UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA _________________________________________________________________ Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005/2006 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PT. SINAR GUMILANG ABADI

Anita Kusumah 0600609416 Marlen Melissa 0600630193 Edennya Yenni Andar 0600673072 Kelas/Kelompok : 07PEA/03 Abstrak Tujuan penelitian ini adalah menganalisis Sistem Informasi Akuntansi penjualan dan piutang dagang pada PT. Sinar Gumilang Abadi untuk mengidentifikasi masalah yang terjadi dan kelemahan dari sistem informasi yang berjalan. Dalam penulisan ini menggunakan 2 (dua) metodologi yaitu metode pendekatan analisis yang terdiri dari studi kepustakaan : pengumpulan data yang diperlukan dari buku-buku yang berhubungan dengan SIA dan studi lapangan : melakukan kunjungan langsung atau dengan wawancara, pengamatan dan metode perancangan dari OOAD. Hasil analisis tersebut dan studi pustaka digunakan untuk merancang usulan Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang yang mampu mendukung aktivitas operasional perusahaan agar lebih efektif dan efisien. Simpulan yang didapat adalah Sistem Informasi Akuntansi penjualan dan piutang dagang memberikan kemudahan bagi pihak yang terkait untuk memperoleh informasi dengan cepat dan mudah serta penyajian laporan dan jurnal menjadi lebih cepat dan akurat.

Kata Kunci Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Piutang Dagang

iv

PRAKATA

Penulis memanjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang memberikan kasih dan karunianya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul ”Analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang PT.Sinar Gumilang Abadi” ini tepat pada waktunya. Skripsi ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan perkuliahan jenjang pendidikan Strata-1 Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Dalam persiapan dan penyusunan skripsi ini penulis banyak menerima bantuan, bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak, karena itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang memberikan kesempatan pada penulis untuk menyelesaikan studi strata-1 di universitas ini. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 3. Bapak Idris Gautama So, SE., S.Kom., MM selaku Ketua Jurusan Komputer Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Margaretha Endang P., Dra, MM selaku dosen pembimbing yang telah memberikan saran dan masukan serta motivasi dan perhatian yang tinggi bagi penulis selama penyusunan skripsi ini. Penulis sangat berterimakasih atas

v

bantuan, perhatian, kesediaan, dan kesabaran dosen pembimbing dalam membimbing penulis selama penyusunan skripsi ini. 5. Bapak Jeffry Rumantir dan Ibu Jeane Pontoh selaku pemimpin perusahaan yang bersedia memberikan waktunya kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini. 6. Bapak Sulaiman selaku karyawan bagian akuntansi PT. Sinar Gumilang Abadi yang bersedia meluangkan waktunya dan memberikan bantuan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini. 7. Bapak Luki selaku karyawan bagian penjualan PT Sinar Gumilang Abadi yang bersedia berbagi ilmu dan bantuan kepada penulis dalam penyusunan skripsi. 8. Orang tua dan saudara-saudara penulis yang telah banyak membantu dalam doa dan dukungan yang sangat berarti bagi penulis. 9. Seluruh teman-teman yang telah membantu dan memberikan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini. Penulis menyadari bahwa skripsi ini belum sempurna dan masih terdapat banyak kekurangan baik isi maupun susunan bahasanya. Karena itu dengan lapang dada, penulis menerima semua kritik dan saran yang membangun dari semua pihak untuk membantu menyempurnakan skripsi ini. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi pembaca pada umumnya. Jakarta, Januari 2006

Penulis

vi

DAFTAR ISI

Halaman Judul Luar ............................................................................................................. i Halaman Judul Dalam ......................................................................................................... ii Halaman persetujuan hardcover......................................................................................... iii Abstrak

.......................................................................................................................... iv

Prakata

........................................................................................................................... v

Daftar isi ......................................................................................................................... vii Daftar tabel....................................................................................................................... xiii Daftar gambar................................................................................................................... xiv Daftar lampiran ............................................................................................................... xvii

BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................................. 1 1.1 Latar belakang................................................................................................... 1 1.2 Ruang lingkup ................................................................................................... 2 1.3 Tujuan dan Manfaat .......................................................................................... 3 1.4 Metodologi ....................................................................................................... 4 1.5 Sistematika penulisan........................................................................................ 5

