AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010)
Uživatelský manuál: Modul Nové kontakty
Se zapnutím nových kontaktů souvisí nasazení nové aplikace „Těžká podatelna“ a nový formulář pro evidenci externí písemnosti (dokumentu). Zapnutí nových kontaktů lze provést od verze Atheny 4.2.12 a Verze databáze: AADB 2.0.48. a je to prozatím záležitost zapnutí těchto kontaktů ze strany Pilscomu. Časem dojde k zapnutí „nastálo“. Kontakt je rozdělen na tzv. Subjekt kontaktu a Firemní či Osobní kontakt. Informace o subjektu a jeho částech tvoří stromovou strukturu reprezentující známou část hierarchie subjektu. Hloubka hierarchie je členěna na čtyři stupně: Například:
1
Magistrát města Volnosti (Subjekt) Odbor odpočinku (Útvar) Referent pro nicnedělání (Funkce) František Flákač (Kontaktní osoba)
Kontakty zakládá podatelna při evidenci došlých písemností (dokumentů) a jakýkoliv další uživatel systému (typicky) při zakládání obálky. Kontakty založené podatelnou jsou dostupné všem, kontakty založené jednotlivými pozicemi jsou ve výchozím stavu soukromé (vidí je jen on - nevidí je ani podatelna). Podatelna zadává subjekty viditelné pro celý profil, možnost jejich dohledání referentem je ale dán kvalitou zadaného kontaktu (pokud se podaří kontakt dohledat z databáze UIR-ADR) Kontakty je i nadále možné zařadit do skupiny kontaktů, na skupině kontaktů je možno přiřadit právo (přístup) čtenáře a autora. Poštovní adresa je navázána na číselník poštovních adres (získávaný primárně z databáze UIRADR - Územně identifikační registr adres a v Atheně je automaticky aktualizována úlohou v administraci „UIR-ADR aktualizace databáze“ ). Nové kontakty umožňují rychlejší vyhledávání (téměř) nezávisle na počtu kontaktů.
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) Obsah:
Obsah:...................................................................................................................................................... 2 1. Nový formulář pro evidenci nového externího dokumentu (písemnosti) a založení případně vyhledání kontaktu: ............................................................................................................................ 2 2.
Úprava kontaktu podatelnou, referentem, administrátorem kontaktů: ................................. 6
3.
Založení kontaktu případně jeho vyhledání při tvorbě obálky: ................................................ 7
4.
Rozdíl mezi firemním a osobním typem subjektu kontaktu: .................................................. 10
5. Automatické dohledání správné adresy z databáze UIR ADR (Územně identifikačního registru adres). .................................................................................................................................. 10
1.
6.
Automatické označení adres jako Ověřená, Chybná, Nepřesná ............................................. 11
7.
Založení skupiny kontaktů, přidání kontaktu a použití skupiny kontaktů ............................. 12
8.
Administrátor kontaktů ............................................................................................................ 14
Nový formulář pro evidenci nového externího dokumentu (písemnosti) a založení případně vyhledání kontaktu:
Při evidenci došlého – externího dokumentu (písemnosti) z webové části Atheny se postupuje podobným způsobem jako u „starých“ kontaktů a to postupným vyplněním formuláře „Nový externí
2
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) dokument (písemnost)“. Postup práce v tzv. těžké podatelně je samostatně popsán v manuálu těžké podatelny. Při evidenci je možné hledat odesilatele (jako tomu bylo u starých kontaktů) ve skupině kontaktů (obr. 1). V tom případě se hledá přímo kontakt (kontaktní osoba). Nezadáním skupiny dojde ke hledání v subjektech kontaktů a v nich je možné později vybrat existující či založit nový firemní (osobní) kontakt (obr. 2). Pokud kontakt nalezneme, lze jej rovnou kliknutím vybrat:
obr. 1
obr. 2
3
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) Pokud Athena nenalezne žádný subjekt, lze založit Nový firemní nebo Nový osobní subjekt případně
a subjekt založit až po dohledání
údajů z ISDS. V případě zvolení Nového firemního subjektu (obr. 3) se hledaný text zadá do společnosti, v případě Nového osobního do řádky Celé jméno a je tedy možné nový kontakt ihned založit.
obr. 3
obr. 4
Dodatečně, ale lze Typem subjektu změnit, o jaký se jedná:
4
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) Nyní lze doplnit podle údajů, které jsou známé, jednotlivé řádky např. u Firemního subjektu:
V podrobnostech subjektu lze doplnit IČ a DIČ:
Není ale nutné podrobnosti vyplňovat, ale lze je zadat rovnou v řádce Společnost:
Podobně jako u Společnosti je možné vyplnit rovnou i rozšiřující údaje u Kontaktní osoby (případně přes podrobnosti osoby):
Dále se vyplní Adresa v pořadí zobrazující titulek:
Telefon, Email a Datovou schránku (ID) je samozřejmě také možno vyplnit.
