2016 Kantor Urusan Kerjasama Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya
Laporan Monitoring Evaluasi Implementasi Kegiatan Kerjasma
1
MONITORING EVALUASI KERJASAMA UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA April 2016
1. Latar Belakang Seiring dengan makin terbukanya pasar kerja bagi seluruh profesional di seluruh manca negara. Salah satu pintu yang sangat strategis adalah perguruan tinggi karena memberikan legalitas akademik dan empirik bagi setiap negara untuk menerima para alumninya. Karena itu, saat ini setiap perguruan tinggi terus berpacu meningkatkan kualitas lulusan dengan meningkatkan kualitas perkuliahan, sumber daya dosen baik akademik maupun loyalitas
kerjanya, sarana
dan prasarana perkuliahan,
serta manajemen
perkuliahannya. Universitas 17 Agustus 1945 (UNTAG) Surabaya telah menyusun program kerja dan salah satunya adalah menuju Wold Class University sehingga untuk merealisasi program kerja ini diperlukan persiapan dengan matang dengan melibatkan berbagai unit yang terintegrasi dan melalui beberapa tahap dalam persiapannya. Untuk itu beberapa kegiatan diperlukan seperti menjalin kerjasama dengan Universitas dan Instansi baik dalam maupun Luar Negeri, mengadakan kegiatan yang bersifat merealisasikan kerjasama dengan mitra yang telah menjalin kerjasama dengan Untag Surabaya. Untuk mencapai hal UNTAG Surabaya telah menajalin kerjasama dengan Universitas di beberapa Universitas, Lembaga Pemerintahan dan lembaga asosiasi, dan lembaga lainnya, dalam realisasinya banyak kegiatan telah dilakukan dengan mitra antara lain Students Exchange, Cultural Exchange, Internship Program, Community Service (KKN), dan kegiatan ilmiah seperti seminar, workshop, Kuliah Kerja Nyata (KKN), penelitian, pengabdian masyarakat, pendampingan dan pelatihan serta TTG bagi UMKM serta sekedar diskusi, FGD dan Visit.
1
2 Suatu program, termasuk program kerjasama di Untag Surabaua merupakan suatu kegiatan yang terencana yang lengkap dengan rincian tujuan beserta jenis-jenis kegiatannya. Untuk mengetahui telah terlaksananya Program kerjasama dengan efektif dan efisien serta untuk mengetahui apakah program yang diimplementasikan benar-benar berharga diperlukan monitoring dan evaluasi. Monitoring dan evaluasi adalah suatu proses yang sistematis yang dilaksanakan untuk mengetahui tingkat keberhasilan dan efisiensi program yang bersangkutan. Monitoring dan evaluasi terhadap tingkat efisiensi dan efektifitas program terutama dalam hal ini adalah program kerja sama yang telah di jalin dengan mitra dan bersifat berkelanjutan. Untuk itu perlu diketahui apakah kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, dapat bermanfaat bagi kedua belah pihak. Walaupun program kerjasama dan implementasi kedalam kegiatannya di rasakan telah efektif namun perlu diketahui apakah mitra kerjasama telah merasakan puas dan bersedia melakukan kerjasama serta membuat kegiatan sebagai tindak lanjut dari kerjasama lagi sehingga kerjasama dapat berkelanjutan dengan saling menguntungkan dengan tingkat kepuasan yang dirasakan oleh mitra. Kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap program kerjasama akan menyangkut berbagai hal yang terkait, baik yang menyangkut kualitas masukan (input), kualitas proses maupun kualitas hasil pelaksanaan (output) program. Selain itu, monitoring dan evaluasi terhadap program kerjasama dapat dilaksanakan atas dasar konsekuensi implementasinya, dapat pula dilakukan dengan saling memberikan manfaat. Kegiatan monitoring lebih terfokus pada kegiatan yang sedang dilaksanakan. Monitoring dilakukan dengan cara menggali untuk mendapatkan informasi secara regular berdasarkan indikator tertentu, dengan maksud mengetahui apakah kegiatan yang sedang berlangsung sesuai dengan perencanaan dan prosedur yang telah disepakati. Indikator monitoring mencakup esensi aktivitas dan target yang ditetapkan pada perencanaan program.
