HASIL SURVEY
KEPUASAN MITRA KERJASAMA UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA April 2014
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah S.A.W. atas terselesaikannya kegiatan survey terhadap kepuasan mitra kerjasama antara Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya dengan Mitra kerjasama. Survey kepuasan mitra kerjasama ini dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan feed back bagi pelaksanaan program kerja dibidang kerjasama, untuk mengetahui sampai seberapa kepuasan yang telah dirasakan oleh mitra Untag Surabaya dalam menjalin kerjasama dan manfaat yang telah dirasakan oleh mitra, dengan diketahuinya kepuasan mitra terhadap layanan maka hasil survey dapat digunakan sebagai dasar dalam memperbaiki kualitas layanan sesuai dengan apa yang diharapkan mitra kerjasama Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya. Pelaksanaan kegiatan Survey terhadap Kepuasan Layanan kerjasama ini telah mendapatkan respons dan antusias dari pihak mitra antara lain dengan memberikan jawaban dalam kategori sangat baik, serta memberikan usulan serta tindak lanjut kerjasama yang diharapkan, dengan demikian kami menyampaikan terima kasih sebanyak-banyaknya atas kesediaannya dalam membantu pelaksanaan monitoring evaluasi ini. Kami juga menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam pelaksanaan kegiatan survey kepuasan mitra kerjasama antara Universitas 17 Agustus 1945 dengan mitra yang dilakukan dalam rangka mendapatkan umpan balik untuk memperbaiki pelayanan mendatang.
Hormat kami, Tim Survey Kepuasan Mitra
ii
DAFTAR ISI
No.
Pokok Bahasan
Halaman
1
Pendahuluan
1
2
Tujuan Survey
3
3
Manfaat Survey
3
4
Metode Pelakasanaan Survey
4
5
Hasil dan Pembahasan
8
6
Simpulan dan Saran
8
6.1. Simnpulan
8
6.2. Saran
8
Penutup
10
7 Lampiran
11
iii
LAPORAN HASIL SURVEY KEPUASAN MITRA KERJASAMA UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 SURABAYA April 2014 1. Pendahuluan Dalam rangka peningkatan pelaksanaan program dan pengembangan kerjasama di lingkungan Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya, diperlukan peningkatan kualitas dan kuantitas mitra kerjasama, karena dengan penyelenggaraan kerjsama yang berkualitas merupakan bagian dari rencana program kerja dalam mewujudkan motto Untag Surabaya yaitu “Empowering dan
Networking” dengan motto tersebut maka orientasi kerjasama menjadi bagian yang penting dan di prioritaskan oleh lembaga Untag Surabaya. Peningkatan kualitas dan kuantitas kerjasama Untag Surabaya dilakukan dalam rangka menuju Reseach University dan menuju Wold Class University, untuk merealisasi program kerja ini diperlukan persiapan dengan matang dengan melibatkan berbagai unit yang terintegrasi dan melalui beberapa tahap dalam persiapannya, untuk itu beberapa kegiatan diperlukan seperti menjalin kerjasama dengan Universitas dan Instansi baik dalam maupun Luar Negeri, mengadakan kegiatan yang bersifat merealisasikan kerjasama dengan mitra yang telah menjalin kerjasama dengan Untag Surabaya. Program kerjasama di Untag Surabaya merupakan kegiatan yang terencana yang lengkap dengan rincian tujuan beserta jenis-jenis kegiatannya, program kerjasama telah di lakukan dengan berbagai pihak baik pemerintah, lembaga swasta, lembaga profesi dan lembaga Pendidikan seperti sekolah dan Universitas. Kerjasama di Untag Surabaya dilakuakn antar lembaga sebagai payung hukum dan secara operasional kegiatan tidak menutup kemungkinan kerjasama dilakukan oleh unit Lembaga Penelitian dan Pengabdian masyarakat (LPPM), atau unit lain seperti masing-masing Fakultas yang ada di Untag Surabaya.
