Universitair Inkoopbeleid Leiden
Europees Aanbesteden
Universiteit Leiden. Universiteit om te ontdekken.
Inkoopbeleid Universitaire Inkoop Leiden september 2007
Namens het College van Bestuur
2
INKOOPBELEID
Voorwoord Voor u ligt in boekvorm het inkoopbeleid van onze universiteit. De aanzet daartoe is besproken in de vergaderingen van het OBV van 6 april en 27 september 2006. Het universitaire inkoopbeleid is deels verankerd in de herziene mandaatregelingen aan faculteitsbesturen, Campus Den Haag, ICLON, CML en aan directeuren van het Bestuursbureau en Expertisecentra. Met de in artikel 2 sub m dan wel artikel 3 sub n van de mandaatregeling genoemde ‘nader omschreven procedure’ wordt bedoeld de door het College van Bestuur op 11 juli 2007 vastgestelde Procedure Inkoopactiviteiten Universiteit Leiden. Doel van het beleid is een verbetering van het hele inkoopproces en het naleven van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Dit moet niet alleen resulteren in het verminderen van risico’s, maar ook in het verlagen van materiële kosten. Tevens gaat dit document in op de universitaire inkoopfunctie, organisatie en werkwijze. Voor de uitvoering van dit beleid is de afdeling Universitaire Inkoop Leiden (UIL) ingesteld die de coördinatie van Europese aanbestedingen op zich neemt. Deze afdeling vormt tevens een orgaan van advies en ondersteuning voor alle inkoop gerelateerde activiteiten. 3
Het boekje vormt een naslagwerk en kan worden gebruikt om het inkoopbeleid binnen uw eenheid verder uit te dragen en vorm te geven. Hoogachtend,
Namens het College van Bestuur, Dhr Drs. H.W. te Beest, vice-voorzitter College van Bestuur.
INKOOPBELEID
4
INKOOPBELEID
Inhoudsopgave 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.
Inleiding Voorwoord Inkoopmissie Visie op inkoop Beleidsuitgangspunten Inkoopmanagement
7 7 7 7 8 9
2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
Juridisch kader Rechtspersoon Universiteit Leiden Aanbestedingsplichtig Drempelbedrag Inkoopvoorwaarden
11 11 11 11 12
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10.
Voorstellen Algemene inkoopverantwoordelijkheid Specifieke inkoopverantwoordelijkheid Lokale (inkoop)verantwoordelijkheid Activiteiten en afgeleide verantwoordelijkheden UIL Gestandaardiseerde aanbestedingstrajecten Inkoopplatform Implementatie bij de gebruikers Gestandaardiseerde inkoopdocumenten Contractbeheer en -management Contentbeheer en -management
13 13 13 15 15 18 18 19 19 19 19
4. 4.1. 4.2.
Bekostigingssystematiek UIL Kernactiviteiten en kosten Bekostiging basisinfrastructuur
23 23 23
5.
Aanbestedingskalender 2008-2009
25
INKOOPBELEID
5
Bijlage 1: Inkooppakketten
27
Bijlage 2: Begrippenlijst
29
6
INKOOPBELEID
1.
Inleiding
1.1. Voorwoord
1.2. Inkoopmissie
Voor u ligt het inkoopbeleidsdocument van de Universiteit Leiden. Dit beleidsdocument heeft tot doel de route te schetsen naar verdere professionalisering van de universitaire inkoopfunctie en ligt ten grondslag aan de besluiten over de inkooporganisatie, inclusief werkwijze, instrumenten en bekostigingssystematiek.
De Universiteit Leiden wil goederen en diensten afnemen van een goede kwaliteit, afgestemd op de feitelijke behoefte, in combinatie met een betrouwbare levering. Tevens wordt in dat kader een optimum nagestreefd voor wat betreft de inkoopkosten productiekosten en de kosten van het interne proces om deze producten te verwerven, te verstrekken, te gebruiken en af te stoten. Daarnaast dienen inkoopactiviteiten volgens geldende (Europese) wet- en regelgeving te verlopen en dit aspect moet worden bewaakt.
De notitie van het Universitair Facilitair Bedrijf, van 14 januari 2003 met nummer UFB/03032, markeert het vertrekpunt van het meerjarige vernieuwingsproject Gecoördineerde inkoop, voor de uitvoering waarvan tot en met 2008 middelen beschikbaar worden gesteld ten laste van het Vernieuwingsfonds. In de afgelopen jaren zijn, binnen de kaders van dit project, diverse Europese aanbestedingstrajecten uitgevoerd. De hiervoor aangegeven doelstellingen zijn telkens richtsnoer geweest voor de verrichte acties. De bij het UFB beschikbare inkoopdeskundigheid en ervaring is in de afgelopen jaren uitgebouwd middels participatie van materiedeskundigen, learning by doing en gerichte kennisverwerving. De ervaring die tijdens inkooptrajecten is opgedaan heeft bijgedragen tot uitgekristalliseerde inzichten en opvattingen, die zijn verwerkt in de voorstellen in dit inkoopbeleidsdocument.
Onderwijs en onderzoek zijn de primaire taken van de universiteit. Een gezonde bedrijfsvoering is belangrijk voor de instandhouding van de Universiteit Leiden. Inzicht in de verwerving van goederen en diensten, met het streven middelen effectief en efficiënt te besteden, zorgt ervoor dat de beschikbare middelen maximaal kunnen worden aangewend voor onderwijs en onderzoek. Hierbij is een goede invulling van de inkoopfunctie van elementair belang.
