UNIVERSITAS BINA NUSANTARA _________________________________________________________________________ Skripsi Sarjana Program Ganda Akuntansi – Sistem Informasi Semester Ganjil 2005/2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Hadid Hexa’dad NIM: 0500590762 Abstrak Masalah yang dihadapi PT. PUTRA TUNGGAL ANEKA saat ini adalah pengelolaan persediaan suku cadang kendaraan bermotor (spare part) yang kurang tepat, yang disebabkan karena kuantitas pemesanan spare part, tingkat minimum stock, dan titik pemesanan kembali tidak ditetapkan sesuai dengan kebutuhan, sehingga mengakibatkan kekurangan atau kelebihan persediaan spare part didalam gudang. Selain itu, terdapat perangkapan tugas kepala bengkel dalam kegiatan perbengkelan dan pembelian spare part serta tidak ada catatan atau dokumen yang digunakan dalam hal pengawasan persediaan spare part. Oleh karena itu, penulis merasa perlu untuk mengusulkan suatu sistem yang dapat membantu pengelolaan persediaan spare part secara efektif dan efisien. Metode yang digunakan dalam menganalisa permasalahan dan merancang sistem sebagai solusi atas permasalahan adalah metode berorientasi objek yang lebih dikenal dengan nama Object Oriented Analysis and Design. Analisa dilakukan terhadap objek dengan cara mendeskripsikan fenomena yang berada diluar lingkungan sistem, sedangkan perancangan sistem dilakukan dengan cara mendeskripsikan fenomena yang berada didalam lingkungan sistem yang dikendalikan oleh perusahaan. Data yang diperoleh dari hasil analisa kemudian dibandingkan dengan teori yang ada untuk mengetahui penyimpangan yang terjadi, sebab, akibat, serta solusi yang dapat disarankan. Untuk itu, beberapa saran yang dapat diberikan kepada perusahaan untuk pengembangan selanjutnya adalah perusahaan sebaiknya mengembangkan suatu sistem yang dapat mengidentifikasikan secara akurat jumlah dan jenis spare part yang akan dipesan sesuai dengan kebutuhan, jumlah dan jenis spare part minimum yang harus dimiliki didalam gudang, titik atau batas yang mengisyaratkan diadakannya pemesanan kembali atas jenis spare part tertentu; membentuk bagian logistik (gudang) dibawah manajer operasional; menggunakan catatan atau dokumen pengawasan persediaan spare part; dan mengembangkan suatu sistem pengelolaan persediaan spare part secara terkomputerisasi yang dapat memperoleh, mengolah, dan menghasilkan informasi tentang persediaan spare part sehingga mendukung proses pengambilan keputusan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan persediaan spare part secara efektif dan efisien.
Kata Kunci: sistem, sistem informasi, akuntansi, manajemen, pengendalian, persediaan, spare part.
PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb., Salam sejahtera, Sebelumnya penulis mengucapkan syukur dan terima kasih kepada Allah SWT sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Walaupun tugas membuat Skripsi ini terasa berat oleh penulis, namun berkat bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak, akhirnya skripsi ini dapat diselesaikan walaupun masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dan memberikan petunjuk dalam mewujudkan skripsi ini, terutama kepada : 1. Bapak Prof. DR. Gerardus Polla, M.App., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan kesempatan untuk menuntut ilmu di Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Parulian Sihotang, Ak., M.Acc., Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 4. Bapak Misbahul Munir, Ak., MBA., selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Siswono, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 6. Bapak Aryanto Mulyadi S., Drs., Ak., MM., selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya, serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 7. Bapak J. Sudirwan, SE., MM., yang juga selaku Dosen Pembimbing yang telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya, serta dengan sabar membimbing penulis selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini. 8. Ibu Rindang Widuri, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. 9. Bapak Johan, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 10. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Universitas Bina Nusantara, yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis. 11. Bapak Cholil selaku Direktur PT. PUTRATUNGGAL ANEKA yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian di PT. PUTRATUNGGAL ANEKA, serta telah mengorbankan waktu, pikiran, dan perhatiannya selama proses penyusunan dan penyelesaian skripsi ini.
