UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Sistem Informasi Dan Manajemen Program Studi Ganda Skripsi Sarjana Ilmu Komputer dan Ekonomi Semester Ganjil tahun 2006/2007
ANALISIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI SERTA PERENCANAAN PROYEK PADA PT. STAR ENERGY DENGAN MENGGUNAKAN METODA NEW INFORMATION ECONOMICS Layla 0600655372
ABSTRAK Perusahaan Star Energy telah memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen yang digunakan untuk menjalankan proses bisnisnya. Peneliti ingin mengetahui seberapa penting aplikasi-aplikasi tersebut dan sudah sesuaikah dengan kebutuhan perusahaan, seberapa besar dampak dan manfaatnya pada perusahaan dan sebandingkah dengan pengeluarannnya. Investasi teknologi biasasanya dilakukan perusahaan dengan merencanakan dan memprioritaskan teknologi apa yang akan digunakan kedepannya. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam pencapaian efektifitas dan dampak bottom line. Ada banyak cara atau metode yang digunakan untuk melakukan investasi TI, salah satunya adalah dengan menggunakan metode New Information Economics. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu perusahaan dapat mengetahui TI mana yang lebih penting untuk dikembangkan dan TI yang tidak dibutuhkan serta dapat mengalokasikan investasi TI ke TI yang mendukung kinerja perusahaan. Kata Kunci : New Information Economic, Investasi Teknologi Informasi, TI, sistem, aplikasi, infrastruktur, service , manajemen .
vii
KATA PENGANTAR Pertama-tama saya mengucapkan puji syukur kepada Allah SWT atas segala berkat dan karunia-Nya sehingga penulisan laporan akhir praktek kerja lapangan ini dapat diselesaikan. Pada kesempatan kali ini perkenankanlah saya untuk mengucapkan terima kasih kepada semua pihak, terutama kepada : 1. Papa, Mama ,Kakak dan Adik tersayang atas doa dan dukungannya. 2. Bpk Ir. Hudiarto, MM, selaku dosen pembimbing dari jurusan Sistem Informasi yang telah memberikan masukan dan saran atas penyusunan skripsi ini. 3. Bpk Chandra W.W,SE.,MM.,M.Com (IS) selaku dosen pembimbing dari jurusan Manajemen yang telah memberikan masukan dan saran atas penyusunan skripsi ini. 4. Bpk Prof. Dr. Geradus Polla, M.App.Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 5. Ibu Lianawati Christian, S.Kom., MM. selaku Koordinator Mata Kuliah Program Ganda AKSI dan MNSI, atas saran dan kritiknya. 6. Bpk Heri Harjono Muljo, S.Kom selaku Koordinator Mata Kuliah Program Ganda yang terdahulu atas saran dan kritiknya. 7. Bpk Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 8. Bpk Engkos Ahmad Kuncoro, SE., MM selaku selaku Dekan Fakultas Ekonomi 9. Perusahaan Star Energy yang mengijinkan saya untuk melakukan penelitian. 10. Bpk Ari Santoso selaku dosen pembimbing dan koodinator IT yang telah memberikan saya kesempatan untuk melakukan survey dan wawancara untuk mendukung skripsi ini. 11. Bpk Rahmani Rasga yang juga telah memberikan banyak masukan. 12. Bpk Harlen Situmorang yang memberikan penjelasan secara terperinci. 13. Bpk Dennis Hassanbasry yang memberikan penjelasan mengenai jaringan. 14. Bpk Triyo Basuki yang banyak memberikan masukan dan saran. 15. Ledy, teman yang bersama-sama melakukan praktek kerja lapangan ini. 16. Segenap staff dan karyawan perusahaan Star Energy yang tidak dapat disebutkan satu persatu atas sambutan hangat dan kerja samanya selama melakukan praktek kerja lapangan.
