UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_________________________________________________________________________
Program Ganda Jurusan Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Genap 2004/2005 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN SUKU CADANG PT. INDONESIA AIR TRANSPORT Nathalia NIM: 0300461562 Abstrak PT. INDONESIA AIR TRANSPORT merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyewaan pesawat terbang dan dalam kegiatan operasionalnya selalu berusaha memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan, dimana salah satu diantaranya adalah menjaga agar setiap pesawat selalu dalam keadaan siap pakai jika dibutuhkan. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah menganalisa Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku Cadang yang ada dan mengidentifikasi kelemahan untuk kemudian dirancang sebuah sistem baru yang mampu meminimalisasi kelemahan tersebut. Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah survey lapangan untuk mendapatkan data sebenarnya dari sistem yang berjalan, studi kepustakan sebagai bahan acuan analisis kelemahan sistem berjalan dan perancangan sistem yang baru dengan menggunakan alat bantu perancangan. Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah sistem pembelian yang belum tepat dan sistem persediaan suku cadang yang belum mampu memberikan pengendalian yang baik. Hal ini disebabkan karena belum sempurnanya informasi mengenai kemampuan perusahaan untuk melakukan pembelian dan pengendalian persediaan suku cadang yang dibutuhkan dan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Analisa terhadap sistem berjalan akan dilakukan untuk menemukan kelemahan yang terjadi pada sistem berjalan, selanjutnya dari hasil analisa tersebut maka akan dirancang sebuah sistem baru yang diharapkan meminimalisasi kelemahan dari sistem berjalan. Dalam perancangan sistem, faktor pengendalian intern tidak boleh dilupakan karena merupakan unsur penting dalam sebuah sistem yang baik. Dengan adanya sistem yang lebih baik diharapkan perusahaan lebih mampu meningkatkan daya kompetisinya dengan meminimalisasi biaya pembelian dan persediaan sehingga daya saing produk dari segi harga dan kualitas dapat meningkat. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian, Persediaan Suku Cadang
v
PENGANTAR Puji Syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya yang telah membimbing dan membuka jalan pikiran saya dan kesehatan yang saya miliki sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Adapun tujuan dari penulisan skripsi saya ini merupakan persyaratan didalam menyelesaikan studi strata-1 pada Program Ganda Jurusan Akuntansi dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini, saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesarbesarnya kepada : 1. Ibu Dr. Th. Widia S, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Misbahul Munir, Ak, MBA, selaku Ketua Program Studi Ganda Akuntansi dan Sistem Informasi dan Ketua Jurusan Akuntansi. 3. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi. 4. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini. 5. Bapak Anderes Gui, SE, S.Kom, MM, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan arahan dalam penulisan skripsi ini. 6. Pimpinan dan pihak-pihak perusahaan PT. INDONESIA AIR TRANSPORT khususnya kepada bapak R.D.A. Moedianto selaku Logistic Manager yang telah memberikan kesempatan serta meluangkan waktunya untuk memberikan keterangan serta data-data yang saya perlukan dalam penyusunan skripsi ini. 7. Pihak-pihak perpustakaan Universitas Bina Nusantara yang telah membantu kami dengan meminjamkan buku-buku sebagai panduan kami dalam menyusun skripsi ini. 8. Kepada Ayah, Ibu dan Kakak saya yang telah memberikan doa restu dan dukungan moril bagi saya yang merupakan pendorong semangat untuk menyelesaikan penyusunan skripsi ini. 9. Teman-teman dari Kelas PAZ Angkatan ‘99 yang ikut serta membantu saya dalam menyusun skripsi ini. 10. Serta semua pihak lain yang mungkin saya belum sebutkan yang telah membantu saya dalam penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung
vi
Akhir kata saya mengucapkan maaf yang sebesar-besarnya apabila dalam skripsi saya ini terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja maupun tidak dan terima kasih sebesar-besarnya pula bagi pihak-pihak yang memberikan kritik dan saran atas skripsi yang saya susun ini.