12. Bapak, ibu, Fathira, dan Ghusmad yang penulis cintai, yang senantiasa memberikan semangat dan dukungan material, moral serta spiritual kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah dan skripsi ini. 13. Teman-teman di kelas PAZ angkatan 2001, yang berusaha berjuang dalam hal pendidikan dan perbaikan pola pikir serta prilaku. 14. Rekan-rekan dan pihak lain, yang tidak dapat penulis sebutkan namanya satupersatu, yang telah memberikan dukungan dalam penyusunan skripsi ini. Skripsi ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari tempat penulis melakukan penelitian ditambah dengan penjelasan dan petunjuk dari berbagai pihak, khususnya para dosen dan buku-buku yang ada hubungannya dengan skripsi ini. Penulis menyadari masih banyak kekurangan didalam skripsi ini yang disebabkan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, dan kemampuan penulis. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan bantuan dari para pembaca berupa kritik, saran atau cara-cara yang baik dalam menyusun karya ilmiah untuk kemajuan penulis di masa mendatang. Akhir kata, mudah-mudahan skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya, dan bagi penulis pada khususnya. Terima kasih. Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Jakarta, 30 Januari 2006 Penulis
Hadid Hexa’dad 0500590762
DAFTAR ISI Halaman Halaman Judul Luar
i
Halaman Judul Dalam
ii
Halaman Persetujuan Hardcover
iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji
iv
Abstrak
v
Pengantar
vi
Daftar Isi
viii
Daftar Tabel
xiii
Daftar Gambar
xiv
Daftar Lampiran
xvii
BAB 1
BAB 2
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah
1
1.2 Ruang Lingkup
3
1.3 Tujuan dan Manfaat
6
1.4 Metodologi
7
1.5 Sistematika Penulisan
9
LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi
11
2.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Persediaan
11
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
11
2.2.2 Pengertian Persediaan
12
2.2.2.1 Jenis Persediaan
13
2.2.2.2 Biaya dalam Persediaan
16
2.2.2.3 Metode Penentuan Jumlah Persediaan
19
2.3 Pengertian Pengawasan Persediaan
viii
20
2.3.1 Kebijaksanaan dalam Pengawasan Persediaan
21
2.3.1.1 Jumlah Pemesanan Ekonomis (EOQ)
21
2.3.1.2 Persediaan Minimum / Penyelamat (Minimum / Safety Stock)
25
2.3.1.3 Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)
25
2.3.2 Catatan dalam Pengawasan Persediaan
26
2.4 Pengertian Metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek
30
2.4.1 System Definition
33
2.4.1.1 Rich Picture
33
2.4.2 Problem Domain Analysis
34
2.4.2.1 Classes
35
2.4.2.2 Structure
36
2.4.2.3 Behavior
37
2.4.3 Application Domain Analysis
37
2.4.3.1 Usage
38
2.4.3.2 Functions
38
2.4.3.3 User Interface
39
2.4.4 Architectural Design
40
2.4.4.1 Criteria
41
2.4.4.2 Component Architecture
42
2.4.4.3 Process Architecture
44
2.4.5 Component Design
44
2.4.5.1 Model Component
45
2.4.5.2 Function Component
45
ix
BAB 3
ANALISIS ATAS PENGELOLAAN PERSEDIAAN SUKU CADANG KENDARAAN BERMOTOR PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
47
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
48
3.3 Struktur Organisasi Perusahaan
48
3.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
50
3.5 Gambaran Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
54
3.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Pengelolaan Persediaan Suku Cadang Kendaraan Bermotor pada PT. PUTRATUNGGAL ANEKA BAB 4
58
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERSEDIAAN PADA PT. PUTRATUNGGAL ANEKA 4.1 Analysis Document
74
4.1.1 The Task
74
4.1.1.1 Purpose
74
4.1.1.2 System Definition
75
4.1.1.3 Context
77
4.1.1.3.1 Problem Domain
77
4.1.1.3.2 Application Domain
83
4.1.2 The Problem Domain
84
4.1.2.1 Structure
84
4.1.2.2 Classes
88
4.1.2.3 Events
98
4.1.3 The Application Domain 4.1.3.1 Usage
101 101
4.1.3.1.1 Actor
103
4.1.3.1.2 Use Case
104
4.1.3.2 Function
133 x
4.1.3.3 User Interface
135
4.1.3.3.1 Dialogue Style
135
4.1.3.3.2 Overview
136
4.1.3.4 The Technical Platform 4.1.4 Recommendations
138 138
4.1.4.1 The System’s Usefulness and Feasibility
138
4.1.4.2 Strategy
139
4.1.4.3 Development Economy
141
4.2 Design Document
141
4.2.1 The Task
141
4.2.1.1 Purpose
141
4.2.1.2 Correction to The Analysis
142
4.2.1.3 Quality Goal
142
4.2.2 Technical Platform
144
4.2.2.1 Equipment
144
4.2.2.2 System Software
145
4.2.2.3 System Interfaces
145
4.2.2.4 Design Language
145
4.2.3 Architecture
146
4.2.3.1 Component Architecture
146
4.2.3.2 Process Architecture
147
4.2.3.3 Standard
149
4.2.4 Model Component
151
4.2.4.1 Structure
151
4.2.4.2 Classes
153
4.2.5 User Interface Component
156
4.2.6 Recommendation
158
4.2.6.1 The System Usefulness
158
4.2.6.2 Plan for Initiating User
159
4.2.6.3 Implementation Plan
159
xi
BAB 5
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
161
5.2 Saran
163
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT KETERANGAN PENELITIAN
xii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Tabel 2.2 Tabel 2.3 Tabel 2.4 Tabel 2.5 Tabel 2.6 Tabel 2.7 Tabel 2.8 Tabel 4.1 Tabel 4.2 Tabel 4.3 Tabel 4.4 Tabel 4.5 Tabel 4.6 Tabel 4.7