1
2
Kegiatan kerjasama yang telah di lakukan oleh Untag Surabaya selalu memperhatikan kualitas dalam kerjasama yang tidak hanya berfikir sekedar membuat MoU, tapi ada keberlanjutan kegiatan; orientasi kerjasama selalu pada Tri Dharma Perguruan Tinggi; banyak sekali hasil kerjasama yang telah di tindak lanjuti dalam kegiatan Penelitian, Pengabdian Masyarakat, Seminar Internasional bersama, student exchange, lecturer exchange, joint research, magang mahasiswa, sebagai Lokasi KKN, penulisan Skripsi, dsb. dalam beberapa tahun mendatang kerjasama masih menjadi program utama dari Untag Surabaya. Kerjasama di Untag Surabaya telah ditindak lanjuti dengan berbagai kegiatan yang bermanfaat dan menguntungkan kedua .belah pihak. Untuk mengetahui apakah manfaat telah dirasakan oleh mitra Untag Surabaya dan apakah pelayanan dari pihak yang melaksanakan kerjasama di Untag Surabaya telah sesuai dengan apa yang diharapkan, maka perlu dilakukan survey kepuasan mitra sehingga diketahui apakah mitra kerjasama Untag Surabaya telah merasakan puas atau belum, hal ini dilakukan untuk keberlanjutan kerjasama antara Untag Surabaya dengan mitra yang sudah dijalin selama ini. Untuk mengetahui apakah mitra kerjasama telah merasa puas atas pelayanan selama menjalin mitra dengan Untag Surabaya maka dilakukan Survey kepuasan mitra dengan tujuan untuk mengetahui apakah selama kerjasama dan dituangkan dalam berbagai kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat, dapat bermanfaat bagi kedua belah pihak, dan bersedia 1
melakukan kerjasama lebih lanjut serta kepuasan pelayanan yang dirasakan selama menjalin kerjsama dengan Untag Surabaya. Survey kepuasan ini fokus pada kegiatan yang sedang dilaksanakan. Survey dilakukan dengan cara menggali informasi untuk mendapatkan informasi secara regular berdasarkan indikator di lingkup kepuasan mitra kerjasama, dengan maksud untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilakukan antara Untag Surabaya dnegan Mitra telah didapatkan manfaat dari
3
keduanya, dan sampai seberapa mitra mendapatkan kepuasan terhadap kegiatan yang sudah kita lakukan bersama. 2. Tujuan Survey Kepuasan Mitra Kegiatan Survey Kepuasan Mitra ini dilakuakn dengan tujuan untuk mendapatkan umpan balik tentang pelayanan dan pelaksanaan kerjasama. Dengan mengetahui hasil kepuasan mitra terhadap pelayanan dan pelaksanaan kegiatan maka bisa membantu membuat perbaikan dan penyesuaian dengan memanfaatkan umpan balik tersebut dalam memberikan pelayanan dan pelaksanaan kegiatan yang saling memuaskan dan menguntungkan kedua belah pihak. Sedangkan tujuan yang di harapkan dari Monitoring Evaluasi terhadap kepuasan mitra kerjasama ini dimaksudkan adalah : 1. Untuk mengetahui sejauh mana pelayanan kerjasama telah diberikan terhadap mitra kerjasama Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya sebagai umpan balik dalam memperbaiki pelayanan yang akan datang. 2. Untuk mengetahui sampai seberapa tindak lanjut kegiatan telah di laksanakan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh mitra 3. Untuk mengetahui sampai seberapa manfaat kegiatan yang telah dilaksanakan bagi Untag Sendiri dan bagi Mitra. 4. Untuk mengetahui sampai seberapa kepuasan mitra terhadap kegiatan kerjasama yang telah kita laksanakan bersama. 3. Manfaat Kerjasama Manfaat yang diharapkan dalam pelaksanaan survey kepuasan mitra Kerjasama terhadap pelayanan dan pelaksanaan kerjasama adalah sebagai berikut: 1. Untuk mendapatkan informasi tentang pelayanan yang telah diberikan dalam hal kerjasama oleh Untag Surabaya terhadap mitra.