BAB 2 LANDASAN TEORI ............................................................................................ 8 2.1. Sistem Informasi Akuntansi............................................................................. 8 2.1.1 Teori Sistem Informasi Akuntansi ........................................................... 8 2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi................................................... 8 2.1.3 Komponen Sistem Informasi ................................................................... 9 2.1.4 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi....................................................... 12 2.1.5 Analisa dan perancangan Sistem Informasi Akuntansi.......................... 13 2.2 Penjualan ......................................................................................................... 14 2.2.1 Pengertian Penjualan dan Sistem Akuntansi Penjualan ......................... 14 2.2.2 Penggolongan Penjualan........................................................................14 2.2.3 Prosedur Penjualan Kredit......................................................................15 2.2.4 Dokumen Sistem Penjualan.....................................................................17

vii

2.3 Piutang............................................................................................................. 17 2.3.1 Pengertian Piutang dan Sistem Akuntansi Piutang ............................... 17 2.3.2 Dokumen yang digunakan Sistem Akuntansi Piutang .......................... 18 2.3.3 Catatan Akutansi yang digunakan Sistem Akuntansi Piutang .............. 19 2.3.4 Penghapusan piutang............................................................................. 20 2.4 Object Oriented Analysis and Design (OOAD) .................................................... 21 2.4.1 Konsep Analysis dan Perancangan Berorientasi Objek .............................. 21 2.4.2 Object Oriented Analysis ............................................................................. 22 2.4.3 Object Oriented Design................................................................................ 22 2.5 Teori pendukung/khusus ...................................................................................... 23 2.5.1 Flowchart...................................................................................................... 23 2.5.2 Standar Kredit .............................................................................................. 23 2.5.3 Pengendalian Intern Sistem Penjualan Kredit.............................................. 25 2.5.4 Jurnal Khusus ,Jurnal Umum dan Ayat jurnal Pembalik ............................. 27 2.5.5 Analisa Problem Domain and Application Domain .................................... 27 2.5.6 Architectural Design .................................................................................... 28 2.5.7 Unified Modelling Languange ..................................................................... 29 2.5.8 Class Diagram ............................................................................................. 30 2.5.9 Sequence Diagram ...................................................................................... 31 2.5.10 Use Case Diagram ..................................................................................... 31 2.5.11 Navigation Diagram................................................................................... 32

BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN ......................................................... 33 3.1. Gambaran Umum Perusahaan........................................................................ 33 3.1.1. Sejarah Perusahaan................................................................................ 33 3.1.2. Struktur Organisasi PT.Sinar Gumilang Abadi..................................... 34 3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung jawab........................................................ 35 3.2 Sistem yang berjalan ....................................................................................... 38 3.2.1 Rich Picture............................................................................................ 38 3.2.2 Prosedur ................................................................................................. 40 3.2.2.1 Prosedur Penjualan..................................................................... 40

viii

3.2.2.2 Prosedur Penagihan Piutang....................................................... 41 3.2.2.3 Prosedur Tukar Barang Rusak ................................................... 42 3.2.3 Flowchart................................................................................................ 43 3.2.3.1 Prosedur Penjualan Kredit.......................................................... 43 3.2.3.2 Prosedur Penagihan Piutang....................................................... 48 3.2.3.3 Prosedur Tukar Barang .............................................................. 50 3.3 AnalisisTemuan Hasil Survei.......................................................................... 53 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi ................................................................... 57

BAB 4 RANCANGAN SISTEM .................................................................................... 58 4.1 Prosedur yang diusulkan ................................................................................. 58 4.1.1 Sistem Penjualan .................................................................................... 58 4.1.2 Sistem Penukaran Barang ...................................................................... 60 4.1.3 Sistem Perubahan Limit Kredit.............................................................. 62 4.1.4 Sistem Penagihan, Penghapusan Piutang dan Penimbulan Kembali Piutang ................................................................ 63 4.1.5 Sistem Penerimaan Kas.......................................................................... 63 4.1.6 Sistem Jurnal Umum .............................................................................. 64 4.1.7 Laporan .................................................................................................. 64 4.2 Problem Domain ............................................................................................. 65 4.2.1 Classes.................................................................................................... 65 4.2.2 Event Table ............................................................................................ 66 4.2.3 Sequence Diagram ................................................................................. 67 4.2.3.1 Memanipulasi Data Pelanggan................................................. 67 4.2.3.2 Mengisi Surat Order................................................................. 68 4.2.3.3 Mendata Barang ....................................................................... 69 4.2.3.4 Membuat Faktur ....................................................................... 70 4.2.3.5 Membuat Surat Penolakkan Pesanan ....................................... 71 4.2.3.6 Membuat Bukti Penukaran Barang .......................................... 72 4.2.3.7 Membuat Laporan Penjualan ................................................... 73 4.2.3.8 Membuat Laporan Penukaran Barang...................................... 74

