UNIVERSITAS BINA NUSANTARA _________________________________________________________________________ Program Ganda Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2007/2008 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. STAR REACHERS INDONESIA (DIVISI STARCOM) SKRIPSI PROGRAM GANDA UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Medy Puteri Prawita 0700678471 ABSTRAK Masalah yang saat ini dihadapi dalam perusahaan pada sistem penggajiannya adalah seringnya terjadi kesalahan pembayaran gaji kepada karyawan, apakah berupa kesalahan pembayaran tunjangan maupun pembayaran lembur. Hal ini disebabkan dari lemahnya pengendalian internal dari sistem penggajian itu sendiri, sehingga terjadi kecurangan yang dilakukan karyawan dalam pencatatan waktu absensi, laporan dan informasi yang dihasilkan lambat dan menggunakan banyak kertas, rancangan formulir absensi yang tidak serta tidak adanya penugasan dalam pelaksanaan kerja lembur. Oleh karena itu penulis merasa perlu untuk mengusulkan sistem informasi akuntansi penggajian yang baru, yang dapat mengatasi masalahmasalah tersebut. Adapun Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang baru ini meliputi aktivitas penggajian dari pencatatan waktu hadir karyawan, perhitungan gaji, tunjangan, cuti karyawan, lembur, kenaikan gaji karyawan, pembayaran gaji untuk karyawan berserta penghitungan pajaknya. Sistem ini juga meliputi aktivitas kepegawaian yang berhubungan dengan pembayaran gaji seperti pengangkatan karyawan baru, dan mutasi karyawan yang berhubungan dengan gaji karyawan. Termasuk juga pembuatan laporan pembayaran gaji beserta perhitungan gaji masing-masing karyawan, laporan absensi karyawan, dan laporan jamsostek dan PPh 21. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penggajian ini diharapkan perusahaan dapat menerapkan pengendalian internal yang baik, memudahkan perusahaan dalam pembayaran gaji dan tunjangan kepada karyawan dengan perhitungan gaji yang telah terotomatisasi, perusahaan menghasilkan laporan yang cepat dan reliable dengan rancangan laporan yang mudah dipahami, dan juga perusahaan dapat mengelola data karyawan serta data penggajian dengan baik melalui adanya pembatasan hak akses kepada pengguna sistem informasi akuntansi penggajian ini. Kata Kunci: sistem informasi, akuntansi, sistem informasi akuntansi, penggajian, pengendalian internal
iv
KATA PENGANTAR Segala puja dan puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan anugerah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul ”Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom)” dari awal hingga akhir dapat diselesaikan dengan baik. Adapun tujuan penulisan skripsi ini adalah memenuhi salah satu syarat menyelesaikan program studi strata-1 di Binus University. Walaupun dalam pembuatan skripsi terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dari para dosen, akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan secara materiil maupun moril selama pembuatan skripsi ini berlangsung, yaitu : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M. Comp.Sc, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak E.A. Kuncoro, SE., MM., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Johan,S.Kom.,MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. 5. Ibu Ersa Tri Wahyuni, SE., M. Acc., selaku Ketua Jurusan Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 6. Bapak Johan, S.Kom.,MM., selaku dosen pembimbing skripsi jurusan sistem informasi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis. 7. Bapak Hery Harjono Mulyo, S.Kom. ,selaku dosen pembimbing skripsi jurusan akuntansi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis. 8. Bapak Antonius Saputra, selaku Associate Finance Director, Ibu Nurcahaya Tobing, selaku HRD & Administration Coordinator dan Ibu Yanti Magriana selaku Accounting Supervisor PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) beserta seluruh staf perusahaan yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan pengarahan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini. 9. Orang tua, Putu Renaya Prawita dan Fransiska Maria Prawita, serta kakak saya tercinta, Yudi Setiawan Prawita yang telah memberikan dukungan materiil dan moril yang tidak ternilai hingga skripsi ini terselesaikan. 10. Rekan terdekat saya Agust Setiawan, yang dengan setia mendengarkan segala macam ocehan dan kegelisahan saya selama pembuatan skripsi ini berlangsung. 11. Rekan-rekan PAZ, khususnya Tania, Trisna, Nicholas, Erik, Sarel, Yoeliati, Luciana, Marry yang menemani suka dan duka selama hampir 5 tahun mengeyam bangku perguruan tinggi bersama-sama.
v
12. Teman-teman Kos, khususnya Wulan, Arlen, Roslina, Ester yang mengalami masamasa sepenanggungan bersama serta menerima dan memahami masa-masa suram dan senang dalam pembuatan skripsi ini dan juga dengan senantiasa membantu sekuat tenaga. 13. Teman-teman tercinta saya yang berada dimana pun yang dengan sukarela memberikan doa dan dukungannya hingga pembuatan skripsi ini dapat berjalan dengan baik. 14. Serta Pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu. Penulis telah berusaha berbuat yang terbaik dalam penulisan skripsi ini, tetapi penulis sadar bahwa masih terdapat banyak kekurangan-kekurangan dalam penulisannya, maka penulis sangat mengharapkan saran-saran dan kritik yang membangun dan dapat membuat skripsi ini menjadi lebih baik. Akhir kata, penulis merasa sangat bersyukur bila skripsi ini dapat bermanfaat bagi rekan-rekan pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan.