3 Apabila monitoring dilakukan dengan baik akan bermanfaat dalam memastikan pelaksanaan kegiatan tetap pada jalurnya (sesuai pedoman dan perencanaan program). Juga memberikan informasi kepada pengelola program apabila terjadi hambatan dan penyimpangan, serta sebagai masukan dalam melakukan evaluasi Dalam kegiatan monitoring akan menghasilkan informasi guna membantu menjelaskan apakah pelaksanaan kegiatan telah sesuai dengan apa yang di rencanakan. Sedangkan penilaian (Evaluasi) merupakan tahapan yang berkaitan erat dengan kegiatan monitoring, karena kegiatan evaluasi dapat menggunakan data yang disediakan melalui kegiatan monitoring. Dalam merencanakan suatu kegiatan hendaknya evaluasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan, sehingga dapat dikatakan sebagai kegiatan yang lengkap. Evaluasi diarahkan untuk mengendalikan dan mengontrol ketercapaian tujuan. Evaluasi berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai serta memberikan gambaran tentang manfaat suatu kebijakan. Istilah evaluasi ini berdekatan dengan penafsiran, pemberian angka dan penilaian. Evaluasi dapat menjawab pertanyaan “Apa pebedaan yang dibuat” (William N Dunn : 2000). Sehingga dapat dikatakan bahwa evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program itu mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak. Evaluasi lebih menekankan pada aspek hasil yang dicapai (output). Evaluasi baru bisa dilakukan jika program itu telah berjalan setidaknya dalam suatu periode (tahapan), sesuai dengan tahapan rancangan dan jenis program yang dibuat dalam perencanaan dan dilaksanakan
2. Tujuan Monev Umpan balik dari sebuah program akan dipergunakan dalam perbaikan dan penyesuaian komponen-komponen yang tidak maksimal dalam pelaksanaan program. Bila memungkinkan perubahan scenario dan konsolidasi sumberdaya (proses manajemen) dapat dilakukan dalam pelaksanaan program sehingga lebih menjamin keberhasilan program.
4 Monitoring bertujuan mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan program yang sedang berjalan, untuk mengetahui kesenjangan antara perencanaan dan target. Dengan mengetahui kebutuhan ini pelaksanaan program dapat membuat penyesuaian dengan memanfaatkan umpan balik tersebut. Kesenjangan yang menjadi kebutuhan itu bisa jadi mencakup faktor biaya, waktu, personel, dan alat, dan sebagainya. Kegiatan Monitoring Evaluasi terhadap kegiatan kerjasama dan implementasinya dari hasil kerjasama antara Untag Surabaya dengan Mitra ini dimaksudkan adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui pelaksanaan kerjasama yang telah dilaksanakan bersama mitra kerjasama Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya telah sesuai dengan yang telah direncanakan. 2. Untuk mengetahui sampai seberapa manfaat kegiatan yang telah dilaksanakan bagi Untag Sendiri dan bagi Mitra. 3. Untuk mengetahui kepuasan mitra terhadap kegiatan kerjasama yang telah kita laksanakan bersama.