4
2. Untuk mendapatkan informasi apakah kegiatan kerjasama telah mendatangkan manfaat bagi kedua belah pihak yaitu Untag Surabaya dengan Mitra Kerjasama. 3. Untuk meningkatkan pelayanan bidang kerjasama terhadap mitra ke depan berdasarkan umpan balik dari hasil survey yang telah dilakukan. 4. Sebagai dasar dalam meningkatkan pelayanan dan kegiatan selanjutnya dalam bisang kerjasama 5. Metode Pelaksanaan Survey Kegiatan Survey Kepuasan mitra ini dilakukan dengan membentuk tim Survey tentang kepuasan Mitra Kerjasama yang diselengarakan setiap tahun sekali. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah kegiatan kerjasama yang terjalin dengan mitra sudah berjalan sesuai dengan keinginan mitra, disamping itu untuk mengetahui sampai seberapa kepuasan mitra terhadap proses kerjasama dan pelaksanaan kegiatan oleh lembaga/instansi terkait. Metode pengambilan data yang digunakan dalam kegiatan ini adalah metode Survey dengan menggunakan Instrumen berupa angket kepuasan kerjasama dengan instansi lain. Sehingga dari angket ini diharapkan mendapatkan jawaban apakah intitusi/lembaga lain yang bekerjasama dengan Universitas 17 Agustus 1945 (UNTAG) Surabaya puas atau tidak puas dengan memilih alternative jawaban yang telah kami siapkan antara Sangat setuju sampai dengan Tidak setuju. Komponen pada instrument kepuasan kerjasama yang digunakan dalam survey ini pada dasarnya terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu Informasi umum dan Kepuasan pelayanan. Sedangkan untuk mendapatkan informasi tentang kepuasan pelayanan pertanyaan di bagi menjadi 10 (sepuluh) pertanyaan tentang pelayanan staff, prosedur pelayanan, pelaksanaan atau implementasi kegiatan kerjasama yang sesuai dengan apa yang diharapkan, Pelaporan hasil kegiatan kerjasama, dan keinginan untuk terus menjalin kerjasama dengan Untag
5
Surabaya, selain itu juga di sediakan ruang untuk menyampaikan saran-saran yang kemungkinan diperlukan. Survey kepuasan mitra yang telah kami lakukan adalah terhadap sekitar 20 Mitra kerjasama, hal ini dikarenakan keterbatasan sumberdaya yang kami miliki dan beberapa mitra kerjasama yang sulit di jangkau dan belum mengembalikan kuesioner sampai dengan batasan waktu yang di tetapkan. Instrumen Survey kepuasan Mitra ini membutuhkan jawaban responden mulai dari Sangat Setuju sampai Tidak Setuju dari mitra kerjasama tentang Proses dan Implementasi kerjasama yang telah dilaksanakan dengan 4 alternatif jawaban yaitu Sangat Setuju (4), Setuju (3), Kurang Setuju (2) dan Tidak Setuju (1), dengan interval kategori berdasarkan perhitungan interval dengan rumus sebagai berikut: Rumus : Sehingga :
i = Range K 4 – 1 = 0,75 4
Dengan menggunakan rumus interval diatas maka rata-rata jawaban responden dapat di kategorikan sebagai berikut. 4 = Rata-rata 3,26 s/d 4,00 = Sangat Setuju berarti dalam kategori Sangat Puas 3 = Rata-rata 2,51 s/d 3,25 = Setuju berarti dalam kategori Puas 2 = Rata-rata 1,76 s/d 2,50 = Kurang Setuju atau dalam kategori Kurang Puas 1 = Rata-rata 1,00 s/d 1,75 = Tidak Setuju atau dalam kategori Tidak Puas Ada 4 (empat) alternative jawaban dari kuesioner yang telah di siapkan untuk dipilih oleh responden yaitu Sangat Setuju, Setuju, Kurang setuju dan Sangat tidak Setuju, dan hal ini berkaitan dengan pengkategorian terhadap penilaian responden terhadap kepuasan mitra terhadap pelayanan yang telah diberikan pihak Untag Surabaya. Selanjutnya data hasil survey kepuasa mitra terhadap pelayanan kerjasama antara Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya dengan mitra yang telah terkumpul kemudian di analisis dan dikategorikan dengan