Jakarta, Juli 2004 Penyusun
NATHALIA
vii
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar
i
Halaman Judul Dalam
ii
Halaman Persetujuan Hardcover
iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji
iv
ABSTRAK
v
PENGANTAR
vi
DAFTAR ISI
viii
DAFTAR GAMBAR
xiii
DAFTAR LAMPIRAN BAB 1
BAB 2
xviii
PENDAHULUAN
1
1.1
Latar Belakang
1
1.2
Ruang Lingkup
3
1.3
Tujuan dan Manfaat
3
1.4
Metodologi Penelitian
4
1.5
Sistematika Penulisan
6
LANDASAN TEORI
8
2.1
Sistem Informasi Akuntansi
8
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi
8
2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi
8
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
9
2.1.4 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
10
2.1.5 Siklus Transaksi pada Sistem Informasi Akuntansi
10
Pembelian
11
2.2.1 Pengertian Pembelian dan Sistem Akuntansi Pembelian
11
2.2.2 Fungsi Terkait Dengan Sistem Akuntansi Pembelian
12
2.2
viii
2.3
2.4
2.5
2.2.3 Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian
13
2.2.4 Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian
14
2.2.5 Cara Pemilihan Pemasok
14
Persediaan
15
2.3.1 Pengertian Persediaan
15
2.3.2 Jenis Persediaan
15
2.3.3 Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan
17
2.3.4 Kebijaksanaan Dalam Pengawasan Persediaan
18
2.3.5 Prosedur Persediaan
20
Pengendalian Intern
20
2.4.1 Pengertian Pengendalian Intern
20
2.4.2 Unsur dan Tujuan Pengendalian Intern
21
2.4.3 Pengendalian Intern Dalam Sistem Pembelian
22
Analisis Sistem dan Perancangan Sistem
24
2.5.1 Analisis Sistem
24
2.5.1.1 Pengertian Analisis Sistem
24
2.5.1.2 Tujuan Analisis Sistem
25
2.5.1.3 Tahapan Analisis Sistem
25
2.5.2 Perancangan Sistem
2.6
26
2.5.2.1 Pengertian Perancangan Sistem
26
2.5.2.2 Tahapan Perancangan Sistem
26
Alat Bantu Analisis dan Perancangan
27
2.6.1 Data Flow Diagram (DFD)
27
2.6.1.1 Diagram Konteks
27
2.6.1.2 Diagram Nol
28
2.6.1.3 Diagram Rinci
28
2.6.2 Kamus Data (Data Dictionary)
28
2.6.3 Normalisasi
29
2.6.4 Bagan Terstruktur (Structured Chart)
29
2.6.5 Entity Relational Diagram (ERD)
30
ix
2.6.6 Spesifikasi File 2.7
BAB 3
31
Implementasi Sistem 2.7.1 Pengertian Implementasi Sistem
32
2.7.2 Tahapan Implementasi Sistem
33
ANALISIS SISTEM BERJALAN
34
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
34
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
34
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
36
3.1.2.1 Uraian Tugas dan Wewenang
38
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
3.2
3.1.3.1 Visi Perusahaan
46
3.1.3.2 Misi Perusahaan
46
Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
47
3.2.1 Gambaran Operasional Pembelian dan Persediaan Suku
47
Cadang 3.2.2 Prosedur Sistem Berjalan
48
3.2.2.1 Prosedur Pembelian Suku Cadang
48
3.2.2.2 Prosedur Penerimaan Suku Cadang dari Pemasok
49
3.2.2.3 Prosedur Retur Pembelian Suku Cadang
50
3.2.2.4 Prosedur Pengeluaran Suku Cadang Dari Gudang
51
3.2.2.5 Prosedur Penghitungan Fisik Suku Cadang di
