajar mestilah dibuat melalui Pegawai Hal Ehwal Pelajar; iaitu pegawai HEP sebagai pemegang amanah.
Lampiran A
UNIVERSITI MALAYSIA SABAH SURAT IKATAN AKAUN AMANAH UNIVERSITI ( Untuk diisi dalam 2 salinan) Surat Ikatan Akaun Amanah ini dibuat pada tarikh ____(kosongkan ruangan ini)_____________ Di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 dan Bahagian V, Peruntukan Kewangan (Perkara 44), Perlembagaan Universiti Malaysia Sabah di antara penama di perenggan 10 (yang kemudiannya ini disebutkan sebagai ‘Pemegang Amanah’) dan Universiti Malaysia Sabah (yang kemudiannya disebut sebagai ‘Universiti’).
Bahawasanya dengan surat ini, ditubuhkan satu Akaun Amanah di dalam serta digabung dengan Akaun
Amanah
Universiti
dan
dikenali
sebagai
__(nyatakan
nama
projek
dan
kod
akaun
projek)_________________________________________________________________________
Akaun Amanah ini dikawal dan dipertanggungjawab kepada Pemegang Amanah tersebut. Surat Ikatan Amanah ini dibaca seperti berikut :-
1. OBJEKTIF AKTIVITI Objektif aktiviti ini adalah seperti berikut : (isikan objektif projek)
__________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 1.3_____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 1.4_____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
2. TEMPOH AKTIVITI (Nyatakan tempoh mula dan akhir projek)
Tempoh aktiviti bagi Akaun Amanah ini ialah dari _________________________________ hingga ____________________________________.
3. PENTADBIRAN AKAUN AMANAH
Akuan Amanah ini hendaklah sentiasa tertakluk kepada arahan-arahan seperti yang terkandung di dalam Surat Ikatan Akaun Amanah ini dan apa-apa arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan dari semasa ke semasa.
Akaun ini ditadbir oleh suatu Jawatankuasa yang dianggotai oleh (Minimum 3 Orang) : (Hendaklah terlibat dalam projek tersebut dan dinamakan oleh Ketua Projek/Pemegang Akaun. Cth: Co-researcher/Dekan)
a) ______________________________________________________________ b) ______________________________________________________________ c) ______________________________________________________________ d) ______________________________________________________________ e) ______________________________________________________________ f) ______________________________________________________________
Fungsi dan tanggungjawab JawatanKuasa Akaun Amanah ini adalah seperti berikut : a) memutuskan dasar dan tatacara berhubung dengan penggunaan wang di dalam Akaun Amanah ini selaras dengan tujuan Akaun Amanah ini seperti yang dinyatakan di Fasal 1, Surat Ikatan Akaun Amanah ;
b) memastikan semua laporan dan penyata berhubung dengan terimaan dan perbelanjaan akaun ini disediakan dan dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan di dalam Surat Ikatan Akaun Amanah ini, arahan Perbendaharaan dan Pekeliling yang berkaitan ; dan
c) mengawasi supaya Akaun Amanah ini sentiasa berbaki kredit dan tidak terlebih dikeluarkan pada setiap masa.
4. TERIMAAN (Nyatakan jenis terimaan. Cth: Peruntukan) Tabung Amanah ini akan dikreditkan dengan terimaan-terimaan berikut : _________________________________________________________ _________________________________________________________
_________________________________________________________ Semua terimaan untuk Akaun Amanah ini hendaklah dibuat melalui Cek / Bank Draf / Wang Pos yang berpalang dan dibayar atas nama BENDAHARI, UMS.
5. PERBELANJAAN (Nyatakan perbelanjaan yang bakal dibuat. Cth: Sewaan, Perjalanan,…)
Akaun Amanah ini akan digunakan untuk perbelanjaan / tujuan berikut sahaja : _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Semua bayaran hendaklah dibuat daripada Akaun Amanah ini dan diperakukan oleh Pemegang Amanah serta disahkan oleh Ketua Pusat tanggungjawab atau wakil yang dilantiknya secara bertulis dan kemudian diluluskan oleh Bendahari, Universiti atau pegawai yang telah diberi kuasa olehnya.
Bayaran-bayaran daripada akaun ini adalah untuk objektif di perenggan 1 dan perbelanjaan yang dinyatakan di perenggan 4.
6. PERATURAN KEWANGAN (Sila sertakan salinan proposal/perjanjian/dokumen yang sesuai)
Semua terimaan dan perbelanjaan adalah tertakluk kepada syarat-syarat pemberian yang dinyatakan oleh pihak penaja sepertimana yang dipersetujui di Jadual A (Lampirkan salinan-salinan Kertas Cadangan kepada penaja / perjanjian / Memorandum Persefahaman / minit-minit keputusan / lain-lain dokumen yang berkaitan sebagai Jadual A).
Sekiranya kadar-kadar bayaran atau peraturan kewangan tidak disebutkan oleh penaja, peraturan semasa Universiti adalah berkuatkuasa.