Jakarta, 31 Januari 2008 Penulis
Medy Puteri Prawita 0700678471
vi
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 2.1 Tabel 2.2 Tabel 2.3 Tabel 2.4 Tabel 2.5 Tabel 2.6 Tabel 2.7 Tabel 2.8 Tabel 3.1 Tabel 4.1 Tabel 4.2 Tabel 4.3 Tabel 4.4 Tabel 4.5 Tabel 4.6 Tabel 4.7 Tabel 4.8 Tabel 4.9 Tabel 4.10 Tabel 4.11 Tabel 4.12 Tabel 4.13 Tabel 4.14 Tabel 4.15 Tabel 4.16 Tabel 4.17 Tabel 4.18 Tabel 4.19 Tabel 4.20 Tabel 4.21 Tabel 4.22 Tabel 4.23 Tabel 4.24 Tabel 4.25 Tabel 4.26 Tabel 4.27 Tabel 4.28 Tabel 4.29
Tarif Pajak Penghasilan Pasal 21 Aktivitas pada Problem Domain Analysis Aktivitas pada Application Domain Kegiatan Architecture Design Criteria Jenis Arsitektur Client-Server Design Component Pertanyaan utama berdasarkan desain tipe fungsi Event Table Definisi actor Karyawan Definisi actor Supervisor Definisi actor HRD & Administration Coordinator Definisi actor Finance Staff (Payroll) Spesifikasi use case “Melakukan Log In” Spesifikasi use case “Melakukan Absensi” Spesifikasi use case “Merubah Password” Spesifikasi use case “Mengakses Data Pribadi” Spesifikasi use case “Membuat Permohonan Kerja Lembur” Spesifikasi use case “Membuat Permohonan Cuti” Spesifikasi use case “Membuat Data Karyawan Baru” Spesifikasi use case “Merubah Data Karyawan” Spesifikasi use case “Membuat Pendataan Mutasi Karyawan” Spesifikasi use case “Membuat Data Klaim Tunjangan Kesehatan” Spesifikasi use case “Membuat Laporan Absensi Harian” Spesifikasi use case “Mencetak Laporan Absensi” Spesifikasi use case “Membuat Transaksi Kenaikan Gaji” Spesifikasi use case “Merubah Tunjangan Karyawan” Spesifikasi use case “Merubah PPh 21” Spesifikasi use case “Mencetak Daftar Gaji” Spesifikasi use case “Mencetak Daftar Rekening Karyawan” Spesifikasi use case “Mencetak Slip Gaji Karyawan” Spesifikasi use case “Mencetak Laporan PPh 21 & Jamsostek” Function List Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) Spesifikasi peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) Operation Specification dari ”Menghitung Jamsostek” Operation Specification dari ”Menghitung PTKP” Operation Specification dari ”Menghitung Sisa Saldo” xi
41 50 54 61 62 65 67 70 108 125 126 126 126 127 128 128 129 129 130 131 132 133 134 136 137 138 139 140 140 141 142 142 143 167 168 178 179 180
Tabel 4.30 Tabel 4.31 Tabel 4.32 Tabel 4.33 Tabel 4.34 Tabel 4.35 Tabel 4.36 Tabel 4.37 Tabel 4.38 Tabel 4.39 Tabel 4.40 Tabel 4.41
Operation Specification dari ”Menghitung Jumlah Klaim” Operation Specification dari ”Menghitung Jumlah Kehadiran” Operation Specification dari ”Menghitung Jumlah Kerja Lembur” Operation Specification dari ”Menghitung Tunjangan” Operation Specification dari ”Menghitung Uang Lembur” Operation Specification dari ”Menghitung Gaji Bersih” Operation Specification dari ”Menghitung Biaya Jabatan” Operation Specification dari ”Menghitung Pajak” Operation Specification dari ”Menghitung Gaji Kotor” Operation Specification dari ”Menghitung Total Potongan” Operation Specification dari ”Menghitung Total Pembayaran” The System Usefulness
xii
180 181 182 183 184 185 185 186 187 187 188 190
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Gambar 3.8 Gambar 3.9 Gambar 3.10 Gambar 3.11 Gambar 3.12 Gambar 3.13 Gambar 3.14 Gambar 3.15 Gambar 3.16 Gambar 3.17 Gambar 3.18 Gambar 3.19 Gambar 3.20 Gambar 3.21 Gambar 3.22 Gambar 3.23 Gambar 3.24 Gambar 3.25 Gambar 3.26 Gambar 3.27 Gambar 3.28 Gambar 3.29 Gambar 3.30 Gambar 3.31 Gambar 3.32 Gambar 3.33 Gambar 3.34 Gambar 3.35 Gambar 4.1