1.3. Visie op inkoop Kwaliteit, betrouwbaarheid, flexibiliteit en kostenbeheersing zijn leidend bij onze visie op de inkoopfunctie, dat wil zeggen de wijze waarop wij de ideale inkoop van de Universiteit Leiden zien. Deze inkoopvisie kent de volgende elementen:
Uitgangspunt bij de formulering van het inkoopbeleid is, dat het een herkenbare bijdrage moet leveren aan de doelstellingen van de Universiteit Leiden.
INKOOPBELEID
7
Klantgerichtheid: Inkoop is afgestemd op de wensen en behoeften van haar interne klant (faculteiten, expertisecentra, proces- of inkooppakketeigenaar) en speelt op adequate, proactieve wijze daarop in. Wederzijdse verantwoordelijkheden zijn hierbij geëxpliciteerd. Kwaliteit: het streven naar het verwerven van de juiste goederen en diensten, van het juiste kwaliteitsniveau, afgestemd op de feitelijke behoeften van de klant (fit-for-use principe).
8
Lage kosten: het verwerven van goederen en diensten tegen zo laag mogelijke integrale kosten, zowel voor wat betreft externe als interne kosten. Efficiënty: het verwerken van bestellingen en facturen en de financieel-administratieve afwikkeling ervan dient met zo min mogelijk inspanning en tegen zo laag mogelijke kosten plaats te vinden (e-procurement). Betrouwbaarheid: de Universiteit Leiden streeft naar goede en duurzame relaties met geselecteerde leveranciers. Het kunnen vertrouwen op leveranciers is een cruciaal element in de beoogde relatie. Bewaking van de geleverde prestaties en continue toetsing van de integriteit van leveranciers en hun medewerkers staan centraal.
Marktprofiel en professionaliteit: de Universiteit Leiden dient een professionele speler op de markt te zijn. Eén gezicht, een betrouwbare partner met een professionele aanpak, als deskundige klant en door professioneel opdrachtgeverschap. Proactiviteit: Inkopen is vooral op het juiste moment de juiste dingen doen. Door scherp te monitoren en te analyseren wat intern en op de markt speelt, moet worden getracht om voordelen te realiseren door op strategisch, tactisch en operationeel niveau beleid c.q. aanbevelingen te formuleren. Duurzaamheid: duurzaamheid, met betrekking tot milieuaspecten, in het inkoopbeleid wordt geborgd door bepalingen die zijn opgenomen in de Algemene Inkoopvoorwaarden. Ingegeven door vigerende wet- en regelgeving en omwille van het door de universiteit voorgestane milieubeleid worden deze verwerkt in het programma van eisen en wensen.
1.4. Beleidsuitgangspunten Het inkoopbeleid is gericht op: • realisatie van inkoopvoordelen op basis van schaalgrootte door bundeling van de vraag; • doelmatige en effectieve inkoop door samenwerking met zusterinstellingen, regionale instellingen en departementen;
INKOOPBELEID
• optimalisatie van het inkoopproces door differentiatie van inkooppakketten naar coherente deelpakketten; • behalen van synergievoordelen door bundeling en vergroting van aanwezige kennis en kunde; • vergroten van de effectiviteit van het inkoopproces door actieve participatie van materiedeskundigen; • reduceren van universiteitsbrede transactiekosten; • reduceren van risico’s bij Europese aanbestedingstrajecten; • hanteren van een vendor rating system om objectieve selectie van leveranciers te bevorderen en te faciliteren; • tegengaan c.q. voorkomen van ongewenste functievermengingen door beschikkende functie van inkoop apart en herkenbaar te positioneren en bijpassende administratief organisatorische maatregelen in te voeren.
1.5. Inkoopmanagement Voorts moet binnen het raamwerk van het project bij de inkoopgeoriënteerde activiteiten systematisch en gericht aandacht worden gegeven aan: • relatiebeheer met leveranciers; • gebruik van e-procurement en andere ondersteunende (administratieve) systemen; • communicatie; • inschakelen van juridische expertise; • contractbeheer en contractmanagement; • contentbeheer en contentmanagement.
INKOOPBELEID
9
10
INKOOPBELEID
2.
Juridisch kader
2.1. Rechtspersoon Universiteit Leiden
2.2. Aanbestedingsplichtig
De Universiteit Leiden is één publiekrechtelijke rechtspersoon op grond van art. 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Volgens art. 9.2 van diezelfde wet vertegenwoordigt de voorzitter van het College van Bestuur (CvB) de universiteit in en buiten rechte. In het kader van integraal management zijn bevoegdheden gemandateerd aan faculteitsbesturen, Campus Den Haag, ICLON, CML en directeuren van het Bestuursbureau en Expertisecentra. In het kader van het inkoopbeleid en uitvoering zijn de artikelen 2 sub m en 3 sub n van belang. Voor de Europese aanbestedingswet wordt de universiteit gezien als één rechtspersoon.
Omdat de Universiteit Leiden een publiekrechtelijk rechtspersoon is en omdat de universiteit voor meer dan vijftig procent uit overheidsgelden wordt gefinancierd, geldt een aanbestedingsplicht.