4. Manfaat Kerjasama Manfaat yang diharapkan dalam pelaksanaan Monitoring Evaluasi untuk kegiatan Kerjasama antara mitra dengan Untag Surabaya adalah sebagai berikut:
a. Untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan kegiatan kerjasama antara Untag Surabaya dengan mitra.
b. Untuk mendapatkan informasi apakah kegiatan kerjasama telah dilakukan sesuai dengan perencanaan yang telah di tetapkan.
c. Untuk memperbaiki mekanisme kegiatan kerjasama yang dilaksanakan agar lebih bermanfaat bagi kedua belah pihak.
d. Sebagai umpan balik bagi perbaikan kegiatan program kerjasama kedepan e. Sebagai dasar dalam menentukan kegiatan selanjutnya dalam bisang kerjasama
5
5. Pembahasan Monitoring evaluasi di bidang kerjasama telah dilakukan oleh Kantor bagian kerjasama setiap semester dengan tujuan secara umum untuk mengetahui sampai seberapa kegiatan sebagai implementasi dari kerjasama antara Untag Surabaya dengan Mitra. Berbagai kegiatan telah dilakukan sebagai wujud dari hasil kerjasama dengan mitra, antara lain adalah kegiatan pertukaran mahasiswa, pertukaran budaya, seminar bersama, Penelitian, KKN, Pengabdian Masyarakat, Magang Mahasiswa, Talkshow dan kegiatan lainnya. Untuk mengetahui apakah kegiatan yang telah kita lakukan sudah sesuai dengan program kerja dan membawa manfaat bagi kedua belah pihak, maka dilakukan monitoring evaluasi setiap semester. Monitoring evaluasi kami lakukan dengan instrument daftar pertanyaan yang kami sampaikan langsung atau lewat email. Disamping itu ada beberapa Instansi yang tidak memungkinkan kita lakukan secara langsung karena keterbatasan waktu dan tenaga maka kami lakukan melalui telpon dengan menanyakan beberapa pertanyaan yang telah kami susun kedalam kuesioner. Kuesioner atau daftar pertanyaan yang kami rumuskan didasarkan pada beberapa aspek antara lain adalah formalitas jalinan kerjasama, tujuan kerjasama, kegiatan yang telah dilakukan, dan survey instrument monev kerjasama yang telah dilakukan di beberapa Institusi Perguruan Tinggi dengan harapan mendapatkan hasil yang optimal. Instrumen yang kami gunakan terdiri dari 3 (tiga), bagian pertama yaitu Profile responden meliputi nama, Institusi, Jenis Kerjasama, skop kerjasama, bidang kerjasama dan lama kerjasama dengan Untag Surabaya. Sedangkan bagian kedua adalah proses penanda tanganan Kesepakatan kerjasama, implementasi dan kepuasan yang telah di dapatkan dari kerjasama yang telah dilakukan. Sedangkan bagian ke-tiga adalah usulan kerjasama kedepan serta tindak lanjut kerjasama yang akan dilakukan kedepan antara Mitra dengan Untag Surabaya.
6
5.1. Profile Kerjasama Hasil dari penyebaran kuesioner dan wawancara melalui telpon telah di dapatkan informasi atau jawaban terhadap kuesioner yang telah di susun sebagai instrument dalam kegiatan monitoring evaluasi menunjukkan bahwa, kerjasama yang telah dilakukan antara Untag Surabaya dengan Mitra sebagian besar pada level Universitas, namun pada pelaksanaannya setiap kegiatan akan melibatkan masing-masing Fakultas sesuai dengan bidang kegiatan yang dilaksanakan. Institusi yang menjalin kerjasama dengan Untag Surabaya kebanyakan adalah Perguruan tinggi dalam negeri yang berjumlah 86 perguruan tinggi dan Perguruan Tinggi luar negeri berjumlah 8 sedangkan posisi kedua adalah Institusi pemerintahan daerah sebanyak 25 Yang terdiri dari Pemerintah daerah, dan kementrian serta Badan Usaha milik pemerintah dengan lama waktu rata-rata 5 (lima) tahun. Pada tahun 2015 saja kami telah melakukan menjalin kerjasama dalam maupun luar negeri sebanyak 86 Institusi Bidang kegiatan yang dikerjasamakan antara lain berkisar pada Tri Dharma Perguruan tinggi yaitu bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan kegiatan Akademik, bidang Penelitian dan bidang Pengabdian Masyarakat serta bidang kemahasiswaan, disamping itu juga beberapa kegiatan lain seperti magang mahasiswa, sebagai lokasi penulisan skripsi mahasiswa,
pengembangan
kewirausahaan
mahasiswa
dan
sebagai
lokasi
untuk
melaksanakan kegiatan dosen pengabdian masyarakat dan kegiatan penelitian dosen.