viii
17. Ajeng atas bantuan yang tiada hentinya dari sebelum penyusunan skripsi hingga selesai perkuliahan. Dan juga kepada Andre yang sudah memberikan tempatnya selama skripsi ini. 18. Merrynda Lyanova dan Willy Suteja yang telah menjadi sahabat terbaik dan selalu membantu dalam suka maupun duka. 19. Trio Angkasa (Satya Duhita, Vicky Rasvita dan Rendy Salendu) dan additional player (thomson) atas kebahagian yang ditawarkan selama ini. 20. Semua anak PAY angkatan 2002 yang tidak bisa disebutkan satu persatu, atas semangat dan dukungannya.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa meskipun telah berusaha dengan sebaikbaiknya, skripsi ini tidak luput dari kesalahan maupun kekurangan. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran-saran dan masukan dari pembaca utnuk mengembangkan maupun menyempurnakan karya skripsi ini. Semoga karya skripsi ini bermanfaat bagi pembaca
Jakarta, 14 Januari 2007 Penulis
Layla 0600655372
ix
DAFTAR ISI
Halaman Abstrak
iv
Prakata
v
Daftar Tabel
vii
Daftar Gambar
ix
Daftar Lampiran
xi
BAB 1
BAB II
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
1
1.2 Identifikasi Masalah
3
1.3 Ruang Lingkup
4
1.4 Tujuan dan Manfaat
5
1.5 Sistematika Penulisan
6
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan
8
2.1.1 Sejarah Kakap
9
2.2 Visi dan Misi
12
2.3 Struktur Organisasi
12
2.3.1 Tugas dan Tanggung jawab
14
2.4 Proses Bisnis
18
2.5 Teknologi Informasi Yang Telah Berjalan Pada
19
PT. Star Energy 2.5.1
Aplikasi
Teknologi
Informasi
yang
20
Sedang
31
Digunakan Perusahaan 2.5.2
Aplikasi
Proyek
Direncanakan
x
Yang
2.6 IS/IT Planning BAB 3
33
LANDASAN TEORI 3.1 Teori Khusus
35
3.1.1 New Information Economics
35
3.1.1.1Tehnik New Information Economic
37
3.1.1.2Tujuan New Information Economics
51
3.1.1.3Pedoman Mendapatkan Hasil New
53
Information Economics 3.1.2 The Strategy to Bottom Line Value Chain
54
3.1.3 Connect To Bottom Line
59
3.1.3.1 Dampak Garis Bawah berdasar
60
pada Sebab dan Akibat 3.1.3.2
Strategic
Intention
(Arahan
62
3.1.3.3 Prinsip-prinsip dari dampak TI ke
63
Strategi)
bottom line 3.1.3.4 Sasaran-sasaran untuk keputusan
65
yang jitu dan hasil yang benar 3.1.4 Portfolio
68
3.1.4.1 Pengertian Portfolio
68
3.1.4.2 Portfolio dalam praktek NIE
70
3.1.4.3 Empat Konsep Portfolio TI
72
3.1.4.4 Empat Faktor Portfolio Lights On
76
3.1.4.5 Tingkat Kualitas dan Layanan
76
3.1.4.6 Pemberian Skor Pada Portfolio
77
Lights On 3.1.4.7 Dua Faktor Portfolio Proyek
81
3.1.4.8 Pemberian Skor Pada Portfolio
83
Proyek 3.1.5 Strategi investasi
xi
84
3.2 Teori Umum 3.2.1
85
Tekhnologi
Informasi
dan
Sistem
85
Informasi 3.2.1.1 Sistem Informasi (SI)
86
3.2.1.2 Tekhnologi Informasi (TI)
88
3.2.1.3 Proyek Sistem Informasi
89
3.2.1.4 Investasi TI
91
3.2.2 Manajemen
91
3.2.2.1 Pengertian Biaya, Anggaran dan
92
Penganggaran 3.2.2.2 Investasi
92
3.2.2.3 Portfolio Perusahaan
93
3.2.2.4 Analisis SWOT
93
3.2.2.4.1 Strength (Kekuatan)
94
3.2.2.4.2 Weakness (Kelemahan)
94
3.2.2.4.3Opportunity (Kesempatan)
95
3.2.2.4.4 Threat (Ancaman)
96
3.2.4.4.5Cara
Penentuan
Faktor-
97
faktor SWOT 3.2.2.5 Diagram SWOT
101
3.2.2.6 Matrix SWOT
103
3.2.2.7 Matrix Internal-Eksternal (IE)
106
3.2.2.8 Lima Kekuatan Bersaing Porter
108
3.2.2.8.1 Persaingan Intra Industri
110
3.2.2.8.2 Ancaman Pendatang Baru
111
3.2.2.8.3 Kekuatan Tawar Menawar
114
Pemasok 3.2.2.8.4 Kekuatan Tawar Menawar
115
Pembeli 3.2.2.8.5AncamanProduk Pengganti
xii
116
BAB 4