Aanbestedingswet in voorbereiding Op Europees niveau zijn in de jaren zeventig richtlijnen opgesteld voor overheidsuitgaven. De richtlijnen hebben tot doel de doelmatigheid van besteding van overheidsgelden en de gelijke behandeling van leveranciers te bevorderen. De richtlijnen bestaan uit specifieke procedurevoorschriften en uit algemene principes. De richtlijnen zijn in Nederland omgezet in wetgeving. In 2005 is een nieuwe uniforme richtlijn van kracht geworden. De Nederlandse overheid heeft een algemene Nederlandse aanbestedingswet in voorbereiding, waar buiten de richtlijnen vallende inkopen worden geregeld. De gevolgen van deze nieuwe wet voor de universiteit zijn nog niet te voorzien, maar het verwachte resultaat is een verhoging van transparantie en toezicht.
2.3. Drempelbedrag In de Europese aanbestedingswet wordt gesproken over drempelbedragen. Deze bedragen bepalen wanneer opdrachten aanbestedingsplichtig zijn en worden eens in de twee jaar vastgesteld door de Europese Commissie. De drempelbedragen voor 2006–2008 zijn: Soort inkoop Diensten en Goederen Werken
Drempelbedrag € 211.000 € 5.280.000
Bij de vaststelling of een opdracht boven het drempelbedrag uitkomt zijn de volgende zaken van belang: • verbod op splitsing van een opdracht om zo onder de grens uit te komen; • de bedragen worden berekend op basis van de uitgaven van de rechtspersoon Universiteit Leiden; • de totale waarde van de overeenkomst is bepalend, niet de jaarlijkse uitgaven (bijvoorbeeld de jaarlijkse uitgaven aan een onderhoud- of leasecontract). Risico’s bij de universiteit kunnen ontstaan bij gelijkvormige uitgaven die bij meerdere beheerseenheden voorkomen. Cumulatief komen deze uitgaven boven
INKOOPBELEID
11
het drempelbedrag, maar de uitgaven van de afzonderlijke beheerseenheden blijven daar onder. Het ligt daarom in de rede om nadere aanwijzingen volgens artikel 6 van de mandaatregeling vast te stellen.
2.4. Inkoopvoorwaarden
12
Leveranciers hanteren standaard leveringsvoorwaarden om de vergaande aansprakelijkheid uit het Burgerlijk Wetboek te beperken. Ook zaken als eigendomsovergang en betalingsvoorwaarden zijn in leveringsvoorwaarden vaak ten gunste van de leverancier bepaald. Hiertegenover kan de Universiteit Leiden inkoopvoorwaarden stellen. De vaststelling en het hanteren van deze voorwaarden kan resulteren in een verbetering van de inkooppositie van de universiteit. De toepasselijkheid van inkoop- dan wel leveringsvoorwaarden zal per geval afhangen van de machtsbalans tussen universiteit en leverancier.
INKOOPBELEID
3.
Voorstellen
Met de hierna volgende geaccordeerde voorstellen worden : • richting gegeven aan verdere professionalisering/ontwikkeling van de inkoopfunctie; • inkoopactiviteiten verankerd in een doelmatige, doelgerichte en transparante universitaire inkooporganisatie; • standaard werkwijzen met bijbehorende instrumenten ingevoerd en ingebed in de universitaire planning- en controlcyclus; • afspraken gemaakt over de bekostiging.
3.1. Algemene inkoopverantwoordelijkheid Het CvB is eindverantwoordelijk voor vaststelling en instandhouding van het universitaire inkoopbeleid. Hiertoe is te rekenen: • vaststellen van het strategische inkoopbeleid; • vaststellen van de universitaire inkooporganisatie; • vaststellen van het inkoopjaarplan; • vaststellen van het inkoopjaarverslag; • vaststellen van de inkoopvoorwaarden; • formele afwikkeling van inkoopcontracten; • zorg voor de naleving van wettelijke voorschriften. Beleid, organisatie en uitvoering hebben tot doel: • governance te borgen; • opdrachtgeverschap helder te positioneren; • procesexpertise doelmatig en doelgericht te organiseren en aan te wenden; • inkoopexpertise adequaat te kunnen inzetten.
3.2. Specifieke inkoopverantwoordelijkheid De Afstemmingsgrope Inkoop (AGI) is belast met de voorbereiding van het strategisch inkoopbeleid en van het inkoopjaarplan op hoofdlijnen (beleid en prioritering). De AGI is samengesteld uit de directeur bedrijfsvoering van het Bestuursbureau, de directeur van het UFB en andere door en uit het Overleg Bedrijfsvoering (OBV) benoemde vertegenwoordigers. Deze samenstelling is er ook op gericht de inbreng door en afstemming met Financieel Economische Zaken (FEZ)/business control en Functioneel Beheer SAP van de Directie Bedrijfsvoering te borgen, evenals inbreng door en afstemming met faculteiten en expertisecentra als Vastgoed, Informatiseringsgroep en ICS. Bij eenheid overschrijdende inkoopactiviteiten is het CvB opdrachtgever. Het college draagt de afdeling Universitaire Inkoop Leiden (UIL) op om zorg te dragen voor gemeenschappelijke aanbestedingen. Bij eenheid gerelateerde inkoopactiviteiten is de betreffende eenheid (lead buyer) belanghebbende partij hetgeen zich weerspiegelt in de samenstelling van het inkoopplatform. Alle universitaire inkoopactiviteiten, die via Europese aanbesteding moeten verlopen, worden bij UIL belegd. Voor aanbestedingen op het gebied van Werken (die Europees worden aanbesteed) is Vastgoed namens het CvB eindverantwoordelijk. Hierbij vindt vooraf melding plaats aan UIL, die gevraagd en ongevraagd advies uitbrengt.
