UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA
STANDARD OPERATING PROCEDURE
MONITORING EVALUASI NOMOR DOKUMEN: UNTAG-SBY.03.06.01.06 Status Dokumen
: INDUK
Status Revisi
: 01
Tanggal Terbit
:
Dibuat oleh :
Nama Jabatan
Dr. Andik Matulessy, M.Si. Wakil Rektor I
SALINAN
Diperiksa oleh :
Nama Jabatan
Dr. Nanis Susanti, MM. Kepala Badan Penjaminan Mutu
Disetujui oleh :
Nama Jabatan
Prof. Dr. drg. Hj. Ida Aju Brahmasari,Dipl.DHE., MPA.
Rektor
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
MONITORING EVALUASI
Nomor Dokumen UNTAG-SBY.03.06.01.05
1.
Status Revisi 01
Halaman 2 dari 3
Tanggal Terbit .......................
TUJUAN Standard Operating Procedure (SOP) ini dibuat untuk menjamin proses pengadaan Kegiatan Monitoring Evaluasi Kerjasama sesuai dengan standar pelayanan yang telah ditetapkan dan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2.
RUANG LINGKUP SOP ini mencakup kegiatan mulai dari Penyusunan program, pembentukan tim, rapat persiapan, penyusunan instrumen, pelaksanaan survey, analisis data, sampai dengan membuat laporan hasil monitoring evaluasi kerjasama dan laporan SPJ
3.
REFERENSI/DOKUMEN TERKAIT 3. 1
4.
ISTILAH DAN DEFINISI 4.1.
5.
-
-
KUALIFIKASI PERSONIL JABATAN/FUNGSI Rektor
Wakil Rektor
Kepala Kantor Urusan Kerjasama
Petugas Administrasi
KOMPETENSI -
Kemampuan perencanaan yang baik Kepemimpinan yang baik Kemampuan analisis yang baik Kemampuan pengambilan keputusan yang baik Kemampuan perencanaan yang baik Kepemimpinan yang baik Kemampuan analisis yang baik Kemampuan pengambilan keputusan yang baik Kepemimpinan yang baik Kemampuan analisis yang baik Kemampuan pengambilan keputusan yang baik Kemampuan komunikasi yang baik Kemampuan bekerjasama yang baik Kemampuan administrasi yang baik Ketelitian yang baik
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
MONITORING EVALUASI
Nomor Dokumen UNTAG-SBY.03.06.01.05
Status Revisi 01
JABATAN/FUNGSI
6.
7.
Tanggal Terbit .......................
KOMPETENSI -
Tim
Halaman 3 dari 3
Cekatan Kemampuan Kemampuan Kemampuan Kemampuan
komunikasi yang baik perencanaan yang baik komunikasi yang baik bekerjasama yang baik
PERALATAN/PERLENGKAPAN YANG DIGUNAKAN 6.1.
Alat Tulis Kantor
6.2.
Perangkat Komputer
6.3.
Instrumen Monev
6.4.
LCD Proyektor
KETENTUAN UMUM 7.1.
Kegiatan Monitoring evaluasi ada 2 (dua) macam yang harus dilaksanakan oleh Kantor Urusan Kerjasama, yaitu monitoring terhadap pelaksanaan kegiatan kerjasama dan monitoring terhadap kepuasan mitra kerjasama yang dilakukan satu tahun sekali.
8.
URAIAN PROSEDUR Lihat bagan alir (flowchart) terlampir
9.
PENCATATAN / ARSIP TERKAIT 9.1.
Lembar Disposisi
9.2.
Surat tugas Tim
9.3.
Undangan Rapat
9.4.
Hasil analisis data
9.5.
Laporan Pelaksanaan
9.6.
Laporan SPJ
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGADAAN PROGRAM CULTURAL EXCHANGE No Dokumen
Status Revisi
Halaman
Tanggal Terbit
UNTAG-SBY.03.06.01.05
1
Lampiran
.......................
Pelaksana No.