ix

4.2.3.9 Membuat Bukti Pengeluaran Barang ....................................... 75 4.2.3.10 Membuat Laporan Penolakan Pesanan .................................... 76 4.2.3.11 Membuat Laporan Pengeluaran ............................................... 77 4.2.3.12 Mendapatkan Antrian Pembuatan Bukti Pengeluaran Barang. 78 4.2.313 Menampilkan Jurnal Umum..................................................... 79 4.2.3.14 Mengisi Penghapusan Piutang ................................................. 80 4.2.3.15 Mengisi Penimbulan Kembali Piutang..................................... 81 4.2.3.16 Membuat Surat Tagihan........................................................... 82 4.2.3.17 Mengisi Perubahan Limit Kredit.............................................. 83 4.2.3.18 Membuat Laporan Piutang Akan Jatuh Tempo ....................... 84 4.2.3.19 Membuat Surat Jalan................................................................ 85 4.2.3.20 Mengisi Penolakan Giro........................................................... 86 4.2.3.21 Membuat Laporan Pengiriman Barang .................................... 87 4.2.3.22 Membuat Tanda Terima Pembayaran ...................................... 88 4.2.3.23 Membuat Laporan Penolakan Giro .......................................... 89 4.2.3.24 Membuat Laporan Giro Akan Jatuh Tempo ............................ 90 4.2.3.25 Membuat Laporan Pembayaran ............................................... 91 4.2.3.26 Mendapatkan Antrian Pembuatan Surat Jalan ......................... 92 4.3. Application Domain ....................................................................................... 93 4.3.1 Usage...................................................................................................... 93 4.3.1.1 Overview ................................................................................... 93 4.3.1.2 Actor.......................................................................................... 93 4.3.1.3 Use Case.................................................................................... 96 4.3.2 User Interface......................................................................................... 97 4.3.2.1 Navigation Diagram.................................................................. 97 4.3.2.2 Tampilan Sistem yang diusulkan ............................................... 98 4.3.2.2.1 Menu Utama............................................................... 98 4.3.2.2.2 Menu Utama (2) ......................................................... 99 4.3.2.2.3 Menu Utama (3) ...................................................... 100 4.3.2.2.4 Menu Utama (4) ...................................................... 101 4.3.2.2.5 Menu Utama (5) ...................................................... 102

x

4.3.2.2.6 Master Pelanggan .................................................... 103 4.3.2.2.7 Master Barang ......................................................... 104 4.3.2.2.8 Master Jenis Barang ................................................ 105 4.3.2.2.9 Master Jenis Tinta ................................................... 106 4.3.2.2.10 Master Printer.......................................................... 107 4.3.2.2.11 Surat Order .............................................................. 108 4.3.2.2.12 Faktur (Tampil Faktur)............................................ 109 4.3.2.2.13 Faktur (Buat Faktur)................................................ 110 4.3.2.2.14 Faktur (Peringatan Penolakkan).............................. 111 4.3.2.2.15 Faktur (Entri Faktur) ............................................... 112 4.3.2.2.16 Bukti Pengeluaran Barang (untuk Faktur) .............. 113 4.3.2.2.17 Bukti Pengeluaran Barang (untuk Penukaran)........ 114 4.3.2.2.18 Surat Jalan (untuk Faktur)....................................... 115 4.3.2.2.19 Surat Jalan (untuk Penukaran) ................................ 116 4.3.2.2.20 Bukti Penukaran Barang ......................................... 117 4.3.2.2.21 Surat Penolakan Pesanan (karena stok)................... 118 4.3.2.2.22 Surat Penolakan Pesanan (karena limit).................. 119 4.3.2.2.23 Kartu Piutang .......................................................... 120 4.3.2.2.24 Tampilan Analisa Piutang ....................................... 121 4.3.2.2.25 Tanda Terima Pembayaran ..................................... 122 4.3.2.2.26 Surat Penolakan Giro .............................................. 123 4.3.2.2.27 Form Penghapusan Piutang..................................... 124 4.3.2.2.28 Form Penimbulan Kembali Piutang ........................ 125 4.3.2.2.29 Form Pengubahan Limit Kredit .............................. 126 4.3.2.2.30 Inquiry Laporan....................................................... 127 4.3.2.2.31 Login ....................................................................... 128 4.3.2.2.32 Logout ..................................................................... 128 4.3.2.2.33 Ubah Password......................................................... 129 4.3.2.2.34 Warning Bagian Gudang.......................................... 129 4.3.2.2.35 Warning Bagian Pengiriman .................................... 129 4.4. Technical Platform ....................................................................................... 130