INKOOPBELEID
13
Sjabloon inkoopjaarplan
UIL
Initiëren
Functioneel Beheer
14
Concept inkoopjaarplan
BB/FEZ/ business control
Leden OBV
Input
INKOOP
Opstellen en afstemmen
Afstemmingsgroep inkoop: directeur Bedrijfsvoering BB directeur UFB/Inkoop (VZ) directeur(en) Bedrijfsvoering E.A.
Beleidsmatige input en afstemmem
Portefeuillehouder
Afstemmen
Overleg Bedrijfsvoering
Adviseren
College van Bestuur
Vaststellen
Goedgekeurd inkoopjaarplan Figuur 1: Proces van tot stand komen inkoopjaarplan
INKOOPBELEID
eind maart
Rollen
eind augustus
Verantwoordelijke organen
november
Document
3.3. Lokale (inkoop)verantwoordelijkheid De directeuren bedrijfsvoering van de faculteiten en de directeuren van de overige universitaire eenheden zijn ieder verantwoordelijk voor de uitvoering van inkoop- en bestelactiviteiten, al dan niet voortvloeiend uit de met preferente leveranciers gesloten universitaire inkoopcontracten. In dat kader zorgen zij met hun leidinggevenden voor een adequate administratieve en interne organisatie, die correcte nakoming van de verplichtingen c.q. afspraken, neergelegd in contracten, borgt. Om te voorkomen dat gelijkvormige inkopen, die nog niet zijn geregeld via een gemeenschappelijke inkoopactiviteit, in enig jaar boven het drempelbedrag van de aanbestedingswet uitkomen, en de universiteit daarop wordt aangesproken, is een meldingsplicht geïntroduceerd en vastgelegd in artikel 3 sub a van de door het CvB op 11 juli 2007 vastgestelde Procedure Inkoopactiviteiten Universiteit Leiden. Op pragmatische gronden is besloten om deze plicht te verbinden aan een inkoopvoorwaarden met een (transactie) waarde vanaf € 70.000 exclusief BTW. Dit grensbedrag is bepaald in de procedure inkoopactiviteiten, door het CvB vastgesteld op 11 juli 2007. Deze is tot stand gekomen in het kader van herziening mandaatregelingen. De meldingsplicht kan na verloop van tijd worden bijgesteld (fine tuning), er zijn dan meer inkoopprojecten afgerond conform de vigerende procedures.
3.4. Activiteiten en afgeleide verantwoordelijkheden UIL De volgende activiteiten en verantwoordelijkheden worden gepositioneerd bij UIL: • opstellen van het integrale concept inkoopjaarplan; • opstellen van het concept inkoopjaarverslag; • opstellen van kwartaalrapportages; • inhoudelijk voorzitterschap van het inkoopplatform; • opstellen van Pre-Project Initiatie Documenten (Pre-PID), Project Initiatie Documenten (PID) en Programma’s van Eisen; • adviseren over extern in te schakelen expertise voor second opinions; • adviseren over het gebruik van raamcontracten door beheerseenheden; • periodiek afstemmen van universitaire inkoopactiviteiten op tactisch en operationeel niveau; • contractbeheer van door Universiteit Leiden (via Inkoop) afgesloten contracten; • contentmanagement voor inkooppakketten waar geen lead buyer voor te bepalen is; • ontwikkelen en hanteren van vendor rating systems; • volgen van ontwikkelingen in de markt en van relevante wetgeving.
INKOOPBELEID
15
Verantwoordelijke organen
Document
Goedgekeurd inkoopjaarplan
Concept Pre-Project Initiatie Document
16
Rollen
UIL/ Bestuursbureau Bedrijfsvoering
Afstemmen en opstellen
Afstemmingsgroep inkoop
Goedgekeurd Pre-Project Initiatie Document
Afstemmen OBV en vaststellen
Inkoopplatform (hoofd UIL voorzitter)
Uitvoeren Arbo en Milieu (Advisering)
Procesverantwoordelijk
Inhoudelijk verantwoordelijk
Materiedeskundigheid
Concept Project Initiatie Document
UIL
(vanuit OBV gemandateerdden van faculteiten en eenheden)
Afstemmingsgroep inkoop
Figuur 2: Inkoop- en aanbestedingsproces; Pre-PID, PID en Inkoopplatform
INKOOPBELEID
Specificeren
Goedgekeurd Project Initiatie Document Inkoopplatform Bestek en Conceptcontract
Contract
Specificeren
Zie voor processchema figuur 3 Juridische zaken
Bewaking aanbestedingsproces evaluatie proces
Inhoud programma van eisen en wensen
Selecteren
Overall implementatie
Implementatie binnen de eigen eenheid
Contracteren
Contractbeheer Contentmanagement
Gebruikersgroep inkooppakket
Implementeren
Toelichting processtap Vertrekdocument is het door het College van Bestuur goedgekeurd inkoopplan. De in dit document opgenomen inkoopprojecten worden door Inkoop beschreven per project in een Pre-PID. Deze Pre-PID wordt aangeboden ter goedkeuring aan de AGI. Na afstemming met het OBV door de AGI wordt het Pre-PID goedgekeurd en wordt het Inkoopplatform ingesteld voor het opstellen van een PID. Op basis van dit document bepaald de AGI of een aanbesteding wordt gestart. Het inkoopproject leidt tot een overeenkomst met één of meerdere leveranciers. De implementatie van de overeenkomst binnen de universiteit is de verantwoording van het inkoopplatform. Na implementatie is contractbeheer belegd bij UIL. Afhankelijk van het in te kopen onderwerp kan contentmanagement bij de inkooppakketeigenaar/leadbuyer liggen danwel bij UIL.