BAB 5
3.2.3 Teori Perminyakkan
117
3.2.3.1 Minyak
117
3.2.3.2 Jenis- jenis minyak
117
3.2.3.3 Pengolahan Minyak
118
3.2.3.4 Kilang Minyak
119
METODOLOGI PENELITIAN 4.1 Kerangka Berpikir
120
4.2 Jenis dan metode penelitian
122
4.2.1 Teknik Pengumpulan data
122
4.2.2 Teknik Analisis Data
122
4.3 Tempat Penelitian
123
4.4 Jadwal Penelitian
123
DATA ANALISIS DAN HASIL PEMBAHASAN 5.1 Kondisi Lingkungan Industri
125
5.1.1 Persaingan Intra Industri
126
5.1.2 Ancaman Pendatang Baru
127
5.1.3 Kekuatan Tawar Menawar Pemasok
128
5.1.4 Kekuatan Tawar Menawar Pembeli
128
5.1.5 Ancaman Produk Pengganti
128
5.2 Analisis Industri
129
5.2.1 Evaluasi Faktor Internal
129
5.2.1.1 Strength (Kekuatan)
129
5.2.1.2 Weakness (Kelemahan)
131
5.2.1.3 Hasil Evaluasi Faktor Internal
132
5.2.2 Evaluasi Faktor Eksternal
133
5.2.2.1 Opportunity (Kesempatan)
134
5.2.2.2 Threat (Ancaman)
135
xiii
5.2.2.3 Hasil Evaluasi Faktor Eksternal
136
5.3 Diagram SWOT
137
5.4 Matrix SWOT
139
5.5 Matriks Internal Eksternal (IE)
140
5.6 Arahan strategi bisnis
142
5.7 Analisis Kebutuhan / Pasokan Strategis
144
5.7.1 Analisis Kebutuhan Strategis
145
5.7.2 Analisis Pasokan Strategis
146
5.7.3 Agenda TI
150
5.7.4
152
Perencanaan TI
5.8 Teknik Innovation
153
5.8.1 Business and Technology Monitoring
153
5.8.2 Innovation Visioning
154
5.8.3 Business Context and Choises
155
5.8.4 Actionable Innovation
156
5. 9 Tehnik Prioritization
157
5.9.1 IT Strategic Intention and Scoring
158
5.9.2 Cause and Effect
161
5.9.3 Risk Assesment
161
5.9.3.1 Portfolio Proyek 5.9.4 Analisis Resiko dan Dampak Terhadap
162 166
Biaya 5.10 Teknik Alignment
167
5.10.1 Alignment Data-Aplikasi
167
5.10.2 Alignment Data-Infrastruktur
174
5.10.3 Alignment Data-Services
179
5.10.4 Alignment Data-Management
184
5.11 Portfolio Aplikasi Yang Sedang Berjalan Dan
188
Proyek Sistem Aplikasi 5.11.1 Portfolio Lights On Yang Sedang
xiv
189
Berjalan 5.12 Analisis Portfolio Lights On
200
5.12.1 Persentase Biaya
201
5.12.2 Persentase Alignment
207
5.12.3 Analisis Hubungan Kualitas dengan Nilai
209
Penyelarasan 5.12.4 Persentase Depedency
216
5.12.5 Analisis Hubungan Kualitas dengan
218
Ketergantungan 5.12.6
Perkiraan
Biaya
Lights-on
dengan
225
perbandingan antara alignment dan quality 5.12.7
Perkiraan
Biaya
perbandingan
antara
Lights-on
dengan
depedency
231
dan
quality 5.12.8 Analisis Portfolio dengan perbandingan
238
antara breadth dan dependency
BAB 6
5.7 Management Agenda
244
KESIMPULAN DAN SARAN
254
6.1 Kesimpulan
254
6.2 Saran
256
DAFTAR PUSTAKA
257
RIWAYAT HIDUP
258
FOTOKOPI SURAT SURVEY
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel 3.1 Tabel 3.2 Tabel 3.3 Tabel 3.4 Tabel 3.5 Tabel 3.6 Tabel 3.7 Tabel 3.8 Tabel 3.9 Tabel 3.10 Tabel 3.11 Tabel 3.12 Tabel 3.13 Tabel 3.14 Tabel 3.15 Tabel 3.16 Tabel 3.17 Tabel 3.18 Tabel 4.1 Tabel 5.1 Tabel 5.2 Tabel 5.3 Tabel 5.4 Tabel 5.5 Tabel 5.6 Tabel 5.7
Tabel 5.8
Tabel 5.9 Tabel 5.10 Tabel 5.11 Tabel 5.12 Tabel 5.13 Tabel 5.14 Tabel 5.15 Tabel 5.16