xi

4.4.1 Hardware ............................................................................................ 130 4.4.2 Software ............................................................................................. 130 4.4.3 Interface.............................................................................................. 131 4.4.4 Implementasi ...................................................................................... 132

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN............................................................................... 133 5.1 Simpulan ....................................................................................................... 133 5.2 Saran.............................................................................................................. 135

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 137 RIWAYAT HIDUP ....................................................................................................... 139 LAMPIRAN......................................................................................................................... SURAT SURVEY................................................................................................................

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Event Table sistem yang diusulkan................................................................... 66 Tabel 4.2 Rancangan Implementasi ................................................................................ 132

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Aktivitas utama serta hasil dari analisis dan perancangan sistem berorientasi ......................................................... 28 Gambar 2.2 Hubungan antara problem domain dan application domain ......................... 28 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT.Sinar Gumilang Abadi............................................ 34 Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Penjualan Piutang......................................................... 38 Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Tukar Barang................................................................ 39 Gambar 3.4 Prosedur Penjualan........................................................................................ 43 Gambar 3.5 Prosedur Penjualan (Lanjutan 1) ................................................................... 44 Gambar 3.6 Prosedur Penjualan (Lanjutan 2) ................................................................... 45 Gambar 3.7 Prosedur Penjualan (Lanjutan 3) ................................................................... 46 Gambar 3.8 Prosedur Penjualan (Lanjutan 4) ................................................................... 47 Gambar 3.9 Prosedur Penagihan Piutang .......................................................................... 48 Gambar 3.10 Prosedur Penagihan Piutang (Lanjutan 1)................................................... 49 Gambar 3.11 Prosedur Tukar Barang................................................................................ 50 Gambar 3.12 Prosedur Tukar Barang (Lanjutan 1)........................................................... 51 Gambar 3.13 Prosedur Tukar Barang (Lanjutan 2)........................................................... 52 Gambar 4.1. Class Diagram Sistem yang Diusulkan ....................................................... 65 Gambar 4.2 Sequence Memanipulasi Data Pelanggan...................................................... 67 Gambar 4.3 Sequence Mengisi Surat Order...................................................................... 68 Gambar 4.4 Sequence Mendata Barang ............................................................................ 69 Gambar 4.5 Sequence Membuat Faktur ............................................................................ 70 Gambar 4.6 Sequence Membuat Surat Penolakan Pesanan .............................................. 71 Gambar 4.7 Sequence Membuat Bukti Penukaran Barang ............................................... 72 Gambar 4.8 Sequence Membuat Laporan Penjualan ........................................................ 73 Gambar 4.9 Sequence Membuat Laporan Penukaran Barang........................................... 74 Gambar 4.10 Sequence Membuat Bukti Pengeluaran Barang .......................................... 75 Gambar 4.11 Sequence Membuat Laporan Penolakan Pesanan ....................................... 76 Gambar 4.12 Sequence Membuat Laporan Pengeluaran .................................................. 77