INKOOPBELEID
Initiatief
Doel
Inkoopjaarplan
Pre-PID
Pre-PID
PID
PID
Contract- en Contentmanagement
17
3.5. Gestandaardiseerde aanbestedingstrajecten
18
Er wordt een standaard werkwijze voor (Europese) aanbestedingstrajecten geïntroduceerd. Deze standaard werkwijze wordt gekenmerkt door: • bij aanbestedingen die leiden tot het afsluiten van raamovereenkomsten, geldt voor leveranciers dat zij in staat moeten zijn tot een volledige e-procurement oplossing; • het opstellen van een inkoopstartdocument; • vaste procedures en ingebouwde beslismomenten; • afstemming met juridische zaken en arbo- en milieudeskundigen; • werken met een, per aanbestedingstraject qua ledensamenstelling, wisselend inkoopplatform onder technisch voorzitterschap van het hoofd UIL.
• materiedeskundigen vanuit de universitaire eenheden, door de directeuren bedrijfsvoering aangewezen en toegerust met een adequaat mandaat. Deze materiedeskundigen zijn door het OBV gemandateerde vertegenwoordigers vanuit de faculteiten en beheerseenheden en zijn van begin tot eind verbonden aan een inkooptraject. Tijdens een inkooptraject wordt een inkoopplatform samengesteld uit deze materiedeskundigen. Zij dragen bij in de totstandkoming van een programma van eisen en wensen. Daarnaast kijken zij kritisch naar het aanbod van leveranciers, om te komen tot een verantwoorde selectie. Bovendien is het inkoopplatform verantwoordelijk voor het vertalen van gesloten inkoopcontracten met hun leveringscondities naar alle voor de bestellende eenheden (gebruikers) relevante aspecten van bedrijfsvoering.
3.6. Inkoopplatform Inkoopplatforms voeren inkoopprojecten uit, de platforms worden per project ingesteld. Een inkoopplatform bestaat uit: • UIL als technisch voorzitter, die tevens de inbreng van inkoopdeskundigheid bewaakt;
INKOOPBELEID
3.7. Implementatie bij de gebruikers
3.9. Contractbeheer en -management
Het implementatieproces van een aanbesteding bestaat uit een voortraject (te verzorgen door het inkoopplatform; zie paragraaf 3.6) en de implementatieactiviteit in de klantenomgeving. Voor de implementatieactiviteiten zijn de directeuren bedrijfsvoering van de eenheden verantwoordelijk. Omdat deze activiteit raakt aan de administratieve organisatie en interne controle van die eenheden, is het wenselijk om de leden van het OHFA op dit terrein een trekkersrol toe te kennen. Vanwege e-procurement activiteiten zal Functioneel Beheer SAP/Bestuursbureau Bedrijfsvoering tijdig (vanaf de start van het aanbestedingsproces) betrokken moeten worden.
Contractbeheer en -management wordt belegd bij UIL. UIL draagt zorg voor de uitvoering van het aangaan van overeenkomsten, het bewaken en evalueren van overeenkomsten en het beëindigen van overeenkomsten. Onder contractbeheer valt onder andere het aan de hand van management rapportages van de leverancier en aan de hand van interne beoordelingsformulieren van gebruikers bewaken van een juiste nakoming van de overeenkomst.
3.8. Gestandaardiseerde inkoopdocumenten Per 1 april 2006 worden de volgende instrumenten, deels te incorporeren in de universitaire planning- en controlcyclus geïntroduceerd: • het inkoopjaarplan; • kwartaalrapportage inkoop; • het inkoopjaarverslag; • het Pre-PID1; • het PID.
3.10. Contentbeheer en -management Onder contentbeheer of catalogusbeheer wordt verstaan het vastleggen, beheren, valideren en gebruiken van catalogi. Het wordt belegd bij de inkooppakketeigenaar of lead buyer of, indien deze niet te bepalen is, zal UIL zorgdragen voor contentbeheer in samenspraak met een gebruikersoverleg. Contentbeheer wordt verricht onder supervisie van UIL, die als contentmanagement zorg draagt voor aansturing van contentbeheerders.
1 Op basis van eerste ervaringen is het gewenst dat er een Pre-PID wordt gemaakt. Het Pre-PID wordt opgesteld door UIL/Bestuursbureau Bedrijfsvoering en dient om de AGI inhoudelijk te informeren over een inkooppakket. Bij goedkeuring zal een inkoopplatform voor het desbetreffende inkooppakket worden ingesteld die het PID zal schrijven.