Rincian jumlah pesanan ekonomis Kegiatan dalam Problem-Domain Analysis Event Table dari suatu sistem salon Kegiatan Application-Domain Analysis Kegiatan Architectural Design Kriteria klasik dari kualitas piranti lunak Bentuk distribusi dari arsitektur client-server Kegiatan Component Design System Definition perancangan sistem informasi manajemen PT. PUTRATUNGGAL ANEKA dengan kriteria FACTOR Event Table perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Actor Table perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Function List lengkap perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA User Interface Main & Printouts perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Kriteria Sistem Informasi Manajemen Persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Spesifikasi peralatan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
xiii
23 35 36 38 40 42 44 45 76 99 102 134 136 143 144
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Gambar 2.4 Gambar 2.5 Gambar 2.6 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 4.1 Gambar 4.2 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Gambar 4.6 Gambar 4.7 Gambar 4.8 Gambar 4.9 Gambar 4.10 Gambar 4.11 Gambar 4.12 Gambar 4.13 Gambar 4.14 Gambar 4.15 Gambar 4.16 Gambar 4.17 Gambar 4.18 Gambar 4.19 Gambar 4.20 Gambar 4.21 Gambar 4.22 Gambar 4.23 Gambar 4.24 Gambar 4.25
Grafik perincian jumlah pesanan ekonomis Model pemesanan kembali (Reorder Point) Empat aktifitas utama beserta hasil dari analisis dan perancangan berorientasi objek Struktur pada pendekatan analisis dan perancangan berorientasi objek Rich picture dari suatu sistem perancangan produk Statechart Diagram sederhana dari suatu sistem bank Struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Rich picture sistem pengelolaan persediaan spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Rancangan struktur organisasi PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Rich picture perancangan sistem pengelolaan persediaan spare part PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Rich Picture perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Class Diagram lengkap perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Statechart Diagram class “Staff Gudang” Statechart Diagram class “SPB” Statechart Diagram class “BBM” Statechart Diagram class “FPBG” Statechart Diagram class “Data Akuntansi” Statechart Diagram class “Spare Part” Statechart Diagram class “Pemasok” Actor Spesifications untuk “Staff Gudang” Actor Spesifications untuk “Data Akuntansi” Use Case Diagram “Subsistem Pendataan” Use Case Diagram “Subsistem Pemesanan” Use Case Diagram “Subsistem Penerimaan Use Case Diagram “Subsistem Pemakaian” Use Case Diagram “Subsistem Pelaporan” Use Case Spesification “Pendataan Spare Part” Use Case Spesification “Pendataan Pemasok” Use Case Spesification “Pendataan Staff Gudang” Use Case Spesification “Permintaan Pembelian” Use Case Spesification “Pencetakan SPB” Use Case Spesification “Penerimaan Pemesanan Pembelian” Use Case Spesification “Pencetakan BBM” Use Case Spesification “Pengeluaran Barang Gudang” Use Case Spesification “Pencetakan FPBG” xiv
24 26 31 32 34 37 49 55 64 67 78 86 89 91 92 93 95 96 97 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118
Gambar 4.26 Gambar 4.27 Gambar 4.28 Gambar 4.29 Gambar 4.30 Gambar 4.31 Gambar 4.32 Gambar 4.33 Gambar 4.34 Gambar 4.35 Gambar 4.36 Gambar 4.37 Gambar 4.38 Gambar 4.39 Gambar 4.40 Gambar 4.41 Gambar 4.42
Gambar 4.43 Gambar 4.44
Gambar 4.45 Gambar 4.46
Gambar 4.47
Use Case Spesification “Pembuatan Physical Inventory Report” Use Case Spesification “Pencetakan Physical Inventory Report” Use Case Spesification “Pembuatan Inventory Status Report” Use Case Spesification “Pencetakan Inventory Status Report” Use Case Spesification “Pembuatan Management by Exception Report” Use Case Spesification “Pencetakan Management by Exception Report” Sequence Diagram “Pendataan Spare Part” Sequence Diagram “Pendataan Pemasok” Sequence Diagram “Pendataan Staff Gudang” Sequence Diagram “Permintaan Pembelian” Sequence Diagram “Penerimaan Pesanan Pembelian” Sequence Diagram “Pengeluaran Barang Gudang” Sequence Diagram “Pencetakan Physical Inventory Report” Sequence Diagram “Pencetakan Inventory Status Report” Sequence Diagram “Pencetakan Management by Exception Report” Navigation Diagram perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Component Architecture dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Process Architecture dari perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Beberapa standard window dan pesan kesalahan pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Revised Class Diagram perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Class Diagram untuk user (Staff Gudang) pada perancangan sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA Gantt Chart rencana implementasi sistem informasi manajemen persediaan PT. PUTRATUNGGAL ANEKA
xv
119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 137 146
148 150
152 157
160