xiv

Gambar 4.13 Sequence Melihat Antrian Faktur dan Penukaran ....................................... 78 Gambar 4.14 Sequence Menampilkan Jurnal Umum....................................................... 79 Gambar 4.15 Sequence Mengisi Penghapusan Piutang .................................................... 80 Gambar 4.16 Sequence Mengisi Penimbulan Kembali Piutang........................................ 81 Gambar 4.17 Sequence Membuat Surat Tagihan.............................................................. 82 Gambar 4.18 Sequence Mengisi Perubahan Limit Kredit ................................................ 83 Gambar 4.19 Sequence Membuat Laporan Piutang akan Jatuh Tempo ........................... 84 Gambar 4.20 Sequence Membuat Laporan Pengiriman Barang ....................................... 85 Gambar 4.21 Sequence Mengisi Penolakan Giro.............................................................. 86 Gambar 4.22 Sequence Membuat Laporan Pengiriman Barang ....................................... 87 Gambar 4.23 Sequence Membuat Tanda Terima Pembayaran ......................................... 88 Gambar 4.24 Sequence Membuat Laporan Penolakan Giro ............................................. 89 Gambar 4.25 Sequence Membuat Laporan Giro Akan Jatuh Tempo ............................... 90 Gambar 4.26 Sequence Sequence Membuat Laporan Pembayaran .................................. 91 Gambar 4.27 Sequence Mendapatkan Antrian Pembuatan Surat Jalan ............................ 92 Gambar 4.28 Diagram Use Case Sistem yang Diusulkan ................................................ 96 Gambar 4.29 Diagram Navigasi Sistem yang Diusulkan ................................................. 97 Gambar 4.30 Menu Utama............................................................................................... 98 Gambar 4.31 Menu Utama(2) ........................................................................................... 99 Gambar 4.32Menu Utama(3) .......................................................................................... 100 Gambar 4.33 Menu Utama(4) ......................................................................................... 101 Gambar 4.34 Menu Utama(5) ......................................................................................... 102 Gambar 4.35 Form Master Pelanggan ............................................................................ 103 Gambar 4.36 Form Master Barang ................................................................................. 104 Gambar 4.37 Master Jenis Barang .................................................................................. 105 Gambar 4.38 Master Jenis Tinta ..................................................................................... 106 Gambar 4.39 Master Printer ........................................................................................... 107 Gambar 4.40 Surat Order ................................................................................................ 108 Gambar 4.41 Faktur (Tampil Faktur )............................................................................. 109 Gambar 4.42 Faktur (Buat Faktur )................................................................................. 110 Gambar 4.43 Faktur (Peringatan Penolakan ) ................................................................. 111

xv

Gambar 4.44 Faktur (Entri Faktur ) ................................................................................ 112 Gambar 4.45 Bukti Pengeluaran Barang ( untuk Faktur ) .............................................. 113 Gambar 4.46 Bukti Pengeluaran Barang ( untuk Penukaran ) ........................................ 114 Gambar 4.47 Surat Jalan ( untuk Faktur ) ....................................................................... 115 Gambar 4.48 Surat Jalan ( untuk Penukaran )................................................................. 116 Gambar 4.49 Bukti Penukaran Barang............................................................................ 117 Gambar 4.50 Surat Penolakkan Pesanan ( karena stok )................................................. 118 Gambar 4.51 Surat Penolakkan Pesanan ( karena limit )................................................ 119 Gambar 4.52 Kartu Piutang............................................................................................. 120 Gambar 4.53 Tampil piutang yang akan dianalisa .......................................................... 121 Gambar 4.54 Tanda Terima Pembayaran........................................................................ 122 Gambar 4.55 Form Penolakan Giro ................................................................................ 123 Gambar 4.56 Form Penghapusan Piutang....................................................................... 124 Gambar 4.57 Form Penimbulan kembali Piutang ........................................................... 125 Gambar 4.58 Form Pengubahan Limit Kredit................................................................. 126 Gambar 4.59 Inquiry Laporan......................................................................................... 127 Gambar 4.60 Login ......................................................................................................... 128 Gambar 4.61 Logout ....................................................................................................... 128 Gambar 4.62 Ubah Password.......................................................................................... 129 Gambar 4.63 Warning Bagian Gudang........................................................................... 129 Gambar 4.64 Warning Bagian Pengiriman ..................................................................... 129 Gambar 4.65 Interface Technical Platform yang Diusulkan........................................... 131

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Kamus Data............................................................................................................... L1-L16 Entity Relationship Diagram...........................................................................................L17 Output yang Dihasilkan........................................................................................... L18-L37 Simbol-simbol Flow Chart ..................................................................................... L38-L41 Notasi dasar pada Class Diagram ...................................................................................L42 Notasi dasar pada SequenceDiagram..............................................................................L43 Notasi dasar pada Use-Case Diagram ............................................................................L44 Notasi dasar pada Navigation Diagram ..........................................................................L45

xvii