INKOOPBELEID
19
Hoofd Inkoop voorzitter/regie
SPECIFICEREN
INKOOPPLATFORM EUROPESE AANBESTEDING
PROFESSIONEEL INKOOPTRAJECT
Opstellen programma van eisen en wensen
Opstellen programma van eisen en wensen
Opstellen conceptcontract en opstellen aanbestedingsstukken
Opstellen conceptcontract en opstellen aanbestedingsstukken
Publicatie in Publicatieblad EG
Publicatie in bijv. vakblad, krant, website
Gegadigden melden zich aan
Gegadigden melden zich aan
20 Verzenden stukken aan gegadigden Beantwoorden gestelde vragen Ontvangen en beoordelen ingediende stukken
SELECTEREN
Uitnodiging leveranciers
Selecteren gegadigden voor offertetraject Toesturen offerteaanvraag Beantwoorden vragen / eventueel pre-bidmeeting Ontvangen en beoordelen offertes
Advies directeur UFB/UIL
Figuur 3: Aanbestedingen
INKOOPBELEID
CONTRACTEREN IMPLEMENTEREN
Gunningsbesluit College van Bestuur
Contractbesprekingen
Gunning
Voorbereidingsfase
Implementatie overeenkomst
Contract-/contentmanagement
Evaluatie
AGI
INKOOPBELEID
21
22
INKOOPBELEID
4.
Bekostigingssystematiek UIL
4.1. Kernactiviteiten en kosten
4.2. Bekostiging basisinfrastructuur
Op basis van genomen besluiten zijn de volgende activiteiten met hun afgeleide verantwoordelijkheden bij UIL gepositioneerd: • opstellen van het integrale concept inkoopjaarplan; • opstellen van het concept inkoopjaarverslag; • opstellen van kwartaalrapportages; • opstellen van Pre-PID, PID en PvE’s; • inhoudelijk voorzitterschap van het inkoopplatform; • voorbereiden en uitwerken van vergaderingen van de AGI; • advisering met betrekking tot extern in te schakelen expertise voor second opinions; • advisering over gebruik raamcontracten door universitaire eenheden; • gevraagd en ongevraagd adviseren met betrekking tot inkoopprojecten voor Werken; • periodieke afstemming op tactisch en operationeel niveau van universitaire inkoopactiviteiten; • contractbeheer van door de Universiteit Leiden (via Inkoop) afgesloten contracten; • contentmanagement voor inkooppakketten waar geen lead buyer voor is aan te wijzen; • ontwikkelen en hanteren van vendor rating systems; • volgen van ontwikkelingen in de markt en van relevante nationale en Europese wetgeving.
De geduide veelheid en complexiteit van activiteiten in relatie tot het potentiële inkoopvolume van de Universiteit Leiden vergt een bemensing die kwantitatief en kwalitatief op niveau is. Mede gelet op het tempo waarmee uitvoering moet worden gegeven aan inkoopprojecten en tegelijkertijd verder vorm en inhoud moet worden gegeven aan de beoogde universitaire inkooporganisatie met bijbehorende communicatie activiteiten, is zeker in de periode 2007-2009 een jaarbudget vereist van k€ 245, benodigd voor de bekostiging van de basisinfrastructuur van de universitaire inkooporganisatie in termen van fte’s en materieel budget. Deze raming is gebaseerd op het loon- en prijsniveau van 2007.
Alle leveringen en diensten voor faculteiten en expertisecentra, die via Europese aanbesteding moeten verlopen, worden bij UIL belegd.
Het CvB heeft na ampel beraad besloten om het profijtbeginsel als uitgangspunt te hanteren voor de structurele bekostiging. De activiteiten van UIL komen immers direct en indirect ten goede aan alle inkopende c.q. bestellende universitaire eenheden. Een omzet gerelateerde bonus per uitgevoerd inkoopproject en voor de duur van het afgesloten contract levert een doelmatige, doelgerichte en rechtvaardige uitvoering op. In de jaren 2007 en 2008 kan UIL nog beschikken over afnemende middelen uit het Vernieuwingsfonds. Vanaf 2009 zullen de jaarlijkse exploitatiekosten van UIL geheel gedekt moeten worden uit de te verkrijgen omzet-gerelateerde bonussen. Het totale inkoopvolume van de Universiteit Leiden
INKOOPBELEID
23
bedraagt voor alle leveringen en diensten op jaarbasis ruim M€ 60 (peildatum 2005). Hierin zijn echter componenten (van relatief beperkte omvang) begrepen die niet Europees behoeven te worden aanbesteed. Voorts zijn in de afgelopen drie jaar al projecten gerealiseerd, waarop de omzet gerelateerde bonus niet is toegepast. Bij de keuze van de in de komende jaren uit te voeren projecten zal de genoemde bonustarget een belangrijk uitgangspunt zijn.
24
INKOOPBELEID
5.
Aanbestedingskalender 2008-2009
Voor de komende jaren zijn reeds enkele aanbestedingsprojecten geagendeerd. Dit is aan de ene kant het logische gevolg op het expireren van bestaande contracten. Dit zijn bijvoorbeeld de inkooppakketten kopieerpapier, computers, telefonie en energie. Aan de andere kant wordt het voordeel van zorgvuldig aanbesteden onderkend waarbij de regelgeving wordt gevolgd en een optimale marktwerking wordt nagestreefd. In overleg met de I-groep is afgesproken dat servers en storage zullen worden aanbesteed. Ten behoeve van de faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen is inmiddels de aanbesteding voor het verwerven van een astronomisch instrument voor de Sterrenwacht gestart. Daarnaast is met de bedrijfsvoering van LION afgesproken om lasers en vacuümpompen aan te besteden. Een van de reductiedoelstellingen is het terugbrengen van de administratieve lasten. Vanuit UIL zal de bijdrage bestaan uit het koppelen van gecontracteerde leveranciers aan SAP-SRM. Uitgangspunt hierbij is het aanbesteden van inkooppakketten met leveranciers die een groot aantal facturen de organisatie in sturen. Het aanbesteden van de inkooppakketten drukwerk, boeken en tijdschriften, buitenlandse reizen, binnenlandse reizen en regionale hotels staan voor komend jaar geagendeerd.