IS / IT Planning Strategic Intention to IT Strategic Plan Aspek Budaya Inovasi Contoh Aligment Data Skala Penilaian Alignment Rantai Nilai Strategi ke Bottom Line Contoh Arahan Strategi Unsur-Unsur Layanan dan Kualitas Skor Availability Skor Responsiveness Skor Functionality Skor Accuracy Skor Breadth Skor Depedency Skor Portfolio Proyek Strategi Investasi Contoh Matriks EFE Contoh Matriks IFE Alternatif Strategi Waktu dan Kegiatan Internal Factors Analysis (IFAS) External Factors Analysis (EFAS) Arahan Strategi Dari Kombinasi Faktor Internal Dan Faktor Eksternal Arahan Strategi Perusahaan Star Energy Analisis Kebutuhan Strategis Demand / Supply Planning Fokus Pada Kebutuhan User Demand / Supply Planning Fokus Pada Perluasan Jaringan Wilayah Pengoperasian di Seluruh Indonesia Demand / Supply Planning Meningkatkan Kerja Sama Dengan Partner Bisnis, Client Dan Supplier Perencanaan TI Strategy IT Requirement Business Value Scorecard untuk Web Sphere Business Value Scorecard untuk IP Business Value Scorecard untuk Radio Link Portfolio Proyek Penilaian Resiko Web Sphere Penilaian Resiko IP (Internet Protocol)
xvi
Halaman 34 39 41 49 50 55 62 77 78 78 79 79 80 80 83 84 99 101 107 124 133 137 143 144 145 146 147
148
152 157 159 160 160 162 164 165
Tabel 5.17 Tabel 5.18 Tabel 5.19 Tabel 5.20 Tabel 5.21 Tabel 5.22 Tabel 5.23 Tabel 5.24 Tabel 5.25 Tabel 5.26 Tabel 5.27 Tabel 5.28 Tabel 5.29 Tabel 5.30 Tabel 5.31 Tabel 5.32 Tabel 5.33 Tabel 5.34 Tabel 5.35 Tabel 5.36 Tabel 5.37 Tabel 5.38 Tabel 5.39 Tabel 5.40 Tabel 5.41 Tabel 5.42 Tabel 5.43 Tabel 5.44
Penilaian Resiko Radio Link Alignment Data –Aplikasi Perhitungan Total Alignment Gap Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan Penelitian Alignment Data –Infrastruktur Perhitungan Total Alignment Gap Pada Infrastruktur Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan Penelitian Pada Infrastruktur Alignment Data –Service Perhitungan Total Alignment Gap Pada Services Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan Penelitian Pada Services Alignment Data –Management Perhitungan Total Alignment Gap Pada Management Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan Penelitian Pada Management Portofolio Aplikasi Portfolio Infrastruktur Portfolio Services Portfolio Manajemen Management Agenda 1 : Menentukan sasaran Management Agenda 2 : Bertanya dengan pertanyaan yang tepat Management Agenda 3 : Menghubungkan dengan lapisan bawah Management Agenda 4 : Memahami biaya dan sumber daya Management Agenda 5 : Fokus pada sesuatu yang benar Management Agenda 6 : Mengadopsi proses yang efektif untuk menghasilkan tindakan Management Agenda 7 : Menangani masalahmasalah yang umum terjadi pada praktek Management Agenda 8 : Membuat keputusan yang jitu Management Agenda 9: Perencanaan untuk mendapatkan hasil yang benar Management Agenda 10: Menjaga angka kinerja Management Agenda 11: Berhubungan dengan budaya
xvii
165 168 173 173 175 178 178 180 182 183 184 187 187 189 195 197 199 244 245 245 245 246 246 247 247 247 248 248
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Gambar 2.5 Gambar 2.6 Gambar 2.7 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7 Gambar 3.8 Gambar 3.9 Gambar 3.10 Gambar 3.11 Gambar 3.12 Gambar 3.13
Gambar 3.14 Gambar 3.15 Gambar 3.16 Gambar 3.17 Gambar 3.18 Gambar 3.19 Gambar 3.20 Gambar 3.21 Gambar 3.22 Gambar 3.23 Gambar 3.24 Gambar 3.25 Gambar 4.1 Gambar 5.1 Gambar 5.2 Gambar 5.3