6
memberikan penilaian antara 1 sampai dengan 4 yang menunjukkan kategori mulai dari Sangat Puas sampai Tidak Puas . 5. Hasil dan Pembahasan Survey Kepuasan Mitra Monitoring evaluasi dilakukan oleh Kantor Urusan Kerjasama dilakukan setiap tahun yang terdiri dari monitoring evaluasi pelaksanaan Kerjasama dan survey kepuasan mitra terhadap pelayanan yang telah di berikan Untag Surabaya terhadap Mitra dengan tujuan secara umum untuk mengetahui sampai seberapa pelayanan yang telah diberikan Untag Surabaya terhadap Mitra dan sampai seberapa mitra telah mendapatkan kepuasan dari pelayanan yang telah dirasakan dari Untag Surabaya, dan dalam pelaksanaanya dilakukan oleh tim yang telah dibentuk oleh Universitas atau Rektorat. Kegiatan yang telah di implementasikan sebagai wujud dari kerjasama dengan mitra, antara lain adalah kegiatan pertukaran mahasiswa, pertukaran budaya, seminar bersama, Pendidikan S-3, Penelitian, KKN, Pengabdian Masyarakat, Magang Mahasiswa, dan kegiatan lainnya. Untuk mengetahui apakah kegiatan yang telah kita lakukan sudah sesuai dengan program kerja dan membawa manfaat bagi kedua belah pihak, maka dilakukan survey kepuasan mitra setiap tahun. Survey kepuasan mitra ini kami lakukan dengan menggunakan instrument berupa kuesioner atau daftar pertanyaan yang kami sampaikan langsung atau melalui email, disamping itu ada beberapa Instansi yang tidak memungkinkan kita lakukan secara langsung karena keterbatasan waktu dan tenaga maka kami lakukan melalui telpon dengan menanyakan beberapa pertanyaan yang telah kami susun kedalam kuesioner. Kuesioner yang kami rumuskan didasarkan pada beberapa aspek antara lain adalah Pelayanan yang diberikan, Sistem Pelayanan, dan Hasil Pelayanan. Survey kepuasan mitra kerjasama yang telah dilakukan dengan beberapa Institusi Perguruan Tinggi dan Instansi lain
7
yang merupakan Mitra Untag Surabaya dengan harapan mendapatkan hasil umpan balik untuk memperbaiki pelayanan dan kegiatan kerjasama di masa mendatang. Bidang kegiatan yang dikerjasamakan antara lain berkisar pada Tri Dharma Perguruan tinggi yaitu bidang Penyelenggaraan Pendidikan dan kegiatan Akademik, bidang Penelitian dan bidang Pengabdian Masyarakat serta bidang kemahasiswaan, disamping itu juga beberapa kegiatan lain seperti magang mahasiswa, sebagai lokasi penulisan skripsi mahasiswa,
pengembangan
kewirausahaan
mahasiswa
dan
sebagai
lokasi
untuk
melaksanakan kegiatan dosen pengabdian masyarakat dan kegiatan penelitian dosen serta KKN. Hasil Survey terhadap kepuasan mitra terhadap apa yang telah diberikan oleh Untag Surabaya dapat di lihat sebagai berikut: Tabel 1: Hasil Analisis Data Survey Kepuasan Mitra No 1
2 3
4 5
6
7
8
9
Keterangan Rata-Rata Staff kerjasama di Universitas 17 Agustus 1945 (UNTAG) Surabaya telah merespon 3.75 pada kebutuhan kami dengan tepat dan profesional Staff di bagian Kerjasama Untag Surabaya 3,70 telah memberikan pelayanan dengan ramah Staf di bagian kerjasama Untag Surabaya telah memberikan pelayanan dengan 3,75 antusias dalam merespon mitra kerjasama Prosedur Pelayanan selama menjalin 3,65 kerjsama telah diberikan dengan mudah Lembaga Untag Surabaya telah memberikan pendampingan/bantuan 3,70 tenaga ahli terhadap instansi kami saat dibutuhkan Kami telah menjalin kerjasama dengan Untag Surabaya yang sesuai dengan 3,70 harapan kami Kerjasama antara Untag Surabaya dengan Instansi kami telah kami implementasikan 3,75 dengan kegiatan yang sesuai dengan MoU yang telah kami sepakati bersama Selama bekerjasama dengan Untag 3,9 Surabaya, kami telah mendapatkan hal yang bermanfaat bagi institusi kami. Pelaporan akhir dari hasil kegiatan 3,50 kerjasama telah di buat dan