52
Gudang
3.3
3.2.3 Diagram Aliran Dokumen Sistem Berjalan
52
3.2.4 Diagram Aliran Data (DFD) Sistem Berjalan
62
3.2.4.1 Diagram Konteks
62
3.2.4.2 Diagram Nol
63
Hasil Analisis Sistem Berjalan
64
x
BAB 4
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
68
4.1
Struktur Organisasi
68
4.2
Diagram Alir Data
70
4.2.1 Diagram Konteks
70
4.2.2 Diagram Nol
71
4.2.3 Diagram Rinci
72
Data Sistem
78
4.3.1 Kamus Data
78
4.3
4.4
4.5
4.3.1.1 Kamus Data Aliran Data
78
4.3.1.2 Kamus Data Laporan
80
4.4.1.3 Kamus Data Data Store
81
4.3.2 Normalisasi
84
4.3.3 Spesifikasi File
98
4.3.4 Entity Relational Diagram (ERD)
105
Entity Relational Diagram (ERD)
106
4.4.1 Bagan Terstruktur
106
4.4.2 Spesifikasi Proses
118
Rancangan Masukan dan Keluaran
135
4.5.1 Rancangan Masukan
135
4.5.1.1 Rancangan Menu
135
4.5.1.2 Rancangan Form
138
4.5.2 Rancangan Keluaran
4.6
147
4.5.2.1 Rancangan Formulir
147
4.5.2.2 Rancangan Laporan
155
Rancangan Implementasi
161
4.6.1 Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan
161
4.6.2 Jadwal Implementasi Sistem
163
xi
BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN
164
5.1
Simpulan
164
5.2
Saran
165
DAFTAR PUSTAKA
xix
RIWAYAT HIDUP
xxi
LAMPIRAN
xii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. INDONESIA AIR TRANSPORT
37
Gambar 3.2
Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Suku Cadang
53
Sistem Berjalan Gambar 3.3
Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Suku Cadang
54
Sistem Berjalan (Lanjutan) Gambar 3.4
Diagram Alir Dokumen Prosedur Pembelian Suku Cadang
55
Sistem Berjalan (Lanjutan) Gambar 3.5
Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Suku
56
Cadang Dari Pemasok Sistem Berjalan Gambar 3.6
Diagram Alir Dokumen Prosedur Penerimaan Suku
57
Cadang Dari Pemasok Sistem Berjalan (Lanjutan) Gambar 3.7
Diagram Alir Dokumen Prosedur Retur Pembelian Suku
58
Cadang Sistem Berjalan Gambar 3.8
Diagram Alir Dokumen Prosedur Pengeluaran Suku
59
Cadang Sistem Berjalan Gambar 3.9
Diagram Alir Dokumen Prosedur
Pengeluaran Suku
60
Penghitungan Fisik
61
Cadang Sistem Berjalan (Lanjutan) Gambar 3.10
Diagram Alir Dokumen Prosedur
Persediaan Suku Cadang Sistem Berjalan
xiii
Gambar 3.11
Diagram Konteks Sistem Barjalan
62
Gambar 3.12
Diagram Nol Sistem Berjalan
63
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Yang Diusulkan
69
Gambar 4.2
Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan
70
Gambar 4.3
Diagram Nol Sistem Yang Diusulkan
71
Gambar 4.4
Diagram Rinci Proses 1.0 Sistem Yang Diusulkan
72
Gambar 4.5
Diagram Rinci Proses 2.0 Sistem Yang Diusulkan
73
Gambar 4.6
Diagram Rinci Proses 2.1 Sistem Yang Diusulkan
74
Gambar 4.7
Diagram Rinci Proses 3.0 Sistem Yang Diusulkan
75
Gambar 4.8
Diagram Rinci Proses 4.0 Sistem Yang Diusulkan
76
Gambar 4.9
Diagram Rinci Proses 6.0 Sistem Yang Diusulkan
77
Gambar 4.10
Entity Relational Diagram Sistem yang Diusulkan
105
Gambar 4.11
Bagan Terstruktur Sistem Informasi Pembelian dan
106