5.2. Proses dan Implementasi Kerjasama Bagian kedua dari Instrumen Monev adalah Penilaian dari Mitra tentang Proses dan Implementasi kerjasama yang telah dilaksanakan. Dalam Instrumen ini telah di tanyakan 7 (tujuh) pertanyaan dengan 4 (4) alternative jawaban yaitu Sangat Baik (4), Baik (3), Kurang (2) dan sangat Kurang (1). Dengan interval kategori sebagai berikut:
7 Rumus :
i = Range K
= 4 – 1 = 0,75 4
Sehingga : Tabel 1. Kategori jawaban responden Nilai 1 2 3 4
Interval 1,00 – 1,75 1,76 – 2,50 2,51 – 3,25 3,26 – 4,00
Kategori Sangat Kurang Kurang Baik Sangat Baik
Tabel 3 menunjukkan hasil survey tentang pelaksanaan kerjasama yang telah dilaksanakan antara Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya dengan mitra. Monitoring evaluasi ini dilakukan dengan menggunakan Instrumen Kuesioner tentang proses kerjasama dan Implementasinya dengan memberikan penilaian antara 1 sampai dengan 4 yang menunjukkan kategori seperti pada tabel 1 diatas. Hasil monitoring evaluasi yang telah dilakukan terhadap mitra kerjasama Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya dapat di lihat pada tabel 2. Tabel 2: Proses Kerjasama dan Implementasi Kerjasama
No
Keterangan
Rata-Rata
Kategori Sangat Baik
1
Kesepakatan Kerjasama dilakukan dengan mudah
4
2
Pihak UNTAG Surabaya telah menanggapi Usulan Kerjasama dengan cepat
4
Sangat Baik
3
Proses Penanda tanganan Naskah Kerjasama dilakukan dengan cepat
4
Sangat Baik
4
Kerjasama telah di implementasikan dengan kegiatan
3.7
Sangat Baik
5
Implementasi Kerjasama telah sesuai dengan Naskah Kerjasama yang di sepakati
3.8
Sangat Baik
6
Kerjasama kami telah memuaskan
3.9
Sangat Baik
7
Kami tetap akan melanjutkan kerjasama ini
4
Sangat Baik
Rata-rata Hasil Monitoring Evaluasi 2015
3.91
Sangat Baik
8 Penilaian tentang proses dan implementasi kerjasama telah dilakukan oleh mitra kerjasama Untag Surabaya dengan memberikan penilaian terhadap 7 (tujuh) item pernyataan yaitu tentang pelaksanaan penandatanganan Memorandum of Understanding (MoU), proses penanda tanganan MoU, Implementasi Kerjasama, kepuasan mitra dalam pelaksanaan kerjasama serta rencana kelanjutan dari kerjasama. Hasil Monev menunjukkan bahwa hampir semua item monitoring evaluasi telah mendapatkan angka 4 (Sangat Baik) kecuali pada pertnyataan tentang Kerjasama yang telah di sepakati telah di implementasikan dengan kegiatan mendapatkan rata-rata sebesar 3,7 dan pernyataan tentang Implementasi Kerjasama telah sesuai dengan Naskah Kerjasama yang di sepakati (3.8) serta pertnyataan tentang Kerjasama kami telah memuaskan (3,9). Ketiga pertanyaan tersebut walapun mendapatkan nilai dibawah 4,0 namun dalam kategorinya masih termasuk dalam kategori sangat baik.