7. AKAUN AMANAH SENTIASA BERBAKI KREDIT
Pemegang Amanah bertanggungjawab untuk memastikan Akaun Amanah ini sentiasa berbaki kredit (atau tidak lebih belanja). Sekiranya Akaun Amanah berbaki debit, Pemegang Amanah adalah bertanggungjawab untuk mendapatkan sumber-sumber kewangan bagi menampung baki debit berkenaan.
8. AKAUN
Akaun Amanah ini akan diperakukan oleh Universiti dengan tahun perakaunan yang berakhir pada setiap 31 Disember.
Akaun Amanah ini juga akan diaudit bersama dengan akaun Universiti pada setiap tahun.
9. PENUTUPAN AKAUN AMANAH
Akaun Amanah ini akan ditutup oleh Universiti sekiranya akaun didapati tidak perlu atau enam (6) bulan selepas akaun didapati tidak aktif, mana yang terdahulu.
Setiap baki kredit akan terus dikreditkan ke akaun yang telah ditetapkan oleh Universiti mengikut peraturan semasa.
Permohonan secara bertulis perlu dikemukakan untuk sebarang penangguhan atau perlanjutan tempoh aktiviti.
10. TUNTUTAN OLEH PIHAK UNIVERSITI
Pihak Universiti boleh membuat sebarang potongan atau penyelarasan daripada Akaun Amanah bagi sebarang caj perkhidmatan dan perbelanjaan yang telah didahulukan atau ditanggung oleh pihak Universiti semasa perlaksanaan aktiviti di bawah Akaun Amanah ini.
11. Surat Ikatan Akaun Amanah ini dipersetujui oleh penama-penama berikut: Diperaku terima oleh Pemegang Amanah bagi Akaun Amanah yang dimaksudkan:
Tandatangan
: __Maklumat Pemegang Akaun/Ketua Projek__
Nama
: _________________________________________
No. K.P.
: _________________________________________
Jawatan
: _________________________________________
Jabatan / Fakulti
: _________________________________________
Tarikh
: _________________________________________
Tandatangan Saksi
: _Maklumat saksi_______________________
Nama
: _________________________________________
No. K.P.
: _________________________________________
Jawatan
: _________________________________________
Jabatan / Fakulti
: _________________________________________
Tarikh
: _________________________________________
12. Ditandatangani bagi pihak Universiti oleh: (Sila kosongkan)
Tandatangan
: _________________________________________
Nama
: _________________________________________
No. K.P
: _________________________________________
Jawatan
: Bendahari, Universiti Malaysia Sabah.
Jabatan
: Bendahari
Tarikh
: _________________________________________
Tandatangan Saksi
: _________________________________________
Nama
: _________________________________________
No. K.P.
: _________________________________________
Jawatan
: _________________________________________
Jabatan
: _________________________________________
Tarikh
: _________________________________________
(UNTUK KEGUNAAN JABATAN BENDAHARI, UMS) (sila kosongkan)
Nama Akaun Amanah
: __________________________________________
No./Kod Akaun Amanah
: __________________________________________
Tandatangan
: _____________________ Tarikh : ______________
Lampiran B ANGGARAN PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN AKAUN AMANAH Hendakah diisikan oleh Pemegang Akaun/Ketua Projek
Nama Akaun Amanah : __________________________________________________________
Bil.
Pendapatan ( Sumber-sumber kewangan)
1.
Sumbangan Luar
2.
Yuran-yuran
3.
Lain-lain (sila nyatakan)
RM
JUMLAH BESAR PENDAPATAN
Bil.
Kod Akaun
Perbelanjaan
1.
11000
Emolumen
2.
21000
Perjalanan dan Sarahidup
3.
22000
Pengangkutan Barang
4.
23000
Perhubungan dan utiliti
5.
24000
Sewaan
6.
25000
Bahan-bahan Makanan dan Minuman
7.
26000
Bekalan dan Bahan-bahan Mentah
8.
27000
Bekalan dan Bahan- bahan lain
9.
28000
Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil
10.
29000
Perkhidmatan Ikhtisas dan Hospitaliti
11.
30000
Aset
RM
JUMLAH BESAR PERBELANJAAN Nota : 1. Semua kadar bayaran adalah tertakluk kepada syarat-syarat perjanjian / Memorandum Persefahaman dengan pihak penaja atau minit-minit keputusan pihak berkuasa Universiti. 2. Sekiranya kadar-kadar bayaran tidak disebutkan oleh pihak penaja, kadar dan peraturan Universiti adalah berkuatkuasa.
Lampiran C
SENARAI AKAUN AMANAH DI BAWAH KAWALAN PEMEGANG AMANAH (Hendaklah diisi oleh Pemegang Akaun/Ketua Projek)
Adalah dengan ini disahkan Akaun-akaun Amanah berikut adalah di bawah kawalan saya :-
a) ____________________________________________________ b) ____________________________________________________ c) ____________________________________________________ d) ____________________________________________________ e) ____________________________________________________
Yang benar,
_________________________________ Nama
: ___________________________
Jawatan
: ___________________________
Jabatan / Fakulti
: ___________________________
Tel.
: _____________________ E-mail : ____________________