Contoh Class Diagram Contoh Statechart Diagram Contoh Use Case Diagram Contoh Sequence Diagram Struktur Organisasi Perusahaan Rich Picture Sistem yang Berjalan Class Diagram Class “Karyawan” Statechart Diagram Class “Karyawan” Class “Keluarga” Statechart Diagram Class “Keluarga” Class “Pendidikan” Statechart Diagram Class “Pendidikan” Class “Pengalaman Kerja” Statechart Diagram Class “Pengalaman Kerja” Class “Absensi” Statechart Diagram Class “Absensi” Class “Rekap Absensi” Statechart Diagram Class “Rekap Absensi” Class “Tunjangan” Statechart Diagram Class “Tunjangan” Class “Kerja Lembur” Statechart Diagram Class “Kerja Lembur” Class “Tunjangan Kesehatan” Statechart Diagram Class “Tunjangan Kesehatan” Class “Mutasi” Statechart Diagram Class “Mutasi” Class “Cuti” Statechart Diagram Class “Cuti” Class “Daftar Gaji” Statechart Diagram Class “Daftar Gaji” Class “Slip Gaji” Statechart Diagram Class “Slip Gaji” Class “PPh 21” Statechart Diagram Class “PPh 21” Class “Jamsostek” Statechart Diagram Class “Jamsostek” Class “Laporan” Statechart Diagram Class “Laporan” Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom)
xiii
49 53 57 58 75 95 110 111 111 112 112 113 113 113 114 114 114 115 115 115 115 116 116 116 117 117 117 118 118 118 119 119 120 120 121 121 121 122 122 124
Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Gambar 4.6 Gambar 4.7 Gambar 4.8 Gambar 4.9 Gambar 4.10 Gambar 4.11 Gambar 4.12 Gambar 4.13 Gambar 4.14 Gambar 4.15 Gambar 4.16 Gambar 4.17 Gambar 4.18 Gambar 4.19 Gambar 4.20 Gambar 4.21 Gambar 4.22
Gambar 4.23
Gambar 4.24
Sequence Diagram untuk Use Case ”Melakukan Log In” Sequence Diagram untuk Use Case ”Melakukan Absensi” Sequence Diagram untuk Use Case ”Mengubah Password” Sequence Diagram untuk Use Case ”Mengakses Data Pribadi” Sequence Diagram untuk Use Case ”Membuat Permohonan Kerja Lembur” Sequence Diagram untuk Use Case ”Membuat Permohonan Cuti” Sequence Diagram untuk Use Case ”Membuat Data Karyawan Baru” Sequence Diagram untuk Use Case ”Merubah Data Karyawan” Sequence Diagram untuk Use Case ”Membuat Pendataan Mutasi Karyawan” Sequence Diagram untuk Use Case ”Membuat Data Klaim Tunjangan Kesehatan” Sequence Diagram untuk Use Case ”Membuat Laporan Absensi Harian” Sequence Diagram untuk Use Case ”Mencetak Laporan Absensi” Sequence Diagram untuk Use Case ”Membuat Transaksi Kenaikan Gaji” Sequence Diagram untuk Use Case ”Merubah Tunjangan Karyawan” Sequence Diagram untuk Use Case ”Merubah PPh 21” Sequence Diagram untuk Use Case ”Mencetak Daftar Gaji” Sequence Diagram untuk Use Case ”Mencetak Daftar Rekening Karyawan” Sequence Diagram untuk Use Case ”Mencetak Slip Gaji Karyawan” Sequence Diagram untuk Use Case ”Mencetak Laporan PPh 21 & Jamsostek” Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) Component Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) Deployment Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) Architecture Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom)
xiv
150 150 151 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 164 165 166 170
172
173
Gambar 4.25
Gambar 4.26
Gambar 4.27 Gambar 4.28 Gambar 4.29
Contoh standard button dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) Contoh warning message dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Star Reachers Indonesia (Divisi Starcom) Revised Class Diagram Class Placement Component User Interface
xv
174
174
176 177 189