6. Simpulan dan Saran 6.1. Simpulan Hasil monitoring evaluasi yang telah dilakukan oleh Kantor Urusan Kerjasama tentang proses dan implementasi kerjasama antara Untag Surabaya dengan Mitra telah dinilai oleh mitra Untag Surabaya dengan nilai rata-rata 3,91 atau dalam kategori sangat baik, hal ini memang sesuai dengan yang diharapkan bahwa Untag akan selalu menggapai motto nya yaitu “An Empowering and Networking University” sehingga Untag selalu berupaya untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain. Jadi orientasi kerjasama menjadi bagian yang penting dalam meningkatkan produktivitas lembaga. Oleh karena itu dalam kegiatan kerjasama selalu memperhatikan kualitas dalam kerjasama yang tidak hanya berfikir sekedar membuat MoU, tapi ada keberlanjutan kegiatan; orientasi kerjasama selalu pada Tri Dharma Perguruan Tinggi; banyak sekali hasil kerjasama yang ditindaklanjuti dalam Seminar Internasional bersama, student exchange, lecturer exchange, joint research, dsb; dalam beberapa tahun mendatang kerjasama masih menjadi program utama dari Untag Surabaya.
9
6.2. Saran Selain penilaian terhadap proses dan implementasi kegiatan kerjasama antara Untag Surabaya dengan Mitra juga ada beberapa saran dan rencana tindak lanjut yang disampaikan oleh mitra antara lain adalah : 1. Kerjasama yang telah dijalin dan kegiatan yang telah dilaksanakan hendaknya di intensifkan sehingga mendapatkan kegiatan yang lebih banyak dan lebih berkualitas 2. Beberapa Instansi menginginkan Penelitian bersama antara Untag Surabaya dengan Mitra terutama Instansi Perguruan tinggi baik dalam negeri maupun luar negeri, namun pada intansi pemerintah menginginkan kegiatan penelitian yang selama ini telah dilaksanakan antara Untag Surabaya dengan Pemerintah Daerah bisa dilaksanakan dengan lebih banyak dan lebih berkualitas. 3. Kerjasama antara Untag Surabaya dengan beberapa Universitas di Luar negeri telah banyak melakukan kegiatan seperti seminar bersama, converence, beasiswa, student exchange, Profesor exchange, dan Internship Program, Community service dan sebagainya, namun mereka masih mengusulkan beberapa kegiatan lagi seperti Exchange Administration, dan Credit transfer program. 4. Beberapa Instansi Perguruan tinggi mitra Untag Surabaya mengusulkan adanya diskon yang lebih besar walaupun saat ini telah diberikan diskon sebesar 20% bagi calon Mahasiswa dari Universitas yang menjadi Mitra Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya 5. Banyak mitra Perguruan tinggi mengusulkan untuk Lebih meningkatkan kegiatan yang dilakukan bersama seperti misalnya kegiatan seminar bersama, kuliah umum, kuliah tamu mahasiswa, KKN bersama, joint research dan kegiatan lain yang bisa dilakukan bersama. 6. Beberapa instansi mengusulkan untuk
10 7. Dari pihak RRI mereka menginginkan kegiatan talkshow tidak hanya on air tapi juga secara off air diskusi, seminar temuan ilmiah dan temu mhs dan menghasilkan issueisue strategis yang dapat diangkat dalam penyiaran karya Untag Surabaya. Berdasarkan usulan dari mitra Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya diatas maka akan kami tindak lanjuti dengan kegiatan yang lebih intensif dengan sesuai dengan kebutuhan dan persetujuan kedua belah pihak. 7. Penutup Demikian laporan Monitoring evaluasi terhadap implementasi Kerjasama antara Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya dengan mitra ini dengan tujuan sebagai masukan dalam memperbaiki bidang kerjasama agar ke depan terjalin hubungan kerjasama yang lebih baik. Surabaya, 3 April 2016 Kepala KUK TTD
Dr. Hj. Siti Mujanah, MBA. Ph.D.