Persediaan Suku Cadang Gambar 4.12
Bagan Terstruktur Data
106
Gambar 4.13
Bagan Terstruktur Pembelian
107
xiv
Gambar 4.14
Bagan Terstruktur Surat Permintaan Penawaran Harga
107
Gambar 4.15
Bagan Terstruktur Surat Order Pembelian
108
Gambar 4.16
Bagan Terstruktur Konfirmasi Penerimaan Suku Cadang
109
Gambar 4.17
Bagan Terstruktur Konfirmasi Retur Pembelian
110
Gambar 4.18
Bagan Terstruktur Persediaan
111
Gambar 4.19
Bagan Terstruktur Surat Permintaan Suku Cadang
111
Gambar 4.20
Bagan Terstruktur Surat Pengeluaran Suku Cadang
112
Gambar 4.21
Bagan Terstruktur Surat Pemakaian Suku Cadang
112
Gambar 4.22
Bagan Terstruktur Laporan
113
Gambar 4.23
Bagan Terstruktur Laporan Pembelian Suku Cadang
114
Gambar 4.24
Bagan Terstruktur Laporan Retur Pembelian Suku Cadang
114
Gambar 4.25
Bagan Terstruktur Laporan Rating Pemasok
115
Gambar 4.26
Bagan Terstruktur Laporan Penerimaan Suku Cadang
116
Gambar 4.27
Bagan Terstruktur Laporan Pemakaian Suku Cadang
116
Gambar 4.28
Bagan Terstruktur Laporan Persediaan Suku Cadang
117
Gambar 4.29
Rancangan Tampilan Inputan Password
135
xv
Gambar 4.30
Rancangan Menu Awal
135
Gambar 4.31
Rancangan Menu Data
136
Gambar 4.32
Rancangan Menu Pembelian
136
Gambar 4.33
Rancangan Menu Persediaan
137
Gambar 4.34
Rancangan Menu Laporan
137
Gambar 4.35
Rancangan Menu Data Suku Cadang
138
Gambar 4.36
Rancangan Menu Data Pemasok
139
Gambar 4.37
Rancangan Form Surat Permintaan Penawaran Harga
140
Gambar 4.38
Rancangan Form Surat Order Pembelian
141
Gambar 4.39
Rancangan Form Konfirmasi Penerimaan Suku Cadang
142
Gambar 4.40
Rancangan Form Konfirmasi Retur Pembelian
143
Gambar 4.41
Rancangan Form Surat Permintaan Suku Cadang
144
Gambar 4.42
Rancangan Form Surat Pengeluaran Suku Cadang
145
Gambar 4.43
Rancangan Form Surat Pemakaian Suku Cadang
146
Gambar 4.44
Rancangan Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga
147
Gambar 4.45
Rancangan Formulir Surat Order Pembelian
148
xvi
Gambar 4.46
Rancangan
Formulir
Konfirmasi
Penerimaan
Suku
149
Cadang Gambar 4.47
Rancangan Formulir Konfirmasi Retur Pembelian
150
Gambar 4.48
Rancangan Formulir Surat Permintaan Suku Cadang
151
Gambar 4.49
Rancangan Formulir Surat Pengeluaran Suku Cadang
152
Gambar 4.50
Rancangan Formulir Persediaan Suku Cadang
153
Gambar 4.51
Rancangan Formulir Surat Pemakaian Suku Cadang
154
Gambar 4.52
Rancangan Laporan Pembelian Suku Cadang
155
Gambar 4.53
Rancangan Laporan Retur Pembelian Suku Cadang
156
Gambar 4.54
Rancangan Laporan Rating Pemasok
157
Gambar 4.55
Rancangan Laporan Penerimaan Suku Cadang
158
Gambar 4.56
Rancangan Laporan Pemakaian Suku Cadang
159
Gambar 4.57
Rancangan Laporan Persediaan Suku Cadang
160
Gambar 4.58
Bagan Rencana Implementasi
163
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman Lampiran 1
Simbol Flowchart
L.1
Lampiran 2
Simbol Data Flow Diagram (DFD)
L.4
Lampiran 3
Simbol Kamus Data
L.5
Lampiran 4
Simbol Bagan Terstruktur
L.6
Lampiran 5
Surat Keterangan Survey
L.7
xviii