Lapangan kakap Struktur Organisasi PT. Star Enegy Proses Bisnis Total Dana Investasi Total Dana Lights On Tampilan Lotus Notes Contoh page dalam portal Web Sphere IT Improvement Zone Kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan Lima Tehnik New Information Economics Strategic Demand/Supply Planning in the Value Chain Praktek Perencanaan Alignment / Innovation Kompenen dan Pertanyaan Perencanaan Inovasi Pemberian skor prioritas pada proyek Alignment / Assessment Strategic Alignment : Six Test Internal IT Alignment : Six Tests Dua belas tahapan dalam The Strategy to Bottom Line Value Chain Cause-and-Effect to Bottom Line Improvements in Effectiveness Produce Revenue/Expense Improvement which Produces Bottom-Line Impact Template Portfolio Dasar Portfolio dalam praktek NIE Jumlah sumber TI yang dibagi kedalam portfolio Empat Portfolio Lights-On Portfolio dari perspektif IT dan Management Empat Kategori Portfolio Portfolio Proyek Keputusan investasi didalam portfolio Diagram SWOT Mariks SWOT Matrix Internal-Eksternal (IE) Lima Kekuatan Bersaing Porter Kerangka Berpikir Lima Kekuatan Porter Diagram SWOT Matriks SWOT
xviii
Halaman 9 13 18 19 20 21 32 36 37 38 40 41 42 45 46 47 48 56 61 64
69 70 73 74 75 75 83 85 102 105 106 109 120 126 138 140
Gambar 5.4 Gambar 5.5 Gambar 5.6 Gambar 5.7 Gambar 5.8 Gambar 5.9 Gambar 5.10 Gambar 5.11 Gambar 5.12 Gambar 5.13 Gambar 5.14 Gambar 5.15 Gambar 5.16 Gambar 5.17 Gambar 5.18 Gambar 5.19 Gambar 5.20 Gambar 5.21 Gambar 5.22 Gambar 5.23 Gambar 5.24 Gambar 5.25 Gambar 5.26 Gambar 5.27 Gambar 5.28 Gambar 5.29 Gambar 5.30
Matriks IE Analisis Resiko Dan Dampak Terhadap Biaya Total Persentase Biaya Aplikasi (US$) Total Persentase Biaya Infrastruktur Total Persentase Biaya Services Total Persentase Biaya Management Total Persentase Biaya Proyek Total Persentase Penyelarasan Strategi Total Biaya Aplikasi berdasarkan Nilai Penyelarasan dan Kualitas Total Biaya Infrastruktur berdasarkan Nilai Penyelarasan dan Kualitas Total Biaya Services berdasarkan Nilai Penyelarasan dan Kualitas Total Biaya Management berdasarkan Nilai Penyelarasan dan Kualitas Total Biaya Lights On berdasarkan Nilai Penyelarasan dan Kualitas Total Persentase Ketergantungan Total Biaya Aplikasi berdasarkan Ketergantungan dan Kualitas Total Biaya Infrastruktur berdasarkan Ketergantungan dan Kualitas Total Biaya Services berdasarkan Ketergantungan dan Kualitas Total Biaya Management berdasarkan Ketergantungan dan Kualitas Total Biaya Lights On berdasarkan Ketergantungan dan Kualitas Perkiraan Portfolio Aplikasi berdasarkan Alignment dan Quality Perkiraan Portfolio Infrastruktur berdasarkan Alignment dan Quality Perkiraan Portfolio Services berdasarkan Alignment dan Quality Perkiraan Portfolio Management berdasarkan Alignment dan Quality Perkiraan Portfolio Aplikasi berdasarkan Depedency dan Quality Perkiraan Portfolio Infrastruktur berdasarkan Depedency dan Quality Perkiraan Portfolio Services berdasarkan Depedency dan Quality Perkiraan Portfolio Management berdasarkan Depedency dan Quality
xix
141 166 201 203 204 205 206 208 210 211 213 214 215 217 220 221 222 223 224 226 228 229 230 232 234 235 237
Gambar 5.31 Gambar 5.32 Gambar 5.33 Gambar 5.34
Analisis Portfolio Aplikasi Analisis Portfolio Infrastruktur Analisis Portfolio Services Analisis Portfolio Management
xx
239 241 242 243
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10 Lampiran 11 Lampiran 12
Wawancara Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal Menghitung Bobot Internal ( Strenght and Weakness) Menghitung Bobot Eksternal ( Oportunity and Threath ) Menentukan Normalisasi IFAS Menentukan Normalisasi EFAS IFAS & EFAS Kuesioner – application Kuesioner – infrastructure Kuesioner – management Kuesioner – services Jawaban Kuesioner
xxi
Halaman L. 1 L. 5 L. 6 L. 8 L.10 L.11 L.12 L.13 L.16 L.19 L.22 L.25