Kategori Sangat Puas
Sangat Puas Sangat Puas
Sangat Puas Sangat Puas
Sangat Puas
Sangat Puas
Sangat Puas Sangat Puas
8
dikomunikasikan dengan kami. 10 Kami akan kembali lagi ke Untag Surabaya untuk kegiatan bekerjasama lagi di lain waktu Rata-rata Hasil Survey 2016
3,9 Sangat Puas 3,40
Sangat Puas
Penilaian tentang pelayanan kerjasama telah dilakukan oleh mitra kerjasama Untag Surabaya dengan memberikan penilaian terhadap 10 (sepuluh) item pernyataan yaitu tentang Pelayanan, Sistem Pelayanan dan Hasil Pelayanan. Hasil survey menunjukkan bahwa semua item pernyataan yang diajukan mendapatkan jawaban dari responden dengan angka rata-rata sebesar 3,35, hal ini menunjukkan bahwa Kepuasan Mitra dalam bekerjasama dengan Untag Surabaya menunjukkan angka dalam kategori Sangat Baik atau sangan memuaskan, walaupun tidak semua mendapatkan nilai rata-rata 4 (empat), namun masih berkisar antara 3 sampai 4 yaitu paling rendah mendapatkan rata-rata sebesar 3,35 dari hasil masih berada dalam kategori Sangat memuaskan antara lain adalah Staff
kerjama Untag Surabaya
merespon Mitra secara cepat dan tanggap (3,75), Staff di bagian Kerjasama Untag Surabaya telah memberikan pelayanan dengan ramah (3,70). Staf di bagian kerjasama Untag Surabaya telah memberikan pelayanan dengan antusias dalam merespon mitra kerjasama (3,75), Prosedur Pelayanan selama menjalin kerjsama telah diberikan dengan mudah (3,65), Lembaga Untag Surabaya telah memberikan pendampingan/bantuan tenaga ahli terhadap instansi kami saat dibutuhkan (3,70), Kami telah menjalin kerjasama dengan Untag Surabaya yang sesuai dengan harapan kami (3,70), Kerjasama antara Untag Surabaya dengan Instansi kami telah kami implementasikan dengan kegiatan yang sesuai dengan MoU yang telah kami sepakati bersama (3,75), Selama bekerjasama dengan Untag Surabaya, kami telah mendapatkan hal yang bermanfaat bagi institusi kami (3,9), Pelaporan akhir dari hasil kegiatan kerjasama telah di buat (3,35), dan Kami akan kembali lagi ke Untag Surabaya untuk kegiatan bekerjasama lagi di lain waktu (3,90). Ini berarti bahwa semua pernyataan
9
yang disampaikan terhadap Mitra di jawab dengan kategori sangat setuju ini berarti Mitra telah merasa sangat puas bekerjasama dengan Untag Surabaya. Hasil Survey menunjukkan bahwa pelayanan Kerjasama terhadap mitra telah mendapatkan nilai sangat baik, namun demikian masih harus diperbaiki terutama dalam mengkomunikasikan hasil kegiatan dengan mitra serta memberikan pendampingan terhadap mitra yang membutuhkan dalam pelaksanaan kerjasama, hal ini menjadi masukan untuk memperbaiki pelayanan Kantor Bagian Kerjasama dalam memberikan pelayanan terhadap mitra. 