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman Gambar L.1 Gambar L.2 Gambar L.3 Gambar L.4 Gambar L.5 Gambar L.6 Gambar L.7 Gambar L.8 Gambar L.9 Gambar L.10 Gambar L.11 Gambar L.12 Gambar L.13 Gambar L.14 Gambar L.15 Gambar L.16 Gambar L.17 Gambar L.18 Gambar L.19 Gambar L.20 Gambar L.21 Gambar L.22 Gambar L.23 Gambar L.24 Gambar L.25 Gambar L.26 Gambar L.27 Gambar L.28 Gambar L.29 Gambar L.30 Gambar L.31 Gambar L.32 Gambar L.33 Gambar L.34 Gambar L.35 Gambar L.36 Gambar L.37 Gambar L.38 Gambar L.39
Form Absensi Form Log In Form Menu Utama File Form Ubah Password Form Menu Utama Transaksi Karyawan Form Karyawan (Tab Control Data Personal) Form Karyawan (Tab Control Data Keluarga) Form Karyawan (Tab Control Data Pendidikan) Form Karyawan (Tab Control Data Pengalaman Kerja) Form Karyawan (Tab Control Data Keuangan) Form Kerja Lembur Form View Status Kerja Lembur Form Persetujuan (Tab Control Kerja Lembur) Form Cuti Form View Status Pengajuan Cuti Form Persetujuan (Tab Control Cuti) Form Menu Utama Transaksi HRD Form Mutasi Form View Status Mutasi Form Persetujuan (Tab Control Mutasi) Form Tambah dan Edit Data (Tab Control Data Personal) Form Tambah dan Edit Data (Tab Control Data Keluarga) Form Tambah dan Edit Data (Tab Control Data Pendidikan) Form Tambah dan Edit Data (Tab Control Data Pengalaman Kerja) Form Tambah dan Edit Data (Tab Control Data Keuangan) Form Tambah dan Edit Data (Tab Control PPh 21) Form Tambah dan Edit Data (Tab Control Data Jamsostek) Form View Status Tambah dan Edit Karyawan Form Persetujuan (Tab Control Tambah Data) Form Persetujuan (Tab Control Ubah Data) Form Tunjangan Kesehatan Form View Status Klaim Tunjangan Kesehatan Form Persetujuan (Tab Control Tunjangan Kesehatan) Form Laporan Absensi Form View Status Laporan Absensi Form Persetujuan (Tab Control Absensi Harian) Form Print Laporan Absensi Harian Form Print Laporan Absensi Periode Form Menu Utama Transaksi Finance
xvi
L-1 L-1 L-2 L-2 L-3 L-3 L-4 L-5 L-6 L-7 L-8 L-9 L-9 L-10 L-11 L-11 L-12 L-12 L-13 L-13 L-14 L-15 L-16 L-17 L-18 L-19 L-20 L-21 L-22 L-22 L-23 L-24 L-24 L-25 L-26 L-26 L-27 L-27 L-28
Gambar L.40 Gambar L.41 Gambar L.42 Gambar L.43 Gambar L.44 Gambar L.45 Gambar L.46 Gambar L.47 Gambar L.48 Gambar L.49 Gambar L.50 Gambar L.51 Gambar L.52 Gambar L.53 Gambar L.54 Gambar L.55 Gambar L.56 Gambar L.57 Gambar L.58 Gambar L.59 Gambar L.60 Gambar L.61 Gambar L.62 Tabel L.1 Lampiran L.1 Lampiran L.2 Lampiran L.3 Lampiran L.4 Lampiran L.5
Form Kenaikan Gaji Form View Status Kenaikan Gaji Form Persetujuan (Tab Control Kenaikan Gaji) Form Tunjangan Form View Status Tunjangan Form Persetujuan (Tab Control Tunjangan) Form PPh 21 Form View Status PPh 21 dan PTKP Form Persetujuan (Tab Control PPh 21) Form Menu Utama Report Form Daftar Gaji Form Daftar Rekening Form Slip Gaji Form Laporan PPh 21 dan Jamsostek Surat Pengangkatan Karyawan Surat Mutasi Surat Kenaikan Gaji Laporan Absensi Harian Laporan Absensi Periode Daftar Gaji Daftar Rekening Karyawan Slip Gaji Laporan PPh 21 dan Jamsostek Description based on textual Specification Notasi yang digunakan dalam Class Diagram Notasi yang digunakan dalam Deployment Diagram Notasi yang digunakan dalam Sequence Diagram Notasi yang digunakan dalam Statechart Diagram Notasi yang digunakan dalam Use Case Diagram
xvii
L-28 L-29 L-29 L-30 L-30 L-31 L-32 L-33 L-33 L-34 L-34 L-35 L-35 L-36 L-37 L-38 L-39 L-40 L-41 L-42 L-43 L-44 L-45 L-46 L-47 L-48 L-48 L-49 L-50