5
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) Po potvrzení OK v horní části nově založeného kontaktu se zobrazí formulář Nového externího dokumentu (písemnosti) s vyplněným odesilatelem, kde doplníme ostatní údaje a předáme na pozici sekretariátu nebo konečného zpracovatele. Tím je založen nový kontakt a dokument (písemnost) předán (a).
2.
Úprava kontaktu podatelnou, referentem, administrátorem kontaktů:
Kontakt, který jsem založil, mohu také upravit. Dále jej může upravit administrátor kontaktů. Nikdo jiný. Kontakt dohledám přes ikonku Nastavení – subjekty kontaktů (ten který jsem založil) nebo pokud mám právo administrátora kontaktů tak přes Administrace kontaktů – Subjekty kontaktů (jakýkoliv kontakt) a po kliknutí pravým tlačítkem myši na název kontaktu je možno jej upravit, případně zneaktivnit:
Takto je možno upravit název subjektu a IČ, DIČ:
6
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) V případě úprav dalších položek je nutné subjekt „rozkliknout“ a dostaneme se na jeho vlastnosti:
Na jednotlivých záložkách je možno přidat, zneaktivnit či upravit položky:
3.
Založení kontaktu případně jeho vyhledání při tvorbě obálky:
Po kliknutí na ikonku odeslat se zobrazí formulář pro vytvoření obálky (obálek) a na rozdíl od předešlých kontaktů je zde rovnou tlačítko pro vyhledání nebo založení nového kontaktu:
7
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) V tuto chvíli je jedno zda hledáme přes toto tlačítko nebo si zvolíme jako dříve u předešlých kontaktů, že budeme kontakt hledat v konkrétní skupině nebo v žádné (hledáme ve všech kontaktech založených podatelnou a těch na které mám právo) a zadáme např. příjmení, které hledáme: Dále se po zadání hledaného textu pokračujeme stejným postupem jako po kliknutí na tlačítko Nový kontakt, zadáním hledaného textu (zde např. novák) a potvrzení Enterem nebo ikonkou pro hledání Po kliku na ikonku , zadáním textu a hledáním se zobrazí subjekty, obsahující zadaný text (novák) s doplňujícími informacemi (IČ, DIČ, adresa…):
Tento dohledaný Subjekt bude možno kliknutím vybrat či doplnit další položky, případně pokud požadovaný Subjekt nedohledáme, je možno viz obr. 2 (a další postup) založit Nový firemní nebo osobní kontakt. Ve vybraném Subjektu tedy lze dále dohledat Útvar, Funkci, Kontaktní osobu, Adresu nebo ji Zadat kliknutím na ikonku , umístěné u každé položky či kliknutím na Zadat, taktéž umístěné u každé položky, které se zobrazí po kliknutí na šipku
8
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) Po potvrzení tl. OK se kontakt vybere mezi adresáty a je tedy možné založit obálku:
Pokud provádíme hledání ve skupině kontaktů, hledáme rovnou kontakt a není tedy třeba vyhledávat v subjektech, ale pokud jej nedohledáme, tak lze samozřejmě Nový kontakt založit:
9
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) 4.
Rozdíl mezi firemním a osobním typem subjektu kontaktu:
Při zakládání nového subjektu kontaktu je možno zvolit mezi typem – Firemní nebo Osobní a zadat údaje:
Dle těchto typů lze v subjektech vyhledávat:
Při hledání ve všech typech se lze orientovat podle ikonky zobrazující typ subjektu:
5. Automatické dohledání správné adresy z databáze UIR ADR (Územně identifikačního registru adres). Při zakládání kontaktu (kromě podatelny při evidenci nového externího dokumentu – písemnosti, kde je nutné zadat adresu udanou) stačí zadat adresu a PSČ. Pokud zadaná adresa existuje, v pravé části v „Náhledu adresy“ se doplní kompletní adresa dohledaná v DB UIR ADR. Tato databáze je součástí Atheny a je pravidelně aktualizována ze stránek Ministerstva práce a sociálních věcí (další informace naleznete na http://forms.mpsv.cz/uir/defaul t2.jsp) pomocí úlohy „UIR-ADR aktualizace databáze“ kterou má k dispozici administrátor
10
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) aplikace v administraci – seznam úloh a měla by být naplánována tak, aby udržovala databázi v aktuálním stavu:
6.