1. Simpulan dan Saran 7.1. Simpulan Hasil analisis data dari survey terhadap mitra kerjasama yang telah dilakukan oleh Kantor Urusan Kerjasama tentang Kepuasan Pelayanan terhadap Mitra Kerjasama Untag Surabaya telah dinilai oleh mitra Untag Surabaya dengan nilai rata-rata 3,40 atau dalam kategori sangat memuaskan, hal ini memang sesuai dengan yang diharapkan bahwa Untag akan selalu menggapai motto nya yaitu “An Empowering and Networking University” sehingga Untag Surabaya selalu berupaya untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain dengan pelayanan yang sangat memuskan. sehingga mitra kerjasama akan terpelihara dengan baik. 7.2. Saran Berdasarkan hasil kesimpulan yang telah d iambi;l dari hasil survey tentang kepuasan mitra Untag Surabaya maka dapat disarkan sebagai berikut: a. Mempertahankan pelayanan yang telah diakui oleh Mitra dengan kategori Sangat Baik, dan meningkatkan yang masih dalam penilaian kurang dari angka 4, mengingat pentingnya kegiatan menjalin kerjasama dengan intansi lain terutama di bidang Tri Dharma Perguruan Tinggi.
10
b. Prosedur Pelayanan selama menjalin kerjsama hendaknya lebih dipermudan dengan waktu yang singkat sehingga hasilnya lebih optimal. c. Penyusunan program yang dikerjasamakan serta pelaporan hasil kegiatan kerjasama terhadap mitra lebih di tingkatkan. 7. Penutup Laporan Survey terhadap kepuasan mitra kerjasama Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya ini dilakukan dengan tujuan untuk memberikan masukan dalam memperbaiki pelayanan kerjasama dan penyusunan program kerja agar ke depan terjalin hubungan kerjasama yang lebih memuaskan.
Surabaya, 25 April 2014 Ketua Tim Pelaksana
11
LAMPIRAN 1 KUESIONER
Kuisioner Tingkat Kepuasan Mitra Kerjasama Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya 2014 Nama Lembaga : ______________________________
1. Staff kerjasama di Universitas 17 Agustus 1945 (UNTAG) Surabaya telah merespon pada kebutuhan kami dengan tepat dan profesional. a. Sangat Setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju 2. Staff di bagian Kerjasama Untag Surabaya telah memberikan pelayanan dengan ramah. a. Sangat setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju 3. Staf di bagian kerjasama Untag Surabaya telah memberikan pelayanan dengan antusias dalam merespon mitra kerjasama. a. Sangat setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju 4. Prosedur Pelayanan selama menjalin kerjsama telah diberikan dengan mudah. a. Sangat setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju 5. Lembaga Untag Surabaya telah memberikan pendampingan/bantuan tenaga ahli terhadap instansi kami saat dibutuhkan. a. Sangat setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju
6. Kami telah menjalin kerjasama dengan Untag Surabaya yang sesuai dengan harapan kami a. Sangat setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju
7. Kerjasama antara Untag Surabaya dengan Instansi kami telah kami implementasikan dengan kegiatan yang sesuai dengan MoU yang telah kami sepakati bersama: a. Sangat setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju 8. Selama bekerjasama dengan Untag Surabaya, kami telah mendapatkan hal yang bermanfaat bagi institusi kami. a. Sangat setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju 9. Pelaporan akhir dari hasil kegiatan kerjasama telah di buat dan dikomunikasikan dengan kami. a. Sangat setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju 10. Kami akan kembali lagi ke Untag Surabaya untuk kegiatan bekerjasama lagi di lain waktu. a. Sangat setuju b. Setuju c. Kurang Setuju d. Tidak Setuju 11. Saran-Saran __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ __________________________________________________________ Terima kasih.