INKOOPBELEID
25
26
INKOOPBELEID
Bijlage 1 Inkooppakketten peildatum boekjaar 2006 totaal inkooppakket
inkooppakket
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Onderhoud bouwkundig Overige diensten Energie en water Kantoorapparatuu Reis- & verblijfkosten Aanschaf gebouwinstallaties Marketing/PR/communicatie Aanschaf hardware Laboratorium Schoonmaak Vakliteratuur en abonnementen Beleidsondersteunend onderzoek en beleidsadvies Aanschaf software Representatiekosten Studie & opleiding Vracht/porti/verzendkosten Catering Drukwerk Organisatie- en formatieadvies Reproductiekosten Beveiliging Kantoorartikelen Kinderopvang Interim-management Kantoorinrichting Personeel Netwerken/infrastructuur NN
INKOOPBELEID
€ € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € € €
12.557.353 8.173.740 7.452.299 5.446.246 5.165.984 4.575.374 4.304.944 4.116.823 3.184.144 3.164.868 2.576.987 1.960.313 1.899.245 1.877.585 1.578.119 1.409.443 1.288.873 935.821 735.434 707.863 658.047 645.438 632.604 631.855 607.829 555.269 508.071 498.271
27
inkooppakket
29 30 31 32 33 34
totaal inkooppakket
€ € € € € €
Telecommunicatie Aanschaf vaste inrichting Recruitment/werving & selectie Verzekeringen Interne verhuiskosten Afvalverwerking
€
Totaal volume
28
INKOOPBELEID
464.324 422.662 300.255 253.343 216.135 215.886 79.721.448
Bijlage 2: Begrippenlijst Contentbeheer en contentmanagement Onder contentbeheer of catalogusbeheer wordt verstaan het vastleggen, beheren, valideren en gebruiken van catalogi. Van de leverancier wordt vereist dat deze een digitale catalogus van zijn producten en dienstverlening beschikbaar heeft. Deze producten en diensten zijn overeengekomen bij aanvang van het contract. Maar gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen door gewijzigde wensen van de universiteit of door het voortschrijden van de technologie de noodzaak ontstaan om de catalogus te wijzigen. Het in gebruik nemen van een catalogus vraagt veel aandacht en moet goed worden voorbereid Nadat de catalogus is geïmplementeerd, vormt het onderhouden hiervan een belangrijke taak. De acceptatie ervan door de gebruikers staat of valt met de kwaliteit en correctheid van de artikelgegevens. Onder contentmanagement wordt verstaan het aanpassen van de inhoud van het contract tijdens de looptijd en afstemming over de wijze waarop contentbeheer wordt uitgevoerd. UIL zal zorgdragen voor afstemming en coördinatie tussen de diverse contentbeheerders ter bewaking van de uitgangspunten. Contractbeheer en contractmanagement Onder contractbeheer wordt verstaan het bewaken van een overeenkomst op naleving van de overeengekomen rechten, verplichtingen, kritieke momenten en geldstromen door leverancier en universiteit. In de overeenkomst wordt van de leverancier vereist dat deze periodiek een managementrapportage aanlevert waarin de dienstverlening op de afgesproken punten
wordt beoordeeld. Aan de hand van deze rapportage en aan de hand van interne beoordelingsformulieren van gebruikers van de overeenkomst binnen de universiteit draagt contractmanagement zorg voor nakoming van de overeenkomst. Daarnaast wordt door goed contractmanagement beter gestuurd op beëindiging van de overeenkomst op een voor de universiteit zo gunstig mogelijk moment en impliceert een tijdige aanvang van een nieuwe aanbestedingsprocedure. Dit kan door het bundelen van interne volumes of door het initiëren van gezamenlijke lokale of landelijke aanbestedingsprojecten. Daarnaast draagt contractmanagement zorg voor de ontwikkeling van standaard inkoopdocumenten als conceptovereenkomsten en beoordelingsformulieren voor leveranciers. Contractmanagement wordt uitgevoerd door UIL. E-procurement E-procurement is een algemene term voor inkopen via elektronische weg. Grofweg worden drie niveaus onderscheiden: 1. nieuwe leveranciers vinden en benaderen via internet; 2. bestellen via een internetwinkel; 3. volledige koppeling tussen de bedrijfssystemen van inkopende en verkopende organisatie, waarbij orderaanmaak, orderbevestiging en factuur langs elektronische weg worden aangemaakt en worden afgehandeld, waarbij verdere koppelingen tussen de logistieke systemen ook mogelijk zijn.