Automatické označení adres jako Ověřená, Chybná, Nepřesná
Po dohledání konkrétní adresy a jejím otevření (kliknutím na jméno):
Dojde k otevření vlastností kontaktu:
Kde na záložce Adresy nalezneme adresu (telefon, datovou schránku, email). Po kliknutí na ni se zobrazí informace o „kvalitě“ kontaktu:
11
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010)
Adresy mohou při zadávání nabývat následujících stavů:
Ověřená - Adresa byla zadána správně a byla nalezena v databázi UIR-ADR. Chybná - Adresa nebyla správně zadána a nebyla nalezena v databázi UIR-ADR. Nepřesná - Zadání adresy nebylo dostatečně přesné a v databázi UIR-ADR mohlo být nalezeno více odpovídajících adres.
Při zadávání adresy kontaktu u externího dokumentu - písemnosti (typicky podatelnou nebo podatelnou spisového uzlu) je adresa vždy ve stavu Chybná. Vždy se bere taková adresa, která byla podatelnou zadaná u dokumentu (písemnosti) a dále se neověřuje.
7.
Založení skupiny kontaktů, přidání kontaktu a použití skupiny kontaktů
Skupinu kontaktů lze založit jakýmkoli uživatelem a přiřadit na ni přístup jiným uživatelům resp. pozicím, spisovým uzlům případně celému profilu pro možnost snadnějšího a rychlejšího dohledání konkrétních kontaktů vložených do takovéto skupiny. Upravit takto založenou skupinu může jen ta pozice, která má přiřazeno právo autora. Novou skupinu založíme v Nastavení – Skupiny kontaktů – Nová skupina kontaktů (nebo obdobně u administrátora kontaktů: Administrace kontaktů – Skupiny kontaktů – Nová skupina kontaktů):
12
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010)
Po kliknutí na ikonku Nová skupina kontaktů zadáme jméno skupiny, případně přístup kdo tuto skupinu uvidí a tím bude moci použít i kontakty z ní:
Na záložce Přístup je možno pro nově vytvářenou skupinu kontaktů (případně kdykoliv později s právem autora k této skupině při její úpravě) přiřadit Typ práva (čtenář, autor) konkrétní skupině pozic, celému Profilu (vidí pak všichni v rámci profilu) nebo spisovému uzlu.
Takto založenou skupinu si otevřeme a poté lze do ní přidat kontakty, které ale již musí být v tu chvíli v Atheně vytvořené a ty si vyhledáním do skupiny přidáme:
Pokud již máme ve skupině kontaktů nějaké kontakty přidány, lze je i hromadně ze skupiny odstranit pomocí multiakce „Odebrat členství“ (po předešlém označení odebíraných kontaktů). S právem autora ke skupině kontaktů lze po dohledání skupiny kontaktů a kliknutím pravým tlačítkem myši na skupinu kontaktů upravit či ji smazat.
13
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010)
Skupinu kontaktů lze v aplikaci využít k rychlému dohledání konkrétního kontaktu vloženého do skupiny, při vytváření obálky:
8.
Administrátor kontaktů
Pozice s tímto (administrátorem přiděleným) právem má navíc od ostatních ikonku Administrace kontaktů:
V přehledu Skupiny kontaktů – jsou vidět všechny skupiny kontaktů a do jednotlivých skupin lze přidat kontakty, odebrat členství ve skupině kontaktů, smazat kontakt, po upravení přidat přístup ke skupině a lze také založit novou skupinu kontaktů.
14
PilsCom, s.r.o. ©
AthenA – Modul Nové kontakty (3/2010) V přehledu Subjekty kontaktů:
Lze vyhledávat subjekty kontaktů podle názvu, typu (firemní, osobní), podle přístupu (pozice, spis. uzel, profil) – tj. kdo daný subjekt vidí a může jej použít, lze také dohledat dle autora subjektu a toho lze filtrovat dle Spisového uzlu. Samozřejmě zde je možné i Nový subjekt kontaktu založit.
Tento manuál je chráněn autorskými právy ČR a souvisejícími předpisy EU. Neoprávněné šíření může být považováno za porušení práv firmy PilsCom s.r.o. a může mít dopad jak v občanskoprávní, tak trestněprávní oblasti. Manuál je určen výhradně pro oprávněné uživatele aplikace, jíž se týká.
15
PilsCom, s.r.o. ©