Kegiatan
Petugas Adminis
Kepala Bagian
Tim
Mutu Baku WR I/ WR II
Rektor
Kelengkapan
Waktu
Output
1
Merencakan pelaksanaan pelaksanaan Monev
Rencana Kerja Maks 1 bulan Lembar sebelum Disposisi pelaksanaan kegiatan
2
Berkordinasi dengan Rektorat
Pengajuan kegiatan
Maks 1 hari Kesepakatn kerja dari pelaksaan proses no. 1 monev
3
Membentuk Tim
Pengajuan tim
Maks 1 hari Draft Tim kerja dari proses no. 2
4
Menyetujui Tim
Draft Tim yang disetujui WR
Maks 1 hari Draft Tim kerja dari yang disetujui proses no. 3 WR
Surat Tugas Tim yang disahkan Rektor
Maks 1 hari Surat Tugas kerja dari Tim yang proses no. 4 disahkan Rektor
Draft Undangan Rapat
Maks 1 hari Draft kerja dari Undangan proses no. 5 Rapat
Undangan Rapat
Maks 1 hari Draft kerja dari Undangan proses no. 6 Rapat yang telah disetujui Kabag Maks 1 hari Hasil rapat kerja dari proses no. 7
Kete-rangan
tidak
ya
5
Mengesahkan Tim
6
Membuat undangan rapat
7
Menyetujui undangan rapat
tidak
ya
tida
ya
8
Menggandakan dan mendistribusikan undangan rapat
Undangan Rapat yang telah disetujui Kabag
9
Pelaksanaan rapat persiapan Monev
Notulen Rapat sesuai jadwal Notulen Rapat SOP undangan Pengelolaan rapat Rapat
10
Menyusun Instrumen Monev
Instrumen Monev
Maks 1 hari Instrumen kerja dari Monev proses no. 9
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGADAAN PROGRAM CULTURAL EXCHANGE No Dokumen
Status Revisi
Halaman
Tanggal Terbit
UNTAG-SBY.03.06.01.05
1
Lampiran
.......................
11
Melaksanak Monev dengan menyebarkan Instrumen
Instrumen Monev
Maks 1 bulan Data Monev dari proses no. 10
12
Analisis data hasil survey
Hasil analisis data
Maks 7 hari Hasil analisis kerja dari data monev proses no. 10
13
Diskusi hasil analisis data dan pengambilan kesimpulan
hasil analisis data
Maks 1 hari Hasil analisis kerja dari data monev proses no. 11 yang telah di perbaiki
14
Menyusun draft Laporan Monev dan Laporan penggunaan anggaran (LPJ)
Draft Laporan Monev
Maks 7 hari Draft Laporan kerja dari Monev proses no. 13
15
Dikusi tentang laporan Monev dan LPJ
Laporan Monev
Maks 1 hari kerja dari proses no. 14
16
Memperbaiki laporan Monev dan LPJ
Laporan Monev yang telah di perbaiki
Maks 1 hari Laporan kerja dari Pelaksanaan proses no. 15 Monev dan Laporan SPJ
17
Memeriksa dan memberi paraf draft laporan pelaksanaan Cultural Exchange dan laporan SPJ
Laporan Monev dan Laporan SPJ
Maks 1 hari Laporan Hasil kerja dari Monev dan proses no. 16 Laporan SPJ yang disetujui WR
Laporan Monev dan Laporan SPJ yang disetujui WR
Maks 1 hari Laporan Hasil kerja dari Monev dan proses no. 17 Laporan SPJ yang disetujui Rektor
18
tidak
ya
Menyetujui dan menandatangani Draft Laporan Monev dan laporan SPJ
tidak
ya
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
SOP Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban (SPJ)
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE
PENGADAAN PROGRAM CULTURAL EXCHANGE No Dokumen
Status Revisi
Halaman
Tanggal Terbit
UNTAG-SBY.03.06.01.05
1
Lampiran
.......................
19
Menggandakan dan mendistribusikan Laporan Monev dan Laporan SPJ
Laporan Monev dan Laporan SPJ yang disetujui Rektor
Maks 1 hari kerja dari proses no. 18
20
Mengarsip Laporan Monev dan Laporan SPJ
Laporan Monev dan Laporan SPJ yang disetujui Rektor
Maks 1 hari kerja dari proses no. 19
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
ABAYA
ANGE
anggal Terbit
..................... Kete-rangan
SOP Pengelolaan Rapat
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
ABAYA
ANGE
anggal Terbit
.....................
SOP Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban (SPJ)
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
ABAYA
ANGE
anggal Terbit
.....................
Dokumen ini adalah milik Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya Dilarang menggandakan sebagian maupun secara keseluruhan dengan cara apa pun