INKOOPBELEID
29
30
Binnen de Universiteit Leiden wordt gestreefd naar niveau 3, vooral voor die inkoopgebieden waar sprake is van veel (kleine) orders. Er wordt gebruikt gemaakt van SAP-MM (Materials Management) en SAP-SRM (Supplier Relations Management), waarin bestelbevoegden binnen de universiteit kunnen ’winkelen‘ bij de gekoppelde leveranciers. Voordelen liggen vooral bij de controle op de juistheid van de bestelling (deze wordt verlegd naar het ordermoment, in plaats van bij ontvangst factuur), een betere controle op de uitgaven omdat bestellingen als verplichtingen worden vastgelegd in SAP, de juiste boeking van de order waardoor betere en betrouwbare managementinformatie kan worden verkregen, verlagen van de transactiekosten omdat orders slechts éénmaal worden vastgelegd en de goedgekeurde orderbevestiging de basis is van factuurbetaling.
en het verbeteren van de doelmatigheid van overheidsbestedingen tot doel. De regels bestaan uit strikte procedure-eisen en uit algemene principes. De belangrijkste principes zijn transparantie en gelijkheid. Transparantie wil zeggen dat in het inkoopproces duidelijk moet worden aangegeven wat de behoefte is en waar aanbiedingen op worden beoordeeld. Het gelijkheidsprincipe vereist dat iedere inschrijver gelijk behandeld wordt en dat niet één aanbieder boven de ander wordt bevorderd.
Europese aanbesteding Een Europese aanbesteding is een aanbesteding volgens de wettelijke regels en procedures van openbare aanbestedingen. Deze regels zijn verplicht voor aankopen vanaf een bepaald drempelbedrag en gelden voor de overheid, overheidsinstellingen en instellingen die voor meer dan vijftig procent worden gefinancierd door de overheid. Bij het bepalen van de hoogte van de uitgaven en of ze boven het drempelbedrag komen, wordt een instelling als de Universiteit Leiden als geheel bezien; de uitgaven van de afzonderlijke faculteiten moeten bij elkaar worden opgeteld. De regels hebben het bieden van gelijke kansen aan aanbieders
Implementatie Implementatie van een contract bestaat uit alle activiteiten die noodzakelijk zijn om de universiteit zo volledig mogelijk van een contract gebruik te laten maken.
Fit-for-use principe Het fit-for-use principe gaat uit van het juiste product of dienst voor de vraag. Het voorkomt dat er te uitgebreide of te beperkte producten en diensten worden verworven die in de regel meer kosten – aanschaf- of totale levensduurkosten – met zich meebrengen.
Inkoopjaarplan Het inkoopjaarplan is een jaarlijks aan het begin van het kalenderjaar te verschijnen plan waarin de aanbestedingen die in dat jaar plaatsvinden worden beschreven. Het inkoopjaarplan wordt voorgelegd aan het OBV.
INKOOPBELEID
Inkoopjaarverslag Het inkoopjaarverslag is een jaarlijks aan het begin van het kalenderjaar te verschijnen document waarin de realisatie van de inkoopactiviteiten van het jaar daarvoor zijn beschreven, waarin rekenschap wordt gegeven van de door UIL gedane activiteiten. Het inkoopjaarverslag wordt voorgelegd aan het OBV. Inkooppakket Inkooppakket of productgroep is een categorie van diensten, leveringen of werken die logischerwijs bij één leverancier (of binnen één markt) kan worden gekocht. Kwartaalrapportages De kwartaalrapportages zijn voortgangsrapportages over de activiteiten van UIL. De kwartaalrapportages worden voorgelegd aan de AGI. Lead buyer De lead buyer is het onderdeel van de universiteit dat het grootste volume inkoopt van een bepaald inkooppakket. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen onderdelen die inkopen doen ten behoeve van de rest van de universiteit en onderdelen die uitsluitend inkopen doen om te voorzien in hun eigen behoefte. Het onderscheid komt naar voren in de samenstelling van het inkoopplatform.
Strategische, tactische en operationele Inkoop Inkoopactiviteiten kunnen onderverdeeld worden naar de niveaus strategisch, tactisch en operationeel. • Strategische inkoop. De activiteiten die de ontwikkelrichting van de plaats en activiteiten van de inkoopfunctie binnen de universiteit op middellange tot lange termijn beïnvloeden en voorwaarden creëren om activiteiten op overige niveaus effectief en efficiënt te kunnen uitvoeren. Binnen de universiteit het vaststellen van inkoopbeleid en het inkoopjaarplan. • Tactische inkoop. Binnen de universiteit vooral het uitvoeren van het inkoopjaarplan en het opstellen van het bestek. • Operationele inkoop. Binnen de universiteit vooral het bestellen binnen contracten. Pre-Project Initiatie Document (Pre-PID) Het Pre-PID is een standaard inkooppakket wat wordt opgesteld door UIL en het Bestuursbureau Bedrijfsvoering. Per, in het inkoopjaarplan genoemd, inkooppakket wordt er een Pre-PID geschreven. Het Pre-PID bevat de definitie van het inkooppakket (welke inkopen omvat het), informatie over de historie aan uitgaven, facturen, leveranciers en verwachte uitgaven in het inkooppakket. Het Pre-PID dient om de AGI bij haar besluitvorming te informeren over de volgende stap in de besluitvorming al dan niet een inkooppakket aan te besteden. De volgende stap is het instellen van een inkoopplatform dat op basis van de bevindingen in het Pre-PID het PID zal schrijven.
INKOOPBELEID
31
Project Initiatie Document (PID) Het PID is een plan van aanpak waarin het doel, de beoogde werkwijze, verslaglegging, tijdsbesteding, risico’s, rollen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd.
32
INKOOPBELEID
Universitair Inkoopbeleid Leiden
Europees Aanbesteden
Universiteit Leiden. Universiteit om te ontdekken.
